ANGLOGOLD ASHANTI... =i Una empresa comprometida con el p: ‘AngloGold Ashanti es una compaiia multinacional dedicada a la exploracion y explotacion de minas de oro, su casa matriz se encuentra en Sudaffica y tiene presencia en los cinco continentes. Actualmente es la tercera mayor productora de oro en el mundo y en los préximos afios pretende incursionar en la explotacién de otros minerales. Dentro de sus politicas empresariales esta, entre otras, el reconocimiento de la mineria como un recurso estratégico para el desarrollo de las naciones, de all su interés por promover el cuidado de dichos recursos, garantizar la calidad de sus procesos de explotacién a través de altos esténdares de cumplimiento, asi como aportar al desarrollo de las comunidades en las areas de influencia. En 2009 AngloGold Ashanti Colombia se convierte para la casa matriz en una filial trascendente y el pais pasa a ser visto como un punto estratégico y crucial para el crecimiento de la multinacional. Por lo tanto emprende un proceso de reestructuracién en sus diferentes areas y en sus procesos administrativos. Microsoft Vert Merosot Dynamics AX, epee dl par Partner Dynamics Teper de Mico, ‘secalzado ena ERP icosot Dyas AX ta TCO) y el mis rip y ral ptimamerte ta metodelogia Sure Steps y RP Mirosot mares AX Perfil del cliente: ‘AngloGold Ashanti es una compaia rmultnacional decicada = productora situacén det negoct: Uutlzaba un sistema contabe colombian, el fal no eta integade y careda dels necesidader funconalee i pra eniretat los nuevos feos y planes de bspansn cen compari eve pale. mas reaver Sohn RP Microsoft? Dynamics AX 20 Windows Sener 2008 colaboracin Microsoft Benefiios: Conroldelos respuesos Maja en os eenes cum Optinazacin dels procesos, ‘Alneacién con a esata ems «= lefermacén en ies yemporea 1 Seguricas de ninfomacion 1 Compliant doe xqasts SOX ca — ANGLOGOLD ASHANTIMa Nicos Dynamics |) Dynamics IT Situacion Necesidad de un ERP integral Antes de 2009 AngloGold Ashanti Colombia utilizaba un sistema contable colombiano, el cual no era integrado y carecia de las necesidades funcionales minimas requeridas para enfrentar los nuevos retos de la reestructuracién. ‘Como antes de 2009 la empresa estaba enfocada simplemente en la exploracién bdsica, los requerimientos a rivel administrativo eran muy elementales. Sin embargo los. cambios estratégicos de a compafiia y a intencién de la casa matriz de impulsar con fuerza su actividad en Colombia, significaron nuevas exigencias para Ia filial colombiana, entre ellas la implementacién de un software que garantizara un buen manejo de Ja informacién, asi como controles de auditoria con los estdndares SOX (Ley Sarbanes-Oxley, Ley federal de Estados Unidos. La legislacién abarca y establece nuevos estdindares para los consejos de administracién y direccién y los mecanismos contables de todas las empresas que cotizan en bolsa en los. Estados Unidos)’, indicé Pablo Piombi, gerente de tecnologia e informacién de AngloGold Ashanti Colombia. En un comienzo se trabajé -de la mano con el desarrollador de software de la compariia- en perfeccionar, ajustar e integrar el software contable de acuerdo a las exigencias y requerimientos establecidos. Este proceso nos trajo mucha frustracién, ya que resulté costoso e incluso demand tiempo de nuestros profesionales. Los resultados finalmente no fueron satisfactorios, ya que la calidad y trazabilidad de la informacién era muy pobre. Adicionalmente, debido a (as nuevas _inversiones contempladas en el plan estratégico, requeriamos un software que nos permitiera controlar los gastos de una ‘manera efectiva. Por lo tanto tomamos la decisiin de buscar, un software que nos garantizara un acomparamiento efectivo durante los proximos aiios', explicé Piombi. Microsoft CASOS DE EXITOJu Microsoft Dynamics: @ Dynamics IT Solucion y Beneficios Microsoft Dynamics AX Tias analizar diferentes productos en el mercado, mediados de 2009 AngloGold Ashanti Colombia deci implementar el Microsoft Dynamics AX, con el acompafiamiento de Dynamics IT S.A, partner de Microsoft, especializado en ERP. Microsoft Dynamics AX es una aplicacién integrada de negocios optimizada, para empresas del segmento mediano y grande, que ayuda a la toma de decisiones de negocios por medio de informacién confiable. Funciona en un ambiente familiar de software Microsoft, como el sistema Office, y se integra facilmente a los sistemas que las compafiias tienen instalados. Mediante la automatizacién y la actualizacién en linea de los pprocesos financieros, de relaciones con el cliente y de la cadena de suministro, Microsoft Dynamics AX integra personas, procesos € informacién, incrementando la productividad y efectividad de los negocios. En AngloGold Ashanti se inicid el proceso de implementacion de Microsoft Dynamics AX el primer semestre de 2010. “Durante el proceso dispusimos de un equipo de profesionales y del acompariamiento de Dynamics IT, quienes optimizaron nuestros. procesos utilzando las mejores précticas del esténdar de Microsoft Dynamics AX y en tan solo tres (3) meses pusieron en ‘marcha la solucién’, indicé Piombi. La solucién consta de diferentes _médulos, entre ellos: la Funcionalidad Financiera (Contabilidad General, Presupuesto Financiero, Cuentas por Pagar, Activos Fijos, Gestién Bancaria, Legalizacién de Gastos, Flujos de Caja), Comercial y Logistica (Inventarios, Gestion de Compra), Workflow y Proyectos. “Cabe resaltar la flexibilidad de Microsoft Dynamics AX para adaptarse @ los requerimientos y necesidades de nuestro modelo de negocio. Ademds nos garantiza el cumplimiento de las exigencias SOX en cada uno de los Microsoft procesos’, y agregé Piombi: “al ser un producto nativo Microsoft, se integré fécimente con nuestra infraestructura tecnolégica. Por lo tanto nos permite utilizar las mismas quentas de usuarios, haciendo mds sencilla la administracion de fas mismas, ya que podemos centralizarla en el controlador de dominios’ ‘Antes de la implementacién de Microsoft Dynamics AX, las compras informales o las facturas que no surtian los, procesos establecidos eran frecuentes. Tras la implementacién de la solucién, los procesos informales se redujeron en un 90%. Es decir, en ese porcentaje se mejoraron los hechos cumplidos en la compatiia. La solucién garantiza que las diferentes etapas en los procesos exigidos por las auditorias se cumplan. “Todas las compras de productos para insumos de exploracién, de oficinas, contratos 0 cualquier otro tipo de gastos deben generarse @ través de una requisicion de compra, la cual pasa por los flujos de aprobacién (de acuerdo a los montos se jerarquiza) y recibir el visto bueno del coordinador, gerente o presidente. Una vez es ‘aprobada, el departamento de compra hace la gestién de compra y a través de otro flujo de aprobacion -dependiendo del monto- se genera la orden de compra para el proveedor. Con la entrega del producto se genera la factura y esta hace ‘match’ con la orden de compra e ingresan al sistema como un proceso 100% validado y cumpliendo las normas de auditoria’, explicé Piombi. El sistema ha contribuido en el cumplimiento de las exigencias demandadas por la casa matriz para esta etapa de negocios, como el mejoramiento de los procesos financieros, administrativos, —_logistica, abastecimiento, pagos y control presupuestario. ‘Asimismo se ha convertido en una herramienta importante para agilizar los procesos internos.Ma Nicos Dynamics @ Dynamics IT Otro factor trascendental para esta etapa de negacio es el control de los presupuestos, teniendo en cuenta que los montos de inversion se incrementaron de una manera exponencial. “El sisterna nos garantiza que cada centavo gastado, conté previamente con la aprobacién del nivel de jerarquia responsable". ‘Anteriormente los contratos no estaban sistematizados, por lo tanto su manejo y control era manual y dispendioso. "Hoy en dia el 95% de los contratos esté almacenado y controlado por el sistema. La solucién nos permite controlar los vencimientos y la documentacién, una gran ventaja competitiva’,afirmé Piombi Finalmente, Piombi concluye que la inversién en la solucién ya fue recuperada, pues “aunque no tenemos un valor o una ecuacién para cuantificaria, el hecho de tener un controt sobre las transacciones y los presupuestes, la trazabilidad y una auditoria acorde a las exigencias SOX, son ventajas para la compatiia de un gran valor. Los costos operativos quee teniamos con {a solucién anterior eran 200 veces superior a los costos de hoy con Microsoft Dynamics AX y nuestro consultor de la sotucién Dynamics IT, y eso que ahora tenemos un producto muy superior y de mayor calidad Dallyz Montenegro, Presidente de Dynamics IT concluye que “el éxito de nuestros proyectos se basa en tres factores importantes: 1. La utilizacién de las mejores practicas de procesos inmersas en el estindar de nuestro ERP Microsoft Dynamics AX, lo cual nos permite optimizar los procesos de nuestros clientes. 2. La utilizacién estricta de nuestra metodologia Sure Step, [a cual nos permite tener controlados nuestros proyectos y garantizar el cumplimiento de tiempos, alcance, calidad y costo de Jos mismos. 3. La transferencia real de nuestro conocimiento a nuestros clientes, lo cual les garantiza autonomia, minimizando los costos futuros de soporte técnico’4 z Microsoft Dynamics: - Dynamics IT Acerca de Microsoft © Microsoft Dynamics AX Es una solucién integral de administracién y gestion de negocios, més conocido como ERP (Enterprise Resource Planning), disefiada para la mediana y gran empresa, Provee funcionalidades de extremo a extremo especificas para las diferentes industrias, y es la soluci6n mas apropiada para simplificar los procesos de fabricacion, distribucion, retail cadena de suministro y en general las operaciones de empresas que poseen sedes en diferentes ciudades o paises Permite minimizar los costos de capacitacién y ayuda al personal a ser mas eficiente gracias a su trabajo en conjunto con aplicaciones familiares y reconocidas como Microsoft Office, Windows 7, SQL Server y SharePoint. OS se case de esl lene proposes formats Uncamenta Mlcosot ooece arnt exes npc det contenido, Toss marcy rombres de Miosot sen popeda ea. {Bs demas mares remeresmenonados son mrs egos oe us respecte ues.