You are on page 1of 10

YAYASAN AKRAB PEKANBARU

Jurnal AKRAB JUARA


Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

PENERAPAN AGILE METHODE BERPOLA SCRUM DALAM SISTEM


INFORMASI PENGAJUAN CUTI KERJA BERBASIS WEB

--------------------------------------------------------------------------------------------------
Ita Dewi Sintawati, Indah Puspitorini
Universitas Bina Sarana Informatika
(Naskah diterima: 1 Maret 2021, disetujui: 30 April 2021)

Abstract
The system for applying for work leave for employees applies to all agencies, both government
agencies and private agencies. Some of the leave that can be taken by an employee include:
annual leave, large leave, sick leave, maternity leave, and leave with important reasons. Leave is
the right of an employee who works for a certain institution with certain conditions, with no
entry or leave from work. However, not all agencies facilitate the online leave application
system, but they must come directly with a leave application letter to the agency where the
employee works. There are many obstacles that will be encountered with the use of the
conventional system for applying for this leave. Among other things: it takes time and has to
come in person, a manual filing system, causing a pile of archives and possibly losing archives,
lengthy leave filing procedures, and so on. For this reason, the authors provide a solution for
this leave application, a web-based information system should be made, so that the problem of
applying for leave can be overcome effectively and efficiently. The method used in making the
information system for leave submissions is the agile method, by taking one of the patterns in
agile, namely scrum. It is hoped that with this system, problems regarding filing employee leave
can be resolved quickly and precisely.
Keywords: information systems, off work, agile, scrum

Abstrak
Sistem pengajuan cuti kerja untuk karyawan berlaku pada semua instansi, baik instansi
pemerintahan maupun instansi swasta. Beberapa cuti yang bisa diambil oleh seorang karyawan
antara lain: cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti bersalin, dan cuti dengan alasan penting. Cuti
merupakan hak seorang karyawan yang bekerja pada instansi tertentu dengan syarat-syarat
tertentu, dengan tidak masuk atau ijin tidak kerja. Namun, tidak semua instansi memfasilitasi
sistem pengajuan cuti kerja secara online, tetapi harus datang langsung membawa surat
pengajuan cuti ke instansi tempat karyawan tersebut bekerja. Banyak kendala yang akan ditemui
dengan penggunaan sistem konvensial utuk pengajuan cuti ini. Antara lain: membutuhkan waktu
dan harus datang secara langsung, sistem pengarsipan yang manual, sehingga menyebabkan
bertumpuk-tumpuknya arsip dan bisa jadi kehilangan arsip, prosedur pengajuan cuti yang
bertele-tele, dan lain lain. Untuk itu, penulis memberikan solusi untuk pengajuan cuti ini
sebaiknya dibuatkan sebuah sistem informasi berbasis web, sehingga permasalahan pengajuan

186
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

cuti ini dapat diatasi secara efektif dan efisien. Adapun metode yang digunakan dalam
pembuatan sistem informasi pengajuan cuti adalah dengan metode agile, dengan mengambil
salah satu pola pada agile yaitu scrum. Diharapkan dengan adanya sistem ini permasalahan
tentang pengajuan cuti karyawan dapat teratasi dengan cepat dan tepat.
Kata kunci: sistem informasi, cuti, agile, scrum

I. PENDAHULUAN dang terjadi human error (kesalahan pada ma-

M
enurut Harahap beberapa faktor nusia), karena pencatatan terkadang di laku-
yang menyebabkan pekerja kan seadanya. Permasalahan lain yang muncul
menjadi stress adalah: Beban adalah dalam penyusunan laporan cuti bulanan
kerja yang terlalu banyak dan berat, Shift dan cuti tahunan. Data tersebut tidak saling
kerja yang tidak teratur, jam kerja yang rata- berintegrasi satu sama lainnya dengan baik
rata 8 jam bahkan lebih dalam perhari nya, yang mengakibatkan setiap kali membuat la-
Rutinitas pekerjaan yang monoton, Kompleks- poran atau informasi memerlukan waktu yang
itas pekerjaan, serta Tuntutan pekerjaan yang cukup lama untuk menyusunnya kembali agar
tidak sesuai dengan keterampilan. Untuk itu, menjadi sebuah informasi yang berguna. Arsip
cuti menjadi salah satu solusi untuk istirahat data cuti biasanya masih disimpan dalam le-
sejenak bagi para pegawai. Cuti dapat mari, yang membutuhkan ruang tertentu
digunakan oleh pegawai untuk tidak masuk dalam butuh waktu dalam oencarian data yang
kerja dengan alasan tertentu, misalkan refre- diperlukan.
shing, istirahat sakit, melahirkan, menunaikan Berdasarkan permasalahan diatas, maka
kewajiban agama, dan keperluan lain sesuai penulis memberikan solusi berupa peranca-
dengan ketentuan cuti pada masing-masing ngan sistem informasi pengajuan cuti berbasis
organisasi. Dengan pengelolaan cuti yang web, dalam penelitian ini metode yang digu-
baik, sebuah organisasi diharapkan dapat men- nakan adalah salah satu metode pengemba-
jaga performa pegawainya. Dengan performa ngan perangkat lunak yang disebut dengan
pegawai yang baik, sebuah organisasi dapat Agile dan lebih tepatnya dengan pola scrum.
menjalankan proses bisnisnya dan mencapai Scrum merupakan kerangka kerjaauntuk me-
tujuan organisasi. Namun, sering kali masalah ngembangkan sebuah produkkyang kompleks,
timbul dalam mengolah data cuti karena pe- di mana visi dari scrum yaitu membuat produk
ngolahan data cuti yang masih manual terka- yang bernilai tinggi secara kreativitas maupun

187
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

produktivitas. Scrum didasari dengan teori dan solusi melalui upaya kolaboratif dari antar
kontrol empiris yang disebut empirisme, yang tim fungsional dan klien Ini sebagai pendu-
menekankan bahwa pengetahuan didapatkan kung perencanaan adaptif, perkembangan evo-
dari pengalaman sehingga pembuatan keputu- lusi, awal pengiriman, dan perbaikan terus-
san sebaiknya didasari atas pengetahuan terse- menerus, dan itu mendorong respon yang
but. Scrum menggunakan pendekatan secara cepat dan fleksibel untuk dirubah. Prinsip-
iterative dan incremental untuk mengantisipasi prinsip ini mendukung definisi dan evolusi
ketidakpastian dalam proyek dan pengenda- dari banyak metode pengembangan perangkat
lian resiko. lunak.
II. KAJIAN TEORI 2.2 Pola Scrum
2.1 Konsep Agile Methode Scrum adalah suatu metodologi yang
Agile Methode dicetuskan oleh Kent mengatur (manage) proses pembuatan softwa-
Beck dan 16 rekannya. Agile software method re. Scrum merupakan suatu kerangka kerja.
merupakan sekumpulan metodologi pengem- Ada 3 elemen organisasi utama pada scrum
bangan perangkat lunak yang berbasis pada yaitu product owner, Scrum master, dan the
pengembangan iteratif, di mana persyaratan Scrum team. Scrum master berfungsi untuk
dan solusi berkembang melalui kolaborasi an- membantu anggota tim dalam menggunakan
tar tim yang terorganisir (Pressman, 2010). kerangka scrum dengan maksimal pada tahap
Sementara Sommerville (2011) mengemuka- ini scrum master dijadikan pelatih oleh tim.
kan metode agile merupakan metode pengem- Product Owner berfungsi untuk membantu tim
bangan incremental yang fokus pada perkem- dalam mengembangkan produk ke arah yang
bangan yang cepat, perangkat lunak yang tepat dengan sumber dari bisnis dan pelang-
dirilis bertahap, mengurangi overhead proses, gan. Sedangkan the scrum team berisi sekum-
dan menghasilkan kode berkualitas tinggi dan pulan orang yang bertugas untuk mengem-
pada proses perkembangannya melibatkan pe- bangkan software. Selain itu Scrum lebih me-
langgan secara langsung. ngutamakan pada memanage proyek secara
Agile software development adalah me- praktikal (practical process model). Lebih me-
tode dari beberapa kumpulan prinsip untuk ngarahkan tim untuk melakukan hal-hal yang
pengembangan software di mana persyaratan menjadi target untuk dikerjakan dan siap

188
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

menghadapi dari semua perubahan yang bisnis, mendukung pengambilan keputusan,


terjadi. dan mendukung berbagai strategi keunggulan
Scrum merupakan sebuah pendekatan kompetitif.
dari agile yang dilakukan untuk mengembang- 2.4 Konsep Dasar WEB / Internet
kan produk serta layanan agar lebih inovatif. Menurut Hermawan (2013:68) “Internet
Scrum menekankan pada penggunaan scala- adalah komunikasi jaringan komunikasi global
ble, pentingnya penggunaan scrum dalam sua- yang menghubungkan seluruh komputer di
tu tim yang diorganisir secara perorangan se- dunia meskipun berbeda sistem operasi dan
telah itu diuraikan oleh masing-masing mana- mesin”.internet adalah Interconnection Net-
jemen didalam setiap proses dalam tim working yang berarti hubungan komputer
tersebut dengan berbagai tipe yang membentuk sistem
2.3 Sistem Informasi jaringan yang mencakup seluruh dunia dengan
Sistem adalah sekelompok elemen-ele- melalui jalur telekomunikasi dan sekelompok
men yang terintegrasi dengan tujuan yang sa- atau kumpulan dari jutaan komputer untuk
ma untuk mencapai tujuan. Sistem juga meru- mendapatkan informasi dalam satu jaringan
pakan suatu jaringan kerja dari prosedur- yang luas.
prosedur yang saling berhubungan, terkumpul 2.5 Cuti Pekerja
bersama-sama untuk melakukan suatu kegia- Setiap Pekerja berhak atas cuti tahunan
tan atau untuk tujuan tertentu. sekurang-kurangnya selama 12 hari kerja sete-
Sistem informasi juga dapat didefinisi- lah pekerja yang bersangkutan bekerja (mem-
kan secara teknis sebagai suatu komponen punyai masa kerja) selama 12 (dua belas)
yang saling berhubungan yang mengumpulkan bulan berturut-turut Pasal 79ayat 2 huruf c UU
(atau mendapatkan-kembali), memproses, me- No. 13 Tahun 2003. Hak tersebut harus diam-
nyimpan, dan mendistribusikan informasi un- bil dimohonkan secara terus menerus selama
tuk mendukung pengambilan keputusan dan 12 hari kerja.
kendali dalam suatu organisasi. Ada tiga peran Cuti yang diatur dalam Undang-Undang
utama teknologi dan sistem informasi dalam Nomor 13 Tahun 2003 terbagi atas beberapa
perusahaan bisnis saat ini, yaitu 1) membe- jenis cuti yaitu: a. Cuti Tahunan.. b. Cuti Me-
rikan dukungan untuk proses dan operasi lahirkan c. Cuti Mengalami Keguguran d. Cuti

189
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

Pernikahan, e. Cuti Sakit, f. Istirahat antara III. METODE PENELITIAN


jam kerja, sekurang kurangnya setengah jam 3.1 Metode dan Tahapan Metode yang
setelah bekerja selama 4 (empat) jam terus diterapkan
menerus dan waktu istirahat tersebut tidak 3.1.1 Metode Pengembangan Sistem
termasuk jam kerja. g. Istirahat mingguan 1 Penulis menggunakan metode Agile, di-
(satu) hari untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 mana beberapa pengembangan perangkat lu-
(satu) minggu atau 2 (dua) hak cuti besar / nak dengan menggunakan metode agile antara
istirahat panjang , bagi pekerja yang telah lain: 1) Extreme Programming, 2) Adaptive
bekerja selama 6 tahun terus-menerus pada Software Development, 3) Dynamic Systems
seorang pengusaha atau beberapa majikan Development Method, 4) Model Scrum, dan 5)
yang tergabung dalam satu organisasi berhak Agile Modeling. Dalam penelitian ini penulis
istirahat selama 3 bulan lamanya. h. Cuti me- menggunakan salah satu turunan dari metode
nunaikan ibadah agama, diberikan waktu cuti Agile yaitu model atau pola scrum.
secukupnya tanpa mengurangi hak cuti lain- 3.1.2 Tahapan Metode Agile Berpola Scrum
nya. I. Untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) Berikut adalah tahapan-tahapan yang
minggu; j. Cuti Karena pekerja/buruh meni- dilakukan dengan metode Agile berpola
kah, 3 (tiga) hari. k. Cuti untuk alasan penting Scrum antara lain:
3 (tiga) hari. 1. Backlog
Disamping jenis-jenis cuti tersebut, ter- Pada tahapan ini penulis memprioritaskan
dapat juga cuti bersama. Cuti bersama dite- pembuatan fitur-fitur apa saja yang akan
tapkan setiap tahun melalui surat keputusan dibangun pada sistem informasi pengajuan
bersama 3 menteri, yaitu Menteri Agama, cuti yang berbasis web ini. Dimana fitur-
Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi, dan fitur ini sebagai acuan dalam pembangunan
Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan sistem itu sendiri.
Reformasi Birokrasi. Cuti bersama secara 2. Sprints
otomatis akan mengurangi hak cuti tahunan Sprints merupakan susunan kegiatan kerja
semua PNS. yang harus dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan dalam langkah awal (backlog),

190
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

dimana langkah ini akan direalisasikan 2. Proses Penyerahan Draft Cuti


biasanya dalam 30 hari kerja. Berkas atau Draft cuti yang diserahkan
3. Scrum oleh pegawai kemudian diserahkan kepada
Dalam tahapan ini semua tim yang terkait bagian SDM yang kemudian akan diserahkan
mengadakan rapat untuk membahas kema- juga kebagian Direktur untuk dipertimbang-
juan demi kemajuan yang telah dicapai kan.
dalam pembanguan sistem pengajuan cuti 3. Proses Pertimbangan Cuti
berbasis web ini. Biasanya pihak yang mempertimbang-
4. Demo kan cuti adalah SDM dan Direktur. Jika dise-
Demo merupakan aksi untuk menunjukkan tujui oleh SDM dan Direktur, maka ditanda
fitur-fitur dari software yang telah dibuat tangai dan setelah itu diserahkan kembali ke
untuk dianalisa dan dievaluasi oleh pro- bagian administrasi untuk diserahkan kepada
grammer dan pengguna, sehingga tahu pegawai kembali.
mana yang kurang dan harus ditambahkan 4. Proses Keputusan cuti
dalam fitur tersebut. Draft cuti yang diterima SDM dan Di-
IV. HASIL PENELITIAN rektur akan diperiksa terlebih dahulu. Jika
4.1 Prosedur Sistem Berjalan permohonannya memenuhi syarat, maka draft
Prosedur atau analisa sistem berjalan cuti tersebut akan ditanda tangani dan di
pada pengajuan cuti kerja ini tahapannya seba- syahkan, kemudian dikembalikan ke bagian
gai berikut: administrasi.
1. Proses Pengajuan Cuti 5. Proses Pengesahan Cuti
Pada proses pengajuan cuti ini, pegawai Lembar draft cuti yang sudah selesai
membuat surat permohonan cuti yang bisa ditanda tangani oleh semua pimpinan akan
diambil dari bagian administrasi, kemudian discan, kemudian bagian administrasi akan
surat permohon yang sudah diisi lengkap tadi mengeluarkan surat keterangan cuti sebagai
diserahkan kembali kepada administrasi untuk keputusan akhir permohonan cuti pegawai.
disampaikan pada pihak terkait dalam persetu- Surat keterangan itu juga akan di scan sebagai
juan cuti. backup untuk pendataan.

191
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

4.2 Desain Sistem Usulan 1) Mengajukan Permohan cuti


4.2.1 Analisis Kebutuhan 2) Melihat status permohonan cuti
Analisis kebutuhan pada sistem pengaju- 3) Mencetak form pengajuan cuti
an cuti pegawai ini melibatkan: kebutuhan 4) Melihat data pegawai
pengguna dan sistem. 2. Kebutuhan Sistem
1. Kebutuhan Pengguna Pada point ini untuk kebutuhan sistem
Terdapat tiga pengguna yang dapat be- pengajuan cuti secara online ini, penjelasan-
rinteraksi dengan sistem pengajuan cuti pega- nya sebagai berikut :
wai secara online ini, yaitu : Pegawai, Tata a. Setiap pengguna sebelum masuk kesistem
Usaha, dan Kepala Sub Direktorat. Ketiga pe- pengajuan cuti, akan login terlebih dahulu
ngguna tersebut memiliki kebutuhan informasi sesuai aksesnya masing–masing.
dan hak akses yang berbeda-beda. Adapun b. Pengguna bagian tata usaha dapat mengo-
penjelasannya sebagai berikut: lah seperti, mengubah, menambah, meng-
a. Tata Usaha / Admin hapus pengajuan cuti.
1) Melihat Semua daftar pengajuan cuti c. Pengguna bagian pegawai dapat mengolah
2) Melihat dan Menambah data pegawai seperti, menambah, dan mengubah.
3) Melihat Data Kepala Sub Direktorat d. Pengguna bagian kepala sub direktorat
b. Kepala Sub Direktorat dapat mengolah seperti, menambah, me-
1) Melihat Seluruh Pengajuan Cuti yang ngubah status.
masuk e. Pengguna harus melakukan logout setelah
2) Mengubah status cuti pegawai selesai menggunakan aplikasi sistem infor-
(Disetujui/Tidak disetujui) masi pengajuan cuti.
c. Pegawai

4.2.3 Komparasi Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan


Tebel 1. Komparasi Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan
No Sistem Berjalan Masalah Solusi
1 Pegawai mendapatkan informasi Sistem konvensial ini memiliki kekurangan dengan Pegawai dapat langsung
mengenai prosedur dan syarat-syarat harus datang langsung yang dapat menyita waktu, mengakses nya melalui

192
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

tentang pengajuan cuti harus datang selain itu menambah beban pekerjaan untuk Tata website yang sudah
langsung ke kantor dengan bertanya Usaha. Karena bagian Tata Usaha harus tersedia, kapanpun dan
ke bagian Tata Usaha atau bertanya menjelaskan hal yang sama secara berulang-ulang dimanapun.
melalui telepon kepada pegawai tentang cuti baik yang datang
langsung maupun yang melalui telpon.
2. Proses pengisian data dilakukan Hal ini dirasakan kurang efektif, dikarenakan bisa Pegawai langsung
secara manual, yaitu dengan mengisi terjadi kerusakan data, kerangkapan data, dan juga menginput pada web
formulir yang disediakan oleh bagian prosedur yang terlalu bertele-tele
Tata Usaha.

4.2.3 Interface Gambar 1. Menu Login Admin


Berikut beberapa contoh tampilan / me-
nu dari perancangan sistem informasi penga- 2. Menu Halaman Utama Admin
juan cuti pegawai yang penulis buat, tampi-
lannya sebagai berikut:
1. Menu Login Admin/Tata Usaha

Gambar 2. Menu Halaman Utama Admin

3. Menu Data Pegawai

Gambar 3. Menu Data Pegawai


193
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

4. Menu Data Cuti Pegawai

Gambar 4. Menu Data Cuti Pegawai


V. KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA
1. Sistem pengajuan cuti yang masih manual Ahmadi, Hermawan. 2013. E-Business & E-
Commerse. Denpasar: Andi Offet.
menimbulkan banyak permasalahan, antara
lain: kurang efektif dalam pendataan, hu- Frisanti, Rina. 2015. Kajian Yuridis Terhadap
Hak Cuti Tahunan Dan Konpensasi
man error dalam penginputan, butuh waktu
Akibat Pemutusan Kerja Secara
dalam pencarian data, kurang terintegrasi Sepihak Oleh Pengusaha Bagi Pekerja
Waktu Tertentu (Pwkt) http://e-
nya data antara data cuti bulanan dengan
journal.uajy.ac.id/7619/1/JURNAL.pdf
tahunan.
Harahap, Gorga Rizki Mulia. 2019. Hak Cuti
2. Usulan dari sistem pengajuan cuti ini
Pegawai Demi Kesejahteraan Pegawai
berbasis web dengan metode agile berpola Oleh Fakultas Hukum Universitas
Sriwijaya. Universitas Sriwijaya
scrum, diharapkan dengan adanya sistem
https://www.researchgate.net/publicatio
ini dapat mempermudah dalam pengajuan n/337209427_HAK_CUTI_PEGAWAI
_DEMI_KESEJAHTERAAN_PEGAW
cuti, penginputan data, serta laporan cuti.
AI_oleh_Gorga_Rizki_Mulia_Harahap
3. Pegawai dapat langsung mendapatkan
Mahendra, Irfan , dan Yanto , Deny T.E.
informasi dan syarat-syarat pengajuan cuti
2018. Agile Development Methods
dengan mengakses nya melalui website Dalam Pengembangan Sistem Informasi
Pengajuan Kredit Berbasis WEB (Studi
yang sudah tersedia, kapanpun dan
Kasus : Bank BRI Unit Kolonel
dimanapun Sugiono) Jurnal Teknologi Open
Source. ISSN ONLINE : 2622-1659
VOL. 1 No. 2, Desember 2018.
https://media.neliti.com/media/publicati

194
YAYASAN AKRAB PEKANBARU
Jurnal AKRAB JUARA
Volume 6 Nomor 2 Edisi Mei 2021 (186-195)

ons/284725-sistem-informasi- https://e-
pengajuan-kredit-berbas-a987da1c.pdf journal.stmiklombok.ac.id/index.php/mi
si/article/view/37/24
Nyunando Winky,dan Nassien, Dewi . 2020.
Implementasi Agile Dynamic System Setiyanto, Arif, Samopa, Febriliyan, dan Alwi.
Development Methode Berbasis Web 2013. Pembuatan Sistem Informasi Cuti
Pada Sistem Penggajian. Jurnal pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Mahasiswa Aplikasi Teknologi Negara dengan Menggunakan PHP dan
Komputer dan Informasi. Vol. 2 No. 1 MySQL”Jurnal Teknik Pomits vol. 2,
Thn 2020, E-ISSN : 2685-6565. no. 2, (2013) ISSN: 2337-3539 (2301-
http://www.ejournal.pelitaindonesia.ac.i 9271 Print),
d/JMApTeKsi/index.php/JOM/article/vi http://ejurnal.its.ac.id/index.php/teknik/a
ew/542/377 rticle/view/4817/1116

Sunardi, dan Fadli Sofiansyah . 2018. Wulandari, Rosita, Setiawan Ridwan dan
Identifikasi Masalah Penerapan Metode Mulyani Asri. 2019. Perancangan
Agile (Scrum) Pada Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Wedding
Perangkat Lunak Di Perguruan Tinggi Organizer Online Menggunakan
(Studi Kasus Universitas Nahdlatul Scrum. Jurnal Algoritma Sekolah
Ulama Nusa Tenggara Barat) Jurnal Tinggi Teknologi Garut Vol 16 No 02.
Manajemen Informatika & Sistem https://jurnal.sttgarut.ac.id/index.php/al
Informasi Volume 1 No 2 – 2018. goritma/article/view/618/554

195

You might also like