MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERMAN CARLOSAMA LOPEZ ALCALDE MUNICIPAL 2004 - 2007 Mallama - 2004INTRODUCCION. El manual de procedimientos comprende todos los pasos a seguir en la elaboracién de un documento y la revision sistematica a las dependencias que manejen fondos, inventarios, muebles y enseres, maquinaria y equipo, ete. Comprende todas las normas que rigen para el efecto, leyes, decretos, acuerdos y fesoluciones que deban cumplirse para que el documento sea revisado y aprobado y que se cumplan también las diferentes funciones de los empleados de la alealdia Su realizacién es con base en las diferentes caracteristicas de cada documento, de acuerdo al marco legal que se dispone para el efecto, por cada una de las dependencias. Con cada documento deben estar insertos todos y cada uno de los soportes base del mismo, Es, en fin, una herramienta basica de Control interno que conjuntamente con el manual de gestién y resultados nos proporcionan toda la informacién al interior de la alcaldia Ademas son los procesos y procedimientos son uno de los elementos que conforman el sisterna del Control interno: éstos deben ser plasmados en manuales que sirvan para la consulta permanente para todos los funcionarios de la administracién, y les permitan un mayor desarrollo en blisqueda del auto- control. Es en fin, una herramienta basica de Control Interno que conjuntamente con el manual de gestion y resultados que nos proporcionan toda la informacién al interior de la administracién municipal,MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MUNICIPIO DE MALLAMA La Administracién Municipal de Mallama posee su organigrama u organizacion acorde a las actividades que desarrolla este Ente Territorial. Para lograr los objetivos y la misién del Municipio hemos implementado al interior de la administracién unos procedimientos que nos permitiran llevar a feliz término las actividades correspondientes a cada seccién para con ello cada uno de los responsables puedan cumplir con sus funciones en un tiempo y en un espacio determinado. Como todos los planes de accién, los procedimientos se basan en hechos coneretos sobre una situaci6n en particular y no en suposiciones y deseos. En cada caso se deben tomar en cuenta; las actividades, el material, los elementos, el recorrido, los funcionarios que lo desarrollan, el tipo de trabajo y el objetivo. EI objetivo primordial del uso de los procedimientos consiste en simplificar los métodos de trabajo, eliminando las operaciones innecesarias, logrando con ello la claridad de su ejecucién, la rapidez en su cumplimiento, reduciendo costos y dando fluidez y eficacia a las actividades; estos se constituyen en una herramienta fundamental en toda organizacion ya que en ellos se establece las normas del curso a seguir en las operaciones que se desarrollan, como de su equipo a utilizar. La aplicaci6 de los procedimientos es adecuada si se cuenta con el personal capaz de ejecutar los pasos propuestos para hacer que dicho sistema sea eficiente.‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO Es el conjunto de operaciones secuenciales 0 paralelas, que se desarrollan con el propésito de obtener un resultado especifico ( producto o servicio ), el cual permita satisfacer las necesidades especificas de los usuarios ( internos 0 extemnos ). PROCEDIMEINTO. Descripcion detallada de la forma como se realiza cada uno de los pasos de un proceso, incluyendo los responsables de cada uno de ellos. El manual de procedimientos comprende todos los pasos a seguir en la elaboracién de un documento y la revision sistematica a las dependencias que manejen fondos, inventarios, muebles y enseres, maquinaria y equipo, etc. Los Manuales de Procedimientos sirven para: * Los usuarios reciben mejor prestacién de los productos y servicios, * Facilta el trabajo a responsables. © La institucién cumple con su funcién. Es una herramienta facilitadora para la induccién de nuevos funcionarios. * Se cuenta con el eje principal del sistema de! Control Interno. « Facilita el disefio de indicadores. + Es parte del proceso de evaluacién como auto- control * Previene y disminuyen riesgos que afecten el buen desempefio de la administracién.‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Ademés comprende todas las normas que rigen para el efecto leyes, decretos, acuerdos y resoluciones que deban cumplirse para que el documento sea revisado y aprobado y que se cumplan también las diferentes funciones de los empleados de la administraci6n municipal. Objetivo Principal. Consiste en la simplificacién de los diferentes métodos de trabajo, eliminando las operaciones innecesarias, logrando con ello la claridad de su ejecucién, la rapidez en su cumplimiento, reduciendo costos y dando fluidez y eficacia a las actividades; estos se constituyen en una herramienta fundamental en toda organizacion ya que en ellos se establece las normas del curso a seguir en las operaciones que se desarrollan, como de su equipo a utilizar. La aplicacién de los procedimientos es adecuada si se cuenta con un personal capaz de ejecutar la aplicabilidad de los pasos propuestos para hacer que dicho sistema sea eficiente. Ventajas. Los procedimientos demuestran y resaltan con claridad las deficiencias y puntos débiles en cada dependencia; la aceptacién y entendimiento del sistema por parte del personal, permite que se les maneje con rapidez ya que la informacién se presenta en forma gréfica que asegura comprensién con una minima dificultad , al apreciar su funcionamiento, los funcionarios toman mayor interés y entusiasmo para desarrollar su trabajo; permite eliminar operaciones innecesarias, permite descubrir aquellas areas en las cuales se requiere mayor interés y por ende, ayuda a un mejor aprovechamiento y uso del tiempo, reduce la interferencia con el resto del personal, evitando duplicidad y repeticion de tareas.MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Desventajas. Se carece de una flexibilidad a los procesos; obstaculizando la participacion voluntaria de los funcionarios, bloqueando la entrada de la comunicacién informal © de colaboracién con otras personas, los minimos cambios menores se pueden presentar con dificultades de trabajo, pérdida de creatividad debido a que las tareas y operaciones son repetidas.‘MUNICIPIO DE MALLAMA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARINO MUNICIPIO DE MALLAMA DECRETO No 017 de 2004 ( 24 de julio ) Por medio del cual se adopta e! Manual de Procedimientos para los funcionarios de las diferentes dependencias de la administraci6n municipal de Mallama de acuerdo a la nueva Estructura y nueva Planta de Personal EL ALCALDE MUNICIPAL DE MALLAMA En uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en el articulo 315 de la Constitucién Politica, la Ley 136 de 1994 y demas normas. CONSIDERANDO * Que es deber del Ejecutivo Municipal dictar los actos administrativos requeridos para el buen funcionamiento de la administracién y progreso de Mallama Berruecos. * Que mediante Resolucién 004 de 2001, expedida por la Contraloria Departamental de Narifio se obliga a las entidades territoriales adoptar y presentar el Manual de Procedimientos.‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DECRETA ARTICULO 1. APLICACION: La denominacién de las dependencias, procesos, cédigos y procedimientos que se establecen en el presente decreto, regiran para las secciones y empleos contemplados en el Decreto No. 112 del 28 de diciembre de 2002 modificado por e! decreto 120 del 31 de diciembre de 2002 y el Decreto No, 041 del 19 de marzo de 2003; Decreto 113 del 28 de diciembre de 2002, modificado por el Decreto 042 del 19 de marzo de 2003. ARTICULO 2, Establécese para las diferentes dependencias contempladas en la estructura administrativa del municipio de Mallama los siguientes: procesos, procedimientos, cédigos y diagramas de flujo, como se describe a continuacién: ‘Seguin la naturaleza de la alcaldia municipal de Mallama_se presenta el siguiente manual de procedimientos el cual serviré de herramienta fundamental en el buen desarrollo del trabajo de la administracién publica de esta administracién.MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONSEJO DE GOBIERNO PROYECTOS PROCEDIMIENTOS: IDENTIFICACION DE PROYECTOS Inicio + ‘Se idemtfica los principales problemas Se cuenta con la activa participacién de {que aquejan la comunidad | _—»} a comunidad ¥ ‘Se prepara una lista de problemas Se tiene en cuenta: descripeién del priortarios |__| problema, cual es la poblacién afectada, antecedentes del problema y consecuencias ¥ a Se hace una lista de las posibles| Se debe tener en cuenta: periodo de soluciones por cada tno de Los tiempo en el cual se busca solucionar et problemas priorizados [>| problema y recursos que se requieren para solucionar el problema En términas de conveniencia y viabilidad (tamafo de la solucién, localizacién, tecnologias a emplear, impacto social, cultural y ambiental) ¥ ‘Se escoge la alternativa de solucion mas La que menos problemas cause ala viable |__| comunidad y al medio natural y la de mayores beneficiosMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DESPACHO DEL ALCALDE Y SECRETARIAS DE DESPACHO PROCESO: PLANEACION PROCEDIMIENTO: EVALUACION DE LA GESTION MUNICIPAL (Tico } Solicita informes al Alcalde f—>| sobre ta base del Plan de Desarrollo Bjeroe control social de la — I—+1—*| Gestién Organiza veedurias para velar por Ja buena prestacién de los | servicios basicos Solicita informes sobre gestion del Alcalde segin el Plan de ¥ [| Desarrotto por intermedio de sus socretatios de despacho 1 Conoejo sf ‘Evalia la gestion del Alcalde y |_—+ | su cquipo de Gobierno Realiza _—acciones. de ——>| autocvaluacién sobre ta base de los planes de accion (Control Interno) Rinde cuentas © informes a Ia [+] comunidad y la dirigencia politica ‘Administracién Municipal }—>| Bjerce la evaluacion del | | desempetio de sus funcionarios y sdependencias |__| Bjerce el contro! interno‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: = DESPACHO DE LA ALCALDIA PROCESO: CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE CORRESPONDENCIA Recibir, leery clasificar la correspondencia ¥ Radicar com la fecha y hora exacta de recepeién Analizarla Informacion Si Se entrega al Ejecutivo et La Informacion documentou {*——<_ es televante para ‘oficio 1 Alcalde ‘Se fotocopia el documento Se envia ala Dependencia pertinente El documento esde? Envio de informacion Solicitud de documentacién ¢ informacion Se archivan los documentos u oficios —__________] se procede a contestar en un plazo miximo de 15 dias abiesMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE, DEPENDENCIA: DESPACHO DE LA ALCALDiA PROCESO: ‘SERVICIO AL CLIENTE PROCEDIMIENTO: ATENCION DIRECTA A LA COMUNIDAD LLlega la gente al despacho PROCEDIMIENTOS — Sesaluday sete pregunialoquenccesita |__| eategc onde informacién requerida Se lo comunica 0 se lo guia hacia Ia te puedan dar la 2 ‘Se registra en una libreta con orden de Hlegada * El sefior Alcalde ordena que se vaya llamando a las personas [ ‘La persona entra a la oficina del Alcalde 10MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: — DESPACHO DE LA ALCALDIA PROCESO: ORGANIZACION PROCEDIMIENTO: ORGANIZACION FORMAL DE RECURSOS Inicio ¥ EL Ejecutivo Municipal solicita verbalmente la ‘organizacién de una reunién ¥ Se hace la invitacién por escrito, en este formato se les, informa el motivo de la reunién, la fecha, la hora y el lugar ‘Se hace firmar el comunicado, para que sitva como constancia de que estin enteradas para la asistencia Se ejecuta la reunién I Fin aiMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: — DESPACHO DE LA ALCALDIA PROCESO: SERVICIO AL CLIENTE PROCEDIMIENTO: ATENCION TELEFONICA Inicio * Contestar el teléfono Brindar un cordial saludo Preguntar lo que necesitan Atiende al usuario directamente La comunica con la persona indicada ¥ ‘Se llama al funcionario quien tenga la informacién solicitada be 12MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: — DESPACHO DE LA ALCALDIA PROCESO: ADMINISTRACION a PROCEDIMIENTO: MANEJO DE LA AGENDA DEL SEWOR ALCALDE Clasificar la correspondencia referente a reuniones, seminarios y otras actividades que ddeba cumplir el Ejecutivo J Registrar ordenadamente en el libro correspondiente y en la agenda ¥ Recordar oportunamente sobre los compromisos que el seftor Alcalde debe cumplir ¥ Preparar la documentacién que sera utilizada en cada evento 13‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: = DESPACHO DE LA ALCALDIA PROCESO: OPERATIVO PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LLAMADAS Inicio ¥ Elaborar un libro para registro de todas las lamadas que se realicen desde la Alcaldia a las ‘dems dependencias 0 entidades ¥ Los funcionarios solicitan las llamadas * La secretaria procede a marcar el nimero telefénico deseado Se espera que contesten ¥ ‘Se comunica con la persona deseada | La seeretaria procede a radicar el nimero, fecha, dependencia, lngar, el responsable de Ia Hamada ¥ Verificar silos nimeros de la factura coinciden 14‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: DEPENDENCIA: CONTROL INTERNO PROCESO: PLAN DE CONTROL PROCEDIMIENTO: PLANTEAMIENTO DE UN SISTEMA DE CONTROL ‘Acordar un sistema de control 4 (Clasificar los principales argumentos o medidas + Elaboracién del Plan ¥ Aplicacion del Plan 4 Reunién con los jefes de cada dependencia y sus funcionarios para explicaries Ia importancia del Plan + Solicitar informacion de metas alcanzadas v Calificar los resultados de las metas (|__| Realizar informe general de todas las dependencias ¥ Enviar informacién a Contraloria Departamental ¥¥ Contraloria General de la Nacion Fin 15‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: — CONTROL INTERNO PROCESO: CONTRATACION PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DE OBRAS Verificar que la ccontratacién de la obra sea la més prioritaria Verificar que la ‘contratacién de a obra retina los requisites fundamentales de contratacién Verificar que al elaborar el ccontrato se haga acorde con Ialey 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Verificar que la obra contratada se ejecute a cabalidad 16MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: CONTROL INTERNO CONTRATACION CONTRATACION DE PERSONAL Inicio ¥ Dialogar con la persona escogida para ejecutar ‘el contrato J Hacer las recomendaciones referentes al ‘cumplimiento del objeto del contrat 17MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: CONTROL INTERNO CULTURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: IMPLEMENTACION DE UNA CULTURA DE CONTROL Inicio Tmplantar un buen ambiente en los empleados ¥ Manifestar lo importante que es una dependencia donde hay control ¥ Dar a conocer los beneficios que obtiene el trabajador en forma organizada “Mejora el resultado en su trabajo : I ¥ Mayor eficiencia por parte de la ‘Administracién Trabajo en armonia 18MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIAS DE DESPACHO MUNICIPAL PROCESO: PROYECTOS PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y PRESENTACION DE PROYECTOS A LA COMISION NACIONAL DE REGALIAS z Tdentificacién de la necesidad por satisfacer y/o oportunidad por aprovechar z ‘Buscar informacion primaria y secundaria del ‘Municipio y comunidad a beneficiar x Diagnéstico integral del Municipio t Elaborar carta de presentacién del solicitando Recursos x La Secretaria de Planeaciin Expide cenificaci6n de estar incluido el proyecto en el Plan de Desarrollo Formula el proyecto con la correspondiente Metodologia establecida por el Departamento ‘Nacional de Planeacién x Diligenciar completamente la Ficha EBL x ‘Anexar plano del Proyecto y de marcacién de lavia. en l caso de Provactos viales ¥ Presentar Mapa de localizacién del Proyecto ¥ En caso de existircofinanciacion, se deberd nexar certificado de Disponibilidad Presupuestal = Presentar cronogramas de Actividades y flujo de fondos ——— Elaborar Presupuesto detallado y Andlisis de Procios unitarios = ‘Anexar memorias de cilculos y disefios ¥ Presentar el Proyecto a la Comisién Nacional de Regalias 19‘MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: — SECRETARIA DE GOBIERNO PROCESO: PROYECTOS PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE PROYECTOS DE ACUERDO, RESOLUCIONES Y DECRETOS Ia elaboracién de un acto + El Secretario de Gobiemo busca cl fandamento Juridico que justifique el acto administrative ——— El Seeretario de Gobierno elabora el proyecto de acuerdo. resolucién v decretos J EL Aco administrativo es enviado al Alcalde El Alcalde revisa el Acto Administrative NO. Elacto Administrative cesta correcto’ Lo devuelve para sus respectivas correcciones El Alcalde firma el Proyecto de Acuerdo, Resolucién 0 Decreto MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: — SECRETARIA DE GOBIERNO PROCESO: PEDIDOS PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PEDIDOS POR DEPENDENCIAS Inicio ¥ El funcionario responsable de cada dependencia solicita los materiales y clementos necesarios para su normal funcionamiento *. EI Secretario de Gobierno, junto con et ‘encargado de almacén compara la solicitud con To que hay disponible Hay El funcionario isponibilidad de espera hasta clementas 0 ‘materiales ¥ ‘Se entrega lo solicitado ¥ El funcionario firma un acta de recibido 2MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: PROCESO: COMPRAS SECRETARIA DE GOBIERNO PROCEDIMIENTO: PROGRAMACION Y EJECUCION DE COMPRAS Solicitar un inventario de nevesidades por dependencias y se formula el Plan anual de Compras + ‘Consolidar 0 unificar fo pedido t Cotizar el suministro de materiales y elements de ofcina t ‘Se esvoge el mejor proveedor teniendo en ‘cuenta: precios, calidad y servicio ¥ ‘Se procede hacer el pedido t Recepcién de los bienes materiales Confrontacién debienes con las facturas Si lo pedido es igual a recibido Se llama al proveedor informando las, falencias st + aawvio de tos J ‘Se espera el faltantes 22MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: — SECRETARIA DE GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRACION PROCEDIMIENTO: MANEJO DE ARCHIVO t Recibir la correspondencia ¥ Clasificar, leery separar la correspondencia “de acuerdo como Ilega al archivo en Resoluciones, Decretos, Acuerdos, Tutelas, Oficios y otros Y ‘Archivar en forma cronologica alfabéticamente 4 Las hojas de vida se clasifican en 2 grupos: activos « inactivos; los cuales se clasifican en subgrupos asi: Funcionarios provisionales, de carrera ‘administrativa y Libre Nombramiento y remocién. Las A.Z estin enumeradas y clasificadas en Acuerdos, Decretos, Resoluciones, Oficios recibidos y enviados y otros a ‘Se manejan dos libros —— HE _*F El libro de control de Archivo | ermiten determinar el nimero de carpetas, el alloy facilita la biisqueda El libro de préstamo I ‘Se anota la fecha de préstamo clase de documento, nimero de la carpeta 0 AZ, Folios, Estado, Firma del soliitante, firma de recibido fecha de entrega y firma 23‘MUNICIPIO DE MALLAMA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE GOBIERNO i PROCESO: MANEJO DE LIBROS DE ESTRATIFICACION PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE ESTRATIFICACION Inicio El interesado hace la solicitud mediante oficio al sefior Alcalde o al secretario de Gobierno El secretario da el visto bueno para expedir la constancia I El solicitante se dirigeala Seeretaria de Hacienda a agar la ‘constancia * El encargado de Archivo constata la cancelacién de los derechos con el recibo de pago y expide la ‘constancia El Alcalde o secretario procede a firmarla ‘Se entrega la constancia de estraificacién al solicitante ¥ Fin 24‘MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ‘SECRETARIA DE GOBIERNO ‘SOLICITUDES EXPEDICION DE RECORD Y CONSTANCIAS DE BUENA CONDUCTA El interesado mediante oficio hace la solicitud al seftor Alcalde ¥ Se radica los oficios recibidos q Les oficios de solicitudes de récord y buena cconducta son cenviados a archivo Se Se busca en los libros de control presupuestal los ‘meses que se les ha pagado q Se busca el acto administrativo por el cual fue vvinculado a trabajar t Se rectifica la fecha en que entré a trabajar + Se procede hacer el cerificado 25MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LOS NOMBRAMIENTOS Y ACTAS DE POSECION Se verifica que el cargo a proveer esté contemplado cena planta de personal Se solicita disponibilidad presupuestal a la secretaria de hacienda i Se procede a elaborarel acto administrativo de ‘nombramiento de la persona a quien se escogié para cl cargo 4 Se envia un oficio ‘comunicindole su ‘nombramicnto 2 ‘La persona designada tiene 10 dias para posesionarse en sa cargo presentar los requisitos del cargo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¥ El jefe de personal o quien haga las veces, informara de las funciones a cumplir y hari entrega fotocopias de ella cS + Copia del acta de posesiony Se procede diligenciar su acta de posesién nombramiento se entepari ala persona i designada y se anexa en Ia ojn de vida Se informa sobre tal situacién a las dependencias ‘involueradas 26MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA GOBIERNO ADMINISTRATIVO ELABORACION DE LOS CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS ‘Se identifica la necesidad real para ccontratar | +] _administracion, la comunidad y Plan de ¥ Se constata que exista la partida presupuestal que contemple tal necesidad ¥ Se solicita disponibilidad presupuestal a la secretaria de hacienda ¥ Se hacen las cotizaciones pertinentes y De acuerdo a los requerimientos de ta Desarrollo Certificacién informando el monto disponible en el rubro y su imputacion presupuestal Se procede a suscribir el contrato det caso Debe tener un mimero consecutive y firmas de las partes i Publicacién del contrato en la cartelera de la Alcaldia, por 5 dias i ‘Al momento de requerir el pago, el contrato debe estar soportado con facturas y actas de entrega 0 constancias de cumplimiento y otros requisites. ¥ ‘Se registra en el libro de registro presupuestal 27MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO. PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: PLENAS Se identifica la necesidad real para contratar ¥ Se constata que exista apropiacién presupuestal + Se solicita disponibilidad presupuestal a la secretaria de hacienda ¥ El Alcalde convoca a la presentacién de ofertas alos interesados, mediante un aviso publicado cena Alcaldia, en concordancia con los parimetros establecidos en la ley 80/93 y sus dceretos reglamentarios Se analiza Se adjudica el contrato segin los parametros trazados por la Administracién por medio de una Resolucién ¥ Se celebra cl contrato respectivo v El contratista para perfeccionar el contrato deberd L = t MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ¥ ELABORACION DE CONTRATOS CON FORMALIDADES 4 Cancelar en la Suscribir con Mediamte Socretaria Hacienda impuesto publicacién de ‘una compatiia Resolucién serd a de seguros una aprobada de garantia 0 paliza éliza Presentar paz. y salvo con el Municipio Presentar cl certificado de responsabilidad fiscal forma de pago convenida Paes cree tebe sc Sumer ‘Se procede al pago del contrato de acuerdo a la 28‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LAS ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS Inicio ¥ dentificar la necesidad de servicios a contratar ppor cada dependencia ¥ Solictardisponiblidad presupuestal a a secretaria de hacienda + ‘Analizar las propuestas y hojas de vida, si el servicio que se pretende contratar asi lo requiere ¥y proceder a contratar ¥ CCelebrar la orden de prestacién de servicios con 1a persona que fue seleccionada | El contrato se deberd publicar durante 5 dias 29‘MUNICIPIO DE MALLAMA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO. PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE PROYECTOS DE ACUERDO. ¥ |dentificar la finalidad y necesidad para la cual se debe presentar el proyecto ante el Concejo ¥ Registrar el proyecto en la planilla de control y asignar ‘su nimero consecutive | Explicar las razones 0 exposicién de motivos que originaron su presentacién ¥ El Alcalde revisa, hace las sugerencias del caso y firma el provecto + Enviar el proyecto al Concejo Fin 30‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO. PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: APROBACION Y SANCION DE LOS ACUERDOS Inicio ¥ Recibir y dejar constancia del acuerdo, indicando Ja fecha de entrega y niimero El acuerdo es revisado para vitar errores. de forma o de fondo ‘Se expide el acto de sancién el cual debe ser firmado por el Alcalde ¥ Publicar el acuerdo en la cartelera de Ia alcaldia dentro de los 10 dias siguientes a su presentaciéon ¥ acuerdo es remitido por ofcio a la Gobernacién de Nari —oficina de Plancacion y Juego a Gestion Pablica y se archiva, 31‘MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA GOBIENO ADMINISTRATIVO ELABORACION DE DECRETOS DE PERIODO EXTRAORDINARIOS DE SESIONES DEL CONCEJO Inicio lors rene eo | Radicarios en el control y asignarles su Tespectivo niamero consecutive En dicho decreto se hhace una exposicion de motivos, los dias de reuniones y relacionarse los, Proyectos a presentarse I Expedir el decreto por el cual se llama a | Se envia el Decreto y proyectos a la seoretaria del La secretaria procede a informar alos ediles sobre el decreto ordenado y los proyectos de acuerdo sesiones extraordinarias ‘ae Debe estar radicado en ol ‘control y asignarle su ‘nimero cconsecutivo 32MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: ‘SECRETARIA GOBIERNO. ADMINISTRATIVO EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE SUPERVIVENCIA La persona interesada debera solicitar su constancia personalmente en la Alcaldia J Presentar su cédula de ciudadania o documento de ‘dentificacién | Adquirir 0 pagar la estampilla correspondiente en la sccretaria de hacienda | El solicitante debera colocar su huella (indice derecho) J El Alcalde firma la constancia 33‘MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCEDIMIENTO: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO ESCRITURACION DE PREDIOS URBANOS EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 137 DE 1959 Presentar solicitud de compraventa qt El interesado debe anexar copia del documento de ‘compraventa ¥ cédula de ciudadanta I Dejar constancia de recibido firmada por el secretario t ‘Mediante auto preferido por el Alcalde se deber aceotar la solicitud v ordenar su trémite i Se deereta la fecha de diligencia de avaliio q Se hace la publicacién de un edicto emplazatorio por 30 dias habiles tanto en la cartelera de la Alcaldia ‘como en la emisora local rT ‘Cumplido cl periodo de publicacién se procede a desfiiar el edicto Lr Llevar a cabo la diligencia de avalio en el inmueble titular T El perito del Municipio debe presentara la Alcaldia, cl acta de avalio debidamente firmada por las partes imtervinientes T Se procede a presentar el proyecto de acuerdo al Concejo, donde se autorice al Alcalde hacer la venta de dicho solar urbano y ordenar su titulacién iL Aprobacién del acuerdo por el Concejo T Expedir la resolucién de venta a favor del pronietario del inmueble DOCUMENTOS Solicitud de compraventa Auto de aceptacién y trémite Edicto emplazatorio y constancia de desfijacion Acuerdo con su sancion y publicacién ‘(Autenticado) Acta deavalio Fotocopia autenticada del acta de pposesién del Alcalde Fotocopia de c.c, del peticionario Pazy salvo municipal Conifiadn CatacteatMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘SECRETARIAS DE GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: REPORTE PARA EL PAGO DE AFILIACIONES EN SALUD, PENSION Y RIESGOS PROFESIONALES ¥ Hacer una relacién mensual de las novedades presentadas por afiliados Livencias, remuncias, vacaciones, afiiaciones. a otras empresas, et, J Elaborar el reporte el correspondiente y se remite a la tesoreria, ——+ ee eee Diligenciar los formularios de autoliquidacién J Caneelacién de la seguridad social de los afiliados La remisién de los reportes a tesoreria se deberd hacer los 5 primeros dias de cada ‘mes, Fin 35‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES OBLIGATORIAS DE LOS EMPLEADOS El Secretatio de Gobierno en el momento de la posesién de un funcionario de Nomina exigiré la afiliacin a la empresa de su preferencia en salud, ‘pensién y riesgos profesionales ¥ Se procede a dligenciar los formularios de afiliacién, y deben ser fimmados por el Alcalde y ‘1 funcionario ¥ El secretario de gobierno Hleva los formularios diligenciados a la empresa, con el fin de que sea radicada la afiliacién ¥ Se entrega copia de la afiliaci6n al empleado y otra para archivo, ¥ ‘Se reporta esta novedad para los descuentos de néminane ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE LICENCIAS DE MATERNIDAD 0 ENFERMEDAD El funcionario debe solicitar por escrito la Anexar certficado médico de licenci 1 Al icenci ane: lcalde a de Hoerede y period de reposo | Expedir el acto administrativo que autorice la licencia ¥ ‘Se le comunica al solicitante mediante oficio que la licencia fue concedida ¥ ‘La resolucién se deberd anexar en la hoja de vida y se comunicaré de ello a las dependencias pertinentes. ¥ ‘Se reporte la novedad para la liquidacién de Ia Némina ala Tesoreria | 37ny ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCE: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE LICENCIAS ORDINARIAS (NO REMUNERADAS) ¥ El uncionario debe presentar la solicitud de la licencia por escrito Es viable? No Se rechaza SI x Se expide el acto administrativo por el cual se autoriza la licencia ¥ Se comunica al funcionario mediante oficio x El solicitante se notifica en Ia Alealdia uy De ser necesario una prorroga, se deberd solicitar ‘No se podriin conceder por escrito y también se expedird acto |] _prorrogas que superen los administrativo correspondiente 88 dias | Concedida Ia licencia se procede a nombrar yo 8 contratar al supernumerario para su remplazo Fin 38120 ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA DE GOBIERNO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: DE LAS RENUNCIAS DE FUNCIONARIOS = ¥ ‘Se recepciona el oficio de renuncia ¥ Se dicta resolucion de aceptacién motivada ¥ Se informa mediante oficio a la persona que renuncia asu cargo ¥ El funcionario que renuncia debe notificarse personalmente en la Alcaldia ¥ ‘Comunicar a las dependencias involucradas en tal decision ¥ ‘Anexar copia del acto administrativo en Ia hoja de vida de ex -funcionario + Hacer el reporte de la novedad para la liquidacién de ‘némina 39‘MUNICIPIO DE MALLAMA, DEPENDENCIA PROCESO: PROCEDIMIENTO: ‘SECRETARIA DE GOBIERNO ADMINISTRATIVO PARA LA CONCESION DE VACACIONES. + El jefe de personal concertara con los empleados las fechas de salida a vacaciones ¥ El funcionario deberé hacer la solicitud por escrito verifica si el perlodo solicitado es correct ‘Se expide la resolucién motivada en la cual se autoriza su derecho a vacaciones ¥ Se informa al funcionario mediante oficio sobre su solicitud ¥ Sele envia una Copia de la Resolucién esac ‘Se le comunica a las dependencias involucradas t Se anexa una copia de la Resolucién en la hoja de ‘Vida del funcionario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 40MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: PARA LA DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA DE UN NOMBRAMIENTO Expedir decreto motivado por medio del ‘cual se declara la insubsistencia de un cargo | Se comunica tal determinacién al funcionario desvinculado | Notificacién personal del funcionario Em el caso de que no sea posible la destituido, dentro de 5 dias siguientes a la ‘notificacion personal se hard fecha de recibido el oficio ‘mediante edicto emplazatorio por cl termino de 10 dias habiles Comunicar a las dependencias involucradas sobre dicha decision ¥ ‘Anexar copia del acto administrative en la hoja de vida a‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: Inicio ¥ RECEPCION DE RECURSOS DE REPOSICION Revepcién del recurso en la Alcaldia ¥ Constar que esté debiddamente presentado y ‘que lleve los soportes que demuestren los hhechos narrados ¥ Dar el trimite en el término legal oportuno para que se agote la via gubernativa } Proferida la resolucién por la cual se niega el recurso 0 se conforma lo ordenado, se envia oficio al recurrente para darle a conocer tal situacion J Solicitar que dentro de los 5 dias siguientes se presente ala Alcaldia para que se natifique Personalmente ¥ ‘Se hace entrega legal del acto que resolvié cl recurso ¥ 42124 ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: OTORGAMIENTO DE PERMISOS El interesado hace la solicitud de permiso por escrito con anticipacién de por lo menos 3 dias J ‘Cuando se trate de mis de 1 dia de permiso, de lo contrario lo autorizaré el jefe inmediato | Se expide la resolucién motivada para otorgar el permiso i Se informa al funcionario mediante oficio de esta resolucion —t_ Se envia una copia de la Resolucién‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA GOBIERNO PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: PARA LOS DESPLAZAMIENTOS OFICIALES El funcionario debera informar con Informa: EI municipio a visita, la amicipacign sobre su salida cn comisién |__| genendencia donde realizar la gestion y oficial Jos dias de comisién I Se registra cl desplazamiento la planilla de control Y Se elabora la resolucién que autorice su ‘Cada funcionario debera elaborar una | ugar, calidad y se describe la marca + ‘Se estampa con tinta la marca en cl Cada registro de marca elaborado deberd documento de registro. evar un nimero consecutivo 46‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ‘SECRETARIA DE GOBIERNO SOLICITUDES PROCEDIMIENTO: PARA EXPEDIR RECORD DE TRABAJO Y CONSTANCIAS Inicio ¥ El funcionario realiza la solicitud por escrito ¥ Se recepciona la solicitud + El Secretario remite al auxiliar administrativo encargado del archivo la solicitud El funcionario revisa que esté completa toda la documentacién Se procede a realizar al récord de trabajo o Ia ‘constancia solicitada | El secretario revisa cl oficio y lo firma Se solicita una estampilla por el valor que se asigne 4 Se cntrega cl documento al interesado 47MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: ‘SECRETARIA DE GOBIERNO SOLICITUDES ENFERMEDAD PARA EXPEDIR LICENCIAS DE MATERNIDAD Y El funcionario solicita por escrito, anexando certificado de salud ¥ 1 interesado lo entrega a la secretaria para que lo reoepciones y lo somete a tumo t Se busca en archivo la hoja de vida del solicitante ¥ Se envia la hoja ‘ala Alealdia con el certficado seb El Alcalde autoriza la licencia y busca el reemplazo que 41 determine conveniente + El Alcalde ordena la elaboracién del acto administrative Y¥ da el nombre det remplazo del funcionario titular v El Secretario de Gobierno procede a elaborar la esoluci6n o decreto y se reporta al FER o a la Secretaria de Hacienda la novedad de licencia v 48130 ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: INSPECCION DE POLICIA PROCESO: QUEJAS 7 PROCEDIMIENTO: QUEJA POLICIVA DE CARACTER VERBAL ¥ “legael denunciante ala Inspecién En el despacho se le da leetura ala querela t puesta contra el denunciado Se le pregunta lo que necesita ¥ t Si el demunciado no esti de acuerdo con lo El sefior manifesta una queja policiva de earicter copoctt cia laqoarelte as levscie descent verbal por ultraje de palabra y obra ¥ + Se cla os testis pra que declare por as El inspector empieza a escribir los detalles de la queja partes Se le pregunta contra quién es? ¥ Se resuelven las quejas imponigndoles una ¥ caucion ‘Una ves recibida la queja V Selle da lectua y si esta de acuerdo con los hechos ¥ Se procede a firmar el Inspector y el denunciante ¥ Luego se coloca las constancias secretariales el dia en ‘que se presenté la queja + Se dicta un acto abriendo cl asunto a conocimiento ‘para darle a la demanda + Se expide una boleta citando al sujeto denunciado 49MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: INSPECCION DE POLICIA ACTAS ACTA DE LEVANTAMIENTO DE CADAVERES: Inicio + [Llega la policiaa llamar al Inspector Se desplaza al ugar de tos hechos ¥ ‘Se hace el Acta de levantamiento ¥ ‘Se registra la fecha, hora, lugar, nombres, apelidos, dad, estado civil, cupacién, identificacion, nombre de los padres, estatua, ¥ rasgos fisicos del cadaver ¥ Descripcién de heridas, prendas de vestir, objetos cencontradas al cadver Se envia el acta ala Fiscalia J Se hace un oficio a los médicos de turno del Hospital 0 Centro de Salud ordenando la Necropcia FinMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: INSPECCION DE POLICIA PROCESO: PERTURBACION A LA PROPIEDAD PROCEDIMIENTO: PROTECCION POR PERTURBACION A LA PROPIEDAD El interesado presenta una peticién por escrito cen la cual manifiesta la perturbacién ala Propiedad J Se dicta el auto ordenando se le de el curso ‘correspondiente a la peticion | Se cita al demandante y al demandado J Se entera al demandado del contenido de la querella J ‘Cuando hay acuerdo entre las partes se realiza ‘una conciliacion 'No prosperando la conciliacién | Si prospera la conciliacién se levanta un acta con el acuerdo pactado ¥ ¥ or) ‘Se le da curso a la demanda y se ordena una diligencia de inspeccién ocular para ‘constatar con veracidad los hechos ‘materiales de la perturbacién ¥ Se dicta providencia o un falloa favor de la parte que si verdaderamente se ‘encuentra perturbada en su propiedad 51MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA PROCESO: RETIROS PROCEDIMIENTO: RETIROS DE CUOTAS ALIMENTARIAS POR LA. DEMANDANTE i Se pest la uur aa comisara 1 Solicita retro de dineros verbalmente Se verifica si ‘existe l depésito ena dependencia En caso positivo firma la usuaria el recibo de entrega, q Se diligencia Titulo Judicial 1 Se le entrega la plata 0 el cheque para que retire. 582‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA PROCESO: DEPOSITO PROCEDIMIENTO: DEPOSITO DE CUOTAS ALIMENTARIAS EN EL BANCO AGRARIO El Usuario presenta recibo de pago anterior ¥ Se lo ubica en el libro radicador Se verifica fechas de pago ‘Se informa valor adeudado + igencia el recibo ¥ firma el usuaria el recibo, ¥ Se le entroga copia del recibo al depositante * Se le recibe el dinero ¥ ‘Se descarga en el libro el valor cancelado ¥ ‘Se elabora el Deposito Judicial ¥ Se envia al Banco Agrario Se EL Banco expide titulos Judiciales a nombre de ta demandada ¥ Cada fin de mes et Banco envia el estracto con los movimientos realizados 53MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR CAUCION POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Se presenta la ofendida y expone el caso del maltrato + ‘Se recepeiona queja en forma verbal + Si hay heridas o lesiones se envia al médico para valoracion, ¥ Se oficia al médico para que realioe la valoracién, ez ‘Adentis se ofica al sefor comandante de la Policia para que brinde la debida protecci6n a ka fofenca ¥ Se le entrega copia del recibo al depositante ¥ Se cita al agresor y se advierte que debe corregir su Comportamiento ¥ Se labora y se firma ef acta en la que se plantea soluciones y se cauciona al agresor v Se informa que se realizar seguimiento del caso a 54MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA ACTA DE CUOTA ALIMENTARIA ACTA PARA FIJACION DE CUOTA ALIMENTARIA = ¥ Consulta de la Usnaria + Se escucha el caso ¥ Se abre historia sociofamiliar + ‘Se le propone soluciones 1 Se cita alas partes y se fija fecha y hora para | En fecha fijada se explica la situacién y se acuerda soluciones. I Se realiza la audiencia de conciliacién en la que se fija cuota alimentaria y demés aportes + Se firma actas y se les entrega copia a las partes + ‘Se anexa acta a la historia, se encuadema y radica en libros. Se ArchivaMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA PROCESO: FIRMAR ACTA PROCEDIMIENTO: FIRMAR ACTA DE BUEN COMPORTAMIENTO Consulta del Usuario (a) ¥ ‘Comenta el caso ¥ Se abre historia socio - familiar ¥ Se le propone soluciones + Se cita a las partes y se fija fecha para audiencia y firmar acta de buen comportamiento + Comparecen las partes ¥ ‘Se realiza la audiencia de conciliacién en la que se fija acuerdos de comportamiento ¥ firman acta en la que se imponen multa si se incumple + ‘Se entrega copia del acta a las partes cm ‘Se les informa que se realizar seguimiento del caso de cada mes = Se retiran las partes + Se anexa acta a la historia ¥ ‘Se encuaderna, radica y archiva el procesoMUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘COMISARIA DE FAMILIA PROCESO: TRABAJO DE CONSULTORIA PROCEDIMIENTO: ‘TRABAJO DE CONSULTORIA EN LA COMISARIA DE FAMILIA Inicio * Persona interesada solicita cita I Expone Motivo de Consulta, ¥ Realizacion de historia clinica + Se establece posible diagnostico ¥ Se estipula tratamiento a seguir y se explica a Paciente t Se establecen estrategias y herramientas + Aplicacién del tratamiento I Seguimiento 2 Resultado de ta conducta desadaptiva 587‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA PROCESO: TRABAJO COMUNITARIO PROCEDIMIENTO: TRABAJO COMUNITARIO MEDIANTE CHARLAS ‘TALLERES CONVIVENCIAS Se solicita el servicio ya sea chara, taller 0 convivencia |__| ‘Se acuerda horario, temitica y lugar t Preparacién del taller, chatla o convivencia I Desarrollo de actividad acordada 1 Reflexién acerca de la actividad con las participantes‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: PLANEACION PROCEDIMIENTO: PLANEACION DE LA GESTION MUNICIPAL El Alcalde imparte las orientaciones para iniciar el proceso de Planeacién y elaborar cl Plan de Desarrollo de Acuerdo con su Programa de Gobierno El Alcalde presenta el resultado del proceso de planeacion al Consejo del Gobierno t El Alcalde convoca al Consejo Territorial de lancacin y le presenta el Plan de Desarrollo t El Concejo estudia y aprucba el Plan de Desarrollo, ‘como resultado det proveso de Plancacién ¥ La Secretaria de Planeacién coordina con las distinias| dependencias las acciones para la elaboracién del Plan ‘Las demas dependencias brindan el apoyo requerido para la elaboracién del Plan y presentan las prioridades de inversién sectoriales EL Consejo de Gobierno Revisa y Consolida el Documento del Plan, teniendo en cuenta las directrices de Planeacién del Programa de Gobierno t La comunidad canaliza sus prioridades de inversién a ser consideradas en el proceso de Planeacién‘MUNICIPIO DE MALLAMA (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: PLANEACION PROCEDIMIENTO: EJECUCION DE LA GESTION MUNICIPAL | del Alcalde y su Consejo de Gobierno Enero yFebrero | | ‘Convocatoria para creacién o renovacién de! |_| Consejo de Planeacién | Discusién y emisién de concepto por parte Marzo |__| det respective Consejo de Planeacién l La Administracin ajusta el Plan de acuerdo | +} con tas recomendaciones del Consejo de Planeacion Discusién y aprobacién del Plan en et Concejo Municipal Abril 64146 MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCES¢ COORDINACION PROCEDIMIENTO: AYUDA HUMANITARIA A DESPLAZADOS POR LA VIOLENCIA ‘Coordinar la fecha de envio de las ayudas ‘humanitarias para los desplazados ¥ Consecucién de transporte ¥ ‘Buscar las personas para el cargue y descargue ¥ Solicitar la colaboracién de algunas dependencias para la entrega ¥ Definir puntos de entrega, fecha y hora J Informar a las personas beneficiadas ¥ Realizar la entrega de las ayudas 65MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: PLAN : PROCEDIMIENTO: PLAN DE ATENCION INTEGRAL AL ADULTO MAYOR ‘Atender a la persona que va hacer solicitud de cupo para ingresaral Programa t Brindar una explicacién breve sobre el manejo det Programa q Solicitar fotocopia de oédula de la persona a inscribir El solicitame tiene mis de 68 alos? Se rechaza la solicitud Se recibe o redacta la solicitud de grupo ‘Se archiva la solicitud y fotocopia ce. Se realiza visita domiciliaria L Se clasifica de acuerdo a la necesidad y prioridad —t Se asigna cupo cuando haya disponibitidad q Se entrega una remesa y una cuota en efectivo cada mes. q El beneficiario firma 0 coloca huella dactilar para constancia de recibido IN?‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: COORDINACION PROCEDIMIENTO: SISTEMA DE ATENCION INTEGRAL A LA POBLACION DESPLAZADA POR LA VIOLENCIA Inicio Estar en permanente contacto con funcionarios de la Red de Solidaridad Social ‘Acordar y programar: fecha, lugar y hora de reunion ‘mensual I Definir el objetivo central de la reunién ] Elaborar las citaciones I Hacer entrega de las citaciones ‘Archivar copia firmada Ejecucién dela reunién I Elaboracion del Acta ] ‘Seguimiento a las actividades recomendadas Fin erMUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: COORDINACION PROCEDIMIENTO: — ELECCION JUNTAS DE ACCION POR LA VIOLENCIA Ja capacitacién de funcionarios. t Recibir papeleria y formatos a utlizarse en la eleccién de juntas, r Elaboracién de un eronograma para las reuniones previas a las clecciones de nuevas juntas z Desarrollar un eficaz. programa de publicidad y propaganda r Realizar reuniones en los diferentes bartios, veredas y corregimiento r ‘Brindar capacitacién, informacién y entrega del material necesario para la elecciGn de nuevos Dignatarios z Recepciones de las diferentes actas de las Asambleas que dan ‘paso al nombramiento de Dinatarios Asistt Revision de Actas = Biectuar el pago ‘correspondiente en Enviar lat <1 Banco Popular actasa = Compra de pee estampilla en fa oaraente Gobernacion ae Entrega de recibo o comprobante de pago y estampillas £ Reclamar las resoluciones de reconocimiento a nuevos. Dienatarios ‘Archivar fotocopias de las Resoluciones Hacer entrega al Presidente de cada Junta, su respectiva resolucién de reconocimiento Fin‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: LICENCIAS PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE LICENCIAS DE CONSTRUCCION El interesado hace la solicitud por escrito z = Fotocopia dela El Socretario de Planeacin, Infaestructuray [sonap Desarrollo Cominiario mediante oficiole |__| 7 _puanus armureetions informa los requisitos t feos ee ir Ticencia El usuario presenta los requisits ala Scoretaria de Planeacion, Inf. ¥ Des. Comun. ‘Cumple con todos los Se rechaza la requisites? solicitud El secretario de Despacho provede a realizar visita ocular ‘Se elabora y firma la licencia 69MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: CONTRATACION PROCEDIMIENTO: EJECUCION DE CONTRATOS DE OBRA ¥ ‘Se identifica la necesidad real para contratar I ‘Cuando el contratista pide un avance, el secretario ‘de obras va a inspeccionar la obra para saber de cuanto es el avance ‘Se constata que exista aprobacién presupuestal t Se solicita disponibilidad presupuestal a Tesoreria I El alealde convoca a la presentacién de ofertas a los interesados, en los términos establecidos en la ley ‘80/93 v sus reglamentarios y Se solicita al auxiliar Administrative para que le ‘haga nuevamente la cuenta de cobro y le paguen cl avance en Tesoreria ¥ ‘Al finalizar la obra el Sccretario de obras va a inspeccionar la obra Se adjudica ol contrato segin los pardmetros ‘trazados por la Administracion eo No se le cancela el ccontrato totalmente J ‘Se notifica ala persona natural o juridica que result6 favorecida en la seleccién Se hace el Acta final de centrega con el Acta de Tiquidacién y Se celebra el respective contrato + EI secretario de obras solicita ciertosrequisitos que debe cumplir para poder formalizar el contrato ¥ El secretario de obras hace un Acta de inicio y la centrega al auxiliar administrativo quien hace la ‘cuenta de coro (50% del contrato) 70MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: CONTRATOS PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE ORDENES DE TRABAJO O ‘SERVICIOS Se identifica la necesidad real para hacer la orden de trabajo I Se constata que exista aprobacién presupuestal 1 Se solicita disponibilidad presupuestal a la Secretaria de Hacionda t Al terminar la obra, el secretario va a inspeccionar la obra } NO Se ejecuté tal como to cstipulé el ccontrato 'No se le camcela la orden de trabajo hasta que Ia ejecute bien Se hace el Acta final de entrega con el acta de liquidacién de la orden de trabajo 71MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ‘SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: ‘SUMINISTROS PROCEDIMIENTO: PARA ORDENES DE SUMINISTRO dentificar el recurso fisico o material para suplir lanecesidad Seleccionar el mejor proveedor en cuanto a calidad, precio y servicio ¥ Se realiza la orden de suministro + Revepcién de la Mercancia J ‘Se clabora el acta de recibido x Se cancela el servicio de suministro 72sy MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DEPENDENCIA: ‘SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: OPERATIVO PROCEDIMIENTO: PROGRAMACION DE VISITAS Inicio x El usuario o comunidad hace la solicitud al Alcalde x El Alcalde ordena al Secretario de Planeacién, Infraestructura y Desarrollo Comunitario para que realice la visita ¥ EI secretario de Obras realiza un informe de Ia visita ¥ El informe se envia al Alcalde18S MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION PROCESO: PROYECTOS, PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE PROYECTOS DE OBRAS CIVILES El usuario habla con el Alcalde para que haga la visita donde se vaya ha ejecutar el proyecto | El Alcalde da la orden para que el Secretario de Planeacién, Infraestructura yy Desarrollo Comunitario haga la respectiva visita I El Sccretario de Planeacién, Infraestructura y Desarrollo Comunitatio levanta las medidas necesarias y la informacién general de a comunidad ¥ El Secretario procede a claborar el Proyecto 14186 ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: CASA DE LA CULTURA PROCESO: PLANEACION DEPORTIVA PROCEDIMIENTO: — ORGANIZACION DE CAMPEONATOS Realizar Planeacién interna sobre las actividades a realizar t ‘Acordar reglas de juego sobre modalidades, edades, requisitos, fecha de inicio del campeonato ¥ Convocatoria a deportista, para informar la realizaci6n del campeonato ¥ Recibir las planillas de inscripciones t Convocatoria a capitanes 0 delegados de los cequipos a participar 1 Definir fecha de inicio, forma de eli y horas realizarse t Consecucién de arbitros + ‘Acondicionamiento de canchas ¢ implementos a utilizarse + ‘Se desarrolla el programa de inauguracién ¥ ‘Se realiza la primera fecha de la eliminatoria 4 ‘Se desarrolla Ia fase final ¥ Clausura y premiacion del campeonato natoria, dias 75MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: CASA DE LA CULTURA CULTURA ORGANIZACION EVENTOS CULTURALES, FIESTAS PATRONALES FESTIVALES DE LA CANCION Y CARNAVALES =< ¥ Formar comité pro- fiestas para organivar dichas festividades * Se solicita al Seoretario de Planeaciéon disponibilidad presupuestal para eventos artisticos y culturales ¥ Distribucién de actividades y presupuesto para cada subcomité ¥ Elaboracién del programa por cada comité ¥ Reunién general con los distintos comités para organizar y consolidar la programacin definitiva | Publicidad del evento ¥ Ejecucién de la actividad‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD PROCESO: PAB PROCEDIMIENTO: PARA LA ELABORACION DEL PAB Diagnéstico de Salud q Ficha General, Talento humano, Datos Demogrificos, Indicadores basicos: Morbimortalidad, inundaciones, estado sanitario Identticacion y priorizacién de problemas t——+} : ‘Tipo de problemas, causas, poblacién afectada, priorizacién, soluciones ‘Sistema organizacional V Personal profesional y técnico dedicado al PAB, organigrama, Disponibilidad horas! dias Motas e indicadores Generales q Indicadores de impacto, Resultado final de las acciones de salud sobre la poblacién, Formulacién de Proyectos Gestion, Promocién de la salud Prevencién de la enfermedad Vigilancia en Salud Pablica Desarrollo de la red de laboratorio Gestién en Salud Ambiental Vigilancia y control de insectos vectores de interés en salud piblica 7 88 MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD ‘SECCION: COORDINACION SISBEN PROCESO: INFORMACION PROCEDIMIENTO: INFORMACION SOBRE PUNTAJES Y NIVELES DEL SISBEN Sea eee ae ee El usuario hace la solicitud verbal sobre el puntaje y nivel \___" ___] El coordinador pregunta el nimero de e&dula, Apellidos o Nombres Se provede la bisqueda en la base de datos y Se centfica la informacién entregindole una ficha individual o familiar indicando el nivel al cual pertenece 78160 MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD SECCION: COORDINACION SISBEN PROCESO: ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS Inicio + EL Instituto Departamental de Salud hace la solicitud de actualizacién + Revisa el listado de afiliados de todas las ARS's y EPS ¥ Determina fos cambios, duplicidades ¥ ‘Se actualiza con los nuevos cupos | ‘Se remite en medio magnético ¢ impreso al Instituto Departamental de Salud, a la ARS o EPSrel MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD SECCION: COORDINACION SISBEN PROCESO: CAMBIOS PROCEDIMIENTO: PARA CAMBIOS DE CARNETS 0 EMPRESA Inicio ¥ El Afiliado manifiesta que desea cambiar de ARS o EPS. v Se envia el reportea la ARS 0 E.P.S, manifestando que elafiliado a dicha ARS 0 E.P.S quiere cambiar de ARS oEPS. ¥ ‘Se clabora una Resolucién de cambio de ARS 0 EPS. ¥ El afiliado tena un formulario de la empresa a la cual va aserasignado ¥ Se remite fotocopia de Resolucién y formulario a la ARS ‘O-PS. de la localidad para que sea remitida a la sede principal Ce 80MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD SECCION: COORDINACION SISBEN PROCESO: ASIGNACION PROCEDIMIENTO: PARA LA ASIGNACION DE UN CUPO LIBERADO Inicio ¥ La Secretaria de Desarrollo y Bienestar Social verifica en Ia base de datos: duplicidades, fallecimientos de afiliados al Régimen ¥ Se saca la relacion de las novedades anteriores I Se determina el niimero de cupos liberados ¥ Se asigna los cupos Resolucién especialmente a Jos niftos menores de un afio, mujeres en ‘embarazo, discapacitados y mayores de 60 afios 81MUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD ‘SECCION: COORDINACION SISBEN PROCESO: CENSO PROCEDIMIENTO: CENSADAS + Se busca al solictante en la base de datos x Se procede a llenar una encuesta en la cual se reguntan: Datos de la vivienda y servicios, nécleo ami Se digita la informacién en el programa SISBEN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE PERSONAS QUE NO ESTAN Informa el puntaje y nivel Se determina cl puntaje Se determina los Niveles de SISBEN NIVEL DEPOBREZA ZONA URBANA ZONA RURAL Nivel 1 Deda3 deOa 18, Nivel 2 De37.a47 de 19.30 Nivel 3 De 48.058 de31.a45 Nivel 4 De 59.69 de 46.461 Nivel 5 De 70.286 de 62.a81 Nivel 6 De 87a 100 de 82a 100 82164 ‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD SECCION: SUPERVISION DE HOGARES PROCESO: VISITAS PROCEDIMIENTO: SUPERVISION DE HOGARES + ‘Visitar los hogares infantiles ‘Verificar que la papeleria esté al dia tanto como: registro de asistencia, trabajos manuales, control de talla y peso, registros civiles,fichas, carpetas, entre otros x Asistir a reuniones con las madres comunitarias donde sea necesario | ‘tender quejas y solicitudes de las madres y usuarios Remitir informe al LCBF.los ‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: DEPENDENCIA: DIRECCION LOCAL DE SALUD PROCESO: JURIDICO PROCEDIMIENTO: JURIDICO ADMINISTRATIVO EN PRIMERA INSTANCIA EN MATERIA SANITARIA Vigilancia y control Denuncia o queja de obietos fr Obligacion de informar justiciaordinaria t Radicacibn |___,J" Visit de inspeceién 4] Resultados negatvos |e oma do mucaias Resultados positives iv Pruebas de campo pricticas de dictimenes Concepto destavorable Perciales Concepto favorable, 0 Acta de visita esac de (Otros ‘Procedimiento Aplicacion de ‘Acta con recomendaciones Complies Medias sanitarias G0 dias) y Cumplio ‘Aca de compromiso (60 dias) | >" ¥ Formulacién de cargos |—»| Nolificacin Personal o edict (5 dias) ¥ “Termino Descargos (loa 30dias [>| Puedeaporaro soticitar Prctas I i - ‘kins ipa ea Termino varia segin la norma violada r xoneracion de Calificacién de falta Circunstancia responsabilidad (10 dias habiles) Atenuantes 0 Imposicién aeravantes. sanciénMANUAL DE PROCEDIMIENTOS. @) CONTINUA ¥ ‘Competencia para Clases de sancionar mali y FFormulacién de providencia de sancién ¥ ‘Recursos — Reposicién via gubemativa ‘Avelacién Amonestacién Multa Decomiso Cierre temporal o definitive de establecimiento 0 edificacion YeoMUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIAS: SECRETARIAS DE PLANEACION PROCESO: PRESUPUESTO PROCEDIMIENT! ELABORACION DEL PRESUPUESTO MUNICIPAL Bajo a dirocion del Alcalde, las Soctetaras de Planeacion Municipal retoman las meas financiers del Plan de Desarrollo + Se realiza un proceso de Planeacién, revisando la situacién financiera dei municipio y readaptan Ia medidas financieras y las metas de inversi6n para la (eae cee crac La Secretaria de Paneacién prepara las Disposiciones generales de presupuestos ¥ Las Secretarias de Planeacién realizan los ajustes al proyecto de Presupuesto, bajo la direccién del Alcalde EI Alcalde presenta el anteproyecto de Presupuesto al Conejo Municipal y este lo vigencia fiscal ss entegue ala comisién respectva, + ¥ Nieto El Alcalde presenta el proyecto de presupuesto fi de im ae Aefinitivo del Concejo Municipal Bajo la dircocién del Alcalde, la Secretaria de Planeacién en coordinacién con SL NO ‘Tesora laboran el POAIM ¥ robacién del POAIM, del Consejo Ge Goiomo es bucnn sss vac EE Alealde px 1 Conejo praca el del CONFIS) 0 por parte del Concejo, segiin lo Presentar un Proyecto de resupuesto anual del dispuesto en cl estatuto Municipal de ‘Acuerdo para incrementar — Presupuesto Jas rentas y acta presipieso Plan pmo Amal de vena endo ii - ne eee | adicionales El alcalde expide el deereto de iguicaion ‘Se remite a la secretaria Plancacién para ser — No se del presupuesto includ en el Proyecto de Presupuesto woe ‘spmebe. | El Alcalde suspende por decreto las partidas que pretendia financiar con los recursos adicionalesMUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: El Alcalde presenta el Proyecto de Acuerdo de presupucsto al Concejo Municipal ¥ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ‘SECRETARIA DE PLANEACION PRESUPUESTO APROBACION DEL PRESUPUESTO MUNICIPAL En la fecha establecida en el Estatuto Municipal de Presupuesto El Proyecto es discutido en el primer debate ‘en comisién y aprobado en segundo debate por la plenaria y En los términos y condiciones establecidos por el reglamento del Concejo Municipal NO SL presupuesto es aprobado? En los 5 dias habiles siguientes El acuerdo de presupuesto no El acuerdo de Presupuesto ¢s Aprobado por el Concejo fue presentado en la fecha ‘Municipal antes de la fecha oportuna mixima r + El Alcalde adopta mediante EL Concajo Decreto el proyecto presentado ‘Municipal no to y antes del 31 de diciembre aprucba BI Alcalde hace la pide el decreto de publicacion en los 10 dias siguientes Enviaa revisin al sgobernador enllos 5 dias siguientes a Jasancién El Acuerdo es objetado Inconveniencia egalidad 87MUNICIPIO DE MALLAMA, ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Alcalde Toenvia al Conecjo Manicipal El Alcalde lo cavia al Concejo ‘Municipal El Concejo acepta las objeciones? ‘Se envia al ‘Alcalde para su sancién Lo remite de ucvo al Alcalde Lo remite al Alcalde para su sancién El Alcalde lo sanciona? Se sanciona y publica el acuerdo Remite el proyecto al ‘Alcalde El Concejo podra sancionar el acuerdo | El Akealde cenvia el proyecto de acuerdo al ‘Tribunal administrative {oO Las objeciones de legalidad tienen fundamento? NO El proyecto se archiva y El Alcalde debe sancionarlo cenos 3 dias siguientes ala comunicacién ‘continuararigiendo el presupuesto del ailo anteriorDe MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LAS ORDENES DE PAGO — COMPROBANTES DE EGRESOS = ¥ EL contratista se presenta para el cobro con los respectivos soportes ¥ El Jefe de la Unidad de Presupuesto recepciona los soportes y verifica que no fate ninguno ¥ ‘Se emite la respectiva disponibilidad presupuestal para cada caso SSS Se diligencia las érdenes de pago y las firma el Alcalde ¥ Se realiza la revision y se proved al respectivo pago ¥ De cada orden de pago diligenciada y autorizada se deberd dejar original de los soportes mis relevantes para archivo I El beneficiario firma en la Secretaria de Hacienda el comprobante de egresos u orden de pago al recibir su respectivo cheque x Se realiza el respectivo registro presupuestal C=MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: ‘TESORERIA ADMINISTRATIVO ELABORACION DE LAS NOMINAS DE PAGO ¥ Se incluye en las néminas a los funcionarios que estén nombrados mediante acto administrativo y cuyos cargos estén ‘contemplados en la planta de personal ¥ Se hace una relacién de todas las novedades de periodo; licencias, renuncias, nombramientos,afiliaciones, descuento del sindicato,libranzas, descuentos judiciales, etc, ¥ Se claboran las néminas por cada dependencia conforme ‘aparezcan en la planta de personal Control interno se encarga de la revision. ¥ EL beneficiario firma la némina y se le entrega el cheque + Sc realiza el respectivo registro presupuestalMUNICIPIO DE MALLAMA DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO: ‘Se identifica en el presupuesto y los libros ccorrespondientes, 10s rubros que no han sido afectados en su totalidad que pueden ser ‘taslados a otras partidas J Se cmite la disponibilidad presupuestal de tales rubros \___“re ‘Se identifica que sectores en el presupuesto se hallan insuficientes para aumentarlos | ide la resolucién por la cual se declaran los rubros susceptibles de contracrédito o (partidas innecesarias) ¥ Se cnvia la resolucién para que la Secretaria, de acuerdo por el cual se autoriza efectuar los traslados. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EJECUCION DE TRASLADOS PRESUPUESTALES. de Gobiemo procede a elaborar el proyecto Dicho proyecto contempla los rubros de los cuales se contracreditan los recursos yy su valor, y las partidas que se acreditan v El proyecto de acuerdo se presenta al Concejo, anexando la certficacién de la Secretaria de Hacienda cual se declararon: *. Aprobando el acuerdo se provederii a realizar en os libros correspondientes, los registros contables del caso 9145 ‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO: TRASLADO PRESUPUESTAL A NIVEL DE GRANDES RUBROS El Jefe Unidad de Presupucsto identifica la necesidiad del traslado presupuestal En Tesoreria con cl Alcalde determinan los, rubra ofertar Se clbora solicit de trasiado prsupuesaly | [Gijeio do Goamar z decade de Diponiad epuetl |-]E1Ré Cona Inco ein ein yeas + El Ordenador de Gasto recibe, revisa y firma No ————} Existe El Secretario de Planeacién elabora Proyecto disponibi Devuelve de Acto Administrativo del Traslado dad Presupuestal y remite para firma EI Alcalde revisa el proyecto Se remite al Alcalde Firma el Proyecto ¥ ‘Se envia para aprobacién del Concejo Municipal 92‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO: PROVISIONES SOBRE LA NOMINA El Tesorero determina el porcentaje para constituir Is provisiones sobre la Nomina ¢ informa ¥ El Jefe de la Unidad de Presupuesto relaciona los rubros de la Nomina que conforman fa base para la liquidacion t Se obtiene la base de Tiquidacién para el mes y calcula la provisién para cada uno de los rubros. ¥ Diligencia formato Nota contable ¥ ‘Registra en el sistema y [Imprime la informacién Ca) 93MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO: CAUSACION DE LA NOMINA EL Tesorero remite copia de comprobante de Egreso y Nomina I El jefe de Control Interno revisa la informacién SI cetrores? >| Devuelve Ja cuenta Entrega a la Tesoreria ] Registra y diligencia formatos contables‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO: AMORTIZACION (POLIZAS) Come) —_*_ EI Tesorero recibe copia de la orden de pago de las pélizas adquiridas por la entidad ¥ La Tesoreria diligencia formato de Nota contable Ts Establece la base para distribuir los gastos, ¥ Registra en el sistema 95‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO: INGRESOS = ¥ El Tesorero recibe del Jefe de la Unidad de Impuestos copia de los recibos y resumen ‘Mensual de Ingresos ¥ La Tesorerfaclasifica y codifica la ‘informacién I Registra en el sistema 96‘MUNICIPIO DE MALLAMA ‘MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO: COMPROBANTES DE EGRESOS La Tesoreria realiza los comprobantes de Egresos ¥¥ amexa los soportes contables | Codifica comprobantes de Egresos y remite La Tesoreria revisa y registra en el sistema J Se provede a la elaboracién del cheque J 97‘MUNICIPIO DE MALLAMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: TESORERIA PROCESO: EGRESOS PROCEDIMIENTO: EGRESOS POR ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO El Tesorero diligencia el formato solicitud, certificado de Disponibilidad presupuestal. + ‘Verifica en el sistema interno de Informacién el bbeneficiario ¥ Remite orden, Certificado de Disponibilidad Presupuestal demas anexos al Jefe de Control Intemo + El Jefe de Control Interno revisa y coordina con la Secretaria de Hacienda el pago + El Tesoreroda registra en orden No y fecha del ¥ ‘Se diligencia orden de compra u orden de servicio t El Tesorero firma la orden V EI Tesorero efectia el pago al beneficiario y registra en el libro de bancos t Fin 98