Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Lectura - Organizacion Documental

    Uploaded by

    MIGUEL JORGE GALLEGOS BOHORQUEZ
    10 views21 pages

    Original Title

    Lectura_ organizacion documental

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    10 views21 pages

    Lectura - Organizacion Documental

    Uploaded by

    MIGUEL JORGE GALLEGOS BOHORQUEZ

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 21
    Man Canina Avan process administativo, Sino hay proceso administrative, na Se pruduce este docurnento. Es plies un subproducto de Ta administracion, fea de un hogar, de una enipresa, de una oficina gubernomental de una persona natural, ec. Fl Dr. Lodolini expresi: “el archive nace involuntariamente, dia 3 dia, cual sedimentacion documentaria det desartalio de una actividad prictiea, joridica y dministrativa del Estado, de tuna civ, de un grupo orgonizaco también de una persona fisica o de una familia”. Por esta razén el documento archivstco no tiene por objetivo Ia lustracion, al 1a iis fen el mejor de los casos solo puede ser un documento pars el leabujo administrative por esla snzdin tiene caracteratcas propias El documents arhivistice se da en vn espacio y un tiempo definidos, se registra en un determinado soporte y eS jenerado por un remitente que ditige informacion aun receptor: buscando alcanzar wi determinade objetivo, (ver Grafica N 4). documento archivistico presenta una casficacién varinds ¥¥ una diversidad de tips, que ya es materia de otto tated, Ladin eds ak Ashino 199, p15 2 CAPITULO LA ORGANIZACION DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION 1. ARCHIVOS DE GESTION Como vimes anteriormont, Js denominados archivos de seston, archivos corrientes, archivos secretarial, archivos etivos, ete som los puntos lugares donde se gestan los laccmentas archivietcos y, por Io tanto, donde empieza Ta organzacin de 6s 1a frase ORGANIZACION DOCUMENTAL, que emypeamon para deseribir una de as funcones dels archivos, Cf relatvamente reciente™Antes se vsaban para el msn Proponito los teminoe ORDENAMIENTO ¥ CLASIFICACION, G'CLASIFICACION ¥ ORDENAMIENTO de manera indistinta, que no describfan con preisién todo el proceso teenco, mss Bien ctearon gran confusiin ene Los autores"; > La comosda acivern ep Antonis Hevea ambien stabs pan ‘sfara, tl como la misma cons, ese con In plac "lenin yoo Rasen en 181 eg eles a ese ‘pte kin gaveasn acumen prs earls ces nin tees dole arson be Hewesis Now nic Cane ess 1 frst, Seville 13, pp. 255258 2 Parson conc tae confines nt quince ie dcsoe inlets Ayalon “Agus platens sbveenanizaign de fords Sacre’ en Hevite ol shen Goma! es Aa, Tina ss 3 MauoCtamms Avra ademas su campo era muy reducido. Actualmente [a nueva ferminologia tiene mayor amplitud y al mismo tiempo es mas precisa [Ene Archives de Gestlén reciben y emiten documentos como parte del proceso administrative, por esta razén Ios documentos que manejan son de dos niveles de empleo: en tudmite, cuando el doctmento aun no ha aleanzado et objetivo ‘ara e cual i credo en reposo, cuando va alcanz el objetivo, Sea en senlido postivo o negative, lo que quiere decir gue el Socumento yo fue atend, y revgn en este momento, en su face de repose, se transforma en documento archivistico, funque manteniendo avin su utlidad para resolver asuntos Aadministrativos directos 0 conex0s, por cuya razin perma fecerd ent este archivo por un Bempo prudencial. Su calidad frganizatva influirs en Ta rapidez, para La recuperaciin de Informacidn y tambien en el grado de eficencia que aleanzars |i organizacion documenta en les demas niveles de archivos, 4 los que pasard hasta su eliminacién, © su taslado a tos Archivos hibtricos, En resumen estos archivos se caracerizan por «) Ser puntos de macimiento de los documentos acchi- istics: &) Manejar simultineamente documentos en trémite ¥ documentos ya atendidos; c) Que su calidad erganizaiva fnluiréen el grado de oficiencia del servicio que presia a su entidad y también en Ia facidad de recuperacion de 1a nfor- ‘mackin; y 2) Que esta calidad repercuti a su vez en Ie org rizacion que recba en los demas arclvos alos que aribard ~ Heredia Homers Ob. itp. 256236 donde asl a contain insive ite'nchineme eninentes coo Sbllenerg Tans, Ma Tasco Teli y Cent Miler Oonacony decide acivaey manera, Wchingn ‘oes ps u 5 B 5 E 5 5 B 5 5 4 é B Hi 5 H ; H is S Ei -Mawunl of oscanazAcics ie pO ARCHIVETICOS ‘Maw Clarmus Arn 2, CLASIBICACION DE DOCUMENTOS EN SOPORTES "TRADICIONALES 2.1 Aspectos genéricos Documentos en soportes tradicionales,equivale @ decit aquellos que estin fijados en soportes de papel, sean éstos fnnnuscritos, mecanoescites 0 producidos en computadora TH concepto de clasificacén, on un sentido amplio, es la de un proceso leérco practico consistonte en la formacion de grupos Gocumentales de clerta homogeneidad, deatro de un conjunto mse amplio o dentro de un todo. Estos grupos se conforman en base a Las caraterstcas ‘comues o-temejanzas que presentan les documentos. Fi el Gritico N’5 se tene Ia Figura I que representa un todo; para ‘lsifiar su conten lo separamas en 4 grupos: Figuras 2,3, 44 3,en raain de las formas; el grupo 5.a st vez Io volver 2 Gasifcaren razén de ls colores y tendemes tos 5 gros fenores (ver Grifico N51. ES un prosiso ausilar del orden Iniento, por lo general lo antecede. Fs tse, porque previo a anes directo cle los daceamentos se diseha el cuadro de cases Y sutelses cefido In lsciplina archivistica y adecuad a las hecesidades de la enidad que sieve el archivo. Ps practico, porque tna vez fijndas Las clases y subclases se procede a ‘istibuir lee docurnentosencichos grupos en custo van sino ‘lendidos y no antes, por cuanto estarsn en trimite © en ‘documentos por atencer. Esta operacon aparentemente seo fen el fondo ho es taf, por cuanto requiete a famulaeidad del “rchivero con les documentos ¥ una gran capacdad de discern Imiento pata remutir el documento con preisin al casileso de Clsilicaion correspondiente, de lo contrato ee wenerarin gra des problemas pnts In biacisn y el correspondiente servicio, 12) Factores de la dlasificacién~ Les factores son aquellos ‘gents que con In intersidad de su presenci osu ausencia 36 MANUAL BE ORCANZACIEN DE DOCUMENTOS ARCHIVE 2 3 Si “ 4 a 4 4 cI 3 Bi rm cl it ie e a = Mono Canbenss Avan, pueden alterar, moditicar © determinar un proceso 0 ‘Structucn especifcn Fn el caso de los documentos, pueden ‘determinar un ctadro de clasitiecion. Estos fcteres para tfectes de Is lasificacion son: Primera, estructora Finwiones le la entidad ofc a fa que sirve ef archivo, equiva ol cardctor de la enka. Las anciones que cumple Inventiad y Ia estructura orginien que adapta ivi en cl moo ce elastin los dacurentes, pues en alguns cases debe adaptarse a estas caracteristicas, 0 por lo meres tomatlas en events. Segundo, Caracteriicas propias deo documenacion tales como st tipologia, sus Semejancas y Slileencias formes o internas, st volumen, condiciones de feanservaci, ee. Teoerm nevesidac de informacisey de Je fentidad » cing» ta que sine ol archivo, Fst factor a veses ‘es definitive, porgue cuando se prepaea un cuadeo de lasi- Ficacion hay que adcuarlo als neces des cle informacion, prioriindolo, Estos factores iniviran de una manera W flra sobte Ia forma de clasicacen (Ver Grifico N’ 6). b) Condiciones de una eficiente clasificacién.- Para aque la clasificcion gus se adopt sea ecient, el archivera ober anvalmente evaluar Ins defiiencias y logtos del ccuadro de elosifiencion aplicado el ano anterios, para ‘ormegirlas si ex necestio, 0 aprovechar aquello que dio resultados favorables, Fs indispensable wna evalsaciin nua, para cuyo efecto debe analizarse las relaciones del Archive con Ia organizacion a la que sive, sus limitaciones y acierlos, cuyo balance nos indicaré qué debemos ‘odifcar en el exadro de elasificacén y el ordenamiento 2.2 Cuadros de clasificacién, La archivistica es una profesion que presenta diversas opciones de clasificacén de documentos con el abjeto de que 8 el archivero pueda seleccionar aguél que sea el mas adecuado 4 Jn cireunstanca 0 a las necesidadtes de la ofiina, con ef Unico fin de olecer un servicio efciente. No puede ni debe cencasillasse en fGrmules invariables que actien como camisas dde fuerza a Tas que hay que someter los documentos, Los larchiveros debon fener e] deredio ala inicntivay 2 In opsion de elagir lo mejor: por estas razones presentamos ag algunos ‘alters para dlaborar esquemas © modelos de lasfeacién, ‘como ejemplos, y con los cuales na se agotan las posibilidades para buscar otros criterios y crear otros cuadros de asiicacién, fal ver mis efectivos, Estos citerios son 12) En atendion al accso.- Pueden sor documentos corientes © normales, que son de libre consulta 0 acceso para ‘cualquier persona; y documentos “clasificados” como ‘onidenciales, secreios w otra denominacién que Kitan su consulta, reservando esta posibilidad vnicamente a las [personas autorizadas. Generalmente en todas las oficinas Se adopta en primer lugar esta clasificain, para huego hacer tna Subclasificacin con la documentactin normal ‘o corviente. Sin embargo, casi toda Ta documentacion de ‘una oficina (sea estatal 0 particular), es de acceso cerrado para todas aquellas personas que na forman parte de ess fficina. Pero adems existen otres documents al que no tiene acceso el personal de esa misma oficina y leva el sello de confcencial, al que accede tinicamente el jefe y personas autorizadas por 6, y estos dacumentas se suelen fguardlar apart, en ambiente segures a les que no pod Iegar nadie, fuera del que lo gener o frmé el documento Ete esquema es aplcable en primera instanca, cuando et porcentije de documentos “clasificados” como canfiden- ales, secretes, etc. es signficaivo, 0 cuando éstos no forman parte del cuerpo documental de la oficina porque es guardade fuera de ella. » sen Cnn yon b) En atenciéa al origen 0 procedencia de Ios octmentos En este caso el archiverd 0 Ia secretaria puede crear varios grupos con Ta documentacion de la ffidina: Un primer grupo conformado por documentos producidos 6 emitides por Ia misma oficina, donde se brchivar todo lo que genera esa depenelencia: in segundo ‘grupo comprendido por los documentos recibidos, que a Su ver se pueden sutclasificar en documentos que lesan fe ola ofieinas de la misma institncion: y otro grupo Consttuido por la documentacion que ega de otras insatuciones externas. Dentro decada uno de estos grupos ‘su vex se postin apica otras erterias de subslasfencion fis adecuadon. Este esquema se suse usar en primera Instancia cuando el volumen docamental de cada ting de estos grupos e6 Signinativo yes convenient toner separdon pore ha rapida localization, Existen conte de opin que abogan je nose separe lo recibic de To reli; canaideran gue Ebon ir jtos para asi tener a Ta vista to recbido del Intricate con It copia de a respuesta que se ha dado, ola Copia de Io envindo con Ia respuesta reba. Fst crtero de posedencin so aplica en parte el archivo de gestion del Bepartumento de Medio Ambient del Ministero de Relaciones Eaterores del Per, acipites ae, 1y del punto 3 (Ver Anexo cco €). Bin atencién a lo programas de retencién y transfe- rendia~ Sie] archivo de gestion pretende organizar sus documentos con vista a una gil transferencia de sus ‘documentos y simulinearnente garantizar la permanencia “Gone Villavene Maral de Acts Adena p25 0 Moai. ot cams nocIMEMOR act de los més tiles para la conduccién de la oficina, puede preparar un cuatro de acuerdo al tiempo de retencion, pan cuyo efecto primer buscors Ia aprobacion previa de fos tiempos de retencién por las mis atasinstancias de st institucidn y de acuerdo asus necesidades y frecuencia de conulta para efectos de mayor efciencis administrativa, De acuerdo a estos plazos organizaré un primer cuadro general, que por ejemplo puede ser = Permanentes: Integeada por normas, directivas, te tients tengan vigencia para Ingestion de la ofcina (ver ineiso b del punto 3 det Anexo N* 1) De zetenen por tn ano en el archivo de gestion: Tacos los documentos que dentro de ese aio fueron ates y, siya no son necesitios para Ia gestion de Io ofiina, serin consultades, podran set trinsferides o eliminados al cabo de un ano. (ver acipite d, del punto 3 del Anexo x?) = De retencion por cuatm ates en el archivo petifésic, st lo hubiera,y siempre y cuando exista [a posibilidad de consults, Al final de este periode pedrin ser transeridos © eliminados, = De retencign en el Archivo Central, por diez afios si proviene de un archivo perférco, y de catorce si pasa dlirectamente del archivo de gestién, si aiin puede ‘onsultatee para fines sdeminstrativos o cando es evidente Su valor cultural, Coneluido este plaza tambien deben ser climinadcs tansterides al archivo intermedio, Loe documents que tienen s6lo valor administrative, no eben pasar de 15 anos de retencion en los archivos Administrativos. A este respecto las Normas Técnicas del A.G.N. Gejan los plazas al criterio de Jas instiiciones, pero propone Ta permanencia en tres niveles de archivos: De gestin, Mav Clare Avartia peritéricos y administratives centeales®. Si el valor de Tos documentos va mis alld de su solo valor administrativo, deberin pasar al Archivo Intermedio, donde deberan permanecer hasia un maximo de 15 afios adicionales, para Iiego ser eliminados 0 tansteridos al siguiente nivel de archivo, si su valor lo amerita, de tal modo que al cabo de 30 aos de emitces ios documents que posean valor permanente, pasar los archivos hist6rices, como lo dispone para el Pert la Ley Tots, Si los documentos no son de retenciGn necesaria para fines adiministrativos, pusien climinarse en la misma ofiina dlenteo de un plaz0 perentorio y de acuerdo a normas que rijan este tipo de acciones. {Estos plazos de retencién pueden variar segin eiterio de la insttucion generadora del archivo. De ninguna manera es tuna regla invariable, depende mucho de la naturaleza de la Insitacion, de sus funciones e itereses, 4d) En atencién a Ja funcién que cumplen los docu- rmentos en Ia oficina~ En atencion a este criterie el tundra de clasfcacin puede tener Ia siguiente estrectura = Deenlace, como los oficis, cartas, memoranda, ete. que Pponen en comunicacién a diferentes funcionarios. = De referencia, como larelas, fichas, inventarios, et, que frecen informacion solve odes documents, personas ec ~ De gestion 0 documentacién bisica como informes, resoliciones, expedientes, lc, que responden a la r4z6n, dle verde Ia ofcina o Institucién. (ver inciso a, 6 y © del acipite 3, Anexo N°), > LgsNornas Anita denomina sarees adoiistatvs cena "Srpane de asmntarain de sche" (LAA), Disa N° 08/86 AGNoBGAL Mas. cataract HoCEMRAIOE AO Bete andro puede adeevarse al eriterio de retencion y teansferencia: Los de enlace y referencia pueden retenerse por un ano, luego puede dkponerse su tansferenca oeliminacn: los de gestion 0 documentacion bisa, hasta § anos, y hasta 10 anos mis, pero ya en el archivo administrative central o en

    You might also like