INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, IP

Delegação Regional do Norte

Centro de Emprego e Formação Profissional do Porto

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Reflexão

UFCD: 0661 – Circuito Documental na Organização

Nome do(a) formador(a): Olga Oliveira

Os conhecimentos adquiridos nesta UFCD – Unidade de Formação de Curta Duração, foram um

bom complemento ao meu percurso profissional, onde fui administrativa durante sete anos, foi
também uma reciclagem dos meus conhecimentos.

Durante a UFCD aprendemos as diferentes fases que passam os documentos administrativos

numa empresa, quer seja correio recebido, enviado ou correio interno. Com isto, pude constatar
que embora alguns desses procedimentos eu já os fazia no meu percurso profissional, outros
não, e todos são importantes, como por exemplo a o registo de todo o correio recebido e
enviado, que é muito importante para evitar extravios de correspondência, é nesta fase que
atribuímos um número interno, tiramos cópia e damos o encaminhamento pretendido. Quanto
maior a empresa mais importante é ter um sistema de registo eficaz. Isto era uma coisa que eu
não fazia no meu antigo trabalho e no futuro, mesmo que a empresa não tenha um sistema de
registo da correspondência, espero implementar um que pode ser tão simples como um livro de
registo manual ou uma folha de exel.

Também foi importante ficarmos a conhecer uma norma portuguesa, a A NP 4438 transpõe
para português a norma ISO 15489-1 e 2. Information and documentation – records
management e visa normalizar as práticas nacionais de gestão de documentos de arquivo, numa
perspetiva de qualidade, eu também como técnica da qualidade acho esta norma de extrema
importância junto com a NP ISO 9001:2015, a qual eu já estava familiarizada. No futuro o fato
de ter conhecimentos destas normas e das normas da qualidade pode ser um benefício tanto
para mim, para conseguir arranjar um emprego, como para a empresa, nomeadamente se ela já
tiver ou quererá implementar um sistema de gestão da qualidade.

Todos esses conhecimentos adquiridos serão muito importantes para mim no futuro como
técnica de secretariado, pois todos eles são importantes para fazer o meu trabalho com
eficiência e eficácia.
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