TECHNICAL MEETING

SELASA, 27 JUNI 2023

Today's
Agenda
OVERVIEW

I. Informasi Umum
II. Rules & Registration
III. Exhibitor Form
I. INFORMASI UMUM
Indonesia Convention Exhibition, BSD,
Tangerang, Banten.

14-16 Juli
2023
HALL 9 & 10
 JADWAL BUILD UP

Official Kontraktor Marking area,

Selasa, 11 Juli 2023 Pukul 18.00 - 24.00 wib.

Pukul 00.00 wib. Kontraktor & Seluruh

Rabu, 12 Juli 2023 Exhibitor diperkenankan untuk
melakukan build up & loading in.

Kamis, 13 Juli 2023 24 Hours sampai pukul 24.00.

JADWAL DISMANTLING

Seluruh Exhibitor baru diperkenankan

Minggu, 16 Juli 2023 untuk melakukan pembongkaran & loading
out barang setelah Pukul 22.00 wib.

Batas waktu pembongkaran adalah

Senin, 17 Juli 2023 Pukul 12.00 wib.
I. RULES & REGULATIONS
1. ID CARD
A. Working Pass
Semua pekerja yang terlibat dalam pembangunan stand booth, wajib menggunakan (working pass) yang disediakan oleh
pihak penyelenggara setiap saat mereka berada di area/ruang pameran saat masa pembangunan, hari pameran, dan masa
pembongkaran.

B. Exhibitor Pass
Exhibitor Pass adalah tiket masuk peserta yang berlaku selama periode Pameran dan wajib dipakai selama periode set-up,
showday hingga breakdown Pameran. Exhibitor Pass hanya dapat digunakan oleh 1 (satu) identitas peserta yang tertera
pada Exhibitor Pass dan tidak dapat dipindahtangankan.
Exhibitor Pass dapat diambil di ruangan SHOWMAN pada HALL 9 pada saat loading sampai hari pameran berlangsung.
Detail mengenai penambahan exhibition pass akan dijelaskan lebih lanjut melalui formulir.
Dilarang meminjamkan atau menukarkan Exhibitor Pass kepada pihak lain. Atas pelanggaran terhadap ketentuan ini,
Penyelenggara berhak untuk menarik dan memusnahkan Exhibitor Pass.

2. Aturan Berpakaian
Semua pekerja diwajibkan untuk mengenakan seragam yang layak dan sopan selama hari pembuatan & hari pertunjukan
dan mengenakan sepasang sepatu kerja yang sesuai adalah suatu keharusan selama bekerja.

3. Pembuangan Limbah/Sampah
Selama periode pembangunan dan pembongkaran, Peserta Pameran atau kontraktor akan bertanggung jawab membuang
limbah sehari-hari (yaitu kaleng cat kosong, potongan kayu, dll.). Menolak untuk melakukannya akan mengakibatkan
Peserta Pameran bertanggung jawab atas biaya layanan yang terlibat dalam pembuangan limbah. Pemotongan kayu atau
persiapan lain yang menghasilkan kotoran atau sampah berlebih yang tidak diperbolehkan di aula.
Kebersihan seluruh area pameran selama showdays akan menjadi tanggung jawab ICE.
4. Struktur Venue
Tidak ada peserta pameran atau vendor yang boleh mengubah area pameran, langit-langit, pipa ledeng, perlengkapan,
lantai atau dinding dengan cara atau bentuk apa pun (yaitu, memaku, memasang kabel, atau memperbaiki perlengkapan
pameran dalam bentuk apa pun ke struktur yang ada) dilarang keras.
Tidak ada peserta pameran atau kontraktor yang boleh menggunakan dinding stand diluar stand pribadi. Stand pameran,
atau penutup lantai tidak boleh melebihi dimensi persis yang ditentukan dalam kontrak ruang peserta pameran. (misalnya
papan fascia tidak boleh menonjol ke lorong).
Jangan menggunakan langit-langit aula, dinding, pipa atau kabel dari aula sebagai penopang.
Dilarang menanam sesuatu secara langsung pada langit-langit, dinding, pilar, pintu, jendela, kaca, partisi, lampu, atau
lantai Aula.
Untuk benda pameran yang akan digantung dengan massa seberat/maksimal 250 kg (rigging, lighting system, speaker
atau proyektor) harus melalui prosedur pengetahuan dan perizinan tersendiri dari Penyelenggara.
Untuk menggantungkan sebagian objek dari stand dengan menggunakan rigging atau cara lainnya, WAJIB berkoordinasi
secepatnya dengan Penyelenggara.
Biaya tambahan yang timbul dari penggunaan rigging atau metode lain untuk menggantung objek bagian dari stand akan
ditanggung oleh masing-masing peserta.
Dilarang menggunakan alat/bahan pelengkap untuk konstruksi stand (paku, paku payung, sekrup, peniti, lem, dll) yang
dapat merusak dinding, lantai, perabot, dan peralatan lain yang dimiliki oleh gedung Pameran.
Semua akses ke peralatan pemadam kebakaran dan perlindungan lainnya seperti hidran air, penyemprot api gas,
semprotan air, alarm kebakaran, detektor asap, dan tanda evakuasi tidak boleh terhalang oleh dekorasi atau konstruksi
peserta pameran. Semua dekorasi dan konstruksi stand tidak boleh mengganggu akses evakuasi dan keamanan.
Akses ke rotasi AC tidak boleh terhalang oleh dekorasi atau stand peserta pameran. Jika ada penyangga yang menghalangi
gas pemadam kebakaran, bahan yang digunakan untuk pembuatan penyangga harus mudah dilepas.
5. Izin Konstruksi
Setiap peserta harus menyerahkan desain stand dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Penyelenggara.
Desain harus sudah diterima oleh Penyelenggara paling lambat tanggal 20 Juni 2023.
Apabila terdapat pelanggaran terkait desain stand dan konstruksinya yang tidak sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan oleh Penyelenggara, maka Penyelenggara berhak untuk merobohkan, mengganti atau memodifikasi desain
stand tersebut.
Kontraktor stand yang berpartisipasi diwajibkan untuk menunjukkan desain yang telah ditandatangani oleh Penyelenggara
sebelum membangun stand (pada hari set-up). Desain peserta yang belum ditandatangani tidak diperbolehkan untuk
dibangun.
Sanksi Pelanggaran Pembangunan Stand. Bagi setiap kontraktor yang melakukan pembangunan standnya tidak mengikuti
ketentuan yang berlaku atau tidak sesuai dengan desain yang telah disetujui Penyelenggara akan dikenakan denda
sebesar 50% dari total biaya sewa area stand.

6. Penutup Lantai
Sesuai dengan jadwal pembangunan Penyelenggara, Peserta Pameran yang membangun stand sendiri harus memiliki dan
mengelola:
A) Karpet dan dinding belakang dipasang dalam waktu 12 jam dari tanggal mulai yang dijadwalkan.
B) Semua karpet dan penutup lantai harus ditempel dengan selotip dua sisi. Selotip ini harus dilepas selama masa
pembongkaran. Dilarang keras menggunakan cat atau lem di lantai ruang pameran.

Kegagalan untuk mematuhi peraturan ini dapat menunda pemasangan dan pelepasan peralatan listrik, serta biaya
pembersihan tambahan yang dibebankan kepada Peserta Pameran.
7. Fire Regulation
Semua bahan yang digunakan dalam konstruksi stand harus tahan api dengan benar sesuai dengan peraturan setempat dan
tidak membahayakan.

8. Pembongkaran
Pada penutupan pameran, merupakan tanggung jawab bersama antara Peserta Pameran dan kontraktor untuk membongkar dan
memindahkan stand (termasuk puing-puing), sesuai dengan jadwal pembongkaran yang akan dikeluarkan oleh Penyelenggara.
Masa pembongkaran, material display dan semua perlengkapan stand harus dilepas sebelum 17 Juli 2023 pukul 12.00 WIB.
Keterlambatan pembongkaran akan dikenakan biaya.

9. Deposit Jaminan Pelaksanaan.

Seluruh peserta pameran yang menggunakan kontraktor stand selain Official Kontraktor yang disediakan pada event Nusatic,
wajib menyerahkan deposit sebesar USD 500.00 (atau Rp 5 juta) untuk ukuran stand dibawah 24 m2 dan USD 1.000,00 (atau
Rp 10 juta) untuk stand diatas 24 m2 (yang dibayarkan kepada PT Nusantara Aquatic). Hal ini untuk memastikan bahwa
Peraturan yang disetujui pada manual exhibitor telah dipatuhi dan biaya ini akan digunakan untuk menutupi kerugian yang timbul
secara langsung atau tidak langsung dari pelanggaran apapun yang berdampak secara materil bagi pihak VENUE maupun Nusatic
tanpa mengurangi klaim tambahan apa pun yang mungkin dimiliki Penyelenggara jika kerusakan melebihi deposit. Uang jaminan
akan ditagih bersamaan dengan pembayaran akhir pembayaran biaya sewa pameran dan akan dikembalikan setelah dikurangi
jasa dan kerusakan (apabila terjadi pelanggaran) , 2 (dua) minggu setelah pembongkaran pameran berlangsung.
Uang Deposit akan dikembalikan h+7 setelah pameran berlangsung atau paling lama h+14 setelah masa pameran berlangsung.
Harap menantumkan rekening atau nomor tujuan pengembalian uang deposit kepada pihak penyelenggara saat meakukan
pembayaran.
10. Kontraktor
Peserta pameran yang menunjuk kontraktor selain kontraktor resmi penyelenggara harus menyerahkan rincian informasi
kontraktor yan digunakan dengan alamat domisili di Indonesia kepada Penyelenggara untuk pendaftaran paling lambat 15
Juni 2023. Peserta pameran dapat menunjuk kontraktor stand mereka sendiri, kecuali listrik dan pipa ledeng instalasi.
Peserta pameran bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas kepatuhan kontraktor terhadap semua peraturan dan
ketentuan.
Peserta pameran bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas kepatuhan kontraktor mereka terhadap semua
Peraturan yang ada, termasuk kepatuhan yang ketat terhadap jadwal/jadwal konstruksi & pembongkaran. Penyelenggara
berhak untuk menagih Peserta Pameran dan/atau kontraktor tersebut yang telah melanggar aturan atau peraturan atau
keterlambatan konstruksi atau pembongkaran, untuk pekerjaan tambahan yang diperlukan sebagai akibat dari
pelanggaran tersebut.

11. Sound
Peserta pameran diwajibkan untuk menyesuaikan tingkat suara di stand masing-masing untuk kenyamanan lingkungan Pameran.
Peserta pameran harus mengikuti aturan agar tidak menimbulkan kebisingan yang berlebihan dan mengganggu peserta pameran
lainnya.
Volume pengeras suara tidak boleh melebihi 40 dB (A) dari batas dudukan yang menghadap jalan.
Peserta yang berencana menggunakan loudspeaker untuk demo produk harus mengkoordinasikan waktu dengan Penyelenggara
terlebih dahulu.
Peserta yang standnya berdekatan dengan peserta lain yang sedang mengadakan konferensi pers dilarang menggunakan
pengeras suara atau peralatan lainnya sampai dengan konferensi pers selesai. Hanya peserta pameran yang memiliki acara yang
dapat menggunakan sound system.
Sound system tidak diperbolehkan di area stand booth (kecuali televisi).
Peserta pameran yang melanggar batas volume suara akan dikenakan sanksi atas pelanggaran tersebut.
12. Double Decker
Peserta Pameran dengan Stand Double-Decker yang ingin membangun stand lebih dari satu tingkat harus terlebih dahulu
menyerahkan desain rinci mereka kepada Penyelenggara. Konstruksi bertingkat tidak akan diizinkan tanpa izin tertulis dari
Penyelenggara. Jika izin diberikan, ruang yang ditempati di lantai atas akan dikenakan biaya sebesar 50% dari tarif normal
'Hanya Ruang' selain tarif penuh yang akan dikenakan untuk ruang lantai yang ditempati di lantai dasar, dan ketinggian
maksimum tegakan bertingkat tidak boleh lebih dari 6 meter.

13. Pembagian Pamflet & Barang Promosi

Distribusi brosur pameran dan barang-barang promosi tidak diperkenankan dilakukan di luar area stand peserta, harus
dilakukan di dalam area stand peserta. Panitia berhak menghentikan kegiatan pendistribusian dan peserta akan dikenakan
denda (Terkecuali pihak sponsor yang telah bekerjasama dengan Nusatic 2023).

14. Merokok
Kegiatan merokok di area yang tidak diperbolehkan seperti (di ruang pameran) dilarang keras. Jika ditemukan terdapat
anggota pekerja atau bagian dari peserta pameran melanggar aturan tersebut makan pihak ICE & Penyelenggara berhak
mengenakan denda sebesar Rp 500.000.

15. Bencana Alam

Panitia tidak bertanggung jawab atas pembatalan peserta panitia untuk seluruh atau sebagian waktu pameran atau atas
penampilan yang tidak teratur atau tambahan perubahan aturan pameran ketika terjadi peristiwa yang tidak diinginkan.
Panitia akan berusaha semaksimal mungkin untuk menambah petugas keamanan selama pameran berlangsung, namun
panitia tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan yang terjadi pada peserta pameran atau pengunjung
pameran selama persiapan pameran, masa pameran dan pembongkaran pameran.
16. Kebersihan Stand
Peserta pameran yang mengambil 'Space Only' bertanggung jawab untuk membersihkan area, furnitur, dan karpet stan
mereka sendiri selama pameran.

17. Item Larangan

Apabila tidak ada izin dari panitia dan pihak gedung satu bulan sebelum pameran, peserta pameran:
• Dilarang menggunakan naked lamp dan peralatan listrik gas sementara di ruang pameran tanpa izin terlebih dahulu dari
Penyelenggara. Dilarang menggunakan peralatan cat semprot di aula.
• Dilarang menggunakan lampu naked lamp, nyala api atau gas di dalam area pameran.
• Tidak boleh ada gas yang mudah terbakar di dalam area pameran, panitia harus menginformasikan barang pameran berupa
kendaraan bermotor (dengan tangki berisi bahan bakar), kendaraan pengangkut bahan bakar.
• Zat radioaktif dilarang dibawa ke area pameran.
• Semua tangki tekanan helium, kompresor udara, karbon dioksida, dan kendaraan bertekanan harus menggunakan
kendaraan dan tempat yang sesuai, dan harus memastikan keamanannya sesuai dengan peraturan dan standar keselamatan.
18. Pembangunan Stand oleh non Official Contractor
Peserta pameran dapat menunjuk kontraktor stand mereka sendiri, kecuali instalasi listrik dan pipa ledeng.
Peserta pameran yang menggunakan/menunjuk kontraktor stand-nya sendiri harus membayar biaya inspeksi (Rp 50.000/m² dari tempat yang
diambil).
Peserta pameran bertanggung jawab atas kepatuhan kontraktor terhadap semua peraturan dan ketentuan.
Seluruh peserta pameran yang menggunakan kontraktor stand selain Official Kontraktor yang disediakan pada event Nusatic, wajib
menyerahkan deposit sebesar USD 500.00 (atau Rp 5 juta) untuk ukuran stand dibawah 24 m2 dan USD 1.000,00 (atau Rp 10 juta) untuk stand
diatas 24 m2 (yang dibayarkan kepada PT Nusantara Aquatic). Hal ini untuk memastikan bahwa Peraturan yang disetujui pada manual exhibitor
telah dipatuhi dan biaya ini akan digunakan untuk menutupi kerugian yang timbul secara langsung atau tidak langsung dari pelanggaran
apapun yang berdampak secara materil bagi pihak VENUE maupun Nusatic tanpa mengurangi klaim tambahan apa pun yang mungkin dimiliki
Penyelenggara jika kerusakan melebihi deposit. Uang jaminan akan ditagih bersamaan dengan pembayaran akhir pembayaran biaya sewa
pameran dan akan dikembalikan setelah dikurangi jasa dan kerusakan (apabila terjadi pelanggaran) , 2 (dua) minggu setelah pembongkaran
pameran berlangsung.
Uang Deposit akan dikembalikan h+7 setelah pameran berlangsung atau paling lama h+14 setelah masa pameran berlangsung.
Harap menantumkan rekening atau nomor tujuan pengembalian uang deposit kepada pihak penyelenggara saat meakukan pembayaran.
Selama masa konstruksi, akan menjadi tanggung jawab peserta atau kontraktor untuk membuang sampah mereka setiap hari (yaitu kaleng cat
kosong, potongan kayu, dll.). Kegagalan untuk melakukan ini akan mengakibatkan peserta pameran bertanggung jawab atas biaya layanan
yang terlibat dalam pembuangan limbah. Pemotongan kayu atau persiapan lain yang menghasilkan kotoran atau sampah berlebih tidak
diperbolehkan di aula.
Tidak ada peserta pameran yang boleh menggunakan ruang pameran, langit-langit, pipa ledeng, perlengkapan, lantai atau dinding dengan cara
apa pun (dilarang keras memaku, memasang kabel, atau memperbaiki pameran apa pun ke struktur yang ada). Tidak ada peserta pameran atau
kontraktornya yang boleh menggunakan dinding stan lainnya.
Stand, pameran atau penutup lantai tidak boleh melebihi dimensi persis yang ditentukan dalam kontrak ruang peserta pameran. misalnya papan
fascia tidak boleh menjorok ke lorong, furnitur atau tanaman juga tidak boleh ditempatkan di lorong. Tidak diperbolehkan menjembatani lorong
dengan cara apa pun dengan memasang stan, atau menempatkan pameran atau penutup lantai di lorong.
Setiap peserta pameran, kontraktor pada saat penutupan pameran bertanggung jawab untuk membongkar dan memindahkan, dengan tenggat
waktu yang ditentukan, stan yang telah dibangunnya.
Tidak diperkenankan menggunakan mesin las, mesin gerinda atau mesin apapun yang menimbulkan api di area hall.
III. EXHIBITOR FORM
TALKSHOW

Sebagai bagian dari program edukasi & hiburan untuk mengundang semua bagian acara Nusatic
2023, kami dengan senang hati memberikan ruang bagi peserta pameran untuk dapat
mempresentasikan Produk / Talk Show dengan tujuan peran penting ini adalah untuk
mempromosikan atau meluncurkan perusahaan Anda produk baru dan juga sumber daya untuk
Prospek Bisnis. Akan ada berbagai slot yang akan diberikan kepada masing-masing perusahaan pada
antara pukul 10:00 - 20:00. Setiap perusahaan diberikan waktu maksimal 30 menit termasuk
persiapan dan maksimal 2 (dua) presentasi kecuali slot masih tersedia. Waktu pertunjukan akan
ditentukan oleh penyelenggara dan akan diumumkan pada 1 Juli 2023

Talk Show Presentasi Produk

Seminar

Kami dengan senang hati menyediakan ruang bagi peserta pameran/komunitas yang ingin mengadakan
seminar. Akan ada berbagai slot yang akan diberikan kepada masing-masing perusahaan antara pukul 10:00
- 20:00. Setiap perusahaan diberikan waktu maksimal 30 menit termasuk persiapan dan maksimal 2 (dua)
presentasi kecuali slot masih tersedia. Akan ada berbagai slot dan pendaftaran yang disediakan dan kami
akan membantu mengakomodir kegiatan Seminar yang berlangsung. Waktu pertunjukan akan ditentukan
oleh penyelenggara dan akan diumumkan pada .1 Juli 2023

Reminder
Untuk kegiatan seminar yang diadakan di ruangan mezanin, pihak Nusatic hanya akan menyediakan fasilitas ruangan dan
peralatan presentasi (Layar, Infocus, Kursi) tanpa audience, sekiranya seminar ingin diadakan tertutup maka para exhibitor
yang mendaftarkan acara seminar dapat memberitahu pihak organizer untuk memberikan noted seminar tertutup. Karna
pihak organizer akan mengupload poster pada media sosial terkait informasi dan jadwal-jadwal seminar yang akan
diadakan di masing-masing ruangan beserta waktunya agar diketahui audience yang ingin mengikuti acara seminar.
Maksimal Kapasitas ruangan seminar adalah 25- 30 Orang.
 BOOTH EXHIBITOR PASSES
Syarat dan Ketentuan:
Exhibtor bisa menambah jumlah ID Passes dengan jumlah sesuai kategori booth
A 8 Person
ID peserta tambahan harus dibayar tunai.
Seluruh Exhibitor harus menyerahkan nama stafnya termasuk nama anggota perusahaan/komunitas yang
akan menjaga booth pada hari pameran, hal ini diwajibkan untuk memberikan Exhibitor Pass (ID CARD).
B ID Card ini bisa diambil di ruangan Showman (ICE) Sejak tanggal Loading In sampai hari pameran
6 Person
berlangsung.
Peserta yang masuk dan keluar dari lokasi pameran hanya akan diidentifikasi dengan pass, dan untuk
alasan keamanan, tidak ada yang diperbolehkan memasuki area pameran tanpa pass yang sesuai .
C Anggota staff peserta pameran yang akan membantu di lokasi selama jam non-pameran hanya akan
4 Person
diberikan izin kerja sementara dan staf kunjungan harus menggunakan tiket pengunjung.
VIP Pass akan diberikan kepada Senior Level (CEO & Director) perusahaan (1 Slot)
Penambahan ID Passes diluar batas maksimal pass yang disediakan & untuk keperluan apapun akan
D 2 Person dikenakan biaya Rp 60.000 per KTP.
Apabila panitia mendapati peserta pameran memberikan ID Passes pribadinya kepada pihak lain yang tidak
terdaftar dengan tujuan memberikan akses gratis kepada pihak lain, maka pihak penyelenggara berhak
mengambil ID Passes tersebut dan menyitanya serta mengenakan charge seharga tiket yang berlaku pada
hari tersebut.
 INSTALASI LISTRIK
LISTRIK
1. Segala penambahan pesanan atau perubahan selama pameran akan diproses setelah melakukan pembayaran.
2. Semua peserta pameran harus memesan persyaratan pencahayaan dan daya pada formulir. Hanya official
kontraktor listrik yang disetujui yang akan melakukan pekerjaan listrik di area pameran. Biaya tambahan sebesar 30%
akan berlaku untuk semua pesanan tambahan yang dilakukan setelah 20 Juni 2023 dan selama masa konstruksi.
Peserta pameran yang menggunakan jasa stan penyelenggara atau stan paket diingatkan bahwa ini termasuk
tabung neon yang dipasang di bagian belakang fasis.
3. Apabila ingin penambahan listrik di hari H wajib melakukan pembayaran terlebih dahulu sesuai permintaan.
Notes : permintaan penambahan daya listrik terbatas pada hari H loading.

A-B Space Only C 4 Amp. D 2 Amp.

 SEE YOU AT

The Biggest
Aquatic Show 14-16 Juli 2023
In The World!