PARADISO BAY 1/2/3/4 CO-OP HOUSING SOCIETY.

KIHIM, ALIBAG, DIST – RAIGAD. PIN - 402201

RGD/ABG/HSG(TC)4637/2021 – REGISTRATION DATE 10/6/2021

Dated: 12-4-2023

This is Frequently Asked Questions and Guideline for Society Maintenance Bills and Receipts. We
have appointed Monthly Maintenance bills and receipts service for our society which is inclusive of
Yearly “Receipts and Payment Account”, Income and Expenditure Account” and Balance sheet.
Q1. What is Maintenance Bills and Receipts?
Ans: There are charges to be paid to maintain the society premises and related things so certain
amount to be contributed by each member (Flat Owner) of the society. Maintenance Bills and receipts
are form of accounting transaction records for members contribution towards Society expenses.
Q2. What is the Frequency of receiving Maintenance Bill?
Ans: Best practice is to draw and or release Maintenance Bill monthly by society to its members.
Q3. How Maintenance charge amount decided.
Ans: Currently We are following to charge Rs 3/- per SQFT (Square foot). But we will work it out in
AGM.
Q4. Why I am seeing some difference in my Maintenance Bill amount?
Ans: We have observed there are different flat SQFT mentioned in Index II for flats though they are in
same Bay/Wing and Line. And This is the reason we are calling SGM (Special General Body) Meeting
to adopt the mean point Maintenance though 1 BHK and or 2 BHK having some nearby SQFT difference
in Index II. This will easy for calculation and accounting as well as tracking purpose and it will be easy
practice to any new committee and or committee members in future. Yes and though you have paid
the difference amount then it will be adjusted post SGM and after next billing month.
Q5. Why my name is incorrect and how I will correct and or update that?
Ans: On first Maintenance Bill the name will appears of the Flat owner whose name is registered while
Society formation. If your name is incorrect (Spelling mistakes) then please contact committee and
get it rectified. In case you have purchased flat in re-sale the contact committee and we will update
your data. Its already updated but why we are asking you again? We need to some data and physical
document from you.
Q6. Why I am not seeing paid transaction details in receipts area of Bill?
Ans: We never accept the cash from any members towards Maintenance Bill. So, we have 100% bank
transactions while collected Maintenance charges till date, your transaction data is safely recorded.
This means transaction records are with bank and from last month (March 2023) we got access from
bank to see and download bank transactions for our Society account. So, there are three-fold
transactions happened in past. 1) You have paid to builder before society formation, 2) You have paid
to builder after society formation but no society handover happened and no committee formed, and
3) you have paid you Maintenance charges after managing committee formed and taken over society.
If you need immediate receipt then please contact treasurer and or available person on any Sunday
12 PM and get your handwritten receipts for transaction you have made.
Q7. Shall I get online Maintenance Bills and Receipts?
Ans: As of now we do not have online mode of Maintenance Bill and Receipt. We will send you Bill
copy as requested online but please make sure its privileged and not primary channel. Monthly you
will get Hardcopy at premises which will along with receipt from last month. If you need immediate
 PARADISO BAY 1/2/3/4 CO-OP HOUSING SOCIETY.
KIHIM, ALIBAG, DIST – RAIGAD. PIN - 402201

RGD/ABG/HSG(TC)4637/2021 – REGISTRATION DATE 10/6/2021

receipt then please contact treasurer and or available person on any Sunday 12 PM and get your
handwritten receipts for transaction you have made. In future we will check for online mode option.
We had one meeting for online things, but we ended up with heavy budgeting involved.
Q8. Why I am not seeing bifurcations of Maintenance charges amount?
Ans: We are doing this Maintenance billing service project as Phase with continues improvement. So
for time being you will see lumpsum amount. But Yes, you will see going forward all necessary fields
and bifurcations of amount. There are some other charges to be discussed and fixed in AGM (Annual
General Meeting). This is kick start of Maintenance Billing and account project.
Q9. Why I am seeing delay in things, why it is slow processing of such projects?
Ans: There are 3 major reasons behind it. 1) Most of the committee members who actually having
experience of handling such society administration barriers are staying remote. Remotely managing
this thank less job is challenge and causing delay the things.2) Handover received from builder was
pathetic in case of accounting. We are still doing forensic audit with their accounting team. Getting
data from builder, post-handover, is tough task. And 3) There are unavoidable technical things behind
it, like example Plan, Propose, Design and Strategies the things and get it approved in committee
meetings. It will be regularized by Next month.
Q10. What are the upcoming anticipated steps?
Ans: Phase 1, Kick-start the Monthly hardcopies Maintenance Bills.
Phase 2, Update the Name of Flat Owner with Members details Soft List and receive required
documents from Flat owner/member.
Phase 3, Update the Bifurcation of fields and amount as per By-Laws.
By Reference - Paradiso Bay Managing Committee (PDBMC)
 PARADISO BAY 1/2/3/4 CO-OP HOUSING SOCIETY.
KIHIM, ALIBAG, DIST – RAIGAD. PIN - 402201

RGD/ABG/HSG(TC)4637/2021 – REGISTRATION DATE 10/6/2021

पॅराडिसो बे 1/2/3/4 को-ऑप हाउडसिंग सोसायटी – डकहीम / अडिबाग

RGD/ABG/HSG(TC)4637/2021 – नोिंदणी तारीख 10/6/2021

डदनािंक: 12-4-2023

हे वारिं वार डवचारिे जाणारे प्रश्न आडण सोसायटी दे खभाि डबिे आडण पावत्यासाठी मागगदर्गक तत्त्वे आहे त.
आम्ही आमच्या सोसायटीसाठी माडसक दे खभाि डबिे आडण पावत्या सेवा डनयुक्त केिी आहे ज्यात वाडषगक
“पावत्या आडण पेमेंट खाते”, उत्पन्न आडण खचग खाते” आडण ताळे बिंद समाडवष्ट आहे त.

Q1. मेंटेनन्स डबिे आडण पावत्या म्हणजे काय?

उत्तर: सोसायटी पररसर आणि संबंणित गोष्ींची दे खरे ख करण्यासाठी शुल्क भरावे लागते त्यामुळे सोसायटीच्या
प्रत्येक सदस्याने (फ्लॅट मालक) ठराणवक रक्कम द्यावी. दे खभाल णबले आणि पावत्या हे सोसायटीच्या खचाा साठी
सदस्यां च्या योगदानासाठी लेखा व्यवहाराच्या नोंदी आहे त.

Q2. मेंटेनन्स डबि डमळण्याची वारिं वारता डकती आहे?

उत्तर: सोसायटीद्वारे माणसक दे खभाल णबल काढिे णकंवा सोडिे ही सवोत्तम पद्धत आहे .

Q3. दे खभाि र्ुल्काची रक्कम कर्ी ठरविी.

उत्तर: सध्या आम्ही रु. ३/- प्रणत SQFT (चौरस फूट) आकारण्यासाठी अनुसरि करत आहोत. पि आम्ही
एजीएममध्ये यावर काम करू.

Q4. मिा माझ्या मेंटेनन्स डबिाच्या रकमेत काही फरक का डदसत आहे ?

उत्तर: फ्लॅट्ससाठी इं डेक्स II मध्ये नमूद केलेल्या वेगवेगळ्या फ्लॅट SQFT आहे त हे आम्ही पाणहले आहे जरी ते एकाच
बे/णवंग आणि लाईनमध्ये आहेत. आणि याच कारिामुळे आम्ही SGM (णवशेष जनरल बॉडी) मीणटं गला 1 BHK आणि
णकंवा 2 BHK मध्ये इं डेक्स II मध्ये काही जवळपास SQFT फरक असला तरी मीन पॉइं ट मेंटेनन्सचा अवलंब करत
आहोत. हे गिना आणि लेखा तसेच टर ॅ णकंग हे तूसाठी सोपे होईल आणि भणवष्यात कोित्याही नवीन सणमती आणि
णकंवा सणमती सदस्यां साठी हे सोपे होईल. होय आणि तुम्ही फरकाची रक्कम भरली असली तरी ती SGM नंतर आणि
पुढील णबणलंग मणहन्यानंतर समायोणजत केली जाईल.

Q5. माझे नाव चुकीचे का आहे आडण मी ते कसे दु रुस्त करू डकिंवा अपिे ट करू?

उत्तर: पणहल्या मेंटेनन्स णबलावर सदणनका मालकाचे नाव णदसेल ज्याचे नाव सोसायटी तयार करताना नोंदिीकृत
आहे . तुमचे नाव चुकीचे असल्यास (शब्दलेखनाच्या चुका) तर कृपया सणमतीशी संपका सािा आणि ती दु रुस्त करा.
जर तुम्ही पुनणवाक्रीमध्ये फ्लॅट खरे दी केला असेल तर संपका सणमतीशी संपका सािा आणि आम्ही तुमचा डे टा अपडे ट
करू. ते आिीच अपडे ट केले आहे पि आम्ही तुम्हाला पुन्हा का णवचारत आहोत? आम्हाला तुमच्याकडून काही
डे टा आणि भौणतक दस्तऐवज हवे आहे त.

Q6. मिा डबिाच्या पावत्या भागात सर्ुल्क व्यवहाराचे तपर्ीि का डदसत नाहीत?

उत्तर: दे खभाल णविेयकासाठी आम्ही कोित्याही सदस्यां कडून रोख रक्कम स्वीकारत नाही. त्यामुळे, आमच्याकडे
100% बँक व्यवहार आहे त आजपयंत मेंटेनन्स चाजेस गोळा करताना, तुमचा व्यवहार डे टा सुरणितपिे रे कॉडा केला
जातो. याचा अर्ा व्यवहाराच्या नोंदी बँकेकडे आहे त आणि गेल्या मणहन्यापासून (माचा 2023) आम्हाला आमच्या
 PARADISO BAY 1/2/3/4 CO-OP HOUSING SOCIETY.
KIHIM, ALIBAG, DIST – RAIGAD. PIN - 402201

RGD/ABG/HSG(TC)4637/2021 – REGISTRATION DATE 10/6/2021

सोसायटी खात्यासाठी बँक व्यवहार पाहण्यासाठी आणि डाउनलोड करण्यासाठी बँकेकडून प्रवेश णमळाला आहे .
तर, पूवी णतप्पट व्यवहार झाले आहे त. 1) तुम्ही सोसायटी स्र्ापनेपूवी णबल्डरला पैसे णदले आहे त, 2) तुम्ही सोसायटी
स्र्ापनेनंतर णबल्डरला पैसे णदले आहे त पि सोसायटी हँ डओव्हर झाली नाही आणि कोितीही सणमती स्र्ापन झाली
नाही, आणि 3) तुम्ही मॅनेणजंग कणमटी स्र्ापन केल्यानंतर आणि सोसायटी ताब्यात घेतल्यानंतर तुम्हाला मेंटेनन्स
चाजेस णदले आहे त. तुम्हाला तात्काळ पावती हवी असल्यास कृपया खणजनदार णकंवा उपलब्ध व्यक्तीशी कोित्याही
रणववारी दु पारी १२ वाजता संपका सािा आणि तुम्ही केलेल्या व्यवहाराच्या तुमच्या हस्तणलखखत पावत्या णमळवा.

Q7. मिा ऑनिाइन मेंटेनन्स डबिे आडण पावत्या डमळतीि का?

उत्तर: सध्या आमच्याकडे दे खभाल णबल आणि पावतीचा ऑनलाइन मोड नाही. ऑनलाइन णवनंती केल्यानुसार
आम्ही तुम्हाला णबलाची प्रत पाठवू परं तु कृपया याची खात्री करा की ती णवशेषाणिकाराची आहे आणि प्रार्णमक चॅनेल
नाही. माणसक तुम्हाला जागेवर हाडा कॉपी णमळे ल जी मागील मणहन्याच्या पावतीसह असेल. तुम्हाला तात्काळ पावती
हवी असल्यास कृपया खणजनदार णकंवा उपलब्ध व्यक्तीशी कोित्याही रणववारी दु पारी १२ वाजता संपका सािा आणि
तुम्ही केलेल्या व्यवहाराच्या तुमच्या हस्तणलखखत पावत्या णमळवा. भणवष्यात आम्ही ऑनलाइन मोड पयाा य तपासू.
ऑनलाइन गोष्ींसाठी आमची एक मीणटं ग होती, परं तु आम्ही मोठ्या बजेटमध्ये सहभागी झालो.

Q8. मिा मेंटेनन्स चाजेसच्या रकमेचे डवभाजन का डदसत नाही?

उत्तर: आम्ही हा मेंटेनन्स णबणलंग सेवा प्रकल्प सतत सुिारिां सह फेज म्हिून करत आहोत. त्यामुळे काही
काळासाठी तुम्हाला एकरकमी रक्कम णदसेल. पि होय, तुम्हाला सवा आवश्यक फील्ड आणि रकमेचे णवभाजन
णदसेल. एजीएम (वाणषाक सवासािारि सभेत) चचाा आणि णनणित करण्यासाठी इतर काही शुल्क आहे त. मेंटेनन्स
णबणलंग आणि अकाउं ट प्रोजेक्टची ही णकक स्टाटा आहे .

Q9. मिा गोष्टी िंना उर्ीर का डदसतोय, अर्ा प्रकल्ािंची प्रडिया सिंथ का होत आहे ?

उत्तर: त्यामागे 3 प्रमुख कारिे आहे त. 1) बहुतेक सणमती सदस्य ज्यांना समाज प्रशासनातील अडर्ळे हाताळण्याचा
प्रत्यि अनुभव आहे ते दू रच राहतात. या िन्यवाद कमी कामाचे दू रस्र्पिे व्यवस्र्ापन करिे आव्हानात्मक आहे
आणि यामुळे गोष्ींना उशीर होतो. २) णबल्डरकडून हँ डओव्हर णहशेबाच्या बाबतीत दयनीय होता. आम्ही अजूनही
त्यां च्या अकाउं णटं ग टीमसोबत फॉरे खन्सक ऑणडट करत आहोत. णबल्डरकडून डे टा णमळविे, हस्तां तरानंतर, हे
कठीि काम आहे . आणि 3) त्यामागे अपररहाया तांणत्रक गोष्ी आहे त, जसे की योजना, प्रस्ताव, णडझाइन आणि
स्टर ॅ टेजीज गोष्ी आणि सणमतीच्या बैठकीत मान्यता णमळवा. पुढील मणहन्यापयंत ते णनयणमत केले जाईल.

Q10. आगामी अपेडित पाविे काय आहे त?

उत्तर: टप्पा 1, माणसक हाडा कॉपी दे खभाल णबल सुरू करा.

टप्पा 2, सदणनका मालकाचे नाव सदस्यां च्या तपशीलासह अद्यतणनत करा सॉफ्ट णलस्ट आणि फ्लॅट
मालक/सदस्यां कडून आवश्यक कागदपत्रे प्राप्त करा.

टप्पा 3, उप-णनयमांनुसार फील्ड आणि रकमेचे णवभाजन अद्यतणनत करा.

By Reference - Paradiso Bay Managing Committee (PDBMC)