Wprowadzenie do systemów informacyjnych

System to każdy zbiór powiązanych elementów realizujący określony cel. System naturalny (inaczej maksymalny)
czy sztuczny (inaczej nominalny).
System informacyjny jest definiowany jako zbiór połączonych elementów, które zbierają, przetwarzają, magazynują
i udostępniają informacje potrzebne w działaniach operacyjnych organizacji i przy podejmowaniu decyzji.
Współcześnie większość systemów informacyjnych zawiera elementy technologii informatycznej, stąd też można je
nazywać systemami informatycznymi.
System informacyjny ma na celu przetworzenie danych celem dostarczenia użytecznych informacji
umożliwiających realizację jakiegoś celu biznesowego, którym może być na przykład sprzedanie produktu
klientowi, czy dostarczenie kierownictwu organizacji informacji umożliwiających trafne podjęcie decyzji.
System charakteryzują trzy podstawowe elementy: wejścia (reprezentują informacje odbierane przez system),
przetwarzanie ((nazywane też transformacją) przekształca je na informacje użyteczne przy realizacji jakiś działań lub
podejmowaniu decyzji) i wyjścia (reprezentują dystrybuowanie tych informacji do otoczenia zarówno wewnątrz, jak i
poza organizacją).
Wszystko co znajduje się poza systemem nazywamy otoczeniem systemu.

O T O C Z E N I E

SYSTEM INFORMACYJNY

Wejścia Przetwarzanie Wyjścia

Nie należy utożsamiać pojęcia systemu informacyjnego (i informatycznego) z technologią informacyjną i

oprogramowaniem. Pojęcie systemu jest obszerniejsze. Oczywiście pewne oprogramowanie i sprzęt informatyczny
mogą być (i zwykle są) elementami systemów informacyjnych, ale oprócz nich skład systemu informacyjnego
wchodzą też m.in.: procedury (reguły) przetwarzania informacji, uczestniczący w przetwarzaniu informacji ludzie, a
także dokumenty papierowe, jak na przykład wypełnione ręcznie formularze, podania, wydrukowane faktury czy
paragony fiskalne i narzędzia służące do ich przechowywania i porządkowania, np. teczki, segregatory i katalogi.

Mówiąc o systemie opisujemy:

- strukturę systemu, czyli to z jakich elementów jest zbudowany,
- organizację systemu, czyli to jak elementy składowe i całość funkcjonuje
- relacje w systemie, czyli to jakie związki zachodzą pomiędzy elementami składowymi systemu.
Podana wyżej definicja systemu składa się z dwóch części. Pierwsza mówi, że wszystkie elementy systemu muszą być
ze sobą powiązane, a druga, że system musi mieć jakiś cel. To, że elementy systemu są powiązane prowadzi do
powstania efektu synergii, czyli elementy systemu działając razem pozwalają osiągnąć cel, który nie jest osiągalny
przez poszczególne elementy czy podsystemy osobno.

W obszarze zarządzania mamy często do czynienia z systemami abstrakcyjnymi, czyli systemami, które w całości
lub częściowo składają się z elementów fizycznie nienamacalnych. Są to na przykład organizacje, systemy prawne i
systemy podatkowe. Także każdy system abstrakcyjny może składać się z podsystemów, które same w sobie stanowią
systemy.

Dane to najczęściej ciągi liczb lub znaków, które mogą być przetwarzane przez komputer. Np. dane w postaci
zestawu liczb: 7, 9, 22, 10, 41, 33, 24 możemy posortować, policzyć ich sumę, iloczyn, średnią. Możemy też je
wydrukować, zapisać w pliku na dysku, a nawet przedstawić ich wartości na wykresie.
Informacje to interpretacja danych; co one znaczą (np. mogą to liczby wylosowane w ostatniej edycji loterii, wartości
punktów uzyskanych przez studentów w teście, czy numery tramwajów dojeżdżające do dworca kolejowego).

Modelowanie systemów informacyjnych

Proces formalnego opisywania systemu jest nazywany modelowaniem.

Systemy informacyjne przechowują dane i przetwarzają je w informacje potrzebne w procesach decyzyjnych. Tak
więc, aby dostarczyć wysokiej jakości informacje potrzebne są dwa elementy:
- prawidłowe procedury przetwarzania
- poprawne dane

Stąd też przy tworzeniu systemów informatycznych należy uwzględnić dwa aspekty: funkcjonalny i danych. Aspekt
funkcjonalny dotyczy czynności przetwarzania wykonywanych przez system, a aspekt danych opisuje struktury
przechowywanych i przetwarzanych danych.
Funkcja systemu informacyjnego jest czynnością lub grupą powiązanych czynności, które muszą być wykonane przez
system. W takim ujęciu możemy identyfikować funkcje na różnych poziomach złożoności:
• funkcje ogólne (nazywane też funkcjami złożonymi lub wysokiego poziomu) - opisuje główne obszary
funkcjonalne systemu. Jest wykonywana wtedy, gdy zachodzi taka potrzeba, a czasem jest wykonywana w
sposób ciągły – nie ma początku i końca
• funkcje elementarne- reprezentuje podstawową niepodzielną funkcjonalnie czynność realizowaną przez
system informacyjny, musi więc być wykonana w całości albo anulowana
Hierarchia funkcji (HF) jest metodą modelowania funkcji systemu informacyjnego poprzez definiowanie funkcji
ogólnych funkcjami bardziej szczegółowymi, aż do poziomu funkcji elementarnych.
Dekompozycja- czynność podziału elementu (w tym wypadku funkcji) na jej bardziej szczegółowe składniki
Diagram hierarchii funkcji pokazuje dekompozycję od ogółu do szczegółu struktury funkcjonalnej systemu. Każda
funkcja na diagramie może być funkcją nadrzędną wobec kilku funkcji niższego rzędu, podrzędną wobec jej jednej
funkcji nadrzędnej albo ma obydwie te cechy. W celu zapewnienia czytelności diagramów wskazane jest by funkcja
nadrzędna miała od 3 do 8 funkcji podrzędnych.
Cały modelowany system informacyjny reprezentowany jest na diagramie jako jedna funkcja główna (korzeń
hierarchii, z ang. root function). Funkcja główna nie ma funkcji nadrzędnej nad nią. Zwykle określa się ją nazwą
modelowanego systemu lub jednostki organizacyjnej dla której przeznaczony jest system, a więc niezgodnie z
konwencję nazywania funkcji. Funkcja główna dekomponowana jest na funkcje ogólne (wysokiego poziomu), a te
dekomponowane dalej, aż do osiągnięcia poziomu funkcji elementarnych.
 Dekompozycja funkcji musi być zgodna z następującymi regułami:
• suma wszystkich funkcji podrzędnych równa się ich funkcji nadrzędnej,
• funkcje podrzędne zawierają wszystko to, co jest potrzebne do wykonania funkcji nadrzędnej,
• funkcje podrzędne muszą być konieczne do realizacji funkcji nadrzędnej; jeśli nie są, to powinny być
przeniesione do innej części diagramu,
• wykonanie funkcji nadrzędnej nie musi oznaczać zawsze wykonania wszystkich funkcji podrzędnych, np.
podczas realizacji transakcji sprzedaży zawsze musi być wystawiony paragon fiskalny, ale faktura tylko
wtedy, gdy życzy sobie tego klient,
• funkcje podrzędne mogą być wykonywane wielokrotnie podczas realizacji funkcji nadrzędnej, np. w
trakcie dokonywania zakupu w sklepie przy kasie, funkcja identyfikacji produktu (np. poprzez
zeskanowanie kodu kreskowego) może być wykonana wielokrotnie.

Rysowanie diagramu hierarchii funkcji

Funkcja
główna

1. ..... 2. ..... 3. ..... 4. .....

1.1. ..... 1.2. ..... 1.3. ..... 3.1. ..... 3.2. ..... 3.3. ..... 3.4. .....

Stosuje się cztery podstawowe układy prezentacji hierarchii funkcji:

• poziomy

• pionowy

• hybrydowy

• tekstowy (pionowy)

Układ poziomy hierarchii funkcji

Najbardziej naturalnym i prostym sposobem prezentacji hierarchii funkcji jest układ poziomy. Jednak sprawdza się
jedynie dla mało złożonych systemów, szczególnie w przypadku wersji drukowanej.
 Funkcja główna

1. ......

1.1. ....

1.2. ....

1.2.1 . ..

1.2.2 . ..

1.2.3 . ..

1.3. ....

1.4. ....

2. ......

2.1. ....

2.2. ....

2.3. ....

2.4. ....

3. ......

...

Układ pionowy hierarchii funkcji

Funkcja
główna

1. ...... 2. ...... 3. ...... 4. ......

1.1. .... 2.1. .... 3.1. .... 4.1. ....

1.2. .... 2.2. .... 3.1.1 . .. 4.2. ....

1.2.1 . .. 3.1.2 . ..
2.3. .... 4.3. ....
3.1.3 . ..
1.2.2 . .. 2.4. .... 4.4. ....
3.2. .....
1.2.3 . .. 2.5. .... 4.5. ....
3.2.1 . ..
1.3. ....
2.6. .... 4.6. ....
3.2.2 . ..
1.4. ....
4.7. ....
3.2.3 . ..
Układ mieszany hierarchii funkcji.

Funkcja główna
1. ………
1.1. ………
1.2. ………
1.2.1. ………
1.2.2. ………
1.2.3. ………
1.3. ………
1.4. ……… 2. ………
2.1. ………
2.2. ………
2.3. ………
2.4. ………
2.5. ………
3. ………
……………

Diagramy przepływu danych

Diagram przepływu danych (DFD, z ang. Data Flow Diagram) jest metodą modelowania aspektu funkcjonalnego
systemu informacyjnego. W przeciwieństwie do hierarchii funkcji przedstawia nie tylko czynności (nazywane tutaj
procesami), ale także przepływy danych, które reprezentują wejścia i wyjścia informacyjne poszczególnych procesów.
Ponadto DFD pozwalają przedstawić wejścia i wyjścia całego modelowanego systemu informacyjnego oraz dane
przechowywane w systemie.

Diagram przepływu danych wykorzystują cztery symbole reprezentujące komponenty systemu informacyjnego:

• proces,

• obiekt zewnętrzny,

• magazyn danych,

• przepływ danych.

Istnieje wiele notacji rysowania DFD, wykorzystujących różne elementy graficzne do reprezentowania
poszczególnych komponentów, co może być mylące dla mniej doświadczonego czytelnika. Do najpopularniejszych
notacji należą:
• Yourdona-DeMarco,

• Gene-Sarsonona,
 • SSAMD1.

Nazwa notacji Proces Magazyn danych Obiekt zewnętrzny

Yourdon-DeMarco

Gene-Sarson

SSAMD

Procesy reprezentują działania wykonywane przez system informacyjny. Są więc odpowiednikiem funkcji w
diagramach HF. Z formalnego punktu widzenia proces przekształca dane wejściowe na wyjściowe. Dlatego
też, każdy proces musi mieć przynajmniej jedno wejście i jedno wyjście. Ponadto, wyjście z procesu nie
może zawierać danych, które nie znalazły się w jego wejściach lub nie mogą być przetworzone (obliczone) z
danych wejściowych.

Przepływy danych przedstawiają przesyłanie danych między procesami, magazynami danych i obiektami
zewnętrznymi. Przedstawiane są za pomocą strzałek, które pokazują kierunek przepływu. Wszystkie
przepływy danych muszą się zaczynać lub kończyć na procesie.

Obiekt zewnętrzny reprezentuje osobę (np.: Klient, Student), jednostkę organizacyjną (np.: Dział
zaopatrzenia, Biuro regionalne), organizację (np.: Bank, Dostawca) lub inny system informacyjny (np.:
System bilingowy, System magazynowy), który znajduje się poza zakresem modelowanego systemu, ale
wchodzi w interakcję z systemem. Obiekty zewnętrzne dostarczają danych do modelowanego systemu lub
otrzymują dane z systemu.

Magazyn danych reprezentuje dane przechowywane w systemie do późniejszego wykorzystania. Nazwa

magazynu danych opisuje zwykle obiekt, o którym informacje są przechowywane w systemie. Mogą to być
osoby (np.: Klienci, Pracownicy, Studenci), rzeczy (np.: Materiały, Produkty), jednostki organizacyjne (np.:
Wydziały, Katedry) lub obiekty niematerialne (np.: Zamówienia, Płatności). Nazwy magazynów danych są
zwykle w liczbie mnogiej. Każdy magazyn danych musi mieć w całym modelu przynajmniej jedno wejście i
jedno wyjście. Nie ma bowiem sensu magazyn nie otrzymujący, a więc i nie przechowujący żadnych
danych, jak też magazyn przechowujący dane do niczego nie potrzebne.

Tworzenie diagramów przepływu danych

Istnieje wiele podejść do tworzenia modeli złożonych systemów informacyjnych za pomocą diagramów
przepływu danych. W niniejszym podręczniku przedstawione jest podejście od ogółu do szczegółu (top-
down). Rozpoczyna się ono od stworzenia diagramu kontekstowego, który pozwala określić zakres i granice
systemu. Diagram kontekstowy zawiera:

 jeden proces reprezentujący cały modelowany system,

 wszystkie obiekty zewnętrzne,
 przepływy danych między obiektami zewnętrznymi a systemem.

1 SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method) jest nie tylko notacją, ale też kompleksowym zbiorem zasad
przeprowadzania analizy i projektowania systemów informacyjnych.
Przepływy danych na diagramie kontekstowym przedstawiają wszystkie wejścia i wyjścia informacyjne
systemu. Odpowiadają zwykle dokumentom (papierowym i elektronicznym) wymienianym przez system z
otoczeniem.

Diagram systemowy (nazywany też diagramem zerowym) przedstawia ogólny model całego system. Można
go uważać za dekompozycję diagramu kontekstowego. Zawiera te same obiekty zewnętrzne, oraz wejścia i
wyjścia do nich, co diagram kontekstowy.

W celu opracowania diagramu systemowego należy:

 zidentyfikować wszystkie ogólne procesy realizowane przez system,

  zidentyfikować magazyny danych,
 określić wszystkie źródła danych (magazyny danych i obiekty zewnętrzne) dla każdego procesu i
połączyć je przepływami danych z odpowiednimi procesami,
 określić wszystkie wyjścia z procesów i ich odbiorców (magazyny danych i obiekty zewnętrzne)
oraz połączyć przepływami od procesów do odbiorców,
 ponumerować wszystkie procesy (1, 2, 3, ...) – w tym przypadku kolejność nie ma znaczenia.

Aby tworzony model był poprawny, spójny i czytelny, należy postępować zgodnie z następującymi
zasadami rysowania diagramów:

1. Na diagramie powinno być nie więcej niż 7 procesów, co pozwala uniknąć nadmiernej złożoności,
która utrudnia ich zrozumienie przez czytelnika.
2. Te same magazyny danych i obiekty zewnętrzne mogą być umieszczone wielokrotnie na jednym
diagramie – oznaczane są wtedy dodatkowo gwiazdką. Pozwala to uniknąć długich, krzyżujących się
przepływów.
3. Wszystkie elementy na diagramie muszą być ze sobą bezpośrednio lub pośrednio połączone. Żaden
element nie może zostać odseparowany.
4. Należy pomijać procesy, które nie przetwarzają danych, ale wyłącznie je przesyłają.
Samoprzesyłanie danych jest reprezentowane przez przepływy.

Diagramy związków encji

Jedną z najpopularniejszych technik modelowania aspektu danych w systemach informacyjnych są

diagramy związków encji, określane też jako ERD lub diagramy ER (z ang. Entity Relationship Diagram).
Diagramy ER prezentują obiekty (nazywane encjami), o których przechowywane są informacje w systemie
informacyjnym oraz związki zachodzące miedzy nimi. Diagramy te odzwierciedlają sposób, w jaki
użytkownicy systemu postrzegają przechowywane dane, a pomijają szczegóły istotne dla wdrożenia bazy
danych. Inną popularną metodą przedstawiania modelu danych są diagramy klas. Stanowią one element
obiektowego języka modelowania systemów informacyjnych UML (ang. Unified Modeling Language).

Diagram związków encji jest modelem sieciowym składającym się z dwóch podstawowych elementów:

 encji – węzłów sieci,

 związków – połączeń między węzłami sie

Encje

Encja reprezentuje pewien rodzaj obiektu, którego wystąpienia (więcej niż jedno) mogą być jednoznacznie
zidentyfikowane (np. przedmiot, osoba, miejsce, zdarzenie). Jest to obiekt, o którym informacje są
przechowywane w systemie informacyjnym. Każda encja musi mieć przynajmniej jeden atrybut. Atrybuty
opisują cechy encji. Reprezentują szczegółowe dane, które muszą być przechowywane w systemie
informacyjnym. Na przykład encja Pojazd w Systemie ewidencji pojazdów może mieć następujące atrybuty:
Numer rejestracyjny pojazdu, Marka producenta, Model, Rok produkcji, Kolor, Numer VIN. Każda encja
musi mieć też określony identyfikator. Jest to atrybut lub grupa atrybutów, które jednoznacznie identyfikują
każde wystąpienie encji. Oznacza to, że każda wartość identyfikatora jest związana z jednym i tylko jednym
wystąpieniem encji. Na przykład, atrybuty Imię i Nazwisko nie mogą stanowić identyfikatora osoby, gdyż
mogą istnieć różne osoby o tym samym imieniu i nazwisku. Dlatego też, w wielu systemach tworzy się
sztuczne identyfikatory osób, np. Numer PESEL, Numer pracownika.

eśli pokazanie atrybutów na diagramie związków encji powoduje, że elementy na dużym diagramie
przestają być czytelne, można wykorzystać słownik danych.

Student = *encja* Nr albumu + Nazwisko + Imię + Adres + Rok studiów + Średnia ocena

Związki

Między encjami zachodzą związki. Związek jest logicznym połączeniem dwóch encji. Reprezentuje on
informację, która musi być przechowana w systemie informacyjnym, a nie może być wywnioskowana lub
obliczona z wartości atrybutów encji. Poszczególne wystąpienia związków łączą za sobą dwa wystąpienia
encji. Na przykład, pozwalają one na odpowiedź na następujące pytania:

 Który klient złożył to zamówienie?

 Kto jest właścicielem tego samochodu?

Najważniejszą cechą każdego związku jest jego liczebność (liczność). Liczebność związku określa z iloma
wystąpieniami jednej encji może być powiązane jedno wystąpienie innej encji.

Ze względu na liczebność możemy wyróżnić trzy główne rodzaje związków:

o jeden-do-wielu (1:N),
o  wiele-do-wielu (N:N),
o  jeden-do-jednego (1:1).

Najczęściej występuje związek jeden-do-wielu. Oznacza on, że jedno wystąpienie encji może być związane
z wieloma wystąpieniami drugiej encji, ale jedno wystąpienie tej drugiej encji może być związane tylko z
jednym wystąpieniem pierwszej encji. Na przykład, związek znajduje się na, albo zawiera pomiędzy
encjami Wydział i Katedra jest typu jeden-do-wielu (zob. rysunek 4.2). Oznacza to, że na wydziale może
być wiele katedr, ale katedra przynależy do konkretnego wydziału.

Diagramy związków encji mogą pokazywać także opcjonalność (nazywaną też minimalną liczebnością).
Informuje ona o tym czy każde wystąpienie encji musi uczestniczyć w danym związku.

Natomiast w drugim przykładzie z rysunku 4.8, dopuszczalna jest sytuacja, że na niektóre przedmioty nie
zapisze się żaden student, a także że student nie będzie w jakimś momencie zapisany na żaden przedmiot. W
przypadku notacji stosującej kurzą łapkę, brak obowiązku wchodzenia w związek przez encję oznaczany jest
kołami, a konieczność udziału w związku poprzecznymi kreskami.

Bazy danych

Współczesne systemy informacyjne stosują komputery do przechowywania i przetwarzania danych,

wykorzystując technologię baz danych. Baza danych to ustrukturyzowany zbiór danych, przechowywany w
formie elektronicznej.
W celu strukturyzacji danych, muszą zostać określone reguły, zgodnie z którymi są tworzone struktury
danych. Kompletny zbiór takich reguł to model danych. Współczesne bazy danych tworzone są w oparciu o
różne modele. Każdy z nich ma pewne wady i zalety. Jednak najpopularniejszym rozwiązaniem
wykorzystywanym powszechnie w systemach znajdujących zastosowanie w organizacjach gospodarczych
jest model relacyjny.