LLM/GP/A10-16

GARIS PANDUAN
PERMOHONAN
PENGANJURAN ACARA
DI LEBUH RAYA
 LLM/GP/A10-16

GARIS PANDUAN PERMOHONAN

PENGANJURAN
ACARA DI LEBUH RAYA

Disediakan oleh:
Bahagian Pemantauan Operasi
Lembaga Lebuhraya Malaysia
2016
 KATA-KATA ALUAN

Ucapan setinggi-tinggi penghargaan kepada pihak urus setia kerana telah berjaya
menyiapkan Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara di Lebuh Raya ini. Garis panduan
ini adalah penting dan akan menjadi sumber rujukan oleh para pemohon, syarikat konsesi dan
warga kerja Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM). Setiap tahun, LLM menerima sejumlah
permohonan bagi penganjuran acara di lebuh raya dan didapati terdapat peningkatan jumlah
permohonan dari tahun ke setahun. Oleh yang demikian, dengan garis panduan ini, semua
permohonan akan dapat diproses dengan lebih sistematik dan seterusnya akan dapat memberi
panduan kepada pihak pemohon di dalam mengemukakan permohonan kepada LLM.

Garis panduan ini adalah merupakan perintis dan akan terus diperbaharui dan
diperkemaskan lagi dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi keberkesanannya.
Sehubungan dengan itu, saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah memberi sumbangan di dalam menyediakan garis panduan ini.
Diharapkan agar usaha yang telah dicurahkan ini akan dapat memberi manfaat kepada semua
pihak yang terlibat.

DATO’ IR. HAJI ISMAIL BIN MD. SALLEH

Ketua Pengarah,

Lembaga Lebuhraya Malaysia.

i
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 PENGHARGAAN

Pihak Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) ingin merakamkan setinggi-tinggi

penghargaan dan terima kasih kepada individuyang terlibat secara langsung di dalam penyediaan
garis panduan ini seperti berikut;

1. Dato Sr. Aziz Bin Abdullah - Lembaga Lebuhraya Malaysia

2. Ir. Abdullah Hashim - Lembaga Lebuhraya Malaysia
3. Husain Bin Osman @ Mohamed - Lembaga Lebuhraya Malaysia
4. Muhammad Syarizal Zin Azman - Lembaga Lebuhraya Malaysia

ii
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 KANDUNGAN

BAB PERKARA HALAMAN

1 PENGENALAN 1

2 TUJUAN 2

3 ACARA-ACARA DIBENARKAN 2
3.1 Acara-acara yang Dibenarkan Diadakan di Lebuh Raya 2
3.2 Peringkat-peringkat Acara yang Dibenarkan Diadakan di Lebuh Raya 2
3.2.1 Peringkat Antarabangsa 2
3.2.2 Peringkat Kebangsaan 2
3.2.3 Peringkat Kementerian/ Kerajaan Negeri 3
3.2.4 Anjuran Syarikat Konsesi 3
3.2.5 Anjuran pihak Swasta/Badan Bukan Kerajaan (NGO)/ 3
Persatuan-Persatuan

4 PROSES PERMOHONAN 4
4.1 Melengkapkan Borang Senarai Semak
4.2 Peta Laluan yang akan Digunakan 4
4.3 Surat Kelulusan daripada Pihak Polis Diraja Malaysia (PDRM) 4
4.4 Pelan Penutupan Jalan dan Pengurusan Trafik 4
4.5 Tempoh Mengemukakan Permohonan 4
4.6 Bayaran-bayaran yang Dikenakan 5
4.6.1 Bayaran Proses 5
4.6.2 Bayaran Perkhidmatan 5
4.6.3 Caj daripada Syarikat Konsesi 5
4.6.4 Pengeculian/ Pengurangan Bayaran 5
4.7 Penghantaran Permohonan 6

5 PROSES KERJA 7

6 RUMUSAN 12

iii
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
1. PENGENALAN

Setiap tahun, Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) telah menerima sejumlah

permohonan bagi penganjuran acara di lebuh raya. Bagi pihak penganjur, acara yang
dilangsungkan di lebuhraya akan lebih kelihatan prestij dan akan menjadi daya tarikan untuk
mendapatkan lebih banyak penyertaaan. Selain itu, tujuan penganjuran acara pula adalah
pelbagai seperti acara sempena peristiwa, acara kejohanan, pengumpulan dana dan lain-lain lagi.

Penganjuran acara di lebuh raya seperti larian atau lumba basikal akan melibatkan
penutupan sebahagian atau keseluruhan lebuh raya. Kebiasaannya, penutupan lebuh raya ini
akan menimbulkan rungutan kepada pengguna lebuh raya walaupun pemberitahuan
mengenainya telah disebarkan oleh media lebih awal dan terdapat laluan-laluan alternatif yang
telah disediakan. Namun demikian, dari sudut positifnya, penganjuran acara ini juga melibatkan
kepentingan dan memberi kesan yang baik disebabkan pengisian yang dilaksanakan juga
melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, penganjuran
acara di lebuhraya perlu dirancang rapi dan dilaksanakan mengikut kaedah yang terbaik
berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan. Ini adalah bertujuan bagi menjaga
keselamatan kepada peserta dan juga pengguna lebuh raya di samping dapat meminimakan
gangguan kepada pengguna semasa sesuatu acara berlangsung.

1
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
2. TUJUAN

Garis panduan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya ini bertujuan;

i. Sebagai panduan berhubung permohonan sesuatu acara untuk dilangsungkan di
lebuh raya.
ii. Memberikan maklumat berhubung dokumen yang diperlukan dan prosedur yang
perlu dipatuhi.
iii. Menyenaraikan acara-acara yang dibenarkan sahaja dilangsungkan di lebuh raya.
iv. Penyelarasan permohonan dan kelulusan sesuatu permohonan.

3. ACARA – ACARA YANG DIBENARKAN

3.1 Acara-acara yang dibenarkan diadakan di lebuh raya adalah seperti berikut;
i. Lumba basikal
ii. Marathon
iii. Walkathon
v. Fun Run
vi. Lain-lain acara yang mendapat kebenaran dari YB Menteri Kerja Raya

3.2 Merujuk kepada acara-acara yang dibenarkan di para 3.1 di atas, berikut adalah
peringkat-peringkat acara yang dibenarkan diadakan di lebuh raya.

3.2.1 Peringkat Antarabangsa

Acara yang tercatat penganjurannya di dalam kalender sukan antarabangsa serta
diiktiraf oleh Badan Sukan Negara bagi acara yang berkenaan. (contoh: Le Tour de
Langkawi, Marathon Antarabangsa Jambatan Pulau Pinang).

3.2.2 Peringkat Kebangsaan

Acara peringkat kebangsaan yang tercatat di dalam kalender sukan negara dan
diiktiraf oleh badan sukan yang berkenaan.

2
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 3.2.3 Peringkat Kementerian/ Kerajaan Negeri
Acara yang dianjurkan oleh Kementerian-Kementerian atau Kerajaan
Negeri.

3.2.4 Anjuran Syarikat Konsesi

Acara yang dianjurkan oleh Syarikat Konsesi Lebuhraya.

3.2.5 Anjuran pihak Swasta/ Badan Bukan Kerajaan (NGO)/ Persatuan-

Persatuan
Acara-acara yang dianjurkan oleh pihak swasta, badan bukan kerajaan
(NGO) atau persatuan-persatuan yang hanya mendapat sokongan sepenuhnya
daripada mana-mana Kementerian.

3
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
4. PROSES PERMOHONAN

4.1 Melengkapkan Borang Senarai Semak

Pemohon perlu melengkapkan senarai semak sebagaimana lampiran 1. Antara butiran di dalam
senarai semak ini adalah seperti tarikh, lebuh raya terlibat, masa penutupan lebuh raya, anggaran
jumlah peserta, kenamaan yang merasmikan, surat persetujuan untuk mengambil perlindungan
insuran bagi melindungi peserta acara tersebut dan aset lebuh raya serta maklumat-maklumat
lain berkaitan.

4.2 Peta Laluan yang akan Digunakan

Mengemukakan peta layout dengan menunjukkan dengan jelas laluan lebuh raya yang akan
digunakan termasuklah lokasi permulaan dan tamat serta pergerakan peserta.

4.3 Surat Kelulusan daripada Pihak Polis Diraja Malaysia (PDRM)

Pihak pemohon perlu menyertakan surat kelulusan daripada PDRM untuk penganjuran acara
tersebut.

4.4 Pelan Penutupan Jalan dan Pengurusan Trafik

Pemohon perlu menyertakan juga pelan yang menunjukkan lokasi lebuh raya yang ditutup dan
juga laluan-laluan alternatif. Pelan ini juga perlu menunjukkan lokasi pegawai polis/ RELA/
petugas yang ditempatkan semasa acara berlangsung.

4.5 Tempoh Mengemukakan Permohonan

Pemohon perlu mengemukakan permohonan lengkap sebelum tiga (3) bulan daripada tarikh
acara yang dipohon dilangsungkan. Kegagalan mematuhi perkara ini akan menyebabkan
permohonan tidak dapat diproses.

4
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
4.6 Bayaran-Bayaran yang Dikenakan

4.6.1 Bayaran Proses

Bayaran proses berjumlah Ringgit Malaysia Satu Ribu Sahaja (RM 1,000.00)
dikenakan bagi setiap permohonan dan ianya tidak akan dikembalikan. Surat permintaan
bayaran akan dikeluarkan oleh LLM setelah menerima permohonan daripada pemohon.
Permohonan tidak akan diproses sekiranya LLM tidak menerima bayaran proses ini.

4.6.2 Bayaran Perkhidmatan

Sekiranya permohonan diluluskan, Bayaran Perkhidmatan berjumlah Ringgit
Malaysia Sepuluh Ribu Sahaja (RM 10,000.00) akan dikenakan dan perlu dibayar oleh
pemohon sebelum pengeluaran permit kerja oleh Pejabat Wilayah LLM. Butiran
terperinci berhubung pembayaran akan diperjelaskan di dalam surat kelulusan yang
dikeluarkan oleh LLM.

4.6.3 Caj daripada Syarikat Konsesi

Pihak pemohon perlu merujuk kepada syarikat konsesi berhubung caj-caj yang
dikenakan seperti kerugian akibat penutupan lebuh raya, keselamatan, pentadbiran,
kebersihan dan lain-lain .

4.6.4 Pengeculian/ Pengurangan Bayaran

Sebarang pengecualian atau pengurangan bayaran akan diputuskan oleh
Jawatankuasa Penganjuran Acara di Lebuh Raya.

5
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
4.7 Penghantaran Permohonan
Pemohon hendaklah menghantar permohonan ke alamat berikut;

Pengarah Pemantauan Operasi,

Lembaga Lebuhraya Malaysia,
Tingkat 3, Blok B, Wisma Lebuhraya,
KM 6, Jalan Serdang-Kajang,
43000 Kajang, Selangor.
(Tel: 03-8738 3109, Faks: 03-8736 3052)

6
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
5. PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Keterangan Tindakan

1. Menerima a. Memastikan borang senarai semak LLM/
permohonan permohonan penganjuran acara di lebuh Bahagian
penganjuran raya telah diisi dengan lengkap dan Pemantau
acara dokumen yang diperlukan disertakan oleh an Operasi
di lebuh raya pemohon. (BPO)
b. Mamastikan tempoh penganjuran tidak
kurang tiga (3) bulan dari tarikh
permohonan.
2. Pengeluaran Bahagian Pemantauan Operasi (BPO), BPO
Surat LLM akan mengeluarkan surat permintaan
Permintaan bayaran proses berjumlah Ringgit Malaysia
Bayaran Proses Satu Ribu Sahaja (RM1,000.00) kepada
pemohon.
3. Proses Setelah bayaran proses diterima oleh LLM, LLM/BPO
Permohonan BPO akan memproses permohonan dan
dan Penyediaan menyemak perkara berikut;
Kertas Kerja i. Semak kesesuaian tarikh penganjuran
ii. Semak kesesuaian bahagian lebuh raya
yang terlibat untuk acara dilangsungkan.
iii. Majukan kepada Syarikat Konsesi untuk
ulasan.
iv. Hanya acara yang dibenarkan sahaja
untuk dilangsungkan di lebuh raya.
v. Mendapatkan maklumat tambahan
daripada pemohon.
vi. Memanggil taklimat sekiranya perlu
vii. Menyediakan kertas kerja untuk

7
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 dibentangkan ke Jawatankuasa
Permohonan Penganjuran Acara di Lebuh
Raya.
4. Dibentangkan a. Setelah semua maklumat dan dokumen LLM/BPO
ke mesyuarat yang diperlukan daripada pemohon di
Jawatankuasa perolehi, pihak urus setia menyediakan
Permohonan kertas kerja dan seterusnya
Penganjuran membentangkan permohonan ini ke
Acara di Mesyuarat Jawatankuasa Permohonan
lebuhraya Penganjuran Acara di Lebuh Raya.
b. Ahli Jawatankuasa ini adalah seperti
berikut:
Pengerusi : Ketua Pengarah
Ahli –Ahli :
i. Timbalan Ketua Pengarah (Bisnes)
ii. Pengarah Pemantauan Operasi.
iii. Pen. Pengarah Kanan Wilayah Tengah
iv. Pen. Pengarah Kanan Undang-undang
v. Pen. Pengarah Kanan Ukur Bahan
vi. Pen. Pengarah Kanan Pengawasan Tol
vii. Pen. Pengarah (Perhubungan Awam)
Sumber Manusia & Pentadbiran
viii. Ketua Trafik TMC (Urus setia)
c. Jawatankuasa ini akan membuat
keputusan sama ada menyokong atau
tidak menyokong terhadap sesuatu
permohonan. Pengurangan atau
pengecualian bayaran juga dibincangkan
di jawatankuasa ini.
5. Menyediakan a. Setelah mendapat pengesyoran daripada BPO
Kertas Kerja jawatankuasa, urus setia akan

8
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 untuk diangkat menyediakan kertas kerja bagi
ke YB Menteri mengangkat permohonan tersebut kepada
Kerja Raya. YB Menteri Kerja Raya melalui Bahagian
Pembangunan dan Penswastaan,
Kementerian Kerja Raya.
6. Perakuan a. Setelah mendapat perakuan daripada YB BPO
Daripada YB Menteri Kerja Raya, Urus setia akan
Menteri Kerja menyediakan surat kelulusan/ penolakan
Raya kepada pemohon.
7. Pelan a. Sekiranya permohonan acara telah BPO/Pejaba
Pengurusan diluluskan, pemohon perlu berbincang t Wilayah
Trafik dan mengenai cadangan Pelan Pengurusan LLM/
Proses Trafik (PPT) dengan terperinci bersama Pemohon/S
Pengeluaran Pejabat Wilayah LLM yang terlibat dan yarikat
Permit Kerja. syarikat konsesi dan seterusnya memohon Konsesi.
permit kerja serta bagi melaksanakan
penutupan lebuh raya (pemohon perlu
merujuk kepada pihak polis terlebih
dahulu berhubung cadangan PPT
tersebut).
b. Pemohon perlu membayar Bayaran
Perkhidmatan berjumlah Ringgit Malaysia
Sepuluh Ribu Sahaja (RM 10,000) ke
Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat LLM
(Pembayaran juga boleh di buat secara
atas talian dan butiran terperinci
mengenainya akan dinyatakan di dalam
surat kelulusan).
c. Setelah bersetuju dengan Pelan
Pengurusan Trafik (PPT) , Pejabat
Wilayah LLM yang terlibat memerlukan

9
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 dokumen berikut sebelum pengeluaran
permit kerja;
i. Salinan resit pembayaran bayaran
perkhidmatan.
ii. Salinan Insuran yang melindungi
peserta dan juga aset lebuh raya.
ii. Emergency Response Plan (ERP)
pihak pemohon.
d. Pejabat Wilayah LLM yang terlibat perlu
juga memastikan perkara berikut;
i. Penutupan lebuh raya dilaksanakan
berdasarkan tempoh yang dibenarkan
sepertimana surat kelulusan.
ii. Hebahan kepada pengguna lebuh raya
dibuat dalam tempoh masa dua (2)
minggu sebelum acara dan hebahan
hendaklah melalui media cetak dan
media elektronik.
8. Selepas Acara a. Pemohon perlu memastikan semua Pemohon/
papan tanda pengurusan trafik di Syarikat
lebuhraya dan juga di jalan-jalan Konsesi
alternatif dikeluarkan.
b. Memastikan semua sampah sarap
dibersihkan, banner, bunting, poster
dan lain-lain dibersihkan/ dikeluarkan.
c. Memastikan keadaan lebuh raya
selepas acara berlangsung seperti
asal.

10
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA

MULA

Terima Permohonan

Buka Fail & Pengeluaran Surat Permintaan

Bayaran Proses
Bayar

Proses Permohonan

Bentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa

Permohonan Penganjuran Acara di Lebuh Raya

Diangkat Ke YB Menteri Kerja Raya

Tidak Permohonan
kelulusan ditolak

Ya
Maklum kepada
Surat Kelulusan Dikeluarkan pemohon

Patuh Syarat-Syarat Kelulusan &

Bayaran Perkhidmatan

Pengeluaran Permit Kerja Oleh

Pengarah Wilayah

Lebuh raya Ditutup & Acara Berlangsung

Acara Selesai & Lebuh raya Dibuka

TAMAT

11
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
6. RUMUSAN

i. Garis panduan ini akan dapat membantu para penganjur yang ingin menganjurkan
acara di lebuh raya.
ii. Garis panduan ini juga akan dapat memberi panduan kepada semua yang terlibat
berhubung proses permohonan yang terlibat.
iii. Keputusan untuk membenarkan penganjuran acara di lebuh raya adalah tertakluk
di bawah bidang kuasa Y.B Menteri Kerja Raya.

12
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya
 LAMPIRAN 1

BORANG SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENGANJURAN ACARA DI

LEBUHRAYA

1.0 BUTIRAN ACARA

BIL PERKARA SILA ISI

1 Nama Pemohon

2 E Mail

Alamat & No Tel untuk

3
dihubungi

4 Acara yang Dipohon

5 Tarikh & Masa

6 Lebuh raya Terlibat

7 Jumlah Peserta

8 Perasmian Oleh

2.0 DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

BIL PERKARA CATATAN

1 Peta Laluan Acara 3 salinan

2 Pelan Pengurusan Trafik 3 salinan

Surat Akujanji untuk Mengambil Perlindungan
3 Insuran yang Melindungi Peserta dan Aset 3 salinan
Lebuh raya
Pelan Tindakan Kecemasan (Emergency
4 3 salinan
Response Plan)

13
Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya