PDET-226 Excel Profesional: Diseño de Estructuras Metálicas y de Construcción Semestre II

PDET-226
Excel Profesional
Diseño de Estructuras
Metálicas y de
Construcción
Semestre II
MICROSOFT EXCEL PROFESIONAL
MANUAL DEL PARTICIPANTE

TABLA DE CONTENIDOS
CAPÍTULO 1. ....................................................................................................... 3
FUNCIONES LÓGICAS ............................................................................................ 4
Práctica de clase...................................................................................................10
FUNCIONES DE TEXTO ..........................................................................................13
Evaluación de clase ...............................................................................................23
CAPÍTULO 2. ..................................................................................................... 26
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y DE REFERENCIA .........................................................27
CAPÍTULO 3 ...................................................................................................... 43
FUNCIONES CONDICIONALES AVANZADAS ..............................................................44
CAPÍTULO 4. ..................................................................................................... 58
AUDITORÍA DE FÓRMULAS ....................................................................................59
CAPÍTULO 5 ...................................................................................................... 71
MANEJO DE BASE DE DATOS .................................................................................72
Práctica de clase................................................................................................. 102
Evaluación de clase ............................................................................................. 105
CAPÍTULO 6 .................................................................................................... 106
HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS .................................................................... 107
CAPÍTULO 7 .................................................................................................... 144
FUNCIONES DE BASE DE DATOS .......................................................................... 145
Escuela de Tecnologías de la Información Página 1

CAPÍTULO 8 .................................................................................................... 168
GRÁFICOS PERSONALIZADOS .............................................................................. 169
CAPÍTULO 9 .................................................................................................... 195
TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................... 196
CAPÍTULO 10 .................................................................................................. 246
SEGURIDAD DE DATOS EN EXCEL ........................................................................ 247
USO DE PLANTILLAS EN LÍNEA ............................................................................. 258

TÉCNICO EN OFIMÁTICA
Capítulo
Funciones Lógicas y
de Texto
Objetivos:
Usar funciones lógicas
Usar funciones de texto
Anidar funciones lógicas y de texto
Resolver aplicaciones prácticas
Página 3 Escuela de Tecnologías de la Información

FUNCIONES LÓGICAS
Las funciones lógicas se utilizan para evaluar diferentes alternativas

en la toma de decisiones y según su resultado se va a decidir si se
ejecuta o no alguna acción establecida. Estas funciones realizan una
comparación lógica entre diferentes valores dentro de la hoja de
cálculo, las cuales nos van a retornar como resultado un valor lógico
de VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo:
¿Podemos determinar la mayoría de edad de una persona mediante su edad en Excel?

Por supuesto que sí, traduciendo la pregunta a una función condicional, se tendría la
siguiente expresión:
=SI (Edad >= 18, “Mayor de edad”, “Menor de edad”)
donde “Edad” representa a cualquier celda que contenga el valor de la edad.
Es importante mencionar que los resultados de una función lógica siempre van a ser:
VERDADERO: Significa que se cumple la condición “Mayor de edad”.

FALSO: Significa que no se cumple la condición y por lo tanto es “Menor de edad”.
Las funciones condicionales se caracterizan por que contienen

una condición mediante la cual se evalúa ciertas alternativas, que
se establecen como obtención de un resultado verdadero o falso
de la condición.

Entre las funciones lógicas que podemos encontrar en Microsoft Excel 2016 tenemos.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Función SI Especifica una prueba lógica que realizar.
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son

Función Y
VERDADERO, de lo contrario devuelve FALSO.
Función O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
Función
Devuelve el valor lógico VERDADERO.
VERDADERO
Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
Función NO Invierte el valor lógico del argumento.
Función XO Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.
Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa

Función
como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la
SI.ERROR
fórmula.
Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte

Función SI.ND
en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.
En Excel hay diferentes funciones lógicas, entre las que podemos encontrar funciones
que comparan, funciones que convierten lo verdadero a falso y viceversa y otras que
utilizan verdadero o falso como constantes. Sin embargo, sea cual sea la función
lógica que se utilice, el resultado siempre será verdadero o falso, de acuerdo con la
evaluación que se realice.

A continuación, detallaremos algunas de las funciones más utilizadas:
FUNCIÓN SI
(prueba_lógica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso])
Realiza una evaluación a la prueba lógica y devuelve el valor de verdadero o falso de
acuerdo con la evaluación del argumento.
La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:

 prueba_lógica (obligatorio): Es la expresión lógica que será evaluada para
conocer si el resultado es verdadero o falso.
 valor_si_verdadero (opcional): Es el valor que se devolverá si el resultado de
la evaluación es verdadero.
 valor_si_falso (opcional): Es el valor que se devolverá si el resultado de la
evaluación es falso.
La prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o
también puede ser una función de Excel que regrese como resultado verdadero o
falso. Los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso pueden ser cadenas
de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se
ejecutará de acuerdo al resultado de la prueba lógica.
Ejemplo 1:
Dada una lista de personas, se pide determinar su sexo.
Ejemplo 2:
Dada una lista de alumnos y sus promedios, se pide determinar si están aprobados o
desaprobados.

FUNCIÓN Y (valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como verdadero o FALSO si
uno o más argumentos se evalúan como falso.
La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:

 valor_lógico1 (obligatorio): Es la primera condición a evaluar y cuyo resultado
puede ser verdadero o falso.
 valor_lógico2; ... (opcional): Son las condiciones adicionales que se desean
evaluar. Se pueden considerar hasta un máximo de 255 condiciones.
Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan

pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y devuelve un
valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa
como FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de SI, se puede
probar varias condiciones diferentes en lugar de una sola.
Ejemplos:
FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO
Todos los argumentos son

=Y(VERDADERO; VERDADERO) VERDADERO
VERDADERO
=Y(VERDADERO; FALSO) Un argumento es FALSO FALSO
Todos los argumentos se

=Y(2+2>0; 2+3=5; 3-5<0) VERDADERO
evalúan como VERDADERO
Al menos un argumento se
=Y(5-3>0; 3-2<0; 7-7=0) FALSO
evalúa como FALSO

FUNCIÓN O (valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)

Devuelve FALSO si todos los argumentos se evalúan como falso o VERDADERO si uno
o más argumentos se evalúan como verdadero.
La sintaxis de la función O tiene los siguientes argumentos:

 valor_lógico1 (obligatorio): Es la primera condición a evaluar y cuyo resultado
puede ser verdadero o falso.
 valor_lógico2; ... (opcional): Son las condiciones adicionales que se desean
evaluar. Se pueden considerar hasta un máximo de 255 condiciones.
Un uso común de la función O es expandir la utilidad de otras funciones, al igual que

la función Y. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y devuelve un valor
si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como
FALSO. Con la función O como argumento prueba_lógica de SI, se puede probar
varias condiciones diferentes en lugar de una sola.
Ejemplos:
Un argumento es
=O(VERDADERO) VERDADERO
VERDADERO
Todos los argumentos

=O(1+1=3,2+2=5) se evalúan como FALSO
FALSO
Al menos un
=O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO) argumento es VERDADERO
VERDADERO
FUNCIÓN NO (valor_lógico)
Invierte el valor lógico del argumento. Si el argumento es falso, la función NO devuelve
VERDADERO; si el argumento es verdadero, la función NO devuelve FALSO.
La función NO debe usarse cuando se desee invertir el valor lógico de una respuesta.
La sintaxis de la función NO tiene el siguiente argumento:

 valor_lógico (obligatorio): Es el valor lógico o expresión que puede evaluarse
como VERDADERO o FALSO.

Ejemplos:
=NO(VERDADERO) Invierte VERDADERO FALSO
=NO(FALSO) Invierte FALSO VERDADERO
FUNCIÓN SI.ERROR (valor; valor_si_error)

Devuelve el valor especificado si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario,
devuelve el resultado de la fórmula. La función SI.ERROR debe usarse para prevenir y
controlar los errores en una fórmula.
La sintaxis de la función SI.ERROR tiene los siguientes argumentos:

 valor (obligatorio): Es la fórmula que se ingresa en la función para determinar
algún posible error.
 valor_si_error (obligatorio): Es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa
como un error. Se evalúan los siguientes tipos de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!,
#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.
Al usar la función SI.ERROR, es importante considerar lo siguiente:

 Si el valor o valor_si_error están en una celda vacía, SI.ERROR los trata como
un valor de cadena vacía ("").
 Si valor es una fórmula de matriz, SI.ERROR devuelve una matriz de resultados
para cada celda del rango especificado en el valor.

Ejemplo:
Dada una lista de alumnos y sus evaluaciones, se pide determinar su promedio. Además,
se debe tomar en cuenta que algunos alumnos no han rendido su evaluación parcial o
final, por lo que es necesario que se actualicen dichas notas para evitar el error.
PRÁCTICA DE CLASE
Desarrollar los siguientes ejercicios que se encuentran planteados en el

archivo “Funciones Lógicas”, dentro de la carpeta “Recursos del Libro”
correspondientes al Tema 01.
Ejercicio 01: Indicar el tipo de alumno de acuerdo con su matrícula.

Recuerda que es muy importante utilizar las referencias absolutas,

ya que determinan el valor de las demás celdas al automatizar
cualquier cambio con respecto a la celda inicial.
Ejercicio 02: Indicar la medida de prenda del cliente, considerando su talla respectiva.
Recuerda que las funciones anidadas nos permiten resolver

cualquier situación en la que necesitemos evaluar más de una
prueba lógica y ejecutar más de dos acciones.
Ejercicio 03: Indicar el resultado de la evaluación, conociendo la profesión y experiencia

del candidato.

Ejercicio 04: Indicar el resultado de la evaluación, conociendo los estudios realizados

por el candidato.
Recuerda que podemos ampliar el número de condiciones lógicas

usando las funciones Y así como O dentro del argumento
prueba_lógica de la función SI.
Ejercicio 05: Indicar el trato de la persona, considerando el sexo y el estado civil de la

persona.

FUNCIONES DE TEXTO
Son un conjunto de funciones especiales que se utilizan dentro de la

hoja de cálculo para poder manipular los diferentes caracteres que
conforman una cadena de texto. Estas funciones también permiten
concatenar diversas cadenas de caracteres, con el fin de obtener una
nueva cadena o extraer una porción de la misma.
Por ejemplo:
¿Es posible armar un código con los datos de un producto en Excel?
La respuesta es sí, ya que Excel nos permite manipular los caracteres que conforman
los datos del producto y ordenarlos según el código que queremos representar.
En Excel 2016 hay diferentes funciones de texto, entre las que podemos destacar
funciones que extraen y buscan caracteres, que convierten la cadena en mayúsculas
y minúsculas y otras que permiten concatenar diferentes cadenas.
Entre las funciones de texto que podemos encontrar tenemos.
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código.
Devuelve un código numérico del primer carácter de una
CODIGO
cadena de texto.
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo.
Da formato a un número como texto con un número fijo de
DECIMAL
decimales.
DERECHA Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas
ENCONTRAR
de minúsculas).
Quita todos los espacios del texto, excepto los espacios
ESPACIOS
individuales entre palabras.

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de

EXTRAE
texto que comienza en la posición que se especifique.
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue
HALLAR
mayúsculas de minúsculas).
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
IZQUIERDA Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
MAYUSC Pone el texto en mayúsculas.
MINUSC Pone el texto en minúsculas.

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor
NOMPROPIO
de texto.
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres de texto.
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de
SUSTITUIR
texto.
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto.
VALOR Convierte un argumento de texto en un número.
VALOR.NUMERO Convierte texto a número de manera independiente a la

configuración regional.
FUNCIÓN IZQUIERDA (texto, [núm_de_caracteres])

Devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de
caracteres que especifique el usuario.
La sintaxis de la función IZQUIERDA tiene los siguientes argumentos:

 texto (obligatorio): Es la cadena que contiene los caracteres que se desea
extraer.
 núm_de_caracteres (opcional): Especifica el número de caracteres que se desea
extraer del texto.
Se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones.

 Si el núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA
devolverá todo el texto.
 Si se omite el núm_de_caracteres, se considera como 1.

Ejemplos:
Devuelve los dos primeros

=IZQUIERDA(“SENATI”;2) SE
caracteres de la cadena
=IZQUIERDA(“ESCUELA Devuelve los siete primeros

ESCUELA
DE TECNOLOGIA”;7) caracteres de la cadena
Devuelve el primer carácter de la

=IZQUIERDA(“SENATI”) S
cadena
FUNCIÓN DERECHA (texto, [núm_de_caracteres])

Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de
caracteres que especifique el usuario.
La sintaxis de la función DERECHA tiene los siguientes argumentos:

 texto (obligatorio): Es la cadena que contiene los caracteres que se desea
extraer.
 núm_de_caracteres (opcional): Especifica el número de caracteres que se desea
extraer del texto.

 El núm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
 Si el núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA
devolverá todo el texto.
 Si se omite el núm_de_caracteres, se considera como 1.
Ejemplos:
Devuelve los dos últimos

=DERECHA(“SENATI”;2) TI
caracteres de la cadena
=DERECHA (“ESCUELA DE Devuelve los diez últimos

TECNOLOGIA
TECNOLOGIA”;10) caracteres de la cadena
Devuelve el ultimo carácter de la

=DERECHA (“SENATI”) I
cadena

FUNCIÓN EXTRAE (texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en
una posición y en función del número de caracteres que se especifique.
La sintaxis de la función EXTRAE tiene los siguientes argumentos:

 texto (obligatorio): Es la cadena que contiene los caracteres que se desea extraer.
 posición_inicial (obligatorio): Es la posición del primer carácter que se desea
extraer del texto. La posición_inicial para el primer carácter del texto es 1, del
segundo carácter es 2 y así sucesivamente.
 núm_de_caracteres (obligatorio): Especifica el número de caracteres que se
desea extraer del texto.

 Si la posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve “"
(texto vacío).
 Si la posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero
posición_inicial más núm_de_caracteres excede la longitud de texto,
EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto.
 Si la posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error
#¡VALOR!.
Ejemplos:
=EXTRAE Devuelve 2 caracteres de la cadena,

NA
(“SENATI”;3;2) comenzando por el tercer carácter.
Devuelve 20 caracteres de la cadena,

comenzando por el doceavo carácter.
Como el número de caracteres (20)
=EXTRAE (“ESCUELA DE
es superior a la longitud de la cadena TECNOLOGIA
TECNOLOGIA”;12;20)
(10), todos los caracteres se
devolverán. No se agregan caracteres
vacíos (espacios) al final.
Dado que la posición inicial es mayor

=EXTRAE
que la longitud de la cadena (6), se “”
(“SENATI”;10;2)
devuelve texto vacío.

FUNCIÓN ENCONTRAR (texto_buscado, dentro_texto, núm_inicial)

Busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y devuelve el número de la
posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda.
La sintaxis de la función ENCONTRAR tiene los siguientes argumentos:

 texto_buscado (obligatorio): Es el texto que desea encontrar.
 dentro_del_texto (obligatorio): Es cadena de texto que a su vez contiene el
texto que se desea encontrar.
 núm_inicial (opcional): Especifica el carácter a partir del cual comienza la
búsqueda. El primer carácter de dentro_del_texto es el carácter 1. Si omite
núm_inicial, se considera que es 1.

 La función ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas, y no
permiten el uso de caracteres comodín. Si no desea realizar una búsqueda con
distinción, o usar caracteres comodines, utilice la función HALLAR.
 Si texto_buscado es "" (texto vacío), ENCONTRAR coincide con el primer
carácter de la cadena de búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o 1).
 El argumento texto_buscado no puede contener caracteres comodín.
 Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR devuelve
el valor de error #¡VALOR!.
 Si núm_inicial es menor que 1 o mayor que la longitud de dentro_del_texto,
ENCONTRAR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplos:
Posición de la primera "E" en

= ENCONTRAR(“E”; “Escuela") (1)
la cadena “Escuela”
Posición de la primera "e" en

= ENCONTRAR(“e”; "Escuela") (5)
la celda A2
Posición de "T" en la cadena,

= ENCONTRAR("T";”ETI
empezando por el quinto (9)
SENATI”,5)
carácter

FUNCIÓN LARGO (texto)

Devuelve como resultado el número de caracteres de una cadena de texto.
La sintaxis de la función LARGO tiene el siguiente argumento:

 texto (obligatorio): Es el texto cuya longitud se desea obtener. Los espacios se
cuentan como caracteres.
Es importante considerar que LARGO devuelve la longitud de cualquier valor

numérico o de texto, además del espaciado.
Ejemplos:
Devuelve la longitud de la
= LARGO (“SENATI") (6)
cadena
Devuelve la longitud de la
= LARGO (“ETI SENATI") cadena incluyendo el (10)
espaciado
Devuelve la longitud de
= LARGO (3257) (4)
cualquier número
FUNCIÓN CONCATENAR (texto1, [texto2], …)

Permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda.
La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:

 texto1 (obligatorio): Es el primer elemento para unirse a la cadena de texto final.
Puede ser un valor de texto, un número, o una referencia de celda.
 Texto2, … (opcional): Es el segundo texto para unirse a la cadena. Todos los demás
argumentos son opcionales a partir del segundo.
Ejemplos:
= CONCATENAR (“ETI", “ ”, Forma un nombre

“ETI SENATI”
”SENATI”) compuesto
= CONCATENAR (“ESTUDIA", “ “ESTUDIA Y

Forma una frase completa
”, ”Y”, ” “, “TRIUNFARAS” ) TRIUNFARAS”
= CONCATENAR (“AQ",”4262” ) Forma un código “AQ4262”

FUNCIÓN MAYUSC (texto)

Convierte una cadena de texto en mayúsculas.
La sintaxis de la función MAYUSC tiene el siguiente argumento:

 texto (obligatorio): Es el texto que se convertirá a mayúsculas
Es importante considerar que MAYUSC puede convertir a mayúsculas los caracteres

de texto que se encuentran dentro de cualquier cadena.
Ejemplos:
Convierte el nombre en
= MAYUSC (“senati") “SENATI”
mayúsculas.
Convierte el nombre
= MAYUSC (“eti senati") compuesto en “ETI SENATI”
mayúsculas.
Convierte las letras del
= MAYUSC (“aq4262") “AQ4262”
código en mayúsculas.
FUNCIÓN MINUSC (texto)

Convierte una cadena de texto en minúsculas.
La sintaxis de la función MINUSC tiene el siguiente argumento:

 texto (obligatorio): Es el texto que se convertirá a minúsculas.
Es importante considerar que MINUSC puede convertir a minúsculas los caracteres

de texto que se encuentran dentro de cualquier cadena.
Ejemplos:
Convierte el nombre en
= MINUSC (“SENATINO") “senatino”
minúsculas.
Convierte el nombre
= MINUSC (“Nuevo Sol") compuesto en “nuevo sol”
minúsculas.
Convierte las letras del

= MINUSC (“AQ4262") “aq4262”
código en minúsculas.

PRÁCTICA DE CLASE

archivo “Funciones de Texto”, dentro de la carpeta “Recursos del
Libro” correspondientes al Tema 01.
Ejercicio 01: Concatenar y convertir a mayúsculas los siguientes nombres y apellidos.
El uso de la función CONCATENAR se puede reemplazar con el

carácter “&”, que también permite unir diferentes valores
numéricos o de texto en una misma cadena.
Ejercicio 02: Concatenar y convertir a minúsculas los siguientes nombres de artículos de

cómputo.

Ejercicio 03: Generar el siguiente código: 1° letra nombre + última letra ap. paterno +
3° letra ap. materno + edad + sexo.
Recuerda que la función EXTRAE a diferencia de la función

IZQUIERDA y DERECHA, permite extraer una cantidad de
caracteres desde cualquier ubicación de la cadena.
Ejercicio 04: Generar el siguiente código: 1° letra nombre + 2° letra paterno + 3° letra
materno + 2º cifra(edad) + 1º cifra (edad) + sexo.

Ejercicio 05: Generar el siguiente código: 1° letra nombre + 1° letra ap. paterno + 1°
letra ap. materno + edad + sexo.
Recuerda que las funciones anidadas nos permiten utilizar una

función dentro de otra, como es el caso de encontrar la ubicación
de un carácter como guía para extraer otro.
¡Aprende… haciendo!!!

EVALUACIÓN DE CLASE

archivo “Evaluación de clase 01”, dentro de la carpeta “Recursos del
Problema 01: Calcular una bonificación para los trabajadores que laboran en distintos
proyectos. La bonificación se aplica con el 8% de su básico a los trabajadores que se
encuentren trabajando en construcción o minería con un riesgo alto.
Problema 02: Mostrar el resultado correspondiente a cada alumno de acuerdo con el

puntaje obtenido, según la tabla mostrada a continuación.

Problema 03: Completar la zona de procedencia de acuerdo al distrito. Si es de Comas o

Carabayllo pertenecen a la zona NORTE; si es de Breña o Cercado a la zona CENTRO y si
es de Surco o Surquillo a la zona SUR. Si es menor de edad o adulto mayor de 60 años se
hará un descuento del 10%, caso contrario solo el 5%.
Problema 04: Generar el siguiente código: última letra nombre + 2° letra ap. paterno +
1° letra ap. materno + sexo + edad

Problema 05: Generar el siguiente código: 3° letra nombre + 1° letra paterno + última
letra materno + 2º cifra (edad) + sexo + 1º cifra (edad)
Problema 06: Generar como resultado el primer nombre y apellido de la persona, a partir
de los datos mostrados.

Capítulo
Funciones de Búsqueda
y de Referencia
Objetivos:
Usar funciones de búsqueda
Usar funciones de referencia
Buscar valores en una tabla

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y DE REFERENCIA
Son un conjunto de funciones que permiten encontrar cualquier valor

dentro de una matriz o rango de celdas, de acuerdo con los criterios
establecidos en la búsqueda. Estas funciones utilizan argumentos que
ayudan a localizar un dato dentro de una tabla de datos. También nos
ayudan a obtener la posición y referencia de una celda.
Por ejemplo:
Si cuentas con una tabla de datos del personal de una empresa, de los proveedores, de
los clientes, de los productos, etc. y requieres encontrar un determinado valor dentro de
la tabla; entonces puedes hacerlo a través de otro dato, como si se ubicara el producto
mediante su código en el almacén, o un cliente mediante su razón social, etc.
Algunas de las funciones de búsqueda más utilizadas son BUSCARV y BUSCARH,

las cuales permiten obtener cualquier valor a partir de otro y las funciones INDICE
y COINCIDIR que permiten obtener cualquier valor mediante su posición de fila y
columna en la matriz.
Entre las funciones de búsqueda y referencia que podemos encontrar tenemos.
Devuelve el número de áreas de una referencia.

AREAS Un área es un rango de celdas contiguas o una
única celda.
Busca valores de un rango de una columna o

BUSCAR
una fila o desde una matriz.
Busca en la primera fila de una tabla o matriz de

BUSCARH valores y devuelve el valor en la misma columna
desde una fila especificada.

Busca un valor en la primera columna de la

izquierda de una tabla y luego devuelve un valor
BUSCARV en la misma fila desde una columna
especificada. De forma predeterminada, la tabla
se ordena de forma ascendente.
Devuelve la posición relativa de un elemento en

COINCIDIR una matriz, que coincide con un valor dado en
un orden especificado.
Devuelve el número de columna de una

COLUMNA
referencia.
Devuelve el número de columnas en una matriz

COLUMNAS
o referencia.
Devuelve una referencia a un rango que es un

DESREF número especificado de filas y columnas de una
referencia dada.
Crea una referencia de celda en forma de texto

DIRECCION una vez especificados los números de fila y
columna.
Elige un valor o una acción de una lista de

ELEGIR
valores a partir de un número de índice.
FILA Devuelve el número de fila de una referencia.
Devuelve el número de filas de una referencia o

FILAS
matriz.
Crea un acceso directo o salto que abre un

HIPERVINCULO documento guardado en el disco duro, en un
servidor de red o en Internet.
Extrae datos almacenados en una tabla
IMPORTARDATOSDINAMICOS
dinámica.
Devuelve un valor o referencia de la celda en la

INDICE intersección de una fila y columna en particular,
en un rango especificado.
Devuelve una referencia especificada por un

INDIRECTO
valor de texto.
Recupera datos en tiempo real de un programa

RDTR
compatible con automatizaciones COM.
Devuelve un rango vertical de celdas como un

TRANSPONER
rango horizontal, o viceversa.

BUSCAR (valor_buscado, vector_comparación, [vector_resultado])

Busca un valor dentro de un rango de celdas y como resultado devuelve el valor
correspondiente del rango de resultados que se especifica. La función BUSCAR se puede
utilizar en forma vectorial o en forma matricial.
La sintaxis de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos:

 valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se desea encontrar.
 vector _comparación (obligatorio): Es el rango de celdas que está formado por
una sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
 vector_resultado (opcional): Es el rango de celdas que contiene la columna o
fila de resultados que deseamos obtener.

 Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función muestra
el valor mayor en vector_comparación, que es menor o igual que el
valor_buscado.
 Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_ comparación,
BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide determinar el nombre del repuesto con el código “A002”.
IMPORTANTE: La forma matricial de BUSCAR se proporciona

por motivos de compatibilidad, pero la funcionalidad es limitada,
por lo que se recomienda el uso de BUSCARH o BUSCARV en
lugar de la forma matricial.

BUSCARH (valor_buscado, matriz, indicador_filas, [ordenado])

Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma posición de una segunda
fila. Siempre busca en la primera fila del rango especificado.
La sintaxis de la función BUSCARH tiene los siguientes argumentos:

 valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se buscará en la matriz.
 matriz (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene la fila de valores y la fila
de resultados.
 indicador_filas (obligatorio): Es el número de fila (dentro de la matriz) que
contiene los resultados.
 ordenado (opcional): Indica si será una coincidencia aproximada. Si se omite se
toma como verdadero.

 Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado y ordenado es verdadero,
usa el mayor valor que sea menor que valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de la matriz,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
 Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, puede usar los
caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el
argumento valor_buscado.

Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla, se pide determinar el sueldo básico de un empleado de
la categoría “C”.

BUSCARV (valor_buscado,matriz,indicador_columnas, [ordenado])

Busca un valor dentro de una columna y regresa el valor en la misma posición de una
segunda columna. Siempre busca en la primera columna del rango especificado.
La sintaxis de la función BUSCARV tiene los siguientes argumentos:

 valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se buscará en la matriz.
 matriz (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene la fila de valores y la fila
de resultados.
 indicador_columnas (obligatorio): Es el número de columna (dentro de la
matriz) que contiene los resultados.
 ordenado (opcional): Indica si será una coincidencia aproximada. Si se omite se
toma como verdadero.

 Si BUSCARV no logra encontrar valor_buscado y ordenado es verdadero,
usa el mayor valor que sea menor que valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de
matriz, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
 Si ordenado es falso y valor_buscado es un valor de texto, puede usar los
caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el
argumento valor_buscado.

Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla, se pide determinar el precio de un repuesto con el
código “A004”.

CARACTERES COMODÍN
El carácter comodín es aquel carácter que es capaz de sustituir a uno o varios caracteres
dentro de la hoja de cálculo. Puedes utilizarlos para crear criterios y filtros y para buscar
una o varias palabras de acuerdo con las expresiones.
Por ejemplo, podemos usar el carácter interrogación (?) para buscar cualquier carácter
o el carácter asterisco (*) para buscar una cadena de caracteres.
Entre los caracteres comodín tenemos:
USE
PARA BUSCAR POR EJEMPLO
ESTO
Cualquier carácter ? s?l "sal" y "sol".
Cualquier cadena de *
S * d encuentra "sal" y "soledad".
caracteres
Uno de los caracteres []
s[io]n encuentra "sin" y "son".
especificados
[-] [r-t]ala encuentra "rala" y "sala" y
Cualquier carácter de este "tala".
intervalo Los intervalos tienen que estar en
orden ascendente.
Cualquier carácter excepto [!]
M[!a]s encuentra "mes" y "mis", pero
el que se encuentra en los
no "más".
corchetes
[!x-z] m[!a-h]s busca "mis" y "mus", pero no
Cualquier carácter excepto
"mas" o "mes".
los caracteres del
Los intervalos tienen que estar en
intervalo
orden ascendente.
Exactamente n apariciones {n} hier{2}o busca "hierro", pero no
del carácter o expresión "hiero".
Al menos n apariciones del {n,}
hier{1,}o encuentra "hierro" e "hiero".
carácter o expresión
Un intervalo de {n, n}
10{1,3} encuentra "10", "100" y
repeticiones del carácter o
"1000".
expresión
Una o más repeticiones @
hier@o encuentra "hiero" e "hierro".
del carácter o expresión
< <(inter) encuentra "interesante" e
El principio de una palabra
"interceptar", pero no "linterna".
> (en)> encuentra "en" y "hacen", pero
El final de una palabra
no "enebro".

COINCIDIR (valor_buscado, matriz_buscada, [tipo _coincidencia])

Busca un valor especificado en una lista y devuelve la posición relativa de ese valor dentro
de la lista.
La sintaxis de la función COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:

 valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se desea buscar en la
matriz_buscada. El argumento valor_buscado puede ser un valor (número,
texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.
 matriz_buscada (obligatorio): Es el rango de celdas en que se realiza la
búsqueda.
 tipo_coincidencia (opcional): Puede ser el número -1, 0 o 1. Este argumento
especifica cómo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de la
matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1.
La función COINCIDIR tiene los siguientes valores para el tipo_coincidencia.

 1: La función encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
 0: La función encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.
 -1: La función encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Ejemplo:
De acuerdo al listado de alumnos, se pide determinar la posición de Danilo.
RECUERDA: La función COINCIDIR no hace diferencia

entre mayúsculas y minúsculas y cuando no encuentra
alguna coincidencia devolverá el tipo de error #N/A.

INDICE (matriz; núm_fila; [núm_columna]) (MATRICIAL)

INDICE (ref, núm_fila, [núm_columna], [núm_área]) (REFERENCIA)
Devuelve el valor de la celda que se encuentra en la intersección de una fila y una columna
dentro de una matriz especificada. La función INDICE presenta dos formas: matriz y de
referencia.
La sintaxis de la función INDICE (forma matricial) tiene los siguientes argumentos:

 matriz (obligatorio): Es un rango de celdas o una constante de matriz. Si la matriz
contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna
correspondiente es opcional. Si la matriz tiene varias filas y columnas, y solo usa
núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz de fila o columna
completa.
 núm_fila (obligatorio): Selecciona la fila de la matriz desde la cual devolverá un
valor. Si omite núm_fila, se necesita el argumento núm_columna.
 núm_columna (opcional): Selecciona la columna de la matriz desde la cual
devolverá un valor. Si omite núm_columna, se necesita el argumento núm_fila.

 Si usa los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor
de la celda donde se produce la intersección de los argumentos.
 Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la
matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente.
 Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida
en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!.
Ejemplo:
De acuerdo con la tabla de ventas, se pide determinar el monto de ventas obtenido por
el azúcar en el mes de marzo.

La sintaxis de la función INDICE (referencia) tiene los siguientes argumentos:

 ref (obligatorio): Es una referencia a uno o varios rangos de celdas. Si especifica
un rango no adyacente como argumento ref, escríbalo entre paréntesis. Si cada
área del argumento ref contiene una sola fila o columna, los argumentos núm_fila
o núm_columna serán opcionales respectivamente.
 núm_fila (obligatorio): Es el número de la fila en el argumento ref desde la que
se devolverá una referencia.
 núm_columna (opcional): Es el número de la columna en el argumento ref desde
la que se devolverá una referencia.
 núm_área (opcional): Selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se
devolverá la intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área seleccionada
se numera con 1, la segunda con 2, etc. Si se omite, INDICE usa el área 1.

 Después de que ref y núm_área hayan seleccionado un rango determinado,
núm_fila y núm_columna seleccionan una celda específica. La referencia
devuelta por INDICE es la intersección entre núm_fila y núm_columna.
 Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la
referencia de toda la fila o columna, según corresponda.
 Los argumentos núm_fila, núm_columna y núm_área deben dirigirse a una
celda en ref, de lo contrario la función INDICE devuelve el valor de error
#¡REF!.
Ejemplo:
De acuerdo con la tabla de ventas, se pide determinar el monto de ventas obtenido por
el arroz en el mes de febrero en la segunda tienda.

INDIRECTO (ref; [a1])

Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalúan
de inmediato para presentar su contenido. La función INDIRECTO es muy útil cuando se
desea cambiar la referencia a una celda en una fórmula, sin cambiar la propia fórmula.
La sintaxis de la función INDIRECTO tiene los siguientes argumentos:

 ref (obligatorio): Es la referencia a una celda que contiene una referencia de tipo
A1 o F1C1, un nombre definido como referencia o una referencia a una celda como
cadena de texto. Si ref no es una referencia de celda válida, INDIRECTO devuelve
el valor de error #¡REF!.
 a1 (opcional): Es el valor lógico que especifica el tipo de referencia que contiene
la celda ref. Si a1 es VERDADERO o se omite, ref se interpreta como una
referencia estilo A1. Si a1 es FALSO, ref se interpreta como una referencia F1C1.

 Si ref hace referencia a otro libro (una referencia externa), el otro libro debe
estar abierto. Si el libro de origen no está abierto, INDIRECTO devolverá el
valor de error #¡REF!.
 Si ref hace referencia a un rango de celdas fuera del límite de filas de
1.048.576 o del límite de columnas de 16.384 (XFD), la función INDIRECTO
devolverá el error #¡REF!.
Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla, se pide referenciar el valor correspondiente a la
celda B9.

DESREF (ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una
celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas.
Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver.
La sintaxis de la función DESREF tiene los siguientes argumentos:

 referencia (obligatorio): Es la referencia en la que desea basar la desviación. La
referencia debe referirse a una celda o un rango de celdas adyacentes; en caso
contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!.
 filas (obligatorio): Es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que desea
que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda
superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la
referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la
referencia de inicio) o negativo (por encima).
 columnas (obligatorio): Es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda,
al que desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el
argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar
cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo
que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda).
 alto (opcional): Es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la
referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo.
 ancho (opcional): Es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga
la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo.

 Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde
de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF!.
 Si omite los argumentos alto o ancho, los valores predeterminados serán los
del argumento ref.
 DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente

devuelve una referencia. Puede usar la función DESREF con cualquier función
que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula
SUMA(DESREF(C2,1,2,3,1)) calcula el valor total de un rango de tres filas
por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la
derecha de la celda C2.

Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla, se pide determinar el valor correspondiente a la
referencia dada por la cela A4 hacia la celda C7.
TRANSPONER (matriz)
La función TRANSPONER devuelve un rango de celdas vertical como un rango horizontal
o viceversa. Esta función debe especificarse como una fórmula de matriz en un rango que
tenga el mismo número de filas y columnas que el intervalo de origen.
La sintaxis de la función TRANSPONER tiene los siguientes argumentos:

 matriz (obligatorio): Es el rango de celdas que se desea transponer. La
transposición se crea usando la primera fila como la primera columna de la nueva
matriz, la segunda fila como la segunda columna y así sucesivamente.
RECUERDA: Para transponer la tabla se debe seleccionar

el área donde se desea transponer y escribir la función
correspondiente sobre la barra de fórmulas y presionar la
combinación de teclas Ctrl + Shift + Entrar.

PRÁCTICA DE CLASE

archivo “Práctica de clase 02”, dentro de la carpeta “Recursos del
Ejercicio 01: De acuerdo con la siguiente tabla, se pide buscar los valores
correspondientes a cada artículo de oficina.
Ejercicio 02: De acuerdo con la siguiente tabla, se pide buscar los precios de cada destino
según la empresa de transporte.

Ejercicio 03: Dada la siguiente tabla, se pide ubicar el precio de cada destino, según la
empresa de transporte.
Ejercicio 04: Dada la siguiente tabla, se pide generar el reporte de artículos de acuerdo
con su código.


Ejercicio 01: De acuerdo con la siguiente tabla, se pide buscar los valores
correspondientes a cada producto.
Ejercicio 02: De acuerdo con la siguiente tabla, se pide buscar los precios de cada
producto según la tienda.

Ejercicio 03: Dada la siguiente tabla, se pide ubicar el precio de cada producto de acuerdo
con la tienda.
Ejercicio 04: De acuerdo con la siguiente tabla, se pide generar el reporte de productos,
de acuerdo con su código.

Capítulo
Funciones Condicionales
Avanzadas
Objetivos:
Usar funciones condicionales para el conteo
Usar funciones condicionales para la suma
Usar funciones condicionales para el promedio
Usar nombres de rangos en las fórmulas

FUNCIONES CONDICIONALES AVANZADAS
Son un conjunto de funciones obtenidas a partir de la variación de

la función SI de Excel. Estas funciones utilizan argumentos
condicionales para efectuar sus operaciones, entre las que figuran
contar, sumar y promediar. Dichas funciones son: CONTAR.SI y
SUMAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO, así
como PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Por ejemplo:
¿Podemos contabilizar la cantidad de alumnos mayores de edad en la Escuela de
Tecnologías de Información del SENATI?
Por supuesto que sí, traduciendo la pregunta a una función condicional para el conteo,
se tendría la siguiente expresión:
=CONTAR.SI (Edades, “>=18”)
donde “Edades” representa a cualquier rango de celda que contenga las edades.
Por lo cual la función CONTAR.SI analizará todas las edades, contabilizando aquellas
mayores o iguales a 18, para mostrarla como resultado de la función.
Es importante considerar que las funciones condicionales

avanzadas pueden analizar uno o varios criterios dependiendo
del caso, los cuales varían de acuerdo con la operación que
necesite efectuar el usuario.

Entre las funciones lógicas avanzadas que podemos encontrar tenemos.
CONTAR.SI (rango; criterio)

Cuenta el número de celdas que cumplen con una determinada condición dentro de un
rango, excluyendo las celdas que no cumplen con el criterio establecido.
La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

 rango (obligatorio): Es el conjunto de celdas que contiene los valores que se
desean contar de acuerdo con el criterio.
 criterio (obligatorio): Es la condición que determinará las celdas que serán
contadas dentro del rango. El criterio puede ser un número o una expresión que
indica la condición que se va a cumplir. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, ">32", B5, "32", "manzanas", etc. El criterio no hace diferencias entre
mayúsculas y minúsculas.

 La función CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para
comparar cadenas de más de 255 caracteres.
 La función CONTAR.SI solamente permite especificar una condición. En caso
de necesitar varias condiciones se puede utilizar la función
CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla de repuestos, se pide determinar ¿cuántos repuestos
tienen un precio menor a S/300 soles?

SUMAR.SI (rango; criterio; [rango_suma])

Realiza la suma de todas las celdas que cumplen con una determinada condición dentro
de un rango, excluyendo las celdas que no cumplen con el criterio establecido.
La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los siguientes argumentos:

 rango (obligatorio): Es el rango de celdas que desea evaluar según los criterios
establecidos. Las celdas de cada rango deben ser números, texto, matrices o
referencias que contengan números.
 criterio (obligatorio): Es la condición que determinará las celdas que se van a
sumar. El criterio puede ser un número o una expresión que indica la condición que
se va a cumplir. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5,
"32", "manzanas", etc. El criterio no hace diferencias entre mayúsculas y
minúsculas.
 rango_suma (opcional): Es el rango de celdas reales que se va a sumar. Si se
omite, Excel sumará las celdas especificadas en el argumento rango.

 La función SUMAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para
comparar cadenas de más de 255 caracteres o con la cadena #¡VALOR!.
 Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos
o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico,
las comillas dobles no son necesarias.
Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla de repuestos, se pide determinar el costo total de todos
los repuestos nacionales.

PROMEDIO.SI (rango; criterio; [rango_promedio])

Devuelve el promedio aritmético de todas las celdas que cumplen con una determinada
condición, excluyendo las celdas que no cumplen con el criterio establecido.
La sintaxis de la función PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:

 rango (obligatorio): Es el rango de celdas que se desea evaluar según los criterios
establecidos. Las celdas de cada rango deben ser números, texto, matrices o
referencias que contengan números.
 criterio (obligatorio): Es la condición que determinará las celdas que se van a
promediar. El criterio puede ser un número o una expresión que indica la condición
que se va a cumplir. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32",
B5, "manzanas", etc. El criterio no hace diferencias entre mayúsculas y minúsculas.
 rango_promedio (opcional): Es el rango de celdas reales que se va a promediar.
Si se omite, Excel promediará las celdas especificadas en el argumento rango.

 Si una celda de rango_promedio es una celda vacía, PROMEDIO.SI la
omite.
 Si una celda de criterio está vacía, PROMEDIO.SI la trata como un valor 0.
 Si no hay celdas en el rango que cumplan los criterios, PROMEDIO.SI
devuelve el valor de error #¡DIV/0!.
 En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín como el signo de
interrogación (?) y el asterisco (*).
Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla de repuestos, se pide determinar el promedio de precios
de todos los repuestos importados.

CONTAR.SI.CONJUNTO
(rango_criterios1; criterio1, [rango_criterios2; criterio2]; …)
Cuenta los elementos de un rango que cumplen con múltiples criterios establecidos. A
diferencia de la función CONTAR.SI que permite un solo criterio, la función
CONTAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.
La sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos:

 rango_criterios1 (obligatorio): Es el primer rango de celdas que será evaluado
por el argumento criterio1.
 criterio1 (obligatorio): Es el primer criterio que deben cumplir las celdas del
rango_criterios1. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5,
"manzanas", etc. El criterio no hace diferencias entre mayúsculas y minúsculas.
 rango_criterios2, criterio2... (opcional): Son los argumentos de los rangos y
los criterios adicionales. Se pueden usar hasta 127 pares de rangos/criterios.

 Cada rango especificado debe tener la misma cantidad de filas (o columnas)
que los anteriores.
 Si el argumento de algún criterio hace referencia a una celda vacía, la función
CONTAR.SI.CONJUNTO tratará dicha celda como un valor de 0.
 En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín como el signo de
interrogación (?) y el asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un
solo carácter y el asterisco equivale a cualquier cadena de caracteres.
Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla de repuestos, se pide determinar ¿cuántos repuestos
pertenecen a la tienda Surco y tienen una procedencia nacional?

SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma; rango_criterios1; criterio1;

[rango_criterios2; criterio2]; ...)
Suma todas las celdas de un rango que cumplen con múltiples criterios establecidos. A
diferencia de la función SUMAR.SI que permite un solo criterio, la función
SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.
La sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos:

 rango_suma (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene los valores que se
desea sumar.

 El argumento rango_criterios debe contener el mismo número de filas y
columnas que el argumento rango_suma.
 El orden de los argumentos es diferente entre SUMAR.SI.CONJUNTO y
SUMAR.SI. En particular, el argumento rango_suma es el primer argumento
de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero de SUMAR.SI. Este es un error
común cuando se usan estas funciones.
Ejemplo:
¿De acuerdo a la siguiente tabla de repuestos, se pide determinar el costo total de los
repuestos que pertenecen a la tienda Surco y tienen una procedencia nacional?

PROMEDIO.SI.CONJUNTO (rango_promedio; rango_criterios1;

criterio1; [rango_criterios2; criterio2]; ...)
Devuelve el promedio aritmético de todas las celdas de un rango que cumplen con
múltiples criterios establecidos. Permite hasta 127 criterios.
La sintaxis de la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos:

 rango_promedio (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene los valores
que se desea promediar.

 Si el rango_promedio es un valor en blanco o de texto,
PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el valor de error #¡DIV0!.
 Si las celdas de rango_promedio no se pueden traducir en números,
PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el valor de error #¡DIV0!.
 Si no hay celdas que cumplen todos los criterios, PROMEDIO.SI.CONJUNTO
devuelve el valor de error #¡DIV/0!.
Ejemplo:
¿De acuerdo a la siguiente tabla de repuestos, se pide determinar el costo total de los
repuestos que pertenecen a la tienda Surco y tienen una procedencia nacional?

USO DE NOMBRES EN LAS FÓRMULAS
Un nombre es una abreviación con significado que facilita el uso, la comprensión y el

fácil recuerdo de un rango de celdas, una función, una constante o una tabla que pueda
ser difícil de comprender o recordar a primera vista.
Al usar nombres, las fórmulas serán mucho más fáciles de entender y desarrollar.
Además, se puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una
constante o una tabla. Una vez adoptada la práctica de utilizar nombres en el libro, se
podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
TIPO DE EJEMPLO EJEMPLO SIN NOMBRE EJEMPLO CON NOMBRE
Rango de celdas =PROMEDIO(B2:D20) =PROMEDIO(VENTAS)
Constante 18% =IGV
Fórmula =MAX(B2:D20) =VENTAMAYOR
Tabla A1:H100 =PRESUPUESTO
ADMINISTRADOR DE NOMBRES
El Administrador de nombres contiene todos los

nombres definidos por el usuario y los nombres de
tabla del libro. Esta herramienta se encuentra en la
ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos.
El administrador de nombres permite agregar, editar o eliminar un nombre,

modificando su contenido, agregando un comentario o cambiando su referencia a una
celda, un rango o tabla. También puede ordenar y filtrar la lista de nombres con facilidad.

Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla de artículos, se pide nombrar la tabla y el valor constante
del impuesto a considerar.
Para colocar un nombre a la

tabla, podemos usar el Cuadro
de nombres que se encuentra
al lado izquierdo de la Barra de
fórmulas. En este cuadro
podemos escribir directamente
el nombre, seleccionando el
rango y presionando la tecla
Enter.
Para colocar el nombre de la

celda que contiene a la
constante IGV, podemos usar
el botón Nuevo en el
Administrador de nombres,
indicando el nombre, el
ámbito de referencia, algún
comentario recordatorio y la
referencia de celda.

En caso de algún error a la hora

de crear un nombre, podemos
editarlo mediante el botón
Modificar que se encuentra en
la parte superior del
Administrador de nombres o
eliminarlo mediante el botón
Eliminar que deshará el
nombre creado.

PRÁCTICA DE CLASE

Ejercicio 01: Dada la siguiente tabla, se pide analizar la cantidad y el total de sueldo de
aquellos empleados que cumplan cada una de las condiciones dispuestas.

Recuerda:
Para desarrollar cada uno de los
ejercicios planteados, debemos utilizar
las fórmulas condicionales para el
conteo y la suma correspondiente.


Ejercicio 01: Dada la siguiente tabla, se pide analizar la cantidad y el total de sueldo de
aquellos empleados que cumplan cada una de las condiciones dispuestas.

Recuerda:
Para desarrollar cada uno de los
ejercicios planteados, debemos utilizar
las fórmulas condicionales para el
conteo y la suma correspondiente.

Capítulo
Auditoria de Fórmulas
Objetivos:
Desarrollar una auditoría de fórmulas
Rastrear celdas precedentes y dependientes
Evaluar una fórmula y comprobar errores
Usar funciones para el manejo de errores

AUDITORÍA DE FÓRMULAS
Excel dispone de un conjunto de herramientas sencillas y muy útiles

que permiten evaluar diversas fórmulas y rastrear errores mediante
celdas precedentes o dependientes. Si queremos trabajar
correctamente con miles de datos, es importante conocerlas y
manejarlas dentro de la hoja de cálculo.
Estas herramientas están presenten en la ficha Fórmulas, en el grupo que mantiene su

mismo nombre y que está formado por distintas herramientas que nos permitirán
encontrar un error en caso de fallo de alguna fórmula.
Por ejemplo:
A veces las fórmulas que se utiliza en la hoja de cálculo pueden llegar a ser muy
complejas. Una cantidad puede influir en el resultado de diversos cálculos produciendo
un error que resulte muy difícil de detectar. Es en ese contexto que auditamos la fórmula
mediante la evaluación y el rastreo de errores.
Un error común que podemos encontrar en una fórmula, es que al usar muchas
funciones anidadas, resulte algún error debido a que hemos olvidado cerrar las
funciones. Un consejo práctico que podemos emplear es que inmediatamente
después de abrir un paréntesis lo cerremos, para luego escribir su contenido. De esta
manera al abrir y cerrar cada paréntesis no olvidaremos completar ninguno.

A continuación, detallaremos algunas de las herramientas más utilizadas:
RASTREAR PRECEDENTES
Esta herramienta muestra la relación existente entre la celda actual que contiene una
fórmula y las celdas que se utilizan en el cálculo de dicha fórmula. Los rastros se muestran
en la hoja con unas flechas de marcación azul que van desde las celdas precedentes hasta
la celda actual que contiene la fórmula.
Ejemplo:
De acuerdo a las operaciones

financieras y el saldo final en
la tabla, podemos apreciar la
relación precedente entre el
saldo y las operaciones que lo
componen.
RASTREAR DEPENDIENTES
Esta herramienta muestra la relación existente entre la celda actual y las celdas que
dependen de ésta para su cálculo. Los rastros se muestran en la hoja con unas flechas
de marcación azul que van desde la celda actual hasta las celdas dependientes de ésta.
Ejemplo:
De acuerdo a los precios de

cada artículo en una tienda,
podemos apreciar la relación
dependiente entre el IGV y las
celdas de los precios que se
ven afectadas por esta celda.

QUITAR FLECHAS
Esta herramienta permite quitar las flechas de rastreo trazadas por Rastrear Precedentes
y Rastrear Dependientes. También permite ir quitando las flechas por niveles de acuerdo
con las opciones establecidas.
Ejemplo:
Luego de haber analizado las

fórmulas anteriores mediante
los rastreos en las celdas
precedentes y dependientes,
podemos quitar las flechas
usando esta herramienta.
MOSTRAR FÓRMULAS
La barra de fórmulas es el lugar dispuesto que tiene Excel para mostrar las fórmulas
ideadas por el usuario; sin embargo, este lugar ya no es exclusivo para tal fin, puesto
que Excel pone a disposición esta herramienta que permite mostrar la fórmula contenida
al interior de una celda en lugar del resultado.
Ejemplo:

COMPROBACIÓN DE ERRORES
Esta herramienta permite ubicar los errores más comunes en el uso de las fórmulas, como
ubicar una referencia de celda no válida o una función que esté devolviendo un error de
referencia.
Para estudiar esta herramienta analizaremos un caso en el cual debemos ubicar el error
en el siguiente ejercicio.
Para desarrollar este caso, haremos uso de la herramienta COMPROBACIÓN DE

ERRORES obteniendo la siguiente ventana.
Dentro de la ventana podemos leer que Excel nos informa que tenemos un error de
referencia no válida. Si queremos un mayor detalle del problema, una primera opción
es pedir ayuda sobre el error haciendo click en el botón “Ayuda sobre este error”.
Si elegimos esta opción, Excel nos abre una ventana de ayuda sobre las posibles causas
del error y la manera de corregirlos.

Otra opción que podemos usar es hacer click sobre el botón “Mostrar pasos de
cálculo”, donde Excel muestra la herramienta “Evaluar fórmula” que nos permitirá
analizar el contenido de la fórmula.

Si elegimos esta otra opción, Excel nos abre la ventana “Evaluar fórmula”, que nos
permitirá ejecutar paso a paso el contenido de la fórmula, a fin de aminorar el área de
búsqueda.
Otra opción que podemos usar en caso el error no afecte el resultado o se deba a
supuestos de Excel, es evadirlo mediante el botón “Omitir error”, que nos permitirá
pasarlo por alto sin ninguna evaluación.
Una última opción que Excel nos ofrece, es llevarnos directamente a la barra de
fórmulas para que podamos modificarla mediante el botón “Modificar en la barra
de fórmulas”.

EVALUAR FÓRMULA
Esta herramienta permite depurar la fórmula, ejecutando paso a paso el contenido de la
misma; a fin de evaluar cada una de sus partes individualmente, lo que permite aminorar
el área de búsqueda del error.
Entre los posibles errores que podemos encontrar dentro de una fórmula y la manera
correcta de interpretarlos, tenemos:
Ejemplo 1:
Dada una lista de alumnos y sus puntajes, se pide determinar el error que se obtiene al
generar el promedio del grupo.

Antes de evaluar una fórmula en Excel es necesario conocer los tipos de error
que se presentan, los símbolos que los identifican y el significado que tienen, de
tal manera que podamos reconocerlos y corregirlos.
CLICK
Como podemos apreciar en este caso, al reconocer el tipo de error que nos indica un
argumento no válido y al rastrear las celdas precedentes a la fórmula, podemos
determinar que el error se encuentra en la celda C6. Esta celda tiene un error de
escritura donde se escribió la letra “o” en lugar del 0.
Ejemplo 2:
Dada una lista de alumnos, se pide determinar el error que obtenemos al ubicar la
posición de Danilo.
Para hacer una correcta evaluación de la fórmula, primero debemos identificar el

error y su significado; con lo cual obtendremos una pista inicial para buscar el
error dentro de la fórmula.
En este caso podemos notar un tipo de error que nos indica que no hay valores
disponibles, con lo cual logramos descubrir que el rango de datos no es el correcto.

CLICK
LA FUNCIÓN SI.ERROR
Definida anteriormente en las funciones lógicas, la función SI.ERROR devuelve un valor

especificado si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado
de la fórmula. La función SI.ERROR debe usarse para prevenir y controlar los errores en
una fórmula.
La sintaxis de la función es: SI.ERROR (valor; valor_si_error)
Y tiene los siguientes argumentos:

 valor (obligatorio): Es la fórmula que se ingresa en la función para determinar
algún posible error.
 valor_si_error (obligatorio): Es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa
como un error. Se evalúan los siguientes tipos de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!,
#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.

Ejemplo:
De acuerdo a la siguiente tabla, se ha utilizado la función BUSCARV para identificar el
stock correspondiente a cada artículo. Sin embargo, al no encontrar el artículo, la función
nos arroja un error. Se pide modificar la fórmula alertando del posible error.
Para prevenir y alertar del posible error, debemos usar la función SI.ERROR,
quien evaluará la fórmula y en caso determine un error, nos permitirá alertar
al usuario a través de un expresión dentro de la fórmula.

PRÁCTICA DE CLASE

Ejercicio 01: Completar la siguiente tabla, de acuerdo con las instrucciones que aparecen
en la parte inferior de la hoja.
SOLUCIÓN: Dentro de la carpeta “Recursos del Libro”.


Ejercicio 01: Completar la siguiente planilla, de acuerdo con las instrucciones que
aparecen en la parte inferior de la hoja.
SOLUCIÓN: Dentro de la carpeta “Recursos del Libro”.

Capítulo
Manejo de Base de
datos
Objetivos:
Importar datos de otras fuentes
Ordenar una base de datos
Aplicar filtros de fecha, número y texto
Validar el ingreso de datos

MANEJO DE BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos de diferentes orígenes

que guardan una relación entre sí y cuya información se encuentra
agrupada en tablas, las cuales están compuestas por un número
específico de columnas llamados campos y un sin número de filas
llamados registros.
Las bases de datos pueden almacenar distintos tipos de información sobre personas,
empleados, productos, créditos, entre otros; los cuales se trabajan mediante un sistema
de gestión de base de datos como Microsoft Access, Microsoft SQL Server, ORACLE, etc.
Es importante mencionar que Microsoft Excel no es un gestor de base de datos y

aunque se use para almacenar información que posteriormente se analizará, eso no lo
convierte en un sistema de gestión de bases de datos.

MANEJO DE DATOS EN EXCEL
Hoy en día existe una gran cantidad de personas que utilizan Excel para almacenar
información. Sin embargo, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de
datos; aunque sea muy útil para el análisis de la información gracias a sus múltiples
herramientas para el análisis de sus datos.
Por otra parte, si deseamos analizar correctamente los datos q, es importante organizar
adecuadamente la información, considerando una hoja para cada tabla, facilitando de
esta manera el crecimiento de los datos y evitando la superposición de las tablas.
Aún con todo ello, es importante tener presente las siguientes consideraciones:
 Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera.
 Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
 No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado para proteger algunos datos
de ciertos usuarios.
OBTENER DATOS EXTERNOS
Muchas veces los datos que se desea no se encuentran en el libro de Excel; pudiendo
estar en una base de datos, un archivo XML, en la web, en un archivo de texto o en
muchos otros sitios.
Sería magnífico poder trabajar con esos datos directamente en el libro, pero sin tener
que importarlos una y otra vez para asegurarse de que están actualizados. Al crear una
conexión permanente del libro a ese origen de datos, resultaría más fácil garantizar que
los datos con los que trabaja estén siempre actualizados.
Las conexiones a datos externos podrían estar deshabilitadas en el equipo. Para

conectarse a los datos cuando abre un libro de trabajo, se debe habilitar las
conexiones de datos mediante la barra del Centro de confianza o colocando el libro en
una ubicación de confianza.

En el grupo Obtener datos externos de la pestaña Datos, se puede crear conexiones

con diferentes orígenes de datos.
DESDE ACCESS
Obtener datos desde Microsoft Access es una tarea muy sencilla. Lo único que
necesitamos es conectar una base de datos de Access con el libro, a fin de usar los datos
de sus tablas y consultas en el libro.
Para realizar una conexión con las tablas de datos de Microsoft Access, se procede de la
siguiente manera:
1. En la pestaña Datos, haga click en Desde Access y seleccione el archivo que desea
importar. En nuestro caso Librería.accdb.

2. En la ventana mostrada, haga click en la tabla Clientes y a continuación en Aceptar.
3. En la siguiente ventana, se debe elegir el lugar donde se desea importar los datos y a
continuación en Aceptar.
4. Finalmente se logra conectar la tabla Clientes, que luce de la siguiente manera:

DESDE LA WEB
Microsoft Excel permite realizar una consulta web para importar los datos actualizables
que se almacenan en la intranet o en Internet, como una tabla o todo el texto de una
página web. Por ejemplo, podemos conectarnos y actualizar los índices de cotizaciones
desde una página web o recuperar y actualizar una tabla de información de ventas de
una empresa.
Para realizar una conexión a una página web y usar sus datos en el libro, se procede de
la siguiente manera:
1. En la pestaña Datos, haga click en Desde web para activar el navegador de Excel.

2. En el cuadro dirección, escriba la dirección web del sitio al que desea conectarse. En
nuestro caso http://tablaperiodica.educaplus.org/.

3. Un indicador de flecha como este significa que hay datos cerca que se pueden
importar.
4. Haga click en el indicador de flecha y, a continuación, en Importar.

5. En la siguiente ventana, se debe elegir el lugar donde se desea importar los datos y
a continuación en Aceptar.
6. Finalmente se logra conectar la tabla con la hoja del libro, que luego de darle un
formato similar al de su origen, luce de la siguiente manera:
Las conexiones web creadas se denominarán "Conexión", "Conexión1", etc. Es una buena
idea cambiar el nombre de cada conexión por un nombre que la describa mejor. Para ello:
1. En la pestaña Datos, haga click en Conexiones.

2. Elija la conexión cuyo nombre desea cambiar y haga click en Propiedades.
3. En el cuadro Nombre de conexión, escriba el nombre que desea y haga click en
Aceptar.

DESDE TEXTO
Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre
diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas no generaban archivos en Excel,
sino archivos de texto. Por esa razón Excel incorporó la funcionalidad de importar archivos
de texto, de manera que se pudiera analizar dicha información desde la hoja de cálculo.
El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información, ya
que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a
contener. Para importar archivos de texto, se procede de la siguiente manera:
1. En la pestaña Datos, haga click en Desde un archivo de texto y seleccione el

archivo que desea importar. En nuestro caso Datos del Personal.txt.

2. La ventana del asistente muestra el tipo de datos delimitados que tenemos por
defecto. Haga click en Siguiente para continuar con la importación.
3. La siguiente ventana del asistente muestra los separadores contenidos en los datos. En
nuestro caso escriba el carácter ® en otro, y a continuación Siguiente.

4. La última ventana del asistente muestra los formatos para cada columna de datos.
Establezca el formato requerido y a continuación Siguiente.
5. En la siguiente ventana, se debe elegir el lugar donde se desea importar los datos y a
continuación en Aceptar.

6. Finalmente se logra conectar el archivo, que luce de la siguiente manera
DESDE OTRAS FUENTES
Esta herramienta permite conectarse con una base de datos SQL Server o
importar un archivo XML, entre otros. En cada una de las opciones pedirá
que se realice una acción diferente siguiendo los pasos del asistente.
Por ejemplo, para conectarse con una base de datos externa debemos incluir el nombre
del servidor, o las credenciales para identificarnos como usuarios de la base. En el caso
de los archivos XML necesitaremos localizar y seleccionar el archivo.
En cualquier caso, simplemente se debe seguir los pasos del asistente y elegir la opción
adecuada que nos presenta durante la importación.

ORDENAMIENTO DE DATOS
El ordenamiento de datos es una parte integral del análisis de datos, ya que permite
organizar una lista de nombres en orden alfabético, acomodar una lista de inventario de
productos u ordenar las filas por colores o iconos. Ordenar los datos ayuda a visualizarlos
mejor, organizarlos adecuadamente y buscar los datos que se desea, a fin de tomar las
decisiones más eficaces.
Se puede ordenar los datos por texto (A a Z o Z a A),

números (de menor a mayor o viceversa) y fechas
(de más antiguos a más recientes y viceversa) en
una o más columnas. También se puede ordenar por
lista personalizada (como grande, medio y pequeño) o por formato, incluyendo el color
de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.
Para ordenar los datos de una tabla, primero debemos

seleccionar previamente una celda dentro del rango, lo cual nos
permitirá abrir el menú para ordenar una o más veces; ya sea
para actualizar los resultados o para agregar diferentes niveles
de ordenación.

A continuación, se presenta una tabla de datos que contiene información acerca de los
productos que existen en el almacén de una empresa comercial.
Ejemplo 1:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide ordenar los artículos de acuerdo con su categoría
en orden alfabético.
CLICK

Ejemplo 2:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide ordenar los artículos de acuerdo con su precio,
desde el más barato hasta el más costoso.
CLICK

Ejemplo 3:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide ordenar los artículos de acuerdo con su país de
origen y su fecha de fabricación desde el más moderno al más antiguo.
CLICK

FILTRO DE DATOS
El filtro es una herramienta de Excel que facilita la búsqueda

y el trabajo con un subconjunto de datos dentro de un rango
o una tabla. Dentro del filtro solo se muestran las filas que
cumplen con los criterios que se hayan especificado y se
ocultan las filas que no se quieren ver.
Después de filtrar los datos, se puede copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar
con gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a
organizarlos ni moverlos.
.
Los filtros pueden aplicarse más de una vez ya sea para obtener
resultados actualizados, o para eliminar el filtrado anterior y
volver a mostrar todos los datos.

FILTROS DE TEXTO
A continuación, se presenta la siguiente tabla de datos.
CLICK
Ejemplo 1:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar los vendedores que se encuentran
laborando en planilla.
Para identificar los vendedores que se

encuentran laborando en planilla,
necesitamos filtrar la opción Planilla
dentro de la columna CONTRATO.

Ejemplo 2:
De acuerdo con la tabla anterior, se pide identificar los vendedores que se encuentran
laborando en la zona Norte, dentro de la tienda Los Olivos.
Para identificar los vendedores que se encuentran laborando en la zona Norte,

dentro de la tienda Los Olivos, necesitamos filtrar las opciones anteriores dentro
de las columnas ZONA y TIENDA.

Ejemplo 3:
De acuerdo con la tabla anterior, se pide identificar los vendedores que se encuentran
laborando de manera eventual, dentro de la zona Sur.
Para identificar los vendedores que se encuentran laborando de manera eventual,

dentro de la zona Sur, necesitamos filtrar las opciones anteriores dentro de las
columnas CONTRATO y ZONA.

FILTROS DE NÚMERO
CLICK
Ejemplo 1:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar los artículos que tienen un stock
mayor a 60 unidades.

Para identificar los artículos

con una cantidad mayor a
60 unidades, necesitamos
usar la opción Mayor que…
dentro de la columna
STOCK.
Ejemplo 2:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar los artículos que tienen un precio
entre 100 y 200 soles.


con un precio entre 100 y
200 soles, necesitamos usar
la opción Entre… dentro de
la columna PRECIO.
Ejemplo 3:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar los 5 artículos más costosos y
ordenarlos de acuerdo con su precio.

Para identificar los 5

artículos con el precio más
alto, necesitamos usar la
opción Diez mejores…
dentro de la columna
PRECIO.
Luego de editar la opción

Diez mejores… por los 5
mejores dentro del filtro,
ordenamos de mayor a
menor los artículos de
acuerdo con su precio.

FILTROS DE FECHA
CLICK
Ejemplo 1:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar los artículos fabricados en el 2013.

fabricados en el año 2013,
necesitamos filtrar la opción
2013 dentro de la columna
FABRICACIÓN.

Ejemplo 2:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar los artículos fabricados entre agosto
del 2013 y julio del 2014, ordenándolos por su antigüedad.
Para identificar los

artículos fabricados
entre agosto del 2013 y
julio del 2014,
necesitamos usar la
opción Entre… dentro
de la columna
FABRICACIÓN. Luego
los ordenamos por su
antigüedad.

VALIDACIÓN DE DATOS
La Validación de datos es una herramienta de Excel que

permite establecer restricciones respecto a los datos que
se deben escribir en una celda. También puede
configurarse para impedir que los usuarios escriban datos
no válidos y puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan
en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y
coherentes. Entre los tipos de mensajes de error, tenemos:
ÍCONO TIPO SE USA PARA

Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en
Detener una celda. El mensaje de alerta Detener tiene dos
opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito
no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando
Advertencia aparece un mensaje de alerta Advertencia, los
usuarios pueden hacer click en Sí para aceptar la
entrada no válida, en No para editarla o
en Cancelar para quitarla.
Informar a los usuarios que los datos que han escrito
no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este
Información tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando
aparece un mensaje de alerta Información, los
usuarios pueden hacer click en Aceptar para Aceptar
el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Ejemplo:
De acuerdo con la siguiente Ficha de Datos se pide validar cada uno de los datos
solicitados.
Paso 1: Para validar el nombre usaremos un Mensaje de entrada solicitando el nombre

completo del alumno.

Paso 2: Para validar la edad usaremos un criterio que nos permita evaluar el número
ingresado entre 18 y 65 años
Paso 3: Además, usaremos un Mensaje de error para detener el ingreso de números

no permitidos de acuerdo con nuestro criterio anterior.

Paso 4: Para validar los estudios usaremos una lista desplegable que nos permita elegir
entre los valores descritos en la lista adjunta.

PRÁCTICA DE CLASE

Ejercicio 01: A partir de los siguientes datos, filtrar la información correspondiente para
cada una de las siguientes preguntas.

SOLUCIÓN: Para los ejercicios 1, 2 y 3.

SOLUCIÓN: Para los ejercicios 4 y 5, 6 y 7.


Ejercicio 01: A partir de los siguientes datos, filtrar la información correspondiente para
cada una de las siguientes preguntas.

Capítulo
Herramientas de Base
de datos
Objetivos:
Usar los filtros avanzados
Usar los subtotales para agrupar datos
Usar la función Subtotales
Usar la herramienta Texto en columnas
Usar la herramienta Quitar duplicados

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS
En Excel existen una serie de herramientas muy útiles para analizar

una tabla de datos. Además de ordenar y filtrar los datos, se puede
agrupar los mismos de acuerdo con ciertos criterios y establecer con
ellos un cálculo que los agrupe en forma de subtotales.
Adicionalmente podemos usar filtros avanzados que consideren
criterios mucho más complejos.
Las herramientas de base de datos que vamos a estudiar son los Filtros avanzados
y los Subtotales. Estas herramientas nos van a permitir desarrollar un análisis más
claro de los datos que estemos estudiando.
FILTRO AVANZADO
El filtro avanzado es una herramienta muy útil que se usa para filtrar una tabla, donde
requerimos criterios más complejos y el autofiltro no nos puede ayudar. Es en este caso
que esta herramienta avanzada nos permite filtrar criterios
más complejos sobre la misma tabla o copiar los datos
filtrados en una nueva, pudiendo mantener el mismo orden
de los encabezados, variarlos o eliminarlos de acuerdo con el
usuario.
Para poder aplicar un filtro avanzado primero debemos nombrar nuestra tabla de datos.
Luego, necesitamos un rango de celdas para indicar cuáles son los criterios del filtro, es
decir, las celdas que van a contener los criterios que se van a evaluar. Finalmente
necesitamos seleccionar los nuevos encabezados de tabla, si es que vamos a generar una
tabla adicional con los datos filtrados.
Para activar el cuadro de diálogo del filtro avanzado, nos ubicamos dentro de la misma
tabla o debajo de los nuevos encabezados, dentro del cual distinguiremos los siguientes
requerimientos.
 Rango de lista: Es la tabla de datos que se va a analizar (se sugiere nombrarla).

 Rango de criterios: Representa el rango de celdas que contienen los criterios.
 Copiar a (opcional): Son los encabezados de la nueva tabla donde se copiarán los
datos filtrados.

Una recomendación antes de usar los filtros avanzados, es que

debemos colocar un nombre previamente a la tabla de datos. En
nuestro caso le damos por nombre DATOS.

Ejemplo 1:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar sobre la misma tabla los artículos
provenientes de China o que pertenezcan a la categoría Juguetes.
CLICK
Para identificar los artículos provenientes de China o que pertenezcan a la categoría

Juguetes, necesitamos realizar un filtro avanzado. Para ello escribimos los criterios
en las celdas adyacentes y realizamos el filtro sobre la misma tabla. Recuerda que
una celda debajo de otra, será interpretada por el operador lógico O.

Ejemplo 2:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar sobre una nueva tabla, los artículos
fabricados en el primer semestre del año 2014.

CLICK
Para identificar los artículos fabricados en el primer semestre sobre una nueva
tabla, necesitamos un filtro avanzado. Para ello escribimos los criterios en las
celdas adyacentes de la tabla en la Hoja 1 y realizamos el filtro sobre los
encabezados preparados previamente en la Hoja 2. Recuerda que una celda
junto a la otra, será interpretada por el operador lógico Y.

Ejemplo 3:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide identificar sobre una nueva tabla, los juguetes
con un precio mayor a 200 soles y los cerámicos con un precio menor a 100
soles.
CLICK

Para identificar los juguetes con un precio mayor a 200 soles y los cerámicos con
un precio menor a 100 soles, requerimos nuevamente un filtro avanzado. Para ello
escribimos los criterios en las celdas adyacentes de la tabla en la Hoja 1 y
realizamos el filtro sobre los encabezados preparados previamente en la Hoja 2.
Recuerda que la ubicación de los criterios en las celdas determina

la operación lógica que se va a utilizar. Las celdas que se
encuentran una junto a la otra, serán consideradas por el
operador lógico Y; mientras que las celdas que se encuentran una
debajo de la otra, serán consideradas por el operador lógico O.
SUBTOTALES POR AGRUPACIÓN
Los Subtotales son una herramienta muy útil que constituye una
manera rápida y sencilla de resumir los datos en una tabla. Esta
herramienta inserta filas en la tabla correspondientes a los
subtotales y al total, efectuando un esquema de los datos
automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de trabajar, graficar e imprimir.
Microsoft Excel puede calcular automáticamente los valores de los subtotales y de los
totales en una tabla. Además, cuando se insertan los subtotales automáticos en una tabla,
Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas con los subtotales
insertados.

Antes de ejecutar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos, dentro del
grupo Esquema, debemos asegurarnos de seleccionar cualquier celda de la tabla que
contenga datos y entonces pulsar el botón Subtotal, el cual mostrará un cuadro de
diálogo con los siguientes requerimientos.
 Para cada cambio en: Muestra todas las columnas de la tabla en la que Excel
insertará una fila de subtotales, cuando detecte un cambio en la columna elegida.
 Usar función: Muestra las operaciones que podemos realizar con las columnas.
 Agregar subtotal a: Muestra las columnas sobre la cual se efectuará la operación
elegida en la lista anterior.

Ejemplo 1:
De acuerdo con la tabla de datos, se pide agrupar los empleados y contabilizarlos
por cada zona.
Para agrupar los datos y contabilizar la cantidad de

empleados por zona, el primer paso es ordenar los datos
de acuerdo con las zonas, para que la herramienta Subtotal
CLICK
pueda identificar cada grupo que se desea formar.
CLICK
El segundo paso es ejecutar el

comando Subtotal, agrupando
las filas por cada cambio en la
columna zona. Para insertar la
fila de subtotales conteniendo
la cantidad de empleados por
zona, usaremos la función
recuento.

Ejemplo 2:
por cada zona y por tienda.

empleados por zona y por tienda, el primer paso es ordenar
los datos de acuerdo con las zonas y tiendas, para que la CLICK
herramienta Subtotal pueda identificar los grupos.

El segundo paso es ejecutar el comando Subtotal dos veces,

agrupando las filas por cada cambio en la columna zona y luego
en la columna tienda. Para insertar la fila de subtotales
CLICK conteniendo la cantidad de empleados por zona y por tienda,
usaremos la función recuento.
Por otro lado, no debemos olvidar desactivar la opción
reemplazar subtotales al efectuar por segunda vez el comando,
ya que vamos a agregar un nuevo nivel de agrupación por tiendas.

Ejemplo 3:
por tipo de contrato, mostrando saltos de página entre los grupos.

empleados por tipo de contrato, el primer paso es ordenar
los datos de acuerdo con los contratos, para que la CLICK
herramienta Subtotal pueda identificar cada grupo que se
desea formar.

CLICK
El segundo paso es ejecutar el

comando Subtotal, agrupando
las filas e insertando los
subtotales por cada cambio en la
columna contrato. Además,
debemos activar la casilla salto
de página entre grupos para
imprimir cada grupo en una hoja.

Como se puede apreciar en

la vista previa de impresión,
la primera hoja únicamente
tiene sus títulos.
Mientras que las demás hojas

no tienen títulos.

Un aspecto importante que podemos considerar es la opción de repetir los

encabezados por cada grupo impreso generado en el Subtotal. Como se puede
apreciar en la primera impresión, la falta de encabezados por salto de página
provoca desorden en las hojas, lo cual podemos solucionar activando la opción
Imprimir títulos en la ficha Diseño de página. En ella repetimos las 4 filas
superiores donde se encuentran los encabezados de la tabla, logrando así una
mejor presentación de los datos.
CLICK

Como se puede apreciar en

la vista previa de impresión,
la primera hoja tiene sus
títulos.
De igual manera los títulos

se repiten para las demás
hojas.

FUNCIÓN SUBTOTALES (núm_función, ref1, [ref2], ...)
La función SUBTOTALES nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Entre
las operaciones que podemos realizar con la esta función tenemos: el conteo, suma,
promedio, producto, máximo valor, mínimo valor, y operaciones estadísticas como
desviación estándar y variación.
La sintaxis de la función SUBTOTALES tiene los siguientes argumentos:
 núm_función (obligatorio): Es el número que especifica la función que se usará

en el subtotal y su valor varía entre 1 - 11 o 101 – 111. Las funciones que
representan los valores 1 – 11 incluyen las filas ocultas manualmente, mientras que
las funciones que representan los valores 101-111 las excluyen. Las celdas filtradas
siempre se excluyen.
 Ref1 (obligatorio): Es el primer rango que contiene los valores donde se aplicará
el subtotal.
 Ref2 (opcional): Es el segundo rango con valores adicionales a considerar. Este
argumento es opcional y se puede tener hasta 254 rangos.

 La función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no están incluidas en el
resultado de un filtro, independientemente del núm_función que use.
 La función SUBTOTALES está diseñada para columnas de datos o rangos
verticales. No está diseñada para filas de datos ni rangos horizontales. Por
ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante
un núm_función de 101 o superior, si oculta una columna no afecta al subtotal.
Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, sí afectará
al subtotal.
 Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos
subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.
 Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el
valor de error #¡VALOR!.
La función SUBTOTALES siempre requiere un argumento numérico (del 1 al 11 o del 101

al 111) como primer argumento. Este argumento numérico siempre se aplica a los
subtotales de los valores (rangos de celdas, rangos con nombres) y expresan las siguientes
funciones:

NUM_FUNCIÓN NUM_FUNCIÓN
(incluye valores (pasa por alto FUNCIÓN
ocultos) valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP
Ejemplo:
De acuerdo con la siguiente lista, se pide contabilizar la cantidad de artículos y
calcular el valor total del inventario.

Para contabilizar la cantidad de artículos y calcular el valor total del inventario,

usaremos la función SUBTOTALES. Previamente debemos nombrar las
columnas de la lista, a fin de poder llamarlos mediante la referencia de la
función SUBTOTALES.


Para completar cada subtotal debemos llamar a la función SUBTOTALES,

contabilizando los artículos por su categoría y sumando los precios para
obtener la valorización total del inventario. Es importante enfatizar que a
diferencia de las funciones CONTARA y SUMA, la función SUBTOTALES no
considera las celdas ocultas como resultado del filtro, lo que nos permite tener
un “visor” que totalice los grupos que se desea mostrar, haciendo mucho
más fácil el análisis de los datos.

TEXTO EN COLUMNAS
La herramienta Texto en columnas es muy útil cuando

deseamos dividir el texto de una celda o un rango de
celdas en una o varias columnas de la hoja. Excel dispone
del Asistente para convertir texto en columnas, el
cual nos guiará paso a paso hasta dividir el texto de las celdas en las columnas deseadas.
Las utilidades de esta herramienta son muchas, ya que algunos usuarios la utilizan para
separar nombres de apellidos, cifras numéricas y otros la usan para separar valores que
serán importados desde una fuente externa y se encuentran separados por un carácter.
Ejemplo:
De acuerdo con la siguiente lista de empleados, se pide separar los nombres y
apellidos del personal en celdas diferentes.

CLICK
Para separar el
nombre y apellido de
cada empleado, el
primer paso es
seleccionar el rango
que contiene los
nombres y llamar al
asistente para
convertir texto en
columnas.


Dentro del asistente tenemos que indicarle en cada uno de los pasos el tipo de
datos que tenemos (delimitados), el separador de los datos (espaciado) y por
último el tipo de formato que deseamos para cada una de las columnas. No
debemos olvidar separar una o varias columnas adyacentes y a la derecha de
nuestro rango para que los datos separados puedan copiarse sin problemas.

QUITAR DUPLICADOS
La herramienta Quitar duplicados permite eliminar los

datos repetidos dentro de un rango o una tabla de datos.
Esta herramienta se encuentra en la ficha Datos, dentro
del grupo Herramientas de datos y al ejecutarla elimina
los datos repetidos, pudiendo ver un mensaje con los resultados del comando ejecutado.
El comando Quitar duplicados detecta todos los encabezados en los datos y marca
automáticamente la opción “Mis datos tienen encabezados” en caso de haber
encontrado alguno. Además, muestra la lista de columnas donde se buscarán los valores
duplicados, pudiendo seleccionar las columnas que necesitamos incluir en la validación.
Ejemplo 1:
De acuerdo con la siguiente tabla de pedidos, se pide eliminar los clientes duplicados,
a fin de determinar la totalidad de clientes únicos que se tiene.

CLICK
Para eliminar los

clientes duplicados en
la tabla pedidos, el
primer paso es
ubicarnos en una
celda dentro de la
tabla y ejecutar el
comando para quitar
duplicados. Luego en
la ventana del mismo
nombre elegimos la
columna cliente.

Finalmente podemos ver que Excel ha detectado y eliminado 12 filas que

contenían el mismo nombre del cliente. Esto significa que nos hemos quedado
con la lista de 12 clientes únicos, los cuales representan nuestra cantidad total
de clientes y son ellos mismos los que han generado los demás pedidos.

Ejemplo 2:
De acuerdo con la tabla anterior, se pide eliminar las zonas y tiendas duplicadas, a
fin de determinar la cantidad total de tiendas y zonas únicas.
CLICK
Para eliminar las

zonas y tiendas
duplicadas, el primer
paso es ubicarnos en
una celda dentro de la
tabla y ejecutar el
comando para quitar
duplicados. Luego en
la ventana del mismo
nombre elegimos la
columna zona y
tienda.

Finalmente vemos que Excel ha detectado y eliminado 18 filas que contenían el

mismo nombre de zona y tienda. Esto significa que nos hemos quedado con 6
filas únicas que contienen una zona con su respectiva tienda, los cuales
representan la totalidad de zonas y tiendas que se pueden encontrar en la tabla.

PRÁCTICA DE CLASE

Ejercicio 01: A partir de la siguiente tabla, agrupar los datos usando la herramienta
Subtotales, según corresponda.

SOLUCIÓN: Para el ejercicio 1.



Ejercicio 01: A partir de la siguiente tabla, filtrar los datos usando los filtros avanzados,
según corresponda.




Capítulo
Funciones de Base de
datos
Objetivos:
Conocer las funciones de Base de Datos
Usar las funciones de BD matemáticas
Usar las funciones de BD de búsqueda
Usar las funciones de BD estadísticas

FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Son un conjunto de funciones que se utilizan cuando la información

está organizada como una base de datos, es decir, se encuentra en
un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada
columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar un
conjunto de valores, extraer un valor que cumpla con ciertas
condiciones, hallar el mínimo y máximo valor de los datos e inclusive
obtener la desviación estándar o varianza a partir de una muestra o población
representadas en la base de datos.
CLICK
Entre las funciones de Base de datos que podemos encontrar tenemos.
Función Devuelve el promedio de las celdas seleccionadas en la base

BDPROMEDIO de datos.
Función Cuenta el número de celdas que contienen números en una

BDCONTAR base de datos.
Función
Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
BDCONTARA

Función Extrae de una base de datos un único registro que cumple los
BDEXTRAER criterios especificados.
Devuelve el valor máximo de las celdas seleccionadas de la

Función BDMAX
base de datos.
Devuelve el valor mínimo de las celdas seleccionadas de la

Función BDMIN
base de datos.
Función Multiplica los valores de un campo concreto de registros de

BDPRODUCTO una base de datos que cumplen los criterios especificados.
Función Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de

BDDESVEST celdas seleccionadas en la base de datos.
Función Calcula la desviación estándar en función de la población total

BDDESVESTP de las celdas seleccionadas de la base de datos.
Suma los números de la columna de campo de los registros

Función BDSUMA
de la base de datos que cumplen los criterios.
Calcula la varianza a partir de una muestra de celdas

Función BDVAR
seleccionadas de la base de datos.
Calcula la varianza a partir de la población total de celdas

Función BDVARP
seleccionadas de la base de datos.
A continuación, detallaremos cada una de las funciones de base de datos:
FUNCIÓN BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de valores qde los registros de un campo (columna) en una base de
datos que cumple con las condiciones específicas.
SINTAXIS: BDPROMEDIO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDPROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
 base_de_datos (obligatorio): Es el rango de celdas que compone la base de

datos, en la que las filas de información son los registros y las columnas de datos
son los campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
 nombre_de_campo (obligatorio): Indica qué columna se usa en la función. Este
argumento contiene el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo
"Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición
de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así
sucesivamente.

 criterios (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene las condiciones que se

van a considerar. Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras
este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del
mismo en la que se pueda especificar una condición para el campo.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide determinar el promedio de notas de los alumnos de
Software con matrícula regular.
Para calcular el promedio de notas de los alumnos de Software con matrícula regular,
debemos utilizar la función BDPROMEDIO, la cual nos permitirá obtener el promedio
de notas, nombrando previamente la tabla de datos con el nombre de DATA.

FUNCIÓN BDCONTAR
Cuenta los registros que contienen números en un campo (columna) en una base de datos
que cumple con las condiciones específicas. El argumento nombre_de_campo es
opcional, si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos
que coinciden con los criterios.
SINTAXIS: BDCONTAR (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDCONTAR tiene los siguientes argumentos:

 nombre_de_campo (opcional): Indica qué columna se usa en la función. Este
sucesivamente.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide contabilizar la cantidad de alumnos de la carrera de
Software con matrícula regular.

Para contabilizar los alumnos de Software con matrícula regular, podemos utilizar la
función BDCONTAR, la cual nos permitirá contar unicamente valores numéricos en el
campo Nota, nombrando previamente la tabla de datos con el nombre de DATA.
FUNCIÓN BDCONTARA
Cuenta los registros que no están en blanco de un campo (columna) en una base de datos
que cumple con las condiciones específicas. El argumento nombre_de_campo es
opcional, si se omite, BDCONTARA cuenta todos los registros de la base de datos que
coinciden con los criterios.
SINTAXIS: BDCONTARA (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDCONTARA tiene los siguientes argumentos:

 nombre_de_campo (opcional): Indica qué columna se usa en la función. Este
sucesivamente.


Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide contabilizar la cantidad de alumnos de la carrera de
Soporte con beca.
Para contabilizar los alumnos de Soporte becados, podemos utilizar la función

BDCONTARA, la cual nos permitirá contar cualquier valor de cualquier campo,
nombrando previamente la tabla de datos con el nombre de DATA.

FUNCIÓN BDEXTRAER
Extrae un único valor de un campo (columna) de una base de datos que cumple con las
condiciones específicas. Si ningún registro cumple con los criterios, BDEXTRAER devuelve
el valor de error #¡VALOR! y si por el contrario más de un registro coincide con los
criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.
SINTAXIS: BDEXTRAER (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDEXTRAER tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide identificar al único alumno de Software becado.

Para identificar al único alumno de Software becado, debemos utilizar la función

BDEXTRAER, la cual nos permitirá identificar al alumno en la columna del mismo
nombre, nombrando previamente la tabla de datos con el nombre de DATA.
FUNCIÓN BDMAX
Devuelve el máximo valor de los registros de un campo (columna) en una base de datos
que cumple con las condiciones específicas.
SINTAXIS: BDMAX (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDMAX tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.

Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide identificar la máxima nota alcanzada por los alumnos
de la carrera de Software con matrícula regular.
Para identificar la máxima nota alcanzada por los alumnos de la carrera de Software
con matrícula regular, debemos utilizar la función BDMAX, la cual nos permitirá
identificar la máxima nota, nombrando previamente la tabla de datos con el nombre
de DATA.

FUNCIÓN BDMIN
Devuelve el mínimo valor de los registros de un campo (columna) en una base de datos
que cumple con las condiciones específicas.
SINTAXIS: BDMIN (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDMIN tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide identificar la mínima nota alcanzada por los alumnos
de la carrera de Software con matrícula regular.

Para identificar la mínima nota alcanzada por los alumnos de la carrera de Software
con matrícula regular, debemos utilizar la función BDMIN, la cual nos permitirá
identificar la mínima nota, nombrando previamente la tabla de datos con el nombre
de DATA.
FUNCIÓN BDSUMA
Suma los valores de los registros de un campo (columna) en una base de datos que
cumple con las condiciones específicas.
SINTAXIS: BDSUMA (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.

Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide obtener la suma de todas las existencias de los
componentes de origen chino con un precio mayor a 20 soles.
Para obtener la suma de todas las existencias de los componentes de origen chino
con un precio mayor a 20 soles, debemos utilizar la función BDSUMA, la cual nos
permitirá sumar todas las existencias que cumplen con la condición, nombrando
previamente la tabla de datos con el nombre de TIENDA.

FUNCIÓN BDPRODUCTO
Multiplica los valores de los registros de un campo (columna) en una base de datos que
cumple con las condiciones específicas.
SINTAXIS: BDPRODUCTO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDPRODUCTO tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide obtener el total de combinaciones de todos los
componentes de origen americano con un precio menor a 500 soles.

Para obtener el total de combinaciones de todos los componentes de origen americano

con un precio menor a 500 soles, debemos utilizar la función BDPRODUCTO, la cual
nos permitirá multiplicar todos los valores que cumplen con la condición, nombrando
previamente la tabla de datos con el nombre de TIENDA.
FUNCIÓN BDDESVEST
Calcula la desviación estándar de una población (basada en una muestra),

considerando todos los valores de un campo en una base de datos que cumple con las
condiciones específicas.
SINTAXIS: BDDESVEST (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDDESVEST tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.

Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide calcular la desviación estándar (basada en una
muestra) de las notas alcanzadas por los alumnos de la carrera de Software con
matrícula regular.
Para obtener la desviación estándar de las notas alcanzadas por los alumnos de
Software con matrícula regular, debemos utilizar la función BDDESVEST; la cual nos
permitirá calcular la desviación (basada en una muestra) de las notas, nombrando
previamente la tabla de datos con el nombre de DATA.

FUNCIÓN BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar de una población (basada en toda la población),

considerando todos los valores de un campo en una base de datos que cumple con las
condiciones específicas.
SINTAXIS: BDDESVESTP (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDDESVESTP tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide calcular la desviación estándar (basada en toda la
población) de las notas alcanzadas por los alumnos de la carrera de Software
con matrícula regular.

Para obtener la desviación estándar de las notas alcanzadas por los alumnos de
Software con matrícula regular, debemos utilizar la función BDDESVESTP; la cual nos
permitirá calcular la desviación (basada en toda la población) de las notas, nombrando
previamente la tabla de datos con el nombre de DATA.
FUNCIÓN BDVAR
Calcula la varianza de una población (basada en una muestra), considerando todos

los valores de un campo en una base de datos que cumple con las condiciones específicas.
SINTAXIS: BDVAR (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDVAR tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.

Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide calcular la varianza (basada en una muestra) de las
notas alcanzadas por los alumnos de la carrera de Software con matrícula
regular.
Para obtener la varianza de las notas alcanzadas por los alumnos de Software con
matrícula regular, debemos utilizar la función BDVAR; la cual nos permitirá calcular la
varianza (basada en una muestra) de las notas, nombrando previamente la tabla de
datos con el nombre de DATA.

FUNCIÓN BDVARP
Calcula la varianza de una población (basada en toda la población), considerando

todos los valores de un campo en una base de datos que cumple con las condiciones
específicas.
SINTAXIS: BDVARP (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDVARP tiene los siguientes argumentos:

sucesivamente.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla, se pide calcular la varianza (basada en toda la población)
de las notas alcanzadas por los alumnos de la carrera de Software con matrícula
regular.

Para obtener la varianza de las notas alcanzadas por los alumnos de Software con
matrícula regular, debemos utilizar la función BDVARP; la cual nos permitirá calcular
la varianza (basada en toda la población) de las notas, nombrando previamente la tabla
de datos con el nombre de DATA.
Para todas las funciones de base de datos se debe tomar en cuenta lo siguiente:
 Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que

incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo
del nombre_de_campo para especificar un valor de comparación de
criterios.
 Aunque el rango criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de
cálculo, no lo coloque debajo de la base_de_datos. Si agrega más
información a la base, se incluirá en la primera fila debajo de la misma. Si la
fila de debajo no está vacía, Excel no podrá agregar la nueva información.
 Para realizar una nueva operación en toda una columna de la base de datos,
inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de
criterios.
 Si el nombre_de_campo contiene una posición mayor al número de campos
de la base de datos, la función dará como resultado el error #¡VALOR!.

PRÁCTICA DE CLASE

Ejercicio 01: Completar los datos de la hoja Pedidos y la hoja Análisis, de acuerdo con las
instrucciones que aparecen al lado derecho de la tabla.

SOLUCIÓN: Para la hoja Pedidos con la función Subtotales.
SOLUCIÓN: Para la hoja Análisis con las funciones de Base de Datos.


Ejercicio 01: Completar los datos de la hoja Pedidos y la hoja Análisis, de acuerdo con las
instrucciones que aparecen al lado derecho de la tabla.

Capítulo
Gráficos
Personalizados
Objetivos:
Conocer los gráficos de Excel
Aplicar estilos y diseños de gráficos
Usar distintos tipos de gráficos
Predecir valores con línea de tendencia
Analizar e interpretar una gráfica

GRÁFICOS PERSONALIZADOS
Los gráficos se usan para presentar una serie de datos numéricos en

formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes
cantidades de información y las relaciones entre diferentes series de
datos. Para crear un gráfico en Excel, primero se debe especificar en
una hoja de cálculo los datos numéricos que se presentará en el
gráfico y luego, seleccionar el tipo de gráfico que se desea usar.
Los gráficos de Excel son vectoriales, es decir, cada elemento es independiente y una vez
creado podemos modificar cada una de sus partes.
Excel ofrece muchos tipos de gráficos que ayudan a mostrar los datos de una forma
más comprensible ante los demás. Cuando se cree un gráfico o se modifique uno
existente, puede elegir entre los distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de
columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o
gráficos circulares 3D). También puede crear un gráfico combinado usando varios
tipos de gráficos en uno solo.

ELEMENTOS DE UN GRÁFICO
Un gráfico consta de numerosos elementos, algunos de ellos se presentan de forma

predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la
presentación de los elementos del gráfico, puede moverlos a otras ubicaciones dentro
del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También puede eliminar los elementos
del gráfico que no desee mostrar.
1 7
2
6
5 3
1. Área del gráfico.

2. Área de trazado.
3. Puntos de datos de la serie trazados en el gráfico.
4. Eje horizontal primario (categorías)
5. Eje vertical primario (valores)
6. Leyenda del gráfico.
7. Título del gráfico
8. Botones:
 Elementos de gráfico
 Estilos de gráfico
 Filtros de gráficos
Los botones Elementos de gráfico, Estilos de gráfico y Filtros de gráfico que

hay junto a la esquina superior derecha del gráfico, sirven para agregar elementos
como títulos de ejes o etiquetas de datos, para personalizar el aspecto del gráfico
o para cambiar los datos que se muestran en el mismo.

MODIFICAR UN GRÁFICO SEGÚN LAS NECESIDADES
Después de crear un gráfico, puede modificar cualquiera de sus elementos. Por ejemplo,
puede cambiar la forma en que se presentan los ejes, agregar un título al gráfico, mover
u ocultar la leyenda o presentar elementos de gráfico adicionales.
Para modificar un gráfico, puede hacer lo siguiente:
1. Cambiar la presentación de los ejes del gráfico

Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o las
categorías que se presentan. Para que el gráfico sea más fácil de leer, también puede
agregar marcas de graduación a un eje y especificar con qué intervalo aparecerán.
2. Agregar títulos y etiquetas de datos a un gráfico

Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, puede agregar un
título de gráfico, títulos de eje y etiquetas de datos.
3. Agregar una leyenda o una tabla de datos

Puede mostrar u ocultar una leyenda, cambiar su ubicación o modificar las entradas
de la leyenda. En algunos gráficos, también puede mostrar una tabla de datos que
contenga las claves de leyenda y los valores representados en el gráfico.
4. Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico

Existen líneas especiales como las líneas de tendencias, marcadores de datos y otras
opciones que podemos utilizar para los diferentes tipos de gráficos que se cree.

APLICAR ESTILOS Y DISEÑOS DE GRÁFICO PREDEFINIDOS PARA

CREAR GRÁFICOS DE ASPECTO PROFESIONAL
En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, se

puede aplicar rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Excel proporciona varios
diseños y estilos predefinidos, pero puede adaptar un diseño o un estilo de acuerdo con
sus necesidades. Para ello, cambie manualmente el diseño o el formato de los distintos
elementos del gráfico, como el área del gráfico, el área de trazado, la serie de datos o
la leyenda.
Cuando se aplica un diseño de gráfico predefinido, un conjunto específico de

elementos del gráfico (como los títulos, la leyenda, la tabla de datos o las etiquetas de
datos) se distribuyen de una manera específica en el gráfico. Puede seleccionar entre
diversos diseños para cada tipo de gráfico.
Cuando se aplica un estilo de gráfico predefinido, el gráfico adopta el formato en

función del tema del documento que ha aplicado, de modo que el gráfico coincida con
los colores para temas (un grupo de colores), fuentes de tema (un grupo de fuentes del
texto de encabezado y cuerpo) y efectos de tema (un grupo de efectos de línea y de
relleno) de su organización o con los suyos propios.

Es importante mencionar que

no se puede crear diseños o
estilos de gráfico propios en
Excel, pero se pueden crear
plantillas de gráfico que
incluyan el diseño y el formato
del gráfico que el usuario
desee guardar.
TIPOS DE GRÁFICO
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel es de suma importancia. Cada
tipo de gráfico despliega la información de una manera diferente, por lo que utilizar el
gráfico adecuado ayudará a interpretar correctamente los datos.
Entre los distintos gráficos que nos

presenta Excel, tenemos:

GRÁFICO DE COLUMNAS
El gráfico de columnas es un tipo de gráfico que se caracteriza por representar una serie
de datos usando columnas verticales. Mientras más alta sea la columna, mayor es el
valor que representa. Se usa principalmente para comparar los valores entre diferentes
categorías, donde el orden de las categorías no es importante.
Para generar un gráfico

de columnas, primero
seleccionamos los datos y
luego el tipo de gráfico en
la pestaña Insertar.

GRÁFICO DE BARRAS
El gráfico de barras es un tipo de gráfico que se caracteriza por representar una serie
de datos usando barras horizontales. Se usa principalmente para comparar los valores
entre diferentes categorías, donde el gráfico muestra una duración y el texto de la
categoría es horizontal.
Para generar un gráfico de

barras, primero seleccionamos
los datos y luego el tipo de
gráfico en la pestaña Insertar.

GRÁFICO DE LÍNEAS
El gráfico de líneas es un tipo de gráfico que se caracteriza por representar datos

continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales
para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos
de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de
valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

líneas, primero seleccionamos

GRÁFICO CIRCULAR
El gráfico circular también conocido como gráfico de torta, es un tipo de gráfico que se
caracteriza por representar la información en un círculo dividido por sectores, donde el
tamaño de cada uno, indica la importancia de cada dato en proporción a la suma total.
Se usan para principalmente para representar porcentajes o proporciones.

circular, primero
seleccionamos los datos
y luego el tipo de gráfico
en la pestaña Insertar.

GRÁFICO DE ÁREAS
El gráfico de área es un tipo de gráfico que muestra la importancia de los valores a

través del tiempo y se puede utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una
tendencia. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero a diferencia de las
líneas, el gráfico de área muestra el relleno, lo que resalta la magnitud de los valores
que lo que puede hacer un gráfico de línea.

áreas, primero seleccionamos

GRÁFICO DE DISPERSIÓN
El gráfico de dispersión es un tipo de gráfico que muestra la relación entre diferentes

puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar
de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.
Los gráficos de dispersión se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores
numéricos, como datos científicos, estadísticos y de ingeniería, ayudando a mostrar la
influencia o correlación que existe de una variable en otra. Permite ver rápidamente
comportamientos anómalos.

de dispersión, primero

GRÁFICO RADIAL
El gráfico radial o también conocido como gráfico de araña o gráfico de estrella, es un

tipo de gráfico circular que se utiliza principalmente como herramienta de comparación
de datos. A diferencia de la mayoría de los otros tipos de gráfico, el gráfico radial utiliza
la circunferencia del gráfico como eje X.

de tipo radial, primero

GRÁFICO DE RECTÁNGULOS
El gráfico de rectángulos es un tipo de gráfico que ofrece una visión jerárquica de los
datos y facilita la detección de patrones (por ejemplo, qué artículos son los más vendidos
de una tienda). Las ramas de los árboles se representan con rectángulos y cada rama
secundaria se muestra como un rectángulo más pequeño. En el gráfico de rectángulos,
las categorías se muestran por color y proximidad, y puede mostrar fácilmente muchos
datos que serían difíciles de mostrar con otros tipos de gráficos.

de tipo rectángulos,
primero seleccionamos
los datos y luego el tipo
de gráfico en la pestaña
Insertar.

GRÁFICO DE CASCADA
El gráfico de cascada es un tipo de gráfico que muestra el total acumulado de los datos
financieros al sumar o restar valores. Es muy útil para comprender cómo un valor inicial
se ve afectado por una serie de valores positivos y negativos. Las columnas tienen
códigos de colores para que se puedan diferenciar rápidamente los números positivos
de los negativos.

de tipo cascada,
primero seleccionamos
los datos y luego el tipo
de gráfico en la pestaña
Insertar.

GRÁFICOS COMBINADOS
Los gráficos combinados son un tipo de gráfico que combinan en sí mismo dos o más
tipos de gráficos para que los datos sean más sencillos de comprender. Se usan para
enfatizar distintos tipos de información en un mismo gráfico. Por ejemplo, se puede
combinar un gráfico de columnas con uno de líneas para conseguir un efecto visual
instantáneo que facilite la comprensión del mismo.

combinado, primero
seleccionamos los datos
y luego el tipo de gráfico
en la pestaña Insertar.

Para establecer la serie de datos del Precio como eje

secundario, podemos hacerlo presionando el botón Cambiar
tipo de gráfico en la pestaña Diseño. También podemos
elegir otro tipo de gráfico para cada serie, según el gráfico
que deseamos implementar.

LÍNEA DE TENDENCIA
Las líneas de tendencia se usan para mostrar gráficamente las tendencias de los datos
que se analiza ayudando a predecir datos futuros. Este análisis también se denomina
análisis de regresión. Mediante el análisis de regresión, se puede extender una línea de
tendencia en un gráfico, más allá de los datos reales, para predecir los valores futuros.
Una línea de tendencia es más precisa

cuando su valor R cuadrado (un
número entre 0 y 1 que muestra la
proximidad de los valores calculados
con sus datos reales) es igual a 1 o se
encuentra cerca de él.
TENDENCIA LINEAL
Una línea de tendencia lineal es una línea recta que se ajusta perfectamente a un
conjunto de datos lineales simples. Los datos son lineales si la trama de los puntos se
parece a una línea recta. Además, una tendencia lineal generalmente muestra un
aumento o disminución de los valores a un ritmo constante.

Para generar una línea de tendencia,

dentro de nuestro gráfico lineal,
damos click a la opción Agregar
línea de tendencia dentro del
menú contextual. Dentro de las
opciones de formato podemos
Presentar la ecuación en el
gráfico y Presentar el valor de R
cuadrado en el gráfico.
Cuando agregamos una línea de tendencia a los datos, Excel calcula

automáticamente el valor de R cuadrado, que luego podemos presentar en la
gráfica para conocer su capacidad de predicción.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE UNA GRÁFICA
Representar datos obtenidos mediante puntos, líneas o superficies se ha convertido en

una necesidad indispensable en la actualidad. Si bien es cierto que las representaciones
gráficas ayudan a mejorar la comprensión de la información y a conocer la relación que
los datos guardan entre sí; también permiten al usuario descubrir y predecir el
comportamiento de los diferentes sucesos propios de la naturaleza, de las
organizaciones o incluso del pensamiento humano.
Las representaciones gráficas entonces, permiten establecer valores que no han sido
obtenidos experimentalmente. Es decir, valores que se obtienen mediante
la interpolación (lectura entre puntos) y la extrapolación (proyección de los puntos),
mediante el uso de líneas de tendencia y su consiguiente análisis correlativo.
Como podemos apreciar en el gráfico anterior, existen diferentes tipos de correlación

que podemos obtener en nuestra gráfica.
 Correlación cero, cuando los puntos obtenidos no guardan ninguna relación entre
sí, es decir no se observa ninguna relación de causa y efecto. Su coeficiente de
determinación expresado por el valor de R2 es igual a cero.
 Correlación negativa y débil, cuando los puntos obtenidos guardan cierta
relación lineal de tipo inversa, es decir se observa una relación de causa y efecto
con tendencia negativa. Su coeficiente de determinación expresado por el valor de
R2 varía entre 0 y 1.

 Correlación positiva y fuerte, cuando los puntos obtenidos guardan una relación
lineal muy estrecha, es decir se observa una relación de causa y efecto con
tendencia positiva. Su coeficiente de determinación expresado por el valor de R 2 es
muy cercano al 1.
Ejemplo:
Una persona ha tomado nota del tipo de cambio sufrido en los últimos 15 días con la
intención de poder predecir su valor para los siguientes 5 días. De acuerdo con el siguiente
cuadro se pide proyectar el tipo de cambio hasta el día 20.
Para predecir el tipo de cambio

en los siguientes días, primero
seleccionamos los datos y luego
elegimos el tipo de gráfico
lineal, agregando su respectiva
línea de tendencia.


Junto con la línea de tendencia

podemos tener la ecuación de la
recta y el valor del coeficiente
de determinación, que en este
caso nos indica un 97% de
aceptación para la relación día y
tipo de cambio.
Finalmente podemos proyectar los

demás valores usando la ecuación de
la recta o la función TENDENCIA.


Ejercicio 01: Generar un gráfico de columnas similar a la imagen (muestra).
Ejercicio 02: Generar un gráfico circular similar a la imagen (muestra).

Ejercicio 03: Generar un gráfico de áreas similar a la imagen (muestra).
Ejercicio 04: Generar un gráfico de líneas similar a la imagen (muestra).

Ejercicio 05: Generar un gráfico radial similar a la imagen (muestra).
Ejercicio 06: Generar un gráfico de dispersión similar a la imagen (muestra).

Ejercicio 07: Generar un gráfico combinado similar a la imagen (muestra).
Ejercicio 08: Generar un gráfico de tendencia similar a la imagen (muestra).

Capítulo
Tablas Dinámicas
Objetivos:
Crear una tabla dinámica
Filtrar y agrupar una tabla
Crear y editar un campo calculado
Crear gráficos dinámicos
Crear informes de tabla dinámica

TABLAS DINÁMICAS
Una de las tareas más comunes que solemos utilizar, es la de analizar

todos los datos en la hoja de cálculo, lo cual permite tomar mejores
decisiones. Sin embargo, a veces la tarea se complica, especialmente
si se tiene muchos datos. Es por ello que Excel cuenta con una potente
herramienta llamada Tablas dinámicas, la cual permite resumir,
analizar y presentar los datos de una manera práctica y sencilla.
Las tablas dinámicas actúan rotando y cambiando las columnas o filas de la tabla
origen, las cuales se arrastran y sueltan sobre los diferentes campos que formarán el
reporte. Esto permite cambiar dinámicamente la información, agrupándola de acuerdo
con los requerimientos del usuario.
Para poder crear una tabla dinámica, solo bastará con seleccionar los datos de origen y
dirigirse hacia la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas. En caso también se necesite
un gráfico dinámico, se debe elegir la opción gráfico y tabla dinámica, dentro del grupo
Gráficos.

TABLAS DINÁMICAS RECOMENDADAS
Si no se tiene demasiada experiencia con las tablas dinámicas o no se sabe cómo

empezar, las tablas dinámicas recomendadas son una buena elección. Cuando se
usa esta característica, Excel determina un diseño alternativo haciendo coincidir los
datos con las áreas más comunes de la tabla dinámica. Esto permite obtener un punto
de inicio para una elección futura, con lo cual se podrá explorar las distintas
orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados específicos.
Para poder usar las tablas dinámicas

recomendadas, seleccionamos un
dato de la tabla y nos ubicamos en la
ficha Insertar, dentro del grupo
tablas. Luego, elegimos la opción
Tablas dinámicas recomendadas.

COMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA
Para crear una tabla dinámica en Excel, primero se debe seleccionar una celda dentro
de la tabla de datos. Luego en la pestaña Insertar, se elige la opción Tabla dinámica,
la cual mostrará una ventana para seleccionar los datos que se van a analizar y elegir
el lugar donde se desea colocar el informe de tabla dinámica. Es importante considerar
que los datos también pueden provenir de una fuente externa como Access, SQL Server
y las múltiples conexiones existentes.
Para crear una nueva tabla dinámica,

seleccionamos un dato de la tabla y nos
ubicamos en la ficha Insertar, dentro del
grupo tablas. Luego, elegimos la opción
Tabla dinámicas.

Dentro de la ventana Crear tabla dinámica, podemos visualizar las siguientes opciones:
1. Seleccione los datos que desea analizar

Dentro de esta opción, Excel requiere que se seleccione la tabla o rango que contiene
los datos que se desea analizar o en su defecto se escriba el nombre que hace
referencia al rango o tabla que se haya colocado previamente. Los datos también
pueden provenir de una fuente externa, en la que se tendrá que elegir la conexión
previamente establecida.
2. Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica

Dentro de esta opción, Excel requiere que se elija el lugar donde se desea colocar el
informe de tabla dinámica. El lugar hace referencia a una nueva hoja o una hoja de
cálculo existente, donde se tendrá que precisar la ubicación de celda con la que se
iniciará el informe.
3. Elige si quiere analizar varias tablas

Dentro de esta opción, Excel pregunta si se desea agregar los datos al Modelo de
datos del libro en mención.

Lista de campos de la
tabla dinámica, donde se
encuentran los campos de
la tabla original.

LISTA DE CAMPOS DE UNA TABLA DINÁMICA
Después de crear un informe de tabla dinámica, se debe utilizar la lista de campos

para agregar campos al informe, los cuales formarán la nueva tabla dinámica. Por otra
parte, se puede cambiar el informe de tabla, ordenando y quitando campos de la lista,
de tal manera que se varíe la estructura de la tabla dinámica.
De manera predeterminada, la lista de campos contiene dos

secciones: una sección de campos ubicada en la parte
superior para agregar o quitar campos, y una sección de
diseño en la parte inferior para organizar los diferentes campos
y ajustar su posición.
La lista de campos suele ubicarse al lado derecho de la hoja y

puede acoplarse en cualquier lado horizontal de la ventana.
También puede desacoplarse, en cuyo caso podremos cambiarle
el tamaño horizontal y vertical.
Para visualizar la lista de campos de una tabla dinámica, debemos considerar las
siguientes situaciones:
 Si no aparece la lista de campos, debemos hacer clic en el informe de tabla
dinámica. Si aun así no aparece, debemos dirigirnos hacia la ficha Analizar
dentro del menú contextual Herramientas de tabla dinámica, en el grupo
Mostrar y hacer click sobre el botón Lista de campos.
 Si en la lista de campos no aparecen los campos que deseamos utilizar,
debemos actualizar el informe de tabla dinámica con los nuevos campos,
campos calculados, medidas o dimensiones que hayamos agregado.
Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de una tabla

dinámica y el modo en que pueden organizarse los diferentes campos para obtener los
resultados deseados, por lo cual estudiaremos los diferentes procedimientos a seguir.
1. Agregar un campo
Para agregar un campo dentro de la tabla dinámica, se marca la casilla de activación
del campo, en la sección de campos. De esta forma, los campos no numéricos se
agregan al área de Filas, mientras que las jerarquías de fechas y horas se agregan
al área de Columnas y los campos numéricos se agregan al área de Valores.

2. Quitar un campo
Para quitar un campo dentro de la tabla dinámica, se desmarca la casilla de activación
del campo, en la sección de campos. De esta forma desaparecerá el campo que se
haya agregado a cualquiera de las áreas, en la sección de diseño.
3. Mover un campo
Para mover un campo dentro de la tabla dinámica, se puede arrastrar cualquier
campo de un área a otra en la sección de diseño. Por ejemplo, se puede arrastrar
un campo del área de Columnas hacia el área de Filas, de acuerdo con el informe
requerido.
4. Cambiar el cálculo utilizado en un campo de valor

Para cambiar el tipo de operación usado por el campo de valor, se debe hacer click
en el desplegable del campo, dentro de la opción Configuración de campo de
valor. En la ventana mostrada, se debe elegir el tipo de cálculo que se desea
modificar.

5. Actualizar la tabla dinámica

Para poder visualizar las modificaciones en el informe de tabla dinámica y con ella
los nuevos campos y demás elementos que se hayan agregado desde la última
operación, es importante actualizar la tabla dinámica.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla de datos de una empresa comercial, se pide determinar mediante
una tabla dinámica, el total de artículos para cada una de las categorías.
Para crear el informe de tabla dinámica

hacemos click sobre el botón del mismo
nombre en la ficha Insertar. En la ventana
mostrada, escribimos como referencia el
nombre de la tabla de datos y elegimos una
nueva hoja de cálculo como ubicación para
colocar el informe de tabla dinámica.


En este punto podemos ver que Excel nos muestra un área dentro de la nueva hoja
donde se va a colocar el informe de tabla dinámica, además de la lista de campos
que vamos a utilizar para elegir los campos requeridos. Luego, debemos elegir los
campos CATEGORÍA que aparece en el área de filas y STOCK que aparece en el
área de valores, para formar nuestra tabla dinámica.
Una vez formada nuestra tabla con

los campos elegidos, podemos
editar las etiquetas de campo y
darle el estilo requerido.
Posteriormente podemos elegir un
gráfico dinámico que acompañe
a nuestra tabla, de tal manera que
ayude a mejorar la presentación de
nuestro informe.

FILTRO DE DATOS DE UNA TABLA DINÁMICA
Una vez creada la tabla dinámica, se puede filtrar y ordenar la información que se
encuentra en su interior, utilizando los filtros que Excel coloca de manera
predeterminada en las Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar
cualquiera de las opciones del filtro, la información será resumida y solo se mostrará un
grupo de datos de la tabla dinámica.

Una vez filtrada la tabla dinámica, podemos ver que Excel reemplaza el ícono
desplegable de las etiquetas de fila, por un ícono de “embudo”, para indicar que ese
campo ha sido filtrado. En caso deseemos eliminar el filtro, bastará con seleccionar
la opción Borrar filtro dentro de las opciones del filtrado. También podemos ordenar
la información mediante la opción Ordenar de A a Z o viceversa.
AGRUPAR DATOS DE UNA TABLA DINÁMICA
Una herramienta muy útil que se puede usar en una tabla dinámica, es agrupar los
datos de acuerdo con cierta característica, para mostrar un subconjunto de datos que
se desea analizar. Por ejemplo, es posible que se desee agrupar una lista de fechas

(campo de fecha) en distintos periodos de tiempo como meses, trimestres, años de tal
manera que se pueda desarrollar un mejor análisis de los datos.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla de datos de una empresa comercial, se pide analizar las ventas
mediante una tabla dinámica; agrupando los datos de acuerdo con el año, trimestre y
mes de la venta.

nueva hoja de cálculo como ubicación para
colocar el informe de tabla dinámica.


En la lista de campos de tabla dinámica elegimos los campos FECHA y PRECIO para
formar la nueva tabla dinámica. Luego, hacemos click derecho sobre cualquier
registro de fecha y elegimos la opción agrupar, obteniendo una ventana donde
debemos ingresar los modos de agrupación que en nuestro caso será meses,
trimestres y años, de acuerdo con el ejercicio.
Finalmente observamos que Excel ha organizado los registros de fecha de

acuerdo a lo solicitado, agrupando los datos de acuerdo con el año, trimestre y
meses requeridos. Además, dentro de la lista de campos observamos que han
aparecido 2 campos adicionales que son trimestres y años, los cuales permiten
organizar los datos de acuerdo con lo solicitado.

SUBTOTALES Y TOTALES DE UNA TABLA DINÁMICA
Otra herramienta importante que se puede usar al trabajar con un informe de tabla
dinámica es mostrar u ocultar los subtotales de los campos de las columnas y filas
individuales, mostrar u ocultar los totales generales de columnas y filas para el informe
completo, y calcular los subtotales y totales generales con o sin elementos filtrados.

Siguiendo con el ejercicio anterior, podemos ver que si aplicamos Subtotales a

la tabla dinámica, Excel nos muestra 2 opciones para mostrar los subtotales en
la parte inferior o la parte superior. Si elegimos la opción Mostrar todos los
subtotales en la parte inferior, Excel agrega filas inferiores de subtotales por
cada grupo; por el contario si elegimos la opción Mostrar todos los subtotales
en la parte superior, Excel muestra los subtotales en cada nivel de grupo sin
agregar ninguna fila adicional.

DISEÑO Y ESTILOS DE TABLA DINÁMICA
Al terminar de crear una tabla dinámica, el diseño y el formato obtenido por defecto, no
representan la mejor opción, por lo que Excel ofrece la opción de editar la tabla para
facilitar su lectura. Si el aspecto de la tabla dinámica no es el más adecuado, se puede
elegir un estilo diferente. Por ejemplo, cuando se tiene una gran cantidad de datos en
la tabla, se pueden diferenciar los subtotales de tal manera que faciliten su búsqueda o
se puedan resultar los datos importantes de la tabla.

En el ejercicio anterior, Excel ha organizado los registros de fecha de acuerdo

con el año, trimestre y meses requeridos, sin embargo, podemos mejorar su
presentación editando el diseño y el formato de la tabla. Para ello seleccionamos
la ficha Diseño dentro de las Herramientas de tabla dinámica y elegimos el
estilo medio 3, otorgándole un color naranja en diversos tonos para diferenciar
los campos y subtotales.
IMPORTANTE: Podemos renombrar los títulos de los campos y

los totales generales, como Etiquetas de fila y suma de Precio
por FECHA y VENTAS, de tal manera que el nombre del campo
y los totales ayuden a un mejor reconocimiento de los datos.

CAMPO CALCULADO DE UNA TABLA DINÁMICA
Los campos calculados de una tabla dinámica son nuevas columnas que obtienen su
valor de la operación realizada entre las demás columnas existentes de la tabla, es decir
son columnas adicionales que resultan de operar otras columnas de la tabla.
Ejemplo:
por categoría, proyectando un incremento en las ventas del 10% para el siguiente mes.

nueva hoja de cálculo.


Luego de crear la tabla dinámica, hacemos click en cualquier celda dentro

de la tabla para activar las Herramientas de tabla dinámica y poder
seleccionar la ficha Analizar. Posteriormente elegimos la herramienta
Campo calculado, la cual nos permitirá crear un nuevo campo, proyectando
las ventas con un incremento del 10% con respecto al mes anterior.

Finalmente, con el nuevo campo calculado, editamos los títulos de las

etiquetas y demás campos dentro de la tabla y elegimos un estilo
adecuado, en nuestro caso el estilo medio 3, para mejorar la
presentación de los resultados.

ELEMENTO CALCULADO DE UNA TABLA DINÁMICA
Los elementos calculados de una tabla dinámica no son más que nuevas filas agrupando
otras filas existentes en la tabla, por lo cual es importante considerar que los nuevos
elementos calculados se incluyen en la suma de los totales, lo cual puede crear
confusiones si no se tratan adecuadamente.
Ejemplo:
por su origen, reconociendo los artículos provenientes de China, Europa y América.

nueva hoja de cálculo.

Luego de crear la tabla dinámica,

hacemos click en cualquier celda
dentro de la tabla para activar las
Herramientas de tabla
dinámica y poder seleccionar la
ficha Analizar. Posteriormente
elegimos la herramienta Campo
calculado, la cual nos permitirá
crear 2 nuevos elementos de
fila que contendrán los países de
Europa y América.


Finalmente, con el nuevo campo calculado, editamos los títulos de las

etiquetas y demás campos dentro de la tabla y elegimos un estilo
adecuado, en nuestro caso el estilo medio 3, para mejorar la
presentación de los resultados.
IMPORTANTE: Al crear 2 nuevos elementos calculados

dentro de la tabla dinámica, estamos modificando el total de
ventas debido a la repetición de los datos. Para evitar la doble
suma, debemos filtrar los datos, seleccionando únicamente el
país de China y los continentes de Europa y América que
contienen a los demás países.

GRÁFICO DINÁMICO
Un gráfico dinámico es un tipo de gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información. Aunque un gráfico dinámico muestre las series de datos, las categorías y
los ejes de gráficos, son iguales que un gráfico estándar.
Los gráficos dinámicos también incluyen controles de filtrado interactivos en el mismo

gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos.
Ejemplo:
Dada la siguiente tabla dinámica que analiza las ventas por años, trimestres y meses
de una empresa comercial, se pide generar el gráfico dinámico correspondiente.

Luego de crear la tabla dinámica y darle un diseño apropiado, hacemos click en

cualquier celda dentro de la tabla para activar las Herramientas de tabla
dinámica y poder seleccionar la ficha Analizar. Posteriormente elegimos la
herramienta Gráfico dinámico, en el que elegiremos insertar un gráfico de
línea para mostrar un histórico de las ventas por cada periodo de tiempo.

Luego de insertar el gráfico dinámico, editamos su formato dándole los colores

adecuados dentro de la ficha Formato, ubicada en las Herramientas de
gráfico dinámico. Para mostrar los totales por cada periodo dentro del
gráfico, usamos la herramienta Diseño rápido dentro de la ficha Diseño y
elegimos la opción 5, la cual nos permite mostrar las ventas por periodos en
miles de soles.

Finalmente obtenemos el gráfico de ventas por periodos mensuales, los cuales

pueden contraerse por trimestres o años haciendo un click sobre los símbolos
más y menos ubicados en la parte inferior derecha del mismo gráfico. Otro
detalle importante que también debemos considerar es que podemos filtrar los
periodos mensuales, trimestrales o anuales haciendo uso de los filtros ubicados
en la parte inferior izquierda del gráfico.

CONEXIONES CON DATOS EXTERNOS
La ventaja principal de conectarse con datos externos en Microsoft Excel, es que se

puede analizar periódicamente estos datos sin necesidad de copiarlos repetidamente,
ahorrando tiempo y evitando posibles errores. Después de conectarse con una fuente
de datos externa, se puede también actualizar los libros de Excel con información nueva,
siempre que se actualice el origen de datos.
Para crear una tabla

dinámica desde una fuente
de datos externa se procede
de manera similar que en el
capítulo anterior titulado
Manejo de Base de datos,
ya que al importar los datos
desde una fuente externa
como Access, podemos crear
directamente un informe de
tabla dinámica.
Otra forma de crear un

informe de tabla dinámica,
es utilizando una conexión
previamente establecida
con una fuente de datos
externa, la cual puede
estar conectada en
nuestro libro, en la red o
en nuestro equipo.

CONSOLIDAR DATOS EN UN INFORME DE TABLA DINAMICA
La consolidación de datos constituye una forma eficaz de combinar datos de distintos

orígenes en un informe. Por ejemplo, si tiene un informe de tabla dinámica con cifras
de diversas sucursales, se puede usar una consolidación de datos para resumir esas
cifras en un informe de gastos corporativo. Este informe podría incluir datos sobre
totales y medias de ventas, niveles de inventario actuales y productos con mayor venta
correspondientes a toda la empresa.
Ejemplo:
Dadas las siguientes tablas de datos, sobre las existencias que tiene una empresa en
sus 2 tiendas comerciales, se pide consolidar la información total del stock actual en
una tabla dinámica.

Para crear un informe de tabla dinámica que consolide la información de ambas

tiendas, primero debemos activar la herramienta Asistente para tablas y
gráficos dinámicos que se ubica en la ficha Archivo, dentro de las Opciones
de Excel. Luego elegimos la Barra de herramientas de acceso rápido y
buscamos el asistente dentro de los Comandos que no están en la cinta de
opciones, para finalmente agregarla a la barra.
Una vez agregado el asistente

para tablas y gráficos dinámicos,
podemos visualizarlo en la parte
superior izquierda de la cinta,
sobre la ficha Inicio e Insertar.

Para consolidar el informe de tabla dinámica hacemos uso del Asistente para
tablas y gráficos dinámicos, que se ubica en la Barra de herramientas de
acceso rápido. Al activarlo, nos muestra una ventana que nos pregunta sobre los
datos que deseamos analizar y el tipo de informe, para lo cual elegimos la opción
Rangos de consolidación múltiples y en el tipo de informe Tabla dinámica.
En el siguiente paso, el asistente nos pregunta sobre los campos de página

que deseamos, para lo cual elegimos la opción Crear un solo campo de
página, de acuerdo con nuestros datos por cada tienda.

El siguiente paso es agregar los rangos de datos por cada tienda para la
consolidación, seleccionando cada una de las hojas en donde se
encuentran los datos de las tiendas, lo que va permitir que el asistente
pueda consolidar la información.
Como último paso, el asistente nos pregunta dónde deseamos situar el

informe de tabla dinámica, para lo cual elegimos la opción Hoja de
cálculo nueva y damos click en finalizar.

Al final del proceso el asistente

nos muestra una tabla dinámica
conteniendo el recuento de
todos los valores, los que
podemos cambiar utilizando la
configuración del campo de
valor, eligiendo la operación
suma. Adicionalmente filtramos
únicamente el STOCK para
mostrar el total general de
existencias y activamos los
totales generales para columna.

Finalmente podemos ver que

Excel nos muestra la tabla
dinámica terminada, sobre la
cual editamos el diseño,
dándole un estilo medio 10 y
generando el gráfico
dinámico correspondiente
para representar mejor la
información.

INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS
La segmentación de datos en tablas dinámicas es una herramienta de Excel que permite

hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera se puede
filtrar fácilmente la información por más de una columna.
Ejemplo:
mediante una tabla dinámica; filtrando los artículos por su país de origen de
acuerdo con su categoría.

nombre en la ficha Insertar. En la
ventana mostrada, escribimos como
referencia el nombre de la tabla de datos
y elegimos una nueva hoja de cálculo.

Al crear la tabla dinámica,

elegimos los campos que
vamos a representar, en
nuestro caso categoría,
nombre y venta, los
cuales formarán los datos
de la nueva tabla dinámica.
Además, es importante
considerar que el campo
categoría contendrá al
campo nombre para una
mejor representación.

Una vez creada la tabla dinámica,

editamos su diseño usando el estilo
medio 3 y creamos un gráfico dinámico
que nos permita representar mejor la
información. Luego insertamos la
herramienta de segmentación de
datos para filtrar el origen, el cual por
defecto contiene todos los datos.

Si queremos filtrar todos los artículos que provienen únicamente de China,

solo debemos hacer click sobre la opción del origen que nos aparece en el
cuadro de segmentación de datos. Si por el contrario queremos eliminar
nuestro filtro, solo debemos hacer click sobre el embudo que aparece en la
esquina superior derecha del cuadro, el cual desactivará todos los filtros y nos
mostrará todos los datos que habían inicialmente.

Si queremos filtrar todos los artículos que provienen de Francia e Italia,

primero debemos hacer click sobre la opción de Francia que nos aparece
en el cuadro de segmentación de datos y luego debemos hacer click
sobre el ícono de selección múltiple ubicado al lado del embudo. Este
ícono de selección múltiple nos va a permitir seleccionar el siguiente
país de Italia sin perder la selección del primero.

INSERTAR ESCALA DE TIEMPO
La escala de tiempo en tablas dinámicas es una herramienta muy útil de Excel, que
actúa como un filtro de tiempo y nos permite acercarnos al periodo que deseamos. Tiene
mucha similitud con otras funcionalidades de Excel como la Segmentación de datos.
Ejemplo:
mediante una tabla dinámica; filtrando los artículos por su periodo de venta de
acuerdo con su categoría.

nombre en la ficha Insertar. En la
ventana mostrada, escribimos como
referencia el nombre de la tabla de datos
y elegimos una nueva hoja de cálculo.

Al crear la tabla dinámica,

elegimos los campos que
vamos a representar, en
nuestro caso categoría,
nombre y venta, de la
misma manera que en el
ejercicio anterior. Además,
es importante considerar
que el campo categoría
contendrá al campo
nombre para una mejor
representación.

Una vez creada la tabla dinámica,

editamos su diseño usando el estilo
medio 3 y creamos un gráfico dinámico
que nos permita representar mejor la
información. Luego insertamos la
herramienta de escala de tiempo
para filtrar los periodos de fecha, el cual
por defecto contiene todos los datos.

Si queremos filtrar todos los artículos que se vendieron únicamente en el año

2013, debemos hacer click sobre el desplegable que nos aparece en el cuadro de
escala de tiempo y elegir la opción años. Luego debemos hacer click sobre la
opción del año que vamos a filtrar, en nuestro caso 2013. Si queremos eliminar
nuestro filtro, solo debemos hacer click sobre el embudo que aparece en la esquina
superior derecha del cuadro, el cual desactivará los filtros y mostrará todos los
datos que habían inicialmente.

Si queremos filtrar todos los artículos que se vendieron únicamente en el 2do

trimestre del año 2013, debemos hacer click sobre el desplegable que nos aparece
en el cuadro de escala de tiempo y elegir la opción trimestre. Luego debemos
hacer click sobre la opción del trimestre que vamos a filtrar, en nuestro caso el
2do trimestre o cualquier otro.

Si queremos filtrar todos los artículos que se vendieron únicamente en el mes de

mayo del año 2013, debemos hacer click sobre el desplegable que nos aparece
en el cuadro de escala de tiempo y elegir la opción meses. Luego debemos
hacer click sobre la opción del mes que vamos a filtrar, en nuestro caso el mes de
mayo cualquier otro.


Ejercicio 01: Desarrollar las siguientes tablas dinámicas, de acuerdo con las
instrucciones que aparecen al lado de la tabla

Capítulo
Seguridad de Datos y
uso de Plantillas
Objetivos:
Proteger una hoja de cálculo
Proteger la estructura de un libro
Cifrar con contraseña un archivo
Usar plantillas en línea

SEGURIDAD DE DATOS EN EXCEL
Muchas veces la información que se trabaja en Excel es muy

importante para las organizaciones, empresas, y
profesionales del sector, por lo que es importante proteger la
información de personas no autorizadas. Microsoft Excel
ofrece la capacidad de proteger los archivos, ya sea para
evitar que alguien abra un libro sin una contraseña, conceder
acceso de solo lectura o incluso proteger una hoja de cálculo
para no eliminar accidentalmente las fórmulas.
Cuando se protege un libro o una hoja de Excel con una contraseña, no se debe
asumir que la información está totalmente segura. Siempre se debe pensar dos
veces antes de distribuir libros de Excel que puedan contener información
confidencial o de vital importancia.

A continuación, se muestran las distintas opciones disponibles para proteger los datos
de Excel:
1. Nivel de archivo: Esta opción hace referencia a la capacidad de bloquear el archivo

especificando una contraseña para que los usuarios no lo pueden abrir o modificar.
 Cifrado de archivos: Cuando se elige esta opción, se debe especificar una

contraseña para bloquear el archivo de Excel. Esta opción es muy útil cuando se
quiere impedir que otros usuarios puedan abrir el archivo.
 Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo: Cuando se

elige esta opción, se debe especificar una contraseña para abrir o modificar el
archivo. Esta opción es muy útil cuando se tenga que asignar un permiso de solo
lectura a diferentes usuarios.
 Marcar como Final: Esta opción se utiliza si se desea marcar el archivo de Excel
como la versión final y evitar que otros usuarios puedan hacer más cambios.
 Restringir el acceso: Esta opción es factible si la organización a la que se

representa, tiene permisos para configurar el uso de Information Rights
Management (IRM), pudiendo aplicar cualquiera de los permisos IRM disponibles
al documento.
 Firma digital: Esta opción permite agregar firmas digitales al archivo de Excel.
Para agregar una firma digital, se debe contar con un certificado especial.
2. Nivel de libro: Esta opción permite bloquear la estructura del libro especificando
una contraseña. Al bloquear la estructura del libro, evita que otros usuarios puedan
agregar, mover, eliminar, ocultar y cambiar el nombre de las hojas de cálculo.
3. Nivel de hoja de cálculo: Esta opción permite controlar cómo un usuario puede
trabajar con las hojas de cálculo, lo que puede realizar y con ello asegurarse de que
ningún dato importante de la hoja se vea afectado. Por ejemplo, si desea que un
usuario no pueda seleccionar una celda, modificar su contenido, o agregar filas y
columnas; o por el contrario solo pueda seleccionar ciertas celdas, ordenarlas y usar
el filtro automático, entonces la protección de hoja de cálculo puede ser de mucha
ayuda. Una vez habilitada la protección se puede proteger todos los elementos de la
hoja y otorgar ciertos permisos de edición.

Ejemplo:
De acuerdo con la siguiente Ficha de Datos, se pide proteger la hoja, evitando que los
usuarios puedan modificar las demás celdas que no son parte del ingreso de datos.
Antes de activar la protección de la hoja, Excel necesita conocer cuáles son las
celdas que vamos a bloquear y cuáles no. Para ello, como primer paso,
seleccionamos todas las celdas de la hoja haciendo click en el triángulo superior
izquierdo de la misma.
Una vez seleccionada toda la hoja, hacemos click derecho en cualquier celda para
activar el menú contextual y elegimos la opción de Formato de celdas. Con ello
Excel nos muestra la ventana de formato de celdas y seleccionamos la ficha
Proteger, a fin de bloquear y ocultar todas las celdas de la hoja.


Como siguiente paso, necesitamos desbloquear las celdas que el usuario va a

poder editar, en nuestro caso los datos personales. Para ello nuevamente
hacemos click derecho sobre las celdas seleccionadas y elegimos la opción
Formato de celdas, a fin de habilitar únicamente estas celdas.

Una vez finalizado el bloqueo de celdas, protegemos la hoja usando la

herramienta de Proteger hoja dentro de la ficha Revisar. Para activar la
protección, Excel nos pedirá una contraseña y los permisos que otorgaremos para
la edición del archivo, los cuales se activarán junto con la protección.

Finalmente podemos apreciar que Excel ha protegido la hoja, ya que muchas

herramientas para la edición de los datos han sido desactivadas dentro de la cinta
de opciones. Además, de acuerdo con los permisos otorgados, no se puede
seleccionar las celdas bloqueadas, evitando así su posible modificación.
Ejemplo:
De acuerdo con el archivo anterior, se pide proteger el libro; evitando que los usuarios
puedan agregar, eliminar, mostrar u ocultar otras hojas del libro.
Para proteger la estructura del libro, evitando que los usuarios puedan
modificar sus demás hojas, nos dirigimos a la herramienta Proteger libro,
dentro de la ficha Revisar y esperamos una ventana para la contraseña.

Luego, Excel nos muestra una ventana para el ingreso de la contraseña de

protección del libro, la cual debemos confirmar en la segunda ventana.
Finalmente apreciamos el archivo sin ningún cambio aparente, sin embargo, al
querer agregar una hoja o al dar un click derecho sobre la pestaña de la hoja,
Excel nos impide trabajar con ellas desactivando las opciones.

Ejemplo:
De acuerdo con el archivo anterior, se pide bloquear el archivo con una contraseña,
evitando que usuarios no autorizados puedan abrir el archivo.
Para bloquear el archivo de Excel, es necesario proteger el libro con un cifrado

de contraseña, el cual va a impedir el acceso a menos que se conozca la
contraseña de apertura. Para ello, hacemos click sobre sobre la ficha Archivo
y elegimos la opción Información, dentro de ella seleccionamos la herramienta
Proteger libro y hacemos click sobre la opción Cifrar con contraseña.

Luego, Excel nos muestra

una ventana para ingresar la
contraseña y otra ventana
para confirmarla. Finalmente
escribimos la contraseña
solicitada, guardamos los
cambios y cerramos el
archivo para verificar la
protección del libro.

Al abrir nuevamente el
libro, verificamos que Excel
bloquea todo el archivo,
evitando el ingreso al
documento y solicitando
una contraseña de apertura
para abrir el contenido.

USO DE PLANTILLAS EN LÍNEA
Una plantilla de Excel es un modelo de documento que ha sido

previamente diseñado para un uso en común y pueden incluir
diversos formatos, estilos, texto, encabezados de página,
rótulos de fila y columna, fórmulas, macros y barras de
herramientas personalizadas. Además, las plantillas pueden
servir como base para crear nuevos documentos con un
formato especial para la tarea que se esté llevando a cabo.
En Excel 2016 hay un grupo de plantillas incluidas con la instalación, pero también se
pueden descargar nuevas plantillas de Internet. Una ventaja de usar una plantilla está
en que se puede ahorrar tiempo, ya que no se necesita comenzar desde cero en la
elaboración de un informe o reporte. Algunos ejemplos de plantillas son las facturas,
agendas, calendarios, presupuestos, inventarios, etc.

Podemos hacer uso de las plantillas de Excel haciendo click sobre la ficha Archivo
y eligiendo la opción Nuevo. Dentro de esta opción encontraremos varias plantillas
que podremos usar haciendo click sobre alguna de ellas. Para este caso elegiremos
la plantilla Informe de ventas del producto; la cual nos permite conocer el nivel
de ventas mediante unos gráficos de barras y líneas que nos muestran las ventas
alcanzados por meses y productos.

Otra plantilla que podemos encontrar es el Calendario anual ilustrado del

2016, el cual nos muestra todos los meses del año en una sola página, con
diferentes ilustraciones que podemos personalizar de acuerdo a nuestro gusto
y nuestras necesidades para el trabajo, la oficina o nuestra casa.

Por último, debemos recordar que si no contamos con una conexión a internet,
Excel tiene una colección de plantillas que vienen incluidas en la instalación y
que podemos usar sin necesidad de estar conectados a la red. Para este caso,
elegiremos la platilla Amortización de un préstamo, a fin de calcular el valor
de las cuotas a partir del capital, tasa y plazo de un préstamo.

PDET-226 Excel Profesional: Diseño de Estructuras Metálicas y de Construcción Semestre II

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MANUAL DEL PARTICIPANTE

FUNCIONES LÓGICAS ............................................................................................ 4

FUNCIONES DE TEXTO ..........................................................................................13

Evaluación de clase ...............................................................................................23

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y DE REFERENCIA .........................................................27

Evaluación de clase ...............................................................................................41

FUNCIONES CONDICIONALES AVANZADAS ..............................................................44

Evaluación de clase ...............................................................................................56

AUDITORÍA DE FÓRMULAS ....................................................................................59

Evaluación de clase ...............................................................................................70

MANEJO DE BASE DE DATOS .................................................................................72

Práctica de clase................................................................................................. 102

Evaluación de clase ............................................................................................. 105

CAPÍTULO 6 .................................................................................................... 106

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS .................................................................... 107

Práctica de clase................................................................................................. 137

Evaluación de clase ............................................................................................. 140

CAPÍTULO 7 .................................................................................................... 144

FUNCIONES DE BASE DE DATOS .......................................................................... 145

Escuela de Tecnologías de la Información Página 1

Práctica de clase................................................................................................. 165

Evaluación de clase ............................................................................................. 167

CAPÍTULO 8 .................................................................................................... 168

GRÁFICOS PERSONALIZADOS .............................................................................. 169

Evaluación de clase ............................................................................................. 191

CAPÍTULO 9 .................................................................................................... 195

TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................... 196

Evaluación de clase ............................................................................................. 245

CAPÍTULO 10 .................................................................................................. 246

SEGURIDAD DE DATOS EN EXCEL ........................................................................ 247

USO DE PLANTILLAS EN LÍNEA ............................................................................. 258

Escuela de Tecnologías de la Información Página 2

Página 3 Escuela de Tecnologías de la Información

Las funciones lógicas se utilizan para evaluar diferentes alternativas

¿Podemos determinar la mayoría de edad de una persona mediante su edad en Excel?

=SI (Edad >= 18, “Mayor de edad”, “Menor de edad”)

donde “Edad” representa a cualquier celda que contenga el valor de la edad.

VERDADERO: Significa que se cumple la condición “Mayor de edad”.

Las funciones condicionales se caracterizan por que contienen

Escuela de Tecnologías de la Información Página 4

Función SI Especifica una prueba lógica que realizar.

Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son

Función O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.

Función NO Invierte el valor lógico del argumento.

Función XO Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa

Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte

Página 5 Escuela de Tecnologías de la Información

A continuación, detallaremos algunas de las funciones más utilizadas:

La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:

Escuela de Tecnologías de la Información Página 6

FUNCIÓN Y (valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:

Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan

FÓRMULA DESCRIPCIÓN RESULTADO

Todos los argumentos son

=Y(VERDADERO; FALSO) Un argumento es FALSO FALSO

Todos los argumentos se

Página 7 Escuela de Tecnologías de la Información

FUNCIÓN O (valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)

La sintaxis de la función O tiene los siguientes argumentos: