PT.

SoftwareAG Indonesia Operation

COMPANY REGULATIONS
PERATURAN PERUSAHAAN

November 2021 – October 2023

Sampoerna Strategic Square North Tower 24th floor,

Jl. Jend. Sudirman Kav 45, Karet Semanggi, Setia Budi
Jakarta Selatan
INDONESIA
Table of Content
COMPANY REGULATIONS....................................................................................................................................................... i
PERATURAN PERUSAHAAN .................................................................................................................................................... i
1. Introduction/ Kata Pengantar ................................................................................................................................ 1
2. Coverage/ Jangkauan Peraturan Perusahaan ........................................................................................................ 3
3. Working Hours and Days/ Hari dan Jam Kerja ....................................................................................................... 3
3.1. Standard Working Hours and Days/Jadwal Hari dan Jam Kerja Standar ............................................................... 3
3.2. Holidays/ Hari Libur................................................................................................................................................ 3
3.3. Overtime/ Kerja Lebih Waktu ................................................................................................................................. 4
3.4. Compensatory Time/Waktu Pengganti ................................................................................................................... 4
4. Terms and Condition of Employment/ Persyaratan Hubungan Kerja ..................................................................... 4
4.1. Equal Employment Opportunity/ Kesempatan Bekerja Yang Sama ....................................................................... 4
4.2. Working outside PT. SofwareAG Indonesia Operation / Kerja Rangkap Di Luar PT. SofwareAG Indonesia
Operation ............................................................................................................................................................... 5
4.3. Employment of Relatives and spouses of current employees/ Kepegawaian atas Kerabat dan suami/istri dari
Karyawan ................................................................................................................................................................ 5
4.4. Procedure/Prosedur ............................................................................................................................................... 6
4.5. Interview/Wawancara............................................................................................................................................ 6
4.6. Follow-up/Tindak Lanjut ........................................................................................................................................ 7
4.7. Validation of Employment/ Pengesahan Hubungan Kerja ...................................................................................... 7
4.8. Type of Employment/Pengesahan Hubungan Kerja ............................................................................................... 8
4.9. Attendance/Kehadiran ........................................................................................................................................... 8
4.10. Orientation/Orientasi ............................................................................................................................................. 8
4.11. Probation Period/ Masa Percobaan ........................................................................................................................ 9
4.12. Employee Records/ Catatan Karyawan .................................................................................................................. 9
4.13. Employee Identify Card/ Kartu Tanda Pengenal Karyawan ................................................................................. 10
4.14. Safety and Security at Work/ Keselamatan dan Keamanan dalam Bekerja ......................................................... 10
4.15. Fire Hazard Prevention/ Pencegahan Bahaya Kebakaran .................................................................................... 11
4.16. Standard Rules and Regulations/ Standar Peraturan dan Kebijakan Perusahaan ............................................... 11
4.16.1. Anti-Harassment/ Anti Pelecehan .................................................................................................................................... 11
4.16.2. Prevention of Sexual Exploitation and Abuse Policy / Kebijakan Mengenai Pencegahan Eksploitasi Dan Penyalahgunaan
Tindakan Seksual ........................................................................................................................................................ 12
4.16.3. Apolitical Policy/ Kebijakan Apolitik .................................................................................................................................. 13
4.16.4. Code of Ethics/ Kode Etik ............................................................................................................................................... 13
4.16.5. Secrecy and Confidential Information/ Rahasia Jabatan .................................................................................................... 14
4.16.6. Code of Conduct and Job Performance/ Standar Perilaku dan Kinerja................................................................................. 14
4.17. Conflict of Interest/ Benturan Kepentingan ......................................................................................................... 15
4.18. Unnecessary appreciation gestures/ Larangan Menerima Hadiah ....................................................................... 15
4.19. Use of Alcohol and Drugs/ Penggunaan Alkohol dan Obat Terlarang ................................................................... 16
5. Career Development/ Pengembangan Karir ......................................................................................................... 16
5.1. Performance Evaluation/ Evaluasi Kinerja ........................................................................................................... 16
5.2. Promotion/Promosi .............................................................................................................................................. 17
5.3. Employee Developments/ Pengembangan Karyawan .......................................................................................... 18
5.4. Transfer/ Mutasi ................................................................................................................................................... 18
6. Remuneration/ Pegupahan .................................................................................................................................. 18
6.1. PT. SofwareAG Indonesia Operation Policy/ Kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation ............................. 18
6.3. Salary/Upah .......................................................................................................................................................... 19
6.4. Reporting System/ Sistem Pelaporan .............................................................................. Error! Bookmark not defined.
6.5. Payment/ Pembayaran ......................................................................................................................................... 19
6.6. Withholding/ Penahanan Upah............................................................................................................................. 20
6.7. Salary increase / Kenaikan Upah .......................................................................................................................... 20
6.8. Overtime/ Jam Kerja Lembur ............................................................................................................................... 20
7. Benefits and Allowances/ Tunjangan ................................................................................................................... 21
7.1. Lebaran/Christmas Allowance/ Tunjangan Hari Raya.......................................................................................... 21
7.2. Medical Scheme/ Jaminan Pemeliharaan Kesehatan ........................................................................................... 21
7.3. Reimbursement for Spectacle Expenses/ Penggantian Biaya Pembuatan Kacamata ..... Error! Bookmark not defined.
7.4. Social Security/ Jamsostek ................................................................................................................................... 22
7.5. Bereavement allowance/ Santunan Kematian ..................................................................................................... 22
7.6. Educational and Training Benefit/ Tunjangan Pendidikan dan Pelatihan ............................................................ 23
7.7. Salary Payment during Prolonged Illness/ Pembayaran Upah Selama Sakit Berkepanjangan ............................ 24
7.8. Allowance for the Family of an Employee who is under Arrest or under Suspension/ Santunan untuk Keluarga
dari Karyawan yang Ditahan Pihak Berwajib atau yang Diskors .......................................................................... 24
8. Termination of Employement/ Pemutusan Hubungan Kerja ................................................................................ 25
8.1. General Policy/ Ketentuan Umum ........................................................................................................................ 25
8.2. Exception/ Pengecualian ...................................................................................................................................... 25
8.3. Breach of Terms and Condition of Employment/ Pelanggaran Persyaratan Hubungan Kerja .............................. 26
8.3.1. Severe Violation/ Pelanggaran Berat................................................................................................................................ 26
8.3.2. Violation of Work Agreement and or the Company Regulation/ Pelanggaran Perjanjian Kerja dan atau Peraturan Perusahaan 26
8.4. Resignation/ Pengunduran Diri ............................................................................................................................ 27
8.5. Termination due to Rationalization, Efficiency and Death/ Pemutusan Hubungan Kerja Karena Alasan
Rasionalisasi, Efisiensi, Meninggal Dunia ............................................................................................................. 27
8.6. Performance related Termination/ Pemutusan Hubungan Kerja Karena Kinerja Yang Buruk ............................. 28
8.7. Absence without Leave/ Mangkir Yang Diklasifikasikan Mengundurkan Diri ...................................................... 28
8.8. Prior to, during and Post Termination/ Sebelum, Selama dan Sesudah Pemutusan Hubungan Kerja ................. 28
9. Separation Allowance, Service Pay and Compensation for Unused Entitlement/ Penetapan Uang Pesangon,
Uang Penghargaan Masa Kerja dan Uang Penggantian Hak................................................................................. 29
9.1. Severance payment/ Uang Pesangon ................................................................................................................... 29
9.2. Service Pay/ Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) .......................................................................................... 30
9.3. Compensation for unused entitlement/ Uang Penggantian Hak .......................................................................... 30
10. Leave/Cuti ............................................................................................................................................................ 31
10.1. Annual Leave/ Cuti Tahunan ................................................................................................................................ 31
10.2. Sick Leave ............................................................................................................................................................. 32
10.3. Menstruation Leave .............................................................................................................................................. 32
10.4. Maternity Leave/Cuti Melahirkan ......................................................................................................................... 32
10.5. Misscarriage Leave/Cuti Keguguran ..................................................................................................................... 33
10.6. Other Payable Leave/ Cuti Lain dengan Upah Penuh ........................................................................................... 33
10.7. Leave or Absence without Pay/ Cuti atau Absensi tanpa Upah ............................................................................ 33
10.8. Payable Pilgrim Leave/ Cuti Keagaman ................................................................................................................ 34
10.9. Unused Leave/ Cuti yang tidak terpakai............................................................................................................... 34
11. Consequences of Violation / Sanksi Atas Pelanggaran ......................................................................................... 34
11.1. Disciplinary Actions/ Tindakan Disipliner ............................................................................................................. 35
11.2. Suspension/ Skorsing (Pembebasan Tugas) ........................................................................................................ 35
11.3. Termination of Employment/ Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) ....................................................................... 36
12. Complain Resolution Procedure/ Prosedur Penyelesaian Keluhan ....................................................................... 36
13. Closing/ Penutup .................................................................................................................................................. 37
1. Introduction
Welcome to PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia! We are pleased to have you as a
member of our team. We are committed to providing a work environment that is meaningful,
productive, fair, safe and one that respects a balanced life. We also are interested in your
professional development, not only so that you would perform well in your duties with us but also
in your work after you leave PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia.
PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia seeks to enable people to meet their needs through
self-reliance and participation in the transition process.
This Company Regulation, hereinafter referred to as Company Regulation contain the Company’s
rules and regulation and the term for decision making,
The purpose of this Company Regulations is to:
1. Provide clear guidelines on rights and obligation of both Company and employee
2. Ground the terms and condition of work for employee
3. Strengthen good and harmonize work relationships
4. Provide conducive work environment
5. Achieve both employee’s benefit and Company’s improvement
This Company Regulation is also intended to provide clear guidelines for all national staff about PT.
SofwareAG Indonesia Operation including the policies and procedures that govern it. It is intended
to inform the employee of what they can expect from PT. SofwareAG Indonesia Operation and
what PT. SofwareAG Indonesia Operation expects from them in return.
PT. SofwareAG Indonesia Operation employees should note that this regulation is a “living”
document and therefore is subject to change. Situations that would influence revisions include
changes in the legal or tax environment, or suggestions by employees.
All revisions will be made at the discretion of the Director. In the event that there is a discrepancy
between this regulation and statements made by a Supervisor or other Companyal representative,
then this regulation takes precedence. Any question or concern related to the policies in this
regulation should be addressed to Human Resources (HR) Unit or direct Supervisor for clarification.
It is PT. SofwareAG Indonesia Operation policy to respect the laws and regulations in force in
Indonesia. PT. SofwareAG Indonesia Operation will operate in accordance with these laws, to the
best of the Company’s knowledge and ability to comply.
Should any of the information contained within this regulation be vague or unclear in its definition,
-1/39-
1. Kata Pengantar
Selamat datang di PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia! Kami sangat senang anda
bergabung dalam tim kami ini. Kami berkomitmen untuk menyediakan suatu lingkungan kerja
yang berarti, produktif, adil, aman dan menghargai hidup yang seimbang. Kami juga menaruh
perhatian terhadap perkembangan profesional anda, supaya anda dengan baik dapat menjalankan
pekerjaan bukan hanya di PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia tapi juga di tempat kerja
berikutnya.
Tekad PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia adalah membuat seseorang mampu
memenuhi kebutuhan dengan mengandalkan diri sendiri dan berperan serta dalam proses transisi.
Peraturan Perusahaan yang selanjutnya disebut sebagai Peraturan Perusahaan memuat syarat-
syarat keputusan dan tata tertib perusahaan.
Tujuan Peraturan Perusahaan ini adalah untuk:
1. Menjelaskan hak dan kewajiban Perusahaan serta Karyawan;
2. Menetapkan syarat-syarat kerja bagi Karyawan;
3. Memperteguh hubungan kerja yang baik dan harmonis;
4. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif;
5. Tercapai dan terjaminnya keuntungan bersama dalam peningkatan kesejahteraan
Karyawan maupun kemajuan Perusahaan.
Peraturan ini juga diperuntukkan untuk memberikan pedoman yang jelas kepada Karyawan
nasional mengenai PT. SofwareAG Indonesia Operation termasuk mengenai kebijakan dan
prosedur yang mengatur perusahaan. Dengan Peraturan Perusahaan ini Karyawan dapat
mengetahui apa yang dapat diharapkan dari PT. SofwareAG Indonesia Operation dan sebaliknya
apa yang diharapkan oleh PT. SofwareAG Indonesia Operation dari Karyawan.
Perlu diketahui oleh Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation bahwa peraturan perusahaan
ini merupakan dokumen yang “hidup”, oleh karena itu perubahan dapat terjadi sewaktu-waktu.
Perubahan dimungkinkan apabila terjadi perubahan dalam peraturan hukum atau pajak, atau
usulan dari Karyawan.
Setiap dan seluruh revisi dilakukan sesuai dengan kebijaksanaan Direktur. Bila terdapat perbedaan
antara peraturan ini dan pernyataan yang disampaikan oleh seorang atasan atau wakil lain dalam
perusahaan, maka yang berlaku adalah peraturan ini. Setiap pertanyaan atau hal-hal yang perlu
diperhatikan berkaitan dengan kebijakan dalam peraturan ini wajib diajukan kepada Unit Sumber
Daya Manusia (SDM) atau Atasan langsung untuk mendapatkan penjelasan.
PT. SofwareAG Indonesia Operation menghormati undang-undang dan peraturan yang berlaku di
Indonesia. PT. SofwareAG Indonesia Operation akan beroperasi sesuai dengan undang-undang
tersebut sepanjang pengetahuan dan kemampuan untuk mentaati.
Apabila ternyata ditemukan informasi di dalam peraturan ini yang kabur atau tidak jelas dalam
the right of interpretation rests with PT. SofwareAG Indonesia Operation after consultation with
the Ministry of Manpower, namely, Law of the Republic of Indonesia number 13/2003 on
Manpower, and the Decree of the Minister of Manpower No 28 Year 2014 regarding the Procedure
of Company Regulations Development and Endorsement, as well as the Development and
Registration of Collective Labor Agreement.
Any issues not covered in this regulation will be addressed separately and, on a case, -by-case
basis by the management.
All related forms can be obtained at the HR Unit.
The terms used in the regulation will be defined as follows:
Company Company is PT. SofwareAG Indonesia Operation working in Indonesia
under the agreement with the Ministry of Law and Justice dated 09 May
2018 having its office in DBS Tower 28th Floor, room number 2886,
Ciputra World One Complex, Jl Prof. DR. Satrio Kav 3-5 RT/RW.18/04
Kel. Karet Kuningan Kec. Setia Budi, Jakarta selatan 12940
Employee Any person who works and receives wages or other form of
remuneration, either as permanent or contract employee.
Contract The written agreement made and bind between the employee and PT.
SofwareAG Indonesia Operation.
Contract period The period stated in the contract as approved by PT. SofwareAG
Indonesia Operation in accordance with the valid rules and regulations.
Immediate family Employees legal spouse, legal children who are not yet married and not
employed, who are registered in the HR Unit. For medical insurance
purpose, children who are single before the age of 23 and are not
employed.
Management Director and people in certain positions who is authorized by the
Company to act on behalf of the Company internally or externally
Supervisor/ Staff who having a supervisory function.
Manager
Vehicle Car, truck and motorcycle.
-2/39-
definisinya, hak untuk penafsiran sepenuhnya berada di tangan PT. SofwareAG Indonesia
Operation sesudah konsultasi dengan Kementerian Ketenagakerjaan, yakni, Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 13/2003 mengenai Ketenagakerjaan, dan Peraturan Menteri
Ketenagakerjaan No.28 thn 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan
Perusahaan serta Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama.
Hal-hal yang tidak dimuat dalam peraturan ini akan dibahas secara terpisah dan secara kasus per
kasus oleh manajemen.
Formulir-formulir terkait dapat diperoleh di Unit SDM.
Istilah yang digunakan dalam peraturan ini didefinisikan sebagai berikut:
Perusahaan Adalah PT. SofwareAG Indonesia Operation yang berada di Indonesia
dalam naungan Departemen Sosial Republik Indonesia berdasarkan
Keputusan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia tertanggal 09 Mei 2012 yang berkantor pusat di DBS Tower
lantai 28, ruangan nomor 2886, Ciputra World One Complex, Jl Prof.
DR. Satrio Kav 3-5 RT/RW.18/04 Kel. Karet Kuningan Kec. Setia Budi,
Jakarta selatan 12940
Karyawan Adalah setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan
dalam bentuk lain, baik sebagai Karyawan Tetap (di bawah Perjanjian
Kerja Waktu Tidak Tertentu) maupun Karyawan Tidak Tetap (di bawah
Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)
Perjanjian Kerja Perjanjian tertulis yang disepakati dan mengikat antara Karyawan dan
PT. SofwareAG Indonesia Operation sesuai dengan status
kepegawaiannya.
Jangka Waktu Jangka waktu yang tercantum dalam kontrak yang disetujui oleh PT.
Perjanjian Kerja SofwareAG Indonesia Operation dan pelaksanaannya berpedoman pada
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Keluarga Langsung Suami atau isteri sah dari Karyawan, anak-anak sah dari Karyawan yang
belum pernah menikah atau tidak pernah bekerja, yang terdaftar di Unit
SDM. Untuk maksud dan tujuan asuransi kesehatan, anak-anak yang
diikutsertakan adalah mereka yang belum menikah sampai usia 23
tahun, atau tidak bekerja.
Manajemen Direksi serta pemangku jabatan tertentu yang diberi kuasa oleh
Perusahaan untuk melakukan tindakan dan atas nama Perusahaan baik
kedalam maupun keluar.
Supervisor/ Karyawan yang berfungsi sebagai penyelia.
Manajer
Kendaraan Mobil, truk dan sepeda motor.
2. Coverage 2. Jangkauan Peraturan Perusahaan
This Company regulation is valid for everyone working with PT. SofwareAG Indonesia Operation,
both permanent and contract employees. This Company regulations is intended as
manual/guideline for employee
This Company regulation covers the basic rules whilst any specific topic and the further elaboration
of this regulation shall be separately convened based on the needs of such but shall not be in
contrary of this Company regulation and its valid rules and regulations.
3. Working Hours and Days 3. Hari dan Jam Kerja
3.1. Standard Working Hours and Days/
a. The standard working schedule in PT. SofwareAG Indonesia Operation is Monday through
Friday, 8.00am to 5.00pm with 1 (one) hour lunch/break at 12.00–1.00pm based on local
time. This break is not considered as work hour.
b. Total number of working days is 5 (five) days in a week, total number of working hours is 8
(eight) hours a day and 40 (forty) hours a week. Management reserved the rights to adjust
the work schedule (hours and days) based on the Company’s need
c. PT. SofwareAG Indonesia Operation employees are obliged to arrive for duty on time at
8:00am and remain until their stipulated working hours end.
d. All employees are to be present at the office during working hours unless the employee's
Supervisor authorize the absence.
e. If an employee is going to be late or absent, s/he must notify the direct Supervisor before
8.00am. Failure to do so may result in disciplinary action.
3.2. Holidays
Official holidays are Saturday, Sunday and official national holidays stated by the Government of
Indonesia. PT. SofwareAG Indonesia Operation is following the government of Indonesia’s official
announcement on public holidays, and all employee are entitled for such holidays
-3/39-
Peraturan Perusahaan ini diperuntukkan bagi setiap orang yang bekerja di PT. SofwareAG
Indonesia Operation, baik Karyawan yang berstatus Tetap maupun Karyawan berstatus Tidak
Tetap. Peraturan Perusahaan ini merupakan Buku Petunjuk/Pedoman yang harus diikuti oleh
setiap Karyawan.
Pada dasarnya Peraturan ini hanya mengatur tentang hal-hal pokok yang bersifat umum
sedangkan hal-hal yang bersifat khusus dan merupakan penjabaran pelaksanaan peraturan ini
akan ditetapkan secara khusus pada pedoman dan kebijakan yang terpisah sesuai kebutuhan
selama tidak bertentangan dengan Peraturan ini dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
3.1 Jadwal Hari dan Jam Kerja Standar
a. Jadwal kerja standard di PT. SofwareAG Indonesia Operation adalah hari Senin sampai
dengan hari Jumat, dari pukul 8.00 pagi sampai dengan pukul 5.00 sore dengan waktu
makan siang/istirahat dari pukul 12.00 sampai dengan pukul 1.00 siang berdasarkan waktu
setempat. Waktu istirahat ini tidak diperhitungkan sebagai jam kerja.
b. Jumlah hari kerja adalah 5 (lima) hari dalam seminggu, sedangkan jumlah jam kerja adalah 8
(delapan) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu. Manajemen berhak & berwenang
mengatur kembali jadwal kerja (jam & hari kerja) yang disesuaikan dengan kebutuhan
Perusahaan.
c. Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation wajib tiba tepat pada waktunya pada pukul
8.00 pagi, dan bekerja sampai jam kerja yang ditetapkan berakhir.
d. Karyawan harus berada di tempat kerja selama waktu kerja terkecuali apabila Atasan
langsung telah memberikan ijin untuk tidak hadir.
e. Karyawan yang akan terlambat atau tidak masuk wajib memberitahukan Atasan langsungnya
sebelum pukul 8.00 pagi. Apabila hal ini tidak dilakukan, ia akan dikenakan tindakan
disipliner.
3.2 Hari Libur
Hari libur resmi adalah hari Sabtu, Minggu serta hari-hari libur resmi yang ditetapkan Pemerintah.
PT. SofwareAG Indonesia Operation mengikuti hari libur nasional resmi yang diumumkan oleh
Pemerintah Indonesia, dan seluruh Karyawan berhak atas hari libur tersebut.
3.3. Overtime 3.3 Kerja Lebih Waktu

1) Because of particular duties performed, some PT. SofwareAG Indonesia Operation employees, 1) Karena sifat tugas tertentu, Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation, seperti satuan
such as guards, housekeeper and drivers, may have extra working hours in addition to pengamanan, pengurus rumah tangga, dan pengemudi, mungkin akan diminta bekerja lebih
standard working hours and days stated in article 3.1 and 3.2. dari hari dan jam kerja yang dijabarkan dalam pasal 3.1 dan 3.2.
2) All overtime request must be approved in advance by the Supervisor using the appropriate 2) Setiap permohonan kerja lembur harus disetujui sebelumnya oleh Atasan dengan
form. To obtain a Supervisor’s authorization, the employee must complete an “Overtime menggunakan formulir persetujuan kerja lembur. Untuk mendapatkan persetujuan Atasan,
Approval Form” no later than the day on which the overtime is to be worked. The Form must Karyawan harus mengisi “Formulir Persetujuan Kerja Lembur” paling lambat pada hari jam
be signed by the employee’s Supervisor or Country Director and submitted with the monthly kerja harus dilakukan. Formulir harus ditandatangani oleh Atasan atau Direktur Wilayah dan
timesheet. dilampirkan pada lembaran absensi bulanan.
3) Employee under following condition is not entiled for overtime payment having consider that 3) Karyawan dengan kondisi di bawah ini tidak mendapat upah lembur karena dianggap telah
it is included his/her salary: diperhitungkan sebagai salah satu komponen gaji yang diterimanya. Kondisi tersebut antara
lain:
a) Employee on business trip a) Karyawan yang sedang dalam perjalanan dinas.
b) Employee in certain level that s/he is not strictly bound by standard working hours b) Karyawan yang karena sifat dari pekerjaan sedemikian rupa sehingga tidak terikat oleh
peraturan jam kerja.
c) Employee in certain salary level c) Karyawan dengan golongan gaji tertentu.

3.4. Compensatory Time 3.4 Waktu Pengganti

a. Employee who is not entitled for overtime payment will receive a compensatory time for a. Karyawan yang tidak berhak atas pembayaran lembur yang bekerja pada hari-hari yang
overtime work and work performed during holidays/ weekends. ditetapkan sebagai hari libur diberikan waktu pengganti sebanyak waktu yang dihabiskan
untuk melakukan pekerjaan.
b. All compensatory time requests must be approved in advance by the Supervisor using the b. Setiap permohonan waktu pengganti harus disetujui sebelumnya oleh Atasan dengan
appropriate form. menggunakan formulir persetujuan kerja lembur.
c. Compensatory time must be taken at maximum 12 (twelve) weeks after working overtime. c. Waktu pengganti harus diambil dalam waktu maksimum 12 (dua belas) minggu setelah
dilakukannya pekerjaan diluar hari kerja yang berlaku.

4. Terms and Condition of Employment 4. Persyaratan Hubungan Kerja

4.1. Equal Employment Opportunity 4.1 Kesempatan Bekerja Yang Sama

Everyone is eligible to apply for employment with PT. SofwareAG Indonesia Operation in Setiap orang diperkenankan untuk melamar bekerja di PT. SofwareAG Indonesia Operation di
Indonesia. Indonesia.

It is the policy of PT. SofwareAG Indonesia Operation to provide equal employment opportunity Adalah kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation memberikan kesempatan kerja dan
and remuneration to qualified individuals regardless of race, color, gender, national origin, social remunerasi yang sama kepada individu yang memiliki kualifikasi tanpa memandang suku bangsa,
origin or status, property status, political affiliation, ancestry, religion, age, disability, marital status warna kulit, jenis kelamin, asal kebangsaan, asal atau status sosial, status properti, afiliasi politik,
or sexual orientation. garis keturunan, agama, usia, cacat, status nikah, atau orientasi seksual.

A person is hired based on qualifications, without regard to race, color, religion, sexual orientation, Seseorang dipekerjakan berdasarkan kemampuan bekerja, tanpa memandang suku bangsa,

-4/39-
age, gender, or handicap status. agama, orientasi seksual, usia, jenis kelamin, atau status cacat.

Selection for employment is contingent upon the individual's ability to meet the qualifications as Seseorang dipilih dengan syarat ia dapat memenuhi persyaratan yang tercantum dalam uraian
defined in the position description. tugas.

Management reserves the rights to accept an employee, determent the work assignment, appoint Manajemen berhak dan berwenang penuh untuk menerima Karyawan, menetapkan pembagian
and place the employee based on Company’s need tugas, mengangkat dan menempatkan Karyawan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.

4.2. Working outside PT. SofwareAG Indonesia Operation 4.2 Kerja Rangkap Di Luar PT. SofwareAG Indonesia Operation

1) PT. SofwareAG Indonesia Operation employee is not allowed to provide service, own a 1) Setiap karyawan dilarang menyediakan jasa, memiliki usaha, menjadi Direksi, Komisaris atau
business, become a Board of Director, Commissioner or Head of a Company which may result Pimpinan Perusahaan lain yang ada kaitan dengan bidang usaha perusahaan dan atau bidang
in conflict of interest, and/or decress in productivity, unless approved in writing by the usaha yang dapat menimbulkan konflik kepentingan, dan/atau menurunnya produktivitas,
Director kecuali mendapat ijin tertulis dari Direksi.
2) Employee are not allowed to work outside in other instition/Company except for things such 2) Setiap karyawan dilarang bekerja rangkap di Instansi/Perusahaan lain kecuali untuk hal-hal
as: yang akan mendapat pertimbangan seperti:
a) Temporary teacher/lecturer a) Pengajar atau Dosen tidak tetap.
b) Working with the affiliate or group of the Company b) Bekerja di Kelompok Perusahaan.
3) Employee working under the condition in 4.2.2 above shal follow the condition as follows: 3) Bagi yang bekerja rangkap seperti butir 4.2.2 di atas, berlaku ketentuan sebagai berikut:
a) Obtain written approval from Director a) Harus sepengetahuan dan ijin tertulis dari Direksi
b) Work no more than 6 (six) hours a week b) Penggunaan waktu tidak lebih dari 6 (enam) jam seminggu.

4.3. Employment of Relatives and spouses of current employees 4.3 Kepegawaian atas Kerabat dan suami/istri dari Karyawan

Relatives and spouses of current employees may apply and be hired by PT. SofwareAG Indonesia Saudara dan suami atau isteri Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat melamar dan
Operation under the condition that no other qualified candidates are available. dipekerjakan oleh PT. SofwareAG Indonesia Operation dengan syarat tidak ada calon lain yang
memenuhi persyaratan.

PT. SofwareAG Indonesia Operation will not employ relatives when: PT. SofwareAG Indonesia Operation tidak akan mempekerjakan saudara dari Karyawan apabila:
a. one will supervise, appoint, remove or discipline the other; a. yang satu akan menyelia, mengangkat, mengeluarkan atau mendisiplinkan yang lain;
b. one will evaluate the work of the other; or b. yang satu akan mengevaluasi pekerjaan yang lain; atau
c. the working relationship will create a conflict of interest or an appearance of favoritism. c. hubungan kerja antara keduanya akan menciptakan benturan kepentingan atau favoritisme.

It is the responsibility of an employee and/ or the applicant to disclose the relationship during the Pada saat wawancara Karyawan dan/atau pelamar bertanggung jawab mengungkapkan hubungan
interview. keluarga yang ada.

-5/39-
4.4. Procedure 4.4 Prosedur

1) Prior to any staff personnel request, each unit should fill in the Personnel Requisition Form
(PRF) signed by the Supervisor and attach the relevant Position Description.
2) Position Description may be revised at any time and becomes a permanent part of the
employee's personnel file.
3) After the Supervisor delivers the personnel requisition and the Position Description/ Scope o,
HR will initiate the sourcing process.
4) Sourcing candidates can be performed through the internal HR database, employee
references, advertising, executive search (Head Hunter), universities and/or job fair.
5) The vacancy advertisement process shall be as follows:
a) Initially, HR will deliver information to all employees internally by email, fax or other
means of communication.
b) Subsequently, HR may carry on with the vacancy advertisement in order to receive the
most relevant applicants, which should be at the easiest and lowest-cost applicable.
6) Selection process of internal candidates shall be as follows:
a) After internal posting of a vacancy, existing staff are encouraged to apply by submitting
their updated resume to HR.
b) HR is to notify the current Supervisor of their employee’s interest in the internal vacancy
position. Internal application may be processed without approval from the current
Supervisor, regardless the end-result.
7) Managers are encouraged to support the internal application process to support staff career
development.
1) Sebelum mengajukan permohonan untuk staf, setiap unit harus mengisi Formulir
Permohonan Staf (PRF) untuk ditandatangani oleh Atasan, dan melampirkan Uraian
Tugas/Lingkup Kerja yang relevan.
2) Uraian Tugas dapat direvisi pada setiap saat dan menjadi bagian tak terpisahkan dari arsip
personalia Karyawan.
3) Sesudah Atasan mengirimkan Permohonan Staf dan Uraian Tugas/Lingkup Kerja, SDM akan
memulai proses pencarian kandidat.
4) Pencarian kandidat dapat dilakukan dengan menggunakan database SDM internal, rujukan
Karyawan, pemasangan iklan, pencarian eksekutif (Head Hunter), universitas dan/atau bursa
kerja.
5) Proses pemasangan iklan lowongan berlangsung sebagai berikut:
a) Pada awalnya, SDM akan menyampaikan informasi kepada seluruh Karyawan secara
internal melalui email, fax atau metode komunikasi lainnya.
b) Selanjutnya, SDM dapat melanjutkan proses pemasangan iklan lowongan untuk
mendapatkan pelamar yang paling relevan, dengan mempertimbangkan aspek
kemudahan dan biaya.
6) Proses seleksi kandidat internal berlangsung sebagai berikut:
a) Sesudah pemasangan iklan lowongan secara internal, Karyawan didorong untuk
melamar dengan mengirimkan daftar riwayat hidup mereka yang terkini kepada SDM.
b) SDM memberitahukan Atasan mengenai minat Karyawannya akan suatu posisi lowong
internal. Lamaran internal dapat diproses tanpa persetujuan dari Atasan, terlepas dari
hasil akhir.
7) Manajer didorong untuk mendukung proses pelamaran internal untuk mendukung
pengembangan karir staf.

4.5. Interview 4.5 Wawancara

1) PT. SofwareAG Indonesia Operation will form a selection committee to conduct interviews. 1) PT. SofwareAG Indonesia Operation akan membentuk komite untuk mengadakan wawancara.
2) Providing false information during the recruitment process will be grounds for immediate 2) Memberikan informasi palsu pada saat proses rekrutmen dapat mengakibatkan pemutusan
dismissal. hubungan kerja dengan mendesak.
3) HR will select the resume of a promising candidate and conduct the first-round interviews 3) SDM akan memilih daftar riwayat hidup dari kandidat yang menjanjikan dan melaksanakan
before recommending the candidates to the supervisor. wawancara awal sebelum merekomendasikan kandidat kepada atasan.
4) HR will provide an interview summary and submit it to the supervisor along with the resumes. 4) SDM akan menyediakan ringkasan wawancara dan mengirimkannya kepada atasan
5) Subsequently, the Supervisor will perform the second interview using the Interview Guidelines bersamaan dengan daftar riwayat hidup.
and provides recommendations. 5) Selanjutnya, Atasan akan melaksanakan wawancara kedua dengan menggunakan Pedoman
6) The final interview for senior position within Grade 7 and 8, should be attended by the Wawancara dan memberikan rekomendasi.
Country Director, Program Director, Director of Finance, and/ or Senior Administration 6) Jadwal wawancara dapat diatur oleh SDM dan/atau Atasan, dengan koordinasi yang jelas
Manager, unless considered otherwise. antara SDM dan Atasan.

-6/39-
4.6. Follow-up 4.6 Tindak Lanjut

1) All selected resumes will be kept in the PT. SofwareAG Indonesia Operation database for a
maximum of 12 (twelve) months.
2) Resume and/ or qualification that match other position within the Company will be circulated
to the required unit, or could be obtained at the HR unit.
3) HR will write a formal letter to the unsuccessful candidates not later than 4 (four) weeks after
the final interview.
4) For reference checking of the successful candidate, HR should obtain at least 2 (two)
professional references of previous employment, both current and previous supervisors. No
employment offer shall be made to the respective candidate prior to receiving the reference
check results.
5) Consequently, HR, Program Manager and/ or direct supervisor will notify the successful
candidate regarding the job offer, discuss the proposed salary as well as the starting date.
6) After a preliminary announcement from HR via e-mail, the direct unit will be responsible to
coordinate with administration unit to prepare the working facilities for the new employee,
e.g. working space, PC, phone line, e-mail account, etc.
1) Daftar riwayat hidup terpilih akan disimpan dalam database PT. SofwareAG Indonesia
Operation untuk paling lama 12 (dua belas) bulan.
2) Daftar riwayat hidup dan/atau keahlian yang cocok untuk posisi lain dalam perusahaan akan
dikirim ke unit bersangkutan, atau dapat diambil di unit SDM.
3) SDM akan mengirim surat resmi kepada kandidat yang tidak berhasil paling lambat 4 (empat)
minggu sesudah wawancara akhir.
4) Untuk memeriksa referensi kandidat terpilih, SDM harus mendapatkan paling sedikit 2 (dua)
referensi profesional dari tempat kerja sebelumnya, baik dari atasan pada saat ini dan
sebelumnya. Tawaran kerja tidak diperkenankan diberikan kepada kandidat terkait sebelum
hasil pemeriksaan referensi diterima.
5) Selanjutnya, SDM, Manajer Program dan/atau atasan langsung akan memberitahukan
kandidat terpilih mengenai tawaran pekerjaan, membahas tawaran upah dan tanggal mulai
bekerja.
6) Sesudah pengumuman pendahuluan dari SDM melalui surat elektronik, unit terkait
bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dengan bagian administrasi untuk
mempersiapkan fasilitas kerja untuk Karyawan baru, misalnya, ruangan kerja, komputer,
saluran telepon, alamat imel, dan seterusnya.

4.7. Validation of Employment 4.7 Pengesahan Hubungan Kerja

Before accepted as employee, the candidate shall follow the recruitment and selection process Sebelum diterima bekerja sebagai Karyawan, calon Karyawan wajib mengikut proses rekruitmen
conducted by the Company through Human Resources Department dan seleksi yang diselenggarakan oleh Perusahaan melalui Departemen SDM.

At the beginning of employment, an employee shall receive either Acceptance Letter for Saat awal hubungan kerja dimulai, kepada calon Karyawan akan diberikan Surat Penerimaan
permanent employee or Definite Work Agreement for contract employee which shall explain the Karyawan bagi Karyawan tetap atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu bagi Karyawan dengan
condition of employment referring to valid rules and regulations jangka waktu tertentu yang memuat syarat-syarat dan kondisi kerja yang diterimanya dengan
mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Before start working for PT. SofwareAG Indonesia Operation, HR shall ask the employee to sign Sebelum Karyawan baru mulai bekerja untuk PT. SofwareAG Indonesia Operation, SDM akan
the following document: meminta Karyawan untuk menandatangani dokumen berikut:
a) Employment contract a) Kontrak Kerja
b) Conflict of Interest statement. b) Pernyataan Benturan Kepentingan;
c) Position Description/Scope of Work c) Uraian Tugas/Lingkup Kerja;
d) Responsibility statement on Insurance Obligation d) Pernyataan pertanggunjawaban atas kewajiban asuransi.

On the first day, HR will ask the new employee to provide the following information for personnel Pada hari pertama, SDM akan meminta Karyawan baru untuk menyerahkan data berikut untuk
documentation: keperluan dokumentasi:
a) Personal Data a) Data Pribadi;
b) CV b) CV (daftar riwayat hidup);
c) 1 (One) copy of identity card/valid driving license; c) 1 (Satu) salinan Kartu Tanda Penduduk/SIM yang berlaku;
d) 1 (One) copy of marriage certificate; d) 1 (Satu) salinan Akte Nikah;
e) 1 (One) copy of birth certificate for each child; e) 1 (Satu) salinan Akte Kelahiran masing-masing anak;

-7/39-
 f) 1 (one) of family card f) 1 (Satu) Salinan kartu keluarga
g) 1 (one) copy BPJS Ketenagakerjaan and BPJS Kesehatan g) 1 (Satu) Salinan BPJS Ketenagakerjaan and BPJS Kesehatan
h) 1 (one) copy photocopy of saving deposit book (first page) for payroll purpose; h) Salinan buku tabungan (halaman pertama) untuk kepentingan pembayaran gaji.
i) Tax Identification Number (NPWP) i) Nomor Pokok Wajip Pajak (NPWP)

The authorization (signing) of the Employee Service Agreement by both parties—Board and new Penandatanganan Kesepakatan Kerja Karyawan oleh kedua belah pihak – Pimpinan dan Karyawan
employee. baru.

4.8. Type of Employment 4.8 Pengesahan Hubungan Kerja

Permanent Employee Karyawan Tetap

Permanent Employee is any Indonesian citizen who has signed a work agreement with no specific Karyawan Tetap adalah setiap orang yang telah menandatangani perjanjian kerja berdasarkan
ending date of employment (PKWTT) with PT. SofwareAG Indonesia Operation, able and obligated Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dengan PT. SofwareAG Indonesia Operation yang
to perform on-going functions necessary to fulfill the goals of PT. SofwareAG Indonesia Operation sanggup dan wajib menjalankan fungsi tak terputus yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran PT.
in Indonesia. SofwareAG Indonesia Operation di Indonesia.

Contract Employee (Definite Work Agreement) Karyawan Tidak Tetap

Contract/Temporary Employee is an individuals being hired with a specific ending date of
employment and should undertake temporary or short-term tasks to support PT. SofwareAG
Indonesia Operation operations or contribute to the fulfillment of its goals. Employment agreement
for contract employee shall refer to valid rules and regulations.
Karyawan Tidak Tetap adalah karyawan yang dipekerjakan oleh PT. SofwareAG Indonesia
Operation berdasarkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang wajib menjalankan tugas
dalam jangka waktu tertentu untuk mendukung operasi PT. SofwareAG Indonesia Operation atau
membantunya memenuhi sasarannya. Pelaksanaan Karyawan Tidak Tetap tersebut berpedoman
pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.9. Attendance 4.9 Kehadiran

An employee is considered absent if s/he does not report for work. The reporting system shall Karyawan dianggap mangkir bila ia tidak melaporkan ketidakhadirannya kepada atasannya
follow the procedure as stated in article 3.1. langsung. Pelaporan diatur sesuai dengan yang ditetapkan pada pasal 3.1.

Should an employee is absent for a minimum 5 (five) consecutive working days without formal
information given to PT. SofwareAG Indonesia Operation, and if PT. SofwareAG Indonesia
Operation has released 2 (two) written requests to the employee’s home of record, s/he may be
considered has resigned therefore the work agreement shall be terminated.
Karyawan yang mangkir 5 (lima) hari kerja atau lebih secara berturut-turut tanpa adanya
pemberitahuan resmi kepada PT. SofwareAG Indonesia Operation, dan telah mendapat 2 (dua)
panggilan secara patut dan tertulis dari PT. SofwareAG Indonesia Operation yang dikirim ke alamat
Karyawan yang tercatat dalam arsip, dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan
mengundurkan diri.

The concerned employee is entitled for compensation pay and severance payment, which is set in Karyawan yang bersangkutan berhak atas uang pengganti hak dan uang pisah, yang diatur dalam
article 8.7 pasal 8.7

4.10. Orientation 4.10 Orientasi

HR will schedule a general orientation for the new hire in coordination with the Management Bekerja sama dengan Tim Manajemen, SDM akan menjadwalkan orientasi umum.
Team.

-8/39-
HR and/ or the Supervisor will introduce the new employee to the office and provide orientation on
PT. SofwareAG Indonesia Operation, its programs in Indonesia, office procedures, job
responsibilities, and other necessary information to support the work with PT. SofwareAG
Indonesia Operation.
4.11. Probation Period
Probation period is duration of time which new employee have to successfully perform. The
specific period is for the management to review the personality, expertise and or performance of
employee as reference to determent whether s/he is qualified to be appointed as permanent
employee
Probationary period is subject for new permanent employee who is considered to be qualified and
have previous work experience suits the job qualification given by the Company
The duration of probationary period is 3 (three) months. Probationary period is not applicable for
contract employee
During such probationary period, the new employee has the right to terminate the employment
by giving 1 (one) week or 5 (five) working days written notice, similarly the Company may
terminate the employment if the employee is considered unqualified to be appointed as permanent
employee
The employee’s Supervisor—in consultation with the Management—will review the employee's
performance. The outcome will determine whether the employee will be dismissed or be given a
Permanent Employment based on the satisfactorily performance.
Upon successful completion of probationary period the employee shall be given confirmation letter
for his/her appointment as permanent employee
All benefits subject to the employment will be calculated as of the date of employment. However,
leave benefits may only be used after completing the probationary period.
4.12. Employee Records
The HR units are responsible to maintain a complete personnel file of all categories of Employees
associated with that office.
-9/39-
SDM dan/atau Atasan akan memperkenalkan Karyawan baru kepada sejawat di kantor dan
memberikan orientasi mengenai PT. SofwareAG Indonesia Operation, programnya di Indonesia,
prosedur kantor, tanggung jawab pekerjaan, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk
mendukung pekerjaan di PT. SofwareAG Indonesia Operation.
4.11 Masa Percobaan
Yang dimaksud masa percobaan ialah kurun waktu yang harus dilampaui oleh Karyawan baru
dimana dalam kurun waktu itu Karyawan tersebut melaksanakan tugas pekerjaan sepenuhnya.
Kurun waktu yang ditetapkan dalam masa percobaan tersebut dipergunakan oleh Manajemen
untuk mengevaluasi kepribadian, keahlian dan atau kinerja sebagai dasar untuk menentukan
apakah yang bersangkutan memenuhi syarat untuk diangkat menjadi Karyawan tetap.
Masa percobaan diperuntukkan bagi Karyawan baru yang dianggap telah memiliki kemampuan dan
pengalaman kerja dari pekerjaan sebelumnya sesuai dengan kualifikasi dan pengalaman kerja dari
pekerjaan sebelumnya sesuai dengan kualifikasi jabatan yang telah ditetapkan Perusahaan.
Lamanya masa percobaan adalah paling lama 3 (tiga) bulan. Masa Percobaan tidak berlaku untuk
Karyawan dengan status tidak tetap.
Dalam masa percoban Karyawan dapat mengundurkan diri dari PT. SofwareAG Indonesia
Operation dengan pemberitahuan tertulis selama 1 (satu) minggu atau 5 (lima) hari kerja
sebelumnya, demikian juga jika Perusahaan menganggap bahwa Karyawan tersebut tidak dapat
diangkat menjadi Karyawan tetap karena tidak memiliki kualifikasi yang diharapkan.
Atasan Karyawan – dengan berkonsultasi dengan Manajemen – akan meninjau kinerja Karyawan.
Hasil peninjauan ini akan menentukan apakah hubungan kerja dengan Karyawan akan diakhiri
atau Karyawan diberikan pengangkatan sebagai Karyawan Tetap berdasarkan kinerja yang
memuaskan.
Apabila masa percobaan telah dilampaui dengan baik dan memuaskan maka Karyawan tersebut
akan diangkat dan diberikan surat konfirmasi pengangkatan / formulir percobaan sebagai
Karyawan tetap.
Manfaat sebagai Karyawan dihitung mulai tanggal bekerja. Akan tetapi, manfaat cuti hanya dapat
digunakan sesudah berakhirnya masa percobaan.
4.12 Catatan Karyawan
Unit SDM bertanggung jawab untuk menyimpan file kepegawaian yang lengkap dari seluruh
Karyawan yang terkait dengan kantor tersebut.
The HR unit is required to maintain an unbroken “paper trail” of documentation related to Unit SDM diharuskan untuk menyimpan “berkas-berkas dokumen” secara utuh yang berkaitan
personnel disciplinary and grievance issues sufficient to trace the development of an issue that dengan masalah kedisiplinan dan pelanggaran kepegawaian yang dapat dipergunakan untuk
could involve PT. SOFWAREAG INDONESIA OPERATION Indonesia in a dispute settlement. melacak perkembangan masalah yang mungkin melibatkan Perusahaan dalam penyelesaian
perselisihan.

The HR unit in the PT. SofwareAG Indonesia Operation is required to maintain the following Unit SDM di PT. SofwareAG Indonesia Operation diwajibkan menyimpan catatan-catatan Karyawan
Employee records for all Employees in the PT. SOFWAREAG INDONESIA OPERATION Indonesia tentang hal berikut ini bagi seluruh Karyawan dan seluruh kategori Karyawan.
mission for all categories of Employees. 1) Catatan proses interview dan referensi;
1) Interview notes and any note for reference. 2) Data pribadi, CV, Fotokopi KTP, Pas Photo, Fotokopi Surat Nikah (bagi yang sudah menikah),
2) Personal Data, CV, Photocopy of ID card, pas photo, marriage certificate (for employees who Fotokopi Akte lahir anak-anak yang sah, fotokopi buku tabungan (halaman pertama) untuk
have married), Photocopy of legal child birth certificate, photocopy of saving deposit book keperluan penggajian;
(first page) for payroll interest;
3) Conflict of Interest Statement 3) Pernyataan Benturan Kepentingan;
4) Responsibility statement on Insurance Obligation 4) Pernyataan Tanggung jawab atas kewajiban Asuransi;
5) Appointment Letter and Confirmation Letter, including employment extension / renewal 5) Surat pengangkatan dan surat konfirmasi, termasuk perpanjangan/pembaruan kontrak;
6) Leave record, timesheets 6) Catatan cuti, catatan absensi;
7) Changes in Employee status letters, including Employee transfers and special assignments 7) Perubahan dalam surat status Karyawan, termasuk pemindahan Karyawan dan penugasan
khusus;
8) Salary detail information and changes 8) Informasi gaji yang terkait dengan gaji dan perubahan gaji,
9) Evaluations 9) Hasil-hasil evaluasi kinerja;
10) Trainings 10) Pelatihan-pelatihan yang diikuti;
11) Copies of correspondence related to warnings, grievances, discipline 11) Tembusan korespondensi yang terkait dengan peringatan, pelanggaran, kedisiplinan;
12) Resignation from PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia documentation 12) Dokumentasi PT. SofwareAG Indonesia Operation Indonesia mengenai pengunduran
diri/pemutusan hubungan kerja.

Documentation must be submitted to the HR unit within one week. HR unit may request the Field Dokumentasi harus diserahkan ke Unit SDM dalam waktu satu minggu. Unit SDM dapat meminta
Offices to supply additional information or copies of documents as needed. Kantor Lapangan (Field Office) untuk memberikan tambahan informasi atau tembusan dokumen
yang diperlukan.

4.13. Employee Identify Card 4.13 Kartu Tanda Pengenal Karyawan

HR unit will issue an Employee ID Card for each employee. Unit SDM akan mengeluarkan Kartu Tanda Pengenal Karyawan untuk masing-masing Karyawan.

Each employee is required to wear the ID Card, while in the office location at all times. Karyawan wajib mengenakan Kartu Tanda Pengenal Karyawan selama berada di lokasi kantor
maupun berada di lapangan saat bekerja mewakili Perusahaan.

Loss of ID Card should be reported immediately to the HR. Bila kehilangan Kartu Tanda Pengenal Karyawan, Karyawan wajib segera melaporkannya kepada
SDM.

4.14. Safety and Security at Work 4.14 Keselamatan dan Keamanan dalam Bekerja

PT. SofwareAG Indonesia Operation is responsible to fulfill the minimum standard of safety and PT. SofwareAG Indonesia Operation bertanggung jawab untuk memenuhi standard umum dari
security at work to protect its employee and the Company’s goal in accordance with Law Number 1 Keselamatan dan Keamanan dalam bekerja untuk melindungi karyawan dan tujuan perusahaan
year 1970 concerning safety and security at work. sesuai Undang-undang No. 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja.

-10/39-
All employees are required to make every effort to maintain the safety and security at work and to
help to maintain the standard safety equipment at work and office cleanliness.
Should employee found anything that may endanger the safety and security at work, the employee
is encourage to report immediately to management
4.15. Fire Hazard Prevention
1) Employee is prohibited to smoke in non smoking area determent by the Company and/or the
building owner
2) Employee is prohibited to act in a way that cause fire in the workplace and/or the office
premises
3) Violation of the above resulting to consequential damage will be subject to dismissal, without
omitting the employee’s responsibility to compensate all the loss based on valid rules and
regulations.
4.16. Standard Rules and Regulations
4.17. Anti-Harassment
PT. SofwareAG Indonesia Operation strictly prohibits harassment of any of its employee by
anyone, including supervisor, co-worker, vendor, client or customer. Harassment consist of
unwelcome conduct, whether oral or written, physical or visual, that interferes unreasonably with
an individual’s work performance or that creates an intimidating, hostile, difficult or offensive
working environment.
PT. SofwareAG Indonesia Operation will not tolerate conduct that can be interpreted as
harassment or discrimination. Harassment based on unlawful discrimination, i.e. race, color,
religion, sexual orientation, national origin, gender or handicap status, is unacceptable. If an
employee feels to be the subject of such harassment, the immediate Supervisor, or a member of
the HR staff should be notified immediately. Allegations will be promptly investigated.
All personnel must comply with this policy and take appropriate measures to ensure that such
conduct does not occur. Violations of this policy may result in disciplinary action up to and
including discharge. PT. SofwareAG Indonesia Operation will view the incident from the
perspective of a reasonable person of the same sex as the person being harassed to determine if
the action is offensive. In the case of non-PT. SofwareAG Indonesia Operation employees,
discipline is not an option and other measures will be considered.
-11/39-
Seluruh karyawan di wajibkan untuk berusaha menjaga keselamatan dan keamanan dalam bekerja
dan membantu menjaga standard peralatan keselamatan dalam bekerja dan kebersihan kantor.
Apabila karyawan mendapatkan sesuatu yang mungkin membahayakan keselamatan dan
keamanan dalam bekerja, karyawan di wajibkan untuk segera melaporkan hal tersebut ke
managemen.
4.15 Pencegahan Bahaya Kebakaran
1) Setiap karyawan tidak boleh merokok di tempat-tempat yang dilarang merokok yang
ditentukan oleh Perusahaan dan/atau pemilik Gedung Kantor.
2) Setiap karyawan dilarang melakukan perbuatan yang dapat menimbulkan kebakaran di
lingkungan Perusahaan dan/atau Gedung Kantor.
3) Pelanggaran terhadap ketentuan tersebut di atas sehingga menimbulkan kerugian akan
dikenakan hukuman pemutusan hubungan kerja, tanpa mengurangi kewajiban untuk
membayar segala kerugian berdasarkan perundang-undangan yang berlaku.
4.16 Standar Peraturan dan Kebijakan Perusahaan
4.17 Anti Pelecehan
PT. SofwareAG Indonesia Operation dengan keras melarang pelecehan terhadap karyawannya
oleh siapa pun, termasuk atasan, sesama pekerja, penjual, penerima manfaat PT. SofwareAG
Indonesia Operation. Pelecehan berupa perilaku yang tidak dikehendaki, baik lisan maupun tulisan,
fisikal atau visual, yang mengganggu di luar batas normal kinerja seseorang atau yang
menciptakan suatu lingkungan kerja yang penuh intimidasi, bermusuhan, susah atau menghina.
PT. SofwareAG Indonesia Operation tidak akan mentoleransi perilaku yang dapat ditafsirkan
sebagai pelecehan atau diskriminasi. Pelecehan berdasarkan diskriminasi yang melanggar hukum,
misalnya suku bangsa, warna kulit, orientasi seksual, asal kebangsaan, jenis kelamin atau status
cacat, tidak dapat diterima. Apabila Karyawan merasa sebagai subyek dari pelecehan semacam itu,
Atasan langsung, atau anggota staf SDM harus segera diberitahu. Tuduhan-tuduhan akan segera
diinvestigasi.
Karyawan harus menaati kebijakan ini dan mengambil langkah-langkah yang dipandang perlu
untuk memastikan bahwa perilaku sebagaimana dimaksud tidak timbul. Pelanggaran terhadap
kebijakan ini dapat berakibat dikenakannya tindakan disipliner yang dapat meliputi pengeluaran
Karyawan. PT. SofwareAG Indonesia Operation akan memandang insiden tersebut dari sudut
pandang seseorang yang masuk akal dari jenis kelamin yang sama dengan orang yang sedang
dilecehkan untuk menentukan apakah suatu langkah tertentu itu menghina. Apabila kasus
menyangkut Karyawan bukan PT. SofwareAG Indonesia Operation, disiplin bukan merupakan

Sexual harassment includes, but is not limited to, sexual advances, requests for sexual favors, and
other verbal or physical conduct of a sexual nature when:
a) Submission to such conduct is made either explicitly or implicitly a condition of an individual's
employment;
b) Reaction to such conduct by an individual is used as the basis for employment decisions
affecting such individual;
c) Such conduct has the purpose or effect of interfering with an individual's work performance
or creating an intimidating, hostile or offensive working environment.
Examples of sexual harassment include, but are not limited to:
a) Verbal
Sexual innuendoes, suggestive comments, joke of a sexual nature, sexual propositions or
threats.
b) Non-verbal
Sexually suggestive objects or pictures, graphic commentaries, suggestive or insulting
sounds, leering, whistling or obscene gestures.
c) Physical
Unwanted physical contact, including touching, pinching, brushing or pushing.
An employee who believes he/she or any other person(s) have been the subject of sexual
harassment should immediately report the matter to the immediate Supervisor, HR or Directors so
that the matter can be investigated and appropriate steps taken. There will be no action taken
against anyone who complains of sexual harassment unless such accusation is shown to be
intentionally false. PT. SofwareAG Indonesia Operation will, to the maximum extent feasible,
maintain the confidentiality of such complaints if necessary. However, the investigation of such
complaints will generally require disclosure to various persons on a need- to-know basis.
4.18. Prevention of Sexual Exploitation and Abuse Policy
All PT. SofwareAG Indonesia Operation team members must be aware of and adhere to the Core
Principles laid out by the United Nations and INTERACTION in 2002, to which PT. SofwareAG
Indonesia Operation is committed.
a. Sexual activity with children (persons under the age of 18) is prohibited regardless of the age of
majority or age of consent locally. Mistaken belief in the age of a child is not a defense.
-12/39-
suatu pilihan dan langkah-langkah lain akan dipertimbangkan.
Pelecehan seksual termasuk, tetapi tidak terbatas pada, pendekatan secara seksual, permintaan
untuk hal yang seksual, dan perilaku lisan dan fisik lainnya yang bersifat seksual ketika:
a) Melakukan perilaku sebagaimana dimaksud dinyatakan secara eksplisit maupun implisit
sebagai syarat seseorang dapat diterima sebagai Karyawan;
b) Reaksi seseorang terhadap perilaku sebagaimana dimaksud digunakan sebagai dasar untuk
mengambil keputusan mengenai pekerjaan yang berdampak pada orang tersebut;
c) Perilaku sebaimana dimaksud memiliki tujuan atau pengaruh yang mencampuri kinerja
seseorang atau menciptakan suatu lingkungan kerja yang penuh intimidasi, bermusuhan,
atau menghina.
Contoh-contoh pelecehan seksual mencakup, tapi tidak terbatas pada:
a) Lisan
Inuendo seksual, komentar sugestif, lawakan yang bersifat seksual, proposisi atau ancaman
seksual.
b) Non-lisan
Obyek atau gambar yang penuh sugestif seksual, cerita yang grafik, suara yang sugestif atau
menghina, lirikan tak senonoh, bersiul atau gerakan-gerakan cabul.
c) Fisik
Kontak fisik yang tidak dikehendaki, termasuk memegang, mencubit, menyentuh atau
mendorong.
Seorang Karyawan yang percaya bahwa ia atau orang lain telah menjadi sasaran pelecehan
seksual harus segera melaporkan hal tersebut kepada Atasan langsung, SDM atau Direktur supaya
hal tersebut dapat diinvestigasi dan langkah-langkah yang tepat dapat diambil. Siapa pun yang
melaporkan tindakan seksual tidak akan dikenakan tindakan apa pun terkecuali bila ternyata
tuduhannya palsu secara sengaja. PT. SofwareAG Indonesia Operation akan, sejauh hal itu
mungkin, menjaga kerahasiaan keluhan semacam itu. Akan tetapi, pemeriksaan mengenai keluhan
semacam itu pada umumnya akan berarti pengungkapan kepada beragam individu yang harus
tahu.
4.18. Kebijakan Mengenai Pencegahan Eksploitasi Dan Penyalahgunaan
Tindakan Seksual
Setiap staf PT. SofwareAG Indonesia Operation harus menyadari dan mematuhi Prinsip Utama,
yang ditetapkan oleh PBB dan INTERACTION pada tahun 2002, yang menjadi komitmen PT.
SofwareAG Indonesia Operation.
a. Tindakan seksual terhadap anak-anak (setiap orang yang berusia di bawah 18 tahun) adalah hal
yang dilarang, tanpa memandang mayoritas usia atau pun usia yang berlaku menurut budaya
lokal. Kesalahan yang tidak disengaja dalam memperkirakan usia seorang anak tidak dapat
digunakan sebagai alasan untuk membela diri.
b. Exchange of money, employment, goods or services for sex, including sexual favors or other
forms of humiliating, degrading or exploitative behavior is prohibited. This includes an exchange of
assistance that is due to beneficiaries. Prostitution and engaging the services of a prostitute is
forbidden for PT. SofwareAG Indonesia Operation staff
C. Sexual/romantic relationships between PT. SofwareAG Indonesia Operation employee are
prohibited since they are based on inherently unequal power dynamics.
d. Where PT. SofwareAG Indonesia Operation employee develops concerns or suspicions regarding
sexual abuse or exploitation by a fellow worker, whether in the same agency or not, s/he must
report such concerns via established agency reporting mechanisms.
e. PT. SofwareAG Indonesia Operation employee are obliged to create and maintain an
environment that prevents sexual exploitation and abuse and promotes the implementation of the
code of conduct. Managers at all levels have particular responsibility to support and develop
systems that maintain this environment.
f. Sexual exploitation and abuse by PT. SofwareAG Indonesia Operation employee as laid above
constitute acts of gross misconduct and are therefore grounds for termination of employment.
4.19. Apolitical Policy
It is PT. SofwareAG Indonesia Operation policy to conduct business and operate in an apolitical
manner. PT. SofwareAG Indonesia Operation employees are prohibited from undertaking any
political action during normal working hours, at any time when they are serving as a
representative of PT. SofwareAG Indonesia Operation or when they could reasonably be perceived
to be representing PT. SofwareAG Indonesia Operation.
4.20. Code of Ethics
It is PT. SofwareAG Indonesia Operation policy that the activities are conducted morally and
ethically, in the spirit of accountability and transparency and in conformity with applicable laws,
regulations and practices common to other similar corporations.
PT. SofwareAG Indonesia Operation employees are prohibited from using the PT. SofwareAG
Indonesia Operation work environment, both in the office and in the field, as a context in which to
promote religious beliefs or practices
-13/39-
b. Dilarang keras untuk menjanjikan uang, pekerjaan, barang atau pun bantuan jasa untuk
kegiatan seksual, termasuk layanan seksual atau tindakan yang bersifat memalukan, merendahkan
atau eksploitatif lainnya. Hal ini mencakup menjanjikan bantuan kepada penerima manfaat
program PT. SofwareAG Indonesia Operation. Segala bentuk prostitusi dan setiap hal yang
berkaitan dengan tindakan ini merupakan hal yang terlarang bagi seluruh staf PT. SofwareAG
Indonesia Operation.
C. Hubungan seksual/ romantis antara staf PT. SofwareAG Indonesia Operation merupakan hal
yang terlarang karena hubungan antara keduanya didasarkan pada dinamika kekuasaan yang tidak
seimbang.
d. Dimana staf PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki kekhawatiran atau kecurigaan
mengenai eksploitasi atau penyalahgunaan tindakan seksual yang dilakukan oleh rekan
sekerjanya, baik yang bekerja di agensi yang sama maupun yang tidak, maka ia memiliki
kewajiban untuk melaporkan hal tersebut melalui mekanisme pelaporan agensi yang resmi.
e. Setiap staf PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki kewajiban untuk menciptakan dan
mempertahankan lingkungan yang mencegah terjadinya eksploitasi dan penyalahgunaan tindakan
seksual dan mempromosikan penerapan perilaku ini. Setiap Manajer di seluruh tingkatan memiliki
tanggung jawab khusus untuk mendukung dan mengembangkan sistem yang mempertahankan
lingkungan tersebut.
f. Eksploitasi dan penyalahgunaan tindakan seksual oleh staf PT. SofwareAG Indonesia Operation
seperti yang telah dijelaskan di atas merupakan kesalahan yang tidak dapat ditolerir dan oleh
karena itu akan menyebabkan terminasi bagi pelakunya.
4.19 Kebijakan Apolitik
Kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation adalah untuk melaksanakan bisnis dan beroperasi
dengan cara apolitik. Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation dilarang mengambil tindakan
politik apa pun selama jam kerja, pada saat mereka melayani sebagai perwakilan PT. SofwareAG
Indonesia Operation atau pada saat mereka secara masuk akal dapat dianggap sebagai sedang
mewakili PT. SofwareAG Indonesia Operation.
4.20 Kode Etik
Kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation adalah bahwa kegiatan dilaksanakan secara moral
dan etis, dilandasi semangat pertanggungjawaban dan transparansi dan sesuai dengan undang-
undang, peraturan dan praktek umum yang berlaku juga di perusahaan.
Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation dilarang menggunakan lingkungan kerja PT.
SofwareAG Indonesia Operation, baik di kantor maupun di lapangan, sebagai suatu konteks untuk
mempromosikan keyakinan atau praktek agama.
PT. SofwareAG Indonesia Operation employees are prohibited from conducting any business not Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation dilarang melakukan kegiatan bisnis yang tidak
related to PT. SofwareAG Indonesia Operation programs in their workplace or during working berkaitan dengan program PT. SofwareAG Indonesia Operation di lingkungan kerja mereka atau
hours. selama jam kerja.

4.21. Secrecy and Confidential Information 4.21 Rahasia Jabatan

1) Employee shall keep confidential information with reference to the Company 1) Karyawan diwajibkan menyimpan semua rahasia yang bersangkutan dengan Perusahaan.
2) Employee shall not keep any confidential information outside the office, disclose or bring such 2) Karyawan tidak dibenarkan menyimpan di luar kantor, memperlihatkan kepada pihak ketiga
information to third Party without prior written concent from the Director atau membawa keluar catatan ataupun dokumen-dokumen yang bersifat rahasia tanpa ijin
khusus dari Direksi.
3) At the employemet termination, all letters, notes or document realted to the work and the 3) Pada waktu pemutusan hubungan kerja semua surat-surat, catatan atau dokumen-dokumen
Company shall be handed over to the supervisor yang berkaitan dengan pekerjaan dan Perusahaan harus diserahkan oleh karyawan kepada
atasannya.

4.22. Code of Conduct and Job Performance 4.22 Standar Perilaku dan Kinerja

PT. SofwareAG Indonesia Operation employees are required to observe standards of personal Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation diharuskan memperhatikan dan menerapkan
conduct and job performance. The following examples of conduct may result in disciplinary action standar perilaku dan kinerja pribadi. Contoh perilaku berikut dapat mengakibatkan tindakan
or termination of employment as supported by the existing regulations. This list is not exhaustive disipliner atau pemutusan hubungan kerja yang pelaksanaannya berpedoman pada peraturan
but is meant to illustrate the types of conduct that may result in discipline or dismissal: perundang-undangan yang berlaku. Daftar ini tidak lengkap dan dimaksudkan sebagai ilustrasi
jenis perilaku yang dapat mengakibatkan tindakan sebagaimana tersebut di atas:
1) Stealing, corruption and fraud; 1) Mencuri, korupsi atau penipuan
2) Assault Managers or colleagues; 2) Menyerang Manajer atau rekan kerja;
3) Attempting to persuade Managers, Managers’ family or colleagues to violate laws or to 3) Mencoba membujuk Manajer, keluarga atau rekan kerja Manajer untuk melanggar undang-
conduct criminal activities; undang atau melakukan tindak pidana;
4) Violate deliberately or by accident, properties/assets of PT. SofwareAG Indonesia Operation; 4) Dengan sengaja atau tidak sengaja melanggar kepemilikan atau aset PT. SofwareAG
Indonesia Operation;
5) Vicious insult or threats to Managers, or their families and colleagues; 5) Menghina dengan kejam atau mengancam Manajer, atau keluarganya dan rekan kerja;
6) Disclosing confidential information; 6) Membocorkan informasi rahasia;
7) Dishonoring the reputation of PT. SofwareAG Indonesia Operation, its employees or families; 7) Merusak reputasi PT. SofwareAG Indonesia Operation, Karyawan atau keluarganya;
8) Disobeying work safety regulations, Supervisor’s instructions, etc, that may expose others; 8) Melanggar peraturan keselamatan kerja, instruksi Atasan, dan seterusnya, yang mungkin
membahayakan lainnya;
9) Malicious or dangerous acts; 9) Tindakan keji atau berbahaya;
10) Submit false information, falsification of Company records; 10) Memberikan informasi palsu, memalsukan data perusahaan;
11) Dishonesty; 11) Tidak jujur;
12) Unprofessional manners, including verbal or physical harassment; 12) Sikap yang tidak profesional, termasuk pelecehan verbal atau fisik;
13) Degrading or defaming PT. SofwareAG Indonesia Operation, its programs, projects or 13) Merendahkan atau memfitnah program, proyek atau personalia PT. SofwareAG Indonesia
personnel; Operation;
14) Using or permitting the use of alcohol, illegal drugs or other chemicals in the work place; 14) Menggunakan atau mengijinkan penggunaan minuman beralkohol, obat terlarang atau bahan
kimia lainnya di tempat kerja;
15) Gambling, fighting and immoral actions in the workplace; 15) Berjudi, berkelahi dan tindakan amoral di tempat kerja;
16) Destruction or theft of employee, Company, supplier, partner or beneficiary property; 16) Merusak atau mencuri barang milik Karyawan, perusahaan, pemasok, mitra atau ahli waris;
17) Putting management or colleagues into a position of endangerment; 17) Menempatkan manajemen atau rekan kerja dalam keadaan yang membahayakan;
18) Engaging in any act which violates the Company’s policy on business ethics and conflict of 18) Terlibat dalam tindakan apa pun yang melanggar kebijakan perusahaan mengenai etiket
interest; bisnis dan benturan kepentingan;

-14/39-
19) Accepting gifts from anyone with whom PT. SofwareAG Indonesia Operation does business;
20) Violating the laws of Indonesia, PT. SofwareAG Indonesia Operation policy, and/or PT.
SofwareAG Indonesia Operation donor agreements;
21) Behavior detrimental to PT. SofwareAG Indonesia Operation Business or image, including but
not limited to sexual related behavior, fraud, hearsay and/or scandal delivered within or
outside PT. SofwareAG Indonesia Operation.
22) Using program’s equipment, facilities, and time resources for non-work purposes.
19) Menerima hadiah dari siapa pun yang terlibat dalam kegiatan bisnis dengan PT. SofwareAG
Indonesia Operation;
20) Melanggar undang-undang Indonesia, kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation,
dan/atau perjanjian donor PT. SofwareAG Indonesia Operation;
21) Perilaku yang membahayakan bisnis atau citra PT. SofwareAG Indonesia Operation, termasuk
tapi tidak terbatas pada perilaku yang berkaitan seks, penipuan, desas-desus, dan/atau
skandal yang berlangsung baik di dalam maupun di luar lingkungan PT. SofwareAG Indonesia
Operation.
22) Menggunakan peralatan, fasilitas, dan sumber daya waktu milik program untuk tujuan yang
tidak berkaitan dengan pekerjaan.

PT. SofwareAG Indonesia Operation is committed to the highest standards of honesty and PT. SofwareAG Indonesia Operation berkomitmen terhadap standar kejujuran dan integritas
integrity. It is the policy to maintain these standards by dealing openly, truthfully and fairly. tertinggi. Kebijakannya adalah dengan mempertahankan standar ini dengan bertindak secara
terbuka, jujur dan adil.

Violation of PT. SofwareAG Indonesia Operation policies or carrying out other illegal or improper Pelanggaran terhadap kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation atau pelaksanaan tindakan
acts or practices by any employee is strictly prohibited and will bound to employment termination atau praktek yang melanggar hukum atau yang tidak layak oleh Karyawan dilarang keras dan
as supported by the existing regulations. dapat mengakibatkan pemutusan hubungan kerja yang pelaksanaannnya berpedoman pada
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.23. Conflict of Interest 4.23 Benturan Kepentingan

Each employee of PT. SofwareAG Indonesia Operation should sign a Conflict of Interest statement Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation harus menandatangani pernyataan Benturan
indicating their understanding of and agreement to PT. SofwareAG Indonesia Operation conflict of Kepentingan yang menunjukkan pemahaman mereka mengenai dan kesepakatan mereka akan
interest policy when: kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation mengenai benturan kepentingan ketika:
1. Mewakili atau melaksanakan kegiatan atas nama bisnis, perorangan atau badan dari mana
1. Representing or undertaking activities on behalf of any business, person or agency from PT. SofwareAG Indonesia Operation mendapatkan keuntungan;
whom PT. SofwareAG Indonesia Operation benefits 2. Mewakili atau melaksanakan kegiatan atas nama bisnis, perorangan atau badan yang
2. Representing or undertaking activities on behalf of any business, person or agency that mendapatkan keuntungan dari PT. SofwareAG Indonesia Operation.
benefits from PT. SofwareAG Indonesia Operation.

4.24. Unnecessary appreciation gestures 4.24 Larangan Menerima Hadiah

1) Employee shall not receive commission for any purchase of goods or service for personal 1) Setiap karyawan dilarang menerima komisi dari pembelian atau jasa untuk kepentingan
gain. pribadi.
2) Employee shall not request or receive any gift that clearly related to his/her position in the 2) Setiap karyawan dilarang untuk meminta atau menerima hadiah yang diketahui atau diduga
Company or such gift is a direct or indirect reward from performing his/her job for the ada hubungannya dengan kedudukan atau jabatan karyawan di Perusahaan atau hadiah
Company tersebut merupakan imbalan langsung maupun tak langsung dari pelaksanaan tugas
Perusahaan
3) Gift above define as any form of reward in cash, material, facilities etc received including any 3) Yang dimaksud hadiah dalam ayat di atas adalah pemberian dalam bentuk uang, barang
discount or commission for personal gain. maupun fasilitas dan lain sebagainya termasuk pemberian potongan harga dan komisi untuk
kepentingan pribadi.

-15/39-
4.25. Use of Alcohol and Drugs 4.25 Penggunaan Minuman Beralkohol dan Obat Terlarang

The use, distribution, dispensing or possession of alcohol or controlled substances is prohibited Penggunaan, pengedaran, pembagian atau kepemilikan minuman beralkohol atau bahan terlarang
while at work and when working with community and or representing PT. SofwareAG Indonesia lainnya dilarang dilakukan pada saat kerja di tempat kerja dan ketika bekerja di masyarakat dan
Operation in any way. atau mewakili PT. SofwareAG Indonesia Operation dalam hal apapun.

Employees determined to have violated this policy will be subject to disciplinary action, which can Karyawan yang ditetapkan telah melanggar kebijakan ini akan dikenakan tindakan disipliner,
include termination as supported by the existing regulations. termasuk pemutusan hubungan kerja yang pelaksanaannnya berpedoman pada peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

5. Career Development 5. Pengembangan Karir

5.1. Performance Evaluation 5.1 Evaluasi Kinerja

Each PT. SofwareAG Indonesia Operation employee and Supervisor will utilize the Performance Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation dan Atasannya melakukan Peninjauan Kinerja,
Review, Planning and Development (PRPD) as a means of fostering development and motivation to Perencanaan dan Pengembangan Kinerja (PPPK) sebagai sarana untuk memupuk pengembangan
reach their potential. Both strengths and challenges or areas of improvement will be identified to dan motivasi untuk mencapai potensi maksimum. Baik dari segi kekuatan maupun tantangan atau
improve work performance. identifikasi bagian yang dapat diperbaiki diidentifikasi demi peningkatan kinerja kerja.

The PRPD form will be an important consideration in determining whether to award a promotion, PPPK merupakan faktor penting pada saat dilakukan pertimbangan akan promosi, pelatihan, rotasi,
training, rotation, and salary increase. dan kenaikan gaji.

PRPD is conducted with the following schedule and objectives: PPPK dilaksanakan sesuai dengan jadwal dan obyektif berikut:
The latest 5 (five) working days ▪ Consideration of nominating as permanent Selambat-lambatnya 5 (lima) hari ▪ Mempertimbangkan apakah akan diberikan
before the end of probationary Employee; kerja sebelum berakhirnya masa PKWTT (Karyawan tetap);
period ▪ To establish goals in PRPD. percobaan ▪ Menetapkan target PPPK
End of December current year ▪ To review the Performance target, Planning, Review, Akhir Desember tahun berjalan ▪ Meninjau target Peninjauan, Perencanaan, dan
and performance improvement; Pengembangan Kinerja;
▪ To establish future goals. ▪ Menetapkan target masa mendatang.

HR will remind the relevant supervisor and employee of the unresolved PRPD on a monthly basis SDM akan mengingatkan atasan tentang jadwal PPPK, baik untuk mengakhiri masa percobaan
via email. maupun rutin tahunan melalui surat elektronik setiap bulan.

Each supervisor is responsible to submit the completed PRPD file to HR 1 (one) week before the Atasan langsung bertanggung jawab untuk menyerahkan dokumen PPPK yang telah diisi kepada
due date. SDM 5 (lima) hari kerja sebelum tanggal jatuh tempo.

Two weeks before the due date, the Supervisor should arrange a meeting with the employee to Dua minggu sebelum tanggal jatuh tempo, atasan dan SDM harus menjadwalkan pertemuan
discuss the PRPD. The discussion will take place in a private and confidential setting, and be dengan Karyawan untuk membahas PPPK. Diskusi akan berlangsung di tempat yang privat dan
conducted in an honest, fair and professional manner. tertutup, dan dilandaskan sikap yang jujur, adil dan profesional.

The Supervisor and employee will go through each question and issue in the PRPD, with the Atasan dan Karyawan akan menjawab setiap pertanyaan dan hal yang tercantum dalam PPPK,

-16/39-
opportunity to have discussion and provide explanation. dengan menyediakan kesempatan untuk diskusi dan memberikan penjelasan.

Prior to the meeting with the Supervisor, the employee should prepare a written self-assessment Sebelum pertemuan dengan atasan, Karyawan harus mempersiapkan suatu penilaian-diri secara
as a basis of discussion. The Supervisor will write the input on the PRPD along with the final tertulis yang akan digunakan sebagai dasar pembicaraan. Atasan akan memberikan masukan ke
responses from the employees. dalam PPPK beserta tanggapan dari Karyawan.

It is a mutual responsibility between the Supervisor and the employee to ensure that everything Baik atasan maupun Karyawan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa apa yang dituangkan
written and agreed in the PRPD should be taken into account and reviewed every semester (6 dan disepakati dalam PPPK akan dipertimbangkan dan ditinjau kembali untuk memperhatikan
months) toward any recommended changes. perubahan-perubahan yang direkomendasikan sebelumnya.

The original PRPD Forms will be kept in the personnel file. The form is considered restricted, Formulir PPPK asli disimpan di arsip personalia. Formulir ini dikategorikan sebagai dokumen yang
confidential document and may not be viewed by any unauthorized person without advance terbatas dan rahasia dan tidak dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang tanpa persetujuan
approval of the Country Director. awal dari Direktur Wilayah.

5.2. Promotion 5.2 Promosi

Promotion may be defined as enrichment of Position Description, grading raise, salary raise or Promosi dapat didefinisikan sebagai perluasan Uraian Tugas, kenaikan kelas, kenaikan gaji atau
combination of all three. kombinasi dari ketiganya.

Whenever appropriate and possible, PT. SofwareAG Indonesia Operation will make every effort to Bila dianggap tepat dan memungkinkan, PT. SofwareAG Indonesia Operation akan berusaha untuk
promote current employees for available positions. mempromosikan Karyawannya ke dalam posisi lowong.

Position Description enrichment may not always be leading to salary increases or vice versa. Perluasan Uraian Tugas tidak selalu berarti kenaikan gaji atau sebaliknya.
Promotions may or may not correspond with the Performance Review, Planning and Development Promosi dapat saja berkaitan atau dapat juga tidak berkaitan dengan proses PPPK.
(PRPD) process.

The employee’s positive performance evaluations conducted on annual basis, changes in work Hasil evaluasi per tahun yang memuaskan, perubahan dalam ketentuan kerja, jabatan, tanggung
requirements, title, responsibilities, skill level and/ or capability are the essential determinates as to jawab, tingkat keterampilan dan kemampuan Karyawan merupakan faktor-faktor utama yang
whether an employee is considered for a promotion or not. menentukan apakah Karyawan layak dipertimbangkan untuk promosi atau tidak.

Promotions are categorized as follows: Promosi dikategorikan sebagai berikut:

a. Permanent promotion, as the outcome of the PRPD; a. Promosi biasa, sebagai hasil akhir suatu PPPK;
b. Accelerated promotion, as the result of an excellence performance, equity in salary, or urgent b. Promosi dipercepat, sebagai akibat dari kinerja hebat, upah adil, atau kebutuhan mendadak
need of the Company. dan penting dari perusahaan.

For situations where it is deemed necessary or beneficial to recruit internally, PT. SofwareAG Apabila rekrutmen internal dianggap perlu atau menguntungkan, Karyawan PT. SofwareAG
Indonesia Operation’ current employees will be encouraged to apply competitively for the position Indonesia Operation dianjurkan untuk melamar dan bersaing untuk suatu posisi lowong dan dalam
with no favorable treatment during the selection process. proses seleksi ini semua akan diperlakukan sama.

-17/39-
5.3. Employee Developments 5.3 Pengembangan Karyawan

PT. SofwareAG Indonesia Operation seeks to provide employees with opportunities for professional PT. SofwareAG Indonesia Operation berusaha memberikan Karyawan kesempatan untuk tumbuh
growth within the Company. secara profesional di dalam perusahaan sepanjang hal itu memungkinkan.

Most staff development will be on the job. Pada umumnya, pengembangan staf akan berlangsung pada saat melakukan pekerjaan.

Formal training and skill-building opportunities may be made available to employees. The Pelatihan formal dan kesempatan mengembangkan keterampilan dapat diberikan untuk Karyawan.
Supervisor in consultation with the staff will have the responsibility to identify training and skill- Atasan langsung, dengan berkonsultasi dengan staf, bertanggung jawab untuk mengidentifikasi
building needs to implement an action plan. kebutuhan pelatihan dan pengembangan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan
rencana kerja.

Individual development plans for professional growth will be developed from performance reviews Rencana pengembangan perorangan untuk pertumbuhan profesional dikembangkan dari tinjauan
as well as other means. kinerja serta sumber lainnya.

5.4. Transfer 5.4 Mutasi

Transfer of staff is occasionally required for administrative and program purposes. Terkadang Karyawan harus dimutasikan untuk tujuan administratif dan program.

Any employee may be transferred from one position, department, and/or field offices to another, if Setiap Karyawan dapat saja dimutasi dari satu posisi, departemen, dan/atau kantor lapangan ke
and when the necessity arises at the discretion of PT. SofwareAG Indonesia Operation. lainnya, bilamana dan kapan dianggap perlu sesuai dengan kebijaksanaan PT. SofwareAG
Indonesia Operation.

A transfer shall not result in a decrease in salary, lower classification or change of contract status. Suatu mutasi tidak akan mengakibatkan dengan turunnya gaji, kelas, atau berubahnya status
Perjanjian Kerja.

Supported by the Management, the direct Supervisor may discuss the refusal or acceptance of a Dengan didukung oleh Manajemen, Atasan langsung saat itu dapat membahas dengan Karyawan
transfer together with the staff. penolakan atau penerimaan suatu mutasi.

6. Remuneration 6. Pengupahan

6.1. PT. SofwareAG Indonesia Operation Policy 6.1 Kebijakan PT. SofwareAG Indonesia Operation

PT. SofwareAG Indonesia Operation believes that the salary and benefits given to the employees PT. SofwareAG Indonesia Operation percaya bahwa upah dan tunjangan yang diberikan kepada
are an essential component of the effective management of the Company and a key to achieving Karyawan merupakan komponen esensial bagi manajemen efektif dari perusahaan ini dan kunci
its objectives in Indonesia. bagi pencapaian sasarannya di Indonesia.

The determination of salary rate shall be based on the performance, position, expertise, outlook, Tingkat upah ditentukan berdasarkan kinerja, posisi, keahlian, cara pandang, dan aspek lainnya
and other aspects from the respective employee. Employees will be paid according to the dari Karyawan terkait. Karyawan mendapat upah sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan
Indonesian Labor Law practicing the official minimum wage in province. Indonesia paling tidak sebesar upah minimum provinsi yang berlaku.

The compensation package describe in this document is based on the following principles: Paket kompensasi yang diuraikan dalam dokumen ini didasarkan atas prinsip berikut:
a) Attract and retain competent and highly productive employees; a) Menarik dan mempertahankan Karyawan yang kompeten dan sangat produktif;
b) Greater responsibility equals higher pay; b) Tanggung jawab yang lebih besar berarti upah yang lebih tinggi;

-18/39-
c) Reward excellence.
6.2. Salary
Referring to law number 13 year 2003, a wage is the right of the worker/ laborer that is received
and expressed in the form of money as remuneration from the entrepreneur or the employer to
workers/ laborer, which amount is determined and paid according to a work agreement,
consensus, or laws and regulations, including allowances for the worker/ laborer and their family
for a job and or service that has been performed or will be performed.
Salary and Salary Scale is exclusive and privacy of individual employee and not to be share or
discuss with unauthorized personnel.
The components of salary in PT. SofwareAG Indonesia Operation consist of basic salary that
already covering fixed, transport allowancesa and bonus. Additional Compensation is provided
when an employee receives Short Term Assignment (STA) based on agreement, and for a certain
period of time.
The salary calculation will be based on employees’ actual number of duty days per month, as
stated in the timesheet.
Salary deduction will be made to any employee who is absent without formal authorization from
the Superior.
Calculation for working day is established as follows:
1/21 (one per twenty one) days x monthly salary rate
Any income tax applicable to the above salary shall be borne by the employee.
PT. SofwareAG Indonesia Operation will evaluate the salary structure and conduct a market survey
at least every two years.
6.3. Payment 6.3 Pembayaran Upah
The payment process will be conducted every 25th of the months. Should 25 th of the month falls
on holiday payment will be made at the previous working day.
The standard method of payment in PT. SofwareAG Indonesia Operation is wired-transfer to the
employee’s account.
Payments are equal to the employee’s monthly salary with any approved additions or withholdings
taken into account.
-19/39-
c) Menghargai mutu yang sangat tinggi.
6.2 Upah
Upah menurut UU Nomor 13 Tahun 2003, adalah hak pekerja/buruh yang dinyatakan dalam
bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang
ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan
perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu
pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan
Upah dan skala upah adalah eksklusif dan tertutup dari masing-masing karyawan dan tidak untuk
di bagikan atau didiskusikan dengan karyawan lain yang tidak berkepentingan.
Komponen upah di PT. SofwareAG Indonesia Operation terdiri dari upah pokok yang sudah
mencakup tunjangan tetap, uang transport dan bonus. Tunjangan tidak tetap diberikan apabila
karyawan mendapatkan Tugas Jangka Pendek (TJP) berdasarkan kesepakatan bersama, dan untuk
kurun waktu tertentu.
Upah dihitung berdasarkan jumlah hari kerja Karyawan dalam satu bulan, seperti yang dinyatakan
dalam lembar absensi.
Upah akan dikurangi bila Karyawan mangkir tanpa persetujuan resmi dari Atasan.
Perhitungan upah per hari kerja ditetapkan sebagai berikut:
1/21 (satu per dua puluh satu) hari x gaji bulanan
Pajak penghasilan terhadap upah tersebut di atas menjadi tanggungan Karyawan.
PT. SofwareAG Indonesia Operation akan mengevaluasi struktur upah dan melaksanakan survei
pasar paling sedikit setiap dua tahun sekali.
Proses pembayaran dilakukan pada setiap bulannya setiap tanggal 25 bulan berjalan. Jika tanggal
25 jatuh pada hari libur maka pembayaran dilakukan di hari kerja sebelumnya.
Metode pembayaran standar di PT. SofwareAG Indonesia Operation adalah mengirim melalui
kawat--transfer ke rekening Karyawan.
Pembayaran adalah upah bulanan Karyawan dengan memperhitungkan tambahan atau
pemotongan.
6.4. Salary Deduction 6.4 Pemotongan Upah

PT. SofwareAG Indonesia Operation may deduct one’s salary for any unsettled advances, or PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat memotong upah Karyawan berkaitan dengan uang
expenses. muka atau pengeluaran yang belum terselesaikan.

PT. SofwareAG Indonesia Operation has the right to seek reimbursement for Companyal material PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki hak untuk mengupayakan penggantian atas kerugian
loss or damage caused by employee’s lack of care. The obligation of such settlements will be at atau kerusakan material terhadap milik Perusahaan karena Karyawan kurang hati-hati. Kewajiban
the sole discretion of the mangement referring to asset refund policy. penyelesaian ini sepenuhnya sesuai dengan kebijaksanaan manajemen dengan berpedoman pada
ketentuan dalam asset refund policy (kebijakan mengenai pengembalian asset).

Salary deduction is guided by Government Regulation No 78 year 2015 on Wages Pemotongan Upah berpedoman pada Peraturan Pemerintah No 78 tahun 2015 tentang
Pengupahan.

6.5. Merrit increase 6.5 Kenaikan Upah

On annual basis, all permanent employees are eligible for a salary increase of work performance Setiap tahun sekali, Karyawan tetap berhak memperoleh kenaikan upah berdasarkan hasil evaluasi
evaluation, kinerja

Each salary increase will consider PT. SofwareAG Indonesia Operation total funding at hand, Setiap kenaikan upah dilakukan dengan memperhitungkan total dana yang dimiliki PT. SofwareAG
positive performance evaluations, changes in work requirements, and the marketplace. Indonesia Operation, penilaian kinerja positif, perubahan pada tuntutan kerja, dan pasar.

The percentage number will be determined by the supervisor in consultation with the Jumlah persentase kenaikan akan ditentukan oleh Atasan sesudah berkonsultasi dengan
Management. Manajemen.

6.6. Overtime 6.6 Jam Kerja Lembur

Detailed explanation regarding overtime can be found in Article 3.3. Keterangan rinci mengenai jam kerja lembur dapat dibaca pada pasal 3.3.

Based on Decree of the Minister Manpower no. 102/MEN/VI/2004 stated that the overtime Dalam Kepmenakertrans no. 102/MEN/VI/2004 dicantumkan bahwa rumus upah lembur untuk
calculation for employee will be based according to the employee’s hourly rate with the following Karyawan didasarkan atas upah per jam Karyawan sebagai berikut:
calculation:
1/173 X monthly salary 1/173 X upah bulanan

Overtime will be paid together with the salary with the following calculation: Upah lembur dibayar bersama upah dengan rumus sebagai berikut:

Work Day: Hari Kerja:

First hour = One and a half (1½) X employee’s hourly rate. Jam Pertama = 1½ (satu setengah) X upah Karyawan per jam.
The following hours = Two (2) X employee’s hourly rate Jam berikutnya = 2 (dua) X upah Karyawan per jam.

Holiday/ Weekend: Hari Libur/Akhir Pekan:

The first 7 (seven) hours = Two (2) X employee’s hourly rate. 7 (tujuh) jam pertama = 2 (dua) X upah Karyawan per jam.
The 8th hour = Three (3) X employee’s hourly rate. Jam ke-8 = Tiga (3) X upah Karyawan per jam.
Above 8 hour = Forth (4 ) X employee’s hourly rate Di atas jam ke-8 = Empat (4 ) X upah Karyawan per jam.

-20/39-
Overtime must be stated in the employee’s timesheet and approved by the Supervisor. Jam kerja lembur harus dicantumkan dalam lembar absensi Karyawan dan disetujui oleh Atasan.

If overtime is not approved in advance, no compensation will be made. Apabila jam kerja lembur tidak disetujui sebelumnya, kerja lembur tidak akan dibayar.

7. Benefits and Allowances 7. Tunjangan

Benefit is an incentive provided by PT. SofwareAG Indonesia Operation to each employee in Tunjangan adalah insentif yang diberikan oleh PT. SofwareAG Indonesia Operation kepada
reference to the status and/or grade within the Company. Karyawan sesuai dengan status dan/atau tingkatan dalam perusahaan.

All benefits will only be calculated according to the effective working date. Tunjangan dihitung berdasarkan tanggal efektif mulai bekerja.

For employee who has ended employment in the past and decided to join and/ or is being rehired Karyawan yang pernah bekerja untuk PT. SofwareAG Indonesia Operation dan memutuskan untuk
by PT. SofwareAG Indonesia Operation will have to use the effective date, and not the preliminary kembali dan/atau akan dipekerjakan kembali oleh PT. SofwareAG Indonesia Operation akan
date. menggunakan tanggal efektif, bukan tanggal mulai kerja pada masa yang lalu.

7.1. Festive Allowance 7.1 Tunjangan Hari Raya

All PT. SofwareAG Indonesia Operation employees who have worked for a full calendar year are Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation yang telah bekerja satu tahun kalendar penuh
entitled to receive Festive allowance equivalent to 1 (one) month base salary. berhak atas tunjangan hari raya sebesar 1 (satu) bulan upah.

The festive allowance will be paid for all employees on Lebaran/Eid Mubarak Tunjangan hari Raya dibayarkan bagi seluruh karyawan dibayarkan pada hari raya Idul Fitri

The allowance will be paid 2 (two) weeks before the Lebaran day, unless stated otherwise by the Tunjangan hari raya dibayarkan bersamaan dengan upah 2 (dua) minggu sebelum hari raya.
Management.

For employees who have worked less than a year, including probationary employees, will receive a Karyawan yang belum menyelesaikan masa kerja satu tahun penuh, termasuk Karyawan yang
prorated bonus based on the number of full calendar months worked. sedang dalam masa percobaan, menerima tunjangan hari raya secara prorata berdasarkan jumlah
bulan penuh kalender sejak ia mulai bekerja.

7.2. Medical Scheme 7.2 Jaminan Pemeliharaan Kesehatan

PT. SofwareAG Indonesia Operation offers hospital insurance and medical coverage through a local PT. SofwareAG Indonesia Operation menyediakan asuransi kesehatan melalui penyedia jasa
insurance provider to each employee, including the immediate family (spouse and children). asuransi setempat untuk masing-masing Karyawan, termasuk keluarga langsung (suami/isteri dan
anak-anak).

The medical insurance scheme covers the inpatient, outpatient, dental, glasses and maternity Program asuransi kesehatan mencakup rawat inap, rawat jalan, perawatan gigi, perawatan mata,
benefits. details information about the health insurance, can be obtained from the HR unit. kacamata dan melahirkan. Uraian lengkap dicantumkan dalam buku pedoman perawatan
kesehatan yang diberikan oleh perusahaan asuransi dan dapat diperoleh dari unit SDM.

All expenditures exceeding the standard coverage will be the responsibility of the employee. Pengeluaran di atas pertanggungan program kesehatan standar menjadi tanggung jawab
Karyawan.

PT. SofwareAG Indonesia Operation also includes all employees and family members on the BPJS PT. SofwareAG Indonesia Operation juga mengikutsertakan seluruh karyawan dan anggota

-21/39-
Kesehatan program by referring to the laws and regulations. keluarganya pada program BPJS Kesehatan dengan berpedoman pada peraturan perundang-
undangan.

7.3. Social Security Benefit 7.3 BPJS Ketenagakerjaan

In accordance Indonesia law UU No 24 Tahun 2011, PT. SofwareAG Indonesia Operation should Sesuai dengan UU No 24 Tahun 2011, PT. SofwareAG Indonesia Operation harus mendaftarkan
enlist all employees in the social security program, namely BPJS Ketenagakerjaan. seluruh Karyawan dalam program BPJS Ketenagakerjaan.

The BPJS Ketenagakerjaan will cover: BPJS Ketenagakerjaan mencakup:

a) Insurance/Coverage accident; a) Jaminan Kecelakaan Kerja;
b) Life insurance; b) Jaminan Kematian;
c) Old age fund; c) Jaminan Hari Tua
d) Pension. d) Jaminan Pensiun

According to the regulation, Insurance/Coverage Accident and Life Insurance will be borne by the Sesuai dengan peraturan, Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian merupakan tanggung
Company, while the old age fund, pension benefits also should be the responsibility of the jawab perusahaan, sementara santunan Jaminan Hari Tua dan Jaminan Pensiun merupakan
employee. tanggung jawab Karyawan juga.

A total of 3% will be deducted on a monthly basis from the employee’s salary to cover the old-age Sebesar 3% akan dipotong secara bulanan dari upah Karyawan untuk membayar premi santunan
benefits, while the 6.24% will be paid by the Company. jaminan hari tua dan jaminan pensiun, sementara 6.24% akan dibayar oleh perusahaan.

Detailed information concerning BPJS Ketenagakerjaan coverage can be obtained at the HR office. Informasi rinci mengenai BPJS Ketenagakerjaan dapat diperoleh di kantor SDM.

7.4. Bereavement allowance 7.4 Santunan Kematian

In the event whereas an employee lost his/her direct family member (father, mother, spouse, Dalam hal dimana anggota keluarga langsung (ayah, ibu, pasangan dan anak) dari Karyawan
children), PT. SofwareAG Indonesia Operation shall donate Rp 1,000,000 (one million rupiah) as meninggal dunia, PT. SofwareAG Indonesia Operation akan memberikan santuan kematian yang
bereavement allowance for each passing member of employee’s family. besarnya adalah Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) untuk setiap anggota keluarga Karyawan yang
meninggal dunia.

7.5. Marriage Gift 7.5. Hadiah Pernikahan

For employee who has been working for 6 consecutive months, The company will provide Marriage Perusahaan akan memberikan hadiah pernikahan bagi karyawan yang baru melangsungkan
gifts amounting Rp. Rp 1,000,000 (one million rupiah) by submitting a copy of the marriage pernikahan sebesar Rp. Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) dan karyawan tersebut telah bekerja
certificate to the HR department. berturut turut selama 6 bulan dengan menyerahkan Salinan akte pernikahan ke bagian SDM.

7.6. Birth Gift 7.6. Hadiah kelahiran

For employee who has been working for 6 consecutive months, the company will award Perusahaan akan memberikan hadiah kelahiran bagi karyawan yang anaknya baru lahir sebesar Rp
employee's newborn amounting to IDR 1.000.000 as birth gift by submitting birth certificate to HR. 1.000.000 (satu juta rupiah) dan karyawan tersebut telah bekerja berturut turut selama 6 bulan
dengan menyerahkan Salinan keterangan lahir ke bagian SDM

-22/39-
 7.7. Child Birthday Gift
For employee who has been working for 6 consecutive months, the company will reward
employee's child amounting to IDR 500.000 (five hundred thousand rupiah) until 17 years old on
child's birthday
7.8. Employee Training and Development
Training and Development of employees is an integral part of PT. Softwareag Indonesia Operation
strategy for people development. Software AG believes that its employees are a vital resource.
The Company is committed to the ongoing investment of time and resources to support staff in
achieving personal and professional development. The Company has a responsibility to provide its
people with the skills and knowledge required for competent performance of their jobs. Each
employee has the responsibility for their own development and for the sharing of knowledge and
ideas with their team.
Ongoing and relevant training leads to an Employee becoming more competent and this in turn
adds value to Software AG’s customers and hence Software AG. The focus is aimed at motivating,
managing and developing its Employees to maintain its competitive advantage globally. Training
and development provided is always driven by business needs:
• What Employees need to know to do their job well, now and in the future; and
• What Employees need to develop as Software AG expands.
On this basis, training can be different from Department to Department and from individual
Employee to Employee.
Training and Development Needs Identification and Delivery It is the Company’s policy to invest in
staff development and training. Your needs should be discussed during your performance review
and once agreed included in a Development and Career plan. Each Manager is responsible for
ensuring that the training needs of employees under his/her supervision is recognized and met.
Software AG will support and guide Employees in their training and development and provide a
range of development opportunities to ensure that Employees are effectively skilled and confident
to meet business challenges. Varying methods will be used to provide the necessary learning
opportunities such as:
-23/39-
7.7. Child Birthday Gift
Perusahaan akan memberikan hadiah ulang tahun bagi karyawan yang anaknya berulang tahun
setiap tahunnya sampai dengan umur 17 tahun sebesar Rp 500.000 (Lima Ratus Ribu rupiah) dan
karyawan tersebut telah bekerja berturut turut selama 6 bulan.
7.8. Pelatihan dan pengembangan karyawan
Pelatihan dan Pengembangan karyawan adalah bagian integral dari strategi PT. Softwareag
Indonesia Operation untuk pengembangan sumber daya manusia. PT. Softwareag Indonesia
Operation percaya bahwa karyawannya adalah sumber daya yang sangat vital. Perusahaan
berkomitmen untuk investasi waktu dan sumber daya yang berkelanjutan untuk mendukung staf
dalam mencapai pengembangan pribadi dan profesional. Perusahaan memiliki tanggung jawab
untuk menyediakan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan bagi karyawannya untuk
melaksanakan pekerjaannya dengan kompeten. Setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk
pengembangan mereka sendiri dan untuk berbagi pengetahuan dan ide dengan tim mereka.
Pelatihan yang sedang berlangsung dan relevan menyebabkan Karyawan menjadi lebih kompeten
dan pada gilirannya menambah nilai bagi pelanggan PT. Softwareag Indonesia Operation dan
karenanya Software AG. Fokusnya ditujukan untuk memotivasi, mengelola, dan mengembangkan
Karyawannya untuk mempertahankan keunggulan kompetitifnya secara global. Pelatihan dan
pengembangan yang diberikan selalu didorong oleh kebutuhan bisnis:
• Apa yang perlu diketahui Karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik,
sekarang dan di masa depan; dan
• Apa yang perlu dikembangkan Karyawan saat PT. Softwareag Indonesia Operation
berkembang.
Atas dasar ini, pelatihan dapat berbeda dari Departemen ke Departemen dan dari Karyawan
individu ke Karyawan.
Pelatihan dan Pengembangan Identifikasi dan Penyampaian Kebutuhan Merupakan kebijakan
Perusahaan untuk berinvestasi dalam pengembangan dan pelatihan staf. Kebutuhan Anda harus
didiskusikan selama tinjauan kinerja Anda dan setelah disetujui dimasukkan dalam rencana
Pengembangan dan Karier. Setiap Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
kebutuhan pelatihan karyawan di bawah pengawasannya diakui dan dipenuhi.
icable).
PT. Softwareag Indonesia Operation akan mendukung dan membimbing Karyawan dalam pelatihan
dan pengembangan mereka dan memberikan berbagai peluang pengembangan untuk memastikan
bahwa Karyawan memiliki keterampilan yang efektif dan percaya diri untuk memenuhi tantangan
bisnis. Berbagai metode akan digunakan untuk memberikan kesempatan belajar yang diperlukan
seperti:
• Classroom training - involving both internal and external programs;
• On-the-Job training - conducted by a Manager, trainer or colleague;
• Ongoing coaching - by Manager or trainer;
• Work based projects and secondments;
• Self paced learning – using resources available (books, videos, computer based programs,
cassettes, subscriptions); and
• Support for tertiary education studies (if applicable).
7.9. Salary Payment during Prolonged Illness
Supported by a medical examination and confirmation letter from a doctor, during a prolonged
illness an employee will be paid according to the existing law and regulation:
a) 100% salary for the first 4 (four) months period;
b) 75% salary for the second 4 (four) months period;
c) 50% salary for the third 4 (four) months period;
d) 25% salary for further months.
PT. SofwareAG Indonesia Operation may terminate employment with reference to article 172 of
Law Number 13 year 2003 if the respective employee is still unable to work after 12 (twelve)
consecutive months.
7.10. Allowance for the Family of an Employee who is under Arrest or under Suspension/ Santunan untuk Keluarga dari Karyawan yang
Ditahan Pihak Berwajib atau yang Diskors
An employee, who is arrested by the authorities for reasons unrelated to and/ or as a complaint of
PT. SofwareAG Indonesia Operation, shall not receive the salary. The family of the arrested
employee shall receive an allowance from the Company according to the following conditions:
▪ 25% salary for 1 (one) dependent;
▪ 35% salary for 2 (two) dependents;
▪ 45% salary for 3 (three) dependents,
▪ 50% salary for 4 (four) dependents.
PT. SofwareAG Indonesia Operation may suggest a termination after the employee has been
imprisoned and or unable to perform his/her duties after 6 (six) months.
If PT. SofwareAG Indonesia Operation suspects an employee of a criminal offense, the office will
request the police to do an investigation, and keep the employee for custody for compelling
evidence.
In the case the court decides the case prior to the passing of 6 (six) months and the employee is
-24/39-
• Pelatihan kelas - yang melibatkan program internal dan eksternal;
• Pelatihan di tempat kerja - dilakukan oleh manajer, pelatih atau kolega;
• Pelatihan yang sedang berlangsung - oleh Manajer atau pelatih;
• Proyek dan penugasan berdasarkan pekerjaan;
• Belajar sendiri - menggunakan sumber daya yang tersedia (buku, video, program berbasis
komputer, kaset, langganan); dan
• Dukungan untuk studi pendidikan tersier (jika berlaku).
7.9. Pembayaran Upah Selama Sakit Berkepanjangan
Bila ada hasil pemeriksaan kesehatan dan surat keterangan dokter, selama sakit berkepanjangan
Karyawan akan dibayar sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku:
a) 100% dari upah untuk 4 (empat) bulan pertama;
b) 75% dari upah untuk 4 (empat) bulan kedua;
c) 50% dari upah untuk 4 (empat) bulan ketiga;
d) 25% dari upah untuk bulan-bulan selanjutnya.
PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat mengakhiri hubungan kerja bila Karyawan masih tetap
tidak dapat bekerja sesudah 12 (dua belas) bulan berturut-turut dan dilaksanakan sesuai pasal 172
UU No.13 Tahun 2003.
Karyawan, yang ditahan pihak yang berwajib bukan atas pengaduan atau atas pengaduan PT.
SofwareAG Indonesia Operation, tidak menerima upah. Keluarga Karyawan yang ditahan pihak
berwajib akan menerima bantuan dari perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut:
▪ untuk 1 (satu) orang tanggungan: 25% dari upah
▪ untuk 2 (dua) orang tanggungan: 35% dari upah
▪ untuk 3 (tiga) orang tanggungan: 45% dari upah
▪ untuk 4 (empat ) orang tanggungan atau lebih: 50% dari upah
PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap
Karyawan yang telah dipenjara dan atau tidak dapat melakukan pekerjaan selama paling kurang 6
(enam) bulan.
Apabila PT. SofwareAG Indonesia Operation mencurigai seorang Karyawan telah melakukan
pelanggaran pidana, perusahaan akan mengajukan permohonan kepada polisi untuk melakukan
investigasi, dan menahan Karyawan bila ada bukti-bukti yang kuat.
Dalam hal pengadilan memutuskan perkara sebelum masa 6 (enam) bulan berakhir dan Karyawan
found not guilty, PT. SofwareAG Indonesia Operation shall reemploy the employee.
If the verdict of the court is guilty, PT. SofwareAG Indonesia Operation is obligated to reinstate the
employee and/ or pay the termination benefits, in accordance with applicable laws and regulations.
8. Termination of Employement
8.1. General Policy
PT. SofwareAG Indonesia Operation shall make all efforts to prevent termination of employment.
PT. SofwareAG Indonesia Operation reserves the right to make decisions at its sole discretion.
The implementation of the termination is carried out after the determination of PPHI institution in
accordance with regulation from the Department of Manpower and Transmigration, namely, Law
of the Republic of Indonesia no. 13/2003 on Manpower, Jo Laws No 2 Year 2004 and other related
legislation.
Should termination of employment take place, PT. SofwareAG Indonesia Operation shall pay the
employee severance pay and or service pay, and compensation pay for entitlements, and/or other
rights in accordance with the provisions of laws and regulations.
When the reduction of personnel is inevitable, PT. SofwareAG Indonesia Operation will make an
attempt to provide a minimum of 30 (thirty) days short notice, and support the staff to make the
transition to his/her next employment, such as providing personal recommendation, reference
letter etc.
8.2. Exception
The decision for termination as mentioned under article 8.1 is not required in case of:
a) The employee is still on probation period
b) The employee submit written request for resignation at his/her own will
c) Employment relationship comes to and end according to the work agreement for a specified
time for the first time
d) The employee dies
-25/39-
dinyatakan tidak bersalah, PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat mempekerjakan Karyawan
kembali.
Apabila Karyawan dinyatakan bersalah oleh pengadilan, PT. SofwareAG Indonesia Operation
diwajibkan untuk mempekerjakan Karyawan kembali dan/atau membayar manfaat saat berhenti
bekerja, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Pemutusan Hubungan Kerja
8.1 Ketentuan Umum
PT. SofwareAG Indonesia Operation dengan segala upaya mengusahakan agar jangan terjadi
pemutusan hubungan kerja.
PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki hak untuk membuat keputusan sepenuhnya atas
kebijaksanaannya. Pelaksanaan pemutusan hubungan kerja dilaksanakan setelah mendapat
penetapan Pemutusan Hubungan Kerja dari lembaga PPHI sesuai dengan peraturan Perundangan
yang berlaku yakni Undang-undang Ketenagakerjaan nomor 13 tahun 2003, Jo UU No 2 Tahun
2004 dan peraturan perundang-undangan terkait lainnya.
Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, PT. SofwareAG Indonesia Operation diwajibkan
membayar uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak
yang seharusnya diterima, dan/atau hak-hak lain sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Bila pengurangan tenaga kerja tidak dapat dihindari, PT. SofwareAG Indonesia Operation akan
memberitahu Karyawan yang terkena paling kurang 30 (tiga puluh) hari sebelumnya dan akan
melakukan upaya selayaknya untuk membantu mereka dalam transisi ke pekerjaan lain, misalnya
dengan memberikan rekomendasi pribadi, surat referensi kerja, dan lainnya.
8.2 Pengecualian
Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8.1 tidak diperlukan dalam hal :
a) Karyawan masih dalam masa percobaan kerja;
b) Karyawan mengajukan permintaan pengunduran diri, secara tertulis atas kemauan sendiri;
c) berakhirnya hubungan kerja sesuai dengan perjanjian kerja waktu tertentu untuk pertama
kali;
d) Karyawan meninggal dunia.
8.3. Breach of Terms and Condition of Employment
8.4. Severe Violation
PT. SofwareAG Indonesia Operation may terminate the employment of an employee should the
employee has committed the followings:
a) Stolen or smuggled goods and/or money that belongs to PT. SofwareAG Indonesia Operation
b) Given false or falsified information that causes PT. SofwareAG Indonesia Operation to incur
losses
c) Drunk, drunken intoxicating alcoholic drinks consumed and or distributed narcotics,
psychotropic substance and other additive substance in the working environment
d) Committed immorality/indecency or gambled in the working environment
e) Stacked, battered, threatened, or intimidated his other co-workers or the entrepreneur in the
working environment.
f) Persuaded his or her co-workers or the management to do something that against laws and
regulations.
g) Carelessly or intentionally destroyed or let the property of the entrepreneur exposed to
danger, which caused PT. SofwareAG Indonesia Operation to incur losses.
h) Intentionally or carelessly let his or her co-workers or the management exposed to danger in
the workplace.
i) Unveiled or leaked the PT. SofwareAG Indonesia Operation’s secrets, which is supposed to
keep secret unless otherwise required by the State; or
j) Committed other wrongdoings within the working environment, which call for imprisonment
for 5 (five) years or more.
An employee whose employment is terminated because of reasons as mentioned herein may
receive compensation pay for entitlements according to the decision of PPHI Institution.
8.5. Violation of Work Agreement and or the Company Regulation
In case the employee violates the provisions that are specified under work agreement and or the
Company regulations, PT. SofwareAG Indonesia Operation may terminate the employment after
the issuance of the first, second and third warning letters (WL). Each warning letter issued shall be
for the maximum period of 6 (six) months.
-26/39-
8.3 Pelanggaran Persyaratan Hubungan Kerja
8.4 Pelanggaran Berat
PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat memutuskan hubungan kerja dengan alasan mendesak
dan dilaksanakan sesuai Peraturan Perundangan yang berlaku terhadap Karyawan dengan alasan
pelanggaran berat sebagai berikut:
a) melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan barang dan/atau uang milik PT.
SofwareAG Indonesia Operation;
b) memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga merugikan PT. SofwareAG
Indonesia Operation;
c) mabuk, meminum minuman keras yang memabukkan, memakai dan/atau mengedarkan
narkotika, psikotropika, dan zat adiktif lainnya di lingkungan kerja;
d) melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja;
e) menyerang, menganiaya, mengancam, atau mengintimidasi teman sekerja atau manajemen
di lingkungan kerja;
f) membujuk teman sekerja atau manajemen untuk melakukan perbuatan yang bertentangan
dengan peraturan perundang-undangan;
g) dengan ceroboh atau sengaja merusak atau membiarkan dalam keadaan bahaya barang milik
perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi PT. SofwareAG Indonesia Operation;
h) dengan ceroboh atau sengaja membiarkan teman sekerja atau manajemen dalam keadaan
bahaya di tempat kerja;
i) membongkar atau membocorkan rahasia PT. SofwareAG Indonesia Operation yang
seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara, atau
j) melakukan perbuatan lainnya di lingkungan kerja yang diancam pidana penjara 5 (lima)
tahun atau lebih.
Karyawan yang putus hubungan kerja karena alasan sebagaimana disebutkan dalam pasal ini
menerima kompensasi atas hak sesuai keputusan lembaga PPHI yang telah berkekuatan hukum
tetap.
8.5. Pelanggaran Perjanjian Kerja dan atau Peraturan Perusahaan
Dalam hal Karyawan melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja dan
atau peraturan perusahaan, PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat melakukan pemutusan
hubungan kerja, setelah kepada Karyawan yang bersangkutan diberikan Surat Peringatan (SP)
pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, masing-masing berlaku untuk paling lama 6
(enam) bulan.
WL 1 will be issued for minor violation such as:
1. Disciplinary related attendance and working hours,
2. Inferior work performance;
3. Failure to use office facilities that cause damage and can not be held accountable;
4. Repeated omissions in conveying incorrect information.
If during evaluation, the same infrigement is re-done, then the warning level may be given (if
previously WL 1, then WL 2 is given for repeated violation, and so on). WL 3 or last warning letter
will be given if within period of time to make improvements there is no change from the employee,
the Company may give suspension and/or termination.
Employee employment is terminated for reasons as mentioned above shall be entitled to severance
pay amounting to 1 (one) time of the amount of severance pay stipulated under article 9.1, service
pay for period of employment amounting to 1 (one) time of the amount stipulated under Article
9.2, and compensation pay for entitlements according to the provision under Article 9.3.
If the violations are categorized as serious violations such as criminal, fraud or corruption, then it
can be directly issued a termination letter. Types of violations that are also categorized as getting
WL 3 can be seen in:
- 4.16 Regulatory and Companyal Policy Standards;
- 8.3 Breach of Terms of Employment
8.6. Resignation
Employee who resign on their own will, shall be entitled to service pay for period of employment
amounting to 1 (one) time of the amount stipulated under Article 9.2, and compensation pay for
entitlements according to the provision under Article 9.3. Permanent employees who resign of
their own will and comply with the requirements below (a, b and c) are entitled to detachment
money of 1 (one) month salary.
Employee who resigns must fulfill the following requirements:
a) Submit a resignation letter no later than 30 (thirty) days prior to the date of resignation
b) Not being bound by a contract to serve the Company (related to his/her contract and/or
education benefit), and
c) Continue to carry out his/her obligations until the date of his or her resignation.
8.7. Termination due to Rationalization, Pension, Efficiency and Death
Efisiensi dan Meninggal Dunia
Termination of an employee's services may take place at any time for reasons such as the
following:
-27/39-
SP 1 diberikan untuk kasus pelanggaran ringan seperti pelanggaran atas:
1. Kedisiplinan terkait kehadiran dan jam kerja;
2. Kinerja di bawah standar;
3. Kelalaian dalam penggunaan fasilitas kantor yang menyebabkan kerusakan dan tidak dapat
mempertanggung jawabkannya;
4. Kelalaian yang berulang dalam menyampaikan informasi yang tidak benar.
Jika dalam masa evaluasi pelanggaran yang sama dilakukan kembali, maka tingkatan SP dapat
diberikan (jika sebelumnya SP 1, maka akan diberikan SP 2 atas kesalahan yang dilakukan
berulang-ulang, dan demikian seterusnya). SP 3 atau surat peringatan terakhir diberikan jika
dalam masa waktu yang ditentukan untuk melakukan perbaikan tidak ada perubahan yang baik
dari karyawan, maka perusahaan dapat memberikan sanksi skorsing dan/atau PHK.
Karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud
diatas, memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 9.1, uang penghargaan
masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 9.2 dan uang penggantian hak sesuai ketentuan
Pasal 9.3.
Sedangkan jika pelanggaran yang dilakukan dikatagorikan pelanggaran berat seperti kriminal,
kecurangan atau korupsi, maka dapat langsung diberikan surat keputusan PHK. Jenis pelanggaran
yang juga dikategorikan mendapatkan SP 3 dapat dilihat dalam:
- 4.16 Standar Peraturan dan Kebijakan Perusahaan;
- 8.3 Pelanggaran Persyaratan Hubungan Kerja
8.6 Pengunduran Diri
Karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri, memperoleh uang penghargaan masa
kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 9.2 dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal
9.3. Karyawan Tetap yang mengundurkan diri yang sesuai dengan syarat di bawah (a, b dan c)
berhak atas uang pisah yang besarnya 1 (satu) bulan gaji.
Pengunduran diri Karyawan harus memenuhi syarat:
a) Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga
puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri;
b) tidak terikat dalam ikatan dinas (sehubungan dengan kontrak kerja dan/atau tunjangan
pendidikan), dan
c) tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri;
8.7. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Alasan Rasionalisasi, Pensiun,
Hubungan kerja dengan Karyawan dapat diputus karena alasan seperti:
a) reduction of personnel due to reduction in program or program activities which affect the
funding situation and/or personnel
b) Company closing or limitation in budget/fund
c) Age of employee has reached 65 years (65 years is the pension age)
d) employee dies
e) Early retirement (After a working period of more than 25 years)
Employee employment is terminated for reasons above shall be entitled to severance pay
amounting to 2 (two) time of the amount of severance pay stipulated under article 9.1, service pay
for period of employment amounting to 1 (one) time of the amount stipulated under Article 9.2,
and compensation pay for entitlements according to the provision under Article 9.3.
8.8. Performance related Termination
Termination of an employee's services may take place due unsatisfactory service or performance
and after given the 3rd (last) warning letters.
Employee employment is terminated for reasons above shall be entitled to severance pay
amounting to 1 (one) time of the amount of severance pay stipulated under article 9.1, service pay
for period of employment amounting to 1 (one) time of the amount stipulated under Article 9.2,
and compensation pay for entitlements according to the provision under Article 9.3
8.9. Absence without Leave
If an employee has been absent for 5 (five) consecutive days as described in Article 4.9 s/he will
receive service pay for period of employment amounting to 1 (one) time of the amount stipulated
under Article 9.2, and compensation pay for entitlements according to the provision under Article
9.3 and entitle to detachment money of 1 (one) month salary. The basis of this regulation is
regulated in article 168 of Law Number 13 Year 2003.
8.10. Prior to, during and Post Termination
Prior to end of employment, PT. SofwareAG Indonesia Operation will prepare a letter of separation
for each employee, consisting of the following information:
a) Last day of work performed at PT. SofwareAG Indonesia Operation;
b) Date of official separation, especially when an employee chooses to utilize remaining annual
leave days rather than receive them as a cash payment;
During the separation process, all employees should go through an exit interview, conducted by
HR, direct Supervisor or the Manager. The purpose of an exit interview is to gather information
about an employee’s experience that will help PT. SofwareAG Indonesia Operation improve its
performance in the future, both as an employer and as a program implementer.
-28/39-
a) pengurangan jumlah Karyawan yang disebabkan oleh pengurangan program atau aktivitas
program yang mungkin mempengarui pendanaan dan/atau tenaga kerja
b) penutupan perusahaan
c) Usia karyawan sudah mencapai 65 tahun (65 tahun adalah usia pensiun)
d) Karyawan meninggal dunia
e) Pensiun dini (setelah masa kerja lebih dari 25 tahun)
Karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan tersebut diatas memperoleh
uang pesangon sebesar 2 (kali) kali ketentuan Pasal 9.1, uang penghargaan masa kerja sebesar 1
(satu) kali ketentuan Pasal 9.2 dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 9.3.
8.8 Pemutusan Hubungan Kerja Karena Kinerja Yang Buruk
Pemutusan hubungan kerja atas kinerja karyawan dapat dikarenakan prestasi yang buruk setelah
diberikan surat peringatan ke 3 (terakhir).
Karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja dikarenakan kinerja yang buruk
memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 9.1, uang penghargaan masa
kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 9.2 dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal
9.3.
8.9 Mangkir Yang Diklasifikasikan Mengundurkan Diri
Bagi pegawai yang mangkir 5 (lima) hari kerja berturut-turut sebagaimana diatur dalam pasal 4.9
akan memperoleh uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 9.2 dan
uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 9.3 serta uang pisah sebesar 1 (satu) bulan gaji.
Dasarnya di atur dalam pasal 168 UU No 13 Tahun 2003.
8.10 Sebelum, Selama dan Sesudah Pemutusan Hubungan Kerja
Sebelum mengakhiri hubungan Kerja, PT. SofwareAG Indonesia Operation akan menyusun surat
pengakhiran hubungan kerja untuk Karyawan yang berisi informasi berikut:
a) Tanggal hari kerja terakhir di PT. SofwareAG Indonesia Operation;
b) Tanggal resmi hari kerja terakhir, terutama bila Karyawan memilih untuk menggunakan saldo
cuti tahunan alih-alih menerima penggantian dalam bentuk tunai.
Selama proses pengakhiran hubungan kerja, Karyawan harus melalui wawancara keluar yang
dilaksanakan oleh SDM, Atasan langsung atau Manajer. Tujuan dari suatu wawancara keluar
adalah untuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman Karyawan yang dapat membantu
PT. SofwareAG Indonesia Operation meningkatkan kinerjanya di masa mendatang, baik sebagai
pemberi kerja maupun sebagai pelaksana program.
Before the last working day, each employee should fill out the “End of Service Form” and return all Sebelum hari kerja terakhir, Karyawan harus mengisi “Formulir Akhir Kerja” dan mengembalikan
items that belong to the offices, such as: segala milik PT. SofwareAG Indonesia Operation, misalnya:
i. Office keys; i. Kunci kantor;
ii. Office equipment; ii. Peralatan kantor;
iii. Official document, e.g. documents, reports, training handouts, employee manual, iii. Berkas resmi, misalnya, dokumen, laporan, bahan pelatihan, buku pedoman Karyawan,
insurance manual, etc.; buku pedoman asuransi, dan seterusnya.
iv. Remaining business cards; iv. Kartu nama tersisa;
v. Employee ID Card; v. Kartu Tanda Pengenal Karyawan;
vi. Insurance Card, including dependants’ cards. vi. Kartu Asuransi, termasuk kartu tanggungan.

PT. SofwareAG Indonesia Operation will make sure to settle the following matters with the PT. SofwareAG Indonesia Operation akan memastikan bahwa hal-hal berikut telah diselesaikan
employee before the final day: dengan Karyawan sebelum hari kerja terakhir:
a) Saldo cuti terakhir sampai hari kerja terakhir yang dapat dibayarkan;
a) Payable current leave balance up to the last working day; b) Manfaat pengakhiran hubungan kerja yang dapat dibayarkan, bila berlaku;
b) Payable separation benefit, if applicable; c) Jumlah uang muka yang belum dilunasi, kalau ada;
c) Amount of outstanding advances, if any; d) Total pembayaran yang harus dilunasi kepada Karyawan, dengan memperhitungkan manfaat
d) Total payment due to employee, taking into account separation benefits (if any), payable pengakhiran hubungan kerja (bila ada), cuti yang dapat dibayarkan, uang muka yang masih
leave, outstanding advances and prorated wage due; terhitung, dan pro-rata upah yang masih harus dilunasi.

Final payment will not be made until all of the outstanding issues stated above have been Pembayaran akhir akan diberikan bila hal yang masih belum terselesaikan tersebut di atas telah
resolved. disepakati.

Employees being laid off are encouraged to give an honest appraisal of their experience with PT. Karyawan yang dihentikan hubungan kerjanya diimbau untuk memberikan penilaian jujur
SofwareAG Indonesia Operation and need not fear that it might negatively impact future mengenai pengalaman mereka bekerja di PT. SofwareAG Indonesia Operation dan tidak perlu
employment referrals or recommendations. khawatir bahwa penilaian tersebut akan berdampak negatif pada referensi atau rekomendasi kerja
mereka pada masa mendatang.

9. Separation Allowance, Service Pay and Compensation for Unused Entitlement/ Penetapan Uang Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja dan
Uang Penggantian Hak

Separations allowances, Service pay and compensation for entitlement shall be based on the valid Penetapan Uang Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja dan Uang Penggantian Hak ditetapkan
regulation (Law number 13 year 2003). dengan berpedoman pada undang-undang yang berlaku (UU RI No 13 tahun 2003).

9.1. Severance payment 9.1 Uang Pesangon

Year of Service Severance package Masa Kerja Paket Pesangon

Less than 1 (one) year 1 (one) month salary Kurang dari 1 (satu) tahun 1 (satu) bulan upah
1 (one) year or more but less than 2 (two) year 2 (two) months salary 1 (satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 (dua) tahun 2 (dua) bulan upah
2 (two) years or more but less than 3 (three) years 3 (three) months salary 2 (dua) tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 (tiga) tahun 3 (tiga) bulan upah
3 (three) years or more but less than 4 (four) years 4 (four) months salary 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 (empat) tahun 4 (empat) bulan upah
4 (four) years or more but less than 5 (five) years 5 (five) months salary 4 (empat) tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 (lima) tahun 5 (lima) bulan upah
5 (five) years or more, but less than 6 (six) years 6 (six) months salary 5 (lima) tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 (enam) tahun 6 (enam) bulan upah
6 (six) years or more but less than 7 (seven) years 7 (seven) months salary 6 (enam) tahun atau lebih tetapi kurang dari 7 (tujuh) tahun 7 (tujuh) bulan upah
7 (seven) years or more but less than 8 (eight) years 8 (eight) months salary 7 (tujuh) tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 (delapan) 8 (delapan) bulan upah

-29/39-
 tahun
8 (eight) years or more 9 (nine) months salary 8 (delapan) tahun atau lebih 9 (sembilan) bulan upah

9.2. Service Pay 9.2 Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)

Year of Service Service pay Masa Kerja Uang Penghargaan Masa Kerja
3 (three) years or more but less than 6 (six) years 2 (two) months salary 3 (tiga) tahun atau lebih tapi kurang dari 6 (enam) tahun 2 (dua) bulan upah
6 (six) years or more but less than 9 (nine) years 3 (three) months salary 6 (enam) tahun atau lebih tapi kurang dari 9 (sembilan) 3 (tiga) bulan upah
tahun
9 (nine) years or more but less than 12 (twelve) year 4 (four) months salary 9 (sembilan) tahun atau lebih tapi kurang dari 12 (dua belas) 4 (empat) bulan upah
tahun
12 (twelve) years or more but less than 15 (fifteen) years 5 (five) months salary 12 (dua belas) tahun atau lebih tapi kurang dari 15 (lima 5 (lima) bulan upah
belas) tahun
15 (fifteen) years or more but less than 18 (eighteen) years 6 (six) months salary 15 (lima belas) tahun atau lebih tapi kurang dari 18 (delapan 6 (enam) bulan upah
belas) tahun
18 (eighteen) years or more but less than 21 (twenty one) 7 (seven) months salary 18 (delapan belas) tahun atau lebih tapi kurang dari 21 (dua 7 (tujuh) bulan upah
years puluh satu) tahun
21 (twenty one) years or more but less than 24 (twenty 8 (eight) months salary 21 (dua puluh satu) tahun atau lebih tapi kurang dari 24 (dua 8 (delapan) bulan upah
four) years puluh empat) tahun
24 (twenty four) years or more 10 (ten) months salary 24 (dua puluh empat) tahun atau lebih 10 (sepuluh) bulan upah

9.3. Compensation for unused entitlement 9.3 Uang Penggantian Hak

1. Convertion of any unused annual leave into cash based on one’s daily rate; 1. Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur;
2. Expenses in respect of the return of the employee to the place of recruitment (for PKWTT); 2. Biaya atau ongkos pulang untuk Karyawan dan keluarga sahnya (apabila ada) ketempat
3. Compensation for housing, medical treatment and medication shall be specified at 15% dimana Karyawan diterima bekerja (untuk PKWTT);
(fifteen percent) of the severance and/or service pay for those that meet the requirements; 3. Penggantian perumahan serta perawatan dan pengobatan ditetapkan 15% (lima belas persen)
dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat;
4. Other compensations that are stipulated under the work agreement, Company regulations or 4. Hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian
collective labour agreements. kerja bersama.

-30/39-
10. Leave 10. Cuti

All PT. SofwareAG Indonesia Operation employees should record their leave on the timesheets. Semua Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation wajib mencatat cuti mereka dalam lembar
absensi.

Any absence during work days without official approval will be considered as a day of absent and/ Ketidakhadiran pada saat hari kerja tanpa persetujuan resmi akan dianggap sebagai hari mangkir
or unauthorized leave. dan/atau ketidakhadiran yang tidak disetujui.

Employees will be charged double vacation days for unauthorized leave. If there is no remaining Untuk cuti yang tidak disetujui sebelumnya, Karyawan akan dikenakan dua kali hari yang diambil.
leave, it will be regarded as an unpaid leave. Bila tidak ada saldo cuti, maka cuti tersebut dianggap sebagai cuti tidak dibayar.

10.1. Annual Leave 10.1 Cuti Tahunan

PT. SofwareAG Indonesia Operation believes that it is necessary to have periodic breaks from work PT. SofwareAG Indonesia Operation percaya bahwa istirahat berkala itu dibutuhkan agar tingkat
to maintain maximum productivity. Therefore, PT. SofwareAG Indonesia Operation will encourage produktivitas tetap maksimum. Oleh karena itu, PT. SofwareAG Indonesia Operation akan
the employee to spend the allotted annual leave each year. mendorong Karyawan untuk menggunakan hak cuti tahunannya setiap tahun.

Permanent and contract Employee is entitled for annual leave that accrues on a monthly basis at a Karyawan tetap dan Karyawan Tidak Tetap berhak atas cuti tahunan yang dikumpulkan per bulan
rate of 18 working days per annum in 1st and 2nd year and 20 working days per annum on the third sejumlah 18 hari kerja per tahun pada tahun pertama dan tahun kedua dan 20 hari kerja pada
year. The annual leave can be claimed after 3 months of working or after the probation period. tahun 3. Cuti tahunan ini bisa dipergunakan setelah 3 (tiga) bulan bekerja atau sudah melewati
masa percobaan dengan baik bagi Karyawan tetap dan karyawan kontrak.

Annual leave request should be submitted in writing and approved in advance by the direct Permohonan cuti tahunan harus diserahkan secara tertulis dan disetujui sebelumnya oleh atasan
supervisor using the appropriate form. langsung dengan menggunakan formulir yang telah ditentukan.

HR and each employee will maintain records of all annual leave accrued and used according to the SDM dan Karyawan akan menyimpan catatan mengenai cuti tahunan yang dikumpulkan.
timesheet.

Annual leave will be accrued during the probationary period but may not be taken during that Cuti tahunan dikumpulkan selama masa percobaan akan tetapi tidak dapat digunakan pada masa
time. After completing the 3 (three) month probationary period, each employee has the right to tersebut. Sesudah melewati masa percobaan selama 3 (tiga) bulan, Karyawan berhak
submit the leave request. mengajukan permohonan cuti.

Unused Annual Leave will be carried forward to the next fiscal year with maximum of 5 working Cuti tahunan tahunan yang tidak dipakai pada tahun sebelumnya, dapat dibawa ketahun berikut
days sebanyak maksimal 5 hari kerja.

If the accrued leave has not been used by the employee, no further leave is allowed until it is Apabila cuti yang terkumpul tidak dipakai oleh Karyawan, jumlah cuti tidak akan bertambah
being used. The purpose of this policy is to encourage employees to utilize their annual leave in a terkecuali apabila jumlah cuti yang ada telah digunakan. Tujuan dari kebijakan ini adalah untuk
timely manner. mendorong Karyawan untuk menggunakan cuti tahunan mereka pada waktunya.

Request below and up to 5 (five) working days should be submitted at a minimum of 1 (one) week Permohonan cuti dibawah 5 (lima) hari kerja harus diajukan paling lambat 1 (satu) minggu
before. sebelumnya.

-31/39-
Leave request above 5 (five) working days should be submitted at a minimum of 2 (two) weeks in
advance.
The submission of a leave request within required notice periods does not automatically infer
approval. Supervisors may decline leave requests due to restricting priorities and arrange with
employees to take their leave at another time.
The employee should discuss with the direct supervisor prior to taking any leave, including for
emergencies. Excuses for not informing the Manager will not be accepted as they may be
interrupted while in meetings or called at their cell-phone. If the Manager is out of country or
totally unreachable, employee needs to obtain the approval from the Senior Administration
Manager or Country Director.
It is at the discretion of Management to determine whether the employee receives a written
warning letter or more severe action such as termination.
10.2. Sick Leave
Due to illness, employee may not be able to perform his/her work during work day(s). A medical
certificate must verify any absence for more than 1 (one) working day, otherwise shall be
considered as absence.
Each employee should notify the Supervisor on the first of day of absence or the inability to work
before 8:00am.
10.3. Menstruation Leave
Female employees are not obliged to work on their first and second day of menstruation and still
be payable.
Employees must notify the Supervisor before 8am on the first day of absence.
10.4. Maternity Leave
The female employees are entitled to a 1.5 (one and a-half) month period of maternity rest before
the time at which they are estimated by an obstetrician or a midwife to give birth to a baby and
another 1.5 (one-and-a-half) month period of rest thereafter.
-32/39-
Permohonan cuti diatas 5 (lima) hari kerja harus diajukan paling lambat 2 (dua) minggu
sebelumnya.
Sekalipun permohonan cuti telah diajukan dalam kurun waktu diatas, hal tersebut tidak
menjamin diperolehnya persetujuan. Atasan langsung dapat menolak permohonan cuti tersebut
atas dasar prioritas pekerjaan dan mengatur agar pegawai tersebut dapat mengambil cuti dilain
waktu.
Karyawan harus membahas dengan atasan langsung sebelum mengambil cuti, termasuk untuk cuti
darurat. Tidak ada alasan yang dapat diterima untuk cuti yang belum dilaporkan terlebih dahulu
kepada Manajer karena ia mungkin harus diinterupsi pada saat rapat atau dipanggil melalui telpon
selular. Apabila Manajer sedang berada di luar negeri atau sama sekali tidak dapat dihubungi,
Karyawan harus meminta persetujuan dari Manajer Keuangan, Manajer Operasi / Administrasi atau
Direktur Wilayah.
Sesuai dengan kebijaksanaannya, Manajemen dapat memutuskan apakah seorang Karyawan akan
diberi surat peringatan tertulis atau tindakan lebih keras seperti pemutusan hubungan kerja harus
diambil.
10.2 Istirahat Sakit
Cuti sakit adalah tidak masuknya seorang Karyawan pada hari kerja karena disebabkan oleh
terganggu kesehatannya sehingga tidak dapat menjalankan pekerjaan. Karyawan yang mengambil
cuti sakit lebih dari satu (1) hari wajib melengkapinya dengan surat keterangan sakit dari dokter,
jika tidak, maka dianggap mangkir;
Karyawan yang sakit harus memberitahu Atasan langsung pada hari pertama ketidakhadiran yang
mengakibatkan Karyawan tidak dapat bekerja, sebelum pukul 08.00 pagi.
10.3 Istirahat Haid
Apabila merasakan sakit dan tidak sanggup bekerja, Karyawan wanita tidak wajib bekerja pada
hari pertama dan kedua haid dan tetap mendapat upah.
Karyawan wanita wajib memberitahu Atasan langsung / SDM sebelum pukul 08.00 pagi pada hari
pertama ketidakhadiran.
10.4 Istirahat Melahirkan
Karyawan wanita berhak memperoleh istirahat melahirkan selama 1,5 (satu setengah) bulan
sebelum saatnya melahirkan anak dan 1,5 (satu setengah) bulan sesudah melahirkan menurut
perhitungan dokter kandungan atau bidan.
10.5. Misscarriage Leave 10.5 Istirahat Keguguran Kandungan

Female employee who has a miscarriage is entitled for to a period of rest for a period of rest as Karyawan wanita yang mengalami keguguran berhak atas masa istirahat yang ditetapkan dalam
stated in the medical statement issued by the obstetrician or midwife or at maximum of 1.5 (one surat keterangan yang dikeluarkan oleh dokter persalinan atau bidan atau sebanyak-banyaknya
and a half) months. selama 1,5 (satu setengah) bulan.

A medical certificate from an obstetrician should be obtained by the employee and delivered to HR. Karyawan harus meminta surat keterangan dokter persalinan dan menyerahkannya kepada SDM.

10.6. Other Payable Leave 10.6 Cuti Lain dengan Upah Penuh

PT. SofwareAG Indonesia Operation permits payable leave for the following reasons: PT. SofwareAG Indonesia Operation mengijinkan cuti dengan gaji penuh untuk hal berikut:
1) Employee marriage 5 (five) days 1) Pernikahan sah karyawan 5 (lima) hari
2) Mourning Leave/Bereavement (main family) 5 (five) days 2) Duka (keluarga inti) 5 (lima) hari
3) Child baptism, circumcision and marriage 2 (two) days 3) Pernikahan, sunatan atau baptisan anak 2 (dua) hari
4) Wife giving birth or miscarriage 5 (Five) days 4) Istri melahirkan atau keguguran 5 (lima) hari
5) Death of family member in same house 2 (one) days 5) Anggota keluarga serumah meninggal 2 (dua) hari

The employee should notify the Supervisor, the Manager and/ or HR prior to the leave request. Karyawan harus memberitahu Atasan, Manajer dan/atau SDM sebelum mengajukan permohonan
cuti.

10.7. Leave or Absence without Pay 10.7 Cuti atau Absensi tanpa Upah

For personal reason, each employee may submit a leave request without pay to their supervisor Untuk alasan pribadi, setiap Karyawan dapat memasukan permohonan cuti tanpa dibayar kepada
and HR for review and approval. atasan dan SDM untuk direview dan disetujui

Maximum allowable unpaid leave is 30 (thirty) calendar days and only applicable for permanent Maksimum pengajuan cuti tanpa upah adalah 30 (tiga puluh) hari kalender dan hanya untuk
employee with minimum 18 (eighteen) consecutive months employment with PT. SofwareAG karyawan tetap yang bekerja bekerja sedikitnya selama 18 (delapan belas bulan) berturut-turut di
Indonesia Operation PT. SofwareAG Indonesia Operation.

The permission will be determined upon considerations, such as the situation, timing, and Ijin akan diberikan berdasarkan perhitungan mengenai situasi, saat, dan beban kerja.
workload.

During the leave period, any PT. SofwareAG Indonesia Operation properties under the employee's Selama jangka waktu cuti, barang apa pun milik PT. SofwareAG Indonesia Operation yang
possession—equipment, keys, etc.—should be restored by the Manager and/ or HR office and dipegang oleh Karyawan—peralatan, kunci, dan sebagainya—harus dikembalikan kepada Manajer
reissued upon the employee's return to work. dan/atau kantor SDM dan akan diberikan lagi kepada Karyawan pada saat ia kembali bekerja.

Annual leave and service period will not be accrued during this period. Cuti tahunan dan masa kerja tidak akan terkumpul pada masa ini.

While employee’s BPJS Ketenagakerjaan and BPJS Kesehatan remain active, employee shall be Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan Karyawan tetap aktif, dimana karyawan
responsible for full BPJS payment during unpaid leave. PT. SofwareAG Indonesia Operation will bertanggung jawab untuk pembayaran penuh iuran BPJS selama cuti tanpa upah. PT. SofwareAG
make an advance payment for BPJS every month and will be deducted from employee’s salary Indonesia Operation akan melakukan pembayaran terlebih dahulu ke BPJS setiap bulan dan

-33/39-
upon return.
PT. SofwareAG Indonesia Operation guarantees the position upon employee’s return. However, if
the position is no longer available, PT. SofwareAG Indonesia Operation will end the employment
due to the need of different personal and employee shall entitle for Separation allowance as per
Manpower regulation.
During the leave period, employee is not allowed to work for other Company/Company on
permanent or contract bases. Employee will be given first and last warning letter if employed by
other Company during his/her leave.
10.8. Payable Pilgrim Leave
PT. SofwareAG Indonesia Operation Employee is entitled for 40 (forty) calendar days pilgrim leave
to carry out compulsory religious activities.
The above mentioned only applicable one time during employment with PT. SofwareAG Indonesia
Operation.
Leave request should be submitted in writing at minimum 1 (one) month and approved in advance
by the direct supervisor using the appropriate form.
The employee should discuss contingency plan/ job handover with the direct supervisor prior to
taking any leave, including for emergencies.
10.9. Unused Leave
At the end of the employment, PT. SofwareAG Indonesia Operation employees have the option of
converting any unused, accrued, non-voided annual payable leave into a single cash payment.
The rate of payment will be equal to the employee’s current wage.
PT. SofwareAG Indonesia Operation does not reimburse any other kind of unused leave, accrued
or otherwise.
11. Consequences of Violation 11. Sanksi Atas Pelanggaran
As stated in Article 8.3, it is within PT. SofwareAG Indonesia Operation rights to dismiss an
employee who sustained violations of the policies and procedures stated in the Company
-34/39-
kemudian akan dikurangi dari upah karyawan setelah kembali bekerja.
PT. SofwareAG Indonesia Operation menjaminkan ketersediaan posisi/jabatan karyawan
sekembalinya dari cuti tanpa upah. Namun jika posisi/jabatan sudah tidak lagi tersedia, PT.
SofwareAG Indonesia Operation akan mengakhiri kepegawaian sehubungan dengan
dibutuhkannya karyawan yang berbeda dan oleh karenanya karyawan berhak atas tunjungan
pesangon sesuai peraturan ketenagakerjaan.
Selama masa cuti, karyawan tidak diijinkan bekerja untuk perusahaan lain sebagai karyawan tetap
maupun mengadakan pengikatan kerja waktu tertentu. Karyawan akan diberikan sanksi surat
peringatan pertama dan terakhir jika bekerja dengan perusahaan lain
10.8 Cuti Keagaman
Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation berhak mendapatkan cuti 40 hari untuk
menjalankan ibadah yang diperintahkan/diwajikan agamanya sesuai dengan ketetapan pemerintah
tentang pelaksanaan ibadah tersebut;
Cuti keagamaan tersebut diatas hanya dapat dilakukan satu kali selama masa kerja dengan PT.
SofwareAG Indonesia Operation.
Pengajuan cuti harus dikumpulkan secara tertulis minimum 1 (satu) bulan sebelumnya dan
disetujui di awal oleh atasan langsung dengan menggunakan formulir yang sesuai.
Karyawan harus membahas mengenai rencana kedepan/pengalihan pekerjaan kepada atasan
langsung terkait pengambilan cuti termasuk untuk darurat.
10.9 Cuti yang tidak terpakai
Pada akhir masa kerja, Karyawan PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki pilihan untuk
menguangkan cuti yang terkumpul yang tidak terpakai sepanjang cuti tersebut tidak dibatalkan
kedalam satu kali pembayaran tunai. Pembayaran akan sesuai dengan upah Karyawan yang
berlaku.
PT. SofwareAG Indonesia Operation tidak melakukan pembayaran selain jenis cuti tersebut diatas.
Seperti yang dicantumkan dalam Pasal 8.3, PT. SofwareAG Indonesia Operation berhak
memberikan sanksi disiplin sampai dengan pemutusan hubungan kerja terhadap seorang
Regulation.
11.1. Disciplinary Actions
1) Disciplinary actions may include but are not limited to verbal correction, written reprimand,
probation, suspension and dismissal. PT. SofwareAG Indonesia Operation reserves the right
to apply any or all of these disciplinary actions as deemed necessary. An employee may be
dismissed for serious infractions without prior warning in accordance with the laws.
2) Where possible and appropriate, Supervisors will use verbal means to redirect or correct the
actions or performance of employees. Supervisors will use verbal corrections primarily to
recommend more effective or efficient ways for an employee to carry out his/her duties and
to correct minor policy or procedure violations.
3) Disciplinary action must be taken within a reasonable timeframe from the date on which PT.
SofwareAG Indonesia Operation became aware of the offense.
4) For all disciplinary actions other than verbal correction, the employee will receive written
confirmation of the infraction within 2 (two) working days of being notified. For program
staff, the Manager, Program Director and Country Director must sign the written reprimand.
For finance and operations staff, Director/Manager of Finance, Operations Manager, and
Country Director must sign the written reprimand. The written reprimand will be included in
the employee's personnel file.
5) After a second written reprimand for the same or unrelated offense, the employee
automatically will be put on monitoring for a period of 3 (three) months. During this
probationary period, the employee may be dismissed for any written reprimand. After the
probationary period, any written reprimand for the same or unrelated offense may be
because for automatic dismissal or another 3 (three) month probationary period depending
on the severity of the employee offense as determined by the Supervisor, Program Director
and Country Director.
6) If after the second warning letter and within the validity period the employee conducts
another violation, then the third/last warning letter will be issued along with an employment
termination permit request to Manpower. During such time, employee may be suspended.
7) Depending on the severity of the violation, the termination of employment or dismissal of an
employee may not require 3 (three) warning letters.
11.2. Suspension
As stated in the Manpower Regulations No 13 Year 2003, suspension may be applied to employees
who are in the process of termination.
As a result, PT. SofwareAG Indonesia Operation may feel it is in the best interest of the Company
to suspend an employee while an investigation is conducted. The maximum length is 1 (one)
month. However, suspension may be extended for up to 6 (six) months in anticipation of a
-35/39-
Karyawan yang telah melakukan pelanggaran terhadap kebijakan dan prosedur yang dinyatakan
dalam Peraturan Perusahaan.
11.1 Tindakan Disipliner
1) Tindakan disipliner dapat mencakup akan tetapi tidak terbatas pada koreksi lisan, teguran
tertulis, masa percobaan, skors dan pengeluaran. PT. SofwareAG Indonesia Operation
memiliki hak untuk menerapkan salah satu tindakan disipliner tersebut sesuai dengan
kebutuhan. Seorang Karyawan dapat dikeluarkan karena alasan pelanggaran berat tanpa
pemberitahuan sebelumnya, yang pelaksanaannya sesuai ketentuan perundang-undangan
2) Di mana dirasakan mungkin dan tepat, Atasan akan menggunakan cara lisan untuk
mengarahkan ulang dan memperbaiki tindakan atau kinerja Karyawan. Atasan akan
menggunakan koreksi lisan terutama untuk memberikan rekomendasi cara yang lebih efektif
atau efisien kepada Karyawan agar dapat melaksanakan tugasnya dan untuk memperbaiki
pelanggaran kecil terhadap kebijakan atau prosedur.
3) Tindakan disipliner harus diambil dalam jangka waktu yang layak terhitung sejak tanggal PT.
SofwareAG Indonesia Operation mengetahui mengenai kesalahan tersebut.
4) Untuk tindakan disipliner selain perbaikan lisan, Karyawan akan mendapatkan konfirmasi
tertulis mengenai pelanggarannya dalam waktu 2 (dua) hari kerja sejak pemberitahuan.
Untuk staf program, Manajer, Direktur Program dan Direktur Wilayah harus menandatangani
peringatan tertulis sebagaimana dimaksud. Untuk staf keuangan dan operasional, Manajer
Keuangan, Manajer Operasional dan Direktur Wilayah harus menandatangani peringatan
tertulis. Peringatan tertulis ini akan dimasukkan ke dalam arsip personalia Karyawan.
5) Sesudah peringatan tertulis untuk pelanggaran yang sama atau yang tidak berhubungan,
Karyawan secara otomatis akan dimasukkan ke dalam status diawasi untuk jangka waktu 3
(tiga) bulan. Selama masa percobaan ini, Karyawan dapat dikeluarkan bila ia mendapatkan
peringatan tertulis. Sesudah masa percobaan, peringatan tertulis untuk pelanggaran yang
sama atau yang tidak berhubungan dapat menjadi alasan untuk pengeluaran otomatis atau
masa percobaan 3 (tiga) bulan lagi tergantung atas beratnya pelanggaran yang dilakukan
oleh Karyawan seperti yang ditetapkan oleh Atasan, Direktur Program dan Direktur Wilayah.
6) Sesudah peringatan tertulis kedua dan dalam masa berlakunya karyawan melakukan
pelanggaran lagi, peringatan tertulis ketiga akan dikeluarkan. Apabila dalam masa berlakunya
karyawan melakukan pelanggaran lagi pada saat yang bersamaan ijin untuk mengeluarkan
Karyawan akan dikirim kepada Instansi pemerintah bidang ketenagakerjaan setempat.
Selama waktu tersebut, Karyawan mungkin diskors.
7) Tergantung pada tingkat kegawatan pelanggaran, hubungan kerja dengan Karyawan
mungkin tidak membutuhkan 3 (tiga) surat peringatan.
11.2 Skorsing (Pembebasan Tugas)
Sesuai dengan UU No.13 Tahun 2003, skorsing dapat dikenakan pada Karyawan yang sedang
dalam proses PHK.
Sebagai akibat, PT. SofwareAG Indonesia Operation dapat menetapkan bahwa demi kepentingan
perusahaan Karyawan tersebut harus diskors, sementara investigasi dilakukan. Maksimum lamanya
adalah 1 (satu) bulan. Namun, bisa diperpanjang sampai 6 (enam) bulan sampai adanya
decision from the Manpower Committee. During the suspensions salary will not be paid.
The decision for suspension is dependent upon project funding, project time frame, workload, and
severity of offense. PT. SofwareAG Indonesia Operation management reserves the right to
determine the employee’s employment status with the Company.
11.3. Termination of Employment
Generally, the Company avoid the occurrence of termination, however after providing direction,
training, education such termination is inevitable, the procedure shall be conducted in accordance
with valid regulations
12. Complain Resolution Procedure
PT. SofwareAG Indonesia Operation understands the importance of an open and fair method of
resolving complaints and answering questions and encourages the employee to take advantage of
the complaint resolution procedure. PT. SofwareAG Indonesia Operation is committed to
preventing any retaliation against employees for doing so. Taking the time to ask and answer
questions and to state and resolve workplace concerns makes an important contribution to the
overall performance and growth of PT. SofwareAG Indonesia Operation.
PT. SofwareAG Indonesia Operation encourages the employees to raise any questions or concerns
about terms or conditions of employment, or other workplace activities or issues, and addressed it
directly to the Supervisor.
Each Supervisor is expected to listen to the employees’ questions or concerns and answer/respond
as promptly, and if possible no less than 5 (five) days of the initial discussion.
If the responsible Supervisor has not proposed any solution within 10 (ten) days, the employee
may go to the upper management level.
If the employee is reluctant to discuss the questions or concerns that may involve the direct
Supervisor or other superiors, the person may go and see the Management, i.e., Director/Manager
of Human Resorce or the Regional Manager, to allow the management to investigate the matter.
If the employee has taken the above steps, and s/he is not satisfied with the response, s/he may
submit a written objection to the Human Resource Manager in 10 (ten) days.
The Human Resource Manager will investigate, review and discuss the issue with the employee,
and solve the matter before 7 (seven) days as supported by the existing regulations.
-36/39-
penetapan PHK dari lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Selama masa skors
upah tidak dibayarkan.
Keputusan untuk melakukan skorsing tergantung pada dana proyek, jadwal proyek, beban kerja,
dan tingkat kegawatan pelanggaran. PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki hak untuk
menetapkan status kerja Karyawan dalam perusahaan.
11.3 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Pada prinsipnya Perusahaan berusaha untuk mencegah terjadinya PHK, tetapi apabila ternyata
setelah usaha pengarahan, pembinaan, pendidikan telah dilakukan sehingga PHK tidak bisa
dihindarkan, maka penyelesaiannya dilakukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku.
12 Prosedur Penyelesaian Keluhan
PT. SofwareAG Indonesia Operation memahami pentingnya suatu metode yang terbuka dan adil
dalam menyelesaikan keluhan dan menjawab pertanyaan, dan mendorong Karyawan untuk
menggunakan prosedur penyelesaian keluhan. PT. SofwareAG Indonesia Operation memiliki
komitmen untuk mencegah terjadinya serangan balik terhadap Karyawan yang menggunakan
prosedur yang berlaku. Menyisihkan waktu untuk mengajukan dan menjawab pertanyaan serta
menyatakan dan mencari jalan keluar bila ada masalah di tempat kerja merupakan suatu
sumbangan yang penting demi kinerja dan pertumbuhan PT. SofwareAG Indonesia Operation.
PT. SofwareAG Indonesia Operation mendorong Karyawan untuk mengajukan pertanyaan atau
menyampaikan kekhawatiran mengenai persyaratan kerja, atau kegiatan atau hal lain berkaitan
dengan kegiatan di tempat kerja, dan mengalamatkannya langsung kepada Atasan.
Setiap Atasan dituntut untuk mendengarkan pertanyaan atau kekhawatiran Karyawan dan
langsung memberikan jawaban, dan apabila memungkinkan, dalam waktu kurang dari 5 (lima)
hari sesudah diskusi awal.
Apabila Atasan yang bertanggung tawab tidak menyampaikan solusi dalam waktu 10 (sepuluh)
hari kerja, Karyawan dapat pergi ke tingkat manajemen yang lebih tinggi.
Apabila Karyawan enggan membahas pertanyaan atau menyampaikan kekhawatiran yang mungkin
melibatkan Atasan langsung atau atasan lainnya, Karyawan tersebut dapat menemui Manajemen,
misalnya, Manajer HRD atau Regional Manager, dan menyerahkan kepada manajemen untuk
menginvestigasi masalah tersebut.
Apabila Karyawan telah mengambil langkah-langkah tersebut di atas, dan ia tidak puas dengan
jawaban yang diterima, ia dapat mengirimkan pernyataan keberatan tertulis kepada Manager
Sumber Daya Manusia dalam 10 (sepuluh) hari.
Manager Sumber Daya Manusia akan melakukan investigasi, peninjauan, dan membahas masalah
terkait dengan Karyawan, dan menyelesaikan masalah tersebut sebelum 7 (tujuh) hari, yang
pelaksanaannya berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
13. Closing 13 Penutup

This Company Regulation will be effective for 2 (two) years as of the date of authorization by the Peraturan ini berlaku untuk jangka waktu 2 (dua) tahun, terhitung sejak tanggal disahkan oleh
Ministry of Manpower. Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia.

The regulation will be distributed to each and every employee of PT. SofwareAG Indonesia Peraturan Perusahaan ini dibagikan kepada setiap Pekerja untuk diketahui dan dilaksanakan
Operation so that it can be comprehended and implemented by the employees. sebagaimana mestinya.

It is understood that the English version of this regulation is provided as a convenience. In the Versi Bahasa Inggris dari Peraturan Perusahaan ini disediakan sebagai pelengkap. Apabila terjadi
event of a disparity in interpretation, the Indonesian version shall govern. beda tafsir, yang berlaku adalah versi Bahasa Indonesia.

If the contents of this regulation are opposed to the existing law and regulations, this document Jika dalam peraturan ini terdapat ketentuan yang kurang atau bertentangan dengan peraturan
will be cancelled and replaced with the existing law and regulations. perundang-undangan yang berlaku maka pasal tersebut batal demi hukum dan yang berlaku
adalah peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jakarta, 19 Oktober 2021

Andhicha Permana
Director

-37/39-