138 Primera parte: Administracin y sistemas Debido al extenso uso de los diagramas de flujo ya toda clase de adaptaciones de éstos, se recomienda utilizar el diagrama de flujo tabular, ya que muestra los flujos de informacién de izquierda a derecha. Expresién literaria del procedimiento Se refiere a la narraci6n détallada del procedimiento, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen en el procedimiento. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos Estos documentos registran y transmiten, sin distorsiones, la informacién basica re- querida referente al funcionamiento de las unidades administrativas; ademds, facili- tan la actuaci6n de los elementos humanos que colaboran en la obtencién de los objetivos y el desarrollo de las funciones. Los manuales e instructivos de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracion arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditorfa, la evaluacion del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, ademas de otras ventajas adicionales. Conceptos E] “manual de procedimientos” es el documento que contiene la descripci6n de las actividades que deben seguirse en la realizacion de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o més de ellas. Incluye ademas los puestos o unidades admi- nistrativas que interyienen, precisando su responsabilidad y participaci6n. Suele con- tener informaci6n y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos nece: rios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades. Un instructivo de procedimientos es, fundamentalmente, la representaci6n gra- fica y la descripcién narrativa del conjunto de instrucciones especificas para realizar un determinado tipo de trabajo, asi como los formularios que intervienen en el procedimiento. El contenido del manual de procedimientos se conformara por la siguiente in- formaciér + Portada de identificacion * Indice del manual * Introduccion + Base legal’ * Guando la base legal de todos los procedimientos que conformen un manual sea idéntica, tinica- mente se le incluira como base legal de ese procedimiento especifico.Capitulo 7: Elaboracién de manuales de procedimientos 139 Objetivo del manual * Procedimientos procedimiento 1 aln Folio de identificacién indice Base legal? Objetivo del procedimiento Politicas y/o normas de operacion Descripci6n narrativa del procedimiento Diagrama de flujo del procedimiento Formularios y/o impresos Informaci6n general’ Glosario de términos Indice tematico La grafica siguiente muestra en forma objetiva el contenido de un manual de proce- dimientos. * Cuando la base legal de un determinado procedimiento sea diferente a In de los demas procedi- mientos que integran un manual, se le incluira como base legal de ese procedimiento especifico. ° En el caso de que exista informacion complementaria, no incluida en ninguno de los eapitulos anteriores del documento.4A0 Primera partesAdministracién 9 sistemas’? | © Contenido El contenido de los instructivos de procedimientos se, conformara por la siguiente informacion: Portada de identificacion Indice Introduccion 4 Base legal Objetivo del instructivo Politicas y/o normas de operacion Descripcién narrativa del procedimiento, Diagrama de flujo del procedimiento Formularios y/o impresos Informaci6n general* Glosario de términos indice tematico Trice tration Glosaro determines Informacion general Formula yo imprescs Diagrara de fj del prosedmiento| ‘Deserpsin naralva dl procesimien’o Pliteas yo rotmas de operacien ‘Dojatvo CainsecN Base al Tniosuentn irae Portada de Wontfeacin Proceso 'y normas de elaboracién del indice El indice es la relaci6n de los capitulos que constituyen la estructura del documento, raz6n por la cual su formulacién se efectuara de manera diferente en cada uno de Jos documentos sefialados en esta guia. En los manuales de procedimientos se formularé el indice de acuerdo con los siguientes lineamientos: “En el caso de-que exista informacién complementaria no ineluida en ninguno de los capitulos anteriores del documento.Capitulo 7: Elaboracién de manuales de-procedimientos 141 *.. Se'relacionaran los nombres de los capitulos que conforman el documento, de acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos, en el orden siguiente: indice del manual Introducci6n Base legal Objetivo del manual Procedimientos Glosario de términos Indice tematico * Los nombres de los capitulos se’escribiran con letra maytiscula compacta. * Enel extremo derecho de la hoja se anotard la pagina en que se inicia cada uno de los capitulos, de acuerdo con el-criterio de paginacién que se establece en esta misma guia en el capitulo “De la presentacion, autorizaci6n, distribucién y actualizaci6n del manual e instructivos de procedimientos”. A continuacién se anexa un ejemplo del indice de un manual de procedimientos. Ejemplo Logotipo de Manual de {a insttucién procedimientos atone Varner Namen tela CONTROL DEL PRESUPUESTO | Tas I indice del manual Pag. Introduccién: Base legal Objetivo del manual 13 Procedimiento para el registro de afectaciones presupuestarias, cancelaciones y emisiones de érdenes de pago I Procedimiento para el registro de compromisos, complementos y cancelaciones de pedidos M4 Procedimiento para el registro de compromisos, complementos y cancelaciones de contratos et Procedimiento para el tramite de documentos en el eercicio del Presupuesto wt Procedimiento para la distribucién de informacién presupuestaria mensual va Procedimiento para el ejercicio de capitulos presupuestarios Viet Glosario de términos 17 indice temético 55142 Primera parte: Administracion y sistemas En cada procedimiento que forma parte de un manual, el indice se elaborara de acuerdo con los siguientes lineamientos: * Serelacionarén los nombres de los capitulos, de acuerdo con el contenido de los procedimientos, en el orden siguiente: Indice Base legal® Objetivo del procedimiento Politicas y/o normas de operacion Descripci6n narrativa del procedimiento Diagrama de flujo del procedimiento Formullarios ¢/o impresos * Informacién general® * Se escribiran con letra maytiscula compacta los nombres de los capitulos que ‘conforman el procedimiento. * Enelextremo derecho de la hoja se anotaré la pagina en que se inicia cada uno de los capitulos, de acuerdo con el criterio de paginacién que se establece en esta misma guia en el capitulo “De la presentaci6n, autorizaci6n, distribucion y actualizacion del manual e instructivos de procedimientos”. ‘A continuacién se anexa un ejemplo del indice de un procedimiento. Ejemplo Logotipo de Manual de Control del la insttucién procedimientos presupuesto i : Ratornsa Registro de afectaciones se Ravana presupuestarias, cancelaciones y emisiones de érdenes de pago {ndice del manual Pag. Base legal 15 Objetivo del procedimiento 9 Politicas y normas de operacién 1413 Descripcién narrativa del procedimiento 17 Diagramas de flujo del procedimiento 121 Formularios e impresos 1-35 Informacién general 1-39 Se incluye en el caso de que la base legal del procedimiento sea diferente a la de los demas procedi- mientos que integran el manual de procedimientos. © En el caso de que exista informacién complementaria, no ineluida en ninguno de los capitulos anteriores del documento.Capitulo 7: Elaboracién de manuales de procedimientos 143 En os instructivos de procedimientos se formulara el indice de acuerdo con los siguientes lineamientos: Se relacionaran los nombres de los capitulos de acuerdo con el contenido de los instructivos de procedimientos, en el orden siguiente: Indice Introduccién Base legal Objetivo del instructivo Politicas y/o normas de operacion Descripci6n narrativa del procedimiento Diagrama de flujo del procedimiento Formularios ¢/o impresos Informacién general Glosario de términos indice tematico Se anotaran con letra maytiscula compacta los nombres de los capitulos que inte- gran el instructivo. En el extremo derecho de la hoja, se anotaré la pagina en que se inicia cada uno de los capitulos, de acuerdo con el criterio de paginacin que se establece en esta misma guia en el capitulo “De la presentaci6n, autorizaci6n, distribucion y actualizacién de! manual e instructivos de procedimientos". A continuaci6n se anexa un ejemplo del indice de un instructivo de procedi- mientos. Ejemplo Logotipo de eee Instructivos Procedimiento = Peters Registro de afectaciones = ana a presupuestarias, cancelaciones = = a Dia_| Nes | Ato y emisiones de drdenes de pago indice Pag. Introduecién 8 Base legal 9 Objetivo del instructive 13 Politicas y normas de operacién 7 Deseripcién nerrativa del procedimiento 25 Diagramas de flujo del procedimiento 31 Formularios e impresos 35 Informacion general 47 Glosario de términos 95 indice tematico 103,444 Primera parte: Administracion y sistemas Proceso'y normas de elaboracién de la introduccién Bl objeto de lajintroducci6n es explicar al lector del manual ¢ instructivo los antece- dentes, motivos y propésitos del documento, asi como su,contenido. Para tal efecto deberdn seguirse los siguientes lineamientos: © Laredaccién debera ser concisa, clara y comprensible. «Se haré la introduccion preferentemente en un maximo de tres cuartillas. © Deberd incluirse informacién acerca del ambito de su aplicacion y de quiénes son los destinatarios 0 usuarios del manual ¢ instructivos de procedimientos. * Conviene que la intreducci6n incluya un mensaje y la autorizacion de la mas alta autoridad del area en la que sé elaboré el manual e instructivo. Proceso y normas de elaboracion de la base legal ‘A fin de contar con la informacion correspondiente al marco juridico-administrati- vo dentro del cual se desarrollan los procedimientos, a continuacién se mencionan Jos lineamientos que se habran de contemplar en su elaboracion: ©. Sexelacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridico-adminis- trativos vigentes, que conformen la base legal del documento que se est elabo- rando, © La relacién de los ordenamientos juridico-administrativos habré de seguir un orden jerarquico descendente, segiin se muestra: Reglamentos Decretos Acuerdos Girculares y/u oficios Documentos normatiyo-administrativos’ peepee Bjemplo Correspondencia y archivo Logotipo de la institucion Reforencia Servicios de correspondencia de entrada y salida Vigercia [Namoro 62 pligina Dia [Mes | Aro 7 En cate rubro se incluiran los manuales administrativos,(de,organizaci6n, de procedimientos, u ‘otros, asi como Jas guias técnicas y los catélogos).