PENGERTIAN ADMINISTRAS| | moout Drs. Soewarno Handayaningrat | (2) PENDAHULUAN i a D alam kehidupan sehari-hari Anda pasti mendengar dan mengenal istlah/terminologi administrasi, balk yang dipergunakan dalam percakapan maupun kegiatan sehar-hari, Namundemikian arti sebenamya dari administrasi dalam kehidupan sehari-hari masih terdapat ragam pengertian malahan sering timbul hal-hal yang membingungkan, Oleh karena itu pemahaman arti administrasi yang ‘sebenamya dalam modul ini akan dicoba untuk dijetaskan, Kita semua menyadari bahwa istilah administrasi telah dipergunakan sejak manusia mengenal suatu eradaban dan kehidupan berkelompok. Namun semakin kompleks kebutuhan manusia, semakin besar Keinginan manusia untuk mengembangkan administrasi sebagai disiplin ilmu pengetahuan tersendir Oleh Karena itu admiristrasi sebagai imu pengetahuan merupakan fenomena masyarekat, sebagal salah satu cabang dari iimu-iimu sosial, Sekalipun administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru Perkembeng, dengan membawa prinsio-prinsip yang universal, namun dalam peloksanaan (praktik) harus disesuakan dengan situasi dan kondisi setempat. Di samping itu, administrasi sebagai imu Pengetahuan tidak terlepas keltannya dengan ilmu-imu sosial lainnya, seperti llmu Poli, imu Fukum, imu Ekonomi, limu Sejarah, tImu Jiwa dan sebagainya Dalam hubungan ini, maka jimu aciministrasi termasuk imu yang bersifat multi csiptiner, yetu immu yang tidak berdiri send, tetapi selalu bekerja sama dengan disipln imu pengetahuen yang lain, Dalam perkembangannya sesuai dengan tuntutan dan Kebuluhannya, maka lahiriah cabang imu edministrasi yang baru, seperti: imu Organisasi mu Administrasi Milter, mu Administrasi Negara dan ‘Niaga, llmu Administrasi Pembangunan, dan sebagainya, Setelah mempelajari modul ini, Anda diharepkan mampu memahami administrasi sebagai ilmu dan seni ‘Secara khusus setelah mempelajari modul ini, Anda dinarapkan dapat menjelaskan: ‘a. petkembangan istilah, arti dan definisi administrasi b. unsur-unsur dan kreteria pokok administrasi inistrasi sebagai imu dan sereT Keglatan Belajar 1 Perkembangan Istilah, Arti dan Definisi Administrasi A. PEKEMBANGAN ISTILAH ADMINISTRASI Istilah administrasi berasal dari kata _Administratio, yang dipergunakan oleh negara Rofawg, suatu negara yang sangat besar, suatu imperium yang terbentang luas dari Eropa Utara ke Afrika Utara, melalui Yunani, Timur Tengah sampai dengan Mesir. Pusat pemerintahannya di kota Roma, yang dipersatukan melalui Hukum, bahasa (Latin), sistem pemerintahannya didukung oleh pegawai-pegawai Pemerintah yang terlatin, keamanannya didukung oleh Angkatan Perang yang kuat serta sistem Administrasi yang rapi dan teratur. Hal ini terlihat di dalam mengurus dan menyelenggarakan berbagai kegiatan masyarakat dan negara yang terorganisasi dengan baik. Berbagai sistem sosial, perekonomian dan kenegaraan dijalankan melalui kegiatan unit-unit organisasi, yang masing-masing dipimpin oleh Seorang administrator, dikenal dengan istilah Administratio. Unit-unit organisasi itu berujud badan-badan sosial, badan-badan perekonomian dan dinas-dinas sosial, badan-badan perekonomian dan dinas-dinas (Instansi) pemerintah/negara, yang dipimpin oleh administrator yang bertanggung jawab kepadd ‘atesan (Pimpinan, Magister atau Pemilk) yang selalu memberikan tugas, kewajiban dan pengarahan kepadanya. Untuk menunaikan tugas dan tanggung jawab kepada atasan/pimpinan, maka administrator wajib melakukan administrare, ysitu melayani atau mentaati. Di samping itu Administrator juga menjalankan Administrare. yaitu menyelenggarskan tata usaha, registrasi, pembukuan, dokumentasi, Korespondensi, kearsipan, dan sebagainya. Untuk mempertanggungjawabkan segala sesuatu dilakukan melalui prosedur-prosedur dan formalitas-formaltas tertentu, miseinya: membuat berita acara, laporan, neraca dan sebagainya Sslanjutnya administrator juga menjatankan Administro, yaity memimpin, mengelola, mengarahkan, dan Sebagainya. Dengan demikian Administratio terdii atas Administrare, artinya Tata Usaha dan Administro, artinya mengelola/pengelolaan, ata mengurus/kepengerisanr r Delam perkembangannya istiah Adrinistratio Kemudian dipergunakan di negara Italia’ mienjadi Administrazione, di Perancis, istilah itu menjadi Administration’ (baca: administrasiong), di negaraADKA3110/MOOUL1 Lain halnya di Inggris, pengaruh-pengaruh Kerajaan Romawi tidak begitu tampak, sehingga istlah administrasi tidak begitu banyak dikenal di Inggris. Adapun yang dikenal di Inggris bukan istilah Administrasi, tetapi manajemen (management). Manajemen berasal dari kata kerja to manage artinya mengurus,_mengelola. Sedangkan manajer_(manager) artinya_pemimpin atau pengurus (Prayudi ‘Atmodirdjo D.D. LA. 1986; 6580) a Dengan adanya perkembangan sejarah di mana banyak orang-orang Eropa dan Inggris pindah ke Benua Amerika, khususnya Canada dan Amerika Serikat, maka istilah administrasi dan manajemen, saling dipergunakan dan dikembangkan. Oleh karena itu sampai sekarang masih terdapat perbedaan, pendapat yaitu ada yang mengatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen, dan ada pula yang mengatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. B. ARTI DAN DEFINIS! ADMINISTRASI 1. Arti Administrasi Sebagaimana telah dijelaskan di muka, bahwa istilah Administrasi, berasal dari kata Administratio yang terdiri atas Administrare artinya: Tata Usaha dan Administro artinya pengelolaan atau pengurusan. Dengan kata lain bahwa istilah Administrasi mempunyai arti yang Semmpitidai"lWas.. Dalam arti sempit disebut Tata Usaha (Clerical Work) sedang dalamwaifiiliiasedisebut pengelolaan atau pengurusan (Manajemen). is Sayangnya sebagian besar masyarakat Indonesia mengartikan istilah Administrasi, hanya dalam Pengertian yang sempit, yaitu Tata Usaha. Hal ini mungkin karena‘sebagian besar orang Indonesia yang bekerja pada pemerintahan Kolonial Belanda hanya mengurusi urusan Tata Usaha kantor, seperti: catat mencatat, ketikemengetik, surat-menyurat, agenda, pembukuan ringan dan sebagainya. Sedangkan kegiatan administrasi dalam pengrtian luas seperti Bestuur (Manajemen) yang tugasnya menentukan kebijaksanaan Pemerintahan dilakukan oleh orang-orang Belanda sendiri, Demikian pula kegiatan administrasi yang lain seperti: financieel bewher (manajemen) keuangan Personee! bether (manajemen personel) materce! behher (Manajemen materil) dan sebagainya pada umumnya juga dilakukan oleh orang-orang Belanda dan orang-orang Indonesia tidak cukup berpengalaman melakukan kegiatan Administrasi dalam arti luas. 2. Definisi Administrasi Charles A. Beard mengatakan tidak ada subjek (mata pelajaran) yang lebih penting dari pada subjek administrasi (There is no subject more important, ... than this subject of Administration) (Charles A. Beard, 1937; 3). Di negara Barat, khususnya Amerika Serikat, istiah administrasi telah banyak dipelajari dan ikembangkan baik di bidang pemerintahan maupun di bidang pemiagaan/swasta. Oleh karena itu banyak para ahli yang telah menulis dan mengembangkan administrasi di bidang pemerintahan seperti: George Washington dan Alexander Hamilton, Woodrow Wilson, Frank J. Goodnow dan sebagainya, Berdasarkan atas perkembangan tersebut mereka mencoba merumuskan definisi antara Iain eahanciPengantar limu Admin Berdasarkan atas definisi tersebut, jelasiah bahwa administrasi adalah suatu proses atau usaha di dalam suatu kelompok. Kelompok artinya lebih dari seorang bisa § orang, 10 orang sampai jutaan orang. Kelompok yang terdiri dari 2 orang, misalnya: keluarga yang terdiri dari suami dan istri « Sedangkan kelompok yang jumlahnya jutaan orang misainya Negara. Untuk itu dapat kita sebut administrasi akeluarga, administrasi negara dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan proses, adalah: langkah-langkah kegiatan mulai dari menentukan tujuan sampai dengan tercapainya tujuan , Herbert A. Simon, dalam bukunya “Administrasi Negara (Public Administration) memberikan definisi sebagai berikut: Administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama (Administration can be defined as the activities of group cooperating to accomplishg common goals) (H.A. Simon, PA, 1959; 8). Definisi tersebut menguraikan secara jelas bahwa Administrasi juga merupakan kegiatan kelompok, yaitu suatu kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama. Dalam masyarakat yang modern kegiatan kerja sama kelompok dilakukan dengan struktur formal yang disebut Organisasi Formal. Organisasi formal merupakan suatu sistem yang tertera dari usaha kerja sama, di mana setiap anggota mempunyai peranan yang jelas untuk melakukan pekerjaan dan kewajibannya. r(e@) LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan Anda mengerjakan latihan berikut ini! Gi 1) Dari negara manakah istilah administrasi berasal ? 2) Terangkan perubahan istilah administrasi di negara Itali, Perancis dan Belanda | 9) Jelaskan asal-usul istilah manajemen | 4) Terangkan perbedaan antara Administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas ! 5) Terangkan definisi Administrasi! Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah seluruh materi Kegiatan Belajar 1 dengan cermat dan siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakan latihan tersebut. Bila Anda belum ™mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali kegiatan belajar, atau diskusikan dengan teman Anda terutama yang berhubungan dengan materi tugas latihan yang dimaksud, eehinnes alhinva Anda vakin benar dan dapat menjawab latihan tersebut ‘secara terinci.et Kegiatan Belajar 2 Unsur-unsur dan Kriteria Pokok Administrasi A. UNSUR POKOK ADMINISTRASI Unsur pokok dan unsur-unsur Administrasi dianalogkan oleh Herbert A. Simon dengan mengatakan bahwa terdapat sebuah batu dijalan yang menghalangi lalu lintas Kendaraan, Untuk memindahkan batu inl diperlukan kerja sama dua orang, Karena seorang saja tidak mampu metakukannya, Dalam hal ini unsur pokok Administrasi sudah dapat terlhat, yaitu Pertama: Adanya tujuan, yaity memindahkan/ menggulingkan sebuah batu ke seberang jalan. Kedua: Adanya kelompok kerja sama dua orang atau lebih, Ketiga: Adanya usaha/kegiatan memindahkan/menggulingkan batu. (Herbert A. Simon, P.A. 1959, 3-4). Berdasarkan atas uraian tersebut, maka dapat dikatakan bahwa tanpa adanya kerja sama dua orang slau lebih, tanpa disertai dengan usaha/kegiatan memindahkan/menggulingkan batu maka tujuan tersebut tidak akan dapat terlaksana". Kemudian dalam kerja sama memindahkan/menggulingkan batu, memindahkan/ menggulingkan batu itu? Dengan kata lain sarana/alat @pakah yang dapat membantu mempermudah/mempercepat Pemindahan batu. Kemudian timbul pikiran lagi, bagaimana usaha/kegiatan itu dilakukan di antara mereka masing-masing. Apakah diperlukan kesatuan gerak (koordinasi) antara_ mereka, agar Pekerjaan dapat dilaksanakan dengan tepat dan cepat/efektit dan efisien Berdasarkan atas uraian tisebut, maka unsur-unsur Administrasi/Administration (dalam arti luas) dapat cikemukakan sebagai berikut: Kelompok manusia yang terdiri atas dua orang atau lebih Tujuan Kerja sama kelompok Tugas/kegiatan/usaha Sarana/alat-alat (LAN, M.0.P., 1978: 10,11, 12) PaONa 8. PENJELASAN UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI