seonerania De BOGOT/\ | cosicrno CIRCULAR No. 002 DE 2021 (400) 22 ENE 2021 Bogota D.C. 22 de Enero de 2021 PARA: SUBSECRETARIOS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA DE: ANA MARIA ARISTIZABAL OSORIO SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL TATIANA PINEROS LAVERDE DIRECTORA FINANCIERA ASUNTO: RADICACION DE CUENTAS PARA PAGO EN LA VIGENCIA 2021 Estimados Directivos, Con el propésito de atender en forma opostuna Ja programaciGn de los pagos para Ia vigencia 2021, y de acuerdo con las instrucciones de la Direccién Distrital de Tesoreria de la Secretaria Distrital de Hacienda, mediante CIRCULAR DDT - 6 del 22 de diciembre de 2020; nos permitimos compartir el ‘cronogeama para trimite de cuentas de cobro durante la vigencia 2021, con el fin de precisar algunos aspectos frente a este procedimiento: 1. Revisiones Periddicas: ‘Teniendo en cuenta que cada area es responsable de cfectuar la progeamacién, reprogramacién, seguimiento, y ejecucion del PAC, invitamos a las dependencias a establecer los mecanismos necesarios para garantizar que la informacién sea oportuna y se dé cumplimiento a los compromisos de pago selacionados en la progtamacién de cada periodo. La Direccién Financiera consolidara la informacién de la programacién de PAC realizada por las areas. Porlo anterior, previo a la radicacién, toda cuenta de cobro, sin excepcién alguna, debe ‘contar con la programacién de PAC por parte del Area responsable, de lo contrario sera deyuelta y no se podea tramitar el pago correspondiente, 2, Los Gerentes de Proyecto deben realizar una eficiente gestin pata la validacién y seguimiento de la informacién relacionada con el Tercero (entidad financiera, cuenta bancaria, tipo de cuenta, direccidn, correo clectronico. Etc.), con el fin de evitar rechazos y demoras en el ‘cumplimiento de las obligaciones contractuales. Eatici Lievano Cale 11 No, 8-17 1 GDI- GD Foa3 Gedigo Postal 111711 cet a a ‘ei 3967000 - 3820860 Viera de enero de 2020 Informacion Lines 195 ‘AeADIAMAOR ‘won. gobsemobogota.gov.co ‘or soaoin ue,J ‘SECRETARIA DE BOGOT/\ | cosieRNo 3. Fechas limite para la radicacién de cuentas para pago: Con el fin de optimizar el proceso de pagos, se han definido los siguientes plazos para la radicacién de cuentas de cobro durante la vigencia 2021: PADICACION DECUENTAS VIGENCIA ORT Es importante tener en cuenta que el horatio para radicar cuentas de manera virtual (a través de correo electrénico) sera de lunes a viernes de 7:00 am a 3:00 p.m., hasta la fecha limite que indica el cuadro. Las cuentas que no sean radicadas en estas fechas y horarios serén recibidas en la Direccién Financiera el siguiente mes. 4. La Direccién Financiera recibies las solicitudes de pago enviadas al correo: cuentasporcobrar@ gota gov.ci 5, Pata el caso de proveedores se debera presentar la documentacién cottespondiente para el trimite del pago dentzo del mes siguiente a la prestacién del servicio. 6. Las solicitudes que no retinan los requisitos exigidos setin devueltas al correo clectrénico del pervisor de la dependencia solicitante, para que sean subsanadas las observaciones correspondientes. 7. Eis de aclatar que la no zadicacién dentro de los tiempos establecidos, o si en un mes se radican para pago dos (2) 0 mas cuentas, el valor de la retenci6n se incrementari por acumulacién de ingtesos, de acuerdo con el art 387 del Estatuto Tributatio. 8. El trimite para el pago a proveedores, contratistas, u otros pagos, lo debe hacer el Area responsable de la supervisién y s6lo el supervisor del contrato estari autorizado para radicar las cuentas de cobro con los documentos soporte, estos tiltimos en caso de que se requieran. 9. Las personas que ejercen la supervision y la progtamacién del PAC son los dnicos autotizados para firmar la “Certificado de cumplimiento (emitido por SIPSF)”. ‘Antes de iniciar los procesos de trimite, liquidacién y envio de las solicitudes de pago a la Secretaria Distrital de Hacienda, la Secretaria Distrtal de Gobierno consolidara una base de datos interna, para Jo cual cada contratista deberd remitir. a la Direccién Financiera al correo: Edificio Ligvano Calle 11 No. 8-17 ‘cede: GD1-GPO- F003 Codigo Postal: 111711 Verso Tet. 3387000 - 3820860 igen 18 eenero de 2020, Informacion Linea 195 ‘ye. goblernabogota.gov.cosconetania De a BOGOT/\ | cosieRNo 3.0 Mm sco, consignando en a casilla Asumto; Contrato(s) de Prestaciin de seniios No. XXXX, en archivo PDF individual nombrado segiin corresponda los siguientes documentos: A. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS © Certifieado de afiliacién a EPS. Certificado de afiliacin a Administradora de Fondos de Pensiones Cettificado de afiliacién a Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Resolucién facturaci6n debidamente actualizada (si aplica). Copia del Acta de Inicio Bjecucién de Conteatos (SIPSE). Copia det RIT Copia del RUT © Certifcacién bancaria, donde se especifique el banco, titular de la cuenta, tipo y niimero de cuenta © Copia de la cédula de ciudadania © Certificacién de calidad tributaria junto con la documentacién soporte que disminuye la base de retencidn en la fuente, si aplica (aporte a cuentas AFC, aportes voluntarios a pensién, cettificacién de pago de intereses de vivienda, pago de medicina prepagada y/o formato de dependientes y soportes cespectivos). Las certificaciones de intereses por vivienda y medicina prepagada, deben correspondet al pago por el aio inmediatamente anterior, es decir, 2020. B, CONTRATOS PROVEEDORES © Resolucién de facturacién debidamente actualizada (Si aplica). ‘© Copia del Acta de Inicio Bjecueién de Contratos (SIPSE). Contratos ((inieamente en Jos casos «que se diera lugar). © Copia del RIT © Copia del RUT © Cestificacidn bancaria, donde se especifique el banco, titular de la cuenta, tipo y miimero de cuenta © Copia de la minuta del contrat. «Copia de ta cédula de ciudadania del Representante legal © Copia del acuerdo consorcial © Cettificado de RL - Camara de comercio Edticio Libvano Cale tthe 8-17 690.601. oF =F Geeigo Postal 111714 se en Ot “er 3967000 - 3820660 aera tBae or 2029 Iivomectn Linea 199, canner vw gobiernobogcta gov.co ‘sencoore oca \SEORETARIA DE BOGOT/\ | cosierno Para lograr la consteuccién de esta base de datos, es de gran importancia que los supervisores garanticen que todos los contratistas y proveedores remiticin la documentacién correspondiente antes de la radicacién de la primera cuenta de cobro. Por otro lado, es importante reiterar que la responsabilidad oportuna de los pagos recae cn el supervisor, en la medida en que desde su ejercicio de conteol debera garantizar el cumplimiento del cconograma establecido anteriormente para los pagos, incluyendo aquellos que comprometen recursos de la siguiente vigencia, de reservas, y de pasivos cxigibles, garantizando de esta forma el fancionamiento de la entidad, el pago de los compromisos adquisidos por parte de la Secretaria Distrital de Gobierno, y la disponibilidad de la totalidad de los recursos asignados 2 la entidad para las préximas, vvigencias. Es importante tener en cuenta que normativamente el cumplimiento insatisfactorio de esta, labor puede predicar falta de responsabilidad de tipo civil, penal, fiscal o disciplinaria Por iiltimo, la Digeccién Financiera y todo su equipo de trabajo se encuentra comprometido y dispuesto con cada una de las reas para tramitar los pagos correspondientes en los tiempos establecidos, por lo cual, invito a todas las areas de la Secretaria a planificar adecuadamente este trémite con el cronograma propuesto, esto permitira dar cumplimiento a los lineamientos de la Secretaria Distrital de Hacienda y optimizacé la labor de los colaboradores involucrados en este ejercicio. dial salar ) 22 ENE 2021 7 ‘A ROS|LA VERDE, ANA A. ABAL OSORIO Directora Financiera Subsecretfria Je Gestion Institucional ice Lisvane Cale 11No. 8-17 (case aD re Cédigo Postal 111711 ‘erste ‘Fe, 3987000 - 2620650 gona 8 ene de 2020 Informactén Lines 195, epee wae wor gobiorabogota gov.co oesocou se