CAPÍTULO 3: COMPROBANTES Y DOCUMENTOS COMERCIALES

3.1 Fuente de la registración: los comprobantes y documentos comerciales.

Las decisiones de los administradores, propietarios y terceros vinculados con el

ente cuando implican cuestiones económicas de éste, originan cambios en su estructura
patrimonial. La captura de la información que genera estos cambios se denomina
revelación y deben ser necesariamente capturados por el sistema de información
contable.

Esta revelación se haya siempre respaldada en un soporte (papel o electrónico) que será
el vehículo o medio que dará lugar a la registración del hecho económico y a través del
cual se trasmite la información, en su origen y causa y el cual llamamos documento
contable respaldatorio.

Todo hecho revelado requiere de la existencia de un documento o comprobante. Por lo

que toda registración contable debe contar con la documentación que respalde el
cambio del patrimonio que se transcribe en los libros respectivos.
Debe tenerse presente, que todo cambio cualitativo o cuantitativo en el patrimonio del
ente produce cambios en la composición y / o en la magnitud del mismo afectando
necesariamente la cuantía o la calidad de los bienes, derechos y obligaciones ya sea con
relación a los terceros o propietarios.

El modo en que se materializa esa entrada al proceso contable es a través del uso de los
comprobantes. Podemos decir entonces que son la fuente de datos de las operaciones
que luego serán registradas por el sistema de información contable (SIC).
Según Ostengo: “El comprobante es una fuente de datos o documentación fuente. La
característica de fuente del comprobante está dada por el hecho de ser el instrumento
material que revela la existencia de un acto o hecho económico que puede ser un
hecho registrable o un hecho no registrable. Cuando el hecho es registrable, el
comprobante actúa como soporte de entrada al proceso contable para el cálculo,
clasificación y registración de las operaciones económico-financieras.”

Podemos clasificar y ejemplificar a los comprobantes teniendo en cuenta la repetición

de los hechos económicos que representan como así también su origen y destino:

a) Documentos estandarizados o “formularios”: se utilizan cuando el hecho que

respaldan es repetitivo o rutinario. En general tienen un diseño predeterminado
facilita el ingreso de datos al proceso contable. Los formularios estándares (factura,
remito, recibo, etc.) tienen en general numeración preimpresa o asignada
electrónicamente.

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 Los “formularios” pueden ser:
Originados en el ente y completados por un tercero. Por ejemplo: remito que
acompaña la mercadería vendida y el cliente firma.
Emitidos por terceros y controlados dentro del ente: por ejemplo, la factura y el recibo
provenientes de terceros (proveedores).

b) Documentos no estandarizados: muchas veces el hecho que respaldan no es

repetitivo, como por ejemplo la compra de un inmueble, por lo tanto, no se justifica
que existan formularios “tipo” o estandarizados para este tipo de operaciones o bien
no son exigidos por las normas. Los comprobantes que aún no siendo estandarizados
cumplen con la función de transmitir la información necesaria a ser procesada por el
SIC incluyen entre otros: actas de asamblea, contratos, pólizas de seguro, escrituras,
etc.

c) Minuta Contable: es un tipo genérico de comprobante de circulación interna

(puede adoptar diversas formas o presentaciones) que se usa cuando no existe otro
comprobante para respaldar determinados hechos, por ejemplo: ajustes de
conciliaciones, determinación del costo de mercaderías, planilla de liquidación de
sueldos, etc.

La información captada que no origina cambios en el patrimonio de una empresa

debe ser ignorada por el SIC, y enviada al canal de información no patrimonial. El SIC es
un subsistema de información del ente que solamente se ocupa de la información
patrimonial.

Circuito de Comprobantes: Deben recorrer un circuito para que los operadores de las
empresas y del SIC puedan tomar decisiones con base en su conocimiento.

El circuito se inicia con la emisión del documento, continua por todos aquellos sectores
que deben necesariamente tomar conocimiento del hecho revelado y finaliza con el
archivo del comprobante para su preservación y cumplimiento de sus funciones
contables y legales.

Funciones de los comprobantes

Contable: respaldo de los registros asientos y anotaciones contables en los libros

correspondientes.

Legal: otorga respaldo legal frente a terceros de las operaciones realizadas,

constituyéndose en un principio de prueba de lo sucedido.

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Los comprobantes son de fundamental importancia en el aspecto contable y legal ya
que:
Dejan evidencia y constancia de las operaciones realizadas: son fuente y respaldo para
la registración contable y base para la preparación de la información patrimonial,
económica y financiera.
Permiten controlar la corrección de las registraciones efectuadas e identificar a las
personas que intervienen.

Son elementos de prueba frente a posibles conflictos con terceros o internamente para
la empresa: la legislación vigente da validez a registros comerciales respaldados
fehacientemente por comprobantes, por lo que cumplen una importante función legal
(por ej. Código Civil y Comercial de la Nación (CCCN) Art. 330.- Eficacia probatoria. “La
contabilidad, obligada o voluntaria, llevada en la forma y con los requisitos prescriptos,
debe ser admitida en juicio, como medio de prueba….”).

3.2 Documentos comerciales más usuales. Remito. Factura. Ticket. Recibo.

Cheque. Resumen de Cuentas. Pagaré. Nota de débito. Nota de crédito.

Los más habituales que respaldan las operaciones son:

Remito: Un sujeto informa a otro, quien lo acepta y recibe que se han trasmitido
bienes o servicios a su favor como receptor, los cuales se detallan en cantidades y
calidades físicas. Lo emite el vendedor para acompañar el traslado físico de los bienes a
entregar al comprador. Es el respaldo de la entrega de las mercaderías en condiciones al
adquirente, quien firma conforme la recepción de las mismas. Habitualmente no se
detallan valores en moneda, solo cantidades de producto. Contiene el detalle de la
mercadería enviada, lugar y fecha de entrega y datos y firma de quien la recibe.

Factura: Respalda la operación de venta de bienes o prestación de servicios de la

empresa. Es el documento por excelencia que respalda la ejecución del objetivo
económico de la empresa. Este documento refleja la información de una operación de
compraventa (bienes o servicios). Quien emite la factura es quien ha entregado los
bienes o ha prestado el servicio. Se emite por lo menos por duplicado, quedando el
original para el comprador (para este es una factura de “compra”) y el duplicado para el
vendedor (para quien representa una factura de “venta”). Su contendido está
determinado por normativa impositiva, debiendo como mínimo tener datos del emisor
y receptor, de la operación efectuada y detalles impositivos. Existen varios tipos (letras)
de facturas (A, B, C. M, E, etc.) que dependen de la condición fiscal del emisor y receptor

Ticket: Le son aplicables las mismas consideraciones que para las facturas, notas de
débito o crédito, siendo estos comprobantes emitidos a través del equipamiento
informático denominado como tickeadora o controlador fiscal.

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Recibo: Un sujeto informa a otro, quien lo acepta y recibe el monto por los conceptos
que en el mismo se detallan. Es un documento que sirve de constancia de pago de una
operación. En general se emiten por duplicado siendo el original para quien realiza el
pago y el duplicado para quien confecciona el recibo. Contiene la fecha de emisión,
datos del pagador, cantidad en letras y números, detalle del pago (dinero en efectivo,
cheques, etc.) y firma y aclaración de quien lo recibe.

Cheque: Orden de Pago pura y simple a favor de un tercero. Es un documento de

origen bancario relacionado con una cuenta corriente que es un medio habitual de
pago, por el cual el titular de una cuenta bancaria, también llamado librador, habilita a
otra persona, conocida como beneficiario, a cobrar una cantidad determinada de dinero
en la entidad bancaria donde están depositados los fondos. En la actualidad se utilizan
casi exclusivamente los “Cheques de pago diferido”: además de la fecha de emisión
tienen una segunda fecha que es la que establece el momento a partir del cual el
beneficiario puede presentar el cheque para cobrarlo (o depositarlo); esta 2º fecha no
puede superar el año desde su emisión.

Resumen de Cuentas: Por disposiciones legales los bancos y entidades financieras

deben reportar las operaciones de las empresas según la periodicidad que establezcan
los organismos de contralor. El banco envía (por medios electrónicos o en formato
papel) a sus clientes (titulares de cuentas bancarias) un resumen mensual de los
movimientos de la cuenta detallando las operaciones en el período. Es habitual que el
banco no emita otros comprobantes (nota de débito bancaria para “cargos” o nota de
crédito bancaria para “acreditaciones”), ya que éstos comprobantes se reemplazan en la
práctica, por el resumen de cuenta bancaria o extracto bancario que cumple la misma
función. Para algunas operaciones especiales (acreditación de préstamos o pago de
cuota de los mismos, por ej., suele enviarse un comprobante adicional).
El resumen de cuenta comercial, es el documento comercial que emite el ente acreedor
conteniendo el detalle del movimiento de la cuenta corriente del ente deudor durante
un periodo de tiempo determinado, lo que permite a ambas partes verificar sus
registros contables.

Pagaré: Promesa escrita de pago. Es un título de crédito para el que lo posee. Es un

documento que extiende y entrega una persona a otra, mediante el cual contrae la
obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él (es una
“promesa” de pago).

Nota de Debito: Un sujeto informa a otro - dada una relación comercial preexistente -
que su deuda para con el ente se ha incrementado a causa de los conceptos que en la
misma se detallen. La emite el vendedor por conceptos accesorios a la operación
principal de venta (por ej. cargo por intereses), lo que para el cliente representa un
aumento de su deuda. Su forma, cantidad de ejemplares y otros requisitos son los
mismos que para la factura.

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Nota de Crédito: Un sujeto informa a otro - dada una relación comercial preexistente -
que su deuda para con el ente se ha disminuido a causa de los conceptos que en la
misma se detallen. La emite el vendedor por el caso inverso a la nota de débito, es decir
por accesorios a la operación que disminuyen la deuda del cliente (por ej.
bonificaciones, devoluciones de la mercadería vendida, etc.).

Con los rápidos avances en materia de comunicaciones y tecnología de los últimos

tiempos, los entes han ido incorporando de manera creciente a sus estructuras
administrativas, comerciales y en general en todos los niveles de la organización,
sistemas y herramientas informáticos que empiezan a modificar el concepto de
“comprobante papel” para pasar a “comprobantes electrónicos”, que tienen en general
los mismos requisitos, contenido y funciones que los formularios impresos, pero su
manera de emisión, distribución y puesta a disposición se efectúa por medios
informáticos. También ciertas tareas administrativas o diarias comienzan a realizarse por
servicios de software o vía web, como por ejemplo la facturación electrónica, el uso del
“home banking”, los pagos electrónicos de servicios y transferencias bancarias, que
facilitan las transacciones y generan digitalmente los comprobantes de respaldo.

Todo comprobante que respalde registraciones contables debe ser conservado por un
periodo determinado, por lo que debe archivarse. No existe un único método de
archivo, lo que debe tenerse en cuenta es que esté disponible y con fácil acceso cuando
sea necesario.
El tiempo general por el cual debe conservarse la documentación está previsto por el
art. 328 del CCCN (Código Civil y Comercial de la Nación) en 10 años, excepto que leyes
especiales establezcan plazos superiores, que se computan desde su fecha de emisión.
Remarcamos que algunos tipos de documentos que se relacionan con hechos que
permanecen en el tiempo (por ej. los títulos de propiedad de inmuebles) deben
conservarse durante la permanencia de la situación que respaldan.

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