Capitulo 4: Introduccidn al estudio de lor sistemas administrativos 67 Unidades de control de gestion La modernizacién administrativa que se ha venido ejerciendo en todo el sector pi- blico, exige una mayor atenci6n en el desarrollo de las funciones de cada dependen- Gia; siendo necesario, contar con los instrumentos necesarios que permitan orientar y evaluar el desarrollo de los planes y programas de todas las dependencias guberna- mentales para facilitar la toma de decisiones. Ante esta necesidad, la programacion de actividades reviste una prioridad vital y se constituye en el elemento esencial de la estrategia para el desarrollo de las acciones de gobierno. Un ejemplo claro de un programa de trabajo para la gestién de una empresa y que forma parte de la planeacién institucional lo constituyen los Programas Ope- rativos Anuales (POA). Diversas disposiciones legales (Ley de planeaci6n) estable- cen como obligacién de las entidades del sector ptiblico la formulacién de sus pro- gramas anuales, as{ como la revision periédica de la situacién que guardan sus actividades, asi como los resultados obtenidos respecto a los objetivos y prioridades de su programa institucional. En mi opinion, es fundamental que cualquier profesional en las areas de admi- nistracién, organizaci6n y de sistemas, asi como de todo estudiante que incursiona en este campo, conozca los esquemas para definir un programa anual de trabajo en FIGURA 4.7 ‘COORDINAGION DE, SISTEMAS Estructura de DE INFORMACION organizacién propuesta de la gerencia. GERENCIA {UNIDAD DE SEGUIMIENTO] "Y CONTROL DE SEORETARIA PROYECTOS [Fer o> sno0 Soe Sf Hebi ole ag MDE are SECRETARIAAUXILAR — PROCEDIMIENTOS ueTODOS: MODERNIZAGION y DEL PROCESO SON ADMINISTRATIVO SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA6B Primera parte: Administracim y sistemas ‘GEBENOIA bENETODOS Y PROGEDIMIENTOS “SUBGERENGIA DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA JEFATURA DE DW. ‘DE NETY PROC. |AREAS SUSTANTIVAS| JEFATURADE ON. IDE ADMON. DE FORMAS IMPRESAS = Elaborary apes tanomathided para leredaccn, revision y autorzncn de toe manvsies do prosedmients y 31 poster vatdacen. — Ehtoraroepreeciorio qv eau fen yo sohetan tas iaas sustanivas bola natuc. — Recactar, os manvale, nsttvos ‘atlogos gules, rolamentos y dems poyos neceseros para dugar, 1% oleate mpi ls métodos 1 Codimionos de Ins reas susantivas (oe ao requeran. _— Eiaborar los procedimienios que ase ‘uenia smpfeacin yrmodemizacion Soles actdadossustantvascelains- ‘uo, — Reoyar a la geroncia de informatica para que lot sistemas automatizados uenten eon lo procodimientos Que Gesertan as operaciones manvales = Paricipar on untas de abaie con as ‘rons usuaras para fsa el vance nla aviomatizacién de fs procede menos Yo solcten las areas acjtves doa mst Bon — React los manuals, instuctvos,calsl- ‘bes ous, regemonto y demas apoyos ne eearos para documertar dpa, formal Smplesctn y masemzacen das athv= ‘des 60 apoyo da la sti. _— Aooyara a grancia de fori pare que {Seestemae autorzadoscveron on bs pro- ‘cecmlenoe que descrban is operaciones mranvales — Partogaren juntas de trabajo epn as reas Gsuarias para revisar el avance of la staneeacen Geos oceanic ot — var elcontot ce as tomas inprosas dele Irsltuson, medanta ia aslgnacin do caves. = raza el toe les formas impresas on ‘Cemanvsles de prosadmioros pra sv e- ‘cusclén aos sistoras avomalizacos — sear as formas mpresas uilradas 20 Instn _= Mander os requenimiantos en as reas doa {psttolon en rolrona asus necescades ‘Se ormas mpresas. — Otorpar el Vo. Bo aos csetos Ge formas in prosasproseradas por los prveesores. — Braye en a desaroto de programa de abas- fecimioto da formas impresas. _— Mantoner permanertemente actuatzado eer esas mediante yoctos. — Mantener constant comunicacén con ol65- ponseble de simacéa, con al bjto de cone Eoria vigencs do los formatos yo stock FIGURA 4.8 Estructura de organizacion funcional de la subgerencia de el que se precisen las acciones prioritarias, tener un marco de referencia y una guia para precisar las responsabilidades (accio- nes) que se definan para cada una de las areas de I: las metas a cubrir, etc. y con ello pueda la empresa pitblica o privada. métodos y procedimientos El programa operativo anual 1995 que como responsable de la planeacion de Acropuertos y Servicios Auxiliares, desarrolle e instrumente con resultaclos suma- mente satisfactorios, lo incluyo en este capitulo con Ia salvedad de que las cifras en su mayorfa son diferentes a la realidad que actualmente tiene ese organismo. Antecedentes Laextinta SPP diseié e integré el sistema de control de gestién como resultado del programa de modernizaci6n administrativa y sustentado en el marco legal de la Ley orginica de la administracién piiblica de 1983. En raz6n de estos ordenamientos, se diseni6 el sistema de control de gestion, con tuna concepcidn de un sistema de informacién en el que se persigue incrementar enCapitulo 4 Introduccin al estado de los sistemas administrativos 69 FUNCIONES + EVITAR LA DEGRADACION DE LA ORGANIZACION Y peray SISTEMAS DETRABAJOS IMPLANTADOS, ‘+ CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, ESTABLECIDOS: + ESTABLECERY VIGILAR LA OPERACION DE SISTEMAS DE CONTROL TENDIENTES A EVITAR EXCESOS EN RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES. + CAPTAR LAS ANOMALIAS QUE SE PRESENTEN EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA (SECRETARIA DE ESTADO) FIGURA 4.9 OBJETIVO SOLUCION A SITUACIONES: DE COYUNTURA, FUNCION ~ ADECUAR LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES. ALAS VARIACIONES ‘TEMPORALES DE VOLUMEN O NATURALEZA DE LAS ACTIVIDADES: FIGURA 4.1070 Primera parte: Administracion y sistemas OBJETIVO = AUMENTO DE LA PRODUGTIVIDAD FIGURA 4.11 OBJETIVO ‘» MEJOR COORDINAGION DE LAS ENTIDA- DES CORRESPONDIENTES AL SECTOR DE LAINSTITUCION, PARAEL CUMPLIMIENTO DELA POLITICA. FIGURA 4.12 oe FUNCIONES: + IMPLANTAR SISTEMAS PARA LA RE- DUCCION DE COSTOS EN MATERIA- LES, EQUIPOS E INSTALACIONES EN LA EMPRESA PUBLICA Y PRIVADA. PROMOVER LA SIMPLIFICACION AD- MINISTRATIVA Y ATENDER LAS DE- MANDAS DE ASISTENCIATECNICADE 'SOLUCION INMEDIATA. SIMPLIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO Y SUPRIMIR AQUELLOS QUE RESULTEN INNECESARIOS. + DIFUNDIR ENTRE EL PERSONAL LA APLICACION DE TECNICAS PARA EL MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO E IMPLANTAR SISTEMAS DE MOTIVA- ION. SS SS FUNCIONES + COADYUVAR EN LAPROGRAMACION, EJE- CUCION Y EVALUACION DE LAS ACCIONES DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR. + APOYARALAS ENTIDADES PERTENECIEN- ‘TES AL SECTOR DE LA DEPENDENCIA (SE- CRETARIA) EN LA DETERMINACION DE MEDIDAS DE ORGANIZACION Y DE MECA- NISMOS DE COORDINACION E INTEGRA- GION. COORDINAR EL ESTUDIO E IMPLANTA- CION DE MEDIDAS DE SIMPLIFICACION AD- MINISTRATIVA QUE AFECTENADOS 0 MAS INSTITUCIONES DEL SECTOR.Capitulo 4 Introduccin al estudio de los sistemas administrativos 71 pocos indicadores los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de los objetivos y las metas establecidas en el programa de trabajo de la dependencia (or- ganismo public) ; asi como evaluar la eficacia y eficiencia de las acciones y detectar ‘oportunamente los problemas y errores que pudieran presentarse, a fin de adoptar medidas correctivas pertinentes. Al final del capitulo se presenta un esquema de planeacién de actividades a desa- rrollar durante un aio. El programa operativo anual instrumentado por el autor de esta obra, para Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA); presenta de manera objeti- vay con algunos datos hipotéticos las acciones a desarrollar en cada una de las areas de responsabilidad que integran la estructura organica de la instituci6n. Como puede observarse en el esquema de acciones; se consignan, los proyec- tos més relevantes que habrin de ejecutarse, y aqui es donde es necesario vincular Jos sistemas de control de gestion, para asegurar la consecuci6n de cada accién rele- vante. El sistema de control de gestién se concibe no s6lo como el conjunto de tareas orientadas a vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas y a controlar el avance de los programas y actividades, sino que intenta convertirlo en un instrumento de control y evaluaci6n, tanto para las éreas responsables como para aquellas encarga- das del control de gestién. UNIDAD DE CONTROL DE GESTION Objetivo + Concentrar los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de las me- tas establecidas y de los objetivos fijados en el programa de trabajo. Funciones * Llevar a cabo el seguimiento de los proyectos que realizan las 4reas que confor- man una direcci6n, una subdirecci6n, gerencia, etc. Proporcionar la informacién necesaria para la toma de decisiones. Fortalecer los mecanismos de comunicacién y coordinaci6n entre las diferentes areas. ‘* Detectar oportunamente los problemas y desviaciones, a fin de que se adopten las medidas correctivas pertinentes. ‘+ Mantener actualizados los estandares de documentaci6n y proporcionar el apo- yo organizacional. ‘+ Agilizar el desahogo de asuntos en forma efectiva. Ubicacién Las figuras 4.13 y 4.14 identifican la ubicaci6n de una unidad de control de gestién en laestructura orgdnica de una Secretaria de Estado, a nivel staff con cardcter nor- mativo responsable de la conduccién de la politica y de las relaciones de coordina-72 Primera parte: Administracin y sistemas FIGURA 4.13 Esquema de Normatividad y Coordinacién del Sistema de Control de Gestién, cién con las demés unidades adscritas a las subsecretarias y las operativas que se ubican en las Direcciones Generales. La figura 4.15, muestra con objetividad los principales aspectos que comprende y las figuras 4.16 y 4.17 refieren las funciones en forma esquematica y los flujos de informaci6n que deben existir entre las areas operativas y la unidad de control de gestion. SECRETARIA TITULAR, UNIDAD DE ‘CONTROL DE GESTION a [SUBSECRETARIA] ' ° EQUIVALENTE hr [COORDINACION] DE CONTROL DE GESTION DIRECCION DIRECCION GENERAL a GENERAL ‘OFIGINA ‘OFIGINA CONTROL CONTROL DE GESTION DE GESTION| LINEA DE NORMATIVIDAD Y COORDINACIONCapitulo 4: Introduccién al estudio de los sistemas administrativos 73 ' ! 62 | UNIDAD DE ' mw CONTROL : oe DE GESTION DE ' Soe ROT | ASECRETARIA 1 (OO ere 1 SO “oh none 3 fl ' << yn oD ! ero (COORDINACION ' Je De CONTROL 1 so |_DE GESTION. ! << UAEL progRAMAde TRAP | suasECRETARIA i, TENTREGAY EVAL O EQUIVALENTE + 5 ST vi IGILA LA REALIZACION DEL PROGRAMA cfr) = : DE TRABAJO | DE CONTROL DE : SuRCo TECTA DEsy, GESTION DE A A ACriv, (ACIONES. DIRECCION ' Aes 30 GENERAL FIGURA414 + PRo¢ Esquemade ! Pea MA Og Normatividad | A ay, PABA AREAS QUE yCoordinacién ' Woes, ‘CONFORMAN del Sistema de LADIRECCION Control de : GENERAL Gestién. 1 ¥ \ ' FIGURA 4.15 EI Sistema de Control de Gestion contempla y aspectos basicos. PARTICIPATIVO INTEGRAL DINAMICO TOTAL FLEXIBLE IMPLICA LA ABARCA DES- INTEGRA UN CUBRE TODOS CADA UNA DE PARTICIPA. DE LA FORMU- FLUJO DE LOS PROGRA- LAS AREAS DE CION ACTIVA LAGION DEL, INFORMACION NAS DELA LASECRETA- DE LOS RES- PROGRAMA DE. QUE SEAC- SECRETARIA, RIAEN BASE A PONSABLES TRABAJO DE TUALIZA PER- TANTO LOS LA DIFERENTE DELA EJECU- » LASECRETA. » MANENTEMENTE PRIORITARIOS NATURALEZA Y CION DEL RIA HASTA LA Y QUE SE COMO LOS NO RELEVANCIA PROGRAMA EVALUACION FETROALIMENTA PRIORITARIOS DE LOS PRO- DEL TRABAJO. ANUAL DEL. EN TODAS Y LATOTALE DUCTOS QUE DESARROLLO SUS AREAS DAD DELOS ELABORA, DEL MISMO. PRODUCTOS DETERMINA QUE DE ELLOS MODALIDA- RESULTAN. DES. RETROALIMENTACION7A Primera parte: Administracién y sistemas ‘SEGUIMIENTO Y CONTROL PROGRAMA DE TRABAJO —INTEGRACION — SEGUIMIENTO —EVALUACION —ACTUALIZACION ‘AUDITORIA DE SISTEMAS, APOYO ORGANIZACIONAL — REVISAY EVALUA, — MANUALES ADMINISTRATIVOS- LOS SISTEMAS INFORMATICOS nal A EN DESARROLLO Y OPERACION Soe DOCUMENTACION FIGURA 4.16 —APOYA AL SEGUIMIENTO ‘ Y CONTROL Funciones de la oficina de Gontrol_- — SUGERIR MEDIDAS PREVENTIVAS de Gestién. Y/0 CORRECTIVAS CONTROL DIRECCION | AES | > DE GESTION | > GENERAL ELABORAN Y Aneeilan VERIFICn Tom AVANCES DE , ADE (os pape CONTROLA DECISIONES FIGURA 4.17 DESARROLLADOS: ERORM: Flujo de informacién de proyectos.