1) MINIT MESYUARAT _______________________

JABATAN_____________________________
BIL. ____/ 20____

TARIKH :

MASA :

TEMPAT :

2) Ahli yang hadir: Turutan dari paling kekananan beserta jawatan

3) AGENDA
AGENDA 1 : PERUTUSAN PENGERUSI
AGENDA 2 : PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU
AGENDA 3 : PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
AGENDA 4 : PELAPORAN
4.1 Pelaporan Program / Aktiviti
4.2 Sasaran Kerja Tahunan
4.3 Key Perfmance Indicator (KPI) organisasi
4.4 Perancangan Program / Aktiviti .
4.5 Pelaporan Status Kewangan
(boleh masukkan seberapa banyak pelaporan yang berkaitan organisasi)
AGENDA 5 : HAL-HAL LAIN
AGENDA 6 : PENUTUP

4) Akhir sekali TANDATANGAN YANG MENYEDIAKAN (tanpa nama, hanya

tandatangan)

Disediakan oleh :

URUS SETIA MESYUARAT

Tarikh : _______________

SELESAI MESYUARAT
PERLU BUAT MAKLUM BALAS JK YANG DILANTIK ATAU TINDAKAN SIAPA
DALAM MASA 7 HARI

1
MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT

Nama Mesyuarat :

Tarikh :

Tempat :

MUKA
PARA PERKARA TINDAKAN MAKLUM BALAS
SURAT

Disediakan oleh : Urus Setia Tarikh

Kemaskini :

Tarikh :

2
CONTOH
PK15 - 1

MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT

Nama Mesyuarat : MESYUARAT PENGURUSAN SEKTOR JAMINAN KUALITI BIL. 4/2018

Tarikh : 18 OKTOBER 2018

Tempat : BILIK MESYUARAT, JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH

PERSEKUTUAN, KUALA LUMPUR

MUKA
SURA PARA PERKARA TINDAKAN MAKLUM BALAS
T

4 4.1.1 Pemeriksaan JNJK 2018 En. Mohd Telah dimaklumkan melalui

Sham Salleh memo:
bin Mohd
Rashidi
4.1.1.2 Pengerusi
memaklumkan dan 1. JPNP.SJK.02.100-4/4 Jld.8
memohon agar dapatan (16)
laporan pemeriksaan Tarikh : 19.01.2018
JNJK ini perlu
dimaklumkan kepada
semua Ketua Penolong 2. JPNP.SJK.02.100-4/4 Jld.8
Pengarah, semua sektor (20)
dan unit-unit terlibat untuk Tarikh : 04.07.2018
tindakan segera. Surat
peringatan atau memo
perlu dikeluarkan bagi 3. JPNP.SJK.02.100-4/4 Jld.8
Tujuan tersebut. (22)
Tarikh : 14.09.2018

4 4.1.2 Kajian Tindakan En. Mohd Buku Kajian Tindakan

Sham Salleh Prosiding 1 telah dihantar
4.1.2.1 Melaksanakan bin Mohd cetak ke Fbrz Enterprise.
Bengkel Pemurnian Rashidi
Penulisan Kajian No ISBN : 978-967-15530-1-5
Tindakan pada 1 dan 2
Oktober 2018 di Pejabat
Pendidikan Daerah Lipis.
Format penulisan adalah
mengikut format EPRD.
Hasilnya, 22 penulisan
akan dijadikan Prosiding

3
 Bil. 1 dan telah memohon
ISDN untuk cetakan.
Manakala baki 31
penulisan akan di jadikan
Prosiding Bil.2.
Perbelanjaan cetakan
dikeluarkan oleh Unit
Pentadbiran Am, Jabatan
Pendidikan Pahang.

Pengerusi mohon agar

cetakan diselesaikan
pada bulan Disember
2018.

4 4.1.2 4.1.2.4 Kolokium Kajian En Mahadzir Kolokium Kajian Tindakan

Tindakan dicadangkan
akan dilaksanakan pada
bulan Januari atau
Februari 2019 setelah
diputuskan dalam
Mesyuarat Jawatankuasa
Kolokium pada 2 Oktober
2018 di PPD Lipis.
Pengerusi mohon
Kolokium Kajian
Tindakan Kepimpinan ini
dimasukkan dalam
takwim Sektor Jaminan
Kualiti bagi tahun 2019
bin Omar Kepimpinan telah dimasukkan
ke dalam takwim Sektor
Jaminan Kualiti dan telah
dibentangkan dalam sesi
perbincangan bersama Ketua
Sektor Jaminan Kualiti pada
22 November 2018 di Bilik
Mesyuarat Kokurikulum, JPN
Pahang.

4 4.1.3 4.1.3.1 Dapatan En Mohd Program telah dilaksanakan

pencapaian PKS
SKPMg2:
Pengerusi menyarankan
agar dilaksanakan
verifikasi kepada sekolah-
sekolah di daerah yang
paling rendah, sederhana
dan paling tinggi skor
PKS SKPMg2 2018
(Januari hingga Mac).
Tajudin bin kepada sekolah-sekolah
Harun terlibat mulai 29.10.2018
hingga 16.11.2018.
Rujukan surat :
JPNP.SJK.02.100.4/1
Jld.3(57)
Tarikh : 22 Oktober 2018

Sasaran : Daerah

4
 Cameron Highlands, Lipis
dan Rompin

5 4.1.3 4.1.3.2 En. Mahadzir En Mohd Analisis data SKPMg2 bagi

bin Omar mencadangkan
supaya sektor-sektor
berkaitan untuk membuat
analisis SKPMg2
mengikut standard untuk
mengetahui tahap
sebenar SKPMg2 di
Pahang.
Tajudin bin tahun 2018 telah diserahkan
Harun kepada semua ketua sektor
dan KPPD dalam mesyuarat
Pengurusan Jawatankuasa
Induk DTP pada 11 Disember
2018 di Pejabat Pendidikan
Daerah Kuantan.

i. Standard 1 dan
Standard 2: SPS

ii. Standard 4 dan 3.1 :

SPA

iii. Standard 3.2 dan 3.3

: SPPK

iv. Keseluruhan
: SJK

6 4.2.1 4.2.1.3 Pencapaian Tn. Hj Memo telah dikeluarkan .

Objektif Kualiti. Mohamed bin
Hj Bakar Rujukan memo :
JPNP.SJK.01.100-1/10(24)

Masih terdapat sektor- Tarikh : 05 November 2018

sektor yang belum
menghantar laporan yang
dikehendaki.

Pengerusi mohon
supaya mengeluarkan
memo atau makluman
kepada semua sector
untuk ambil tindakan
terhadap perkara
tersebut.

6 4.2 4.2.2 Laporan Tahunan En. Mohd Laporan tahunan sektor telah
Sektor Jaminan Kualiti Sham Salleh disiapkan dan belum dihantar
2018. bin Mohd

5
 Perlu disiapkan dan Rashidi ke Unit Perhubungan.
digabungkan sebelum
dihantar ke Unit Surat arahan belum diterima.
Perhubungan.

7 4.5 4.5.2 Pengerusi mohon Pn. Normah Perkara berikut telah diambil
supaya membuat binti Musa tindakan berakhir 21
pengiraan bayaran November 2018.
tanggungan bagi Pembantu
pengawai-pegawai yang Tadbir
masih melaksanakan
tugasan.

7 5 5.2 En. Mohd Sham En Mohd Perkara ini akan

Salleh bin Mohd Rashidi Tajudin bin dibincangakan dan diputuskan
mencadangkan supaya Harun dalam Mesyuarat Pengurusan
Perancangan Strategik Sektor Bil.5 /2018 yang akan
bagi SKPMg2 hanya diadakan pada 14 Disember
perlu diberi fokus kepada 2018.
data pencapaian bagi
Standard 1 dan Standard
2 sahaja. Ini bersesuaian
dengan bidang tugas
coaching and mentoring
terhadap bidang
pengurusan Pengetua
dan Guru Besar di
sekolah

Disediakan oleh : Urus Setia

Tarikh Kemaskini : 13 Disember 2018

CONTOH

6
 JABATAN PENDIDIKAN PAHANG
BANDAR INDERA MAHKOTA
25604 KUANTAN

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI
BIL. 4 / 2018

TARIKH : 18 OKTOBER 2018

MASA : 8.30 PAGI

TEMPAT : BILIK MESYUARAT

JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH
PERSEKUTUAN, KUALA LUMPUR

7
AHLI YANG HADIR

1. TUAN HAJI ZAIMI BIN ABU BAKAR Pengerusi

Ketua Sektor

2. TUAN HAJI MOHAMED BIN HJ BAKAR

Ketua Penolong Pengarah

3. ENCIK MAHADZIR BIN OMAR

Penolong Pengarah

4. ENCIK MOHD TAJUDIN BIN HARUN

Penolong Pengarah

5. ENCIK MOHD SHAM SALLEH BIN MOHD RASHIDI

Penyelia Kanan

6. PUAN NORMAH BINTI MUSA Urus setia

Penyelia Kanan

7. PUAN NORMAH BINTI MUSA

Pembantu Tadbir

8. PUAN SURIANA BINTI MOHAMAD

Pembantu Tadbir

9. ENCIK MOHD AISAMUDDIN BIN MUHAMMAD BAKRI

Pembantu Operasi

AGENDA 1 : PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Majlis dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab Al Fatihah. Pengerusi

mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja Sektor Jaminan Kualiti
yang hadir ke Mesyuarat Pengurusan Sektor Jaminan Kualiti Bilangan 4/2018 di
mana mengikut takwim merupakan mesyuarat yang terakhir bagi tahun 2018.

1.2 Pengerusi juga memaklumkan dan berharap agar semua warga Sektor Jaminan
Kualiti supaya sentiasa mempunyai kepekaan yang tinggi terhadap sesuatu
perkara, pantas bertindak dan bekerja sepasukan untuk melaksanakan kerja di
organisasi.

1.3 Pengerusi juga memaklumkan bahawa fokus utama mesyuarat kali ini adalah
untuk membuat semakan dan pelaporan mengenai program dan aktiviti sektor
yang telah dilaksanakan serta perbincangan mengenai perancangan aktiviti atau
program sektor bagi tahun 2019.

8
AGENDA 2 : PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

2.1 Minit mesyuarat Bil 3 / 2018 telah dibentangkan dan diterima.

Dicadangkan oleh : En. Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi

Disokong oleh : En. Mohd Tajudin bin Harun

AGENDA 3 : PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Perkara berbangkit telah diambil tindakan dan diselesaikan berdasarkan maklum
balas yang telah diterima dan dibentangkan oleh Urus setia Mesyuarat.

AGENDA 4 : PELAPORAN

4.1 Pelaporan Program / Aktiviti 2018

4.1.1 Pemeriksaan JNJK 2018

4.1.1.1 Dibentangkan oleh En. Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi
mengenai pelaporan dan tindakan yang telah dilaksanakan.

i. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Tindakan Terhadap Perakuan dan

Syor JNJK sebanyak 3 kali bagi tahun 2018 iaitu pada:
 29.01.2018 - Bil 1/2018
 17.05.2018 - Bil 2/2018
 26.10.2018 - Bil 3/2018
ii. Bilangan Pemeriksaan yang telah dijalankan oleh JNJK adalah 17
buah sekolah menengah dan 23 buah sekolah rendah.
iii. Jenis pemeriksaan yang dilaksanakan:
 Pemeriksaan penarafan pelaksanaan Highly Immersive
Programme (HIP) Kohot 1
 Pemeriksaan penarafan pengurusan pengajaran dan
pembelajaran Prasekolah Tahun 2018
 Pemeriksaan penarafan pengurusan perpaduan di sekolah
2018.
 Pemeriksaan penarafan kendiri Standard Kualiti Prasekolah
Kebangsaan Tahun 2018.
 Pemeriksaan pelaksanaan program Transformasi Sekolah
2025 (TS25) Kohot 1.
 Pemeriksaan penarafan pelaksanaan Kelas Aliran Agama
(KAA).
 Pemeriksaan penarafan pembelajaran dan pengajaran mata
pelajaran Bahasa Melayu Kurikulum Standard Sekolah
Menengah (KSSM).
 Pemeriksaan penarafan pengurusan pencegahan dadah di
sekolah tahun 2018.

Makluman

9
 4.1.1.2 Pengerusi memaklumkan dan memohon agar dapatan laporan
pemeriksaan JNJK ini perlu dimaklumkan kepada semua Ketua
Penolong Pengarah, semua sektor dan unit-unit terlibat untuk
tindakan segera. Surat peringatan atau memo perlu dikeluarkan
bagi tujuan tersebut.

Tindakan: En. Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi

4.1.2 Kajian Tindakan

Dibentangkan oleh En Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi mengenai

tindakan yang telah dilaksanakan.

4.1.2.1 Taklimat awal kepada Pengetua Guru Besar yang terpilih sebagai
peserta seramai 55 orang di IPG Tengku Ampuan Afzan, Lipis.
4.1.2.2 Bimbingan dari pensyarah IPG Tengku Ampuan Afzan, Lipis
sebanyak 3 kali kepada peserta kajian tindakan.
4.1.2.3 Melaksanakan Bengkel Pemurnian Penulisan Kajian Tindakan
pada 1 dan 2 Oktober 2018 di Pejabat Pendidikan Daerah Lipis.
Format penulisan adalah mengikut format EPRD. Hasilnya, 22
penulisan akan dijadikan Prosiding Bil. 1 dan telah memohon ISDN
untuk cetakan. Manakala baki 31 penulisan akan di jadikan
Prosiding Bil.2. Perbelanjaan cetakan dikeluarkan oleh Unit
Pentadbiran Am, Jabatan Pendidikan Pahang.
Pengerusi mohon agar cetakan diselesaikan pada bulan Disember
2018.

Tindakan: En. Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi

4.1.2.4 Kolokium Kajian Tindakan dicadangkan akan dilaksanakan pada

bulan Januari atau Februari 2019 setelah diputuskan dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Kolokium pada 2 Oktober 2018 di PPD
Lipis.
Pengerusi mohon Kolokium Kajian Tindakan Kepimpinan ini
dimasukkan dalam takwim Sektor Jaminan Kualiti bagi tahun 2019.

Tindakan: En Mahadzir bin Omar

4.1.3 Penilaian Kendiri Sekolah (PKS) Standard Kualiti Pendidikan Malaysia

Gelombang 2 (SKPMg2)

Laporan dibentangkan oleh En Mohd Tajudin bin Harun.

4.1.3.1 Dapatan pencapaian PKS SKPMg2:

i. Bagi Tahun 2017, semua sekolah di Pahang adalah melebihi 90%

dan pencapaian telah melebihi KPI yang ditetapkan iaitu 80% ke
atas.

10
 ii. Januari hingga Mac 2018, hanya daerah Cameron Highlands sahaja
yang melepasi KPI manakala daerah-daerah lain masih belum
mencapai KPI.

Pengerusi menyarankan agar dilaksanakan verifikasi kepada

sekolah-sekolah di daerah yang paling rendah, sederhana dan paling
tinggi skor PKS SKPMg2 2018 (Januari hingga Mac).
Sasaran : Daerah Cameron Highlands, Lipis dan Rompin

Tindakan: En Mohd Tajudin bin Harun

4.1.3.2 En. Mahadzir bin Omar mencadangkan supaya sektor-sektor

berkaitan untuk membuat analisis SKPMg2 mengikut standard
untuk mengetahui tahap sebenar SKPMg2 di Pahang.
i. Standard 1 dan Standard 2 : SPS
ii. Standard 4 dan 3.1 : SPA
iii. Standard 3.2 dan 3.3 : SPPK
iv. Keseluruhan : SJK

Tindakan: En. Mohd Tajudin bin Harun

4.1.4 Takwim / Aktiviti Sektor 2018

En. Mahadzir bin Omar melaporkan takwim / aktiviti sektor bagi tahun 2018
untuk makluman dan tindakan.

4.1.4.1 Telah mencapai 85.15% iaitu 23 daripada 27 program / aktiviti

yang dirancang. 3 program digugurkan dan 1 program masih
belum dilaksana iaitu Khidmat Bantu Pengetua Guru Besar Fasa
2.

Keputusan Mesyuarat : Program / aktiviti yang belum

dilaksanakan akan diteruskan kepada sekolah-sekolah yang
dikenalpasti berada ditahap pencapaian yang paling tinggi dan
paling rendah. Khidmat bantu ini akan dilaksanakan pada bulan
Oktober 2018 ini. Pelaporan pelaksanaan program mesti dibuat
termasuklah post-mortem pelaksanaan program dan tindakan
susulan yang diambil untuk menangani isu yang dikenalpasti.

En Mohd Tajudin bin Harun memaklumkan jadual bimbingan akan

disusun dan dilaksanakan bermula pertengahan Oktober hingga
pertengahan November 2018. Sasaran: sekolah-sekolah di
daerah Rompin, Lipis dan Cameron Highlands.

Makluman

4.2 Sasaran Kerja Tahunan / Sasaran Kerja Utama Sektor 2019

4.2.1 Review SKT / SKU 2018.

11
 4.2.1.1 Program yang digugurkan:
i. Bengkel MPK dan Fail Meja
ii. Pemantauan MPK dan Fail Meja
iii. Kepimpinan Pempimpin Pertengahan

4.2.1.2 Bengkel Post-mortem SKPMg2 yang dilaksanakan pada 4

Disember 2018 akan ditunda ke bulan Januari 2019 (minggu ke-
3).

Justifikasinya:
i. Tarikh akhir pengisian portal oleh semua sekolah pada 15
November 2018 dan pengesahan oleh PPD adalah pada 22
November 2018.
ii. Penghantaran analisis data oleh Pegawai Meja Daerah
adalah pada 3 Disember 2018.
iii. Analisi data tersebut perlu dilaksanakan dengan lebih
terperinci untuk mengenalpasti sekolah-sekolah dan daerah yang
masih belum mencapai skor 90%.

Keputusan mesyuarat: Dipersetujui sebulat suara.

4.2.1.3 Pencapaian Objektif Kualiti.

Masih terdapat sektor-sektor yang belum menghantar laporan
yang dikehendaki.
Pengerusi mohon supaya mengeluarkan memo atau makluman
kepada semua sector untuk ambil tindakan terhadap perkara
tersebut.

Tindakan: Tn. Hj Mohamed bin Hj Bakar

4.2.2 Laporan Tahunan Sektor Jaminan Kualiti 2018.

Perlu disiapkan dan digabungkan sebelum dihantar ke Unit Perhubungan.

Tindakan: En Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi

4.3 Key Perfmance Indicator (KPI)

4.3.1 En Mahadzir bin Omar melaporkan bahawa ketiga-tiga KPI Sektor Jaminan
Kualiti bagi tahun 2018 telah berjaya dicapai iaitu:

KPI 1 : Peningkatan 5% bilangan sekolah menengah yang mencapai taraf

baik dalam penarafan SKPMg2.
KPI 2: Peningkatan 5% bilangan sekolah rendah yang mencapai taraf baik
dalam penarafan SKPMg2.
KPI 3 : Peningkatan 2% bilangan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) yang
dibawah 80% dalam Penarafan Kecemerlangan Pejabat
Pendidikan Daerah (PKPPD).

12
 4.3.2 Bagi tahun 2019 : KPI 1 dan KPI 2 perlu diubah kerana memberi fokus
kepada Standard 1 dan Standard 2 sahaja.

Makluman

4.4 Perancangan Program / Aktiviti 2019.

4.4.1 Beberapa program / aktiviti bagi tahun 2018 perlu digugurkan dan diubah
kerana mengikut perubahan dan kesesuaian KPI sektor.

4.4.2 Perancangan program akan dibincangkan semula merujuk kepada

perancangan strategik baharu.

Makluman

4.5 Pelaporan Status Kewangan Sektor

4.5.1 Pn Normah binti Musa, Pembantu Tadbir melaporkan status kewangan

sektor sehingga September 2018.

i. OS21000:
Jumlah yang diterima : Fasa 1 : RM 15,000.00
Fasa 2 : RM 20,000.00
Fasa 3 : RM 30,000.00
JUMLAH : RM 65,000.00

Jumlah dibelanjakan : RM 26,756.27

Baki terkini : RM 38,243.73

ii. OS29000:
Jumlah yang diterima : RM 6,473.00
Jumlah dibelanjakan : RM 6,473.00
Baki : tiada

4.5.2 Pengerusi mohon supaya membuat pengiraan bayaran tanggungan bagi

pengawai-pegawai yang masih melaksanakan tugasan.

Tindakan: Pn Normah bt Musa

Pembantu Tadbir

AGENDA 5 : HAL-HAL LAIN

5.1 Tn Haji Mohamed bin Haji Bakar, Ketua Penolong Pengarah memaklumkan
supaya perancangan program sektor bagi tahun 2019 perlulah selaras dengan
program DTP negeri supaya tidak berlaku pertindihan tugasan.

5.2 En. Mohd Sham Salleh bin Mohd Rashidi mencadangkan supaya Perancangan
Strategik bagi SKPMg2 hanya perlu diberi fokus kepada data pencapaian bagi

13
 Standard 1 dan Standard 2 sahaja. Ini bersesuaian dengan bidang tugas coaching
and mentoring terhadap bidang pengurusan Pengetua dan Guru Besar di sekolah.

Tindakan: En Mohd Tajudin bin Harun

AGENDA 6 : PENUTUP

6.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kerjasama semua. Beliau berharap
agar komitmen semua pihak perlu diteruskan bagi mencapai hala tuju sektor ini
terutama apabila berlaku penstrukturan baru jabatan.

6.2 Beliau juga berharap agar semua anggota sek`tor bekerja dengan ikhlas dan
saling membantu di antara satu sama lain. Pastikan maklumat yang betul dan
tepat dalam mencari punca terhadap tindakan untuk penyelesaian sesuatu
masalah.

6.3 Pengerusi menangguhkan mesyuarat pada jam 4.00 petang

Disediakan oleh :

URUS SETIA MESYUARAT

Tarikh : 25 Oktober 2018

14