Cara menghitung biaya persediaan FIFO dan HPP dengan Excel

Tutorial ini menjelaskan bagaimana cara menggunakan Excel untuk menghitung biaya
persediaan dan harga pokok penjualan (HPP) berdasarkan metode FIFO. Bagi usaha mikro,
kecil, dan menengah (UKM), Microsoft Excel memiliki banyak fitur yang sebenarnya sudah
lebih dari cukup untuk mengelola persediaan. Tutorial ini sekadar memberikan salah satu contoh,
bahwa tanpa software akuntansi, Anda bisa saja melaksanakan pencatatan persediaan barang
dagang dengan efisien.
Apa itu persediaan?
Sebagai pengetahuan dasar, Anda mungkin perlu mengetahui dengan pasti apa yang dimaksud
dengan persediaan dalam akuntansi. Ya, dalam akuntansi, karena istilah persediaan yang
dimaksud di sini memang konteksnya pembukuan dan akuntansi. Tergantung jenis usahanya,
jenis persediaan juga bisa berupa persediaan baran habis pakai (termasuk alat tulis kantor),
persediaan barang dagang, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan
barang dalam proses, atau persediaan barang jadi.
Perusahaan jasa umumnya hanya memiliki persediaan barang habis pakai (perlengkapan). Selain
persediaan barang habis pakai, sebagian besar aset perusahaan dagang adalah persediaan barang
dagang. Perusahaan manufaktur akan memiliki persediaan barang habis pakai, persediaan bahan
baku dan bahan penolong, persediaan barang dalam proses, serta persediaan barang jadi (yang
juga merupakan persediaan barang dagang).
Dari penjelasan di atas kita dapat menarik kesimpulan bahwa persediaan adalah aset atau aktiva
yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali, digunakan dalam proses produksi, atau
perlengkapan habis pakai yang diperlukan untuk mengelola bisnis sehari-hari termasuk alat tulis
kantor. Jarum suntik juga adalah contoh persediaan barang habis pakai perusahaan jasa rumah
sakit.
Penting untuk dipahami juga bahwa persediaan tidak selalu berupa barang-barang yang berumur
pendek. Aktiva yang diklasifikasikan sebagai persediaan bisa saja berupa aset tahan lama seperti
mobil, komputer, mesin, bahkan pesawat terbang, jika bisnis perusahaan memang memproduksi
dan memperjualbelikan barang-barang tersebut.

Metode penentuan biaya persediaan dan penghitungan

harga pokok penjualan (HPP)
Dalam akuntansi, persediaan mula-mula dicatat dalam jurnal (diakui dan diukur) dengan biaya
perolehan. Biaya perolehan adalah seluruh biaya (pengorbanan dalam rupiah) yang dikeluarkan
untuk memperoleh dan menjadikan persediaan siap digunakan atau dijual kembali. Dalam
praktik, biaya persediaan biasanya mencakup nilai faktur pembelian, biaya angkut yang
ditanggung pembeli, serta upah tenaga kerja yang mengangkut barang hingga berada di gudang
atau terpapar kepada pelanggan (jika ada).
Masalah timbul ketika harus menghitung laba kotor (harga jual dikurangi harga pokok penjualan)
dan melaporkan biaya (jumlah rupiah) persediaan di neraca, karena biaya perolehan setiap item
persediaan umumnya berbeda-beda untuk setiap tanggal pembelian.
Dalam standar akuntansi keuangan (SAK) yang berlaku saat ini, ada dua metode untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Metode pertama adalah metode masuk pertama keluar pertama
(dalam komunikasi praktis lebih sering disebut metode FIFO, first-in first-out). Metode kedua
disebut metode biaya rata-rata.
Dari dua metode tersebut, yang paling mudah diterapkan adalah metode biaya rata-rata.
Contoh kasus
Pada akhir tahun fiskal 2018, Anda bermaksud untuk menghitung besarnya HPP dan jumlah
rupiah (biaya) persediaan dalam rangka menyusun laporan keuangan tahun 2018. Laporan
keuangan itu Anda perlukan sebagai input rekonsiliasi fiskal untuk menentukan Penghasilan
Kena Pajak dan sebagai lampiran SPT tahunan yang sedang Anda siapkan.
Salah satu item yang Anda jual adalah TV Samsung UE40MU6120. Pembelian item tersebut
selama tahun 2018 disajikan dalam tabel berikut:

Dari tabel di atas terlihat bahwa Anda menyediakan 599 unit TV Samsung UE40MU6120
selama tahun 2018. Asumsikan, bahwa selama tahun 2018 Anda berhasil menjual 577 unit,
sehingga yang tersisa pada akhir periode adalah 22 unit.
Menurut standar akuntansi yang berlaku saat ini, berapakah jumlah rupiah yang harus dilekatkan
pada 577 unit yang terjual (HPP) dan berapakah jumlah rupiah yang harus dicatat sebagai nilai
persediaan akhir di neraca 31 Desember 2018?
Dengan metode biaya rata-rata, langkah pertama untuk menentukan HPP dan nilai persediaan
akhir adalah menghitung biaya rata-rata persediaan. Menggunakan data dalam tabel di atas, biaya
rata-rata (atau harga pokok rata-rata) persediaan yang dibeli adalah Rp5.162.982
(Rp3.092.626.000 ÷ 599).
Menghitung harga pokok penjualan (HPP) ditempuh dengan cara mengalikan biaya rata-rata
dengan jumlah unit terjual. Menggunakan data dalam tabel di atas, HPP berjumlah
Rp2.979.040.404 (Rp5.162.982 × 577). Dalam praktik, Anda disarankan membulatkan jumlah
yang dilaporkan hingga jumlah terkecil yang dianggap material. Sebagai contoh, jumlah rupiah
HPP Rp2.979.040.404 cukup dilaporkan sebesar Rp2.979.040.000.
Bagaimana cara menghitung nilai persediaan akhir? Menghitung nilai persediaan akhir dengan
metode biaya rata-rata ditempuh dengan cara mengalikan biaya rata-rata dengan jumlah unit
tersisa. Menggunakan data dalam tabel di atas, biaya persediaan adalah Rp113.585.596
(Rp5.162.982 × 22). Jumlah rupiah Rp113.585.596 juga bisa dibulatkan, misalnya menjadi
Rp113.590.000.
Metode FIFO
Sebagaimana disinggung di atas, artikel ini sebenarnya dimaksudkan untuk menjelaskan metode
FIFO serta bagaimana Anda bisa menghitung biaya persediaan dan HPP berdasarkan metode
tersebut. Apa itu metode FIFO?
Seperti halnya metode biaya rata-rata, metode FIFO adalah cara menentukan biaya persediaan
dan harga pokok penjualan (HPP) untuk mengatasi masalah praktis ketika harga pokok
persediaan yang diperoleh selama satu periode berbeda-beda. Masuk pertama keluar pertama
berarti metode FIFO menerapkan harga pokok persediaan yang diperoleh lebih awal sebagai
HPP dan menerapkan harga pokok persediaan yang dibeli belakangan sebagai biaya persediaan
akhir.
Untuk memudahkan Anda menyimak, tabel pembelian TV Samsung UE40MU6120 selama
tahun 2018 disajikan kembali sebagai berikut:
Jika selama tahun 2018 Anda berhasil menjual 577 unit, itu berarti yang tersisa pada akhir
periode adalah 22 unit. Secara manual, Anda sebenarnya sudah bisa menentukan biaya
persediaan akhir dan HPP berdasarkan data dalam tabel serta jumlah unit terjual dan unit tersedia
tersebut.
Ingat, metode FIFO menerapkan harga pokok persediaan yang dibeli belakangan sebagai biaya
persediaan akhir. Item persediaan akhir diketahui berjumlah 22 unit. Dari data dalam tabel, Anda
tahu bahwa pembelian terakhir yang dilakukan pada tanggal 24 Desember berjumlah 48 unit
dengan harga pokok per unit Rp5.170.000.
Dengan metode FIFO, ini berarti Anda menerapkan harga pokok Rp5.170.000 tersebut sebagai
biaya/harga pokok 22 unit yang tersisa sebagai persediaan. Biaya persediaan TV Samsung
UE40MU6120 Anda per 31 Desember adalah Rp113.740.000.
Karena unit tersedia, unit tersisa, dan unit terjual memiliki hubungan matematis yang pasti, HPP
dengan metode FIFO juga bisa ditentukan dengan mudah. HPP TV Samsung UE40MU6120
Anda selama tahun 2018 adalah Rp2.978.886.000 (Rp3.092.626.000 – Rp113.740.000).
Metode FIFO dengan Excel
Jika dengan cara manual kita sudah bisa menentukan biaya persediaan akhir dan HPP, lantas
mengapa harus menggunakan Excel?
File Excel yang sudah berisi formula dan data bisa digunakan sebagai template untuk keperluan
mendatang. Area (range) spreadsheet untuk input data bisa ditandai dengan format style tertentu,
diberi keterangan sebagai area input data, dan disimpan di folder template Excel tersendiri.
Pada saat Anda perlu melakukan penghitungan yang sama, Anda hanya perlu mengganti data di
area input. Formula yang sama akan mengerjakan sisanya untuk Anda. Dengan kata lain, file
template Excel itu bisa difungsikan sebagai aplikasi mini.
Jadi, Excel tetap efisien untuk menghitung harga pokok persediaan akhir dan harga pokok
penjualan, terutama jika skala usaha Anda masih tergolong usaha kecil dan mikro (UKM).
Langkah-langkah untuk menghitung biaya persediaan akhir dan HPP dengan Excel dijelaskan
pada berikut.

Langkah 1: siapkan area (range) untuk input data. Gambar di atas menyajikan kembali tabel
sebelumnya. Perhatikan, baris 19 berisi total untuk kolom-kolom tertentu.
Langkah 2: siapkan headings (judul-judul kolom) untuk area penghitungan dan area
output. Judul kolom Unit Terjual di sel F4, HPP di sel G4, Unit Tersisa di sel H4, dan Saldo
Persediaan di sel I4 (lihat gambar di atas).

Langkah 3: masukkan formula untuk menerapkan harga pokok pembelian lebih awal ke
HPP. Untuk menerapkan harga-harga pokok persediaan lebih awal ke HPP, kita menggunakan
rumus Excel berikut: =MIN(B5;$G$2-SUM($F$4:F4)). Tempatkan formula itu di sel F5 (lihat
gambar di atas). Salin formula di sel F5 itu ke sel-sel di bawahnya sampai dengan sel F18.
Hitung total kolom menggunakan formula =SUM di sel F19. Jumlah di sel F19 harus sama
dengan nilai yang diberikan di sel G2.
Langkah 4: hitung harga pokok penjualan terkait unit-unit terjual yang diterapkan oleh
formula sebelumnya. Di sel G5, ketik formula berikut: =C5*F5, untuk mengalikan unit terjual
yang diterapkan di kolom F dengan harga/unit di kolom C. Salin formula di sel G5 itu ke sel-sel
di bawahnya sampai dengan sel G18. Hitung total kolom menggunakan formula =SUM di sel
G19. Sampai di tahap ini, Anda sudah memperoleh jumlah HPP selama satu tahun, yaitu
Rp2.978.886.000. Bandingkan hasil tersebut dengan yang diperoleh secara manual pada bagian
sebelumnya.

Langkah 5: masukkan formula untuk menerapkan harga pokok yang dibeli belakangan
sebagai biaya persediaan akhir. Di sel H5, ketik formula berikut: =B5-F5. Copy formula di sel
H5 ke sel-sel di bawahnya sampai dengan sel H18. Di sel H19, jumlahkan sel-sel yang ada di
atasnya dengan formula =SUM. Jumlah di sel H19 harus sama dengan nilai yang diberikan di sel
E2.

Langkah 6: hitung biaya persediaan FIFO terkait unit-unit tersisa yang diterapkan oleh
formula di kolom sebelumnya. Di sel I5, ketik formula berikut: =C5*H5, untuk mengalikan
unit tersisa yang diterapkan di kolom H dengan harga/unit di kolom C. Salin formula di sel I5 itu
ke sel-sel di bawahnya sampai dengan sel I18. Hitung total kolom menggunakan formula =SUM
di sel I19. Sampai di tahap ini, Anda sudah memperoleh jumlah biaya persediaan FIFO per 31
Desember, yaitu Rp113.740.000. Bandingkan hasil tersebut dengan yang diperoleh secara
manual pada bagian sebelumnya.
So, that’s it. Mission accomplished! Dengan menyempatkan diri mengikut tutorial ini, Anda
sudah bisa membuat template Excel untuk menghitung biaya persediaan FIFO. Anda juga bisa
melihat tutorial ini di YouTube dengan memutar video yang diberikan di bagian awal artikel ini.
Jika menurut Anda artikel ini bermanfaat, jangan lupa untuk dibagikan di timeline Anda.