MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA - HUANCAVELICA DIRECTIVA N° 003 ~ 2022-MDA/GPyP. LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Oficina De Racionalizacion Acoria, 2022L Dele CERENCIA MUNICIPAL Ae ria “Aiio del Fortalecimiento de la Soberania Nacional” Pm ein 1- Resolucién Gerencial N° 198-2022-GM-ALC/MDA Acoria, 26 de setiembre del 2022. visto: La Carta N° 001-2022-RRRC/Consultor, de fecha 14 de julio del 2022, emitido por el C.P.C. Robinson R, Ramén Cerrén; el Informe N° 029-2022-OR-MDA/HYCA, de fecha 20 de julio del 2022, emitido por la Jefe de Racionalizacién ~ Domitila De la Cruz Ramos; e] Memorandum N° 220-2022/GPP/MDA, de fecha 21 de julio del 2022, emitido por la Gerente de Planeamiento y Presupuesto - Lic. Adm. Liz M. Cardenas Illescas; el Informe Técnico N° 007-2022-OR-MDA/HVCA, de fecha 17 de agosto del 2022, emitido por Ja Jefe de Racionalizacién ~ Domitila De la Cruz Ramos; el Informe N? 586-2022/GPP/MDA, de fecha 17 de agosto del 2022, emitido por la Gerente de Planeamiento y Presupuesto ~ Lic, Adm. Liz M. Cardenas >, Illescas; el Informe N° 063-2022/MDA-GAJ-IICA, de fecha 22 de setiembre del 2022, emitido por el \Gerente de Asesorfa Juridica ~ Abog. Igor J. Casimiro Aleja: y: ‘CONSIDERANDO: Que, la Constitucién Politica del Pert, en su articulo 1942, modificado por la Ley 27680 ~ Ley de Reforma Constitucional, concordante con el articulo Ml del Titulo Preliminar de la Ley Orgénica de Municipalidades, Ley N° 27972, establece que los gobiernos locales gozan de autonomia politica, econéinica y administrativa en los asuntos de su competencia, con facultad de ejercer actos de gobierno, \dministrativos y de administracién, con sujecién al ordenamiento juridico; Que, conforme a lo establecido en el Art. 20° inciso 20 de la Ley Organica de Municipalidades, Ley N° 27972 establece que: "(...) Son atribuciones del Alcalde, delegar sus atribuclones administrativas en el Gerente Municipal’, y en cumplimiento de esta atribucién, con Resolucién de Alcaldia N° 035- 2019/MDA-ALC, de fecha 22 de enero del afio 2019, el Alcalde delega funciones al Gerente Municipal para realizar actos administrativos y de administracion; Que, con Carta N° 001-2022-RRRC/Consultor, de Fecha 14 de julio del 2022, el C.P.C. Robinson R. Ramén Cerrén, remite el proyecto de la Actualizacion de la Directiva: “LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA", para su evaluaci6n y aprobacton; Que, con Informe N° 029-2022-OR-MDA/HVCA, de fecha 20 de julio del 2022, la Jefe de Racionalizacién = Domitila De la Cruz Ramos, remite el proyecto de la Actualizacién de la DIRECTIVA DE LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA, para su evaluacién y a la vez emita su pronunciamiento: Que, con Memorandum N* 220-2022/GPP/MDA, de fecha 21 de julio del 2022, la Gerente de Planeamiento y Presupuesto ~ Lic. Adm. Liz M. Cérdenas Illescas, remite al Jefe de Unidad de Almacén la ‘Actualizacién de la Directiva en mencién para su evaluacién y pronunciamiento, otorgandole un plazo hasta el dia 01 de agosto del presente aio; Que, con Informe Técnico N° 007-2022-OR-MDA/HVCA, de fecha 17 de agosto del 2022, la Jefe de la Oficina de Racionalizacién ~ Domitila De la Cruz Ramos, emite el Informe Técnico Favorable sobre la Actualizacién de la Directiva “LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE. LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA’, el cual se aprobard Via Acto Resolutivo, en el mismo recomienda derivar el presente a la Gerencia de Asesoria Juridica, quien evaluard y a la vez emitiré Opinin Legal, sobre la mencionada directiva,a fin que prosiga con el tramite correspondiente; Que, con Informe N° 586-2021/GPP/MDA, de fecha 17 de agosto del 2022, la Gerente de Planeamiento y Presupuesto ~ Lic. Adm. Liz M. Cardenas Illescas, solicita remitir a la Gerencia de Asesoria Juridica la ‘Actualizacién de la Directiva “LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA’, para su evaluacién y emita Opinién Legal con la finalidad de proseguir con el tramite correspondiente;xe ae GERENCIA MUNICIPAL 1a “Afo del Fortalecimiento de la Soberanfa Nacional” ; | BAcotis Resolucién Gerencial N° 198-2022-GM-ALC/MDA Que, con Informe N° 063-2022/MDA-GAI-IICA, de fecha 22 de setiembre de! 2022, el Gerente de Asesorfa Juridica - Abg, Igor J.Casimniro Aleja, remite el Informe Legal N° 04-2022/MDA-ALE-RCH, de fecha 23 de agosto del 2022, el Asesor Legal Externo - Abog, Rildo Chanca Huaroc, concluye que es procedente la aprobacién de la Directiva 003-2022/MDA/GPyP - DIRECTIVA “LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA”, por lo que se deberd emitir el acto resolutivo correspondiente; Que, la DIRECTIVA N° 003-2022-MDA/GPyP, denominada “LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA’, tiene por objetivo establecer normas y criterios para la recepcién, almacenamiento y distribucién de bienes, asi © como el control de existencias, la toma de inventario fisico, baja y disposicién de bienes ubicados ~\{fisicamente en el almacén, a fin de garantizar el oportuno y adecuado suministro a los érganos y tunidades organicas, de la Municipalidad Distrital de Acoria. Que, contando con los informes técnicos y legales emitidos por las areas pertinentes, quienes aprobaron la Directiva Interna de la Municipalidad Distrital de Acoria, en raz6n a ello y bajo responsabilidad de los. funcionarios quienes emitieron los informes expuestos en la parte considerativa de la presente Resolucién, corresponde la emisién del Acto Resolutivo, en conformidad a las atribuciones conferidas en la Resolucién de Alcaldia N° 035-2019/MDA-ALC, de fecha 22 de enero del 2019; ‘SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: APROBAR, Ia DIRECTIVA N? 003-2022-MDA/GPyP, denominada “LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA" la misma que con sus doce (12) titulos, un (01) formato y veintiséis (26) péginas, forma parte integrante de la presente Resolucién; ARTICULO SEGUNDO: ENCARGAR, a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto a través de la Oficina de Racionalizacién, disponer las acciones necesarias para el cumplimiento de las Directiva Interna de la Municipalidad Distrital de Acoria aprobado en el articulo precedente, en coordinacién con todas las unidades orgdnicas de la Municipalidad; ARTICULO TERCERO: ENCARGAR, a la Oficina de Tecnologia de Informacién y Comunicacién, Ia ublicacién de la presente resolucién en la pagina web de la Municipalidad Distrital de Acoria, ARTICULO CUARTO: NOTIFICAR, el presente Acto Resolutivo a los érganos competentes de la Municipalidad Distrital de Acoria, con las formalidades de Ley, para su estricto cumplimiento. POR TANTO: REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE. a eo (GERENTE WONCPALLINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA |,A ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N° 003-2022- MDA/GPyP DIRECTIVA N° 003 ~ 2022-MDA/GPyP. “LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIAPLIDAD DISTRITAL DE ACORIA” OBJETIVO: La Directiva tiene por objetivo establecer normas y criterios para la recepcién, almacenamiento y distribucién de bienes, asi como el control de existencias, la foma de inventario fisico, baja y disposicién de bienes ubicados fisicamente en el almacén, a fin de garantizar el oportuno y adecuado suministro a los organos y unidades orgénicas, de la Municipalidad Distrital de Acoria FINALIDAD: Contar con un instrumento normativo de gestién que permita llevar una mejor administracién, supervision y distribucién fisica de los bienes y materiales, para beneficio de todas las unidades orgénicas de la Municipalidad, garantizado un mayor control sobre el uso adecuado de los mismos, y mejorado la eficiencia en el servicio administrativo correspondientes. ALCANCE: La presente Directiva es de observancia obligatoria para el Almacén que depende de la Subgerencia de Logistica y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Acoria ¥ todos los érganos y unidades orgénicas, que pueden participar en los procesos de recepcién, almacenaje y distribucién de bienes patrimoniales y materiales de consumo en la Municipalidad Distrtal de Acoria, asi como en el control de existencia, la toma de inventario fisico, baja y disposicién de bienes ubicados fisicamente en el almacén MARCO CONCEPTUAL. La presente Directiva orienta los lineamientos conforme al Sistema de Abastecimiento, cuyos procesos técnicos denominados Almacenamiento y Distribucién esta orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicacion, custodia y conservacién temporal de bienes en un area fisica seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas. Todos los bienes que adquiera la Municipalidad deben ingresar a través de Almacén Central bajo la supervision del Jefe de Almacén, aun cuando la naturaleza fisica de los mismos requiera su ubicacion directa en el lugar o dependencia distinta al area fisica designada como Almacén Central. Ello permitira un control efectivo de los bienes adquiridos. La Unidad Almacén garantiza acciones racionales y facia el control en congruencia con el Principio contable de la Unidad de Almacén. BASE LEGAL: ¥ Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades. ' ¥ Decreto Supremo N° 006-2017-JUS que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrative General ¥ Decreto Legislative N° 1440 Del Sistema Nacional de Presupuesto.LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ] i 7 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA | MDA/GPyP Y Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administracién Financiera del Sector Publico. v Decreto Legislative N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad. Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Decreto Supremo que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Supremo N° 217-2019-EF, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento dei Decreto Legislativo N°1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, Resolucién Jefatural N° 335-90-INAP/DNA Manual de Administracién de Almacenes y ia Norma del Sistema Nacional de Abastecimiento N° 05 Resolucién Jefatural N° 118-80 INAP-DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, SA. 05 Unidad de ingreso Fisico y custodia temporal de bienes y SA. 07 Verificacién del estado de utllizacion de bienes y servicios. Decreto Supremo N° 044-2019-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Texto Unico Ordenado del Decreto Legislativo N°1211, Decreto Legislativo que aprueba medidas para el fortalecimiento e implementacién de servicios integrados y servicios y espacios compartidos, Ordenanza Municipal N° 013-2018-CM/MDA que aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones de la Municipalidad Distrital de Acoria, RESPONSABILIDAD 6-1. Es responsabilidad de la Gerencia de Administracién y Finanzas > Supervisar el cumplimiento de lo normado en la presente Directiva ~ _ Supervisar y controlar que los Estados Financieros de la Entidad refleje cuentas contables confiables y conciliadas con los inventarios fisicos, en materia de bienes en la Municipalidad. ~ Designar al Jefe de la Unidad de Almacén y al personal técnico encargado de los almacenes periféricos, de acuerdo al Perfil de Puestos de la Municipalidad Distrital de Acoria. 6.2. Es responsabilidad del Subgerente de Logistica y Patrimonio. > Tiene a su cargo la administracién, organizacién e implementacién de todos los almacenes de la Municipalidad. ~ _ Dirigir, coordinar y supervisar el desarrollo de los procesos técnicos de almacenamiento, distribucién, custodia, seguridad, registro, control y la disposicién final de los bienes en los diferentes almacenes de la Municipalidad, ~ Supervisar_y controlar la efectiva utilizacin de bienes en la Municipalidad. ~ Supervisar_y controlar la efectiva utlizacién de bienes en la Municipalidad. ~ _ Implementar las medidas de seguridad necesaria para preservar las existencias de! almacén central y almacenes periféricos. ~ Denominar como un almacén periférico a aquel depésito con las caracteristicas que cumplan los mismos.6.3. ee LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA Tiieeisja ons aona- _— ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA |___ MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA i 2 e MDA/GPyP ~ Dar lineamientos al Jefe de la Unidad de Almacén designado y al Personal técnico encargado de los almacenes periféricos a efectos de verificar periédicamente los bienes existentes, ~ _ Supervisar el sistema informatico (SIGA) interconectado entre almacén centros y los periféricos. Es responsabilidad de la Subgerencia de Contabilidad ~ Efectuar inventarios al Almacén Central y almacenes periféricos en forma periédica y sin previo aviso. ~ Parlicipar con los trabajadores del area contable en los equipos de inventario programados en la Municipalidad. ~ En la elaboracién y presentacién de los estados financieros de la Municipalidad se tendré en cuenta el Inventario de Existencias del Almacén Central, previamente conciliado con la Subgerencia de Logistica y Patrimonio y la Unidad de Patrimonio, como documentos Sustentatorios del Estado de Situacién Financiera, en materia de bienes y mercaderia en la Municipalidad. Son funciones del Jefe de la Unidad de Almacén > Organizar y controlar el proceso de las fases de almacén: recepcién, internado - almacenaje, distribucion y control mediante Bing Card. Kardex, PECOSA, Notas de entrada de almacén. ~ Evaluacién y control tangible de los documentos: datos, plazos de entrega, importes, cantidad, cuenta contable, pattidas presupuestales. metas, entre érdenes de compra, guias de remisién, factura, contratos, adendas, requerimientos antes de la actividad de recepcién ¢ internamiento. ~ Control interno de érdenes de compra y paralelo las salidas de bienes materiales, acreditado su conformidad con PECOSA ylo Cargo de bienes en funcién a 1/8 de UIT. ~ _Efectuar arqueos sorpresivos al Almacén de PVL. ~ _Coordinar con la Gerencia de Infraestructura y Planeamiento Territorial para la recepcién de saldos remanentes de las obras, ~ _ Efectuar el inventario de existencias de forma mensual e informar a su jefe inmediato, de forma anual informar a contabilidad a fin de ser integrado, ~ Aplicar medidas de control interno en todas las fases y procesos de cada actividad, a fin de asegurar los procedimientos y operacién de almacén como la seguridad de bienes en custodia temporal. ~ Coneiliar periédicamente las entradas y salidas de bienes, a fin de descartar diferentes en inventario de existencias ~ Supervisar la aplicacion de las medidas de control en el suministro de combustible, mediante bitacoras recibidas de las instancias respectivas. ~ Evaluar los plazos de entrega de proveedores que incurran en falta © informar para su posible penalidad. ~ Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de administracién de almacén los mismos que se rigen por normas y dispositivos. ~ _Recepcionar, verificar, clasificar por grupos, clases y caracteristicas las Maquinarias, equipos y recursos materiales. ~ Controlar y supervisar el almacenamiento, distribucién y despacho de materiales y/o equipos.EI, | ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA — i T | LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA | nyrectiva Ne 003-2022- MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA MDRIGEYE - Tramitar las érdenes de compra que cuentan con documentos fuentes sustentatorios para su pago correspondiente. - Realizar las coordinaciones con e! Responsable de Patrimonio y la Oficina de Contabilidad para la conciliacién de la Informacion Contable y saldo de los bienes como las codificaciones de los bienes de capital - Emir informes a la Sub Gerencia de Logistica y Patrimonio sobre el stock que cuenta almacén cada trimestre, para llevar un adecuado control y evitar el desabastecimiento - Elaborar la informacion de ingresos y salida de almacén previo comprobante de salida (PECOSA) y péliza de entrada y salida para remitiries a integraci6n contable - Verificar la calidad, cantidad y otras caracteristicas de los bienes recepcionados y que estas coincidan con las especificaciones en las respectivas érdenes de compra, guia de internamiento o NEA, no debiendo recibir bajo ningun punto de vista bienes con caracteristicas diferentes. ~ Resibir y atender los requerimientos de las unidades orgénicas de la Municipalidad - _ Emitir las guias de intemamiento derivadas de Ordenes de Compra y Notas de entrada al almacén - Registrar los ingresos y salidas en el Kardex visibles e informatizacién, asi como emitir los repottes de bienes seguin las necesidades. ~ Recibir toda la documentacién y Notas de pedido de las unidades organicas de la municipalidad. - Verificar que los bienes perecibles recibidos correspondan con las especificaciones técnicas, cantidades y calidad sefialadas en las guias de remision y las érdenes de compra. ~ _ Verificar que los bienes recibidos cuenten con los certificados de calidad y de garantia del proveedor, en los casos que corresponda. - Dar facilidades a la comisién de toma de inventarios de bienes, muebles ¥ equipos de la institucién de conformidad a dispositivos legales vigentes, Es responsabilidad del personal técnico encargado de los Almacenes Periféricos. ~ Efectuar el cierre del Almacén el tltimo dia laborable de cada mes, emitiendo los reportes del movimiento mensual de las existencias, los mismos que deben ser remitidos al Jefe de la Unidad de Almacén, debidamente firmados por los responsables, a excepcion del mes de diciembre cuya fecha de cierre ser comunicada en la respectiva cartilla de inventario anual ~ Efectuar oportunamente al Jefe de la Unidad de Almacén la solicitud de reposicién de bienes teniendo en cuenta el stock minimo. - Efectuar la entrega del bien adquirido al usuario final conforme a las necesidades requeridas. ~ Efectuar la entrega del bien adquirido al usuario final dentro del plazo de diez (10) dias habiles de ingreso fisico a los almacenes periféricos mediante (PECOSA) por consumo, verificando que los datos consignados especialmente referente al nombre (nombre y apellidos del destinatario 0 usuario final), quien efecttia y suscribe ala PECOSA sean5 ] LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA | 1 ectiva Ne eee ADMINISTRACION DELOS ALMACENES DE La | Diectva N MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA | MDA/GPyP los correctos, debiendo remitir copia de dichas PECOSAS antes del cierre del mes al Jefe de la Unidad de Almacén. - Las demas previstas en la presente directiva. De las areas usuarias ~ _ Las areas usuarias son responsables del planeamiento que realice en materia de abastecimiento, constituye requisito para prever, solicitar y Posteriormente adminisirar, en forma adecuada sus necesidades de bienes para el cumplimiento de sus metas. > ElGerente, Subgerente, Jefes de las éreas usuarias y el servidor al que se asigné el bien son solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, dafio, deterioro o mal uso de los bienes de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicacién de disposiciones sobre verificacién fisica de bienes. ~ Otorgar la conformidad por la recepcién de los bienes adquiridos a Solicitud expresa de la Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales cuando esta lo considere necesario. ~ Los Gerentes, Subgerentes y Jefes de las areas usuarias son los responsables de velar y promover el cumplimiento de las disposiciones de la presente directiva Vil. DEFINICIONES: ~ ALMACEN: Es el area fisica destinada a la custodia temporal de los bienes gue realizan actividades logisticas para garantizar la correcta conservacién y contribuir con el éptimo funcionamiento de la cadena de abastecimiento. ~ ALMACENAMIENTO: Es un proceso técnico de abastecimiento donde las actividades concemientes a este proceso estan referidas a la ubicacion temporal de bienes en un espacio fisico determinado con fines de custodia como via para trasladarlas fisicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan, AREA USUARIA: Organo 0 Unidad Orgénica de la Municipalidad que requiere bienes adquiridos por la entidad. ~ BIN CARD (Tarjeta de Control Visible de Almacén): documento utilizado ii Para registrar la fecha de ingreso o despacho; numero de Orden de Compra o PECOSA, cantidad y saldo del producto ingresado 0 despachado. ~ BIENES: Son objetos y materiales que adquiere la Municipalidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. ~ BIENES PATRIMONINALES: Son Bienes de titularidad de la Municipalidad Distrital de Acoria, que no tiene condiciones de dominio publico y no son destinados para venta, cuya vida util es mayor a un afio, estan sujetos a depreciaciones y su valor es mayor a % de la UIT vigente a la fecha de su adauisicionT ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MDAIGE MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA : — ~ _EXISTENCIAS: Son los bienes que se encuentran almacenados con cardcter temporal para su posterior distribucién a las areas usuarias, tales como titles de oficina, papel bond, materiales de limpieza, ferreteria entre otros. GUIA DE INTERNAMIENTO O GUIA DE REMISION: Documento que contiene la informacién de la compra, detalléndose la cantidad, caracteristicas y precio de los bienes contratados. Dicho documento puede ser la orden de Compra y puede emplearse para autorizar el ingreso de un bien al almacgn, KARDEX (Tarjota de existencia valorada de Almacén): Documento parta el registro y control de los bienes valorizados. MATERIAL DE PROCESAMIENTO AUTOMATICO DE DATOS O MATERIAL PAD; Son bienes consumibles empleados para el procesamiento de datos, tales como toner, tinta, cinta, entre otros. NEA (Nota de Entrada a Almacén): Documento utiizado para el sustento de nareso de bienes al almacén, estos ingresos pueden ser por: Donacién, Transferencia, entre otros, que por sus condiciones son distintos a la adquisicién efectuada mediante Orden de Compra o Contrato, ‘* NEA para produccién NEA por producto terminado NEA por donacién NEA por transferencia externa NEA por devolucién a almacén NEA por diferencia de inventario NEA decomisados NEA otros ~ ORDEN DE COMPRA Documento que equivale a contrato y que obliga al proveedor entregar los bienes en la calidad, condiciones, cantidad y lugar indicados en él. ~ PARETO: Regla 80/20 segtin el cual el 20% de los bienes almacenados representa aproximadamente el 80% del criterio analizado (valor, cantidad, volumen, rotacién, entre otros) para los bienes del almacen. PECOSA, (Pedido Comprobante de Salida): Documento utiizado como evidencia_de que el bien solicitado por el érea usuaria ha sido atendido y su salida de almacén registrado. ~ PEDIDO DE ATENCION DE ALMACEN: Documento fisico 0 electrénico a través del cual el érea usuaria efectia la solicitud de atencién de bienes desde el almacénScr LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA Cori Directiva N° 003-2022- ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MDA/GPyP | _ MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA ~ PEDIDO DE ENTRADA AL ALMACEN: Documento fisico o electrénico a través de! cual el érea usuaria efectiia de ingreso de los bienes al almacén. Vill. DISPOSICIONES GENERALES: 8.1. La administracién det almacén comprende el almacenamiento, distribucién y verificacién de los bienes que posee la Municipalidad, cuya custodia se encuentra a cargo de la Unidad de Aimacén Central 8.2. | almacén de la Municipalidad esta destinado a la custodia conservacién y Gistribucién de los bienes que van hacer utiizados en el cumplimiento de log objetivos institucionales. EI almacén central se encuentra ubicado en la Plaza Principal del Distrito de Acoria, el cual esta a cargo de un Jefe de Unidad de Almacén, quien depende de la Sub Gerencia de Logistica y Patrimonio. Los almacenes y otros depésitos existentes deberan cumplir de manera obligatoria con las especificaciones sefialadas en la presente Directiva para ‘su custodia, conservacién y control temporal de los bienes. 8.3. La Sub Gerencia de Logistica y Patrimonio, tendran a su cargo la organizacién e implementacién del Almacén para la custodia temporal de los bienes que suministra, para lo cual las area fisicas destinadas a servir de almacén, deben contar con los medios de seguridad adecuadas para favorecer el ambiente de control y proteger a las personas, materiales, Productos, articulos, etc., almacenados en las mismas instalaciones asi como reducir los riesgos internos y externos y evitar robos, sustracciones, ~ Sabotaje, incendios, ruidos, contaminacién con toxicos y otros. 8.4. El registro y control de los bienes se realizaran a través del Sistema de Gestion Administrativa (SIGA), que el almacenero implementara, el mismo que deberd ser actualizado permanentemente. 8.5. La seguridad del local de! almacén; se establecera areas fisicas de uso especifico para oficina, recepcién y despacho, zona de almacenaie, y zona para ampliaciones. Asimismo, contaré con muebles y equipos necesarios Para efectuar la conservacién, manipulaci6n, proteccién y control de los bienes en custodia. 8.6. En cada almacén se estableceré areas fisicas de uso especifico para i) Oficina, i) recepcién y despacho, i) zona de almacenaje, y iv) zona para ampliaciones. Asimismo, contaré con muebles y equipos necesarios para efectuar la conservacién, proteccién y control de los bienes en custodia. 8.7. Almacenamiento de bienes muebles integra los siguientes procedimientos tales como recepcién, verificacién y control de calidad, intemamiento y registro, ubicacién de bienes, preservacién, custodia y control de stocks. 8LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N° 003-2022- MDA/GPyP 8.8. Solo a través del almacén central ylo almacenes periféricos se realiza el ingreso fisico y almacenamiento de bienes y/o materiales adquiridos asi como de aquellos que pueden proceder a conceptos distintos a la Adauisicién (recuperacién, saldos que ingresan, donacién, entre otros), 8.9. En caso excepcionales, que la naturaleza o caracteristica de los bienes y/o materiales lo justifique, ingresaran directamente al 6rgano, unidad organica u obra previa coordinacién con el Jefe de la Unidad de Aimacén (central o eriférico), en ese sentido el érea usuaria asume las responsabilidades por Su Custodia y conservacién de los bienes y/o materiales, sin que ellos se Considere que los responsables de Almacén no verifiquen la entrega y tramite de almacenamiento de los bienes y/o materiales en un espacio fisice adecuado 8.10, Por el principio de Unidad de Almacén, todos los bienes y/o materiales son debidamente coneciliados con la Subgerencia de Contabilidad presentando ot ceporte de movimientos de almacén sea mediante formato fisico y/o altero con el SIGA. 8.11. La permanencia de bienes y/o materiales en el almacén no debe superar el afio calendario desde su fecha o registro en la tarjeta de control visible de almacén — bincard 8.12, Treinta (30) dias calendarios anteriores al vencimiento del plazo indicado en €| Parrafo precedente, el Jefe de la Unidad de almacén debera informar al Subgerente de Logistica y Patrimonio o Gerente de Administracién y Finanzas las condiciones de los bienes y/o materiales a que se refiere el presente numeral, para que se determine su disposicién a las gerencias ylu Oficinas que pudieran utilizario 0, en su defecto, dar de baja de ser necesario. 8.13, Los bienes que no pudieran ingresar fisicamente al almacén o que su utiizacién sea inmediata (suministro, viveres, u otros, previamente \dentificados y justificados) se asignaran directamente a los encargados de SU uso, traslado 0 custodia. El especialista en Patrimonio y almacén Procesard los documentos y registros, previa constatacién. 'X._ DISPOSICIONES ESPECIFICAS: 9.1. ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES. 1. El almacén es un area fisica seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas; destinadas a la custodia y conservacién de los bienes que van 2 empelarse para la produccién de servicios y bienes. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos tecnicos de abastecimiento denominados almacenamiento y distribucionLINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA Ri carck | sowinistmcion esos nunca ee Era esas I MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA puis todos los bienes que adquiera la Municipalidad deben ingresar a través del almacen 2. Para la operatividad del almacén se debe contar con los. recursos humanos, infraestructura y equipamiento, incluyendo las herramientas de Gestion, que permitan desarrollar las actividades de almacenamiento y distribucién. Para dicho efecto, se puede contar con uno 0 mas almacenes de acuerdo a la necesidad. 3. Son factores a considerar en la seleccién y organizacién del local de Steazs) —_almacén los siguientes: Ceased 3. Ubicacién: Cuando el almacén se encuentre ubicado fuera de la sede ‘administrativa, se debe considerar lo siguiente: ~ Que cuente con servicios basicos y vias de acceso definidas que facilten el acceso a personas y vehiculos aun que las actividades se realicen sin interferencia. ~ Que cumpla con las normas municipales sobre zonificacién y Parametros urbanisticos y edificatorios. ~ Que cuente con zonificacién compatible con su uso y que éste Mo se encuentre en zonas residenciales 0 comerciales. De manera excepcional, se puede sustentar la seleccién de un almacén cuya zonificacién comercial o residencial sea Compatible. Para tal efecto, debe contar con la autorizacién de la maxima autoridad administrativa de la Municipalidad, previo Informe de Analisis de Costo Beneficio, el cual concluya que es mas conveniente para la Municipalidad - Estar ubicado a una distancia estratégica. Espacio requerido: deben permitir que las operaciones que en ella se realicen se efectien en un area fisica adecuada, sin que ocasione inconvenientes por falta del espacio. Se determina en base a la cantidad, calidad y volumen de los bienes previstos para adqui incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones. De acuerdo a las posibilidades econémicas, se estableceré areas fisicas de uso especifico para = Oficina > Recepcién y despacho. - Corredores y pasadizos ~ Zona de almacenaje > Servicios higiénicos. ~ Zonas para ampliaciones. - Areas de estacionamiento Exterior. ~ Casilla de vigilancia para el control de ingreso y salida de bienes. © Seguridad: el lugar geografico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasionados por agentes atmosféricos, asi como preservar la integridad humana y fisica ante acciones de terceros o de desastres naturales, 10LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA. ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N° 003-2022- [MbAIcEye d. Facilidad de recepcién: contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecuta la institucién; deben existir vias de acceso Para personas y vehiculos a fin de que los proveedores entreguen sin dificultades sus articulos ® Caracteristicas de los materiales: segiin la naturaleza de los bienes, se debe tener en consideracién el peligro que puedan o no ocasionar al personal que labora en el almacén, asi como a la comunidad: elemplo: explosivos, productos quimicos toxicos, radioactivos, etc. f Facilidad de utilizacién Por los usuarios: considerar la cercania y fluidez de transito para que el abastecimiento a las unidades usuarias Sea en forma econémica, rapida y segura 9. Tiempo de suministro: considerar la distancia en que se encuentra las unidades usuarias y sus necesidades de reposicién; ejemplo: cuando la atencién de pedidos se tuviera que efectuar el mismo dia, el almacén estaria ubicado en la misma localidad: si estos tuvieran que atenderse al dia siguiente o al tercer dia, la localizacién puede hacerse fuera del perimetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias h. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministro y el tamafio del local del almacén cuanto mas alejado este el almacén de las fuentes de suministro, mayor sera su tamafio, Vlas de comunicacién: se localizaré el almacén en lugares en que haya fluido de transportes para el acarreo de los bienes materiales. J. Infraestructura disponible; considerar reas 0 edificaciones que por Sus caracteristicas resulten y que ademas el costo ‘de acondicionamiento resulte econémico. Por seguridad el local debe reunir condiciones que eviten el deterioro y merma ocasionados por agentes atmosféricos, asi como la de preservar la integridad fisica del servidor ante acciones de terceros como también desastres naturales. De acuerdo a la disponibilidad econémica, se requiere contar con siguientes componentes de seguridad: ~ _ Disefio de protectores y cascos de seguridad, ~ _Eleccién de extintores apropiados para combatir el tipo de incendio ¢ instalacién adecuada. - Ubicacién de sistemas de recicladores en zonas donde el agua no cause mayor dato, y de acuerdo a las posibilidades econémicas de la Municipalidad, - Equipos apropiados para el trabajo. ~ Costos de operacién de los equipos. ~ Mantenimiento, costos de suministro de combustible o electricidad, ete. 1MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA | MDA/GPyP. ek t i: LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA. LA = bs | | Bas — ADMINISTRACION DE L S ALMACENES DE LA | Directiva Ne eae I | 5. "1 Eljefe de la Unidad de Almacén recepcionard los bienes teniendo ala vista la Orden de Compra - Guia de Remisién, Factura y otros documentos, verificando seguin las especificaciones técnicas o términos de referencia detalladas en el documento de! requerimiento, con la finalidad de dar Cumplimiento a las normas de control, El Jefe de la Unidad de Almacén, solo podra proceder a firmar la Orden de Compra — Guia de Remisién, una vez determinada y establecida is conformidad de las condiciones y/o caracteristicas de los bienes adquiridos Tratandose de Ordenes de Compra derivados de procesos de seleccion la recepcion deberd ser realizada en caso de bienes que posean especiales caracteristicas con la participacién del area usuaria, se sentara el acta de Tecepcién respective, sefialando de manera precisa la fecha y el Cumplimiento de las especificaciones técnicas El Jefe de la Unidad de Almacén debera hacer seguimiento al cumplimiento del plazo estipulado en la Orden de Compra, debiendo de informar al Sub Gerente de Logistica de forma oportuna en caso de incumplimiento. al Plazo y otros para las acciones que corresponda Queda terminantemente prohibido implantar la firma de conformidad, de advertise la falta, ésta seré comunicada al érgano competente para determinar responsabilidad y las acciones que de estas devengan De corresponder entregas de bienes (materiales) en obra, las actividades que se realicen en ellas son los mismo Procesos técnicos implementados €n esta directiva en todos los casos en Jefe del Almacén Central tomara Conocimiento previo a la entrega, de advertirse la entrega directa en obra, éstas deberdn ser autorizadas por el Sub Gerente de Logistica y sera de entera responsabilidad de! area usuaria, en cuyo caso el inspector Residente, asi como su almacenero verificaran la existencia, estado y condiciones de almacenamiento de los bienes, debiendo realizar los informes de conformidad debidamente documentadas y_ firmadas, tratandose de contratos derivados de procesos es imprescindible que la recepcién sea cumplida con presencia del Jefe del Almacén Central, se anexaré el acta respectiva de cumplimiento al expediente de dicho Proveedor, cualquier contravencién deberé ser ‘comunicada al Sub Gerente de Logistica para las acciones que correspondan Los sobrantes de materiales de construccién y bienes de consumo en calidad de nuevos de las obras concluidas y otros, serdn entregados al almacén central: es decir al concluirla obra en el plazo de tres dias habiles, los saldos de almacén valorizados que es igual al saldo del Kardex valorizado por cada bien, deben ser entregado mediante acta de entrega de saldo de obra, por el residente de la Obra y el encargado del almacen de obra, debiendo formar parte de las obligaciones. contractuales de los mismos y presentar como requisito para el pago de remuneraciones u honorarios, segun corresponda: asi mismo el Almacén Central registrara 12LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA. ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA |__MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N° 003-2022- | MDA/GPyP los ingresos mediante una Nota de Entrada al Aimacén NEA, para su Custodia y utilizacién futura, asi como para nuevas obras o para el Mmantenimiento y/o reparacién de la infraestructura publica 12. Tratandose de materiales 0 bienes usados en estado reutilizables éstos Geberan presentarse en un listado adicional al inventario, sin valor y sefialando el estado de cada material. DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO EN EL ALMACEN Y PERIFERICO El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento: las actividades Concemientes a este proceso, estan referidas a la ubicacién temporal de bienes es un espacio fisico determinado con fines de custodia como via para trasladarios fisicamente (temporal o definitive) a quienes necesitan. Consta de las fases siguientes: Recepcién, Verificacién y control de calidad, internamiento, registro-control y custodia, Todos los bienes ingresan a través de un almacén. 4. Recepcién a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan desde que los bienes llegan al Almacén Central y termina con la ubicacién de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificacién y control de calidad. 5. Emitida la Orden de Compra por la Subgerencia de Logistica y Patrimonio, la cual debera especificar el detalle técnico del bien, color Serie, entre otros detalles; una copia con las firmas correspondientes es remitida y notificada a la Unidad de Almacén. El responsable de la fecepcion de los bienes debe mantener un archivo de las mismas. ©. El Jefe de la Unidad de Almacén efectuara la recepcién teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de Compra, Guia de Remision factura, cargo de recepcién de la Orden de compra u otros documentos) debiendo ejecutar las siguientes acciones: ¥ El cmputo de plazos para la entrega de bienes por parte de los Proveedores se efectuara en dias calendarios u habiles segin se Precise en la Orden de Compra, a partir del dia siguiente de recibida la Orden de Compra por el proveedor incluyendo el ultimo dia de las entregas de mercaderia Si el proveedor efecttia la entrega de los bienes en fecha posterior al plazo establecido, tal situacién debe ser comunicada a la Subgerencia de Logistica y Patrimonio y este ultimo al Gerente de Administracion y Finanzas para las acciones correspondientes, ’ Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: Los registros, sellos, envolturas, embalajes, fecha de vencimiento ¥ otras caracteristicas del embalaje, a fin de informar sobre cualquier anormalidad en la recepcién. ¥ Contar y pesar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado, anotando las discrepancias encontradas en los documentos Considerados comprobantes de pago y en el exterior de los bultos. B| LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA. MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N¢ 003-2022- MDA/GPyP. v El pasaje puede omitirse cuando el nimero y caracteristicas de los bienes recibidos permitan efectuar una verificacién cuantitativa sin problema alguno. ¥ Anotar en la documentacién de recibo lo siguiente: + Nombre de la persona que recibe los materiales. * Numero de placa del vehiculo utilizado en el transporte (cuando ‘sea pertinente). * Fecha y hora de recepcién 4. Para realizar las acciones descritas en el literal procedente, la Sub Gerencia de Logistica a través del responsable de Adquisiciones debe Proporcionar al Encargado de Almacén todas las herramientas, insumos y materiales necesarios (winchas, balanzas, escalara, vestimenta, guantes, tapabocas, otros) para cumplir con las labores encomendadas. ©. El Jefe de la Unidad de Almacén no recepcionara bienes en cantidad que sea menor al consignado en la orden de Compra - Guia de Internamiento, entre otros; ni los que pretendan ser entregados con documentos que no sean comprobantes de pago reconocidos por la Superintendencia de Administracion Tributaria — SUNAT. Asimismo, tiene la responsabilidad de: * Presenciar, verificar, recepcionar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad. Proteger y controlar las existencias en custodia * Efectuar la distribucién de bienes conforme a lo establecido en la presente directiva * Coordinar la oportuna reposicién de stock + Emitir los reportes de movimiento de bienes del almacén, * Elaborar y procesar el formato PECOSA. Verificacién y Control de Calidad Estas actividades deben efectuarse en un lugar predeterminado independientemente de la zona de almacenaje y comprende las siguientes acciones: a, Reiterar los bienes del embalaje para revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa. b. La verificacion cuantitativa se efectuaré para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentacién que recibo, incluye comprobantes tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presion, temperatura, etc. Para lo cual se deberd contar con los instrumentos y herramientas necesarios para tal fin ¢. Lavverificacion cualitativa, denominada control de calidad se realizara para verificar que las caracteristicas y propiedades de los bienes 14LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA. ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N¢ 003-2022- MDA/GPyP Fecepcionados estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas, 4. La verificacién y control de calidad se efectiia en presencia de la Persona que hace la entrega cuando la cantidad y caracteristicas de los bienes permitan realizar la verificacién cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcién. ©. Si por el numero y caracteristicas de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacion y control de calidad, el responsable de Almacén suscribird la Guia respectiva, dando conformidad solo por la cantidad de bienes recibidos. f. Tratandose de bienes que por sus caracteristicas ameritan ser Sometidos a pruebas de conformidad (bienes informaticos, entre otros), las pruebas o examenes sera encargados a las Oficinas que corresponde (Informatica, Patrimonio, Infraestructura, Mecanico) 0 Por las Unidades Organicas que conocen la naturaleza del bien a Fecibir, debiendo dar el visto bueno 0 emitir un informe favorable de las pruebas de conformidad, el mismo que deberd ser adjuntado a la Orden de Compra correspondiente como prueba de la conformidad de recepcian. 9. La conformidad de la recepcién de los bienes seré suscrita por el encargado del almacén en el rubro respectivo de la Orden de Compra y Guia de Remisién correspondiente h. Se debera tener cuidado en la fecha de vencimiento de los bienes perecibles. i. En caso, los bienes no cumplan las especificaciones técnicas fequeridas 0 no cumplan con los controles de verificacion cuantitativos y cualitativos, estos seran devueltos al proveedor para Ser repuestos o cambiados, en el plazo que se consigne en el Acta correspondiente. Debiendo remitirse copia de esta Acta e informe fespectivo al Subgerente de Logistica y Patrimonio, para las acciones administrativas que correspondan. 3. Del internamiento Comprende las actividades orientadas a la ubicacion de los bienes en los lugares previamente asignados en base a las siguientes acciones @. Agrupar los bienes segin su tipo, periodo de vencimiento, dimensién, entre otras propiedades. ». Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona del almacenaje, de tal manera que su identificacién sea agil y oportuna. ©. Se evitara dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zona de almacenaje distintos. 15Directiva N° 003-2022- MDA/GPyP | LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA. ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA @. En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se Procedera a internar el integro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones. Siel almacén no cuenta con los equipos 0 ambientes especiales, para la conservacién de determinados bienes, el encargado del almacén Coordinara con los responsables de determinadas areas usuarias, a fin que se disponga el internamiento correspondiente en espacios fisicos mas apropiados. El responsable del almacén efectuara la Constatacién del ingreso y dara conformidad al mismo, siendo el tinico responsable del internamiento de los bienes, Aquellos bienes que no pueden ingresar fisicamente por ningun almacén de la Municipalidad, o las operaciones de ingreso resulten antieconémicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, etc.), 0 urge utiizarios de inmediato, por ejemplo: medicamentos, viveres, ropa en casos de emergencia, se asignaran directamente a los encargados de su utilizacién quienes se encargaran del ingreso fisico de los bienes, Sin embargo, el encargado del Almacén Central constatara el ingreso de dichos bienes y tramita os documentos pertinentes (Guia de Remision u otros) Los bienes con caracteristicas especiales (casos semovientes, alimentos frescos, productos lécteos 0 camnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos inflamables, radioactivos, reactivos quimicos, etc.) cuya custodia demanda acondicionamiento especial y no Io tuviera el Almacén Central (aislamiento, temperatura, humedad, ‘luminacion, seguridad, amplitud, desplazamiento, ete.) ingresaran: Y Fisicamente por el area de custodia que retina las condiciones adecuadas, aunque estuvieran a cargo de otra area usuaria o Unidad organica, el mismo que asume la responsabilidad, El Jefe de la Unidad de Almacén verificara el ingreso y tramitaré los documentos pertinentes, v Fisicamente a lugares de custodia contratados especialmente. El Jefe de la Unidad de Almacén realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos pertinentes. 4. Registro y Control a. Comprende acciones para el registro y control de los ingresos de los bienes a los almacenes asignados. b. Se adjunta a la copia de la orden de compra, fotocopia de la factura guia de remisién que serdn sellados por el encargado del almacén, Para efectos del ingreso a la tarjeta Bincard y tarjeta valorizada, ©. El encargado del almacén registra los bienes en el sistema utiiizado para el almacenamiento. 16LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE tA | Piecti MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACoRIA | MDA/GPyP Directiva N° 003-2022- Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se procederd a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que sera colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se procedera previamente a formular la correspondiente Nota de entrada a Almacén (NEA). Se debe evitar borrones y adulteraciones en la tarjeta de control visible - Bincard. Los bienes que se incorporan al patrimonio Mobiliario Institucional se Codificaran conforme al procedimiento de control patrimonial correspondiente. 5. De la Custodi Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes: @. Proteccién alos materiales: esta referida a los tratamientos especificos que son necesarios a cada articulo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serén las estipuladas en normas técnicas, manual de fabricante u otros textos especializados, \ b. Proteccién del Local del Almacén:_a las areas fisicas destinados a servir de almacén se les debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgo internos y externos. Para el efecto se tomaran medidas a fin de evitar: robos o sustracciones, acciones de sabotaje; incendios, inundaciones, etc. ¢. Proteccién al personal de almacén; se deben contemplar todos los ‘aspectos de proteccién al personal por los dafios que puedan causar a su integridad fisica; para tal fin se les dotard de los equipos e implementos Necesarios para la adecuada manipulacién de materiales. Asi mismo se disefiaré. planes de seguridad que contemplaran programas de €vacuacion para caos de siniestros (incendios, _terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el manejo de equipos de Manipulacion de materiales y de seguridad. Reporte de Consumo Es funcién del encargado del Almacén Central de la Municipalidad, tener a ‘su cargo la elaboracién de la estadistica de consumo de los bienes de uso ‘comtin, que permita determinar la atencién de acuerdo a la real necesidad; y sirva como documentos de trabajo de referencia para realizar una adecuada programacién del abastecimiento de los bienes. 10.3 DEL PROCESO DE DISTRIBUCION El proceso de distribucién consta de las siguientes fases: 1. Formulacién del Pedido. VvLINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ] ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N° 003-2022- | MDA/GPyP a. La formulacién del pedido inicia con la solicitud por parte del érea usuaria, el Jefe de la Unidad de Almacén con copia al Subgerente de Logistica y Patrimonio para su atencién, segun disponibiidad de existencias; ene | cual se deberd precisar el numero de requerimiento inicial y la orden de compra notificada que corresponda. b Todo pedido de bienes o materiales que se encuentra en el Almacén Centran obligatoriamente deberé ser efectuada a través de PECOSA, ©. El responsable del almacén evaluaré el Formato, el mismo que deberd estar debidamente firmado y autorizado, d. La PECOSA se formula en base a los respectivos Cuadrados de Necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la Municipalidad y disponibilidad de almacén, &. De encontrarse conforme dicha verificacion por parte del area usuaria solicitantes, firmara la PECOSA por Consumo (PC) en el rubro de “solicitante”, 1. La Sub Gerencia de Logistica y Patrimonio establecer4 un calendario Para la presentacién de requerimientos y pedidos, plazo que debera Ser observado por todos los Organos y Unidades Organica de la Municipalidad; para aquellos materiales cuyo consumo de bienes sea constante. 9. Los requerimientos no programados serén remitidos a la Sub Gerencia de Logistica. a fin de ser evaluado y reprogramados de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria. 2. Autorizacién de Despacho a Una vez verificado que la PECOSA por Consumo (PC) se encuentre debidamenie rellenada y autorizada se procedera a hacer la entrega de los mismos a las unidades orgénicas solicitantes, debiendo el funcionario firmar la PECOSA de recepcion y de conformidad. b. Esta fase comprende lo siguiente: Registro del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) Aprobacién de! Responsable de almacén Valorizacién del pedido Comprobante de Salida (PECOSA) Registro de las salidas autorizadas de bienes en las tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén. ©. Esta prohibido que el responsable de almacén haga entrega de bienes de la Municipalidad sin contar con el respectivo Pedido Comprobante_de_salida (PECOSA) debidamente firmado por todos los participantes. 18tga LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA eye [ Bacoti, | ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA a = wy ee | MUNICIPALIDAD DISTRITAL DEACORIA | MDA/GPy! 3. Acondicionamiento de Materiales a. Elresponsable de almacén recibird el formulario PECOSA aprobado, ¥ dispondra el acondicionamiento de los bienes para su entrega Colocandolos en el lugar destinado para el despacho. b. El acondicionamiento o embalaje de los articulos por distribuir debe realizarse en forma tal que se evite: Despostillados, roturas o aplastamiento. Dajios por manchas con grasa u otro agente nocivo. Deterioro en el acabado. Dajios por causas climatolégicas; y Pérdida parcial, total o extravi6. 4. Entrega de Materiales a. Al momento de efectuarse la entrega de materiales, el responsable de almacén debe cuidar que la persona que los reciba verifique las caracteristicas del producto detallados en el formulario PECOSA, Previa autorizacién del funcionario de la unidad organica solicitante. b. El encargado de! almacén, debera verificar que la dependencia de destino haya suscrito e! formulario PECOSA con a conformidad respectiva. 5. Del registro Contable. EI Jefe de la Unidad de Almacén al cierre de cada mes elaborard y remitira e| Reporte de Ingresos, salidas y saldos conjuntamente con las 6rdenes de compra y las PECOSAS por Consumo, emitidas durante el mes a la Subgerencia de Contabilidad para efectuar el registro en las cuentas de existencias INVENTARIO FISICO El inventario fisico, es una forma de verificacion fisica que debe realizarse tanto en el Almacén Central como en los almacenes periféricos. Consisten en verificacién de existencias fisicas de los bienes almacenados, apreciar su estacio de conservacién y/o deterioro y condiciones de seguridad El inventario permitird contrastar los resultados obtenidos valorizados con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, e investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. El personal que interviene en la toma de inventarios fisicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificacién. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliacién con la informacion 19T T LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA : |_MUNICIPALIDAD DIsTRITAL DEACORIA | MDA/GPyP Directiva N° 003-2022- Contable, deben investigarse y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorizacién del funcionario responsable. Asimismo, cuando la Municipalidad contrate los servicios de una empresa privada Para llevar a cabo la toma de inventarios fisicos, el producto final presentado, asi como la base de datos, debe tener la conformidad del rea contable, en forma revia a la cancelacion de dicho servicio. Tipos de Inventarios a. Inventario Masivo, ~ Incluye a todos los bienes almacenados, comprende la verficacion fisica de bienes en uso y de almacén. La Municipalidad efectuard la toma de inventarios fisicos generales de sus almacenes, antes del 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal para tal efecto la Gerencia de Administracion y Finanzas propondra @ Gerencia Municipal la constitucién Ge una Comision de Inventario (integrada por lo menos por un representante de Almacén un representante de contabilidad y un representante de la GAF) que estar encargada de realizar el inventario fisico indicando el cronograma, equipos y personal necesario, Asi como se debera tomar en cuenta lo siguiente: * El inventario se efectuara cerrado las operaciones del almacén, por lo Que se requerira de un apropiado programa y servird de sustento de los estados financieros de la entidad municipal. Asimismo, la verificacion fisica de los bienes a inventariarse incidiré principalmente en los siguientes aspectos. ¥, Comprobacién de la presencia fisica del bien y su ubicacion. ¥ Estado de conservacion ¥ Condiciones de seguridad * — Concluida la verificacién fisica, la Comisién de Inventario debera remitir el inventario Fisico a la Gerencia de Administracién y Finanzas con el informe final del inventario, b. Inventario Selective. - Comprende a un grupo de bienes Previamente seleccionados. Se realiza periédicamente o cada vez que sea necesario verificar que los registros del stock se mantienen al dia, completos y exactos; y comprobar que las existencias fisicas concuerden con los. registros del Bincard y Kardex, correspondientes, Se realiza sin paralizar las actividades de almacén, solo se efectia el bloqueo temporal de la documentacién y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario, por el piazo que se estime dure el mismo. 2. Preparacién de inventario Corresponde a la Gerencia de Administracién y Finanza, a través de la Sub Gerencia de Logistica impartir las instrucciones, fijar plazos, establecer Mecanismos € instrumentos y determinar responsabilidades, a efecios de realizar la verificacion de bienes de los almacenes, 20LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA, ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva N° 003-2022- MDA/GPyP L ‘Son condiciones previas al inventario: @. Ordenamiento del Almacén: el principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin embargo, se hace mas necesario cuando se trata de realizar inventarios, Documentacién: es imprescindible preparar la documentacién para la toma de inventario, para la cual es necesario considerar lo siguiente: * Las tarjetas de Existencia Valorada (Kardex) y las de Control Visible de Almacén (Bincard) deberan estar al dia. * Bloqueo del internamiento de los bienes recepcionados durante el Periodo de inventario. Estos quedaran temporalmente en la zona de fecepcién y seran internados una vez concluido el inventario. * Atencién de materiales y equipos correspondientes a los formularios PECOSA, quedan pendientes. Los bienes de pedidos pendientes de atencién permanecen en la zona de despacho, ‘* Suspender la recepcién de pedidos por un periodo prudencial antes del inicio del inventario. Medios e Instrumentos: &1 equipo de verificacién sera dotado de medios adecuados, tales como: Catalogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, entre otros; que les permitiré certificar las medidas, denominaciones, pesos, cédigos, etc., de cada uno de los bienes que se esté verificando. 3. Formas de efectuar el Inventario. a. Al Barrer EI inventario es realizado por un Equipo de verificadores (Minimo dos integrantes: Un representante de la Subgerencia de Contabilidad y otro de la Subgerencia de Logistica y Patrimonio), el cual es designado por la comisi6n de inventario; empezando por un punto determinado del almacén: Continuando el control de todos los bienes almacenados, sin excepcion alguna. Esta modalidad se utilizar para efectuar el Inventario Masivo del Almacén. b. Por Seleccién Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes Sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicacién. Esta forma se utiliza para realizar el inventario Tipo Selectivo. ‘Sobrantes del Inventario Si en el proceso de inventario se establece la establece la existencia de bienes ‘sobrantes, se llevaran a cabo las siguientes acciones: a. Determinar su origen, es como resultado de los siguientes casos: * Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas, 2aLINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA 2 z Directiva N* 003-2022 NI | ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MDA/GP\P MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA * Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respective Comprobante de Salida ‘+ Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante Cuando los sobrantes del almacén se deban a los dos primeros casos indicados en el literal anterior, estas se incorporan en los registros de ‘existencias formulando la respectiva Nota de Entrada al Almacén (NEA), Cuando los sobrantes tengan su origen en el titimo caso, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se procedera a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén (Kardex), anulando la salida del bien sobrante, la misma que sera sustentada con el informe de la Comisién de Verificacién. En el caso que, como consecuencia de la conciliacién realizada, entre los ‘egistros de existencias y el inventario fisico, se establezca un registro de bienes ") faltantes, la Comisién de Verificacién actuara de la siguiente manera: a. Falta por robo o sustraccién, - Se organizara un expediente de las acciones fealizadas acompafadas de la denuncia policial correspondiente. b. Ealtante por merma. - tratandose de bienes solidos 0 liquidos, que por su naturaleza se volatilizan, sera aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva. Cuando la merma cura por accién de animales depredadores, la comisién de verificacion evaluara e informara sobre si la merma se debi estrictamente a esta causa, BAJA DE BIENES Es el procedimiento que consisten en la extraccién del registro patrimonial y contable del grupo de existencias que como resultado del inventario fisico estén Gonsiderados para tal efecto, siendo objeto de baja en los siguientes casos: Son objeto de baja: a. Dajfio y/o deterioro; desgaste o afectacién de los bienes debido al uso continuo. b. Perdida, robo y/o sustracciér inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas. c. Destruccién; afectacién de los bienes por causas ajenas al manejo institucional. d. Excedencia; _ bienes operativos que no se utilizan y se presume que Permaneceran en la misma situacién por tiempo indeterminado. Mantenimiento y/o reparacién onerosa; cuando el costo de mantenimiento y/o reparacién de un bien es significativo, en relacion a su valor real, f. Reembolso y/o reposici6n; opera para los bienes asegurados, cuando los documentos contractuales Correspondientes asi lo determinan. g. Vencimiento 0 Expirado; se aplica cuando los bienes han vencido o su estado de descomposicién no son recomendables para consumo. 22LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA | ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA Directiva Ne 003-2022- MDA/GPyP h. Cualquier otra causa justificable; la causa justificable debe sustentarse ante la Superintendencia de Bienes Nacionales. on, la misma que, acién y justificacién documentada e investigacion de ser el caso, debe proceder a dar de baja tales bienes, conforme a las disposiciones emitidas or la Superintendencia de Bienes Nacionales. La baja de estos sera mediante Resolucién de Alcaldia, posteriormente se elaboraré un Acta de los Bienes dados de Baja. Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la Resolucién Tespectiva, REPOSICION DEL STOCK Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico — administrativa, inherentes a la funcién del encargado del almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias Gistribuidas, a fin que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar asi, que lleguen a los usuarios en forma oportuna 7.1. Informes sobre el stock El responsable de almacén elaborara informes trimestrales sobre el stock de bienes en el almacén teniendo en consideracién las siguientes variables: a. Nivel Maximo de Stock. - Cantidad de cada tipo de bien que se estima @s suficiente para atender en condiciones normales y por un periodo determinado, las necesidades de la entidad. b. Stock Minimo o de Seguridad. - Cantidad de cada tipo de bien que se Fequiere para garantizar el abastecimiento, durante el tiempo que demore el tramite de reposicién de stock ©. Punto de Pedido. - Inicio de las acciones conducentes a la reposicién de existencias a fin de evitar el consumo total del stock minimo. 7.2. Formulacién del requerimiento de reposicion del Stock Eltramite de reposicién de stock se inicia cuando las existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock minimo 0 de seguridad, para tal efecto el responsable de almacén Procedera a: a. Formular el Cuadro de Necesidades por los bienes que a la fecha debe iniciarse el tramite de reposicion de stock. >. Remitir el Cuadro de Necesidades a la Sub Gerencia de Logistica y Patrimonio a fin que se proceda a la adquisici6n inmediata 23x ] ieicie ZO LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA yo = otis, | aPuinisteacionDeLosaunacentsDe La | Diese N03 aoa MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se considera datos Sobre ingresos y salidas de bienes de los almacenes y cantidades disponibles Para distribuir. Los registros y reportes se elaboran en forma manual y computarizada; en el primer caso se utilizan tarjetas y formularios, y en el segundo caso, se emplea el disefio de los mismos mediante sistemas de cémputo. El registro y control de existencias se realiza en los siguientes documentos: a. Documentos de Control * Tarjetas de Control Visible de Almacén — Bincard. * Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén — Kardex, * Resumen de Movimiento de Almacén, b. Documentos de Registro + Orden de Compra — Guia de internamiento. + Nota de Entrada a Almacén y/o Nota de Ajuste (NEA) * Pedido Comprobante de Salida (PECOSA). DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 1. Las Unidades Organicas que conforman la Municipalidad Distrital de Acoria, son responsables de supervisar la correcta aplicacién de la presente Directiva, de conformidad a las normas de racionalidad y austeridad correspondientes, lo cual no significa interferir en el funcionamiento eficiente y eficaz de la Entidad. Para la adecuada administracién de los almacenes, la Sub Gerencia de Logistica y Patrimonio, debera contar con el SIGA implementado que permita obtener reportes e informacion en tiempo real de las entradas, salidas y existencias de los bienes en los almacenes. 3. Lo que no estuviera previsto en la presente Directiva, queda sujeto a las ak normas y disposiciones legales vigentes sobre administracion y i} abastecimiento, 4. La Gerencia de Administracion y Finanzas queda facultada, para emit cualquier disposicisn complementaria, materia de la presente directiva. 5. Encargara la Gerencia de Administracion y Finanzas realizar las coordinaciones necesarias con la Oficina de Tecnologia de Informacion y Comunicaciones y los implantadores del CONETAMEF Huancavelica, con la finalidad que se implemente el SIGA y los mecanismos de control establecidos en la presente Directiva, 24a LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA | Wingetivn Nein a0na- ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA y MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA | MDA/GPyP xi, 6. Las Orden de Compra tendra tres (3) juegos, que ser custodiada por la Unidad de Almacén. Subgerencia de Logistica y proveedor. La PECOSA por Consumo, tendra tres (3) juegos, cuya distribucion sera: el primero para la Unidad de Almacén, el segundo para el area usuaria y el tercero para la Subgerencia de Contabilidad. El incumplimiento de la presente Directiva, ser sancionado de acuerdo a los dispuesto por la normativa pertinente, en la Ley N* 30057 — Ley del Servicio Civil, sobre el Regimen Disciplinario y el Procedimiento Sancionador yiu otras normas competentes. DISPOSICIONES TRANSITORIAS La aplicacién de la pretende Directiva tiene efecto al dia siguiente de su 2snce ] LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA " 4 GAs, | are ee Jen ome | MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ACORIA. MDA/GPyP FORMATO N° 01 VALE DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES. VEHICULO Marca: Tipo: Placa: | SOLICITANTE Nombres y Apellidos: Area, Oficina o Unidad icacién (Detallar) Destino: Combustible | Galones/Cantidad | Kilometraje | Observaciones 7 HORA CONDICION DEL | PROPIO FECHA VEHICULO. ALQUILADO FIRMAS LSOLICITANTE | JEFE INMEDIATO | GaF ALMACEN 26