Adminstração de Tempo

DOCÊNCIA EM
ADMINISTRAÇÃO
SAÚDE DO TEMPO
P
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Triagem Organização LTDA ME
Bibliotecário responsável: Rodrigo Pereira CRB 1/2167
Portal Educação
P842a Administração do tempo / Portal Educação. - Campo Grande: Portal

Educação, 2012.
124p. : il.
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-8241-304-3
1. Administração - Tempo. 2. Agenda. I. Portal Educação. II. Título.
CDD 658.4093
SUMÁRIO
1 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ............................................................................................................... 5
2 O QUE É O TEMPO...? ............................................................................................................................ 6
3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO .................................................. 12
4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA .............................................. 15 2
5 ESTRESSE - A REDUÇÃO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ............. 17
6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO? .................................................................................................. 20
7 VOCÊ SABE COMO USAR SEU TEMPO? ........................................................................................... 24
8 ORGANIZAÇÃO DE SUA “AGENDA DO TEMPO” ............................................................................... 28
9 A BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ................................................................................................ 35
10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO ............................................................................................... 38
11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAÇÃO DO TEMPO ................................................................................. 42
12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS ............................................................................................................ 44
13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES ........................................................................................... 47
14 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO...................... 49
15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ........................ 51
16 SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO ....................................................................... 52
17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO” .............................................................................. 59
18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES ........................................................................... 62
19 EVITANDO O ADIAMENTO.................................................................................................................... 63
19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO ................................................................................ 63
20 DELEGANDO FUNÇÕES ....................................................................................................................... 66
20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO? ............................................. 67
21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO.............................................................................................................. 69
22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES ....................................................................................................... 73
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS................................................................................................................... 78
24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO ................................................................................................. 83

25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO ........................................................................................... 85
26 INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS DOCUMENTOS ........ 89
27 ARQUIVOS ............................................................................................................................................. 91
27.1 ARQUIVO MORTO .................................................................................................................................. 91
27.2 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO ALFABÉTICO ................................................................................. 92
27.3 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO NUMÉRICO .................................................................................... 92 3
28 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ........................................................................................................... 93
28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS ..................................................................................................... 93
28.2 ARQUIVOS DE REFERÊNCIA................................................................................................................ 94
28.3 E-MAILS .................................................................................................................................................. 94
29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ ............................................................................................ 96
30 ECONOMIZANDO TEMPO ..................................................................................................................... 98
30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSÁRIOS ........................................................................... 98
30.2 PADRONIZE-SE ...................................................................................................................................... 98
30.3 CONTROLE O TELEFONE ..................................................................................................................... 99
30.4 DELEGUE LIGAÇÕES ........................................................................................................................... 100
30.5 FOCO DOS ASSUNTOS ........................................................................................................................ 100
30.6 ANOTAÇÕES ......................................................................................................................................... 100
30.7 SECRETÁRIA ELETRÔNICA ................................................................................................................. 101
31 O COMPUTADOR COMO ALIADO ....................................................................................................... 102
32 COMUNICAÇÕES E REUNIÕES PROVEITOSAS ................................................................................ 105
32.1 E PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO ................................................................................................ 109
32.2 ENCERRAMENTO E SÍNTESE ............................................................................................................. 113
32.3 CONCLUSÕES ...................................................................................................................................... 113
32.4 IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES .......................................................................................................... 113
32.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS ............................................................................................................... 114
33 ESTABELECENDO OBJETIVOS .......................................................................................................... 115

34 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO/PLANO DE AÇÃO CUMPRIMENTO DAS METAS PESSOAIS
E PROFISSIONAIS ........................................................................................................................................... 117
REFERÊNCIAS ................................................................................................................................................. 120
4
“A menos que acredite em si mesmo, nada fará; este é o caminho do sucesso.”
Jonh D. Rockfeller Jr.
Vídeo Motivacional
Administração do tempo
5
Disponível em: <http://migre.me/57T49>. Acesso em: 24 jun. 2011
1 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Uma das maiores reclamações de todos nós, seres humanos, atualmente, é

justamente a falta de tempo para fazer todas as coisas nas quais nos envolvemos, seja na vida
acadêmica ou profissional. Muitos têm a sensação de que a vida está passando rápido demais e
que momentos importantes estão se perdendo, pois não damos o devido valor.
Administrar o tempo na época atual, em que vivemos um turbilhão de atividades, se

tornou indispensável, e para tal se faz imperioso criar bons hábitos. Que tal começarmos a
pensar que dar sentido ao seu dia a dia é fazer com que suas tarefas tenham relevância e
estejam ligadas diretamente ao que realmente é importante para você?
Com esse curso modificaremos a nossa rotina, mas para tal temos que rever as
prioridades e aplicar determinadas técnicas. Abordaremos vários temas relacionados à
administração do tempo. Você está preparado para iniciar essa jornada conosco?!
2 O QUE É O TEMPO?
Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com Landsberger:

“estabelecer e seguir um planejamento de estudo que vise organizar e priorizar os estudos em 6
um contexto de atividades competitivas no trabalho, família, etc.”. Já para Goethe, o tempo rende
muito bem quando bem aproveitado.Chittoni afirma que a administração do tempo é justamente
o ato de definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos ou aquilo que
é coisa nenhuma.
FIGURA 1
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-overwhelmed-by-the-time-

image3770619>. Acesso em: 5 jun. 2010.
Nas palavras de Castelo, administração do tempo é:
Uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho como para
qualidade de vida. É uma competência dia mais necessária em um mundo de
pressões, mudanças e imprevistos cada vez maios frequentes, provocando mil e
uma solicitações e demandas aos profissionais. Essas solicitações e demandas
geralmente são mais fortes do que podem às pessoas, em termos de tempo e
estresse. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto. A boa administração do
tempo supõe saber usar bem algumas habilidades que pretendemos aqui comentar,
visando ajudá-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir
esse desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu tempo.
De acordo com Meireles, gestão do tempo é:
O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se consegue

alcançar pleno domínio sobre a gestão do tempo, aprende-se a equilibrar as diversas
pressões sobre ele; desta forma, podemos atingir as metas. O processo de gestão
do tempo deve ter por base o ciclo PDCA (planejar, executar, controlar e agir
corretivamente) e os conceitos de: essencial, importante e acidental. Estes conceitos
serão utilizados para dividir as tarefas. Atividades essenciais são aquelas que nos 7
levam de imediato ao alcance das metas e possuem pressão temporal. Importantes
são aquelas que nos levam ao alcance das metas, mas não possuem pressão
temporal; e acidentais são as atividades que não nos levam de imediato ao alcance
das metas e não possuem pressão temporal. O ciclo PDCA deve ser utilizado para a
estruturação da gestão do tempo.
FIGURA 2
FONTE: Disponível em: <http://www.public-domain-photos.com/miscellaneous/alarm-clock-4.htm>.
Acesso em: 19 maio 2010.
A falta de tempo para a realização das atividades diárias em razão da enorme carga de
obrigações que enfrentamos atualmente tem sido motivo de insatisfação a diversos profissionais.
A administração do tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que
não nos satisfaz e o que desejamos mudar.
O aprendizado que exercemos em nossas funções do dia a dia é voltado para o que se
faz e não para como se faz, de uma maneira que se tenha eficiência e eficácia nos serviços. O
que queremos dizer é que não basta ser especialista no que se faz, é preciso ter noções da
melhor maneira de realizar o trabalho. A correta administração do tempo é um dos fatores mais
importantes na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a
autodescoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos
satisfaz e do que desejamos mudar.
Precisamos administrar melhor nosso tempo de maneira a criar nossa ferramenta

gerencial, a ser utilizada em nosso trabalho e em nossa vida pessoal, permitindo a organização
de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. Em nossos
8
esforços para conseguir a realização de nossas ambições, nossa felicidade e o desenvolvimento
pessoal, o elemento de maior valor que dispomos é o tempo.
A cada um de nós é concedida a mesma quantidade de tempo, todos os dias, todas as

semanas, todos os anos, por todo o tempo de nossa vida. A forma em que o utilizamos
determina as diferenças e a qualidade de nossas vidas. Ao longo dos séculos podemos ver
vários pensadores que discutiram esta questão, Santo Agostinho, por exemplo, afirmou em suas
confissões que discutir o tempo é algo muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não
tentamos discorrer sobre ele, algo simples que todo mundo conhece. Basta, porém, tentar
teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão.
Platão definiu-o como “O tempo é a imagem da Eternidade”. Marco Aurélio “é um rio de

acontecimentos e que adquire violenta correnteza, apenas acontece um, logo outro ocupa seu
lugar para em seguida deixar lugar para um terceiro acontecimento”. Albert Einstein estabeleceu
a continuidade Espaço-Tempo e definiu-o como a 4ª Dimensão.
Analisando ainda uma das principais frases de Einstein, podemos dizer que o tempo é
relativo, ou o tempo é nossa própria vida. Einstein dizia que as horas parecem segundos quando
estamos com alguém de quem gostamos, no entanto, poucos segundos podem parecer uma
eternidade quando estamos com a mão em um fogão aceso.
Você sabia?
Que os sistemas de medição foram todos fabricados pelo homem e
desenvolvidos partindo da observação da natureza? É isso mesmo! Eram observados o
movimento da terra, da lua, das estrelas, o ciclo das estações, etc. Foi a partir dessas
observações que surgiu o calendário e da sua evolução ocorreram as subdivisões da
medida do tempo: o relógio de sol, a ampulheta e, finalmente, o relógio mecânico.
Contudo, o calendário e o relógio medem apenas o andamento do tempo e não podem
demonstrar a diferença entre o conceito do tempo de um homem que tem tempo de sobra e o de
outro que nunca tem tempo suficiente. A importância do tempo se relaciona muito mais com o
conceito circunstancial que dele tenhamos do que sua medida.
O conceito do tempo só é válido para o presente, ou seja, para o momento que vive
agora. Esse momento, entre o ontem e o amanhã, é o único que podemos usar e distribuir
9
inteligentemente. Quando organizado e distribuído de forma inteligente, o tempo se transforma
no nosso melhor aliado. Existem outras famosas frases sobre a discussão do tempo:
“Tempo é aquilo que o homem está sempre tentando matar,
mas que no fim acaba atando-o.” Herbert Spencer
“O tempo corre em direção a sua bandeja de hospital repleta de narcóticos,

deixando-nos preparados para a sua operação inevitável e fatal."
Tennessee Williams
“Para sempre é muito tempo. O tempo não para!
Só a saudade é que faz as coisas pararem no tempo...”
Mário Quintana
“Uma das grandes desvantagens de termos pressa
é o tempo que nos faz perder.”
Chesterton
“Os conservadores são pessimistas quanto ao futuro

e otimistas quanto ao passado.”
Lewis Mumford
“Não somos nós que perdemos tempo. É o tempo que nos perde.”
Mário da Silva Brito 10
“O Tempo é um ótimo professor. Pena que mata seus alunos.”
Hector Berlioz
“O homem que envelhece vai tomando gradativamente consciência
de que não é eterno. Agita-se menos e,
assim, os sons das vozes que vêm do além se fazem ouvir.”
Romano Guardini
“Não se pode planejar o futuro pelo passado.”
Edmund Burke
“Com o tempo, não vamos ficando sozinhos apenas pelos que se foram:
vamos ficando sozinhos uns dos outros.”
Mario Quintana
“Não podemos aguardar que os tempos se modifiquem e nós nos modifiquemos junto, por uma
revolução que chegue e nos leve em sua marcha. Nós mesmos somos o futuro. Nós somos a
revolução.”
Beatrice Bruteau
11
“Muitas vezes não temos tempo para dedicar aos amigos,
mas para os inimigos temos todo o tempo do mundo.” Leon Uris
“Aquilo que nunca virá novamente é que faz a vida tão doce.”
Emily Dickenson
3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO
A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar o tempo, querem
aprender, mas se colocam diante de uma série de desperdiçadores do tempo, que dificultam e
impossibilitam sua correta administração. Os desperdiçadores do tempo são de várias naturezas 12
e podem ser divididos em nossa vida profissional ou pessoal.
Na vida profissional temos o excesso de papéis, de reuniões improdutivas,

interrupções, telefonemas, falta de delegações, entre outros. De natureza pessoal, temos a
indecisão, a desorganização, a indiferença, entre outros. Mesmos que os desafios da vida
profissional sejam vencidos, nossa possibilidade de administrar o tempo será baixa se os
desperdiçadores pessoais não forem superados.
FIGURA 3
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-image-running-out-of-time-image3765416>.

Acesso em: 5 jun. 2010.
Assim temos como desperdiçadores de tempo em nossa vida:
• Falta de planejamento;
• Falta de informações eficientes;
• Falta de disciplina no cumprimento da agenda;
• Falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas;
• Centralização de poder;
• Falta de delegação;
13
• Sobrecarga de trabalho;
• Desorganização pessoal;
• Não definição/classificação das metas;
• Alteração constante de ordens e de prioridades;
• Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
• Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
• Fragmentação e superficialidade;
• Incapacidade de dizer “não”;
• Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
• Execução de serviço particular, em horário comercial;
• Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
• Não se prevenir contra problemas rotineiros;
• Atrasos;
• Barulho e interrupções;
• Arquivos desorganizados;
• Responsabilidade e autoridades confusas;
• Não se ajustar a mudanças;
• Treinamento deficiente;
• Excesso de controle e reuniões improdutivas;
• Excesso de material para ler;

• Excesso de comunicação;
• Falta de comunicação;
• Inexistência de padrões/critérios;
• Falta de diretrizes;
• Não adaptação/resistências a mudanças;

14
• Excesso de reuniões e burocracia interna;
4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA
• Excesso de tempo em conversações;
• Consolidação insuficiente de conclusões; 15
• O subordinado sempre pode me esperar;
• Não vejo diferença entre o urgente (para ontem) e o importante;
• Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo em função do meu;
• Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
• Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de

planejar o meu tempo.
E o que devemos fazer?
Evite adiar suas responsabilidades: planejamos os preparativos para alcançar algo e

depois começamos a transferir o assunto de um dia para outro. Tanto o transferimos que nosso
propósito se dilui no indefinido futuro do amanhã, que não chegou e nunca chegará. O antídoto
para a transferência é a decisão. Depois que você tiver determinado “o que fazer” e “como fazer”
faça a si mesmo esta pergunta: “quando?”. Aplique então o antídoto da decisão, definindo uma
data e um prazo para a execução. Evite desculpas: as desculpas aparentemente lógicas que nós
mesmos nos damos para justificar nossa inércia frente a um problema.
As desculpas são muitas vezes como lógica aparente, que apenas ressalta o fato de
que não somos capazes de organizar e distribuir nosso tempo adequadamente. Se, ao invés das
explicações lógicas, empregássemos nosso tempo em agir com decisão, jamais teríamos
necessidade de usar artifícios, tais como: a desculpa.
Evite lamentar: Outro importante desperdiçador do tempo é a lamentação. Nada

nos faz desperdiçar mais tempo do que as horas que dedicamos às lamentações inúteis. Não
podemos viver do passado. Depois que você passou por uma determinada experiência em sua
vida, pouco poderá fazer para modificá-la. Ela já é parte do passado. A verdade é que nós
aprendemos com erros do passado, mas o fato é que não podemos voltar atrás para corrigi-los.
Se pudéssemos voltar atrás, certamente não cometeríamos erros que cometemos.
Então é lógico presumir que devemos nossa posição atual às lições que aprendemos do
passado. Porque então desperdiçar nosso tempo, lamentando as experiências que adquirimos
no passado, por intermédio dos nossos erros. Ou seja, errar é necessário, mas persistir no erro
não.
Como podemos ver, são diversos os desperdiçadores do tempo que produzimos e 16

que são como um empecilho na realização de nossas atividades, o que acarreta prejuízos à
nossa produtividade, falta de atenção ao que realmente é importante (nossa família e amigos),
atraso em nossa vida, prejuízo em nosso trabalho, irritação e estresse.
Sejamos literalmente os donos do nosso tempo!
FIGURA 4
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photos-astrology-and-time-

image12149713>. Acesso em: 26 maio 2010.
5 ESTRESSE - A REDUÇÃO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Estresse é a resposta do organismo a determinados estímulos que representam

circunstâncias súbitas ou ameaçadoras. O corpo, como forma de adaptação, desencadeia
reações que ativam a produção de hormônios, entre eles a adrenalina. Isso deixa o indivíduo em 17
"estado de alerta" e em condições de reagir. Em instantes, esses hormônios se espalham por

todas as células do corpo, provocando aceleração da respiração e dos batimentos cardíacos,
dentre outros sintomas, denominados "reação de luta ou fuga".
FIGURA 5
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-stress-man-image13812115>. Acesso

em: 26 maio 2010.
Essa substância, produzida pelas glândulas suprarrenais, impulsiona a pessoa. Ela

motiva, energiza, dá ânimo e ambição. Durante momentos de estresse em sua fase inicial
podemos passar horas ou dias sem dormir direito, sem nos alimentarmos adequadamente e sem
pensarmos em outras coisas que não sejam a nossa preocupação principal.
O estresse gera esta força toda e sem um pouco disso a vida se torna tediosa e
desmotivada. Todos nós precisamos da energia gerada pelo estresse para vivermos uma vida
mais adequada. Existe uma correlação entre o estresse ao qual a pessoa está submetida e seu
nível de produtividade. De início, a correlação é positiva, mas quando o estresse se torna
pronunciado demais, passa a ser negativo.
Deste modo, no início de períodos de tensão a produtividade aumenta à medida que o 18

estresse se acentua e depois de algum tempo, se o estresse não é reduzido, o organismo
começa a se enfraquecer e a produtividade cai. Se o estresse passa dos limites de resistência
da pessoa, aí a produtividade diminui gradualmente até que o déficit seja significativo. As
pessoas mais bem-sucedidas profissionalmente são justamente àquelas que sabem gerenciar o
estresse ao seu favor.
Quem não sabe gerenciá-lo corre o risco de entrar na fase mais negativa do processo
de estresse, aquela em que a produtividade se torna prejudicada. Com esses conhecimentos a
pessoa se torna capaz de reconhecer em si mesmo os sinais de que seu limite está se
aproximando, saberá eliminar os estressores desnecessários e se fortalecer para não sofrer
qualquer efeito negativo. Se após momentos de estresse fazemos exercícios de relaxamento ou
praticamos esporte; se tivermos uma alimentação rica em nutriente antiestresse e uma atitude
psicologicamente adequada dificilmente entraremos em uma fase perigosa.
Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo seu mau uso. A ideia de mau
uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de objetivos. Se não temos nenhum objetivo,
seja profissional, seja pessoal, então provavelmente deixaremos o tempo fluir,
despreocupadamente. Não há como avaliar meu uso do tempo nesse caso. A única coisa que
podemos querer fazer é “matar o tempo”. Em uma situação como essa provavelmente não
teremos estresse.
O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem objetivos,
que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do que se pretende
alcançar. O mau uso do tempo causa estresse porque tempo mal usado é tempo empregado
para fazer aquilo que não consideramos importante e prioritário. Mau uso do tempo não é ficar
sem fazer nada, gastar tempo no lazer, dedicar tempo aos hobbies ou à família, se é isso que
julgamos importante e queremos – e todos nós desejamos isso em determinados momentos.
Se, entretanto, você realmente quer ler um livro, ou trabalhar um relatório, e se vê
obrigado a fazer um passeio com as crianças, ou a entreter familiares, se sente tenso porque o
tempo não estará sendo utilizado para aquilo que você considera importante e prioritário naquele
momento, seu tempo não estará sendo bem usado.
Uma pessoa competente e capaz é menos provável que se deixe cair em fase de
estresse excessivo do que uma pessoa menos capaz. Pois, em geral, elas assumem mais 19
responsabilidade de forma organizada e sempre enfrentam as dificuldades da vida sem repassá-
las aos outros. É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa
estresse, o bom uso normalmente traz satisfação, sentido de realização e felicidade.
“Sorria mais, leve a vida simplesmente.”
(Música - Don´t worry, be happy)
Vídeo Motivacional
Estresse.wmv
Disponível em: <http://migre.me/57WXK>.
Acesso em: 27 jun.2011.

6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO?
Vamos à leitura do texto de Marco Aurélio de Lima: Por que administrar o tempo?
20
FIGURA 6
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photography-narrow-escape-

Por que administrar o tempo?
Discutir o tempo é algo muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não
tentamos discorrer sobre ele, algo simples, que todo o mundo conhece. Basta, porém, tentar
teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão.
Ao me propor discutir a administração do tempo estou, de certa forma, correndo riscos

semelhantes. De um lado, o risco de ficar discutindo o óbvio, que é do conhecimento geral. De
outro, o de tentar fugir do óbvio, cair na maior confusão.
Neste trabalho tento evitar confusão, mesmo correndo o risco de só dizer óbvio. Na
verdade, às vezes precisamos ser relembrados do óbvio...
Mitos sobre Administração do Tempo
Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo.
Primeiro: quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade é bem o

contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem não o
administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do 21
momento, não na ordem e no momento em que desejaria.
Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo
acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. Administrar o
tempo, para elas, acaba sendo, por causa disso, como vestir uma camisa de força e não mais
tirá-la.
A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é
adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber
fazer correções de curso. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo
bem, não há razão para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou.
Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem
maiores problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer
o que você considera importante e prioritário, é ser senhor do próprio tempo, não é programá-lo
nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele.
O segundo mito é que a gente só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sob
pressão. Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a tendência à
procrastinação. Não há evidência que o justifique, até porque os que assim agem poucas vezes
tentam trabalhar sem pressão para comparar os resultados – sobre si mesmos e sobre os que
os circundam. A evidência, na verdade, justifica o contrário daquilo que expressa o mito.
Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e
sem pressões, sai-se, geralmente, muito melhor do que quem deixa para estudar nas vésperas
das provas e, por isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que deveria vir
fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o que vale no contexto escolar, a
esse respeito, não valha em outros contextos.
O terceiro mito é que administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida
profissional. Falso. Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que você
reconhece que deve e deseja fazer, mas não faz por falta de tempo.
Você pode estar querendo, há anos, reformar algumas coisas em sua casa, escrever
um livro ou um artigo, aprender uma língua estrangeira, ou então dançar, desenvolver algum
hobby, tirar duas semanas sem perturbações nas montanhas, curtir os filhos que estão
22
crescendo, tudo isso sem conseguir.
A culpa sempre será a falta de tempo. A administração do tempo poderá permitir que
você faça essas coisas em sua vida pessoal e familiar.
O quarto mito é que ter tempo é questão de querer ter tempo. Você certamente já
ouviu muita gente dizer isso.
De certo modo, essa afirmação é verdadeira – até onde ela vai. Normalmente damos
um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmação
não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso também
querer o meio indispensável de obter mais tempo – e esse meio é a administração do tempo.
Contrário a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para
fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias, profissional ou
pessoalmente. Administrar o tempo é organizar a sua vida de tal maneira que você obtenha
tempo para fazer as coisas que realmente gostaria de fazer, profissional e pessoalmente, e que
possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina
(muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo.
Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo
que tem. Todos nós conhecemos pessoas (um tio idoso, uma prima) que (pelos nossos
padrões) não fazem nada o dia inteiro e, no entanto, constantemente se dizem sem tempo.
Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está todo o tempo
ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir algum que trabalha o tempo todo, fica até mais tarde
no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir, com certeza, que
essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo geralmente não vive em
uma corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas extras e, geralmente, produz
muito mais!
Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. É preciso
realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir administrá-lo.
23
“Uma das grandes desvantagens de termos pressa é o

tempo que nos faz perder.” Gilbert Chesterton
Algumas dicas para utilizar bem o seu tempo
Disponível em: http://migre.me/57RW8

7 VOCÊ SABE COMO USAR SEU TEMPO?
Cada um de nós é único. Percebemos e processamos as coisas de maneiras

diferentes, usamos o tempo de formas diversas. Portanto, nenhum estilo de administração ou
24
gerenciamento serve para todos. Antes que você consiga começar a organizar melhor seu
tempo, precisa identificar a forma como tem agido até agora.
Que escolhas você está fazendo, consciente ou inconscientemente?
Qual é o seu estilo organizacional? De que maneira você emprega seu tempo?
 Você mantém uma agenda diária?
 Você tira cópia de cada documento que assina?
 Em geral, confirma antecipadamente seus compromissos?
 Você tenta retornar telefonemas dentro de 24 horas?
 Quando chega em casa, sempre coloca as chaves no mesmo lugar?
 Você costuma ter papel e caneta perto do telefone?
 Se você ficar doente amanhã, existe alguém que possa assumir temporariamente suas
responsabilidades no trabalho?
 Você tem um arquivo para seus documentos particulares?
 Tem o hábito de levar algo para ler quando tem hora marcada em algum consultório?
Quanto mais respostas (sim) você tiver dado às questões anteriores, melhor.
 Você perdeu a data de vencimento de alguma conta nos últimos três meses?
 Você leva trabalho para casa mais de uma vez por semana?
 Fica trabalhando além do seu horário mais de duas vezes por semana?
 Existe alguma atividade em que você esteja envolvido que o deixe aborrecido?
 Você evita responder telefonemas quando não gosta do interlocutor ou quando o
assunto o faz sentir-se desconfortável?
 Pedaços de papel com números de telefone, endereços, anotações, etc. se acumulam
em sua mesa de trabalho ou superlotam seus bolsos?
Nas questões anteriores as respostas (sim) identificam fatores que o fazem 25

perder tempo.
Avalie seu comportamento com honestidade e identifique as áreas de sua vida que
mais precisam de ajuda. Para iniciar a melhor forma de utilização do tempo, a primeira
observação é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem
como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, em uma “tabela de tempo”, o resultado
não é o que se esperava.
É importante saber o tempo que você gasta em cada trabalho, no entanto, não
queremos que você fique apenas fazendo anotações em agendas. A melhor maneira de ver o
que acontece com seu tempo é fazer uma tabela de atividades de um dia comum e somar o
tempo gasto em cada uma delas. Distribuindo as respectivas atividades em porcentagens, você
saberá de maneira geral quanto tempo tem gastado em cada atividade, para posteriormente
estudar a melhor forma de administrar seu tempo nas atividades.
Veja um exemplo simples do que estamos dizendo:
Maria Fernanda inicia seu dia às 8 horas e termina às 18 horas. Ela quer administrar
melhor seu tempo no trabalho. Veja como ela dividiu seu dia atualmente:
Tempo em horas %
Descrição
Deslocamento ao trabalho 1 hora (ida e volta) 10%
Chamadas telefônicas 1 hora 10%
Reuniões 2 horas 20%
Almoço 1 hora 10%

Atendimento a fornecedores 2 horas 20%
Buscando Informações 1 hora 10%
Fazendo relatórios 1 hora 10%
Revendo processos 1 hora 10%
Total 10 horas 100%
26
FIGURA 7
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photography-finding-time-to-keep-fit-image2802672>.

Provavelmente seu caso não tem nada a ver com o exemplo acima, mas isso não
interessa. O importante é mostrar o que tem tomado muito tempo em suas atividades e que
poderia ser mais bem administrado. Ao fazer sua tabela, descreva-a de forma que chegue mais
próximo de sua realidade, descrevendo todas as atividades que acarretam tomadas de tempo de
seu dia a dia, assim teremos um diagnóstico de sua situação.
Algumas situações comuns observadas em uma tabela de tempo:
• Falta de tempo para pensar e planejar, acostumando-se com a rotina;
• Falta de decisões sobre assuntos importantes;

• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente, sem necessidade;
• Períodos de interrupções constantes;
 Concentração em assuntos poucos importantes;
• Períodos de “escravidão ao papel”, em que se manuseiam muitos papéis sem

27
importância;
• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.
Com sua tabela, podem-se observar os momentos que você considera tempo perdido,
analisar como reduzir essas atividades ao mínimo possível e estabelecer suas metas em como
poderia trabalhar melhor nestes momentos. Por exemplo, em relação ao exemplo acima, Maria
Fernanda tem interesse de aprimorar seu inglês, então poderia delegar algumas chamadas
telefônicas e os contatos com os fornecedores, diminuindo seu tempo disponível em pelo menos
1 hora e 30 minutos, que poderia ser utilizado para fazer um curso de inglês pela internet, sem
sair de seu trabalho.
“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o

tempo.” Victor Hugo
Assista ao vídeo: Administração do tempo
Disponível em: <http://migre.me/57YKb>
Acesso em: 27 jun.2011

8 ORGANIZAÇÃO DE SUA “AGENDA DO TEMPO”
Vamos criar uma tabela real do que você faz atualmente com o seu tempo? Essa
tabela chamará “Agenda do Tempo”. Assim poderemos ver as más distribuições para 28
posteriormente providenciar um plano de ação para mudar esse quadro.
FIGURA 8
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-appointment-calendar-

Esta tabela (agenda) é pessoal, não necessitará ser apresentada ao tutor ou à outra
pessoa. A finalidade é dar uma visão global de como você está empregando o seu tempo
atualmente, será útil e servirá como ponto de partida para qualquer modificação que você
pretender fazer no uso do seu tempo, no futuro. Mas antes vamos conversar um pouco sobre as
cinco atividades básicas da vida.
De uma maneira geral, podemos classificar como atividades básicas da vida de

qualquer um de nós, as seguintes:
1. Dormir;
2. Trabalhar;
3. Vida familiar e social;

4. Atividades pessoais, recreação e outros interesses;
5. Atividades comunitárias, religiosas ou de caridade.
Passo Nº 1 - Na tabela 1 (apresentada a seguir), iremos examinar o que realmente

estamos fazendo durante nosso tempo. Na coluna “Especificação”, os registros precisam ser
exatos, porque além da investigação sobre como estamos gastando o nosso tempo de trabalho,
vamos estabelecer o controle que cada um tem sobre o uso desse tempo. Isso será muito 29
importante para qualquer mudança a ser planejada. Você deve anotar a cada 30 minutos: o que
você está fazendo e com quem. É importante que você seja sincero consigo mesmo. Anote o
que vem fazendo com seu tempo atualmente e não como pretende fazer.
Passo Nº 2 - Na próxima coluna da Tabela 1, designada “Grau de Controle”, deverá ser

registrado o grau de controle que poderemos exercer sobre cada meia hora gasta, em relação ao
nosso trabalho, apenas. O que não estiver relacionado ao seu trabalho marque um risco ou um
zero, pois não irá nos interessar nesta tabela. Essa coluna mostrará como estamos controlando
nosso tempo no trabalho. E para isto, vamos adotar a classificação de Auren Uris (livro “O
Executivo Eficiente”), que distingue três tipos básicos de atividade do trabalho:
• Atividade Fixa (F): São aquelas atividades da semana de trabalho que são
regulares e que não podem ser eliminadas. Exemplo: reuniões, elaboração de relatórios.
• Atividade Semifixa (S): São aquelas em que podemos nos ajustar, dentro de certos
limites. Exemplos: despacho de documentos, atendimento de alguns vendedores.
• Atividade Variável (V): São aquelas em que você exerce domínio total, podendo
realizá-las ou não, na hora em que bem entender. Exemplo: leitura de jornal, ligações a colegas,
hora do cafezinho, fofocas, assuntos pessoais que podem ser adiados.
É importante determinar os critérios da classificação da atividade, conforme a

função/tipo de trabalho que exerce, pois se para alguém “fazer ligações” é uma necessidade que
decorre do tipo de trabalho que exerce, logicamente não será classificada como “variável”,
porque não poderá ser eliminada. O mais próprio será classificar essa atividade como “semifixa”,
já que poderá ser realizada em qualquer hora do expediente; ou até mesmo como “fixa” em caso
de funcionário de telemarketing.
Passo Nº 3 - Este passo será feito em conjunto com o Passo Nº 1 e 2, quando vamos
classificar na próxima coluna o “Tipo de Atividade”, utilizando o número referente a cada uma
delas, conforme o apresentado:
1. Dormir;
2. Trabalho;
3. Vida familiar e social; 30
4. Atividades pessoais, recreação e outros interesses;
5. Atividades comunitárias, religiosas ou de caridade;
Provavelmente o tempo do trabalho será contínuo para grande maioria, já que a

jornada de trabalho normalmente é continua, retirando-se os intervalos de almoço. Algumas
atividades podem ser classificadas em mais de uma categoria. Assim, um almoço sozinho
poderá ser uma “atividade pessoal” número 4; enquanto que almoçar em casa poderá ser uma
“atividade familiar” número 3; ou um almoço em uma entidade de classe ou com clientes e
representantes poderá ser uma “atividade de trabalho” número 2. O importante é que o critério a
ser utilizado para registro na respectiva coluna da Tabela 1 seja sempre uniforme. É
recomendável que durante essa semana você mantenha a tabela sempre junto de você, para
que o registro de tempo gasto seja absolutamente fiel.
Observação: Logicamente, o que for registrado na coluna “Grau de Controle” terá ao seu lado o
número 2 da coluna “Atividade de Trabalho”, pois a coluna Grau de Controle se refere apenas ao
seu trabalho.
Passo N.º 4 - No final da semana utilizaremos a Tabela Nº 2, para fazer a soma de horas de
cada dia da semana, distribuída pelo Grau de Controle de cada uma e o total. Agora é bem
simples, bastará fazer as somas. Na tabela Nº 3 você fará a somas das horas classificadas
conforme o Tipo de Atividade, só para termos uma ideia de como você vem distribuindo seu
tempo, nas cinco atividades básicas de nossa vida.
Passo N.º 5 – Análise - Está pronta nossa “Agenda do Tempo”. Lembramos que teremos 7 (sete)
Tabelas 1, cada uma relacionada com um dia da semana. De posse de todas (inclusive a Tabela
2 e a 3), você pode fazer um resumo e uma análise dos resultados. Veja quanto tempo você
gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi
dedicado à rotina.
Nesta fase, é muito provável que você comece a interpretar as informações que
31
registrou e comece a fazer indagações mais ou menos assim: “Tenho muito mais flexibilidade no
uso do meu tempo do que eu pensava”, “Estou gastando quantidade enorme de tempo em
atividades variáveis, em detrimento de atividades fixas que estão a me exigir mais atenção”,
entre outros.
Antes de prosseguirmos, é necessário que você faça sua tabela atual do tempo.
Reveja as atividades que estão tomando grande parte de seu tempo sem a real necessidade.
Não se esqueça de definir suas metas e desejos com o tempo que irá sobrar, pois, afinal, é você
quem deve ter bem claro para si o que deseja realizar com o tempo disponível que irá sobrar.
Essas metas devem ser realistas, se tem uma ambição ampla, divida em etapas menores, que
será mais fácil concretizá-la.
Na tabela 1 anote suas atividades!
TABELA 1 - TEMPO
Dia da Semana:
atividade: 1; 2;
Especificação
Com quem?
controlo no
trabalho
Grau de
de
3; 4; 5.
F/S/V
Hora
Tipo
00h / 01h
01h / 02h
02h/ 03h
03h / 04h
04h / 05h
05h / 06h
06h / 07h
07h / 08h
08h / 09h
10h / 11h
32
11h / 12h
12h / 13h
13h / 14h
14h / 15h
15h / 16h
16h / 17h
17h / 18h
18h / 19h
19h / 20h
20h / 21h
21h / 22h
22h / 23h
23h / 00h
Imprima uma cópia para cada dia da semana (de segunda a domingo).
Na tabela 2 anote apenas as horas gastas com o trabalho, conforme distribuição da

coluna “Grau de Controle de Trabalho”. A soma das três últimas colunas deverá ser igual ao total
de horas trabalhadas!
TABELA 2 - REGISTRO DE MINHAS HORAS DE TRABALHO
Dia da Semana N.º Total de N.º Total de N.º Total de N.º Total de
Horas Horas Horas
Horas
Trabalhadas Variáveis Semivariáveis Fixas
Segunda
33
Terça
Quarta
Quinta
Sexta
Sábado
Domingo
Total em Horas
Total em %
TABELA 3 – DISTRIBUIÇÃO DO TEMPO EM RELAÇÃO ÀS CINCO ATIVIDADES BÁSICAS DA VIDA (EM HORAS)
Dia da Dormir Trabalho Vida Atividades Atividades

Semana Familiar e
Social Pessoais; comunitárias,
Recreação e religiosas ou
de
Outros
caridade;
Interesses
Segunda
Terça
Quarta
Quinta
Sexta
Sábado
Domingo
Total em
Horas 34
Total em %
Obs.: Nesta Tabela, 100% equivalem a 168 horas. Ou seja, 24 horas X 7 Dias.
Agora nesta tabela você deverá colocar as suas metas!
O que gostaria de fazer se tivesse tempo disponível?

9 A BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Vivemos fazendo observações deste gênero:
- “É sempre assim: não consigo cumprir todos os compromissos pessoais e 35

profissionais que assumo!”
- “Por mais que eu trabalhe, meu serviço está sempre aumentando...”
- “Trabalho, trabalho... chego tarde em casa, cansado e sem energia para atender à
família e ainda tenho sempre serviços atrasados”
- “As preocupações não me largam, mesmo na hora do lazer!...”
No mundo atual, as pessoas, independentemente de sua atividade, vivem em um ritmo

agitado: estão cada vez mais apressadas, sempre se queixando de não ter tempo para nada,
com excesso de trabalho e de compromissos sociais e profissionais. É aquela correria! E por isto
a maioria ainda se queixa dizendo que o tempo é pouco e que gostaria que o dia tivesse 30, 40
ou 50 horas.
O fato é que com o mesmo tempo disponível, algumas pessoas desenvolvem suas
atividades com alta qualidade e satisfação, enquanto outras não conseguem e se justificam
dizendo: Não houve tempo suficiente! Na verdade todos têm igualmente 24 horas por dia e a
diferença está em que muitas pessoas administram bem o seu tempo e outras não, gerando
diferenças na produtividade e na qualidade de vida.
FIGURA 9
36
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-photo-of-imitation-signboard-on-time-concept-

Para administrar bem o tempo é necessário ter hábitos que facilitem a sua
administração e também conhecer os “desperdiçadores de tempo”, que são os fatores que
efetivamente prejudicam a boa gestão deste recurso tão importante. Além disso, é preciso ter
força de vontade e disciplina para conseguirmos enfrentar os desperdiçadores de tempo e fazer
as mudanças de hábitos inadequados, inclusive quebrando velhos paradigmas.
Entre os desperdiçadores de tempo mais comuns no dia a dia nas empresas e até
mesmo na vida pessoal temos:
- Falta de definição de prioridades;
- Planejamento inadequado;
- Desorganização pessoal e profissional;
- Falta de delegação (à semelhança das empresas, em casa devemos delegar atividades para
filhos, empregada, etc.).
- Incapacidade de dizer não;
- Problemas de comunicação;
- Uso inadequado do telefone;
- Parar uma atividade sem terminar para iniciar outra;
- Tentar realizar várias coisas ao mesmo tempo.

Esses desperdiçadores de tempo são como tijolos de tamanhos variados que vão
“construindo um muro” à nossa frente, até quando estamos com o nosso tempo completamente
desorganizado, com um muro de difícil transposição. Cada um desses desperdiçadores pode
representar um tijolo maior ou menor, conforme o impeditivo da boa administração do tempo que
podem constituir. Alguns são maiores e outros menores. Atuar sobre eles significa ir diminuindo
esse muro à medida que são eliminados ou minorados os desperdiçadores de tempo.
37
Tendo disciplina, força de vontade, bons hábitos, identificando e eliminando os
desperdiçadores que atuem sobre cada um de nós teremos uma boa administração do tempo,
que poderá nos proporcionar melhorias na qualidade da vida pessoal, na medida em que
conseguimos realizar o que planejamos, disponibilizando tempo para o lazer e para a vida
pessoal, deixando para trás os problemas do trabalho. Na qualidade de vida no trabalho, onde
passamos significativa parte de nosso dia, temos que tentar trabalhar sem os efeitos nocivos da
pressão do tempo, como o estresse, dificuldades de concentração, comprometimento do bem-
estar físico e aumento da tendência a doenças ocupacionais.
Em um ambiente em que não há boa administração do tempo as pessoas têm mais

dificuldade em trabalhar em equipe, havendo irritação geral, dificuldades na comunicação,
desrespeito aos aspectos individuais, gerando menor sociabilidade. Isso também reflete na
produtividade do trabalho, quando conseguimos efetivamente produzir mais e melhor, dentro de
um planejamento que nos permite concentrar na qualidade, nas prioridades e atividades que nos
permitem alcançar melhores e maiores resultados.
E Lembre-se...
Em uma época em que o tempo é um dos recursos mais escassos da

humanidade, está provado que administrá-lo é condição essencial para se
produzir mais e com melhor qualidade no trabalho e se obter melhoria na
qualidade de vida na esfera pessoal e durante as jornadas das atividades
profissionais.
10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO
Ao avaliar a utilização do tempo é necessário questionar a correta distribuição do

mesmo. Você já deve ter feito isso ao analisar sua “Agenda do Tempo”. Deve ter questionado
que os resultados seriam melhores se passasse o tempo trabalhando em outra atividade? Como 38
poderia executar as tarefas mais importantes com mais frequência e eficiência? Você irá
observar que o trabalho tende a adaptar-se ao tempo disponível ou alocado para ele. Por
exemplo, se você alocar uma hora para uma determinada tarefa terá mais chances de terminar o
trabalho dentro desse prazo. Caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente
utilizará as duas horas para o trabalho.
FIGURA 10
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-effective-plan-image10898781>. Acesso em: 27

maio 2010.
Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para a conclusão de projetos. Dessa

forma, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você e
sua produtividade aumentará bastante. Existe um princípio chamado de Princípio de Pareto, que
se aplica à maioria das pessoas e companhias e indica que o tempo não é aproveitado nas
prioridades corretas.
O Princípio de Pareto afirma que existe um forte desequilíbrio entre causas e efeitos,
entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados. O princípio afirma, de uma
maneira genérica, que 80% dos resultados que obtemos estão relacionados com 20% dos
nossos esforços. Em outras palavras: uma minoria de ações leva a maior parte dos resultados,
39
em contrapartida, uma maioria de ações leva a menor parte dos resultados. A seguir alguns fatos
que ilustram o Princípio de Pareto:
• 80% do total de vendas estão relacionados com 20% dos produtos;
• 80% dos lucros de uma empresa estão relacionados com 20% dos produtos;
• 80% dos lucros estão relacionados com 20% dos clientes;
• 80% dos acidentes de trânsito são causados por 20% dos motoristas;
• 80% dos usuários de computador usam apenas 20% dos recursos disponíveis;
• 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas;
• 80% das pessoas preferem 20% dos sabores ou cores disponíveis;
• Pareto descobriu, em uma pesquisa do Século XIX, que 80% da renda, na Inglaterra,
iam para 20% da população;
• 80% dos resultados são obtidos por 20% dos funcionários.
Os resultados que obtemos e os objetivos que alcançamos estão relacionados única e

exclusivamente as nossas ações. Ninguém é responsável pela nossa felicidade ou por nossas
frustrações, muito menos temos o direito de jogar esta responsabilidade em quem quer que seja.
Todos nós temos sonhos e gostaríamos de transformar em realidade. Para transformar estes
sonhos em realidade é preciso muito trabalho, esforço e dedicação, e para isto o Princípio de
Pareto é um auxiliar muito valioso.
Identifique claramente, por escrito, quais são os seus objetivos de vida. Aqui não cabe
questionar se os seus objetivos são legítimos ou não, se são corretos ou não. Quais são os seus
objetivos? Se realizar profissionalmente? Estar bem financeiramente? Ser um profissional
respeitado e admirado? Trabalhar para um mundo mais humano e solidário? Combater as
drogas? Enfim, identifique claramente quais são os seus objetivos de vida.
Suas metas descritas estarão relacionadas diretamente com a realização de seus

objetivos, pois elas devem apresentar subsídios para a concretização de seus objetivos, e para
isso você necessitará de tempo disponível. Ninguém é capaz de atingir um objetivo se não for 40
capaz de visualizá-lo claramente e identificar as ações (metas) necessárias para atingir, afinal de
que adianta correr se você estiver no caminho errado. E você somente saberá se está no
caminho correto se souber para onde está indo.
Identificando seus objetivos, você tem a obrigação de focar os seus esforços e o seu
precioso tempo, nas ações (metas) que estejam alinhadas com estes objetivos. O tempo é
escasso para todo mundo, mas para isso vamos aprender a administrá-lo melhor!
Precisamos conciliar trabalho, desenvolvimento profissional, família, amigos e tantas

outras coisas, e como a maioria dos resultados que obtemos (talvez 80%), estará relacionado
com uma pequena parcela de nossas ações (quem sabe 20%). Assim podemos utilizar o
Princípio de Pareto para priorizar o uso do nosso tempo, nos dedicando mais àquelas ações que
geram a maioria dos resultados. É muito importante lembrar que os resultados desejados estão
relacionados com os objetivos pessoais de cada um.
Se tiver de optar, por falta de tempo, entre executar uma ou outra ação, considere qual
ação está mais alinhada com os seus objetivos pessoais. Sempre que estiver desanimado, sem
motivação, lembre dos seus objetivos, imagine o momento em que você consegue realizá-los e a
felicidade por ter conseguido. O Princípio de Pareto deve ser utilizado para concentrar-se mais
nas ações que irão gerar os resultados desejados.
Nunca se deixe levar pelos objetivos de outras pessoas, não deixe que ninguém
conduza a sua vida.
E não esqueça!
Você é o único responsável pela sua vida. Se você consegue
vencer o mérito é todo seu; se não consegue também.
Então se reorganize:
• Defina seus objetivos e estabeleça prioridades;
• Não perca tempo com trivialidades;
• Saiba dizer não às tarefas que não são de sua responsabilidade direta;
• Aprenda a delegar;
41
• Desenvolva métodos eficazes no trabalho, analisando o que é feito do seu dia.
No artigo “Administração do Tempo” (Disponível em: http://migre.me/57YVI.

Acesso em: 27 jun. 2011), você irá encontrar dicas de como planejar bem o seu
tempo, de modo a conseguir mais qualidade de vida e melhor equilíbrio na
relação vida–trabalho.
11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAÇÃO DO TEMPO
FIGURA 11
42
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-melting-hands-of-time-

De acordo com Edwin C. Bliss, um norte-americano que escreveu o livro “Como

Conseguir que as Coisas Sejam Feitas - O ABC da administração do tempo”, as cinco categorias
de utilização do tempo são:
1) Importante e Urgente: São as tarefas que devem obrigatoriamente ser executadas

imediatamente ou em um futuro bastante próximo. Geralmente estas missões têm um alto grau
de urgência e importância e devem ser passadas à frente de quaisquer outras.
2) Importante Mas Não Urgente: Segundo o autor, esta categoria separa as pessoas eficientes
das ineficientes. Se pensarmos bem, grande parte das coisas importantes em nossa vida não
são urgentes, ou seja, podemos realizá-las agora ou deixar para depois. Na verdade, muitas
delas nós nunca começamos a executar, como um curso para aperfeiçoamento profissional
prometido há vários anos, a apresentação de um novo projeto para seus superiores, um regime
para “perder uns quilinhos”, um livro que gostaria de escrever, já tem a ideia, mas nunca sentou
à frente do micro para começá-lo. Em comum, todas são tarefas ligadas a enriquecimento
pessoal, saúde, família e por isso mesmo sempre são trocadas por projetos profissionais
urgentes.
3) Urgente Mas Não Importante: Aqui se enquadram aquelas missões imediatas, mas que após
uma boa avaliação transformam-se em objetivos com prioridade inferior para você. O problema é
que geralmente dizem respeito a solicitações de terceiros, seja para tocar um projeto, fazer um
discurso. E por não encontrar uma forma educada de recusar, você acaba aceitando e criando
uma expectativa em que lhe solicitou esta missão.
4) Trabalho Diligente: São aquelas tarefas marginais, que nem são urgentes nem muito
43
importantes. Mas elas têm uma característica peculiar: são realizadas antes de todas, pois
possuem as chamadas táticas diversivas, isto é, proporcionam sensação de atividade e
realização, enquanto nos fornecem uma desculpa para adiar – novamente – as tarefas
importantes, mas não urgentes, que, se pensarmos bem, nos traria um benefício muito maior. Às
vezes trabalhamos em tarefas de prioridade inferior tentando nos justificar por protelar a tarefa
que realmente é necessária.
5) Tempo Perdido: Essa é uma definição subjetiva, que parte, em geral, da cabeça de cada
pessoa. Se assistirmos televisão durante toda uma tarde com a “intenção de nos instruir e
aprender” a sensação de tempo perdido será com certeza menor do que se pensarmos que
poderíamos ter aproveitado o tempo para fazer algo útil pessoal ou profissionalmente. Em suma,
as pessoas perdem tempo porque passam mais tempo executando tarefas urgentes, mas não
importantes e trabalhos diligentes do que tarefas importantes, mas não urgentes.
12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS
FIGURA 12
44
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-melting-hands-of-time-

1. Não se apresse: Os erros ocorrem mais frequentemente quando um trabalho é

feito com pressa.
2. Na dúvida, pergunte: Comunicação inadequada é um verdadeiro “ralo” por onde

o tempo escoa. Perguntar é bem mais rápido do que tentar remendar.
3. Ponha no papel: Nós todos precisamos de ajuda – lembretes – para impedir que
uma miríade de tarefas essenciais morra de negligência.
4. Organize sua área de trabalho: Um local de trabalho bem organizado não é

sinal de uma mente doentia; é sinal de uma mente organizada.
5. Planeje seu dia: Planos são corrimões que o guiam por meio das distrações do
dia e o mantém no curso.
6. Programe suas tarefas: Os trabalhos da lista “para fazer” mostram apenas sua
intenção em trabalhar nelas; mas programar tarefas importantes revela um compromisso para
terminá-las.
7. Mantenha seus arquivos em ordem: Quanto mais papelada se tem, mais difícil
fica para encontrar qualquer coisa. Não mantenha documentos que podem ser encontrados em
algum outro lugar. Arquive temporária, não permanentemente, marcando um “jogar fora no
45
dia “___” nos papéis que poderá necessitar no futuro. Na dúvida, jogue fora. Faça uma “limpeza”
em seu material regularmente.
8. Se for delegar tarefas, marque prazos para o término: Nunca passe uma
tarefa a alguém sem indicar quando deve ser terminada. E anote a data em uma lista de follow-
up (acompanhamento de ação realizada, a fim de aumentar ou avaliar a efetividade desta).
Nunca use termos como “urgente” ou “para ontem”; seja específico.
9. Não seja perfeccionista: Se for fazer, faça-o bem. Mas não gaste muito tempo
em tarefas que não requerem um alto grau de exatidão ou de perfeição.
10. Separe um momento diário de “sossego”: Não tem de ser uma hora de
silêncio total, nem mesmo precisa durar uma hora. Mas todos precisam de um tempo para
pensar em soluções, ou para permitir que sua criatividade floresça. Se o ambiente não o permitir,
mude de ambiente mesmo que seja por algum tempo X.
11. Respeite o tempo dos outros: Se tratássemos os outros como gostaríamos de

ser tratados, não haveria tantas interrupções desnecessárias, tantos telefonemas, e-mails e
correspondência sem finalidade.
12. Não procrastine (adie, demore, delongue): Para que deixar para depois o que
pode ser agora, com calma e cuidado? Se for uma tarefa muito complexa ou extensa, divida-a e
faça um pouco de cada vez. Se não for agradável, faça-a agora e livre-se dela de uma vez por
todas.
13. Livre-se das revistas: Não as deixe acumular. Assim que receber uma revista,
destaque os artigos que lhe interessam, guarde-os em uma pasta (que pode se chamar “artigos
interessantes”) e jogue fora o resto.
14. Programe um tempo com sua família: Não use o planejamento de tempo só
para o trabalho. Programe seu tempo pessoal e o tempo com sua família também.
15. Diga não com mais frequência: Algumas pessoas dizem “sim” simplesmente
porque estão disponíveis ou não querem ofender quem está pedindo. Certifique-se que o pedido
é compatível com seus objetivos antes de concordar em ajudar. Tenha tanto respeito por seu
tempo como tem pelo tempo dos outros.
16. Delegue mais: Delegar resgata seu tempo para as tarefas mais importantes. Se
não tiver ninguém para delegar suas tarefas, delegue ao seu computador. Ele pode ajudar, por
46
exemplo, se você for um educador, em seus planejamentos de aula, ou em seu controle de
presenças e notas. Esteja sempre informado sobre novidades da informática que podem poupar
seu tempo.
17. Tenha apenas um planejamento de tempo: Você é uma pessoa só, sendo
assim, mantenha somente um planejamento ou você logo terá prioridades brigando entre si. Use
a mesma agenda para atividades programadas para o trabalho e para a família. E sempre a leve
quando for a reuniões, cursos, ou para casa.
18. Evite o estresse: Reconheça que não pode fazer e ser tudo ao mesmo tempo.
Seja organizado, eficaz e eficiente sem se martirizar porque não pode fazer o impossível. Não é
o ambiente estressante, mas sua reação a ele o que causa danos. Sua saúde deve ser sua
prioridade número um.
19. Pratique o “Princípio de Pareto”: A regra “80-20” sugere que 80% de seus
resultados são conseguidos por apenas 20% das coisas que você faz. Foque em suas
prioridades e se não conseguir fazer tudo, deixe para depois as tarefas menos importantes.
20. Ponha seus objetivos por escrito: Tempo é vida. Não o deixe passar em
brancas nuvens. Determine onde gostaria de estar daqui a 10 ou 5 anos e coloque estas metas
no papel. Programe então o momento em que vai trabalhar nesse sentido. Onde você estará é
determinado pelo que você está fazendo hoje, amanhã e na semana seguinte.
Vídeo: Tempo e Produtividade
Disponível em: http://migre.me/58hjU

13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES
FIGURA 13
47
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-image-techie-girl--image14461276>. Acesso

em: 5 jun. 2010.
Você vai daqui para á, faz isso, faz aquilo, corre para todo lado, tentando conciliar
trabalho, exigências familiares, estudos, lazer e outras atividades? Você tem ou já teve a
sensação de que está passando pela vida? De que não está vivendo adequadamente,
aproveitando os melhores momentos da vida? Pois bem, qualidade de vida não está associada
somente com a quantidade de dinheiro ou recursos materiais que dispomos. Depende muito
mais de como priorizamos nossas atividades. Afinal, tempo é muito mais do que dinheiro, é
limitado às 24 horas, já o dinheiro é algo relativo. Portanto, vale à pena sacrificar nossa saúde,
nossa disposição, nosso tempo e mais um montão de coisas em busca de apenas mais
dinheiro?
Se as exigências em geral estão lhe consumindo cada vez mais, obrigando-o a
trabalhar além da hora e nos finais de semana, que tal você parar para pensar em reorganizar-se
separando suas tarefas em:
1. Urgentes e importantes – devem ser feitas logo, não serem adiadas;
2. Urgentes mas não importantes – delegue tais tarefas, treine alguém para realizá-
las em seu lugar; 48
3. Importantes mas não urgentes – planeje um período de cada dia para atender
tais tarefas;
4. Não importantes e nem urgentes – deixe de fazê-las!
Outra coisa: não caia na tentação de fazer tudo, ser tudo e supervisionar tudo! Mesmo
tarefas urgentes e importantes, se fizerem parte da rotina, podem ser delegadas. Apenas
assegure-se que treinará adequadamente a pessoa que a realizará e certifique-se que decisões
importantes sejam levadas ao seu conhecimento, antes de serem tomadas.
Se você consome excessivamente seu tempo em determinado assunto, questione se

esse assunto é realmente importante? Posso simplificar ou fazer diferente? Analise
criteriosamente se todas as tarefas que você está realizando são realmente necessárias!
Organize-se! Por exemplo: determine um horário específico de atendimento a terceiros; que tal
usar seu e-mail ao invés do telefone para conversas desnecessárias; desligue o MSN, SKYPE e
afins, assim irá se concentrar mesmo nas suas tarefas; você pode também desligar o celular.
Difícil? Poderá até ser no início, mas com o tempo você perceberá um ganho, inclusive de
qualidade de vida e perceberá que valeu à pena!
E lembre-se: Tempo é muito mais que dinheiro!

14 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO
Você é uma pessoa que no trabalho tem que cumprir prazos e mais prazos? Vivemos
dias em que as equipes e os prazos de entrega vivem em constante luta. Travamos batalhas
49
diariamente contra o tempo. Torna-se cada vez mais importante saber gerenciar o tempo
disponível, dividindo as tarefas em algumas categorias e, claro, priorizando aquelas mais
urgentes, em detrimento de outras não tão urgentes, ou seja, enfatizando os pedidos “para
ontem”.
O paradigma do tempo mudou muito nos últimos anos, vejamos: antigamente quem
ficava depois do horário era sinal de incompetência, pois não conseguia dar conta de suas
funções. Hoje, pelo contrário, aquele que “apenas” cumpre o horário determinado não é
valorizado pela organização, pois se busca no mercado profissionais com engajamento aos
ideais da empresa e, principalmente, a realização de projetos em curto prazo de tempo.
FIGURA 14
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-bars-chart-

Conseguir administrar a rotina e aproveitar ao máximo as horas que trabalha pode,
nesse momento, ser muito favorável para alcançar a performance esperada. Por isso, é
fundamental que o profissional faça uma gestão do seu tempo e planeje as tarefas diárias. A
partir do momento em que se começa a adotar um método para organizar o tempo, os resultados
aparecem em um curto período. Anotar em cadernos, agendas, ou computador todas as
atividades pode ser extremamente útil para elevar o desempenho.
50
A má gestão do tempo disponível e o acúmulo de tarefas podem acarretar desgastes,
estresse, cansaço físico e psicológico, além de dificuldades de concentração. A gestão do tempo
é considerada um paradoxo, pois sabemos que não é possível gerir o tempo, mas é possível nos
gerenciar. O autogerenciamento requer planejamento e disciplina.
Vídeo: “Dicas para melhorar a sua produtividade”
Disponível em: <http://migre.me/58gUc>

15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Existem algumas atividades chamadas de “desperdiçadores do tempo”, que tendem a

dominar muitas vezes nosso tempo. Precisamos eliminar as atividades inúteis. Alguns
“economizadores do tempo” nos ajudarão neste processo, já que o tempo gasto nunca é 51
recuperado e ele proporciona oportunidades iguais para todos. Abaixo apresentamos alguns
deles:
• Definição de metas;
• Criação de listas de afazeres com definição de prioridades;
• Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
• Manutenção de suas metas em vista;
• Acompanhamento das prioridades;
• Organização das tarefas;
• Organização e acesso às informações usadas com frequência com rapidez.

16 SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO
Em uma época em que a competitividade global determina a capacidade que a

organização terá para sobreviver num mercado de múltiplas escolhas, a racional gestão do 52
tempo resultará em dias menos estressantes, prazos cumpridos e metas alcançadas, em perfeita
sintonia com a vida pessoal e profissional. Parece fácil, não é mesmo? Mas por que está cada
vez mais complicado gerenciar a agenda? Como conciliar os compromissos, sem prejuízo de
nenhum deles? Com disciplina, foco no trabalho e planejamento é possível se atingir a
excelência sem maiores desavenças com o relógio.
O grande segredo é assumir as rédeas da situação e conduzir o processo para se

conquistar a autonomia. E, nesse caso, a contribuição da tecnologia, por meio dos
computadores, palmtops e agendas eletrônicas, é ineficaz. Você já deve ter ouvido esta frase: “O
meu dia necessita de pelo menos umas oito horas a mais para completar minhas tarefas”. Tais
lamentações podem ter diversas formas semânticas, mas o conteúdo converge para uma só
conclusão: a administração do tempo transformou-se em uma arte a ser conquistada.
Quantas pessoas, ao término do dia, se perguntam: a que resultados nossa empresa

chegou hoje? Fizemos 20 telefonemas, enviamos dez orçamentos, participamos de quatro
reuniões com clientes e não fechamos nenhum pedido. Estamos conseguindo administrar o
nosso tempo, de forma a aproveitá-lo da melhor forma possível? Com certeza, estamos longe.
E se há algo que devemos fazer para sermos bem-sucedidos no uso que damos ao
nosso “pouco” tempo é planejar. E planejar significa, na prática, identificar eventos futuros e
trazê-los para o presente, de forma que possamos fazer alguma coisa agora. Na realidade, não
podemos controlar tudo, mas podemos ter influência sobre a maioria das coisas se cumprirmos
um processo de forma correta, com início, meio e fim.
Vejamos algumas dicas:

 Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias. Lembre-se: elas
devem estar relacionadas com seus objetivos pessoais;
 Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas

metas;
 Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;

53
 Faça as coisas em ordem de prioridade (veremos mais adiante);
 Controle diariamente as atividades realizadas e os resultados alcançados;
 Saiba onde seu tempo é realmente empregado (você já sabe disso por meio
de sua “Agenda do Tempo”);
 Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
 Elimine desperdiçadores de tempo;
 Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
A seguir vamos falar mais detalhadamente sobre alguns economizadores. É muito

provável que nem todas sejam aplicáveis em seu trabalho e é possível que não possa colocar
todas em prática, devendo decidir o que pode ser aplicado em sua empresa ou a você mesmo.
Vamos lá?
Visitas inesperadas e interrupções: As causas da perda de tempo podem ser as

mesmas a cada nível, podem, no entanto variar de intensidade. O diretor de uma empresa tem
menos problemas com visitantes inesperados que os administradores de nível médio. O
resultado das interrupções provocadas por visitantes inesperados são maiores do que o
problema das comunicações que eles têm de passar. Os líderes competentes opõem-se à
política de portas abertas. Eles sabem da necessidade que tem em planejar e, para isto,
necessitam ter um tempo de completo isolamento, sem interrupções.
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que elas
quiserem? Obviamente não, muitos dos seus visitantes poderão ser bem atendidos por outra
pessoa que não você. Se tiver outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites
de tempo dos seus diálogos. Verifique, portanto, seus esforços para organizar sua agenda de
entrevistas. Mas, nem todas as interrupções, obviamente são ruins. Na verdade, existem
algumas interrupções boas, aquelas onde se discutem boas ideias. Para cortar interrupções
indesejáveis:
 Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as consequências;
 Administre seu trabalho de forma total e correta, para reduzir os pedidos de correções; 54
 Dê instruções claras e completas para os seus subordinados, a fim de reduzir os
pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as coisas não forem feitas da
maneira certa na primeira vez;
 Lembre-se de que a sua função é educar os seus funcionários quanto à forma de

executar tanto as tarefas de rotina quanto os trabalhos maiores;
 Quando deixar recados deixe informações completas;
 Peça que se anotem recados completos quando os outros lhe ligarem;
 Administre as interrupções, expondo as suas limitações de tempo. “Temos apenas 20

minutos para esse assunto, pois tenho outro compromisso inadiável!”;
 Apoie uma cultura com menos interrupções;

 Comece a dividir a sua comunicação em lotes, evitando em cada assunto que surgir
discutir imediatamente com o responsável, interrompendo o que estava fazendo.
Em vez disso discuta vários problemas em um mesmo momento predeterminado para

isso. Veremos mais nos tópicos “Planejando Cada Tarefa em Rotinas e Lotes” e “Priorizando
Assuntos”.
Concentre-se em suas tarefas: Parte de seu dia deve ser reservada para resolver as
tarefas importantes. Não permita interrupções. A princípio seus colegas poderão sentir-se feridos
pelo isolamento que você mesmo se impõe, mas logo se acostumarão. A hora de concentração
é o conceito mais importante na questão do controle do tempo. Pode produzir um efeito visível
em toda a companhia ou organização. Uma pesquisa indica que os administradores são
interrompidos, em média, uma vez em cada oito minutos. Se fosse concedida uma hora de
concentração, quase todos eles admitiriam que pudessem realizar o trabalho de três horas em
uma hora. Isto praticamente confirma que se podem poupar duas horas com somente uma hora
de concentração.
Papeladas e correspondências: Solicite à sua secretária que selecione a 55

correspondência, eliminando as cartas que não sejam do seu interesse, respondendo ela mesma
as comunicações de rotina e separando o resto para a sua atenção pessoal. Evite a curiosidade
pela correspondência. O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder
tempo com ela. Você pode até listar os documentos que recebe; classifique-os em grupos de
prioridades A, B e C. Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu
gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo,
mais tempo para os de prioridade A.
Ao ler uma carta ou memorando, responda imediatamente enquanto o assunto ainda

está fresco em sua mente. Se você não está em condições de responder, não deixe que o
assunto fique sobre a mesa. Passe-o para alguém para receber sugestões ou maior informação.
Mantenha-o em movimento. Ao despachar as correspondências de menor valor, despache na
própria correspondência que recebeu. Simplesmente responda ao final ou verso da carta
recebida e despache.
Padronize-se: Utilize modelos padronizados de respostas, relatórios, cartas,

procedimentos regulares, e-mails, etiquetas autocolantes, entre outros, sempre que for
necessário e principalmente nas coisas em que faz com maior frequência.
Anotações a todo o momento: Problemas aparentemente insolúveis são resolvidos

quando os colocamos no papel. Utilize cartões para anotar dados ou ideias. Utilize seu tempo de
“espera” em uma consulta, durante um engarrafamento de trânsito, em uma viagem de ônibus ou
avião, para ir fazendo coisas. As melhores ideias geralmente surgem nestas ocasiões. Não
confie na memória, anote.
Agende-se: Dedique-se de 10 a 15 minutos no início de cada dia para estabelecer um
horário diário para o tempo, para anotar somente o que deseja fazer e na ordem em que deseja
fazê-lo (o mais importante primeiro, veremos mais adiante como estabelecer prioridades) e
também a quantidade de tempo que vai precisar para cada coisa.
O trabalho se expande de maneira a preencher o tempo disponível. Ao programar seu

trabalho, realize-o com sentido de urgência. Para isso existe a tradicional agenda, mas nos dias
atuais existem alguns programas de computadores que podem lhe auxiliar, além dos já
conhecidos Palm’s (computadores de mão), em que você pode trabalhar sua agenda no 56
computador e fazer a transferência para o Palm ou vice-versa.
Evite trabalhar em seus horários de folga: Talvez quase sempre é impossível evitá-
lo, entretanto, muitas pessoas levam seus trabalhos para terminar em casa, à noite ou nos finais
de semana. Diga a você mesmo que não ficará até mais tarde e não levará trabalho para casa.
Dê um sentido essencial de urgência durante as horas normais de trabalho.
FIGURA 15
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-i-am-free-businessman-

showing-freedom-image7299471>. Acesso em: 5 jun. 2010.
Reconheça seu trabalho: Ao realizar uma tarefa realmente importante, dê a você

mesmo os parabéns. Tire um tempo livre. Desfrute a sensação de realização. Você a merece.
Comunicação eficaz: Ao ouvir atentamente, você não perderá tempo verificando se
realmente compreendeu o que foi dito. Obtenha dados: que, o que, quando, onde e o porquê.
Proceda assim cada vez que enfrentar um novo problema e evitará voltar ao assunto para obter
mais dados. Ir a uma reunião no dia errado significa que você não prestou atenção ao agendar a
mesma. Ouvir atentamente, utilizar linguagens simples, concisas e isenta de ambiguidades
assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.
Leituras: Os relatórios (gerados interna ou externamente) muitas vezes não merecem

ser lidos. Infelizmente, para que saibamos se o relatório merece ou não ser lido geralmente tem 57
que lê-lo, ou pelo menos folheá-lo. Uma solução para o problema é o chamado Sumário
Executivo, que muitas empresas exigem, seja juntado aos relatórios, que nada mais é do que um
resumo objetivo, de no máximo duas páginas, do conteúdo do relatório.
Com o sumário, já temos uma ideia razoavelmente clara se devemos ou não investir
mais tempo na leitura. Ao concluir que determinados relatórios que lhe são enviados de rotina
não lhe interessam, peça para ser tirado da lista de pessoas a quem o relatório é enviado. Isso
poupa tempo e espaço em sua estante ou em seu cesto de lixo e ajuda a outra pessoa a
economizar recursos.
Às vezes, precisamos de uma quantidade razoável de leituras técnicas (e, talvez, até
não técnicas) a fazer. Se você faz uma pós-graduação, ou se seu trabalho exige que tenha uma
quantidade maior de leituras, deverá manter-se atualizado. Para se organizar melhor e assim
administrar seu tempo, primeiro limite a quantidade de jornais, revistas e periódicos que você lê.
Limite-se às revistas técnicas e profissionais mais importantes e essenciais à sua tarefa. Elimine,
tanto quanto possível, àquelas leituras que muita gente faz apenas para verificar se há ali
alguma coisa interessante (a menos que seu serviço dependa destas informações).
Contenha sua curiosidade. Muitas vezes alegamos, para justificar nosso

comportamento curioso, que é preciso se manter bem informado. É verdade que qualquer
profissional hoje precisa. Mas há uma diferença entre estar bem informado e acumular dados
acerca de fatos frequentemente triviais e sem importância. Estar atualizado é ter conhecimento
das informações necessárias para o bom desempenho de suas funções e de nossas metas e
objetivos.
Algumas revistas podem ser lidas em situações não agendadas. Folheie suas páginas,
por exemplo, enquanto estiver falando ao telefone, ou então as carregue consigo para folheá-las
enquanto espera ser atendido em escritórios ou consultórios, ou ao aguardar em filas e viagens
(caso não dirija você mesmo). Leia os artigos de importância, para tanto, o melhor momento é
quando você está trabalhando em um projeto para o qual as informações contidas nos artigos
são importantes. É nesse momento que você realmente precisa deles.
Limpe sua mesa: Livre-se da papelada desnecessária, quantas coisas você tem sobre
sua mesa de trabalho que realmente são necessárias? A organização é outro fator facilitador na
58
execução das tarefas; uma aliada do tempo. Procure afastar da sua esfera de trabalho aqueles
objetos que possam distraí-lo. Examine cuidadosamente sua mesa todos os dias e mantenha a
cesta de papéis bem cheia de coisas sem serventia.
“A menos que acredite em si mesmo, nada

fará; este é o caminho do sucesso.”
John D. Rockfeller Jr.
Vídeo motivacional
O Valor de um Tempo
Disponível em: http://migre.me/58hSn

17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO”
Você já ouviu essa frase: “o tempo não para”? Isso mesmo, o poeta Cazuza foi quem a
eternizou... E realmente o tempo não para mesmo. Vivemos em um mundo que anda rápido, no
ritmo dos nano segundos, uma compressão do tempo tão pequena que seria como se a vida útil 59
de um homem de 40 anos de trabalho fosse comprimida em menos de cinco minutos.
O tempo é o único ativo que não conseguimos recuperar, pois é o único que nenhuma
técnica, tecnologia, metodologia ou mesmo política de relacionamento consegue fazer com que
volte atrás. Para as organizações esse aprendizado é fundamental para entender alguns pontos
na relação com seus clientes internos, externos e potenciais. Nada causa maior desconforto, nos
dias de hoje, do que a sensação de frustração pela perda de tempo, não é verdade?
Você gosta de perder mais do que um minuto para ser atendido ao telefone? Mais do
que alguns segundos para receber uma mensagem pelo e-mail? Que tal ficar mais do que 15
minutos em uma fila para pagar uma conta (olha que estou sendo generoso com esta lei sobre
atendimento bancário)? A revolução já começou, mas que revolução é esta?
A nossa, atualmente, ninguém mais tolera ter que aguardar algo. É inconcebível tratar
o cliente com desrespeito, afinal o poder está nas mãos dos clientes. Sabe por quê? O cliente
mudou, o mercado mudou, mas as empresas ainda estão pensando se é preciso mudar. Não é
preciso dizer o que a demora na mudança de atitude pode representar para as organizações que
não acompanharem esta tendência. Na verdade, as únicas certezas, nesses tempos de tantas
turbulências são mesmo as mudanças; por isso, acreditamos que a questão não deve ser mais
se a mudança irá bater na porta da sua organização, mas quando isso ocorrerá? Simples assim.
Complexo assim.
Portanto, caríssimo é importante que façamos uma agenda do tempo, em que
possamos estipular o tempo real que utilizaremos para determinadas atividades.
FIGURA 16
60
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-time-

management-image78298>. Acesso em: 28 maio 2010.
Vejam o caso abaixo que interessante:

Uma experiência interessante são os parques da Disney, quer dizer, as filas nos
parques, quilométricas, é verdade. Mas você já ouviu alguém reclamar ou contar para os
amigos o tempo perdido nas filas da Disney, como um daqueles momentos trágicos da viagem?
Por que será?
Um observador menos atento daria a resposta mais simplista para essa questão: ora,
as pessoas não reclamam, pois estão se divertindo. Estão se divertindo, mas na Terra que criou
o conceito dos Momentos Mágicos (Magic Moments) todos os detalhes são cuidados.
Na porta de cada atração existe uma placa com a seguinte informação: tempo
estimado de espera 47 minutos ou 53 minutos ou 19 minutos... Se você cronometrar verá que
gastará exatos 47, 53 ou 19 minutos para se divertir. Isso é respeito ao tempo do público, do
cliente, pois se ele não tiver ou não quiser perder tanto tempo esperando simplesmente vai
procurar outra coisa para fazer.
Recentemente a Disney decidiu inovar mais uma vez e lançou um novo serviço:
“agende a sua diversão”, isso mesmo, o visitante pode agendar a que horas irá se divertir
naquela atração específica. Maravilha, né?
Agora responda com toda a franqueza: sua organização oferece momentos mágicos
ou trágicos para seus clientes em relação ao tempo e ao atendimento? Pense nisso e crie jásua
agenda do tempo!
61
18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES
O agrupamento de seu trabalho em categorias muitas vezes torna-se necessário. Por

exemplo, se você tem um compromisso fora de seu local de trabalho, procure agendar outros
compromissos que também necessitam de sua saída do escritório ou de seu trabalho/casa no
mesmo período, logicamente em horários diferentes. 62
Processe as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo o desperdício e

o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente. Muitos elementos de seu
trabalho podem ser diminuídos a simples rotinas que lhe permitirão concluir tarefas semelhantes
no mínimo tempo possíveis. Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao agrupamento. As
vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira são várias.
O trabalho que pode ser dividido em lotes permite que você se prepare e se organize
para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito
aleatoriamente. Por exemplo, ao criar uma rotina de atender as ligações importantes em horários
curtos todos os dias, fazendo com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar
sempre nos mesmos horários. Uma mensagem de correio de voz ou orientações à sua
secretária, indicando o seu tempo disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga,
pode auxiliar muito.
Analise e divida todo seu material de entrada (papéis, correio eletrônico, correio de voz
e ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles. Divida suas funções de rotina de
seu trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com horários definidos, ou seja, reservar
horários fixos todos os dias para tratar do correio eletrônico, das ligações, dos papéis, entre
outros.
19 EVITANDO O ADIAMENTO
Grande parte das pessoas é muito engenhosa, no que diz respeito a adiar os
compromissos. A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída são
intermináveis. O adiamento consome mais tempo no trabalho do que em qualquer outro lugar.
Infelizmente, grande parte das pessoas tem o costume de adiar suas obrigações e neste tópico 63
discutiremos como evitar e superar o adiamento.
Precisamos ser tão espertos para concluir as coisas quanto somos para adiá-las.
Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o
poder de sua mente e não em desculpas inteligentes, mas para isto você necessitará de
concentração necessária. Lembra que discutimos?
Não são todas as tarefas que são possíveis de serem resolvidas no exato momento,
algumas dependem de outras pessoas ou fatos, dados indispensáveis no momento, e são essas
que devem ser classificadas como pendências, priorizando as principais. Há também de se ter
pertinência, pois há tarefas que são verdadeiramente fúteis e não devem merecer atenção
imediata.
19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO
1. Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para fazer uma
ação. Leia e aja. Já falamos sobre isso, mas é bom relembrar, ao pegar no papel ou documento
pela primeira vez deve-se resolver de imediato, tratar do assunto e direcionar o papel para o
lugar certo, não deixe nada parado. Quanto mais se adiar uma tarefa, outras mais se
acumularão. Portanto, ao se tratar de um assunto, deve-se resolver no ato (faça agora), para não
simplesmente trocar o problema (papel) de lugar.
É importante que se faça tudo de uma vez só, não compensa perder tempo para ler
cada um dos documentos, para ler depois analisar e por fim tomar uma providência. O correto é
logo que se começar a resolver um assunto, fazê-lo de uma só vez, eliminando-se etapas
desnecessárias do processo de trabalho.
2. Trabalhe com a mente limpa: Não postergue nada, programe o que você vai fazer
e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer. Milhares de afazeres menores rondam a
mente tirando a atenção da pessoa do assunto a ser tratado no momento por serem puxados
pela memória. Por isso, devem-se eliminar essas pequenas coisas, para depois se ter maior
concentração, facilitando sua execução.
64
Além do que, a importância de se tratar de pequenos problemas está no fato de que
assim evita-se que se tornem problemas maiores e mais difíceis de resolver. Preocupações
impedem pessoas de visualizar o futuro, as prendem a fatos passados, impedindo-as de
desempenharem boas ações no presente. Resolvendo primeiramente as tarefas mais
desagradáveis ao invés de adiá-las, evitam-se tais preocupações e, sentindo-se melhor, as
pessoas trabalham melhor.
Muitas vezes, durante o dia as pessoas são interrompidas pelos chefes, companheiros
de trabalho, subordinados e clientes, justamente por não resolverem pequenos problemas
agravados com os adiamentos.
3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário, seus

problemas crescerão e consumirão mais tempo;
4. Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais produtivo;
5. Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho

extra;
6. Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre de forma

preventiva, antecipando-se;
7. Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico

que isso causa;
8. Agora se sinta melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o

estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e autorrespeito.
FIGURA 17
65
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-binoculars-with-fireworks-looking-at-2011-future-

20 DELEGANDO FUNÇÕES
Se você é administrador ou supervisor, a delegação de funções é provavelmente uma

das regras mais importantes de todas. Atribuição de tarefas para outras pessoas, a fim de liberar
o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz. Delegue tantas
66
responsabilidades (trabalho) e tanta autoridade (os meios para realizar o trabalho) quanto for
possível. Isso enriquecerá o trabalho dos seus subordinados e lhe permitirá realizar com maior
eficácia os trabalhos delegados a você.
Delegar funções é um problema a todos os níveis de administração. A pergunta que

todo administrador deveria formular aos seus subordinados é: “O que eu gostaria de fazer?”
Talvez você pense, ou esteja convencido que pode ter as coisas melhor e mais rapidamente
executadas, se você mesmo fizer. O erro neste raciocínio é que ao recusar a delegação de uma
tarefa à outra pessoa, o administrador está se obrigando a fazê-la novamente na próxima vez,
porque ninguém mais aprendeu a fazê-la.
Se tiver delegado responsabilidades e autoridade, então delegou também os

problemas. Deixe de prestar ajuda quando não tiver sido solicitado. A delegação determina, em
grande parte, a sua eficácia como líder. A qualidade do seu trabalho também depende de sua
capacidade de delegar adequadamente. Se você o fizer, multiplicará a sua produtividade.
Detectar o mais cedo possível, no seu processo de planejamento, a sobrecarga de

trabalho, sua ou de outra pessoa, mais eficaz você será corrigindo o problema. Não faça tudo
sozinho, delegue. Talvez você perca muito tempo tentando dominar algo em que não é muito
bom.
Delegar corretamente à pessoa certa, com experiência adequada, é uma das

habilidades mais importantes de um líder. Quando você delega, está designando uma tarefa a
uma pessoa e a autoridade para executá-la, mesmo que não transfira a sua responsabilidade
pessoal, que continua com você.
20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO?
FIGURA 18
67
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photography-jump-of-sucess-image1967022>. Acesso

em: 5 jun. 2010.
1. Selecione a pessoa certa para fazer o trabalho. Reconheça a qualidade dos outros.
2. Delegar agora, dando tempo suficiente para a conclusão.
3. Expor claramente o objetivo.
4. Fornecer todas as informações necessárias para a conclusão da tarefa.
5. Explicar detalhadamente o que você quer. Certificar-se de que a tarefa foi entendida antes de
começar a trabalhar.
6. Marcar uma data para conclusão.
7. Incentivar um plano de projeto por escrito.
8. Monitorar periodicamente a evolução, principalmente nos estágios iniciais. Isso economizará,

evitando que tenha de refazer o trabalho ou irritação com seu funcionário.
9. Colocar-se acessível a esclarecimentos e conselhos.

10. Assumir a responsabilidade, mas dar crédito à pessoa que realizou o trabalho.
11. Não veja o outro como uma ameaça. Ajude seu subordinado a crescer, conferindo-lhe novas
responsabilidades.
Se você tem o apoio de uma equipe, certifique-se se ela está ciente de suas
prioridades. Não só você pode delegar tarefas a eles, como também pode usá-los para evitar
68
desperdiçadores de tempo. E é sempre necessário que eles tenham todo o apoio de que
precisam.
21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO
Ao dizer “não” nos momentos certos, em especial nos projetos que não estejam
diretamente relacionados com o êxito dos seus objetivos, pode lhe poupar grandes quantidades
de tempo. Se disser “não” pode soar demasiadamente rude, simplesmente diga “infelizmente 69
agora não posso, estou demasiadamente ocupado, mas talvez pudéssemos falar sobre o
assunto em outro momento”.
FIGURA 19
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-no-no-image700299>. Acesso em: 5

jun. 2010.
Não permita que o comprometam com projetos ou atividades nas quais não tenha real
interesse. Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas também poderá trazer
grandes benefícios, como por exemplo:
• Economizar tempo;
• Definir claramente situações;

• Manter prioridade;
• Economizar esforços.
É preciso identificar o momento certo para dizer não, porque existem vários
significados do “não”, mas se for preciso dizer não, diga. Em resumo, o “não” é indicado quando:
70
• Há outra prioridade;
• A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
• A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
• O esforço relativo à execução da atividade não compensa o resultado;
• A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
Que tal lermos um artigo interessante?!
Como aprender a dizer “não”
Maria Christina Prado Alves*
Muitas pessoas tiveram que dizer “sim” durante toda sua vida para não sofrerem castigos
quando crianças, para mostrarem que são amáveis, para se sentirem queridas e solicitadas, e
até mesmo para não terem de tomar uma posição que desagradasse aos outros.
Passo a passo:
1. Admita, antes de tudo, que é impossível agradar a todos durante todo o tempo. Há situações
que, se você quiser ser você mesmo, terá que discordar de alguém, terá de dizer “não”.
2. Não acredite que, se viver concordando com todos e fazendo tudo o que todos lhe pedem,
você será a pessoa mais querida do mundo. Mentira! É mais provável que seja a mais esquecida
nos bons momentos, pois você estará cansada, esgotada e reclamando de tudo que fez.
3. Não pense que se disser sempre “sim” aos outros terá um reconhecimento incondicional, pois
você acabará cometendo muitos erros por se sentir sobrecarregada e ansiosa para conseguir
realizar tudo o que prometeu.
4. Observe as pessoas mais respeitadas e admiradas nos ambientes que frequentamos: elas
são capazes de olhar nos olhos dos outros e dizer “sim” quando querem dizer sim e dizer “não”
quando querem dizer não. Não mentem e não concordam só para agradar alguém. 71
5. Não lamente perder a simpatia de alguém das suas relações por você ter dito um “não”
verdadeiro. Se isso aconteceu, creia que é alguém que não sabe respeitar os outros, você não
terá perdido um bom amigo!
6. Não aceite chantagens do tipo: “Tinha certeza que você ia fazer isso por mim, que você não
iria me desapontar...”, “Só você pode me ajudar nisso, por favor não me diga não!”. Diga “não”
sempre que algo que lhe for pedido não esteja de acordo com suas convicções e com seus
princípios.
7. Diga “não” com simpatia e sinceridade, sem agressividade ou falsas justificativas. Diga “não”
com firmeza e determinação, e não volte atrás por medo.
Atenção:
Encoraje-se para mudar e agir como “gente grande”, que diz o que acredita, e assume as
consequências. Prepare-se para a surpresa que causará nos outros que nunca ouviram um
“não” de você. Eles poderão reagir fortemente contra você, até que se acostumem com seus
limites.
Não desista, você poderá ter crises de insegurança e de incerteza, pois estará experimentando
um novo padrão de comportamento, vá em frente.
Acredite que “mudar” não é para qualquer um, é só para quem tem coragem.
*Maria Christina Prado Alves é Consultora em Recursos Humanos. Sócia-Diretora da Coaching
Consultoria em Recursos Humanos e Educação S/C.
72
22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES
Imprevistos e interrupções acontecem e o bacana é não perdermos a linha. Vejamos

abaixo o que Natanael G. Filho fala a respeito desse assunto.
73
Economize seu tempo e seja feliz!
Tempo é o que não falta para ninguém, o que falta é um pouco de organização em
todos nós. São 24 horas divididas em minutos e segundos para que ninguém diga que não sabe
o quanto já perdeu ou deixou para trás, porém ele é implacável, impagável, intransferível e
invendível (como diria um ex-ministro de um ex-presidente que soltava suas “pérolas” durante
as entrevistas).
Quer fazer uma experiência simples e bem interessante? Quando você acionar o seu
micro-ondas para aquecer a água para um chá ou para estourar pipocas execute algumas
pequenas tarefas enquanto ele trabalha sozinho. Viu! Você verá que dá para fazer algumas
delas tranquilamente e ele vai te avisar, com aquele apito chato, quando tiver completado a
parte dele. Eu coloco 1 minuto para aquecer a água para um chá e subo as escadas para
acordar a criançada para a escola (pela terceira vez, é claro!). Então vamos lá:
Implacável porque não te dá uma nova chance de conquistá-lo ou reavê-lo e caso

você consiga de alguma forma recuperar um pouco do tempo perdido, pode ter certeza que vai
te exigir algum gasto em dinheiro. Se a sua produção está atrasada e você precisa acelerá-la
vai pagar horas-extras, vai comprar uma máquina mais rápida ou vai pagar para outra empresa
fazer em seu lugar, de forma a cumprir o cronograma acertado. Tudo isso é custo ou não é?
Impagável no sentido que não está disponível diretamente para ser negociado. Não
me recordo de ter visto um anúncio sequer parecido com:
Vendo duas horas do meu dia.
Tel.: 1234-5678.
Falar com Fulano de Tal
Confesso que seria uma grande jogada de propaganda para conseguir emprego ou
chamar a atenção. Intransferível, pois não há como fazer com que o tempo que sobra para uma
pessoa passe para outra, ou seja, um cidadão ficar com 26 horas e outro com apenas 22. Isso 74
não dá para fazer mesmo!
“Invendível” também porque quando negociamos o uso de outra mão de obra, na

realidade não estamos comprando tempo, mas serviço. O método pode até ser baseado em
horas, porém estamos comprando a execução de uma tarefa por um determinado período e
esta tarefa pode ou não ser completada neste tempo.
Um bom referencial sobre este tema é o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente
eficazes”, de Stephen Covey, que no capítulo 3 apresenta a matriz de gerenciamento do tempo
com seus quatro quadrantes e todo o seu desenvolvimento e aplicação. Um livro muito
importante para o seu desenvolvimento pessoal e profissional.
UI – Urgente e Importante: são as necessidades da crise, regidas pela pressão. É o

quadrante do Inevitável. Os resultados de trabalhos neste quadrante são estresse, esgotamento
e sensação de apagar incêndios.
NUI – Não Urgente e Importante: É o quadrante da Qualidade, ligado ao

planejamento, desenvolvimento e identificação de oportunidades. Tem como resultados o
equilíbrio, visão e perspectiva.
UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções, telefonemas,

correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco no curto prazo e é conhecido
como quadrante da Decepção.
NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas agradáveis, mas que
não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela internet, fofoca e alguns e-mails.
Costuma demonstrar irresponsabilidade e resultar em baixo rendimento e até demissões.
Chamado de quadrante do Desperdício.
O tempo é democrático e igualitário, sendo sempre a mesma quantidade para todos

os seres vivos. Nem um segundo sequer a mais ou a menos para um indiano ou australiano.
Para aprendermos a economizar esta joia tão preciosa que temos existem algumas dicas bem
simples e fáceis de aplicar:
Agenda de tarefas e calendário: todos os dispositivos eletrônicos carregam algumas

ferramentas disponíveis em seus serviços já embutidos e uma delas é a agenda de tarefas e o
calendário. Até mesmo o mais simples celular possui o que não te dá chance para desculpas.
Aprenda a colocar neles os seus compromissos da semana, do mês e futuros. Essa

atitude vai gerar em você um senso de organização muito interessante que vai te levar, em
75
alguns casos, a declinar de um compromisso devido a outro já marcado. Esse fato não ocorreria
caso você não tivesse consultado sua agenda, certo? E aí, neste caso, você teria que espremer
o seu dia caso quisesse atender aos dois compromissos.
Atualmente existem milhares de programas de transferência e sincronização de

agendas e calendários para que você mantenha os mesmos dados em casa, na rua e no
trabalho, além de servirem de backup quando você perde ou troca de dispositivo.
Incluo nesta parte os alarmes que estes dispositivos possuem. São tão úteis quanto à
agenda de tarefas e o calendário. Trabalho em excesso: às vezes é necessário que se trabalhe
um pouco além do horário normal, o que não está errado, porém mesmo em situações como
estas, se permita sair no horário normal mesmo no meio da crise para que o seu cérebro
entenda e reaprenda que este é o seu horário habitual.
É muito comum ver executivos caírem na rotina de ficar no escritório seguidamente

devido ao fato de uma necessidade passageira se tornar um hábito, neste caso, muito ruim.
Caso a necessidade seja um pouco prolongada, tente chegar mais cedo e sair no horário
normal. Faça uma ginástica neste dia para que o cansaço te permita uma noite de sono e não
leve tarefa para casa.
Divirta-se, mesmo em um dia que não seja muito comum. Faça algo fora da rotina!
Aprenda a delegar e a dizer NÃO: duas tarefas muito difíceis para os exigentes e
perfeccionistas, mas aprenda a não cair na tentação. Libere as tarefas gradativamente para
aqueles que podem te ajudar a completá-las.
Não tenha medo, caso contrário você vai ficar cada vez mais no fundo do poço e
lembre-se que ninguém executa uma tarefa da mesma forma que outra pessoa. Esta regra é
bilateral, ou seja, você também não executará uma tarefa igual ao seu solicitante, é claro que
quanto maior a similaridade é muito melhor.
Já dizer NÃO pode ser muito fácil para aqueles que não carregam o espírito de
colaborador em si, porém é uma tarefa dificílima para aqueles que normalmente são voluntários
ou buscam colaborar com os outros. Se você quiser ter o SEU tempo melhor aproveitado então
aprenda a dizer NÃO para aquelas pessoas ou tarefas que não caibam no seu “prato”, caso
contrário você é que ficará sobrecarregado. Seja sincero e educado não hora de dizer NÃO,
mas diga se achar necessário.
E-mails: Hoje vivemos e sobrevivemos à base da comunicação e, se por um lado nos

ajuda, por outro devemos nos policiar para que estas ações não ocupem todo o nosso tempo. 76
Responder às mensagens eletrônicas é uma destas tarefas. Se optar por acessar a sua caixa
de mensagens então responda de imediato sempre que souber a resposta, não deixe que o
prazo estipulado pelo solicitante seja o seu limitador.
Responda logo! Elimine aquelas mensagens que não têm utilidade, apague-as de
uma vez, caso contrário você se sentirá na obrigação de lê-las. Nesta área eu destaco: convites
para feiras e cursos em locais muito distantes, prazos expirados, assuntos que não têm a ver
com o seu interesse e as correntes de mensagens.
Na hora de responder veja se é realmente necessário copiar toda a lista, é muito

comum essa prática e só leva a encher a caixa postal dos outros (ou a sua quando você é o
recebedor). Passe esta orientação aos seus colaboradores, ela vai te aliviar bastante e fazer
com que seu tempo de leitura de mensagens seja reduzido.
É muito comum fornecedores e clientes solicitarem dados para toda a lista de e-mails
da sua empresa, neste caso, retorne.
Telefone: faça um bom trabalho na sua empresa para que saibam filtrar as ligações telefônicas
e passá-las para a pessoa adequada.
Tal e qual os e-mails, atualmente é fácil conseguir o número de telefone de quase

todo mundo e por esta razão cairá no seu ramal várias ligações de todo tipo de propaganda,
oferta de serviços, busca por informações e outras mais.
Seja objetivo e quando a ligação não for para você, informe ao interlocutor, com
clareza, o ramal da pessoa com a qual ele queria falar para que numa próxima oportunidade ele
não ligue novamente no seu ramal. Isso certamente já aconteceu com você, ou não?
Interrupções e imprevistos: as interrupções devem ser evitadas e analisadas quando

acontecerem. Lembre-se que alguns minutos de orientação hoje podem te poupar muito tempo
amanhã. Muitas interrupções acontecem simplesmente porque o interlocutor não quer fazer
uma busca mais detalhada ou tem preguiça mental, evitando o esforço da busca e transfere a
responsabilidade para você sempre. Uma vez ou outra tudo bem, mas SEMPRE é que causa
problema.
Importante: nem de longe estou falando sobre não colaborar ou não trabalhar em
equipe, estou aqui citando aquelas situações que muitos de nós já passamos de recebermos
toda a carga de responsabilidade “informal” de responder ou saber de tudo o que ocorre no
departamento do lado.
77
Imprevistos, da mesma forma, devem ser analisados de forma objetiva e preventiva,
pois eles certamente ocorrerão sempre. Um tempo livre é importante nestas situações, portanto
se você vai estabelecer um tempo para uma reunião ou para atender um fornecedor lembre-se
que computadores param de funcionar sem aviso prévio, carros furam pneus, trânsito é
sinônimo de engarrafamento e assim por diante.
Bom, não dá para ser perfeito e nem ser um relógio suíço, mas com certeza
conseguimos aliviar um pouco da pressão das tarefas se acumulando se usarmos estas dicas
acima. Evite PROCRASTINAR (adiar, “empurrar com a barriga”) as tarefas que devem ser
cumpridas, pois a sensação psicológica é muito ruim e permanece na sua memória, tornando-o
uma pessoa que sempre atrasa as suas entregas.
Não deixe para depois, comece já o seu projeto de não perder tempo.
Carpe Diem!
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS
Lembra do Princípio de Pareto, regra dos 80/20? Entre outros exemplos ela estipula
que 80% de seu sucesso, ou do sucesso que virá a obter, depende, ou dependerá, de 20% de
suas atividades. Isso significa que se você se contentar com apenas 80% do sucesso que você
aspira a alcançar, poderá eliminar 80% das coisas que hoje faz. 78
Você precisa identificar quais são os 20% que respondem (ou responderão) por 80%
de seu sucesso, e assim dar prioridade àquilo que realmente merece prioridade. Você deve
diferenciar o importante e o urgente. Se for urgente, com certeza é importante! Certo?
Totalmente errado! Urgente implica em necessidade de atenção imediata. Mas quem está
exigindo atenção imediata? Como a tarefa em questão se relaciona com seus objetivos? Existe
uma simbiose entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente
citada como: “Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente.”
Importantes serão aquelas coisas que contribuem para que você atinja seus objetivos
maiores de vida e suas metas.
FIGURA 20
79
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-the-important-part-image5508738>.

Urgentes serão aquelas coisas que precisam ser feitas, mesmo que você não veja
como elas possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes, sendo caracterizadas por
uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de um prazo específico, podendo
ser ou não coincidente com um assunto importante. O que é inesperado não é necessariamente
importante. Diante do inesperado, resista à tentação de execução imediata, procurando antes
identificar a importância/urgência da tarefa.
Ter clara a diferença destes conceitos é fundamental para a concentração do tempo

nas tarefas importantes. Procuramos, por várias vezes, ser controlados pelas urgências dos
outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de nenhuma forma para nossos
objetivos. Peter Drucker (1954) conclui que:
Não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de administração

de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é, procuramos espremer
uma “massa” que se encontra em processo de constante expansão, dentro de um
compartimento rígido e limitado.
Se você tem dúvidas em relação a alguma tarefa, se ela é realmente importante, tente
investigar o que de pior poderá lhe acontecer se você simplesmente deixar de fazê-la. Se a
tarefa diz respeito ao seu serviço, pergunte: prejudicará de maneira essencial meu trabalho?
Receberei uma repreensão? Perderei a oportunidade de ser promovido? Serei despedido?
Se a resposta for negativa verifique se o tempo dedicado a essa tarefa não poderia ser
mais bem aproveitado, fazendo outra tarefa que poderia lhe render maiores dividendos
profissionais em termos de seus objetivos maiores. Enfim, o importante é procurar alocar
previamente uma parcela de tempo para a execução de tarefa, executando, em primeiro lugar,
àquela que produzir mais resultados ou consequências.
80
• Dar a atenção aos itens que realmente são importantes. Iniciar seu dia sempre pela
execução das tarefas mais importantes;
• Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for
atribuído;
• Compreender que outras pessoas podem ser tão competentes quanto você e,
portanto, têm capacidade para executar tarefas que “só você sabe fazer”;
• Delegar;
• Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas durante

períodos predeterminados, se possível em lotes.
Existe uma classificação para estabelecermos prioridade nas tarefas, divididas em

quatro possibilidades. De agora em diante vamos sempre utilizá-las:
Importante e Urgente
• Tarefas e obrigações que necessitam ser feitas hoje e principalmente por você;
• Caso não as faça, as consequências serão prejudiciais ou imprevisíveis para você;
• São de Prioridade Absoluta;
• Ex: você está quase perdendo seu principal cliente. Dedique mais atenção aos itens
importantes e menos atenção aos itens de menor importância. O esforço concentrado em
poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a produtividade gerencial. Conclui-se,
portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter
prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que a
atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.
Importante e Não Urgente
• Uma tarefa que pode ser reprogramada para uma melhor ocasião;
• Projetos que precisam ser concluídos, mas a data de entrega não está 81
próxima;
• Ex.: uma reunião que teve de ser remarcada; o planejamento estratégico para os próximos
três anos. Obs.: Acompanhe sempre estas tarefas, pois elas podem ser classificadas como
importantes e urgentes, caso a data de entrega se aproxime. Evite classificar tarefas nesta
categoria como mero adiamento.
Não Importante e Urgente
• Uma tarefa que precisa ser feita ou iniciada hoje;
• Pode ser delegada;
• Não deve ocupar grande parte de seu tempo;
• Ex: Telefonemas, alguns atendimentos de clientes.
Não Importante e Não Urgente
• Pode ser delegada ou descartada;
• Se achar conveniente, pode fazer nas suas horas “improdutivas”;
• São na maior parte serviços rotineiros: arquivamento, leituras não importantes, entre outros;
• São tarefas que não colocam seu emprego ou seus objetivos em perigo;
• Ex.: conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da semana passada.
Começando com os extremos, se a tarefa que você contempla fazer é importante e
urgente, dê-lhe prioridade e agende-a imediatamente; se não é nem importante nem urgente,
esqueça-a e passe para a seguinte. A dificuldade maior está em lidar com coisas importantes,
mas não urgentes e urgentes, mas não importantes.
Procure dedicar tanto tempo quanto possível às tarefas importantes, para as quais
você se sentirá naturalmente motivado. Quanto às tarefas urgentes, mas que não são
importantes em termos de seus objetivos maiores de vida contemple as seguintes possibilidades:
82
• Se tiver uma equipe que coordena, procure delegá-los, delegue. Mas procure não
delegar “missões” impossíveis;
• Se não tiver uma equipe que coordena, procure descobrir algum colega que goste de
realizá-las e seja competente para fazê-las bem, e sugira ao seu superior que aquela pessoa
talvez seja mais bem-indicada para essas tarefas (explicando o por quê);
• Analise as consequências que poderão lhe acontecer se você simplesmente deixar

de realizar a tarefa. Muitas coisas são tidas como urgentes mais por hábito ou tradição, não
tendo nenhuma importância. Elimine-as, neste caso.
• Se não for possível eliminá-las, procure substituí-las: use sua criatividade

examinando qual a finalidade da tarefa e procurando encontrar outra maneira de atingir os
mesmos objetivos sem realizar a tarefa específica em questão. Use este tempo para realizar
outras que você considere mais importantes;
• Se não puder delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las, concentre todas

em um mesmo lote de tempo e tente se livrar delas de uma vez.
24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO
Planejar, gerenciar, controlar, dirigir organizações, tendo como objetivo maior

produtividade e o cumprimento de suas metas e objetivos. Para isto, o líder avalia os objetivos
organizacionais e desenvolve as estratégias necessárias para alcançá-los. 83
FIGURA 21
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-images-office-on-fire-and-flying-paper-

sheets-image11949664>. Acesso em: 28 maio 2010.
Esse profissional vai implantar um correto planejamento e definirá os programas e

métodos de trabalho, avaliando os resultados e corrigindo os setores e procedimentos que
estiverem com problemas. Entre as subdivisões de um planejamento, podemos observar:
• Prever: é traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras;
• Organizar: Manter interligado, em perfeita administração e distribuição coerente, sua

vida social, profissional e pessoal;
• Comandar: fazer funcionar as equipes dentro de cada função;
• Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços;
• Controlar: consiste em fazer com que o planejado ocorra dentro das regras
estabelecidas.
Para realizar nossos anseios, é necessário organização. Com ela iremos criar uma
estrutura de relações que nos permitirá executar nossos planos e alcançar objetivos. Uma mesa,
os arquivos, seu trabalho organizado, lhe possibilitará economizar grande parte de tempo.
Vejamos como fazer isso.
84
25 PAPÉIS EM EXCESSO – NOVA REVISÃO
Já falamos um pouco sobre isso, dando dicas valiosas sobre a famosa “papelada”.
Como este assunto também está relacionado com a organização não poderíamos deixar de 85
tratar com mais rigor. A maioria das pessoas conserva-os dez vezes mais do que precisaria. Se
você não jogá-lo fora, passe os olhos nele e decida o que fazer. Faça comentários informativos
na margem: Sim. Não. Concordo. Bom. Consulte-me. Vamos discutir. Você decide. O que você
pensa? Se um documento não requer comentários, jogue o fora.
FIGURA 22
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-person-in-pile-of-

papers-image13667288>. Acesso em: 5 jun. 2010.
E observe que a maioria dos papéis com a indicação arquivo deveria ser enterrada.
Muitos disseram nos primórdios da alta tecnologia que os computadores iriam criar menos
papelada. Erraram muito! Eles criam mais e mais papelada, resmas de relatórios inúteis,
incontáveis pedaços de correspondência sem valor e documentos sem significado. Os relatórios
e memorandos circulam amplamente; poucos questionam a necessidade disso. A alta
administração é bombardeada com documentos de vários níveis abaixo e esses níveis se
descobrem submersos com documentos enviados pela alta administração.
Cada folha de papel custa dinheiro: a movimentação, a leitura, o relatório a respeito e o

arquivamento. Toda a folha de papel que você elimina poupa dinheiro. Maior do que o custo
monetário é o desnecessário desperdício de tempo/energia criado por essa imensa rede de
papel. Custa tempo e dinheiro preencher relatórios, escrever memorando, ler relatórios
impressos no computador, preparar orçamentos, escrever pedidos, fazer “30” cópias e ler
86
correspondência publicitária.
Lembra da história do “sumário”? Extraia a essência e deixe o resto ir embora. Passe

os olhos e jogue fora, é a solução de um gerente para a leitura executiva. Ele está ciente de que
uma maneira popular de desperdiçar tempo é chamada de “obter informações”. Há vários
materiais que você deve ler. Você simplesmente não pode ler tudo. Os especialistas em tempo
não têm paciência com quem lê um jornal página a página. Passe os olhos. Sugue tudo que for
importante.
Depois, jogue o resto fora. Mas você está ansioso por subir seu cargo na hierarquia e
deve ficar sempre informado? Ótimo, então basta ajustar e reavaliar suas prioridades a cada dia,
a cada mês, a cada minuto. Ao subir na hierarquia, você deve saber mais e mais sobre o que
está acontecendo. A cada passo para cima você tem de estar mais bem informado. Descubra
uma maneira de obter essa informação e não enlouquecer no processo. Se isso parece uma
coisa difícil, também ajuda a explicar por que o ápice é tão estreito.
Provavelmente “passar os olhos” dinamicamente, como ensina muitas vezes os cursos

de leitura dinâmica, seria mais útil. Há muito tempo, um gerente bem organizado passou os
olhos por uma revista sobre negócios. Recortou dois artigos para ler. Ele enviou um para
alguém. Ele ignorou um tópico no qual estava interessado na semana passada, mas não hoje.
Ele resistiu à tentação de ler um artigo interessante (ele não precisava se divertir naquele
momento). Então, ele jogou a revista na cesta de lixo – para não ser incomodado por papel inútil.
Limpe as pilhas a cada dia.
Ao final do dia, em um jornal diário, os editores jogam tudo fora. Afinal, sabe-se que irá
receber muito mais na manhã seguinte. Eles simplesmente não podem conviver com resíduos.
Tudo o que não é utilizado vai para a cesta de lixo. Isso pode causar alguns problemas, mas
também sustenta a vida. Outro fato importante na organização é saber utilizar todos os recursos
ao nosso alcance e não apenas tê-los, isto vai trazer eficiência, eficácia e rapidez no trabalho.
Esses materiais vão desde clipes, grampeadores e tesouras até copiadoras, fax e computadores.
É sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que surgem.
Acho que agora, se alguém ainda tinha dúvidas, tornou-se claro que organizar os
papéis é tarefa fundamental para economizar tempo. A desorganização passa a afetar nosso
desempenho e nossas relações. Temos uma tendência à desorganização, pois cada papel
representa uma decisão a ser tomada e, como consequência, há o medo de se desfazer de algo
87
importante.
Algumas recomendações abaixo já foram descritas no módulo II, mas foi preciso
especificar mais profundamente neste tópico:
1. Se você ainda não reconheceu sua necessidade de se organizar, é hora de fazer isto, antes
de continuarmos. Tenha em mente seus objetivos, você acha que realmente funciona despender
este tempo para a arrumação? Se sua desorganização já está afetando seu relacionamento com
os outros e seu desempenho no trabalho, é necessário pôr um ponto final.
2. Não use a falta de tempo como desculpa para o adiamento. Aprenda a decidir, analise e
decida onde arquivar um papel ou se vai jogá-lo fora. A existência de um papel é um sinal de que
existe ou poderá existir um problema.
3. Não tenha medo de jogar fora alguns papéis. Sempre vem aquela pergunta: “E se um dia eu
precisar disso?” “Não tenho tempo agora de enviar a resposta...” E a pilha aumenta.
4. Somos seres humanos, procure arquivar papéis que tragam lembranças sentimentais, de
modo que eles possam ser achados quando quiser relembrar momentos importantes. Afinal o
mais importante são as pessoas que amamos.
5. Tenha um arquivo dividido em pastas (a seguir veremos mais sobre isto). Como: documentos
pessoais, contas a pagar, contas pagas, seguros, contratos, recursos humanos, família, entre
outros.
6. Divida seus papéis de uma forma organizada à medida que vão chegando até você. Lembra
nossa classificação entre A, B e C do módulo II? Se ainda ficou em dúvida, outra sugestão:
• Lixo/Sem interesse. Jogue fora;

• Resolvidos. Aqueles que devem ser guardados como comprovante vão para o
arquivo; aquilo que só era um lembrete vai para o lixo;
• Com data para serem tratados (exemplos: contas, consultas, entre outros).
Coloque na sua agenda na data certa. Depois da data: arquive somente se
necessário guardar comprovante, caso contrário: lixo;
• Contatar futuramente: agenda;
• Urgentes: agenda; 88
• Referências que devem ficar à mostra (exemplos: relatórios, revistas, fotos, cartas
pessoais, etc.): estipule um prazo como uma semana de seu recebimento para
serem lidos e se necessário respondidos. Se não acrescentarem nada: lixo. Se
forem boa fonte de referência ou memória para algum assunto: arquivo.
8. Não tenha um falso conceito. Antes de achar que nunca se acostumaria fazendo isto se dê
uma chance e perceba o bem-estar que ele traz. Adapte um sistema a você e veja como
poupará tempo e trará a sensação de como é bom viver longe da bagunça.
9. Faça uma manutenção diária. Diariamente arquive aquilo que deve ser guardado e jogue fora
aquilo que não tem valor. Não deixe acumular papelada, contas, documentos, extratos de
bancos, jornais, revistas entre outros. Veja abaixo os prazos necessários para deixá-los
arquivados;
10. Acha que isso é só para papéis? Use a mesma regra para os e-mails. Crie pastas para
guardar aqueles que são importantes, passe para agenda os compromissos e mantenha a sua
caixa de entrada sempre vazia.
11. Não jogue no lixo documentos com informações pessoais: número senha do banco, número
do cartão de crédito. É muito perigoso, rasgue-o bem antes de jogá-los no lixo.
26 INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS
DOCUMENTOS
• Contas de telefone, água, luz: 90 dias é o prazo que não se pode mais cobrar pelos 89
serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos;
• IPTU: Por cinco anos. Depois disso, a dívida prescreve e a prefeitura não pode mais
cobrá-la;
• Imposto de renda: Por cinco anos. Após este tempo, as cobranças não são mais
autorizadas;
• Comprovante de depósito bancário: guarde até comprovar que o dinheiro entrou

realmente na sua conta;
• Convênio médico: Por até 20 anos, pois este é o prazo máximo que o consumidor,
segundo o IDEC, pode exigir a devolução de pagamentos indevidos em razão de aumentos
abusivos;
• Financiamento de imóveis: guarde os comprovantes de pagamento até após o final

de todas as prestações, quando a escritura for passada em seu nome;
• Carnês e comprovantes de pagamento de consórcio de carro: além do próprio carnê,

você pode pedir um comprovante de quitação. Guarde o carnê e o comprovante por pelo menos
dois anos ou até o bem ser transferido para o seu nome;
• Licenciamento de veículos: deve ser guardado até o próximo licenciamento;
• Recibos de aluguel e vistoria de imóvel: guarde durante o tempo que permanecer no

imóvel ou até a renovação do contrato de aluguel, pois esta garante que o pagamento está em
dia;
• Recibos de condomínio: anualmente, peça a administradora para que emita um

comprovante de quitação para que você não precise guardar todos os recibos.
• Faturas de cartões de crédito: guarde por pelo menos um ano, principalmente para
casos de compras parceladas;
• Notas fiscais: guarde a nota junto com o termo de garantia, caso seja necessário
alguma troca ou reparo. De preferência durante a vida útil do produto ou durante a prestação de
serviço para produtos que não tenham garantia, guarde por 90 dias, é o tempo que se pode pedir
uma troca por produto com defeitos;
• INSS autônomo: guarde até a aposentadoria para provar o tempo de serviço.
90
FIGURA 23
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-house-documents-

"Vivemos daquilo que conseguimos, mas aquilo que damos é que nos dá vida."
John Maxwel
Artigo: Dez dicas para organizar melhor o seu dia
Disponível em: http://migre.me/58nuE

27 ARQUIVOS
Os papéis e documentos que mereçam conservação permanente, em lugar

determinado, com o objetivo de servir como fonte de pesquisa, comprovação de dados,
91
atividades legais ou de negócios, devem ser arquivados. Os princípios básicos de arquivamento
são a classificação e a codificação. Primeiramente, é preciso saber o que se vai arquivar, em
quantas vias e em que lugares, destruindo o que é inútil e tomando em conta a maior economia
de tempo e espaço.
São dois os fatores que determinam a necessidade de arquivamento: as exigências da

legislação e as da organização de uma empresa. Como vimos anteriormente, todo arquivo tem
seu tempo determinado de existência, passado esse tempo, deve ser destruído ou incluído no
arquivo morto.
27.1 ARQUIVO MORTO
Arquivo morto é o local onde são armazenados os documentos que, embora não
estejam sendo utilizados no momento, poderão ser futuramente necessários para fins de
consulta ou comprovação de fatos já ocorridos. Os métodos de classificação e codificação
podem ser alfabéticos ou numéricos, isto é, por meio de letras ou números. Assim, os
documentos podem ser classificados e codificados por nomes de pessoas, cidades, assuntos ou
por datas ou códigos numéricos.
27.2 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO ALFABÉTICO
Um exemplo clássico é o arquivo do setor de pessoal referente à documentação dos

funcionários da empresa. Em geral, esses arquivos são constituídos de pastas suspensas 92
dispostas em ordem alfabética pelo nome de cada funcionário. Essas pastas são individuais e
nelas são colocados os documentos relativos à vida trabalhista de cada empregado da empresa.
27.3 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO NUMÉRICO
Um exemplo da utilização deste método é o arquivamento das cópias de duplicatas

emitidas pelo setor de crédito e cobrança da empresa. Essas são arquivadas de acordo com o
número de ordem que recebem na emissão. Por meio do método numérico classificam-se e
codificam-se os documentos, atribuindo-se a cada um deles um número. Detalhes para a
organização de arquivos:
 Quando retirar um documento do arquivo, assinale o local, para poder

guardá-lo novamente;
 As gavetas nunca devem ficar cheias e desorganizadas;
 Dê preferência ao material plástico;
 Material volumoso deve ser dobrado, ficando o título visível;
28 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
FIGURA 24
93
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-file-cabinet-image10554590>. Acesso em: 5 jun.

2010.
Caso não tenha sistema eletrônico de arquivamento, utilizado por algumas empresas
ou profissionais, procure arquivar seus arquivos de forma organizada, dividindo os mesmos em
arquivos de trabalhos atuais, arquivos de referência e arquivo morto.
28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS
São aqueles em que se trabalham os projetos atuais. Devem estar sempre à mão, de
fácil acesso, como: telefones, códigos, política da empresa, endereços, etc. Ao serem discutidos,
há os arquivos de rotina e os de acompanhamento que devem ser divididos em 12
(representando os meses) e outra parte de 1 a 31(dias). Nestes devem ser colocados àqueles
trabalhos diários e cada arquivo deve ser guardado no dia correspondente do mês a ser tratado.
Não arquive lembretes escritos em papéis, ao invés disso, substitua por anotações na agenda
(seja de papel ou eletrônica).
28.2 ARQUIVOS DE REFERÊNCIA

94
São seus projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa,

sobre o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é
necessário e, se for possível, entregar documentos a outras pessoas, ou o que julgar mais
conveniente.
28.3 E-MAILS
Para os e-mails e arquivos eletrônicos, é muito útil distribuí-los em pastas a serem

criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativo existente.
Lembrando que as mensagens do correio eletrônico devem ser filtradas logo na tela,
selecionando as relevantes, apagando as mensagens inúteis e, se for realmente preciso, guardá-
las. Porém, as que não precisarem ser guardadas devem ser logo apagadas para que não
fiquem ocupando espaço.
Abaixo outras recomendações. Algumas já foram citadas e estamos reforçando, outras

podem aumentar ainda mais sua produtividade e a qualidade do trabalho:
1) Padronização: Essencial para garantir produtividade e qualidade. Anteriormente conheceu
nossas sugestões de arquivamento. Existe também o arquivo separado por cores, conforme o
assunto. Exemplo: pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos
claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e
armários com etiquetas de boa qualidade.
2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um

tempo antes do arquivamento, deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local
destinado para arquivo. 95
3) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posicionamento.

Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em sessões, por assunto,
conforme for melhor para você.
4) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquivadas.
Procure manter pastas de até três centímetros de espessura na quantidade de papéis.
5) Atualização: Organize um sistema de atualização, de tal forma que você possa

periodicamente fazer uma limpeza e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo
conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.
6) Regularidade: Novamente lembramos: não deixe acumular a papelada. Com um sistema de

arquivo diário você e seus colaboradores vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem
arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.
29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ
FIGURA 25
96
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-ip-phone-

O telefone foi uma das tecnologias inventadas de maior valia, e pode ser benéfico ou
maléfico. O que vai decidir isso? A resposta é muito simples: Você! O telefone existe para nos
auxiliar e não para atrapalhar. Problemas como: chamadas direcionadas por engano; ligações
inconvenientes; contatos que exigem soluções imediatas para seus problemas; longas conversas
desnecessárias; entre vários outros motivos, causam interrupções longas e prejuízo em seu
valioso tempo.
O uso do telefone de forma eficiente pode trazer algumas vantagens, tais como:
• Flexibilidade: Tarefas feitas durante um curto período de tempo;
• Interatividade: Uma das tecnologias mais interativa que existe;
• Replanejamento: Possibilidade de modificar um planejamento, em virtude da

velocidade das informações;
• Otimização: Um mesmo contato traz muitas informações e resultados;
• Controle: Se fizer corretamente você pode assumir o controle das ligações;
• Abrangência: Atinge distâncias continentais em segundos;

• Comodidade: Tanto para quem liga como para quem recebe ligações;
• Custo: Relativamente viável, mais ainda com a implantação dos sistemas de VOIP
(transmissão de voz pelo computador por intermédio da internet);
• Velocidade: Em um mesmo espaço de tempo, com o telefone pode-se efetuar

vários contatos, do que se faria se fosse pessoalmente.
Aprenda a controlar o impacto dos telefonemas em sua vida e os resultados que lhe 97
trarão na economia de seu tempo.
"A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o

tempo."
Victor Hugo
30 ECONOMIZANDO TEMPO Vídeo: Gestão do Tempo
Disponível em: http://migre.me/58mJR
Cartas e correspondência consomem uma enorme quantidade de tempo, mas em raras

ocasiões o trabalho da papelaria consegue alcançar o objetivo que persegue. Se necessitar
comunicar-se com várias pessoas, sobre o mesmo assunto, peça a primeira pessoa que for
transmitida, informar as outras. Sua secretária é uma grande aliada nisso.
30 ECONOMIZANDO TEMPO
30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSÁRIOS
98
O telefone é um valioso aliado para evitar deslocamentos desnecessários, pois por

intermédio dele obtêm-se informações, é rápido e prático.
30.2 PADRONIZE-SE
FIGURA 26
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-coffee-break-image13572490>.

• Crie uma rotina de atender às ligações em horários curtos todos os dias, fazendo
com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários.
• Crie uma rotina para fazer suas ligações. Agrupe-as em lotes. Estabeleça um
horário para isso. Evite escravizar-se ao telefone.
• Evite interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes

(desligue o aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Evite pegar o telefone
impulsivamente, organize seus pensamentos e discuta os assuntos em uma sequência
ordenada, lembra da priorização de assuntos? Seja cordial, mas firme, e marque outro horário
para retornar a ligação. Mas retorne! Se não você vai ficar com a fama de indiferente. Prometeu,
cumpra! 99
• Controle a duração dos telefonemas, interrompendo os mais longos e

principalmente os inúteis. Imponha e mantenha um limite de tempo, tanto para quem liga ou para
quem você ligou, diga que terá de desligar em “X” minutos. Algumas regras que alguns
administradores costumam utilizar para os telefonemas inúteis são: alegar que tem outro
telefonema para atender, que seu chefe está chamando, outros procuram desligar abruptamente
o telefone, dando a impressão de que a linha caiu (pois segundo eles, a culpa vai cair na
companhia telefônica, desde que você não faça isso mais de uma vez com a mesma pessoa,
recomendam...). Não prometa retornar um telefonema inútil, qual seria o objetivo disto? Mas se
prometeu, então retorne.
30.3 CONTROLE O TELEFONE
Caso receba um telefonema, estando muito ocupado, diga que está extremamente
ocupado e que chamará de volta assim que se desocupar. Quando você chama, você tem maior
controle sobre a duração do telefonema. Quem possui secretárias pode fazer isso de maneira
mais eficiente. Ela poderá selecionar seus telefonemas recebidos, transferindo apenas os mais
importantes ao seu pedido.
30.4 DELEGUE LIGAÇÕES
Ao receber um telefonema sobre um assunto que poderia ser resolvido por um

subordinado, diga que ligará de volta, e mande seu subordinado telefonar em seu nome. A outra 100
pessoa receberá o recado de que deve tratar desse assunto com o subordinado, principalmente
se for bem atendida.
30.5 FOCO DOS ASSUNTOS
Estimule as pessoas que te ligam a passar por fax ou e-mail os assuntos, além de
ajudar-lhe a manter o foco, fará com que os assuntos sejam tratados de forma resumida.
30.6 ANOTAÇÕES
Tenha sempre em mãos a agenda ou um bloco de notas para simples anotações no

momento (mas depois, se julgar necessário, transfira para a agenda, não vamos ficar juntando
papeladas), assim você fará anotações detalhadas enquanto discute o assunto.
30.7 SECRETÁRIA ELETRÔNICA
Quem a possuir, instale-a e utilize-a quando não quiser ser perturbado ou para que a
mesma anote os recados de quem ligou para retornar posteriormente. Existem alguns serviços 101
que direcionam a ligação para seu celular, muito útil para profissionais liberais que tem de
constantemente ficar fora do local de serviço e não podem perder ligações. São regras simples,
mas que normalmente não cumprimos, e nos tornamos “escravos” do telefone, reféns da má
administração do tempo. Nossos hábitos e métodos fazem grande diferença em nosso
desempenho profissional!
31 O COMPUTADOR COMO ALIADO
O Brasil registrou 66,3 milhões de brasileiros com acesso à web em 2009,

considerando as conexões em casa, no trabalho e em locais públicos. Os dados são do Ibope
Nilsen On-line. Também cresceu o número de internautas ativos. Aqueles que,
comprovadamente navegam, chegaram à marca de 36,6 milhões em dezembro. 102
Os brasileiros se mantêm na liderança em horas mensais navegadas, em relação aos
outros países pesquisados pelo instituto. Foram registradas uma média 44 horas navegadas,
superando Estados Unidos, Austrália e França. Seja para trabalhar, seja nos momentos de lazer,
os brasileiros também já passam mais tempo na internet do que em frente à televisão, revela o
estudo “O futuro da Mídia”.
FIGURA 27
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photos-e-commerce-

computer-image10054258>. Acesso em: 5 jun. 2010.
O tempo médio de navegação (32,5 horas semanais) já é três vezes superior ao de

audiência (9,8 horas). Com efeito, TV e internet aparecem quase sempre como atividades
relacionadas. Dois terços dos que assistem TV executam outra tarefa ao mesmo tempo. O artigo
abaixo foi retirado do site do novo milênio e vale a pena ser lido, pois ele trata de outras
questões relacionadas ao uso dos computadores na atualidade... Vamos à leitura?
Quando o computador é um aliado
Até alguns anos atrás (bem poucos, é verdade), para uma pessoa se candidatar a um
emprego contava pontos, além da sua experiência profissional, cursos de datilografia e inglês.
Esses cursos eram considerados pelo mercado, em geral, imprescindíveis para a

escolha de um candidato. Só que, com a valorização da informática, o quadro mudou quase que
radicalmente. Hoje, é necessário oferecer muito mais do que saber usar a máquina de escrever 103
ou ter noções de inglês.
Agora, o profissional que tem intimidade com o computador é quem faz a diferença
dentro das empresas. E não basta somente saber manusear o mouse ou reconhecer na tela os
ícones que são mais utilizados.
A verdade é que a informática, quando bem usada, pode gerar um crescimento

pessoal para qualquer pessoa. No caso dos executivos, então, ela permite o aprimoramento
profissional dos funcionários e, consequentemente, dos seus currículos. E, isso, ninguém
discute mais.
Por outro lado, diante de uma matéria de conteúdo tão vasto, todo mundo poderia se
perguntar: “O que eu preciso saber?” ou “O que é necessário eu aprender para que a
informática ajude a tornar o meu dia a dia de trabalho mais ágil e produtivo?
José Ricardo da Cruz Pereira, diretor da Infoserver – uma empresa que ministra
cursos para preparar profissionais para saber lidar com programas de informática –, dá a receita
para quem quer ganhar destaque nessa área e ter um diferencial no corpo de funcionários de
uma empresa. “É o caminho para se conquistar o sucesso na carreira, diz. O profissional que
sabe mexer com Informática vai ter resultados de trabalho mais imediatos”.
Pereira enumera seis itens que, para ele, são fundamentais:

e-mail – nem sempre um executivo quer ou tem tempo para ficar horas ao telefone batendo
papo. Por intermédio de um e-mail, ele pode, de forma ágil e rápida, fazer todos os seus
contatos, acessando quem quiser de qualquer lugar em que estiver.
Basta que tenha um notebook à mão. Além de dispensar formalidades, com o e-mail a
comunicação é fácil e as decisões podem ser mais rápidas. Tem mais. Usando-o, o executivo
não tem o constrangimento de telefonar para alguém em uma hora imprópria, nem de ficar,
insistentemente, à sua procura pelo celular; Internet - em tempos de globalização, a internet
abre as portas para o mundo e isso quer dizer, por exemplo, que um executivo pode saber, com
alguns toques no computador, a quantas andam as operações de sua empresa pelo mundo.
Mais do que ficar navegando pela Capela Sistina ou pela Casa Branca, em Washington, a
internet permite qualquer busca de informação acessível. E o que é melhor: sempre atualizada.
O executivo precisa de informações de outras empresas? Basta entrar na internet. Ele

quer ter acesso à sua conta bancária ou fazer a sua programação de lazer? Via Internet
também é possível;
104
Editor de texto - Alguém pode imaginar uma carta sendo datilografada em uma
máquina de escrever? Isso já não é mais permissível, certo? O editor de texto seria o básico do
aprendizado da informática e, se não souber como manuseá-lo, um executivo vai ter sérias
dificuldades no seu dia a dia. Além de funcionar como uma máquina de escrever mais
sofisticada, com este programa o executivo pode fazer a montagem do seu currículo ou o
portfólio da sua empresa, deixando que eles fiquem sempre atualizados e com uma
apresentação impecável;
Planilha - Aqui está um ícone que tem multiuso. Além de conferir o horário dos seus
funcionários, os índices econômicos e a variação das moedas que mais lhe interessam, o
executivo pode acompanhar a sua própria produtividade e a do departamento onde trabalha. É
só controlar os custos e as despesas de sua área de trabalho dentro da empresa, bem como os
números dos resultados que foram obtidos;
Aplicativo financeiro - para quem não gosta de números, aí está outro elemento de
informática que só pode ajudar. Além de fazer o orçamento das empresas, ele ajuda com o
planejamento geral e com o lançamento de cada despesa. Assim como é preciso certo rigor
para gerir um orçamento doméstico, administrar o orçamento de uma empresa é de dar um nó
na cabeça de qualquer pessoa. Usando o aplicativo financeiro do computador essa tarefa pode
ficar mais fácil, sobretudo para as empresas de pequeno porte;
Agenda - quem não quer ser lembrado, a todo o instante se for o caso, de seus compromissos
pessoais e profissionais? Na falta de uma secretária, todos os executivos gostariam de ter uma
agenda ambulante, pois o computador pode fazer isso, até com um aviso sonoro. Além do mais,
ele também pode ajudar os executivos a se lembrarem das datas de eventos especiais ou da
agenda de reuniões, por exemplo.
32 COMUNICAÇÕES E REUNIÕES PROVEITOSAS
As reuniões estão entre as atividades em que mais tempo se perde. A maioria das
reuniões é frustrante ou improdutiva. Se você ou sua empresa promovem incontáveis reuniões,
difíceis de evitar, tente livrar-se daquelas improdutivas e que tomam grande parte de seu tempo.
Temos muito mais reuniões do que necessário. Elas duram muito mais do que seria sensato 105
esperar e muito mais gente participa delas do que seria preciso. Existe um falso conceito de que
a importância de uma pessoa de certa forma se mede pelo número de reuniões para as quais ela
é convocada.
Outras vezes, são convocados sem a devida antecedência, seus objetivos não são
anunciados com clareza, a pauta não é apresentada e distribuída previamente, as pessoas
convocadas não sabem por que estão sendo convocadas e nem o que se espera delas, não
podendo, portanto, se preparar.
FIGURA 28
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photos-business-meetings-
people-giving-you-thumbs-up-image7299693>. Acesso em: 5 jun. 2010.
Ocorrem também os problemas com o início das reuniões, já que normalmente elas
não começam na hora, por atraso de quem as convoca ou de pessoas essenciais que ficam
sabendo na última hora. Os limites para a duração da reunião não são respeitados. A duração e
o conteúdo das intervenções não são controlados. Perde-se um tempo enorme discutindo
questões paralelas.
Depois das reuniões nenhum dos participantes tem ideia clara do que ficou resolvido,
se é que alguma coisa foi resolvida, nem é informado do andamento das coisas que foram
decididas. Antes de marcar ou participar de uma reunião, é necessário analisar sua real
participação ou convocação da mesma:
106
• Qual a finalidade ao final de cada reunião realizada?
• Participam apenas as pessoas necessárias ao objetivo da reunião?
• Todos sabem o que se desejam alcançar?
• A pauta é distribuída com antecedência aos participantes?
• Todos estão conscientes que devem contribuir na reunião?
• A pauta é revista, fazendo-se as alterações necessárias?
• É feita a priorização dos assuntos?
• Está delegado quem conduzirá a reunião?
• As pautas têm limite de tempo?
• Os limites são cumpridos?
• A pauta da reunião é seguida?
• Ao fim de cada pauta é tomada uma decisão?
• As responsabilidades de cada pessoa são distribuídas após as decisões?
• São estabelecidos prazos para as tarefas a cumprir?
• Todos os participantes têm a oportunidade de expressar suas opiniões?
• As sugestões são anotadas?
• É feita uma avaliação de como a mesma transcorreu, ao seu final?

• A avaliação foi tida como produtiva?
Se responder “não” a alguma das perguntas, tente definir o que pode ser feito para
melhorar este ponto. Consulte seus colaboradores e peça-lhes sugestões. A reunião, quando
usada de maneira oportuna e adequada, é um dos instrumentos de comunicação mais
importantes. Para conseguir atingir os objetivos de uma reunião, obtendo os melhores
resultados, é necessário saber preparar e conduzir a mesma. Podemos decidi-la nas seguintes
107
partes:
 Planejamento
Definir os objetivos;
Tempo de duração da reunião;
Participantes;
Convocação e comunicação;
Metodologia e técnicas.
 Realização da Reunião
Abertura;
Exposição;
Discussão e debates;
Encerramento e síntese.
 Conclusões
 Implantação das Decisões
No artigo “Reuniões Eficazes” você verá quatro elementos
que podem ajudar, e muito, no uso do tempo e produtividade
de sua equipe.
Disponível em: http://migre.me/58GI4. Acesso em: 29 jun. 2011.

Para um planejamento efetivo precisamos definir algumas coisas, entre elas:
 Definir os objetivos: Pergunte se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e,

sim, uma perda de tempo para todos os participantes. Uma reunião precisa ser
planejada e para isso é preciso estabelecer os objetivos da mesma, ou seja, o que se
espera e se deseja conseguir com a reunião. Quais as necessidades a serem atendidas, 108
para que possamos traçar a melhor estratégia. É importante que todos saibam os
objetivos da reunião. Estabeleça o objetivo da reunião de forma cristalina. Uma vez
definidos os objetivos e estratégias, está na hora de fazer a pauta da reunião. Nenhum
ponto importante deve ficar de fora da pauta, mas evite pautas longas demais.
 Tempo de duração da reunião: Controle o tempo da reunião, com hora marcada para
início ou fim. A pauta a ser distribuída deve conter os assuntos a serem discutidos,
logicamente colocando os mais importantes primeiro. Estipule para cada, um bloco de
tempo a ser dedicado a cada assunto. Especifique, oralmente ou por escrito, as regras
da reunião (por exemplo: três minutos para colocar ideias, até duas intervenções por
pessoas por assunto, entre outros). O importante é que se você for o coordenador ou
puder controlar o tempo da reunião, faça. Não deixe que assuntos impertinentes
prejudiquem o bom andamento das reuniões.
 Participantes: É necessário ter o cuidado de não omitir ninguém que precise participar,
tendo em vista os dois lados, o que pode contribuir e o que tem a receber com a reunião.
Não convoque participantes que são irrelevantes, com a falsa ideia de quanto mais
gente, mais produtiva será, convoque somente quem for realmente necessário.
 Convocação e comunicação: É importante que a convocação esclareça a natureza da

reunião: se for exploratória, se é para transmitir ou colher informações, se é deliberativa
ou decisória, se é para referendar decisões já tomadas. Escolha para participar apenas
aquelas pessoas cuja presença é indispensável à sua condução. Se você é o
coordenador da reunião, procure deixar claro o objetivo e os assuntos a serem
apresentados. Consiga local e horário apropriado, tendo em vista os diversos fatores
como: adequação ao tipo de reunião, instalações necessárias, espaço, proximidade e
tranquilidade. Convoque com antecedência mínima de 72 horas, prepare e distribua uma
convocação que explicite claramente o(s) objetivo(s) da reunião, que aponte os
resultados que você espera alcançar, que informe o horário de início e de término da
reunião, o local exato em que ela se realizará (com instruções, caso necessário), e o
número do telefone para eventual confirmação ou contato. Dependendo do tipo de
reunião é necessário que contenha o nome e telefone de todos os participantes e uma
breve indicação do que cada um deles deve trazer à reunião.
 Metodologia e técnicas: Planeje a metodologia e as técnicas mais adequadas de

acordo com a natureza da reunião. Na medida do possível, pense em metodologia e
técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos 109
participantes. Caso tenha várias reuniões, procure programar suas reuniões uma após a
outra, de maneira que tenha que sair de uma para entrar na outra imediatamente. Um
“macete” muito usado por executivos é pedir para alguém chamá-lo ao telefone assim
que a reunião tiver terminado, para ter um pretexto para sair.
32.1 E PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO
FIGURA 29
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-image-office-meeting-

Abertura: Na abertura deve ficar claro a definição de funções: quem vai coordenar a
apresentação dos objetivos e da agenda, bem como a previsão do tempo de duração. No início
da reunião, não se esqueça de distribuir a pauta com a ordem em que os assuntos serão
discutidos (os mais importantes primeiro), já que muitos esquecem as pautas enviadas na
convocação.
Exposição: Na exposição exerça sua coordenação com mão firme, fazendo uso, se necessário,
de humor e/ou sutileza para desarmar os participantes mais recalcitrantes. Mantenha o foco da
discussão nos assuntos da pauta e nos objetivos da reunião, observe a alocação de tempo para
cada assunto, e termine a reunião no horário previsto, mesmo que nem todos os itens tenham
sido discutidos. Se você colocou os assuntos mais importantes primeiro, eles terão sido 110
discutidos. Inclua aqueles que não forem discutidos na pauta de outra reunião ou consulte os
participantes por telefone sobre eles. Somente, se for necessário, discuta o restante da pauta.
Discussão e debates: Você precisa ser firme, mas assertivo. Desenvolva o hábito de dar as
suas ordens sob a forma de pedidos, ou como decisões conjuntas e usando sempre o “nós” ao
invés do “eu” nas reuniões. Motive os participantes a fortalecer o espírito de equipe, faça com
que todos se sintam envolvidos no processo de tomada de decisão. Insista para que a pauta seja
seguida estritamente, interrompendo delicadamente qualquer tentativa de digressão. Se você
não for o coordenador de uma reunião, mas se for necessário que você a presida (em casos de
má preparação do atual coordenador, inexperiência, cometimento de erros gravíssimos, entre
outros), e caso você possa fazer isto sem causar maiores problemas (perseguição do chefe,
demissão): Presida-a você mesmo!
Principais problemas a evitar nas reuniões:
1. Reuniões desnecessárias;
2. Monopólio da palavra;
3. Reuniões prolixas e dispersões;
4. Formalismo, falta de transparência e de autenticidade;
5. Conflitos não administrados, negar ou fugir dos conflitos e abordá-los de forma inadequada;
6. Não decidir nada, não dar continuidade, não levando em conta que as reuniões devem fazer
parte de um processo;
7. Não ouvir feedbacks e não registrá-los e processá-los, não possibilitando assim melhorar as
reuniões.
A pessoa que coordenará a reunião deve ter como responsabilidades:
• Gerenciar o tempo da reunião;
• Ser imparcial diante de debates;
• Ser assertivo: firmeza e delicadeza;
• Estimular a discussão;
111
• Manter o controle e os rumos da reunião;
• Encorajar a decisão pelos participantes;
• Avaliar os resultados da reunião;
• Expressão de ideias incentivada e reconhecida;
• Manter a harmonia;
• Incentivar as perguntas abertas e dirigidas;
• Reforçar as colocações consistentes e coerentes;
• Ajudar no alinhamento de raciocínios;
• Ter expressão de exemplos relevantes para consolidação de ideias;
• Neutralizar os dominadores;
• Estimular os passivos e apáticos;
• Priorizar os temas relevantes;
• Presença marcante.
No entanto, se o objetivo da reunião é captar novas ideias para a empresa ou grupo,

procure promovê-las, explorando o fato de que boas ideias são uma fração do número daquelas
geradas. E, para isso, muitas empresas ou grupos utilizam o Brainstorming para incentivar a
promoção de ideias em uma reunião. Essa palavra americana quer dizer, traduzida ao pé da
letra, tempestade de ideias, ou expressões de ideias sem discriminação das mesmas, por mais
absurda que possam parecer.
Para o Brainstorming algumas das regras de interrupção não valem, o mesmo deverá
funcionar da seguinte forma:
FIGURA 30
112
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photography-brainstorming-new-ideas-

• O orientador deverá incentivar todos os participantes a expressar suas ideias

livremente;
• Não deverá haver uma discussão na sessão de brainstorming, principalmente quando

as ideias estão sendo apresentadas;
• Não poderá haver julgamentos das ideias. Sejam eles pela comunicação verbal ou
corporal (mímicas, gestos e caretas);
• As ideias devem ser emitidas de frases curtas, sem justificativas. Não é o momento
para explicações. Ficam para depois.
• Todas as ideias deverão ser escritas numa flip-chart, dando oportunidade para que
todo o grupo possa avaliar as mesmas, para que se chegue a um consenso;
• Antes de analisar as ideias de outrem, peça que o mesmo justifique, para que assim
você possa ter uma visão e uma consciência melhor da ideia exposta;
• Só será permitido agrupar ou eliminar uma ideia com a permissão do indivíduo que a
expressou;
• Por último, priorize as ideias com a participação do grupo. Você pode agrupá-las em
categorias. Pode, ainda, dividi-las em ideias imediatamente aproveitáveis e ideias em médio-
longo prazo e que merecem ser registradas.
32.2 ENCERRAMENTO E SÍNTESE
Após a reunião, distribua uma minuta ou ata sucinta que inclua a data, local e nome
dos participantes, e uma indicação dos resultados da reunião (ex.: decisões tomadas, caso a
reunião tenha sido decisória), junto com o nome da pessoa responsável pelo seu
113
acompanhamento ou pela sua implementação.
Não transcreva o teor das discussões realizadas ou o processo seguido para a tomada
de decisão (exceto quando absolutamente essencial em casos controversos ou delicados), muito
menos o que cada um disse durante a reunião (apenas quando for realmente necessário).
32.3 CONCLUSÕES
Para se saber se uma reunião foi eficaz, a conclusão efetiva sobre o objetivo principal
deverá ter sido superada: uma decisão, superação de problema, desenvolvimento de uma nova
ideia, adoção de um processo de mudanças, novas ideias. Caso negativo foi improdutiva e, por
consequência, tomou seu tempo.
32.4 IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES

A reunião foi um sucesso e agora acabou. Ainda não, é necessário acompanhar a
implantação das decisões após as reuniões e dar continuidade a elas, tomando as devidas
medidas, se necessário.
114
32.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS
Organizar-se estrategicamente é mobilizar os recursos disponíveis ao seu favor de

maneira global, visando atingir objetivos definidos previamente. É uma metodologia gerencial
que permite estabelecer o caminho a ser seguido, visando elevar o grau de interações com os
ambientes, interno e externo.
O planejamento de sua vida permitirá uma melhor organização de seus objetivos e

metas, e será feito por intermédio de um conjunto flexível de informações consolidadas, que
serve de referência e guia para a ação organizacional. Seu planejamento pessoal e profissional é
necessário para ajudar você a gerenciar suas atividades diárias, proporcionando controle e
organização que o ajudará a ser mais produtivo, ter mais equilíbrio e administrar melhor seu
tempo.
Para fazer seu planejamento você precisa saber quem é? O que quer para sua vida?
Quais seus propósitos? Quais papéis desempenham? Enfim, quais seus objetivos? Nos tempos
atuais, em que a depressão faz parte da vida de muitas pessoas, várias delas não têm um
sentido, um propósito, algo pelo qual realmente desejam lutar, um objetivo que as motive. Faça
uma autoanálise de você mesmo, pense nas coisas realmente importantes e procure analisar e
depois escrever o direcionamento que você quer dar para sua vida.
33 ESTABELECENDO OBJETIVOS
As pessoas que não têm objetivos e metas definidas vivem os objetivos que são
impostos pelas circunstâncias e por outras pessoas. Ou seja, quem não tem objetivo não terá 115
rumo nem autonomia. Metas são a formas de colocar em prática as ações necessárias para a
realização de seus maiores objetivos, estão intimamente ligados, e por isso colocamos estes
dois assuntos neste tópico.
FIGURA 31
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-images-target-image1574954>. Acesso

em: 5 jun. 2010.
Podemos dizer que metas transformam os objetivos em realizações, focam e

direcionam a sua energia para a conquista de seus ideais. Os objetivos e metas bem definidos
devem ser quantificados e mensuráveis, observe sempre:
• Há prioridades estabelecidas;
• Estão condizentes com a missão e o contexto de sua empresa ou vida;
• São realísticos;
• São claros, nunca ambíguos;

• Correspondem às suas convicções;
• Caso sejam específicos, mesuráveis e desafiadores (prazos para a realização);
• Existem sistemas de controle e avaliação adequados.
Lembra que nos módulos passados você estabeleceu seus objetivos? Mas agora
vamos fazer isso mais profundamente. Vamos trabalhar seus objetivos e metas, em um plano de
ação ou planejamento estratégico, como alguns procuram chamar. Falaremos mais sobre isso a 116
seguir.
“Uma das grandes desvantagens de termos pressa é o tempo

que nos faz perder.” Gilbert Chesterton
Vídeo: Fantástico: Especialistas dão dicas de como fazer

tudo no tempo certo
Disponível em: http://migre.me/58G3i

34 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO/PLANO DE AÇÃO CUMPRIMENTO DAS METAS
PESSOAIS E PROFISSIONAIS
Como você já sabe seus objetivos, é fundamental definir um caminho, os meios que
117
vão ajudá-lo a chegar lá com mais segurança e garantir o sucesso. Assim, estabelecido o
objetivo principal, você precisa encontrar as metas que irão cooperar, irão guiar suas ações e
que, portanto, estarão organizadas num plano de ação, planejamento estratégico.
Vamos fazer isso se lembrando sempre que suas prioridades devem ser seu foco
principal. Devemos focalizar aquelas atividades que mais podem contribuir para nossos objetivos
pessoais previstos. Questionar sempre as urgências, usando os seus critérios e comparando-os
com os do interlocutor. Para seu planejamento estratégico, vamos utilizar o quadro abaixo para
cada objetivo que tiver:
• O que? – Descreva exatamente o que você quer. Quanto mais especificada e

detalhada melhor.
• Quanto? – Qual a quantia em dinheiro necessário para concluir seu objetivo? Ou

qual o tempo necessário para concluir seu objetivo? Neste campo você deve definir os números
da concretização de seu objetivo.
• Por quê? – Defina neste campo porque quer isto para sua vida. Assim você poderá
responder as razões para se dedicar ao mesmo.
• Prazos – Defina a data limite para realizar o objetivo.
• Metas – As metas são como os degraus da escada, enquanto os objetivos

correspondem àquilo que você irá conseguir ao chegar ao final desta escada. Neste campo você
irá descrever as atividades que podem e irão contribuir para conclusão dos objetivos previstos.
São os passos intermediários, onde deverá definir a forma de conseguir a conclusão dos
objetivos. Para isso ele é ramificado mais detalhadamente em:
* Como – Descreva um a um os caminhos a serem traçados para alcançar os

objetivos. Coloque quantos forem necessários para a concretização do objetivo. Não se esqueça
de estabelecer a ordem de prioridade.
* Quem – Descreva o nome da pessoa responsável ou que pode te ajudar na
conclusão dessa meta. Na maioria das vezes é você mesmo. Mas se tiver alguém como
responsável para concluir esta meta descreva neste campo.
* Onde – Algumas metas necessitam da descrição do local onde devem ser

realizadas. Descreva neste campo.
* Prazo – Cada meta deverá ter seu prazo definido para conclusão, que logicamente
será anterior à finalização do objetivo principal. Coloque o prazo para conclusão de cada meta.
118
Pense sempre nos benefícios que as metas que você vem realizando lhe trarão,
lembre de imaginar os objetivos que você estabeleceu em curto, médio e longo prazo. Usar a
imaginação ajuda a trazer o prazer e satisfação do cumprimento desses objetivos o mais
próximo possível de você e por isso ajuda a manter a motivação e a ação.
Procure criar indicadores de desempenho para analisar se a evolução de suas metas

está realmente levando à conclusão de seus objetivos, caso negativo, aplique as ações
necessárias. No final do ano, pegue seu planejamento estratégico e tome um tempo para ler item
por item o que você fez, todas as metas que você cumpriu, e todos os objetivos alcançados.
Você se sentirá motivado e satisfeito. Mas o mundo não para, por isto é importante
todo final de ano você definir suas metas em longo prazo, todo mês suas metas em médio prazo
e diariamente suas metas em curto prazo, buscando sempre novos objetivos, pois somos seres
humanos, nossos sonhos impulsionam a realidade, fazendo a revisão de suas prioridades
quando for necessária a alteração da rota, toda vez que houver mudança de seus objetivos.
Chegamos ao final do curso. Agora, de posse de todas essas informações, você

poderá fazer sua agenda do tempo, organizando-a de forma coerente, podendo utilizar como
auxílio os programas de computadores e palm´s disponíveis no mercado. Se for utilizar um
programa informatizado é importante constantemente fazer o backup e/ou imprimir seus dados.
FIGURA 32
119
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-images-lord-of-the-

planets-image11000144>. Acesso em: 5 jun. 2010.
E LEMBRE-SE SEMPRE QUE...
O tempo não está em falta, nós é que estamos em falta com as nossas escolhas.
Não conseguir organizar as inúmeras tarefas e compromissos que temos é falta de
organização e administração, concordam? Sucesso a todos! Que seus objetivos e
metas ajudem não só a vocês, mas traga, pouco a pouco, uma contribuição
essencial a nossa sociedade.
.
REFERÊNCIAS
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Record, 2010.
120
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SILVEIRA NETO, Fernando Henrique. Outra reunião? Rio de Janeiro: COP, 2010.
123
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Adminstração de Tempo

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DOCÊNCIA EM

2012 – Portal Educação

R: Sete de setembro, 1686 – Centro – CEP: 79002-130

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação - Brasil

P842a Administração do tempo / Portal Educação. - Campo Grande: Portal

1. Administração - Tempo. 2. Agenda. I. Portal Educação. II. Título.

1 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ............................................................................................................... 5

2 O QUE É O TEMPO...? ............................................................................................................................ 6

3 DESPERDIÇADORES DO TEMPO - CONTROLANDO SEU TEMPO .................................................. 12

4 PRINCIPAIS CONCEITOS ERRADOS QUE TOMAMOS NO DIA A DIA .............................................. 15 2

5 ESTRESSE - A REDUÇÃO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ............. 17

6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO? .................................................................................................. 20

7 VOCÊ SABE COMO USAR SEU TEMPO? ........................................................................................... 24

8 ORGANIZAÇÃO DE SUA “AGENDA DO TEMPO” ............................................................................... 28

9 A BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ................................................................................................ 35

10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO ............................................................................................... 38

11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAÇÃO DO TEMPO ................................................................................. 42

12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS ............................................................................................................ 44

13 TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES ........................................................................................... 47

14 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO...................... 49

15 ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ........................ 51

16 SOLUÇÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO ....................................................................... 52

17 ORGANIZAÇÃO DE UMA “AGENDA DO TEMPO” .............................................................................. 59

18 PLANEJAR CADA TAREFA EM ROTINAS E LOTES ........................................................................... 62

19.1 AS OITO MANEIRAS DE EVITAR O ADIAMENTO ................................................................................ 63

20 DELEGANDO FUNÇÕES ....................................................................................................................... 66

20.1 QUAL É O CORRETO PROCESSO PARA DELEGAR COM SUCESSO? ............................................. 67

21 DIFICULDADE DE DIZER NÃO.............................................................................................................. 69

22 IMPREVISTOS E INTERRUPÇÕES ....................................................................................................... 73

24 A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO ................................................................................................. 83

26 INFORMAÇÕES REFERENTES AO TEMPO QUE DEVEMOS ARQUIVAR OS DOCUMENTOS ........ 89

27.1 ARQUIVO MORTO .................................................................................................................................. 91

27.2 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO ALFABÉTICO ................................................................................. 92

27.3 ARQUIVAMENTO PELO MÉTODO NUMÉRICO .................................................................................... 92 3

28 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ........................................................................................................... 93

28.1 ARQUIVO DE TRABALHOS ATUAIS ..................................................................................................... 93

28.2 ARQUIVOS DE REFERÊNCIA................................................................................................................ 94

28.3 E-MAILS .................................................................................................................................................. 94

29 USE O TELEFONE DE MANEIRA EFICAZ ............................................................................................ 96

30 ECONOMIZANDO TEMPO ..................................................................................................................... 98

30.1 EVITANDO DESLOCAMENTOS DESNECESSÁRIOS ........................................................................... 98

30.2 PADRONIZE-SE ...................................................................................................................................... 98

30.3 CONTROLE O TELEFONE ..................................................................................................................... 99

30.4 DELEGUE LIGAÇÕES ........................................................................................................................... 100

30.5 FOCO DOS ASSUNTOS ........................................................................................................................ 100

30.6 ANOTAÇÕES ......................................................................................................................................... 100

30.7 SECRETÁRIA ELETRÔNICA ................................................................................................................. 101

31 O COMPUTADOR COMO ALIADO ....................................................................................................... 102

32 COMUNICAÇÕES E REUNIÕES PROVEITOSAS ................................................................................ 105

32.1 E PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO ................................................................................................ 109

32.2 ENCERRAMENTO E SÍNTESE ............................................................................................................. 113

32.3 CONCLUSÕES ...................................................................................................................................... 113

32.4 IMPLANTAÇÃO DAS DECISÕES .......................................................................................................... 113

32.5 ASPECTOS ESTRATÉGICOS ............................................................................................................... 114

33 ESTABELECENDO OBJETIVOS .......................................................................................................... 115

REFERÊNCIAS ................................................................................................................................................. 120

Jonh D. Rockfeller Jr.

Uma das maiores reclamações de todos nós, seres humanos, atualmente, é

Administrar o tempo na época atual, em que vivemos um turbilhão de atividades, se

Vamos verificar o conceito de gerenciamento do tempo de acordo com Landsberger:

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-overwhelmed-by-the-time-

Nas palavras de Castelo, administração do tempo é:

O processo de controlar a vida por meio do uso do tempo. Quando se consegue

FONTE: Disponível em: <http://www.public-domain-photos.com/miscellaneous/alarm-clock-4.htm>.