LAMPIRAN 2 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENURUNAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN DARI JABATAN PELAJARAN NEGERI KE PEJABAT PELAJARAN DAERAH DAN SEKOLAH-SEKOLAH MENENGAH BERTARAF PUSAT TANGGUNGJAWABGARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENURUNAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN DARI JABATAN PELAJARAN NEGERI KE PEJABAT PELAJARAN DAERAH DAN SEKOLAH-SEKOLAH MENENGAH BERTARAF PUSAT TANGGUNGJAWAB. 4. TUJUAN 1.1. Garis Panduan ini dibuat bagi menjelaskan kaedah, panduan dan tindakan- tindakan yang perlu diambil oleh Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM), Jabatan Pelajaran Negeri (JPN), Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), dan Sekolah-Sekolah Menengah Harian bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ), Sekolah Berasrama Penuh (SBP), Sekolah Menengah Teknik’ Vokasional (SMT/ V), Sekolah Pendidikan Khas Menengah dan Rendah (SPK), Sekolah Sukan dan Sekolah Seni berhubung dengan urusan penurunan Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) dari JPN ke PPD dan Sekolah- Sekolah tersebut, 2. LATAR BELAKANG 2.4 Pada masa ini, terdapat dua jenis model dalam urusan pengendalian dan pengemaskinian BRP iaitu model pertama BRP diuruskan di JPN dan model kedua BRP diuruskan di PPD seperti yang diamalkan di Negeri Selangor. 2.2 Pemusatan urusan pengendalian dan pengemaskinian BRP di JPN telah at sebagai tidak begitu sesuai kerana bilangan BRP yang periu diselenggara adalah terlalu besar berbanding dengan bilangan Pembantu Tadbir (PT) Gred N17 yang menguruskannya. 2.3 Sehubungan dengan itu, Mesyuarat Pengurusan KPM Bil 20/2008 pada 43 November 2008, telah memutuskan supaya BRP pemunya yang bertugas di PPD dan Sekolah Rendah diturunkan ke PPD, manakala BRPPemunya yang bertugas di Sekolah Menengah bertaraf PTJ, SBP, SMT/V, SPK, Sekolah Sukan dan Sekolah Seni diturunkan ke sekolah masing- masing. Sekolah Menengah bertaraf PTJ yang dimaksudkan termasuklah Sekolah Menengah Harian, Sekolah Menengah Bestari Harian dan Sekolah Menengah Model Khas. 2.4 Walau bagaimanapun; BRP pemunya yang bakal bersara sehingga tahun 2011, pemunya yang bertugas di JPN, pegawai dan kakitangan dalam Jawetan latihan dan kumpulan, pegawai dan kakitangan yang cuti tanpa gaji melebihi 6 bulan secara berterusan, cuti menjaga anak dan cuti mengikut Pasangan serta pemunya yang bertugas di Sekolah Menengah yang tidak bertaraf PTJ akan terus diselenggarakan oleh JPN. 26 Adalah ditegaskan bahawa Penurunan BRP ini tidak dilakukan bersekali dengan fail-fail peribadi pemunya bagi mengurangkan risiko kehilangan dan keciciran fail peribadi yang mengandungi dokumen- dokumen penting berkaitan perkhidmatan pemunya BRP. Ini bermakna fail- fail perlbadi pemunya BRP akan terus kekal disimpan di JPN dan fall peribadi baru pemunya akan dibuka di jabatan baru 3. PRASYARAT YANG PERLU DIPATUHI OLEH JPN SEBELUM BRP DITURUNKAN KE PPD DAN SEKOLAH. 3.1 Bagi menentukan tahap pengendalian dan pengemaskinian BRP berjalan dengan lancar dan teratur, prasyarat yang perlu dipatuhi oleh JPN sebelum BRP diturunkan ke PPD dan ke sekolah adalah seperti berikut 8.1.1 Setigp BRP perlu dikemaskini di JPN atau Jabatan asal pemunya terlebih dahulu bagi mengelak beriakunya ‘back log’ di tempat baru:3.1.2 Tempat penyimpanan yang selamat dan selesa perlu diwujudkan di PPD atau sekolah; 3.1.3. Komputer dan kelengkapan lain periu disediakan bagi membantu PT dan KPT melaksanakan tugas mereka dengan berkesan; 3.1.4 Garis panduan bagi pencatat, penyemak dan pengesah BRP hendaklah disediakan supaya mereka memahami tanggungjewab yang perlu dilaksanakan; dan 3.1.5 Siri latihan kepada PT perlu dibuat secara berterusan oleh JPN khususnya kepada PT yang ditempatkan di PPD dan sekolah bagi memastikan setiap PT.memahami dan menghayati tugas yang telah diamanahkan kepada mereka berhubung dengan _urusan pengendalian dan pengemaskinian BRP. Latinan yang berterusan itu amat penting kerana ia dapat membantu meningkatkan lagi pengetahuan PT dalam urusan tersebut dan mengelakkan dari berlakunya apa-apa kesilapan merekod 4, TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 4.4 Ketua Jabatan bermaksud pegawai yang mengetuai sesebuah organisasi sama di peringkat kementerian, jabatan di peringkat persekutuan, wilayah, negeri, daerah atau di luar negara, mengikut mana-mana yang berkenaan. Selaras dengan itu, bagi maksud penggunaan dan pemakelan di dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat, dan Penamatan Perkhidmatan) 2005, takrif ' Ketua Jabatan' bagi agensi di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia dimaksudkan kepada pegawai yang bertanggungjawab mengendali dan mengemaskini ‘Buku Rekod Perkhidmatan’, Oleh itu Pengarah Pelajaran Negeri, PegawaiPelajaran Daerah dan Pengetua/ Guru Besar (Sek Pendidikan Khas) adalah ditakrifkan sebagai ‘Ketua Jabatan’ bagi tujuan melulus dan Memperaku sesuatu urusan perkhidmatan. 4.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab menguruskan BRP pegawal seperti mana yang dinyatakan dalam Bahagian I kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2008 : Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan. Tindakan-tindakan berikut perlu dilaksanakan : 4.2.4 4.2.2 4.2.3 4.2.4 425 4.28 4.2.7 4.2.8 Menentukan maklumat yang direkod ditentukan punca kuasa; Memastikan pegawai yang bertanggungjawab + mengesahkan kesahihan setiap butiran yang direkod, Pegawai tidak boleh membuat pengesahan maklumat di dalam BRPnya sendiri; BRP perlu diberi nombor atau kod supaya mudah dikenali. Kesilapan catatan hendaklah dibatalkan dengan cara menggaris atas kesilapan tersebut (tidak boleh dipadam atau ditampal) dengan dakwat merah dan ditandatanganiringkas oleh pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan semua butiran yang direkodkan dengan menggunakan pen dakwat kekal (hitam atau biru); BRP hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan diselenggara oleh pegawai yang bertanggungjawab; Pegawai hendaklah dibenar menyemak BRPnya bagi memastikan ketepatan makiumat yang dicatat; Semua rekod perlu dikemaskini dengan betul dan tepat dengan kerjasama pegawai dua (2) tahun sebelum persaraan; Bagi pegawai yang akan bersara dalam tempoh satu (1) tahun, perkera berikut hendakiah dicatat dan dikemaskini:- () Semua maklumat gaji akhir seperti kenaikan gaji atau pelaresan gaji; (i) Pengesahan jawatan terakhir;(ii) Kenaikan pangkat dan pelarasan gaji akhir bagi gred kenalkan pangkat; 4.2.9 Kesilapan yang dibuat di dalam BRP hendaklah dibuat pembetulan berdasarkan bukti -bukti berdokumen yang sahih; 4.2.10Semua maklumat hendaklah direkod dengan lengkap mengikut ruangan yang ditétapkan dan dikemaskini dari masa ke semasa; 4.2.11Mengadakan semakan secara berkala bagi memastikan BRP diselenggara dengan sempurna; 4.2.12 Sekiranya sebarang peraturan yang dikeluarkan berkehendakkan supaya sesuatu urusan direkodkan didalam BRP, maka ia hendaklah dipatuhi; 4.2.13 Mendapatkan rekod perkhidmatan pegawai bagi tempoh perkhidmatan lepas jika pernah berkhidmat dengan agensi awam; 4.2.14 Jika melibatkan pegawai yang sedang berkhidmat dan rekod perkhidmatan telah ada sebelum BRP dibuka, maka catatan rekod pegawai yang ada hendaklah ditampal di muka surat 3 BRP dan catatan seterusnya dibuat di muka surat seterusnya; dan 4.2.15 Bagi pegawai yang bertukar atau dilantik ke jawatan lain: () BRP hendakiah dihantar ke agensi baru setelah disahkan dan ditandatangani oleh -pegawai yang diberi kuasa di agensi asal selepas catatan terakhir; (ji) Ketua jabatan yang baru tidak boleh membuat catatan sehingga maklumat yang telah direkodkan sebelumnya telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan lama pegawal. Nama dan Jawetan pegawai yang mengesahkan hendaklah dinyatakan; dan (lif) BRP hendaklah dihantar dengan kaedah yang selamat, 4.2.16 Bagi pegawai yang telah meninggal dunia butiran kematian hendaklah dicatatkan seperti tarikh dan sebab kematian.5. RAJAH DAN CARTA ALIR PENURUNAN BRP DARIPADA JPN KE PPD/ SEKOLAH 5.1 Langkah awal yang periu dilaksanakan di JPN ialah dengan menentukan BRP yang berada di JPN diagihkan mengikut kategori seperti berikut 5.1.1 Kategori 1 - BRP kekal di JPN bagi bakal pesara sehingga tahun 2011, pemunya yang berada di jawatan latihan, pemunya yang berada di jawatan kumpulan, pemunya yang sedang bercuti tanpa gaji melebihi 6 bulan secara berterusan, Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak, Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan, BRP pegawai dan kakitangan Sekolah Menengah Harian yang tidak bertaraf Pusat Tanggungjawab dan BRP pegawai dan kakitangan di JPN. 5.1.2 Kategori 2 -BRP yang diturunkan ke PPD bagi pemunya yang berada di sekolah rendah. 5.1.3 Kategori 3 - BRP diturunkan ke Sekolah Menengah Harian yang bertaraf PTJ sahaja. 5.1.4 Kategori 4—BRP diturunkan ke Sekolah Berasrama Penuh (SBP), Sekolah Menengah Teknik / Vokasional (SMT/V), Sekolah Pendidikan Khas (SPK), Sekolah Sukan dan Sekolah Seni, BRP di JPN Kategori IV BRP turun ke { SBP,SMT/V,SPK SM bertaraf dan Sekolah Kategori | BRP kekal di wPN. Kategori It BRP turun ke PPD5.2 Carta Alir dibawah ini menunjukkan proses kerja dan tindakan -tindakan yang perlu dilaksanakan di peringkat JPN dan juga PPD sebelum, semasa dan selepas penyerahan BRP dibuat. Carta Alir Penurunan BRP dari JPN ke PPD ‘Tentukan BRP dl JPN bagi pemunya yang bertugas dl Sekolah Rendah ‘Agih BRP mengikut daerah kepada eer. PT semak RP mengikut ‘checklist’ Lengiapkan [ayy] maklumat BRP tidak lengkep Mohon (a) rmaklumet Gari Ketua Jabatan YA Susun BRP mengikut jumiah pemunya PPD ae IN mn Ae) BRP BRP tidak kemaskint Kemaskin! Penurunan BRP ke PPD I | TIDAK Meteporkon kepada PPD 700) senarai yang ___] tercii va ‘Semak jumiah BRP pemunya samada sama dengan senaral jumlah pernunya BRP di PPD Pengesahan penerimaan SRP oleh PPD kepada JPN Kedue-dua JPN & PPD simpan rekod | pengesshan penerimaan BRP5.3 Penerangan kepada Carta Alir Penurunan BRP dari JPN ke PPD Nombor | Proses Kerja 1 BRP yang berada di JPN untuk pemunya yang bertugas di Sekolah Rendah diasingkan dari BRP yang lain. 2 BRP pemunya yang bertugas di Sekolah Rendah akan diagihkan | mengikut daerah, 3 PT akan menyemak BRP mengikut ‘checklist’ yang dibekalkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) 4 BRP yang tidak lengkap dan kemaskini dikenalpasti 4(2) _| Bagi BRP yang tidak lengkap, PT akan memohon maklumat dari pemunya BRP. | 4(b) Setelah makiumat diperolehi, BRP akan dilengkapken oleh PT. 4(c) Bagi BRP yang tidak dikemaskini, PT akan mengemaskini BRP tersebut berdasarkan maklumat yang terdapat di dalam Fail Peribadi pemunya. i 5 Setelah BRP lengkap dan dikemaskini, BRP akan disusun | | mengikut jumiah pemunya di PPD. 6 Penurunan BRP dari JPN ke PPD7 Ketua Pembantu Tadbir akan menyemak samada jumlah BRP sama dengan juriah pengisian jawatan di PPD. | 7(a) | Sekiranya BRP tidak mencukup, PPD akan memaklumkan kepada JPN untuk tindakan JPN | | le |Setelah BRP mencukupi, pengesahan penerimaan BRP oleh | PPD kepada JPN dilakukan. | \e Rekod pengesahan penerimaan perlu disimpan oleh JPN & PPD5.4 Carta Alir berikut pula menunjukkan proses kerja dan tindakan —tindakan yang perlu dileksanakan di peringkat JPN dan sekolah-sekolah yang berkenaan. Carta Alir Penurunan BRP dari JPN ke Sekolah-Sekolah Yang Berkenaan [BRP bagi pemunya yang bertugas di Sekolah Menengah bertaraf PT), SBP, ‘SMT/V, SPK, Sekolah Sukan dan Sekolah Seni ‘Aglh BRP mengikut kategori sekolah PT semak BRP mengikut ‘checklist! Kemaskini BRP. ieee am ee 7 oo iw YA 1 t Melaporkan kepada JPN senaral yang. tercicir Penurunan BRP dari JPN ke sekolah ‘masing-masing ‘Semak jumlah BRP samada sama dengan Jumlah pemunye BRP di sekolah masing- masing Pengesahan penerimaan BRP oleh sekolah kepada JPN JPN & Sekolah yeng berkenaan meniyimpan pengesahan penerimaen BRP 105.5 Penerangan kepada Carta Alir Penurunan BRP dari JPN ke Sekolah menengahbertaraf PTJ, Sekolah Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik/Vokasional, Sekolah Pendidikan Khas, Sekolah Sukan dan Sekolah Seni Nombor | Proses Kerja 1 BRP bagi pemunya yang bertugas di Sekolah Menengah bertaraf PTJ seperti Sekolah Menengah Harian, Sekolah Menengah Bestari Harian dan Sekolah Menengah Model Khas,SBP, SMT/V, SPK, Sekolah Sukan dan Sekolah Seni diasingkan dari BRP yang lain. 2 BRP pemunya akan diagihkan mengikut kategori sekolah masing- j masing. 3 PT akan menyemak BRP mengikut ‘checklist’ yang dibekalkan oleh | Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) : F | 4 BRP yang tidak lengkap dan kemaskini dikenalpasti. 4(a) | Bagi BRP yang tidak lengkap, PT akan memchon maklumat dari pemunya BRP. 4(b) | Setelah maklumat diperolehi, BRP akan dilengkapkan oleh PT. i | |4(c) | Bagi BRP yang tidak dikemaskini, PT akan mengemaskini BRP | tersebut berdasarkan maklumat di dalam Fail Peribadi pemunya. 5 Setelah BRP dilengkapkan dan dikemaskini, BRP akan disusun mengikut jumlah pemunya BRP di sekolah tersebut.6. Nombor | Proses Kerja r 6 Penurunan BRP dari JPN ke Sekolah mengikut kaiegori yang ditetapkan. 7 Ketua Pembantu Tadbir akan menyemak samada jumiah BRP sama | dengan jumlah pengisian jawatan di sekolah masing-masing . | r | | |7(@) | Sekiranya BRP tidak mencukupi, pihak sekolah akan memaklumkan | kepada JPN untuk tindakan JPN 8 Sekiranya BRP mencukupi, pengesahan penerimaan BRP oleh sekolah kepada JPN dilakukan, | | | | 8 | Rekod pengesahan penerimaan perlu disimpan oleh JPN & Sekolah | KUASA MELULUS DAN MEMPERAKU SESUATU — PERMOHONAN BERKAITAN URUSAN PERKHIDMATAN 6.1 Selaras dengan peranan sebagai Ketua Jabatan, terdapat sesuatu urusan dimana Pegawai Pelajaran Daerah! Pengetua/ Guru Besar (Sekolah Rendah Pendidikan Khas) boleh meluluskan permohonan urusan perkhidmatan seperti berikut: 6.44 6.1.2 8.1.3 6.1.4 6.1.5 Meluluskan Penyata Kewangan (Kew 8) pembayaran gaji. Meluluskan cuti sakit biasa (tidak melebihi 90 hari dalam setahun) Meluluskan cuti separuh gaji tidak melebihi 14 hari dalam setahun Meluluskan cuti tanpa gaji persendirian tidak melebini 28 hari dalam satu permohonan oleh penyandang Meluluskan cut' tibi, kusta dan barah 26.2 6.1.6 6.1.7 61.8 6.1.9 Cuti Haji Cuti bersalin, termasuk kemudahan kali keenam (6) dan seterusnya Meluluskan cuti tanpa rekod untuk aktivifi sukan ( kurang dari 15 hari dalam setahun ), peperiksaan, Kursus intensif Pendidikan Jarak Jauh (PJ) dan saksi perbicaraan mahkamah Pembayaran sesuatu elaun intensif Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Selain daripada itu, Pegawai Pelajaran Daerah dan Pengetua/ Guru Besar bertindak memperakukan permohonan —permohonan berikut : 6.2.4 6.22 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.27 6.2.8 6.2.9 Perakuan pelantikan Guru Sandaran Terlatih (GST) ke jawatan tetap yang dikendalikan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP). Perakuan pelanjutan tempoh peroubaan Perakuan pengesahan jawatan! pemberian taraf berpencen! KWSP Perakuan pelantikan anggota sedang berkhidmat Perakuan cuti sakit melebihi 90 hari dalam setahun Perakuan cuti separuh gaii Perakuan cut tanpa gaji mengikut pasangan di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2005 Perakuan cuti tanpa gaji persendirian yang melebihi 28 hari dalam satu permohonan ke JPN Perakuan pelanjutan tempoh percubaan dan kemasukan ke jawatan berpencen dibawah penurunan kuasa SPP 6.2.10 Perakuan tindakan tatatertib / kes-kes melibatkan kesalahan 6.2.11 jenayah Perakuan urusan kenaikan pangkat 6.2.12 Perakuan urusan penanggungan kerja B6.2.13 Perakuan cuti tanpa rekod untuk aktiviti selain daripada peperiksaan, kursus intensif PJJ, saksi perbicaraan mahkamah dan sukan (yang melibatkan cuti lebih 30 hari dalam setahun) 7. PENUTUP 7.4. Garis Panduan ini merupakan dokumen yang penting dalam melaksanakan urusan penurunan BRP ke PPD dan Sekolah-Sekolah bertaraf PTJ yang ditetapkan, Tahap pemahaman serta tindakan proaktif daripada semua JPN, PPD dan Pengetua/ Guru Besar adalah diperlukan dengan memberi perhatian kepada penyelesaian isu dan masalah yang timbul semasa proses ini berjalan. Ini bagi memastikan urusen perkhidmatan yang memeriukan BRP khasnya tidak tertanggu demi kebajikan anggota Kementerian Pelajaran Malaysia. 7.2 Adalah diharapkan kecekapan dan keberkesanan dalam urusan perkhidmatan ini dapat menyumbang secara positif kearah mencapal vis! yang telah digariskan dalam Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) Disediakan oleh: Cawangan Perkhidmatan Bahegian Pengurusan Sumber Manusia Kementerian Pelajaran Malaysia Tarikh: 05 Februari 2009 14