TEMA 8 EL PROTOCOLO NOTARIAL

EL PROTOCOLO NOTARIAL

Se entiende por “Protocolo”, la colecció n ordenada de las escrituras matrices

autorizadas durante un añ o, y se formalizará en uno o má s tomos encuadernados y
con los demá s requisitos que se determinen mediante instructivos al efecto. El
orden referido debe llevarse en forma cronoló gica y numérica que hagan
referencia a las Escrituras matrices autorizadas durante un añ o.

El concepto de protocolo se construye en torno a la idea de colecció n o conjunto

ordenado de documentos notariales matrices. La finalidad es la conservació n de
esos documentos.

El protocolo notarial comprenderá los instrumentos pú blicos y demá s documentos

incorporados al mismo en cada añ o, comenzando la cuenta desde el primero de
enero y concluyendo con el ú ltimo otorgamiento del día 31 de diciembre.

El primer libro de protocolos del añ o llevará un acta de apertura; y el ú ltimo libro

llevará un acta de cierre, ambas debidamente firmadas por el notario y la
autoridad departamental al principio y la final de cada gestió n.

En relació n a lo establecido y los alcances del protocolo notarial en el Estado de

Bolivia, la legislació n vigente se refiere al Protocolo notarial señ alando que:

- (Ley 483):

“ARTÍCULO 45. (PROTOCOLO NOTARIAL).

I. El protocolo notarial es la compilación ordenada cronológicamente de las

matrices, a partir de los cuales la notaria o el notario extiende los
instrumentos públicos protocolares de acuerdo a la presente Ley y su
reglamentación.

II. Forman el protocolo notarial los registros de:

a) Escrituras públicas;

b) Testamentos;
 c) Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza
necesiten de protocolización;

d) Protestos de letras de cambio;

e) Poderes generales, especiales o colectivos;

f) Certificaciones de firmas y rúbricas;

g) Otros establecidos por Ley.”

“El protocolo es el reservorio de las más disímiles manifestaciones de la voluntad y de

hechos y circunstancias con relevancia jurídica que hacen fe pública y que tiene a su
cargo el Notario.” (LEONARDO P. GALLARDO).

- Decreto Supremo 2189:

ARTÍCULO 49.- (REGISTROS NOTARIALES).

Los registros notariales que conforma la notaria o el notario de fe pública,

comprenden el archivo de los documentos notariales a los que da fe pública, que
abarcan los protocolares en el protocolo notarial y los no protocolares en otros
registros notariales clasificados conforme la Ley N° 483 y el presente Decreto
Supremo.

ARTÍCULO 50.- (PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS REGISTROS NOTARIALES).

I. Los registros notariales son de propiedad del Estado Plurinacional de Bolivia y su

custodia se ejercerá conforme las disposiciones establecidas en el presente Decreto
Supremo.

II. Las notarias y los notarios de fe pública son responsables por la custodia de los
registros notariales a su cargo, deberán precautelar su conservación e integridad
documental y además de dar cumplimiento a otras disposiciones establecidas por la
Dirección del Notariado Plurinacional.

III. El archivo del protocolo notarial, los registros de documentos extra protocolares y
todo otro registro deben estar depositados en el archivo notarial correspondiente,
estando prohibido cualquier traslado a otro lugar salvo las excepciones establecidas
en el presente Decreto Supremo.

En principio, el protocolo es secreto, pero este secreto no es absoluto. Se pueden

manifestar o exhibir los protocolos y se podrá n expedir copias certificadas en
virtud de mandamiento judicial en los casos determinados por las leyes, que
faculta a los jueces y tribunales para acordar, para mejor proveer, que se traiga a la
vista cualquier documento que se considere necesario para esclarecer el derecho
de los litigantes.

ARTÍCULO 51.- (ENTREGA DE LIBROS NOTARIALES).

La entrega de libros notariales de una notaria o un notario de fe pública saliente al

nuevo, deberá ser realizada en el plazo de noventa (90) días, bajo inventario por
cada gestión anual y hasta el último día de su actuado notarial, así como el
correspondiente ordenamiento del archivo protocolar y del archivo extraprotocolar.

ARTÍCULO 52.- (COMPILACIÓN DEL PROTOCOLO NOTARIAL).

Para efectos de la aplicación de los Artículos 45 y 59 de la Ley N° 483, la compilación

comprende el conjunto de los documentos que dieron lugar, al protocolo original y su
matriz, registrados cronológicamente y organizados según el tipo o clase de trámite
notarial.

ARTÍCULO 53.- (ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA OFICINA NOTARIAL).

I. El archivo de la oficina notarial es el conjunto de los documentos protocolares y

extraprotocolares, en originales o matrices, ordenados cronológicamente. En cada
tipo de documentos, el orden cronológico genera un número de orden secuencial
comenzando del 1, en cada gestión anual.

Los tomos se conforman aproximadamente por cada quinientas (500) hojas velando
que el registro se agregue en forma íntegra en el tomo respectivo.

II. Por cada tomo se debe elaborar un Anexo Índice con los más importantes datos de
cada escritura pública como ser su número, identificación de las partes y trámite
notarial. Este Anexo debe remitirse a la Dirección del Notariado Plurinacional en
formato impreso y digital, cada vez que se concluya con un tomo, lo que permitirá
ejercer la supervisión y el control del servicio notarial.

ARTÍCULO 54.- (ARCHIVO DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS).

Todas las escrituras públicas según su tipo como ser testimonios, poderes, trámites
voluntarios, reconocimientos de firmas y otros serán archivadas en el protocolo.

DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTOS PROTOCOLARES Y DOCUMENTOS EXTRA

PROTOCOLARES

A efecto de lograr diferenciar los documentos protocolares de los

extraprotocolares, má s allá de su clasificació n y separació n dentro el Archivo
Notarial; es menester hacer referencia al contenido y alcance jurídico de los
documentos; a saber:

- Documentos protocolares: Esta clase de documentos, por su contenido

jurídico hacen fe de actos, hechos y negocios jurídicos que reflejan la
creació n, modificació n o extinció n de derecho u obligaciones existentes.
Para la mejor comprensió n de los extremos expresados, a continuació n,
hacemos referencia a la teoría general del derecho, que define:
a) Hechos Jurídicos.- Son eventos que se producen sin ninguna
intervenció n humana, pero que acarrean efectos jurídicos a su
acaecimiento.
b) Actos Jurídicos.- Eventos producido por intervenció n humana y
con consecuencias jurídica, un claro ejemplo de ello es el
reconocimiento de la paternidad.
c) Negocio Jurídico.- Este tipo de evento legal implica la
intervenció n de dos o má s voluntades, por lo que importa
ademá s la reunió n de otros requisitos como ser la capacidad de
los contratantes.

ASPECTOS FORMALES

Los libros protocolares deben ser empastados con material que garantice su
conservació n, éstos libros corresponden a todas las Escrituras Pú blicas en General,
Poderes y Certificaciones de Firmas y Rú bricas, conformando tres grupos de libros
protocolares al añ o.

Por orden de la Ley 483, los documentos extraprotocolares deberá n ser

conservados en orden correlativo y numerado en copia, guardando similitud con
el original que se autorizó , estos libros extraprotocolares corresponden a las actas
de intervenció n, declaraciones, certificaciones y otros.

A los efectos de la debida colaboració n del notario y de su organizació n

corporativa, los notarios deben llevar índices informatizados y físicos de los
documentos protocolizados.

En las Escrituras Pú blicas en las que se haga menció n a la traslació n de dominio a

título gratuito u oneroso, estas deben protocolizarse con la inserció n de la boleta
de pago de impuesto a la transferencia, cumpliendo con ello el cará cter de agente
de informació n tributaria que ostenta el Notario.

PROTOCOLOS ESPECIALES

Ademá s del protocolo general, existen los protocolos especiales, y reservados a

éste, van dirigidos algunos documentos especiales, tal cual es el caso del
“Testamento Cerrado” que no puede ser empastado antes de su apertura y que son
poco frecuentes en el despacho notarial. En el libro protocolar se hará constar
ú nicamente un Testimonio que de fe la existencia del Testamento Cerradod, que
indique la fecha y el añ o de su autorizació n, el nombre del testador y de los testigos
y no así el contenido del Testamento.

Los notarios son responsables de la custodia y conservació n de los protocolos, con

la aclaració n de que su custodia al notario titular de turno de la notaría, al sustituto
legal, al notario suplente.

ENCUADERNACIÓN DE LOS PROTOCOLOS

Los protocolos deben ser encuadernados, por cuenta del Notario, de acuerdo al
reglamento vigente al efecto, cada añ o, con tapa dura que impida su deterioro. En
el Lomo de cada Tomo correspondiente a los protocolos se hará n constar:

- La leyenda “PROTOCOLO”
 - Tipo de Escritura a la que se refiere (Escritura Pú blica, Poder Certificació n
de Firmas)
- Nú mero de la Notaría.
- Nombre del Notario Autorizante.
- El Nú mero de Matrices contenidas en el tomo (Ej: 001-400)
- Nú mero de Tomo (I, II, etc.)
- El añ o de la colecció n

ACTAS DE APERTURA Y CIERRE

El primer día de cada añ o se abre los libros de protocolos extendiendo la nota de

apertura, se van incorporando los instrumentos pú blicos autorizados por riguroso
orden cronoló gico y de autorizació n, siendo numerados correlativamente desde la
unidad.

Posteriormente se procede a foliar o numerar correlativamente todas las hojas

(incluso las parcialmente escritas). El ú ltimo día de cada añ o, se cierra el protocolo
con una nueva acta que concluye el libro de protocolos del añ o; cuando el volumen
del protocolo lo requiera, se podrá dividir el mismo a má s de un tomo para facilitar
su encuadernació n y conservació n.

ORDEN CRONOLÓGICO.

Orden cronoló gico es la colecció n ordenada de las escrituras matrices; por lo

tanto, el Notario formará el registro con la colecció n ordenada de las escrituras
matrices otorgadas durante el añ o.

En forma general se entiende por orden cronoló gico a la manera de ordenar los
datos segú n su característica temporal o, simplemente ordenar algo desde el má s
reciente hasta el má s viejo. Es ordenar ciertos acontecimientos segú n el orden en
el que sucedieron; por lo tanto un orden cronoló gico fija el acaecimiento y la
temporalidad de hechos y cosas.

EL ARCHIVO DE PROTOCOLOS

Entre los archivos de los libros protocolares regulados por ley, pueden
considerarse:
- El archivo particular de cada notaría.- Debe estar instalado en el
despacho o estudio del Notario y está formado por los protocolos
autorizados por el notario titular a cargo, en cuyo caso podrá conservar
todos sus protocolos mientras ejerza funciones en dicha notaría.
- El archivo general según el número de notaría.- Debe estar a cargo del
notario que asume segú n el nú mero de la notaría de la que se vuelve
custodio por sustitució n de la totalidad de los libros de los notarios
antecesores y corresponde a todos los archivos protocolares entregados al
notario actual por el notario retirado.
- El archivo Institucional.- Debe estar a cargo y bajo la responsabilidad del
Director Departamental de cada Distrito notarial; el archivo institucional
consiste en todos los libros protocolares transferidos a la Direcció n
Departamental de acuerdo a su antigü edad y directrices establecidas por la
Direcció n del Notariado Plurinacional.