INSTRUCTIVO PARA CREACIÓN DE BUSINESS PROCESS

PASO A PASO:

1. Al abrir Citadon le aparecerá un campo en la parte superior derecha llamada Workspaces, allí
deberá darle clic sobre el folder Document Management.

2. En Document Management encontrará los proyectos a los que usted tiene acceso.
3. Seleccioné el proyecto y la OT donde va a trabajar.
4. Seleccione la carpeta 90 Publish-Issue Docs y dele clic sobre su disciplina.
5. Deberá crear la carpeta de emisión con el número asignado para ello. (3 primeras iniciales de la
disciplina y consecutivo con 3 dígitos) Ej: PRO-001.

6. De clic derecho sobre la carpeta creada y seleccione la opción “Upload”. Suba los documentos en
editable y PDF. Una vez cargado el documento en Citadon aparecerá un diálogo, lo que deberá
hacer es darle clic nuevamente en Upload.
7. Ingrese al Workspaces y de clic sobre la etiqueta “Business Process Logs” en la parte superior
izquierda de su pantalla. Luego, abra el proyecto y OT en la cual va a crear su Bussines Process.

8. Dé clic sobre el menú “New” que está en la barra de herramientas del sistema.
 9. Luego, llene el campo que aparece “Title” con la información de lo que se está emitiendo. El título
del Bussines Process será: NUMERO DEL CONTRATO/OT/NUMERO
CARPETA/REV/DESCRIPCIÓN BREVE DEL DOCUMENTO

Ej: 04417100 OT-053 PRO-001 REV P BASES DE DISEÑO (ESCRIBIR TODO EN MAYUSCULA).

10. Luego del menú desplegable “Actions” seleccione la opción “Start_Document Review”, y en la
sección To: selecciónese del desplegable para que se envíe la notificación a su bandeja de action
Items.

11. En la caja de texto “Note” ingrese la siguiente nota: “Inicio”

12. En la Sección Review Instruction diligencie los documentos que se revisarán en el Business
Process. El título debe ser en Mayúscula y tal cual como está en el documento.

Ejemplo:
Número de Documento Rev Título
ECP-ULL-17113-GDP-ID01-PRO-CD-001 P BASES Y CRITERIOS DE DISEÑO

13. En la parte inferior derecha de la pantalla de Citadon aparece el botón “Manage/View Content…”.
dé clic sobre el botón.

14. En la parte superior derecha seleccione la opción para adjuntar los documentos que se
revisaran en el bussines Process los cuáles deben ser los mismos escritos en la sección de
“Distribution”.
15. Dé clic en Documents.

16. Seleccione el proyecto, OT, 90. Publish Issued Docs, disciplina y carpeta donde subió los
documentos y dé clic sobre el botón “Add”. (seleccione únicamente los PDF, de cada documento).

17. De Clic en Closed para cerrar la ventana.

18. Luego dé clic en el botón “Ok”, para terminar de adjuntar los documentos.
19. Finalmente, dé clic en el botón “Send” de la parte superior derecha para enviar el Business Process
el cuál le llegará a su correo de Outlook y a Citadon.
20. Dé clic sobre el botón “Action Item” que está en la parte superior de la barra de herramientas.
Aparecerá un Action Required para Distribuir el Bussines Process a los revisores.
21. Dé doble clic sobre este “Action Item” seleccione la opción “ ” que
aparece en la parte superior izquierda de la barra de herramientas.

22. Luego seleccione a las personas que le revisarán el documento para comentarios, en la Sección
“To” siempre debe ir Control documentos, Coordinador de disciplina y Coordinado de ingeniería.

23. Y Finalice dando click en “Send”.

24. Actualice el documento en la misma carpeta donde lo subió (solo aplica para las versiones que
sean enviadas al cliente)
25. Para cerrar el Business process verifique que los todos los comentarios se encuentren
finalizados revisando en la pestaña Colaboration Zone.
 26. y de clic en Respond y luego en la ventana de Respond to Request seleccione: Action –
Selection Action – Send back to Document control Team.

Nota: Si un Business Process no tiene el documento adjunto o el documento adjunto es incorrecto, se

debe cancelar el Business Process con la opción: Action – Selection Action – Cancel Review

(Indicar en Review comments si tiene algún comentario al respecto)

Si tiene alguna inquietud contacte a su Control Documentos.