Instrukcja modułu podań od strony studenta

Moduł podań należy do części systemu GAKKO i służy do składania podań. Podania następnie są
rozpatrywane przez pracowników uczelni. Jako student mamy możliwość składania podania oraz
podglądu złożonych już przez nas podań.

Dostęp do modułu podań

Student ma dostęp do modułu podań, gdy zaakceptuje regulamin. Aby zaakceptować regulamin należy
kliknąć na przycisk „Regulamin” znajdującym się w menu, w zakładce „Podania”.

Zdjęcie 1. Menu – Regulamin

Zostaniemy przeniesieni na stronę, gdzie zapisany jest regulamin korzystania z modułu podań. Po
zapoznaniu się z regulaminem i potwierdzeniu oświadczenia, pojawi nam się opcja zaakceptowania
regulaminu.

Zdjęcie 2. Akceptacja regulaminu

Po kliknięciu przycisku „Zaakceptuj regulamin”, gdy wszystko przebiegło poprawnie, otrzymamy

informację zwrotną widoczną na poniższym zdjęciu.

Zdjęcie 3. Akceptacja regulaminu - Informacja zwrotna

Od tego momentu możemy korzystać z wszystkich opcji modułu podań udostępnionych studentowi, a
regulamin jest dostępny tylko do podglądu.

1
Menu podań
Gdy jako student zaakceptowaliśmy regulamin, mamy dostęp do poniżej wymienionych widoków:

• Nowe podanie – pozwala na złożenie nowego podania

• Wysłane podania – wyświetla listę podań, jakie były przez nas złożone i nie zostały zakończone
lub odrzucone
• Archiwum – zawiera podanie, które zostały odrzucone lub zakończone
• Regulamin – regulamin podań, który po zaakceptowaniu jest dostępny tylko do podglądu

Do widoków, możemy się dostać za pomocą przycisków w menu, które zostały zamieszczone poniżej.

Zdjęcie 4. Menu podań

Składanie podania
Składanie podania podzielone zostało na etapy. Są one następujące:

• Wybór rodzaju podania

• Wypełnienie treści podania
• Podsumowanie

Wybór rodzaju podania

Na tym etapie, należy wybrać rodzaj podania, które najbardziej pasuje do powodu z jakiego
postanawiamy złożyć podanie. Po wybraniu odpowiedniego rodzaju podania, należy kliknąć na przycisk
z napisem „Następny krok”, aby przejść do etapu wypełniania treści podania. Na poniższym zdjęciu
pokazane jest okno wyboru rodzaju podania.

2
Zdjęcie 5. Składanie podania - Wybór rodzaju podania

Wypełnienie treści podania

Podanie jakie jest przez nas składane zawiera takie informacje jak:

• Tytuł podania – informacja nieedytowalna, pobierana automatycznie na podstawie rodzaju

podania jakie wybraliśmy
• Treść podania – informacja nieedytowalna, pobierana automatycznie na podstawie rodzaju
podania jakie wybraliśmy
• Uzasadnienie – wymagana informacja tekstowa, która powinna zawierać dokładny opis czego
dotyczy podanie (może zawierać maksymalnie 6000 znaków)
• Załącznik – plik jaki możemy opcjonalnie dołączyć do naszego podania. Musi on mieć format
przyjmowany przez system (jpg, jpeg, gif, png, bmp, svg, tif, tiff, shtml, ehtml, shtm, htm, html,
doc, docx, odt, odp, ppt, ppsx, pps, pptx, xls, xlsx, ods, pdf, rtf) oraz jego wielkość nie może
przekraczać 25 MB.

W zależności od wybranego rodzaju podania, pokazywana jest nam instrukcja składania podania, która
opisuje w jaki sposób powinniśmy wypełnić niezbędne informacje na stronie. Po wypełnieniu
wszystkich niezbędnych informacji klikamy na przycisk „Następny krok” aby przejść do podsumowania
podania. Jeżeli chcemy wybrać inny rodzaj podania możemy kliknąć na przycisk „Poprzedni krok”.
Widok drugiego kroku składania podania przedstawiony został poniżej.

3
Zdjęcie 6. Składanie podania - Wypełnienie treści podania

Przykładowe wypełnienie treści podania znajduje się poniżej.

4
Zdjęcie 7. Składanie podania - Wypełnienie treści – przykład

Podsumowanie
W tym miejscu znajduje się lista wprowadzonych przez nas informacji. Jeżeli wszystko się zgadza,
należy kliknąć na przycisk „Wyślij podanie”, a pracownicy uczelni zaczną je rozpatrywać. Jeżeli jakaś
informacja się nie zgadza, możemy kliknąć na przycisk „Poprzedni krok”, aby powrócić do wypełniania
treści podania. Przykład widoku podsumowania został zamieszczony poniżej.

5
Zdjęcie 8. Składanie podania – Podsumowanie

Po kliknięciu przycisku „Wyślij podanie” jesteśmy przekierowani do podglądu podania z informacją

zwrotną odnośnie pomyślnego utworzenia podania. Poniższe zdjęcie zawiera treść jaka jest
pokazywana po poprawnym utworzeniu podania.

Zdjęcie 9. Składanie podania - Informacja zwrotna

Widok podania
Widok podglądu podania składa się części związanej ze złożonym podaniem, która zawiera dane
podstawowe oraz z historii podania, gdzie znajdziemy listę decyzji jakie zostały wystawione dla
wyświetlanego podania.

Podanie studenta – dane podstawowe

Część zatytułowana „Podanie studenta” zawiera dane podstawowe dotyczące podania. Jest ona
niezmienna i zawiera takie dane jak:

• Wnioskodawca – dane studenta, aktualne studia wraz ze statusem na nich, a także saldo na
dzień złożenia podania
• Status podania – status określający na jakim etapie znajduje się dane podanie. Statusy w jakich
może znajdować się podanie to:
o W trakcie rozpatrywania – podanie aktualnie jest rozpatrywane przez pracowników
o Odrzucone – podanie przestało być rozpatrywane przez pracowników i znajduje się w
archiwum. Nie ma możliwości dalszego zarządzania podaniem
o Zakończone – podanie przestało być rozpatrywane, zakończyło się poprawnie i
znajduje się w archiwum
o Oczekuje na zapoznanie studenta – podanie otrzymało pozytywną decyzję od
pracowników i oczekuje na akceptację lub odrzucenie przez studenta

6
 o Przyjęte do realizacji – otrzymana decyzja została zaakceptowana przez studenta i
podanie oczekuje na realizację
• Tytuł podania – określany na podstawie rodzaju podania
• Treść podania – określana na podstawie rodzaju podania
• Uzasadnienie podania
• (opcjonalnie) Załącznik

Przykładowa część „Podanie studenta” została zamieszczona na poniższym zdjęciu.

Zdjęcie 10. Podanie studenta - Dane podstawowe

Jeżeli załącznik znajduje się w podaniu (został zapisany przy składaniu podania), będzie on widoczny w
danych podstawowych poniżej uzasadnienia podania. Za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszy
na nazwę załącznika, możemy go pobrać.

Zdjęcie 11. Podanie studenta - Dane podstawowe – Załącznik

Gdy podanie ma status „Oczekuje na zapoznanie studenta”, student będzie poproszony o akceptację
lub odrzucenie decyzji wystawionej przez pracownika. Ma do wyboru dwa przyciski:

• Akceptuję decyzję i przekazuję do realizacji – spowoduje akceptację decyzji i skierowanie

podania do realizacji przez pracowników.
• Nie akceptuję decyzji i anuluję petycję – odrzuci podanie i spowoduje zakończenie procesu
rozpatrywania podania. Podanie automatycznie trafi do archiwum podań.

Poniższe zdjęcie pokazuje jak wygląda część „Podanie studenta”, gdy zapoznanie się z decyzją jest
wymagane.

7
Zdjęcie 12. Podanie studenta - Zapoznanie się z decyzją

Historia podania
Znajduje się tutaj historia wszystkich decyzji jakie zostały wystawione lub czekają na wystawienie
odnośnie podania. Historia została przedstawiona w formie listy zawierającej:

• Miejsce podania – może być to zarówno dziekanat, osoba decyzyjna lub dydaktyk. Jest to
informacja kto jest lub był odpowiedzialny za podanie
• Data – data decyzji
• Status – informuje na jakim etapie znajduje się dana decyzja
• Adnotacja – informacja widoczna tylko dla pracowników. Jest to część wystawianej decyzji
• Informacja dla studenta – jest to opis decyzji lub opinii (zależne jest to od rodzaju decyzji)

Przykładowa historia podania została przestawiona na poniższym zdjęciu.

Zdjęcie 13. Historia podania - Przykład

Listy podań
Widoki o nazwie „Wysłane podania” oraz „Archiwum” zawierają podania złożone przez osobę
aktualnie zalogowaną.

8
W widoku „Wysłane podania” znajdują się podania, w których rozpatrywaniu pracownicy dalej
uczestniczą. Mają one statusy różne niż „Odrzucone” oraz „Zakończone”. Inne podania (mające status
„Odrzucone” oraz „Zakończone”) znajdują się w widoku o nazwie „Archiwum”.

Podania pokazywane są na liście, z informacjami takimi jak login, typ podania (rodzaj podania), status
podania oraz data złożenia. Mamy także dodatkową kolumnę zatytułowaną „Akcje”, gdzie znajduje się
przycisk z nazwą „Szczegóły”, dzięki któremu możemy przejść do podglądu danego podania. Przejście
do podglądu danego podania jest także możliwe klikając na login danego podania znajdującego się na
liście.

Na stronie jest także możliwość filtrowania listy za pomocą typu (rodzaju podania) oraz statusie
podania.

Przykładowa lista podań w widoku „Wysłane podania” znajduje się poniżej.

Zdjęcie 14. Wysłane podania – Przykład