2. DIO Primjena procesa pisanja u tri koraka 4. POGLAVLUE Planiranje poslovnih poruka 5. POGLAVLUE Pisanje poslovnih poruka 6. POGLAVLJE Zakijucivanje pisanja posiovnih poruka Svaki djelatnik moze nauéiti pisati uéinkovitije i uloziti manje vremena i energije u pisanje usinkovitih poruka. Upoznaite provjereni proces pisanja koji izazov komunikacije dijeli na tri jednostavna koraka: planiranje, pisanje i zakljudivanje poruka. Ovaj je proces primjenjiv na sve, od élanaka na blogu preko sluzbenih izvjestaja do vaseg Zivotopisa. Uz malo vjeZbe mozete oviadati procesom utinkovitog postovnog pisanja. 87 'Planiranje poslovnih poruka Ciljevi uéenja Nakon sto prouéite ovo poglavije, moéi cete: 4, Orisst proces pisanjau tri koraks Objasnitizabto je prie pisenja noruke vazno analizirat * situaciu i padlive definirati cil Raspraviti moguénost prikupianjainformacija za " jednostavne poruke i identificirati tri karakteristike kevalvetne informacija bliza na komunikac Pee trees HR Block Island u vireualnam svjety Sacand Life sama je jedan od mnagih drustverih media koje Paula Drury irjezin ‘tm pokudavaju komunicinatis Kjantimi 0 uslugema poreznog sevjetovanjs, 88 ju u H&R Blocku Navesti koje dimbenike valia uzeti u obzir pri odabinu * najprikiadnijeg medija za prenoSenje poruke 55, Objasnitizasto je dobre organizeni vaina ivama i * vatoj publici Objasniti razlicu izmedu direktnog i indirektnog * pristupa organiziranju poruke hrblock.com Moogi emeriki porezni cbveznici 0 svoim porezima ne razmi- Siu sve dok to nije apsoltno nutno, a i tada 0 njima Zele razriliat to je moguce mani. Zato se Paule Orum, patored sjeica za marketing digtalnih poreznin regenia u HER Block sundava s ogromnim izazovor kada Zl s parezrim abvezicima komuniciati 0 proizvadima i uslugame pripreme poreza koje rd njzina kompani. HR Block je vodets emeritka twtka za poreano savjeuve nie stron opciama ze gotova sve vrsta poreznog obveznka, Oni kaj Zleicbjeci mufan posan abratunavania sgh poreza, tu obavezu mogu prebsct na porezne struérjke u jednom od 13 (00 ureda ioje korpenia posjedye ile zemle. Oi pak pore 2 cbveznici ko su spremni sami obavit taj paseo, magu bie medu bojnim digitarim altoretverna poput softvera ze asobre raGunaa i reSerja zasnovaih na webu, loko je pripremanie porezejedno od nejranie uzbudlvin kan- zumertskhiskstava, Drum i jezna oscil star su reputacia kreativacakoriterjom najnovih nova u crusbvenim medina za komunikaci. Na primer, nedavniplasmenjedrog nihavog pro izvoda zapazen je strunjak za medie Shel sree okarltarizireo ao jednu od najopsetniin éusinesstocansumerkernpani puter ‘ruSbienih media u poviest. Neime, Orum i njno osabiie su uvezivans potenianim jentima _patrijebl brojne tehnike: videozapi- ‘se no YouTubeu {uu inate za vdeourete karisnika, profile ne [MySpaceu | Facebook, mlrobiogranje na Twitory te BR Block Iiond” uvtuainom svjeus Second Lf Mecutim,inoveie Pau Drum no titu se samo tehnologi. U duu poslove karrunikacije 2.0 vii pr poglevi one nanleave korwerzach 4. POGLAVLJE Pisniranje posiovnih poruka 89 Wi njezina osobja prate ves brojkorsnka Twittera Koj) su u prosiost poste ptane a porezima. Poneked asoblie HEA Blacka adgovara na speaténa porezna ptana, a ponekad jecrastamo, prema rijetima Paule Drum .pruza moral porpar Uprevozata to ci suvremeni natin komuniiraria dole od korg rile hoa jo ek 28 mage ude ima ustogen staromodan im, oi su ienenadlivelk tj enaltiara druswerin medi, Medea najige zapenuie da je Drum zapravo sir interes za pocrute poreznag savetovania" ski dvosmjeri pristup u fojem korpanie ste jadnako pivo kao 80 | govori, Na primier, da bi komunikecsi Karel odrzal otvarenim, ano = U TRI KORAKA \Vainost koju Paula Drum iz H&R Blocka (predstavljena u Pogledu izbliza na potetku po- glavlja) pridaje povezivanju moze se primijeniti na svaku poslovmu poruku, Cak iako se ne bavite klijentima, vasa poruka mora uspostaviti vezu s ciljanom publikom. Slijedeéi ovaj provjereni proces nausit éete stvoriti uspjesne poruke koje odgovaraju na potrebe publike te istiéu vaSe sposobnosti pronicljivog poslovnog struénjaka. Procesom pisanja u tri Koraka (vidi Sliku 4.1) mozete osigurati uéinkovitost (odgo- varanje na potrebe svoje publike i prenoSenje svojih teza) kao i efikasnost vasih poruka (koristenje svoga vremena i vremena svoje publike na najbolji nagin): Opiseti proces pisanis utr koraka Proces pisanja u ti koraka sastoj se od planiranja, pisanja t zakjucivanja pisanfa poruke. ‘© 1. korak: Planiranje postovnih poruka. Pri planiranju svake poruke prvo analizi- rajte situaciju tako da definirate cilj i razvijete profil svoje publike. Kada ste sigumi 'w ono Sto morate posti¢i svojom porukom, skupite informacije koje ée zadovoljti po- trebe vase publike, Zatim, odaberite odgovarajuéi medij (usmeni, pisani, vizualni ili elektroni¢ki) kojim éete prenijeti svoju poruku, Potom organizirajte informacije tako da definirate glavnu ideju, ograniite opseg, odaberete izravan ili neizravan pristup i skicirate sadrZaj. Fokus ovog poglavija je na planiranju poruka. SUKA 4.1 Proces pisanja u tri koraka Proces pisanja u tri koraka pomoci 6e vam pri stwaranju kvalitetnjh paruka u bilo kojem mediu. Kada steknete viée iskustva s ovim procesom, on Ge postatilakSi i automatizinand ae ES EGE) a Analizirsjte situaciu Prilagodite se svojoj publici Progledaite poruku Definiraje svoj cilj i raze profil Bite osjetjvi prema potebamna Procijenite sade i provjerite publike svoje publike koistenjem yt" stava, __Eitjvost,uredite i ponovno Pe ela aaiealce oer eee ee eo previ emer Were adnexal egal ena vert aac atime ‘spunjenje th potreba. eee eter eer nee Odaberite odgovarajuci medij imidza svoje kompanije. Kontrolirajte COdaberite najboji medi za svoj stil upotrebom koaverzaijskog napisite kako biste postgli preciznost i jasnoéu, ‘Stworite poruku Koristite utinkovite dizajnerske ‘element i prikladan format 2a Jasan i profesionalan dojam. ‘Skupite informaciie dostavianje vale poruke. eee Lektorirajte poruku a prikladnog glasa. Pregledajte poruku kako biste Crperiesren Intormnace ‘Sestavite poruku otkrili pogreske u formatiranju, Definirateglavnu ideju, ogranitite P er copseg, odaberiteizravanilineizravan _Birajte snazne rijeti kojima éete stvoriti Prevopisu i stilu, pristup i skicirate sadréj. utinkovite reenice iskladne odlomke. Poaljite poruku Potalite svoju poruku koriftenjem ‘odabranog medija; uvjerite se da su svi dokument relevantne datoteke uspjetno postani.90) — 2. DIO Primjena procesa pisanja u ti koraka Za poéetak, poloview >aspolotivog vremena odvojite +a planiranje, éetvrtinu za isanje i éetrtinu 2a dovréavanje svojth poruka - ali ove postorke prilagodite svakom projektn, Preskakanje planivanja kako biste uitedjeltvrifeme abicno dugorotno vedi do jok vebeg gubitka vemena, 2D CILy UCENJA Objasriti zasto je prije pisanja poruke vazno analiziati situaciiu i padiiva definirat ci) ‘© 2. korak: Pisanje posloynih poruka, Nakon sto ste isplanirali poruku, prilagodite se ojo) publici senzibilitetom, vjestinama u meduljudskim odnosima i odgovarajugim stilom pisanja, Tada ste spremni za sastaviianje svoje poruke izborom snaznih rijeti, stvaranjem kvalitetnih reenica j oblikovanjem skladnih odlomaka, O pisanju poslov- nih poruka govori se u petom poglavlju. ¢ 3. korak: Zakljudivanje pisanja postovnih poruka. Nakon napravljenog prvog na erta poruke, pregledajte je tako da procijenite sadréaj, provjerte &itjivost, uredite i ponovno napigete sve dok ne postignete preciznost i jasnoéu, Pritom vaSa poruka tre ba biti gramaticki ispravna s odgovarajucom interpunkeijom i uvinkovitim formatom, Zatim, stvorite svoju poruku, Stavite je u oblik u kojemu ée je va8a publika primiti te pregledajte dizajn i adabrani format kako bi ostavila atraktivan, profesionalan dojui. Lekorirajte finalni proizvod kako biste osigurali visoku kvalitet, a tada poSaljite po ‘ruku, 0 zakljuéivanju poslovnih poruka govari se u Sestom poglavia, Kroz.ovu knjigu nausit 6ete kako primijeniti ove korake na veliko mnostvo poslovnih poruka: kratke poruke poput e-maila i ¢lanaka na blogu (7. do 10. poglavlja), duze poruke poput izvjeStaja i wikija (13. do 15. poglavlja), usmene prezentacije (16. i 17. poglavlje) i poruke prilikom zapoSljavanju koje movete iskoristti da biste ostvarili sjainu karjeru (18. 119. poglaviie) Optimiziranje vremena za pisanje Sto vise koristte ovaj proces pisanja w tri faze, to ée on postajati intuitivniji i automat raniji. Takoder ete uspjeSnije rasporedivati vrijeme namijenjeno svakom koraku projekta, Pisanja. Zapotnite odredivanjem vremena koje éete morati utrositi na odredeni projekt. (U poslovanju, kao iu Skoli, nikada neéete imati onoliko vremena koliko biste heli!) Tada, kao opéenito pravilo, namijenite 50% tog vremena planiranju, 25% pisanju i 25% zakljutivangu, Modda se éudnim éini odvajanje samo Getvrtine vremena za pisanje, ali to ima smisla iz dva razloga. Prvo, temeljto planiranje je nuno kako biste osigurali dostavijanje pravib informacija u pravom obliku pravim Ijudima, Planiranje kompliciranih projekata moze Zahtijevati puno posla, ali evo dobre vijest: uz pazhivo planiranje samo pisanje je br3c, Jak8e i puno je manje stresno, Drugo, uvijek je mudro ostaviti dovolino vremena za zavréni korak, posebice za dugat- ke ili Kompleksne poruke. Ako ktoz bilo koji od ovih zadataka samo povréno proletite il i preskotite, tada se izlazete riziku koji moze ponititi naporni rad slanjem poruke slabe kvalitete Naravno, podjela vremena u omjeru $0-25-25 moze znatajno varirati od projekta do projekta, Jednostavnije i krade poruke zahtijevaju manje planiranja od dugih izyjestaja, web stranica i drugih kompleksnib projekata, Takoder, vrijeme potrebno za oblikovanje i slanje poruka moze znaéajno varirati ovisno o mediju, veligini publike i drugim gimbenicima, Za- oGnite s omjerom 50-25-25 kao sa smjernicom i korstite svoju prosudbu za svaki projekt, Uéinkovito planiranje Cim se pojavi potreba za stvaranjem poruke, neiskusni su komunikatori Gesto u iskuse- ‘ju da odmah prionu na pisanje, Medutim, ak i nekoliko minuta planiranja mode kasnije wtedjeti sate prepravljanja i frustracija. Analiza va8e publike pomaze vam w prikkupljanju i sredivanju potrebnih Ginjenica, kao i u slanju informecija na adekvatan i privlagan naéin, Planiranje poruke smanjuje neodlutnost tijekom pisanja, kao i prepravljanje tijekom do- ‘Savanja poruke. PaZljivo planiranje moze vas spasiti i od neugodnih pogreSaka koje bi ‘mogle naskodit va8oj kompanij ili vaoj karjeri. S unaprifed utvedenim planom spremni ste krenuti dalje u analiziranju svoje situacij. ANALIZIRANJE VASE SITUACIJE UspjeSna poruka zapodinje s jasnim ciljem koji povezuje potrebe posiljatelja s potrebama ublike. Identificiranje cilja i publike obitno je vrlo jasno kod jednostavnih rutinskih po- Tuka, Medutim, ovaj zadatak mode biti malo te2i u zamrSenijim situacijama, Na primjer,4, POGLAVLJE Planirarje posiovnih poruka 91 50/0 1 2 Wea iamedu opéeg cia i kontrole komunikatora \a8e kontrola nad porukom obrnutn je povezana sa stupniem participadie pubike. Sto ie veéa miera participecie pubike, to menje kontrole imate, i obruto sca Surednia Seednja Porticisaciia publike Niska Nieka ‘Sreara Visoks Kontrole Komunikatora ukoliko morate koruniciati o problemu brodskog prijevoza izmedu vaSih tvornica u Pe- kingu i Los Angelesu, cilj moze biti jednostavna obavijest vise menadémentu o situacji S druge strane, cili pak moze ukljucivati i upit rukovoditeljima tvornica kojim trazite da istraze i rjeSe problem, Ova dva scenarija imaju razliite eiljeve i razligitu publiku, stoga zahtijevaju bitno razliite poruke, Ako se odmah bacite na pisanje, a da niste razjasnili svoj cilj kao ni svoju publiku, tada éete uzaludno tro8iti vrijeme i energiju te éete vjerojatno stvoriti nedovoljno kvalitetnu poruku, Definiranje cilja pisanja Sve postovne poruke imaju opéi eilj: informiranje, uvjeravanje i suradnju s publikom. Osim definiranja ukupnog smjera vase poruke, opéi cilj vase poruke odreduje prikladan span) priiacjepblike stupa Konze kt mate nad svojom pork (Si 4.2), Informiranje publike temelji se na ni2oj razini interakeije, Clanovi publike dobivaju informaciju, a zatim je il pritvate, ili ne pribvate, ali oni ne doprinose sadrZaju poruke. Vi kontrolirate poruku. Nasuprot tome, uvjeravanje publike obiéno ukljucuje odredeni stupanj patticipacije, poput pruzanja Ijudima prilike za postavljanje pitanja kako biste mogli poja~ sniti eventualne nejasnoée. Ipak, morate zadrZati odredeni stupanj kontrole nad porukom. ‘Na drugom kraju spektra, da biste suradivali s Ijudima, morate omoguéiti maksimalnu ra- zinu sudjelovanja, Vasa kontrola nad porukom je smanjena jer se morate prilagoditi no situacijama koje nastaju razvojem suradnje. U okvirima opéeg cilja svaka poruka takoder ima specifigan eilj. On odreduje ono to Zelite postici svojom porakom i ono Sto bi vasa publika trebala Sniti ili mislti nakon primanja va8e poruke. Na primjer, je li va8 cilj samo obavijestiti publiku o nadolazegem ogadaiu ili pak Zelite da Ijudi odmah poénu djelovati? Navedite svoj specifigni cil So je moguée preciznije, dak i do stupnja u kojem odredujete koji tlanovi publike trebaju na koji nagin i u koje vrijeme reagirat akon Sto ste definirali svoj specificnicilj, odvojite odredeno vrijeme kako biste pro- viet izvodivost. Procijenite zastuzuje Ii cilj vrijeme i trud koji trebate uloziti u pripre- ‘manje i slanje poruke — kao i vrijeme koje va8a publika mora uloiti u ftanje, gledanje ili slusanje poruke. Testirajte svoj cilj postavijanjem ovih éetiriju pitanja: ‘© Hote li vasa poruka rezultirati ikakvim promjenama? Nemojte d macijskom preoptereéenju slanjem poruke koja nista neée promijenit primerice, ne svida najnovija reklamna kampanja vase kompanije, a i nosti da na nju usjevete, slanje kritigne poruke Kolegama neée ni8ta promijni ikome koristit. Vas opti ei mote biti informiranje, wjeravanje iti ssuradnia. Da biste odredilispecifigan cil razmislte 0 naginw na koft i porta trebala uijecat na ideje 1k ponasanje publike. Odgodite slanje poruke, ii je nopée nemojte slat w sjedeéim situseijamea + Nifta se ne mifenfa slanjem poruke + Cif nie realistigan + Vrijeme nie prikiadno + Gil nif pritwatjv vakoj organteaciy92 2. DIO Primjena procesa pisanja u tri korake ‘© Jeli vat cilj realistitan? Spoznaja o realistitnosti vaseg cilja va2an je dio dobrog po- slovnog instinkta, Na primjer, zahtjev 7a povi8icom u vrijeme krize i vaoj kompaniji ‘moze poslati poruku kako niste u toku sa 2bivanjima oko vas. Je li vrijeme prikladno? Ludi koji su usred nekog posla u trenutku primanja vase poruke, ili ih ona ometa, vrlo vjerojatno neGe obraéati pozornost na nju, Na primer, radno optereéenje mnogih profesija i odjela ciklitki se mijenja, stoga poruke poslane za vrijeme velikog optereéenja mogu biti ignorirane. © Jeli vas cilj prihyatljiv vaso) organizaciji? Posiovniciljevi i politika vase kompani- je, pa ak i zakoni koji vrijede za vaSu djelatnost, mogu utjecati na opravdanost vasih ciljeva, Kada ste jasno i svrsishodno odredii svoj c1ly, kao 1 odgovarajuce vryeme, vas sljedeet korak odnosi se na razumijevanje potreba vase publike. Razvijanje profila publike Prije no Sto 8lanovi publike odvoje vrijeme za ditanje ili suSanje vase poruke, oni moraju biti zainteresirani za ono Sto govorite. Oni moraju zat 8to oni imaju od toga: Kako ée im sluSanje vaseg savjeta ili postupanje po vasim uputama pomoéi, profesionalno ili osobno? Sto viSe znate 0 élanovima vase publike, 0 njihovim potrebama i ofekivanjima, to 6e vasa komunikacija s njima biti udinkovitija, Na Slici 4.3 mozete vidjeti primjer potrebnih infor- ‘macija za analizu publike. Slijedite ove korake da biste proveli temeljitu analizu publike: SUKA 4.3 Analiza publike pomage vam u planiranju vasih poruke Za jednostavne rutinske poruke obiéno ne morate dubinski analizirati svoju publiku. Me- Naravno, ako ne Zelite puno pitanja ii interakeij, kori8tenje usmenih medija moze biti lo8 izbor. Medutim, padljivo procijenite svoju publiku prije no Sto odludite granitit interakeiju odabirom dragog medi. Kao me- nadzer, nati Gete se u neugodnim situacijama (na primjer, odbijanje zaposlenikova zahijeva za povisicom) u kojima ée vam se nit primamljivim slanje e-poruke ii ibieg vanje osobnog Kontakta na drugi natin, Medutim, u mno- gim ovakvim prilikama dugujete drugoj strani priliku da postavi pitanja ili iznese svoje stavove. Stovise, osobnim suoéavanjem s teSkim situacijama steéi éete reputaciju postenog i obzirnog menad?era. Tiskani mediji Pisane poruke mogu imati razne oblike, od tradicional- nih memoranduma do preciznihizjestaja koji kvalitetom svoje izrade konkuriaja Easopisima, Memorandunl su gy najbolja kada trebate ohrabriti interakcijn, izrait ose ti pratt! emocionalne reakcije: epee v organiza, vile dete vemena prov goo stud Vika kratkitiskani dokumenti koji se tradicionalno Koriste 21 Spembamt Grkanuica¢ ra ree wana kt dep npn rutinske svakodnevne razmjene informacija unutar orga- nizacije. U mnogim orgenizacijama IM, e-posta, blogovi i drugi elektroni¢ki mediji uveli- ke su zamijenili papiene memorandume. Pisma su kratke pisane poruke koje se obitno Salju primateljima ivan organizacife. Osim sto prenose odredenu poruku, pisma obavijaju i vaznu funkeiju odnosa s javnossu tako da njeguju dobre poslovne odnose s Klijentima, dobavljagima i drugima. Mnoge or- ganizacije oslanjaju se na pisma obrasce kako bi ustedjeli vrijeme i novac u rutinskoj ko~ ‘munikaciji, Pisma obrasci posebno su prikladna za jednokratna masovna slanja poste kao to su ponude proizvoda, informacije o aktivnostima organizacije i prigodne poruke poput sezonskih Gestitki Izyjedtaji i ponude obiéno su duzi od memoranduma i pisame, iako i oni mogu biti napisani u obliku memoranduma ili pisma. Ovi dokumenti mogu biti razligite duzine, od rnekoliko stranica do nekoliko stotina, a obiéno su vrlo formalni po svome tonu, Poglavlja od trinaestog do petnaestog detalnije razmatraju izvjeStaje i ponude. Vizualni mediji Tradicionalne poslovne poruke prvenstveno se eslanjaju na tekst s povremenom po- drskom grafickih elemenata poput slika, tablica, grafikona ili dijagrama koji pomazu u ilustracii teza o kojima se u tekstu raspravlja, Medutim, mnogi poslovni komunikatori potinju otkrivati snagu poruka w kojima su vizualni clementi dominantn i potpomognu- {i malim koliginama teksta. U tom kontekstu, vizwalnim medijima mozete smatrati svaki Tiskane poruke u mnogin su slugajevima zamijent! elekiromieké med, ako tiskant ‘mest | dalje imal svoje mjesto 1 danaénfem postovanju U nekim situactjama poruke koje su preteito vizwaine, s tekstom oli padupire iustracie, mags biti ueinkoviife od poruka koje ‘se prvensiveno oslanjajn na fest8B — 2. DIO Primjena process pisanje u tri koraka Opéenito,elektronitte mediie Ioristte 2a brzo slanje poruka, za dopivanje do siroko rasprostranjene publike za Iskoristavane prednost bogatth multimedijalnh formate. Sam bro) elekroniékib media na radon mjestu mage imati frusirirajuéi wéinak na danas publiku UNA 45 Vizualni medi Kod tradicionainih posiovnin poruka, vizualni elementi obitne podupiru tekst. Medutim, neki sluéajevima, poruka moze biti udinkovitje predstaviena izokretanjem avog od- ‘nose ~ zasnivanjem poruke na dominantnom vizualnom aspektu s tekstom koji sluzi kao potpora toj slic ‘Supply Chain Simple ‘Supply Chain oblik u kojemu jedan ili vise vizualnih elemenata igra centralnu ulogu w prenosenju sadréaja poruke (vidi Sliku 4.5). Poruke koje kombiniraju snazne vizualne elemente s podupirudim tekstom mogu biti udinkovite iz brojnih razloga. Danaénja publika nema dovoljno vremena i bombardirara je porukama, Sve Sto omogucuje brau komunikaciju je dobrodoslo. Vizualni prikazi takoder su uéinkovitiji u opisivanju kompleksnih ideja i procesa jer smanjuju trud koji publika ‘mora ulo7iti da bi prepoznala dijelove i odnose koji éine cjelinu. Takoder, u visejeziénom poslovnom svijetu dijagrami, simboli i druge slike mogu smaniiti komunikacijske barijere smanjujuéi potrebu jeziéne obrade, Konagno, vizualne prikaze mozemo lakSe zapamtiti nego disto tekstualne opise ili objaénjenja Raspon elektronickih medija je velik i kontinuirano nastavlja rast, od telefonskih poziva i podeastova do blogova, wikija, e-maila i tekstualnih poruka. Kada Zelite ostaviti snazan dojam, koristenje elektroni¢kih medija moze pove¢ati uzbudenje i vizualnu privlatnost svojom interaktivno8éu, animacijom, zvuénim i videozapisom, Rast moguénosti elektronigke komunikacije istovremeno je blagoslov i prokletstvo 2a posloyne komunikatore. $ jedne strane, sada na raspolaganju imate vise alata nego ikada prije, a time i vide nagina da dostavite racionalne i emocionalne sadréaje. S druge strane, veliki izbor moguénosti moze zakomplicirati va8 posao jer Gesto morate odabrati izmedu brojnih medija i morate znati kako uspjeSno Koristti svaki od njih, Iz petspektive publike uobiéajeni je izvor frastracija s elektroni¢kim medijima nedo- statak integracije, Da bi bili informirani, judi su prisiljeni Koristiti sve veci arsenal odvo- {ienih, ali podudarnih medijskih opcija.# Kako se ove opeije mnoze, a informacije se pojav- {juju u e-porakama, IM-u, na intranetu, blogovima, zajedni¢kim online radnim prostorima, drustvenim mrezama, novostima na Twitteru, wikijima i bilo kojem drugom novom izu- ‘mu, nastojanje za pragenjem brojnih izvora informacija moze zahtijevati zna¢ajno vrijeme4. POGLAVLJE —Pleniranje postovnih poruka SLIKA 4.6 Elektraniéki usmeni medi Mnoge web stranice sada koriste animirane likove koji govore i koji se ponekad nazivaju avatarima, a posiatitelima web stranica nude mnogo ugodnie iskustvo, i energiju. Da bi se frustracije svele na minimum, a produktivnost poveéala, menadzeri kompanija trebali bi odrediti jasna ockivanja u pogledu koriétenja elektroni¢kih medija te oprezno integrirati svaku novu medijsku inovaciju ~ ii sluebeno odabrati da ju ne koriste. U ovoj éete knjizi (poscbno u sedmom poglaviju) nauditi vise o koristenju elektronie- kih medija, ali za sada evo kratkog pregleda glavnih elektroni¢kih medija koji se danas koriste u poslovanju: © Elektroni¢ke verzije usmenih medija. Ovi mediji ukljuéuju telefonske pozive, tele- konferiranje, poruke glasovne poste, audiosnimke poput kompaktnih diskova i podca- stova, glasovno sintetiziranje (stvaranje audiosignala iz raéunalnih podataka), glasov- no prepoznavanje (pretvaranje audiosignala u raéunalne podatke) te éak i animirane online likove (vidi Sliku 4.6). Jednostavan telefonski poziv za mnoge je organizacije jo8 uvijek kijuéna komunikacijska spona, ali éak se i on prikljuvio intemetskom dobu zahvalfujuéi internetskojtelefonij, poznatoj i pod tehnitkim nazivom VoIP (Sto znati Voice over Internet Protocol, Protokol za prijenos glasa putem interneta). Iako tele- fonski pozivi ne mogu prenijeti sve neverbalne signale osobne konverzacije, oni mogu otkriti priliéno mnogo, ukljueujudi ton glasa, rtam, smijeh, pauze itd. Kori8tenje go- vorne poste praktigan je nadin slanja kratkih poruka kada se ne zahtijeva tremutaéan odgovor, ali predstavlja 1o8 odabir za duze poruke jer je informaciju teSko ponovno pronaéi, O podeastovima éete zasebno utiti u sedmom poglaviju © Elektronitke verzije tiskanih medija. Ove moguénosti variraju od e-maila i IM-a do blogova, web stranica, drustvenih mreza i wikija. Ovi mediji konstantno se mijenjaju u pogledu svoga sadrZaja, kao i u pogledu Ijudi koji ih obiéno koriste. Na primjer, e- imail je posljedinje desetjeée ili dva bio primarni poslovni medi ali sada u mnogim sluéajevima biva zamijenjen IM-om, blogovima, tekstualnim porukama i komunika- cijom putem drustvenih mreza.$ Sedmo poglavlje poblize se bavi e-mailom, IM-om, blogovima i drustvenim mrezama; detrmaesto poglavije detalinije razmatra wiki. © Elektroniake verzije vizualnih medija. Ovi medi mogu ukljugivati elektronitke pre- entacije (koristenjem Microsoft PowerPointa i drugog sofivera), kompjutersku anima~ ciju (koristenjem softvera kao Sto je Adobe Flash za stvaranje raznih animiranih se- kkvenci koje vidite na web stranicaina) i videozapise. Tvrtke veé godinama intenzivno koriste videozapise (posebno za obuku, promociju novih proizvoda i rukovoditeliska priopSenja) — prvo na videovrpei, zatim na DVD-u, a sada i online. Videozapis je ta- koder inkorporiran u podcasting stvarajuéi videastove, kao i u blogiranju gdje nastaju videoblogovi (vlogs) i mobilni biogovi (moblogs) § Muttimedija se odnosi na upotrebu bet i Kiknite na Leann More’ Ukoiko koristite mycommiab, mozete pristupiti | novostima u stvarnom vremenu (Feaktime Updates) | nuter svakog poglavia il kroz Stuctent Study Tools108 2. DIO Primjena procesa pisanja u tri koraka Osobito je kod duh poruka Jorittenje logithog siveda neophodan naéin viewalizacije redosijeda svihteza. ‘Kao dodatak tradicionainim shemama, mosda éete het ‘eksperimentirat s drugim corganizaciskim shemama. SLIKA 4.12 Dyije uobi¢ajene vrste logiénog slijeda \Va8a kompanija mozda ima tradiciu koristenja odredene vrste slieda za sluzbene iavjo- Stale i druge dokumente. Ukolika to nije sluéaj, bilo koji od ova dva pristupa funkcionirat 2 u gotovo svakom projektu pisanja, 4 Alfanumeriéki Decimaini | slijed slijed |. Prva glavna teza 110 Prva glavnateza | A. Prva podteza 1.1 Prva podteza B. Druga podteza 1.2 Druga podteza 41. Dokaz 1.21 Dokaz, } 2. Dokaz 1.22 Dokaz_ 2. Detal) 1.22.1 Detaly | Detal 122.2 Detalj | 8. Dokaz 1.23 Dokaz C. Treéa podteza 1.3 Tre¢a podteza | 1. Druga glavna teza 20 Druga glavna teza | ‘A. Prva podteza 2.1 Prva podteza 1. Dokaz 2.1.1 Dokaz 2. Dokaz 2.1.1 Dokaz B. Druga podteza 22 Druga podteza ‘mogla pasti na pamet, stoga j nju takoder opisete. Jedno skretanje vodi drugome i, prije no postanete toga svjesni, zaboravili ste poSetnu tezu, a protratili ste dragocjeno vrijeme i energiju. ‘Nesumnjivo ste upoznati s osnovnim formatima slijeda u kojima je svaka teza oznate- 1a brojkom ili slovom, a uvlakom se obiljezavaju teze jednakog ranga. Dobar logiski slijed temu dijeli na najmanje dva dijela, ogranigava sve dalinje podjele na jednu kategoriu i osigurava da je svaka daljnja podjela odvojena i istaknuta (vidi Sliku 4.12). Drugi je natin vizualizacije logitkog slijeda vase poruke stvaranje organizacijskog di- Jagrama slitnog dijagramima koji se koriste za prikazivanje strukture menadZmenta unutar kompanije (vidi Sliku 4.13). Glavnu ideju prikazite kao &to su predstavijeni visoki me- nad2eri u kompaniji, odnosno w kugici na najvi8oj razini, kako biste dali opéi pregled. Ideje nite razine, jednako kao i zaposlenici nizih razina, pruzaju detalje. Sve ideje su logigki organizirane u idejne kategorije kao Sto je i Kompanija organizirana u jedinice i odjelje- Upotreba vizualnog dijagrama umjesto tradicionalne skice nosi brojne prednosti SUIKA 4.19 Stwaranje nacrta metodom organizacijskih dijagrama Pristup pomocu metode organizaciskih dijagrama koristan je kada ste suoteni s veikim nostvom Einjenica, brojeva i drugih informacija, @ niste u potpunosti sigurni u njhov ‘medusoban odnos. Priikcom skuplianja dokaza za glavne teze pojavit Ge se jesnija slika lavne idejeiste) ENTS AIEAe Analizirajte situaclju. + Odredite je li cilj vase poruke informiranje, nagovaranje ili suradnja + Odredite ono sto Zelite da publika mish ili wéini rnakon primanja poruke, + Provjrite je li va cilj vrijedan truda ije ti realistian, Provierite ie fi vriieme vate noruke nrikladna Proyjeriteje li vas cil prihvatliv vaso organizaciji [dentificirajte primarnu publiku. Utvedite velitinu i sastav svoje publike. Procijenite razinu razumijevanja svoje publike i ‘vjerojatnu reakeiju na vain poruku, B, Pribavite informacije. + Odlutite hoéete li koristti formalne ili neformalne tehnike prikupljanja informacija 4. POGLAVLJE Pleniranje posiovnih poruka 109 enc) + Saznaite Sto vata publka treba zat. + Dostavite sve potrebne informacijei provjerite njihovu totnost,eignost i relevantnos. C. Odaberite najbolji medij za svoju poruku. + Shvatte prednost i nedostatke usmenih,tskanih, Vizualnih i elektronigkib medija + Uzmite u obzirbogatstvo medij, suabenost, ‘ooranigenin media hitnost.tokak i areferencie publike. D. Organizirajte informaeije. + Defnirajte glavau ieju + Ograniite opseg + Odlaberit drekini ii indirekni pristup. + Skicrajtesadr2ajtako da zapotnete s glavnom ejom, pridodate glavne teze i sve potkriepite dokazima, Dijagrami vam pomazu da (1) vidite razliGite razine idea i natine na koje se djelovi me- dusobno uklapaju, (2) razvijete nove ideje i (3) restrakturiratetijek informacija, Tehnike rmentalnih mapa kojima se stvaraju nove ideje funkcioniraju na stigan agin, Neovisno o natinu skiciranja ili logitkom rasporedu Koji Koristte, poruku zapognite glavnom idejom, nastavite s najvaZnijim pomoénim tezama, a zatim te teze ilustrirajte dokazima. Zapoénite glavnom idejom Glavna ideja pomaze vam uspostaviti ciljeve i opéu strategiju poruke, te sazimlje dva ljutna aspekta: (1) fo vi Zelite da va8a publika napravi ili misi i (2) zasto bi oni trebali tako napraviti i misliti. Sve u vaSoj poruci trebalo bi ili podrZavati glavnu ideju ili objas- ajavati njezine implikacije. Kao Sto je ranije objaSnjeno, direktni pristup brzo i direktno navodi glavnu ideju, dok indirektni pristup glavnu ideju navodi tek kada su predstavljeni svi dokazi. Navedite glavne teze Svoju glavnu ideju trebate poduprijeti glavnim tezama koje putem konkretnih pojmova Jasno objasnjevaju vase ideje, Ako vam je cilj informirati o éinjenignom stanju, tada bi se va8e glavne teze mogle zasnivati na negemu fiziékom ili financijskom — negermu Sto mozete vizualizirati ii izmjerit, poput aktivnosti koje trebate obaviti funkeionalnih jedi- nica, prostornih ili funkeionalnih odnosa ili dijelova cjeline. Kada opisujete proces, tada su glavne teze gotovo neizbjezno koraci u procesu. Kada opisujete predmet, tada glavne teze Eesto korespondiraju dijelovima objekta. Kada iznosite povijesni pregled, tada glavne teze predstavljaju dogadaje u kronoloskom lancu. Ako je va8 cil} nagovaranje ili suradnja, oda- berite glavne teze koje razvijaju razumsko zakljuéivanje ili logitki argument koji dokazuje vaiu sredisnju poruku i motivira publiku na djelovanje. Hustrirajte dokazima Nakon &to ste definirali glavnu ideju i odredili najvaznije pomotne teze, spremni ste da svaku od njin ilustrirate odredenim dokazima koji pomazu publici da vasu poruku razumi: ju, prihvate i zapamte, Na primjer, ako se zalazete za poveCanje budzeta koji vaSa kompa- nija odvaja za oglafavanje, svoju glavnu tezu mozete poduprijeti pruzanjem dokuza kako vai najuspjesniji konkurenti na oglaSavanje troSe vi8e od vas. Osim toga, mozete opisati i sluéaj u kojemu je jedan va8 konkurent povecao budzet za oglasavanje, sto je rezultiralo Najvatnie pomoéne rze fasno objaSnjavaju aku glavmw ideju Svnka glavna tera mora bith podupria s dovoljno specifiénth dokaza kako bi bila wjerhjiva, ali ibjegavajte gomilanje nepotrebne kolicine dokaza foje ée vatu poruks wine predugatkom ili dosadnom.110 2. DIO Primjena procesa pisanje u tri koraka TABLICA 4.3 Sect vrata devalio ML aT eT ae ‘KOMENTAR Cinjonicei —__Prodaja je poveéana, Sklopli smo dva nova ugovor Podize kredibilitet vise no iedna druga vista brojke veljedna $ milljuna dolaraivelika je verojatnost da deta. Mozepostati dosadan ako se prvise emo sklopiti oS jedan vijedan 2,5 miliune dolar. __Koristi, Najugestalia vreau poslovan Prinjer air mjeseca smo pokusavali zaposit raéumovode koji Poruka postaje Zvopisnij, ali jedan primjer itustacie su nedavno diplomil, al se zasada samo jedoa osoba ne dokazuje tzu leja mora bit podupra pridruzlanaoj Kompanij.Jedna mij kandidatkinja —drogim dokazims rekla da bi voljla rai za nes, medutim na drugom Imes move godine doit 10 00 dara vite Onis kskluzivaj restorans hamburgerima cilja na Pomaée public w vizwalizacii predineia Ujubitele hamburgerakojima praktitnostiniske cjene _stvranjem osjtilnog dojma, Ne dokazje MeDonsldsa nisu dovoljne, Ova mjesa mide vino, pivo, ter, aie razainjava i olaksava primatelju hamburgereod tv kilograma i obilnepriloge (nachos, da je upamt. Potinjes pregledom fankeie; potato skins). Atmosfera je kjuéna deinia cl, navod:glavne dijelove te abjafnjva nan fnkcioncanja Naracja Za vijeme bivie uprave rukovoditeli su radii w Uspjeino privlai pozomos i objainava idee, teapericama,sasanci su rijetko potinali na vijeme, ali mu nedosaje statistika verodostonost a pauze za rigak su dugo tjale. Kada je Jim Wilson posta glavni drektor, melt je pregledao cjelokupno poslovanje. Magister poslovne administracije (eng. MBA) 5 Harvarda, koji nsiodijela Brooks Brothers, proizvodinn je Kinja srezao na polovicu, a roskove je smanjio za 12 miljuna dolara Referiranje na Ovu ideju sam raspravio sa Jackie Loman iz postrojenja___Podupire sluéaj dodajuéi mu raznolikost i storie 'Chicagu, koja mi je prazila potporu. Kao sto znate, _krediilitet.Funkeionra samo ako publike Jackie rukovodipostojenjem veé Sst godina. Uvjerenapozngje cient auortt je da mozemo ubreat lina 2 za 150 jedinica na sat ako ddamo jo jedinog radi. Vizwaina Gaafikoni, diogrami i table omaze public vrazumijevanju podatake, pomagala Ceite se korist u memorandymima i izyjedtajima nego u pismima, ~znatajnim povetanjem prodaje. Moda mozete pokazati kako je tijekor proteklih pet go- dina prodaja vaSe kompanije rasla i padala ovisno o iznosu pottosenom na oglaSavanje. Dubina i Sirina informacija koje planirate uvrstiti odreduje prikladan broj razina u skici. Dugatki i kompleksni izxje8taji i drugi dokumenti otito zahtijevaju opSimnije ski- So Piovraviianie dokumenata Poboliéaite ovo pismo Kato biste uvjetbailispravianje prob verzja stvamin doku- ‘menata, postive odjelak Document Makeovers’ na my6com- miab il na web stranci prideuzenoj ovam tekstu. Uroliko na svom kolegiu koristite. myécommiab, pro- adie u korisnigkom priruGniku upute ze pristup sadr2aju og poglaviia, Ako pak ovom tlanku pristupete s pratede Web stranice, tade odsberite .Cocurent Mekewer’, a zatim Chapter 4, Temo ete pronaci pismo koje sadr¥i probleme i ogreske povezane s onim Sta ste u ovam paglaviu neutil o Dlnirenju i organzinenju poslowih poruka. Upotriebite slat Final ref decision kako biste nepravili poboliéenu verziu ovog pisma. Provjerite je li dokument usmeren na public, je li ‘odebrani medi priladan i je li pravino adabren direktan il indirektan pristup, ce. Imajte na umu da se svaka razina, od koncepata i ideja visoke razine do suptilnih detalja na nigim razinama, mora ‘klapati u logian slijed. U odredenoj mjeri, Sto vi8e dokaza pruzite, to ée vas

You might also like

• KOMUNIKACIJSKA KOMPETENCIJA - Bilješke S Predavanja

  

  Document8 pages

  KOMUNIKACIJSKA KOMPETENCIJA - Bilješke S Predavanja

  MatrxHD

  No ratings yet
• ARM - Upute Za Vježbe

  

  Document18 pages

  ARM - Upute Za Vježbe

  MatrxHD

  No ratings yet
• Laboratorijske Vježbe - Informacijski I Računalni Sustavi

  

  Document6 pages

  Laboratorijske Vježbe - Informacijski I Računalni Sustavi

  MatrxHD

  No ratings yet
• • Magazines
  • Podcasts
  • Sheet music
• Is 2 2020

  

  Document14 pages

  Is 2 2020

  MatrxHD

  No ratings yet
• Is 1

  

  Document11 pages

  Is 1

  MatrxHD

  No ratings yet
• IS 4 Samostalna Vjezba

  

  Document3 pages

  IS 4 Samostalna Vjezba

  MatrxHD

  No ratings yet
• Realne Funkcije Realne Varijable - 3. Dio: Matematika 2

  

  Document8 pages

  Realne Funkcije Realne Varijable - 3. Dio: Matematika 2

  MatrxHD

  No ratings yet
• Nizovi Realnih Brojeva: Matematika 2

  

  Document12 pages

  Nizovi Realnih Brojeva: Matematika 2

  MatrxHD

  No ratings yet