SECTION 4: Depreciation 

Module 4.1: Depreciation

Title D
​ epreciation 
 
Timeline W
​ eek 4 | September 14-18, 2020 
 
Objectives​ Understand the different methods of computing depreciation. 
 
Tools​ Notebook, Pen, and Dictionary 

Before  you  can  move  forward  to  your  last  activity  before  your  first  milestone,  you 
first  need  to  know  the  different  methods  of  computing  depreciation  and  how  to 
journalize transactions involving it. 
 
1. Read the attached WIKI titled Depreciation. 
 
2. List down the word that is not familiar to you. Look at their definitions in a 
dictionary or synonyms in a thesaurus. 
 
3. To check if you understand what you have read, your learning facilitator will 
ask you questions about this WIKI before you start with your activity. 
 
You are encouraged to create an outline of this WIKI on your notebook. 

DEPRECIATION 
 
 
What is depreciation? 
 
A  lot  of  people buy second-hand cellphones and gadgets. The reason for this 
is  that  secondhand  items  are  less  expensive  than  those  that  are  brand  new.  This  is 
because  these  items  have  already  been  used.  When  items  are  used,  they  become 
worn.  As  such,  they  might  now  function  as  well  as  when  they  were  brand  new. 
Other  items  will  also  have  a  lower  value  than  other goods because certain items 
will  have  a  definite  lifespan.  An  example  of  this  is  food.  Food  should  usually  have 
an expiration date where they would no longer be safe to eat. That’s why food that is 
closer  to  its  “best  before”  date  is  sold  at  a lower price than those that are fresh. ​This 
decrease in value is called Depreciation. 
 

Accounting Management 2 Module | 51

 SECTION 4: Depreciation 
Module 4.1: Depreciation
 
Why do I need to learn about depreciation? 
 
In  business,  it  is  important  to  know  the  total  value  of  your  business  at  any 
given  time. In order to accurately represent this, you must be able to calculate by 
how  much  the  value  of  an  asset  decreases  over  time.  ​This  change  in  the  value  of 
the  assets  should  also  be  recorded  in  the  company’s  financial  statements. 
Businesses  use  this  value  when  it  is  time  for  them  to  sell  their  existing  assets  in 
order to acquire new ones. 
 
 
What does depreciation look like? 
 
Depreciation,  when  entered  in  Accounting  journals,  isn’t  difficult,  it’s  labeled 
as ​Depreciation Expense​. This expense will be against ​Accumulated Depreciation - 
Item being depreciated​. Accumulated Depreciation is a contra asset account. 

 
 
How do I calculate and create a journal entry for depreciation? 
 
1. Determine the method your company uses in calculating Depreciation. 
 
There  are  3  ways  of  calculating  Depreciation. The method used in calculating 
Depreciation  will  vary  from  company  to  company.  The  company  that  you  are 
creating  Journals  or  Financial  Statements  for  would  have  already  indicated  what 
method  they  use  in  order  to  account  for  depreciation.  ​These  methods  are  Straight 
Line  Method,  Units  of  Production  Method,  Sum  of  the  Years  Method,  and  Declining 
Balance Method. 
 
2. Determine the Useful Life of the asset. 
 
Useful  Life  is  the  amount  of  time  that  an asset is considered to still be useful 
to  a  company.  It  is  similar  to  the  expiration  date  or  before  date  on  food.  This  is 
usually  an  estimate  of  how  much  time  it  will  take  for  an  asset  to  be  fully  used  up. 
The  standard  estimate  for  this  can  be  found  on  the  Commission  on  Audit  website. 
View  the  Useful  Life  document  from  the  COA  website  for  more  information.  Since 
the  use  of  an  asset  is  non-constant  across  various  companies,  this  is  usually 
adjusted  by  the  organizations  in  order  to  account  for  the  frequency  of  usage  of  an 

Accounting Management 2 Module | 52

 SECTION 4: Depreciation 
Module 4.1: Depreciation
asset. 
 
3. Determine the Salvage Value of the asset. 
 
Salvage  Value  is  how  much  the  value  of  an  asset  is  after  its  Useful  Life. 
Salvage  Value  can  also  be  sometimes  referred  to  as  Residual  Value.  This  amount 
can  usually  vary  from  manufacturer  to  manufacturer.  A  good  rule of thumb to use if 
the  Salvage  Value  is  not  indicated  is  to  use  10%  of  the  cost  as  the  Salvage  Value. 
This  is  based  on  the  circular number 2004-003 from the Commission on Audit (COA) 
dated October 4, 2004. 
 
4. Calculate the amount of Depreciation. 
 
The  actual  calculation  of the Depreciation amount can vary depending on the 
method used by the company. 
 
➢ Straight Line Method 
 
The  Straight  Line  Method  is  one  of  the  most common ways used to calculate 
Depreciation.  ​The  way  it  is calculated is by subtracting Salvage Value from the Cost of 
the asset. After getting the difference, divide that amount by the Useful Life of the asset. 
The amount that you will get is how much the asset depreciates each period. 
In formula it would look like this: 

 
 
For  example,  you  have  equipment  that  initially  costs  P10,000  and  it  has  a 
Salvage  Value  of  P1,000.  The  equipment  also  has  a  Useful Life of 10 years. The way 
that you would calculate it would be: 
 
10,000 - 1,000 = 9,000. 
9,000 / 10 = 900. 
 
This means that the equipment will depreciate by 900 every year. 
 
If  you  would  need  to  calculate  the  depreciation  amount  in  terms  of  months, 
you  would  only  need  to  convert  the  Useful  Life  into  months.  In this case, 10 years is 
120  months.  You  could  also  divide  P900,  which  is  the  depreciation  amount  for  a 
year, by 12 in order to get the depreciation per month. 
 
➢ Units of Production Method 
 
The  Units  of  Production  Method  is  similar  to  the  Straight  Line  Method  but 
instead  of  Useful  Life  in  years,  this  will  be  either  the  estimated  number  of  units  or 

Accounting Management 2 Module | 53

 SECTION 4: Depreciation 
Module 4.1: Depreciation
number  of  hours.  ​It  is  calculated  in  almost  exactly  the  same  way  as  the  Straight 
Line  Method,  the  only  difference  is  Useful  Life  is  replaced  by  Production 
Hours/Production Units. 
 
The equation for it would look like this: 
 

 
 
Using  the  same  example  as  the  Straight  Line  Method,  if  the  asset  is 
estimated  to  produce  9,000  units,  Cost  -  Salvage  Value  =  9,000.  We  would  then 
divide that by the estimated number of units: 9,000 / 9,000 = 1. 
 
The  asset  would  then  depreciate  by  P1  per  unit  produced.  The  company 
would  then  have  to  keep  track  of  the  number  of  units  produced  for  that  year.  If  at 
the  end  of  the  year,  the  company is able to produce 1,000 units, it would depreciate 
by  P1,000.  ​What  you  should  watch  out  for  is  that  the  value  of  the  asset  cannot  go 
below its Salvage Value. 
 
 
 
➢ Declining Balance Method 
 
The  Declining  Balance  Method  is  also  known  as  the  Double  Declining 
Balance  Method.  ​In  the  Declining  Balance  Method,  it  is  not  the  amount  that  is 
constant,  it  is  the  rate  of  Depreciation​.  ​
This method of computing for Depreciation is 
used  when  an  asset  is  more  useful  to  the  company  at  the  beginning  of  its  Useful 
Life. 
 
The  way  that  it  is  calculated  is  by  first  calculating  the Depreciation Rate if it 
is  not  indicated.  This  is  done  by  dividing  100%  by  the  asset’s  Useful  Life.  After 
calculating  the  Depreciation  Rate,  you  would  then  need  to  look  at  the  Book  Value 
(the  current  value  of  the  asset  based  on  your  ledger)  and  multiply  that  with  the 
twice the Depreciation Rate. 
 
With  this  method,  however, you would need to make sure that the asset does 
not  depreciate  below  its  Salvage  Value.  Another  thing  to  keep  in  mind is that ​at the 
end of its Useful Life, the asset’s value should equal its Salvage Value. 
 
 
 
In a formula, it would look like this: 
 

Accounting Management 2 Module | 54

 SECTION 4: Depreciation 
Module 4.1: Depreciation

 
 
Unless otherwise indicated, the rate of depreciation will use the formula listed 
below: 

 
 
Using the same example as the Straight Line Method, 100% / 10 years is 
equal to 10%. 10% would be our Depreciation Rate. 
 
In  the  first  year,  you  would  multiply  ₱ ​ 1​ 0,000  x 2 x 10%. This would be equal to 
₱​2,000.  Once  you  deduct  the ₱ ​ ​2,000 from ₱ ​ 1​ 0,000, that would be the book value for 
year 2 and so on. 
 
In the last year, if you multiplied ₱ ​ ​1,342.18 x 2 x 10%, that would be equal to 
₱​268.44. ​Since that amount would not bring the asset’s book value to equal the 
salvage value, we use the amount that will make it equal the Salvage Value. So for 
year 10, we used ₱ ​ ​1,342.18 - ₱
​ ​1,000 = ​₱​342.18. 
 
 
Year  Book Value  Depreciation Amount 

1  10,000.00  2,000.00 

2  8,000.00  1,600.00 

3  6,400.00  1,280.00 

4  5,120.00  1,024.00 

5  4,096.00  819.20 

6  3,276.80  655.36 

7  2,621.44  524.29 

8  2,097.15  419.43 

9  1,677.72  335.54 

10  1342.18  342.18 

 
➢ Sum of the Years Method 
 
The Sum of the Years Method is similar to the Declining Balance Method in 

Accounting Management 2 Module | 55

 SECTION 4: Depreciation 
Module 4.1: Depreciation
that it will have a larger amount at the beginning of an asset’s Useful Life rather 
than at the end. 
 
The way it is calculated is by deducting the Salvage Value from the Cost of 
the asset first. You would multiply this with the number of years left in its Useful Life. 
Then you would divide this by the total of the number of years. (Ex. 3 years = 1 + 2 +3 
= 6) 
 
In an equation form it would look like this: 

 
Using the same example above, ​₱1​ 0,000 - ₱
​ 1​ ,000 = ₱
​ ​9,000. 
 
In the first year, you have 10 years left. That would be ​₱9 ​ ,000 x 10 = ₱
​ 9
​ 0,000. 
Then you would divide that by the sum of the years which would be: 10 + 9 + 8 + 7 + 6 
+ 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 55, ​₱9
​ ,000 / 55 = ​₱​1,636.36. In the next year, instead of multiplying it 
to 10, it would be 9 and so on. 

Year  Years Left  Depreciation  Book Value 

Amount 

1  10  1,636.36  8,363.64 

2  9  1,472.73  6,890.91 

3  8  1,309.09  5,581.82 

4  7  1,145.45  4,436.37 

5  6  981.82  3,454.55 

6  5  818.18  2,636.37 

7  4  654.55  1,981.82 

8  3  490.91  1,490.91 

9  2  327.27  1,163.64 

10  1  163.64  1,000 

Sum = 55       
5. Create the Journal Entry. 
 
Remember  that  when  an  asset  gets  used  up,  it  begins  to  lose  its  value.  It 

Accounting Management 2 Module | 56

 SECTION 4: Depreciation 
Module 4.1: Depreciation
loses  its  value  because  it  is  no  longer  as  productive  as  it  once  was  when  it  was 
new.  ​Since  it  is  no  longer  as  valuable  as  its  original cost, part of that original cost 
is  now  an  expense,  ​Depreciation  Expense​.  The  journal  entry  would  follow  this 
format: 

Debit: Depreciation Expense 

Credit: Accumulated Depreciation - (Item to be Depreciated) 
 
CITED SOURCES 
 
Averkamp, Harold. "Depreciation." A
​ ccounting Coach​
. N.p., n.d. Web. 29 Nov. 
2016. <http://www.accountingcoach.com/depreciation/explanation>. 
 
"Useful Life Definition - AccountingTools." ​Definition - AccountingTools​
. N.p., 
n.d. Web. 01 Dec. 2016. 
 
Root. "Salvage Value." ​Investopedia​
. N.p., 09 Jan. 2015. Web. 02 Dec. 2016. 
<​http://www.investopedia.com/terms/s/salvagevalue.asp​>. 
 
"Reducing Balance Depreciation Method." ​Declining Balance Depreciation 
Method - Explanation and Example​ . N.p., n.d. Web. 02 Dec. 2016. 
<​http://accounting-simplified.com/financial/fixed-assets/depreciation-met
hods/declining-balance.html​>. 
 
Crosson, Susan. "FA 9 3 Straight Line Depreciation." Y
​ ouTube​
. YouTube, 19 
Feb. 2008. Web. 04 Dec. 2016. 
 
Crosson, Susan. "FA 9 4 Units of Production Depreciation." ​YouTube​
. YouTube, 
19 Feb. 2008. Web. 04 Dec. 2016. 
<​https://www.youtube.com/watch?v=yg5CULLqtPg​>. 
 
Crosson, Susan. "FA 9 5 Declining Balance Depreciation." Y
​ ouTube​
. YouTube, 
19 Feb. 2008. Web. 04 Dec. 2016. 
<​https://www.youtube.com/watch?v=W24_dVanprY​>. 
 
Education Unlocked. "Sum of the Years' Digits Depreciation." ​YouTube​
. 
YouTube, 29 Aug. 2014. Web. 04 Dec. 2016. 
<https://www.youtube.com/watch?v=UeDW3Fd6BKk>. 

Accounting Management 2 Module | 57