Understanding of Client’s

Internal Control
Establishing Effective Internal Control in a Small Business

Mata Kuliah Praktek Audit

Dosen:
SINTJE NELLY RONDONUWU SE, MM, Ak

Dibuat Oleh:

CLARA METALIA MASSIE

MARGINIA LAURA WITJAHJONO
JUNIVERTCAESAR MASJURI

PENDIDIKAN PROFESI
AKUNTANSI UNIVERSITAS
SAM RATULANGI
Studi Kasus : Red Bluff Inn & Café
Membangun Pengendalian Internal yang Efektif dalam Usaha Kecil

TUJUAN PEMBELAJARAN :

1. To help students understand types of frauds that can occur in a small business
environment due to the lack of effective internal controls.
2. To help students apply their general business knowledge, reasoning abilities, and
understanding of internal controls to identify controls that would be effective and
efficient in reducing risks of material misstatements due to fraud.

KEY FACTS

● Matthew Franklin recently invested in a small 18-room motel and café in a remote
tourist area in Southern Utah. Matt lives in Northern Utah, some five hours from the
motel, and only plans to visit the motel periodically.
● Matt hired a young couple to manage the motel and café. They will live on-site and
will have complete control over daily activities and record keeping.
● Matt is concerned about having little control over the operations of the motel and
café. He has requested help in identifying possible ways the business could be
defrauded and in establishing creative internal controls to deter such fraud.

USE OF CASE

This case provides an excellent opportunity for students to understand the importance
of internal controls in a small business environment and to exercise their reasoning abilities
and general business knowledge in generating suggestions for internal control improvements.
Generating ideas for developing internal controls helps students deepen their general
business intuition when it comes to designing effective tests of controls in a financial
statement audit. The case has been designed to help students recognize types of frauds that
can occur with the absence of certain internal controls. The case also provides students the
opportunity to identify internal controls that specifically address particular fraud risks. In
addition, the case allows for a discussion of the limitations and alternatives that small
businesses face when trying to implement controls in a cost-effective manner. Finally, the
case allows students the opportunity to explore possible effects of identified controls on
employee morale. The case is short enough to be used as an in-class activity to promote
discussion, but can also be used as a more in-depth out-of-class writing assignment.

PROFESSIONAL STANDARDS

Relevant professional standards for this assignment are found in AU Section 314
“Understanding the Entity and Its Environment and Assessing the Risks of Material
Misstatement.”

2
[1] What are your two biggest concerns relating to possible fraud for the motel part of the
business?

For each concern, generate two or three controls that could effectively reduce risk related
toyour concerns. Use common sense and be creative!

Dua kekhawatiran terbesar yang berkaitan dengan kemungkinan penipuan untuk bagian motel
dari bisnis ini adalah :

● Pasangan yang dipekerjakan oleh Matt bisa dengan sengaja melakukan pencatatan
(rekon) cash in & cash out secara keliru, misalnya pencatatan pemasukan: lama waktu
tinggal dan berapa orang yang tinggal tidak dicatat sesuai dengan yang terjadi aktual
sehingga mereka bisa mencuri sebagian dari pendapatan yang dikumpulkan dari sewa
kamar motel. Atau bisa juga pasangan tersebut dapat mengizinkan teman/keluarga
untuk tinggal di motel tanpa biaya atau diberikan diskon yang kurang masuk akal.
Untuk pencatatan pengeluaran: Adanya pengeluaran pribadi yang dicatat sebagai
pengeluaran motel,
● Adanya lack of services di motel tersebut, dikarenakan pasangan yang dipekerjakan
Matt tidak menerima incentives dalam bentuk apapun, dan pendapatan mereka hanya
berasal dari satu sumber yaitu upah yang diterima setiap bulannya.

Sehubungan dengan masalah yang telah disebutkan diatas, berikut ini adalah beberapa
kemungkinan kontrol yang dapat dilakukan secara efektif, tetapi dengan berbagai tingkat
efisiensi, untuk dapat mengurangi kemungkinan penipuan di motel:

● Mengharuskan pasangan tersebut dan staf kebersihan untuk memiliki job desc yang
terpisah untuk tujuan menyimpan catatan laporan pekerjaan yang terpisah juga dari
motel hunian tersebut dan periksa secara berkala untuk memastikan catatan ini cocok.
Staf kebersihan dapat langsung mengirimkan salinan laporan pembersihan ke
Matthew setiap minggu. Catatan hunian pasangan tersebut harus cocok dengan
catatan kamar yang dibersihkan oleh staf kebersihan.
● Tetapkan sejumlah kebijakan, prosedur & alur yang teratur dan konsisten secara
tertulis, yang harus dijalankan sesuai standar dan ketentuan yang benar dengan tujuan
utama yaitu pencatatan pemasukan dan penggunaan sumber daya motel tepat.
● Penyimpanan yang memadai untuk semua yang berhubungan dengan assets terlebih
khusus assets yang paling cair, seperti cash, rekening, cek, giro, dll. Serta semua
pemasukan langsung disetor di Bank setiap harinya. sehingga Mathew bisa
menggunakan informasi ini bersama dengan laporan bank bulanan, yang dapat
dikirim langsung kepadanya dari bank, untuk melakukan rekonsiliasi rekening bank
bulanan.
● Selama kunjungan berkala ke motel, Matthew dapat meninjau catatan dan bukti
pengeluaran lainnya untuk memverifikasi semuanya digunakan untuk kegiatan
operasional bisnis.

3
 ● Invoice harus diberikan kepada semua pelanggan dan salinan semua invoice disimpan
di motel. Invoice yang ada harus memiliki nomor invoice yang jelas dan teratur, tidak
boleh ada invoice yang rusak atau digunakan tanpa alasan yang sesuai.
● Pasang kamera keamanan yang secara terus-menerus merekam tampilan kegiatan
operasional kedatangan dan kepulangan pelanggan.
● Bekerja sama dengan penyedia jaminan untuk melakukan "pemeriksaan independen"
berkala tanpa pemberitahuan kepada para pekerja.

[2] What are your two biggest concerns relating to possible fraud for the café part of the
business?

For each concern, generate two or three controls that could effectively reduce risk related
to your concerns. Use common sense and be creative!

Dua kekhawatiran terbesar yang berkaitan dengan kemungkinan penipuan untuk bagian kafe
dari bisnis ini adalah:

● Penerimaan tunai dan pencatatan penggunaan sumber daya yang dapat diukur, lack of
control dapat menciptakan peluang bagi pasangan tersebut untuk bisa mencuri
sebagian pendapatan yang didapat dari penjualan makanan di kafe, misalnya dengan
mengizinkan teman/keluarga untuk makan di kafe tanpa biaya atau diskon yang tidak
masuk akal, atau bisa juga adanya konsumsi pribadi yang mungkin tidak dicatat tetapi
sebaliknya, tetap menggunakan sumber daya yang ada di kafe, dan dilain peluang
penyajian makanan dengan kualitas yang buruk namun dengan harga yang sama
seolah olah mereka menggunakan sumber daya yang seharusnya digunakan padahal
tidak untuk supaya mereka bisa mendapatkan extra portion untuk dijual dan masuk
sebagai pemasukan pribadi.
● Inventaris Kafe, inventaris kafe menjadi aset yang paling rentan setelah uang tunai.
Penggunaan invetaris kafe secara tidak teratur dan tidak bertanggung jawab
mengakibatkan munculnya pengeluaran secara terus menerus dan pada akhirnya akan
hanya akan membuat pengeluaran tambahan yang sebenarnya tidak diperlukan atau
pemborosan.

Sehubungan dengan masalah yang tercantum di atas, dibawah ini adalah beberapa
kemungkinan kontrol yang dapat dilakukan secara efektif, namun dengan berbagai tingkat
efisiensi, untuk dapat mengurangi kemungkinan penipuan di kafe:

● Memerlukan tanda terima untuk diberikan kepada semua pelanggan. Tempatkan tanda
di kafe yang memberi tahu pelanggan bahwa jika mereka tidak menerima tanda
terima, mereka dapat menghubungi nomor telepon Matthew dan menerima makanan
secara gratis serta sertifikat hadiah sejumlah uang tunai.
● Tetapkan sejumlah kebijakan, prosedur dan alur yang jelas secara tertulis dengan
tujuan proses pencatatan yang baik dan jelas mengenai penggunaan yang tepat dari
sumber daya kafe.

4
 ● Mewajibkan semua makanan dan pasokan yang diterima dari pemasok dicatat.
Sebuah periodic inventaris dapat dilakukan dan dibandingkan dengan pembelian dan
estimasi penggunaan berdasarkan pada catatan makanan yang disajikan untuk
mengidentifikasi kesalahan alokasi persediaan (sumber daya).
● Rekonsiliasi catatan makanan yang disajikan secara berkala dengan catatan koki
makanan yang dimasak dan dengan tanda terima register.
● Penyimpanan yang memadai untuk semua yang berhubungan dengan assets terlebih
khusus assets yang paling cair, seperti cash, rekening, cek, giro, dll. Serta semua
pemasukan langsung disetor di Bank setiap harinya. sehingga Mathew bisa
menggunakan informasi ini bersama dengan laporan bank bulanan, yang dapat
dikirim langsung kepadanya dari bank, untuk melakukan rekonsiliasi rekening bank
bulanan.
● Selama kunjungan berkala ke kafe, Matthew dapat meninjau catatan dan bukti lainnya
untuk setiap biaya yang dikeluarkan kafe untuk memverifikasi semuanya digunakan
untuk tujuan kegiatan operasional bisnis.
● Jangan biarkan kasir menjadi orang yang sama yang bertanggung jawab untuk
mencatat kas harian kuitansi.
● Kontrak secara terpisah dengan pemasok makanan untuk mengantarkan makanan ke
restoran, dan meminta pemasok makanan untuk mengirimkan salinan faktur dan
daftar makanan yang dipasok langsung ke Matthew.
● Kontrol lain yang perlu dilakukan adalah pemeriksaan inventaris bulanan. Ini akan
membantu melacak item apa yang digunakan dalam kaitannya dengan pendapatan
dan apa yang diproduksi. Inventory turnover yang tinggi dengan pendapatan yang
lebih rendah dari biasanya mungkin akan mendorong Matthew untuk memeriksa
kamera untuk mengecek apakah ada pencurian inventaris.
● Preload menu dengan set makan/harga. Semuanya harus sesuai dengan pendapatan
dan inventaris. Kafe harus terpisah dari motel. Semua barang harus dikirim melalui
Matthew sehingga dia bisa melihat apa yang dibeli dan dipesan pasangan tersebut.
● Bekerja sama dengan penyedia jaminan untuk melakukan "pemeriksaan independen"
berkala tanpa pemberitahuan kepada para pekerja.

[3] Briefly describe the impact each proposed control would have on the efficiency of
running the business. Are the controls you generated both effective and efficient?

Jika sebuah sistem otomatis dijalankan dalam proses bisnis ini akan sangat membantu
proses internal kontrol yang lebih baik bagi Matthew atas para pekerja yang ada, hal ini tidak
hanya dapat melihat kamar kamar mana saja yang memiliki status available, tetapi juga akan
mendorong para karyawan untuk secara akurat melakukan check-in dan check out tepat
waktu untuk menghindari adanya variance dengan uang dihasilkan dan uang yang diterima
secara tunai. Dengan meminta pelanggan dan karyawan menggunakan perangkat elektronik
untuk merekam pesanan makan akan meningkatkan efisiensi karena pesanan dapat langsung
dikirim ke dapur untuk dilakukan. Kemudian, dengan membayar pasangan itu gaji berbasis

5
insentif, mereka kemungkinan besar akan memiliki kinerja lebih baik untuk kepentingan
motel dan kafe. Mereka akan termotivasi untuk mempekerjakan staf paling berkualitas yang
akan membantu menciptakan bisnis yang menguntungkan. Dan juga dengan memasang
kamera di motel dan kafe tidak akan menyebabkan masalah dengan produktivitas tetapi
sebaliknya para karyawan akan lebih berhati-hati dan bertanggung jawab dalam melakukan
pekerjaannya termasuk pengorganisasian inventaris untuk aset dapur setiap bulan akan lebih
dapat dikontrol langsung oleh Matthew.

[4] Describe the potential impact of your proposed controls on the morale of the couple in
charge of the day-to-day operations. How might Matt deal with your concerns?

Selain memerlukan biaya untuk setiap kontrol yang dilaksanakan pada sebuah
lingkungan bisnis kecill. Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan kontrol
adalah mengelola kepercayaan dan rasa dapat dipercaya kepada para karyawan. Logikanya
kita dapat menggunakan metode dan kontrol yang sangat efektif dan efisien dengan
menggunakan biaya yang tinggi. Namun hal tersebut tidaklah menjadi berhasil jika kita
memiliki karyawan yang tidak dapat dipercaya untuk menjalankan kontrol tersebut.

Itulah sebabnya bagi kami perlu adanya kepercayaan kepada karyawan. Bagi pemilik
penting juga untuk tidak menggambarkan kurangnya kepercayaan pada karyawan dan
manfaat dari setiap kontrol harus ditimbang dengan hati-hati terhadap kemungkinan efek
negatifnya terhadap moral karyawan

Matthew mungkin bisa mengatasi masalah moral dengan menjelaskan kepada

pasangan itu pentingnya penerapan pengendalian. Dia harus menunjukkan kepada mereka
bahwa kontrol tidak menunjukkan kurangnya kepercayaan pada mereka, melainkan, mereka
dirancang untuk membantu bisnis berjalan seefisien mungkin tidak peduli siapa yang
menjalankan bisnis hari ini atau 20 tahun dari sekarang. Selain itu, dia dapat menunjukkan
kepada pasangan bahwa kontrol melindungi mereka dari saling menyalahkan satu dengan
yang lain jika terjadi sebuah masalah.

Tambahan terakhir dari pertanyaan ini adalah pentingnya mempekerjakan orang

dengan latar belakang kejujuran dan integritas yang tinggi.