INGENIERÍA INDUSTRIAL

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROYECTOS

ACTIVIDAD 3 TEMA 1

Profesor: Ing. Mario Alberto Rodríguez Calderón

Alumno: Diego Lupercio Ávila
Fecha: 01 /09/2020

DESCRIPCIÓN:
Elaborar un resumen del material destinado que se encuentra
en la parte de recursos.
La información deberá verse reflejada en 5 cuartillas plasmaran
el contenido de la unidad ya unificado.
Agregar referentes bibliográficos al final del documento.
RESUMEN:
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es si bien una planificación de un conjunto de
actividades a realizar de una manera articulada entre sí, con el
fin de producir determinados bienes o servicios capaces de
llegar a satisfacer necesidades o resolver problemas que van
dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de
tiempos dados.
Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado se debe
explicar cuál es su finalidad y sus objetivos, beneficiarios,
productos, actividades, cronogramas, presupuestos, etc.
Tomando esto, para empezar a planear un proyecto a
responder estas preguntas se puede para ayudarnos mucho:
¿Qué se quiere hacer?
¿Por qué se quiere hacer?
¿Para qué se quiere hacer?
¿Dónde se quiere hacer?
¿Cómo se va a hacer?
¿Cuándo se va a hacer?
¿A quién va dirigido? Etc.
¿Cómo se da la pensar en un proyecto?
Los proyectos surgen para poder dar respuestas a problemas, y
para que existan los problemas es preciso que alguien los
perciba. Por ejemplo, hace referencia en definir o seleccionar el
problema que se pretende solucionar para tener claridad acerca
de sus causas y consecuencias y sobre las acciones que se
deben emprender.
Análisis de “Árbol de problemas”
Es importante, pues para formular un proyecto se debe hacer
un buen diagnóstico de la situación. Para lo cual es más una
realidad que se puede utilizar para una técnica conocida como
“árbol de problemas”.
El primer paso de este análisis consiste en enunciar el
problema central, que será aquel que se pretende contribuir
mayormente a solucionar con el proyecto.
Esto nos ayuda a determinar si nuestros esfuerzos deben
concentrarse en el problema central, o si las aptitudes de
nuestra organización y el escenario (micro y macro entorno)
donde se desarrolla su labor y hacen recomendable actuar
sobre algunas de las causas o también en algunas de las
consecuencias.
Fases de la información de un proyecto

El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco

fases: el inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el
cierre. En esta guía queremos explicar en qué consiste cada
una, la cuál es su objetivo, de qué actividades se componen y
cuáles son aquellos documentos que se consideran esenciales
que se prepararán en su momento.
Estas serían:
1. Inicio
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya
que es el momento de definir el alcance y proceder a la
selección del equipo. Sólo con un ámbito claramente definido y
un equipo especializado, se puede garantizar el éxito.
2. Planificación
Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de
proyecto, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de
abstracción para calcular las necesidades de personal,
recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la
consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos.
Asimismo, también es necesario planificar comunicaciones,
contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva,
de crear un conjunto completo de planes de proyecto que
establezcan una clara hoja de ruta.
3. Ejecución
En base a la planificación, habrá que completar las actividades
programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los
productos intermedios. Es importante velar por una buena
comunicación en esta fase para garantizar un mayor control
sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable
monitor izar la evolución del consumo de recursos, presupuesto
y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en
alguna herramienta de gestión de proyectos. Esta parte es
importante pues es cuando se lleva a cabo los planes de cómo
realizar el proyecto, en esta etapa se deben gestionar: el
riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el
tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
4. Seguimiento y control
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el
seguimiento, revisión y calificar del progreso de proyecto. Es en
esta etapa donde se tiende a analizar y dar una observación
crítica a que los pasos del proyecto se den a cabo de la mejor
manera en su tiempo y forma.
Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la
máxima premura posible, para poder identificar las áreas en las
que puede ser requerido un cambio en la planificación. La
etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente
asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de
forma separada, aunque por su importancia y valor crítico.
5. Cierre
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar
formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales
inherentes. Se da por entendido que todo se hizo, se planeó y
se llegó al fin del producto o servicio acabando con el proyecto.
Una vez terminado este punto, se establece formalmente que el
proyecto ha concluido.
Los 3 factores más importantes a controlar en un proyecto son:
el plazo, el presupuesto y la calidad.
Existen 4 factores que en toda gestión de proyectos debe
contemplar por ser los de mayor influencia en los resultados
alcanzados. Estos factores no son excluyentes, han de tenerse
en cuenta a la vez, y no son los únicos. Ya que existen otros
que también pueden afectar al balance de los proyectos. Sin
embargo, si son los más decisivos y por ello se merecen una
atención especial.
Esto se trata de tener:
- Una claridad en la definición de objetivos.
- La utilización de una metodología
- La precisión en la planificación.
- El compromiso de los participantes.
Los tres primeros que tienen en común que la responsabilidad
sobre ellos recae en la dirección de un proyecto.
Esto sin embargo, el ultimo no llega a depender exclusivamente
de los roles ejecutivos, sino que la responsabilidad se extiende
a todos los niveles del organigrama. Si bien, para conseguir
alcanzar ese compromiso es tarea de la dirección de lograr
implicar a todos los integrantes del proyecto.
En ocasiones la falta de claridad de la definición de objetivos se
tienen varias implicaciones que se afectan de manera negativa
al proyecto, a sus participantes y a la dirección misma, siendo
en concreto:
- Al proyecto: que se puede producir en retrasos causados por
malentendidos, es posible que se produzca la convergencia de
intereses, será necesario invertir más tiempo en negociaciones
que puedan llegar a hacer falta para terminar empleando más
recursos y, por lo tanto, acabará haciendo falta un presupuesto
que sea mayor del estimado.
- A la dirección: su imagen se ve deteriorada, y esta puede
perder la confianza, es posible que se vea abocado a una
inadecuada gestión de los recursos, o también a una
asignación de cargas de trabajo de manera desequilibrada.
- A los participantes: siendo que puede haber malos
entendidos y se pueda empobrecer la comunicación de los
miembros del proyecto, provocando situaciones de
insatisfacción o perdida de motivación.
El éxito de un proyecto y una utilización de una
metodología
Hoy en día todo se mide con la tecnología que avanza sin
tregua y la inmediatez es una exigencia. Aplicando a la gestión
de proyectos, esto supone la necesidad de:
- Conocer en todo momento en qué en punto se está y hacia
dónde se va.
- Permanecer continuamente actualizando.
- Darle prioridad a la automatización cuando sea posible.
- Mejorar la comunicación siempre que se pueda.
Las metodologías para la gestión de proyectos reúnen los datos
y ayudan a discernir lo esencial de lo secundario, al mismo
tiempo que pueden emplearse en sí, mismas como
herramientas de comunicación.

La precisión en la planificación. Un aspecto incuestionable

en la gestión de los proyectos.
La planificación es crucial para evitar los fallos que en
momentos más tardíos en pleno desarrollo de proyectos, que
pueden escapar al control.
En ese error de cálculo en cuanto a la duración estimada de
una actividad puede provocar el retraso de todas las demás y
más si existen dependencias.
El tiempo invertido en la fase de planning es tiempo ganado en
la recta final del proyecto y en el mejor de los ejemplos de ellos
es la eficiencia del método de la cadena crítica, que se basa
precisamente en este principio y es la metodología con
mayores resultados de éxito.
Formas de presentación de un proyecto
Para poder centrarse en la gestión de un proyecto, primero es
necesario contar con la aprobación de las personas con la
autoridad suficiente dentro de la organización. Igual de
importante es el tener asegurado el compromiso para los
grupos de los intereses y, por supuesto, la disponibilidad sobre
los recursos que garantiza su viabilidad.
Simplificando esto se podría decir que se puede lograr esto por
medio de 3 acciones.
1. Identificar a la audiencia: para conocer o saber cómo
presentar un proyecto hay que tener en claro a quién se va a
dirigir este esfuerzo. A la alta dirección, los representantes del
área de proyectos de la empresa, los miembros del equipo
ejecutivo, compañeros, colaboradores individuales,
proveedores, otros jefes de proyecto, clientes, usuarios finales,
es algo importante para no omitir a ninguno de los interesados.
2. Preparar la exposición al evaluar cómo se presenta un
proyecto en donde se da a conocer al público al que habrá que
dirigirse en cada caso.
No todas las exposiciones son iguales por lo que ni todas
tienen la misma finalidad, ni todas las audiencias comparten
intereses.
La mejor manera de evitar pasar por alto los aspectos
importantes en este cometido es teniendo en cuenta los
siguientes temas por cada grupo de interés.
- Los cambios que el proyecto introduce: de qué manera este
proyecto representa un cambio para este grupo
- Los objetivos: de cómo el proyecto se alinea con sus metas
- Los riesgos: que son los principales temores que el proyecto
le inspira y qué riesgos le supone. Además, de la forma previa
a cada presentación del proyecto hay que conocer las
preferencias de la comunicación de los distintos grupos de
interés y el formato más idóneo para planear este intercambio
de información.
3. El llevar a cabo la presentación: mostrando la serenidad y la
confianza así como el estar pendiente con las ideas claras.
Además de esto es fundamental tener preparados todos los
recursos adicionales que se necesitarán para complementar la
información expuesta y busca el contacto visual. El saber cómo
se presentara un proyecto es una decisión importante para todo
proyecto de un líder.