Be Ortobom CARTILHA ORTOBOM AMERICA LATINA - Mover constantemente las redes sociales con publicaciones cada 03 dias Todo el mundo ya sabe que tenemos las posibilidades a través de facebook, instagram y whatsapp de publicar y enviar medios que ya tenemos 0 incluso nuevos que solicites. Las mas conectadas y eficientes incluso utilizan tiktok para publicar videos y llegar a miles de personas - Facebook Los pagos generados por la comercializacién de las publicaciones de Facebook deben pagarse todos los viernes. -Fechas de cuenta siempre actualizadas Los gastos que tenemos en nuestras clinicas estén estandarizados y poco cambian de fecha y valores, por lo que es muy sencillo tener esto organizado en una plataforma Excel. Por lo tanto, no nos arriesgaremos a que una cuenta no sea pagada por olvido o desorganizacion. - Ser lo suficientemente autosufiados para generar nuevos pacientes a través de promociones, referencias y redes sociales propias Todos tenemos posibilidades porque tenemos influencer, agencia de publicidad para generar contenidos para promociones y sorteos. Con creatividad y ser proactivo hay numerosas oportunidades para lograr los objetivos. - Enviar whatsapp semanalmente a la lista de emision Cuando eres inteligente y estas al dia con las caracteristicas permitidas por la aplicacién y nuestro sistema Ortotech puedes obtener agilidad en el envio. Cada vez que te ven, te recuerdan - Flujo de caja De la misma manera que se hace con los gastos Io ideal es poner en hoja de calculo, cada principio del mes lo que se facturé en el mes anterior, porque siempre que hagamos esto, estaremos mas al tanto de los numeros de nuestra clinica - Objetivos de participacion en recibos y otros nuevos Estos objetivos son la base de todo y por qué trabajamos. La meta de recibos se aumenta proporcional a la entrada de otros nuevos. Nuestras clinicas tienen un crecimiento proyectado de 36 meses, segin el contrato de ortodoncia, plan de pago en 36 meses. El crecimiento real ocurre multiplicando si el promedioBe Ortobom de nuevas entradas de pacientes x 30. Asi sabremos con qué nivel de pacientes activos tendremos el balance de la clinica a partir del trigésimo sexto mes. Ejemplo: Una clinica con una media de 55 nuevos pacientes tendra tras el trigésimo séptimo mes de su inauguracién un total de 1.650 pacientes activos. - Lo que es por defecto El valor por defecto es el numero de pacientes desaparecidos 0 el ntimero de pacientes de ortodoncia que el secretario no tuvo éxito en hacerle asistir a la manutencién y, en consecuencia, no pudo recogerlo. Comienza el mes al 100% y de acuerdo a los dias que estan sucediendo y los cargos que se estan haciendo, baja. Lo ideal es cuando tengamos impagos hasta un maximo del 25% a final de mes. Ideal es también cuando cae entre 3 a 4% por dia. Ya que normaimente tenemos 22 dias habiles y mas 04 sdbados de servicio. Consideramos: “Excelente” - hasta 15% de incumplimiento *Muy bueno’ - entre 16% y 24% de incumplimiento *Bueno’ - entre 25% a 29% de incumplimiento *Malo™ - entre 30% a 35% de incumplimiento Por encima de! 35% de incumplimiento es cierto despido - Estar por encima del 35% de incumplimiento durante 03 meses seguidos Cuando esto ocurre es una sefial de que la secretaria ha perdido la gestion sobre sus pacientes. Recuperar esto es muy dificil, y lo mas correcto en esta situacion es reemplazar a la secretaria. Puede ser muy bueno en otras funciones como: ventas 0 telemarketing, pero la funcién de facturacién es un elemento extremadamente necesario para una buena secretaria. - Agilidad para reprogramar los desaparecidos Lo correcto es cuando la secretaria se pone en contacto inmediatamente después de que el paciente no esté presente a su hora programada. Media hora o en el tiempo maximo del final del dia para reprogramarlo, ya sea por mensaje de whatsapp o llamada telefonica. - Organizacién de carpetas Hay varias posibilidades diferentes para organizar y almacenar carpetas. En julio nuestra secretaria brasilefia Anna estuvo en varias unidades de Paraguay y Uruguay para ensefiar un formato que es uno de los mas adecuados y organizados para tener todo a mano. Esto ayuda en la reprogramacién y, en consecuencia, en los valores predeterminados bajosBe Ortobom - Organizacién de instrumentos y materiales Sabemos que muchos dentistas no tienen el cuidado necesario con los instrumentos y algunos otros con el desperdicio de materiales. Esto no trae un costo que no sea bajo para la compra de nuevos instruments y para la sustitucion de materiales desperdiciados. La secretaria siempre debe estar atenta para mantener las salas de cuidado dental en orden. - Pedido mensual de material Las solicitudes de Orthosiso deben hacerse antes de la fecha limite para que puedan ser entregadas y no haya escasez de material en las clinicas. Desde el momento en que la secretaria entiende que hay un patron en las solicitudes, también entendera cuando algo es solicitado fuera del estandar normal por el ortodoncista. Siempre usamos el mismo dental para que el Dr. Cleverson tenga acceso y control a lo que se gasta. Dejando sélo unos pocos suministros de emergencia que terminaron durante el mes para ser comprados en el dental local - Laboratorio de Radiologia Debemos tener el mayor numero posible para tener precios similares en las radiologias que utilizamos para la documentacién de ortodoncia. Esto nos hace capaces de mantener los estandares y célculos para los gastos maximos y para el célculo de la rentabilidad cuando equipamos clinica por clinica. - Registros no ministério de salud e municipalidade Estos registros son de gran importancia para que podamos trabajar de acuerdo con la ley. Esta es otra de las funciones que debe realizar el secretario y en este caso junto al sefior César de la consultora que nos brinda servicio y con nuestro contador. - Relleno correcto del sistema Estamos enfrentando este tipo de problemas con algunas secretarias, incluso experimentados y que no deberian cometer algo asi. Las directrices se dan de la misma manera a todos. Cuando hay duda de qué categoria para publicar el gasto, entonces el Dr. Cleverson debe ser preguntado. Hay errores constantes también en las cantidades a pagar, porque algunos lanzan junto con la cantidad real, la facturacién gastada para pagar este gasto. - Conferencia caja Al igual que cualquier persona que trabaja con dinero en efectivo y el sistema siempre debe hacer en todo momento y todo el final del dia la conferencia de lo que uno tiene en efectivo con lo que apunta el sistema. Esto hace que el trabajo sea mucho més seguro y simple. Ya que, si hay un error, sucedi6 eseBe Ortobom dia. Puesto que la noche antes de! cajero del sistema estaba de acuerdo con el cajero eficaz - Emisién de facturas Las facturas deben emitirse en la secuencia correcta, en dias posteriores, y con todas las instrucciones que se pasan por contabilidad. No se puede emitir una factura el 12, ya que ya se ha emitido una factura el 15. Los errores de relleno de Cl 0 RUC no deben ocurrir. - Egresos x Faturas Los egresados nunca deben ser mayores que las facturas emitidas, es decir, no se deben generar pérdidas fiscales para las clinicas. Hay que generar rentabilidad fiscal y pagar impuestos relativos - Presencia en evaluaciones Aun tenemos errores por parte de algunas secretarios que no presentan en el 100% de las evaluaciones realizadas. incluso si el paciente solo hace la evaluacién y no acepta hacer ningun tipo de tratamiento, la evaluacién debe computarse en el sistema. Esto es importante para e! calculo que tenemos como historial del 60% de las evaluaciones realizadas para firmar un contrato. - Ultimo dia del mes ‘Siempre el uitimo dia de cada mes, el Dr. Cleverson, el Sr. Valmir y el Sr. Igor estaran en linea. Cualquier tipo de pago, como, por ejemplo: comision de marketing y radiologia, debe ser pagado de acuerdo a su autorizacion. - Sabados de Ortodoncia Este mes de agosto, se aprobé una actualizacién de los sdbados de atencion de ortodoncia para cada clinica. Cualquier cambio tiene que ser decidido por el Dr. Cleverson. Recordando que cada ultimo sabado del mes, debe haber ortodoncia en e! 100% de las clinicas - No programado Todas las clinicas deben comenzar el mes con el numero ideal de 15% de no programados. Para lograr el objetivo de los recibos la clinica no puede comenzar e| mes por encima del 25% de los no programados. -Manuales Todos los secretarios estan obligados a leer los manuales de: pre- inauguracién, apertura, administrativo y marketing. Los cuales estan disponibles en el sistema Ortotech en espajiolBe Ortobom - Pagos a dentistas, Las comisiones del clinico general y los dias de ortodoncia se deben pagar al final del dia actual, Siempre debe ir acompafiado de un recibido de dos maneras, una para el dentista y otra para adjuntar al sistema. - Ortodoncistas Para cualquier y toda atenci6n de ortodoncia se requiere carpeta en las manos del Ortodoncista antes de la atencidn. Cuando los tienes organizados de la manera en que te citaron, no hay excusa para no encontrario. - Custo Atendimiento El gasto maximo en ortodoncistas en cada unidad no puede superar el limite del 22% sobre |o facturado en mantenimiento. -Exento Después de 36 meses de pagos realizados y el tratamiento atin no completado por nuestro equipo, el paciente debe ser colocado en la situacion "EXENTO" en el sistema Ortotech - Recibo diario El numero ideal de mantenimientos recibidos para el dia de una silla de ortodoncia es de 22 recibos. Para ello, el secretario se encarga de equilibrar la agenda durante cada dia del mes. - Limite Maximo 32 debe ser el limite maximo de atencién para un ortodoncista, mas que esto, la calidad de la atencién y el tratamiento se vera afectada. - Grafica El gasto maximo para este articulo mensualmente es de 800.000 SG. - Porcentaje de beneficio en relacién con los ingresos: Para los ingresos de 40 a 50 millones, ganancia tiene que ser superior al 25% Para los ingresos de 50 a 60 millones, ganancia tiene que ser superior al 27% Para los ingresos de 60 a 70 millones, ganancia tiene que ser superior al 29% Para los ingresos de 70 a 80 millones, ganancia tiene que ser superior al 30% Para los ingresos de 80 a 90 millones, ganancia tiene que ser superior al 31% Para los ingresos de 90 a 100 millones, ganancia tiene que ser superior al 32% - Ticket Medio Por definicion, el ticket promedio es |a suma de toda la facturacion con el mantenimiento recibido dividido por la cantidad de mantenimiento recibido. Ejemplo: 44.720.000 divididos por 430 mantenimientos = 104.000 GS (ticketBe Ortobom medio). Es como si 430 mantenimientos costaron a los pacientes 104,000 GS lo que sabemos que no es cierto, porque tenemos la mayor cantidad de mantenimiento en 99,000 GS 0 125,000 GS - Gasto maximo previsto Cada comienzo de mes, el Dr. Cleverson calcula cual es la cantidad maxima que cada clinica debe gastar. Algunos han faltado al respeto a esta cantidad y ‘se les cobrara con mas vehemencia a partir de ahora. 1 - Pagos del ultimo dia de! mes solo con autorizacién del Dr. Cleverson. Suelen ser radiologia, comisién divulgador y pago ortodoncia diaria. Lo que queda en la caja dar retirada como LUCRO SOCIOS 2- Retirada de sueldos el dia 10 3- Pago al Contador el dia 20 4 - Regiones: cuando las regionales alcanzan las metas, todas ganan A partir de este mes, crearemos otra forma de incentivo para que puedan ayudarse entre si y ganar al mismo tiempo. REGIONALIZADO: - UNIDADES DE ASUNCION - RESTANTES UNIDADES DE PARAGUAY - UNIDADES OTROS PAISES Si todos alcanzan al menos uno de los objetivos (recibimientos 0 nuevos) el bono se duplica Ejemplo: 37,500 x 2 225 000 x2 300 000 x 2Be Ortobom Si el 80% de las unidades regionales alcanzan al menos uno de los objetivos (recibimientos 0 nuevo), el monto de la bonificacién se multiplica por 1,5, Ejemplo: 37.500 x 1,5 225 000 x 1,5 300 000 x 1,5 La intencién es ayudarse mas unos a otros, aquellos que tienen mayor facilidad y eficientemente capaces de ayudar a otros a lograr el mejor resultado posible. VUy 666 5 - Errores - siempre trabajamos con meritocracia. Como la cantidad de errores debidos a la falta de atencién sigue siendo muy alta, decidi intentar de una nueva forma para reducir esta cantidad de errores. Aprendi en casa, con mis padres y luego con la vida que cuando nos tocan en el bolsillo, comenzamos a cuidar nuestras otras cosas con mayor cuidado. Como no puedo ni debo reducir los salarios de quienes cometen errores constantes, decidi evitar aumentos salariales para quienes cometen errores. Puedo hacer esto porque los aumentos de salario por cada 100 recibimientos son el resultado de lo que creo, que es MERITOCRACIA. Entonces si te mereces un aumento, si te mereces un bono, pero algunos realmente me toman la paciencia y me hacen perder el tiempo con las. correcciones, incluso si necesitas estar mds atento a cualquiera que cometa errores. Entonces la siguiente forma Anotaré los errores de cada uno y el que ALCANZA 5 ERRORES NO PUEDEN TENER AUMENTO SALARIO. DURANTE 3 MESES.Be Ortobom Ejemplo: El mes pasado la clinica de xxxxxx alcanzé 600 recibos y esto provocé que el salario de la 1a secretaria aumentara de 3.150.000 Gs a 3.300.000 Gs Si la secretaria cometiera 5 errores por falta de atencién, entonces no recibiria este aumento en ese momento, solo después de 3 meses. 6 - Lector biométrico - horarios de entrada y salida para todos los empleados y desde el 1 de marzo, 100% de los pacientes 7- Cada secretaria, mismo siendo segunda secretaria, debe saber realizar todas las funciones. Esto es para el caso de asumir el cargo de ‘er secretaria en la clinica o en otra unidad 8 - Videos para redes sociales de la propia clinica semanalmente - Dentistas - videos de 1 minuto - Influencer - videos de 30 segundos 9 - Numero correcto de evaluaciones en el sistema - El 100% de los pacientes que ingresan a la clinica para una evaluacién deben estar registrados € ingresados al sistema. Firma contrato 0 no. 10 - Mantenga al paciente educado: cuando el paciente sabe que tiene que asistir todos los meses y asiste, entonces le falta poco. Si es educado desde el inicio del tratamiento, ya sea por la secretaria 0 por el ortodontista, ira, tanto es asi que algunas secretarias que tienen la mano mas firme logran una baja tasa de morosidad / faltantes y las que no sabian cémo educar a sus pacientes que sufren de los que estan ausentes. Paciente con poca educacién apenas se arregla