You are on page 1of 8

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP RADIOGRAF DI

INSTALASI RADIOLOGI RSUD DR. R. SOEDJATI


SOEMODIARDJO PURWODADI KABUPATEN
GROBOGAN

Naskah Publikasi
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Progam Pendidikan Diploma
III Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang

Diajukan oleh:

NOVIE MAYLINDA
NIM. P1337430116040

PROGRAM STUDI DIPLOMA III


TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI SEMARANG
JURUSAN TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SEMARANG
2019
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP RADIOGRAF DI INSTALASI RADIOLOGI RSUD
DR. R. SOEDJATI SOEMODIARDJO PURWODADI KABUPATEN GROBOGAN

MANAGEMENT ARCHIEVE SYSTEM RADIOGRAF IN RADIOLOGI AT THE


REGIONAL GENERAL HOSPITAL DR. R. SOEDJATI SOEMODIARDJO
PURWODADI DISTRICT GROBOGAN

Novie Maylinda1) Siti Masrochah2)


1, 2)
Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang-Indonesia
e-mail : noviemaylinda0@gmail.com

ABSTRACT
Archieve Management System Radiograf In Radiologi Regional General Hospital Dr.
R. Soedjati Soemodiardjo Purwodadi District Grobogan using the numbering system for
patients in a unit base and the alignment system used to organize the records is the final
numerical alignment system (Terminal Digit Filling). Archive of stored radiographs include
conventional radiographs and CT scans stored on the shelf. In addition, there is no storage of
radiographic records on Computed Radiography. The purpose of this study was to determine the
radiographic archive management system, the difficulties experienced from the use of filing
systems and solutions to overcome these difficulties.

This research is a descriptive qualitative. Data is collected in Radiologi Regional


General Hospital Dr. R. Soedjati Soemodiardjo Purwodadi District Grobogan in April 2019
using the method of documentation, observation, Focus Group Discussion (FGD) with two
administrative officers and three radiographers. The data that had been collected were processed
using qualitative data analysis with open coding system.

The results showed that the filing system used was a numbering unit system and a
final numerical alignment system (Terminal Digit Filling). Difficulties that are needed in this
usage system are problems that still give new numbers to old patients (one patient gets several
different numbers of roentgen), in managing the archives there are mistakes and are
unsuccessful. The solution to overcoming this difficulty was made an SOP about the filing
system, special training for officers in arranging the archives, making photo taking cards for
patients, and archiving on Computed Radiography or on Flashdisks and Compact Disks.

Key word: Archiving, Radiograf


1)
The Student of Prodi DIII Technique of Radiodiagnostic and Radiotherapy Polythechnique
Kemenkes Semarang
2)
Lecture of Technique of Radiodiagnostic and Radiotherapy Polythechnique Kemenkes
Semarang.

PENDAHULUAN penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit


(preventif) kepada masyarakat menurut WHO
Rumah sakit adalah bagian integral (World Health Organization). Rumah sakit
dari suatu organisasi sosial dan kesehatan juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga
dengan fungsi menyediakan pelayanan kesehatan dan pusat penelitian medik.
paripurna (komprehensif), penyembuhan Sedangkan menurut Peraturan Menteri
Kesehatan RI No. 4 Tahun 2018 tentang berubah menjadi archea dan selanjutnya
kewajiban rumah sakit dan kewajiban pasien, mengalami perubahan kembali menjadi
yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah archeon. Arche artinya dokumen atau catatan
institusi pelayanan kesehatan yang mengenai permasalahan (Wahyono Teguh,
menyelenggarakan pelayanan kesehatan 2005)
perorangan secara paripurna dan menyediakan Setiap Rumah Sakit memiliki system
pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat pengarsipan yang berupa dokumen-dokumen
darurat. atau informasi kesehatan dari pasien, tidak
Pelayanan rumah sakit yang baik terkecuali sistem pengarsipan yang ada di
adalah rumah sakit yang memiliki pelayanan instalasi radiologi. Pengarsipan di Instalasi
kesehatan yang memadai untuk kebutuhan Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
pasien selain pelayanan rawat inap, rawat Soemodiardjo Purwodadi Grobogan berupa
jalan, dan gawat darurat rumah sakit juga hasil Radiograf dan hasil ekspertise yang
harus memiliki pelayanan dibidang radiologi disimpan guna untuk menunjang informasi
atau biasa yang disebut dengan Instalasi kesehatan pasien.
Radiologi. Di Instalasi Radiologi RSUD Dr. R.
Instalasi Radiologi adalah tempat Soedjati Soemodiardjo Purwodadi Grobogan
penyelenggaraan pelayanan radiologi dan dalam menata arsip radiograf menggunakan
radioterapi kepada pasien yang membutuhkan system penomoran pada pasien secara unit
dengan menegakkan diagnosis yang tepat atau dan system penjajaran angka akhir atau TDF
pemberian radioterapi yang akurat (Liwoso, (Terminal Digit Filling).
2012). Dalam penggunaan system
Radiology Information System (RIS) pengarsipan tersebut, radiografer maupun
adalah sebuah sistem yang dirancang untuk staff administrasi masih mengalami kesulitan
mendukung alur kerja operasional dan analisis dalam menemukan atau mencari radiograf
bisnis dalam departemen radiologi (The Royal misalnya radiograf tidak tersimpan sesuai
Collage of Radiologist, 2008) Radiology dengan nomor akhirnya. Selain itu petugas
Information System juga digunakan sebagai masih memberikan nomor baru pada pasien
tempat penyimpanan data pasien, laporan dan lama, sehingga pasien memiliki dua nomor
berkontribusi dalam pencatatan data pasien atau lebih foto rontgen yang seharusnya hanya
secara elektronik, termasuk hasil foto atau memilkiki satu nomor saja.
rontgen. Penyimpanan arsip yang baik adalah
Hasil foto rontgen yang sudah jadi arsip disimpan di ruangan terpisah dan
disebut radiograf. Radiograf dari pasien dikelola sendiri agar lebih efektif namun
umumya akan disimpan dalam ruangan atau dalam penerapannya di Instalasi Radiologi
lemari guna untuk mencegah kerusakan. RSUD Dr. R Soedjati Soemodiardjo
Penyimpanan radiograf sendiri disebut Purwodadi Kabupaten Grobogan
penyimpanan arsip radiograf. penyimpanan arsip radiograf tidak
Arsip adalah rekaman kegiatan atau menggunakan ruangan khusus atau ruangan
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media terpisah melainkan disimpan didalam rak
sesuai dengan perkembangan teknologi bersamaan dengan ruangan administrasi hal
informasi dan komunikasi yang dibuat dan ini dikarenakan tidak tersedianya ruangan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan untuk penyimpanan arsip dan ini yang
daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, menjadi kekurangan penyimpanan arsip di
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, Instalasi Radiologi RSUD Dr. R Soedjati
dan perseorangan dalam pelaksanaan Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan Grobogan.
bernegara. Sedangkan kelebihannya adalah
Istilah arsip berasal dari Bahasa dalam penyimpanannya didalam rak terdapat
Yunani, yaitu dari kata arche kemudian sekat atau pemisah yang disertai dengan label
bertulisakan angka akhir dari nomor foto Soedjati Soemodiardjo Purwodadi
rontgen pasien yang dibuat untuk memisahkan Kabupaten Grobogan, pengorganisasian
hasil radiograf satu dengan yang lain agar arsip atau asas penyimpanan yang
tidak tercampur. digunakan adalah asas desentralisasi,
Dari penerapannya tersebut penulis dimana arsip radiograf disimpan
ingin mengetahui apa saja system yang bersamaan dengan ruangan administrasi.
digunakan untuk menyimpan arsip radiograf Hal ini dikarenakan belum tersedianya
dan hasil ekspertise dan apa saja kesulitan ruangan khusus penyimpanan. Arsip
atau hambatan yang dialami oleh petugas disimpan pada rak terbuka dan diberi
radiologi dari system pengarsipan yang sekat sebagai pemisah antar radiograf.
digunakan serta bagaimana solusi untuk System penyimpanan di Instalasi
menghadapi hambatan tersebut. Maka dari itu Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
penulis tertarik untuk mengangkat topik Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
tersebut sebagai Karya Tulis Ilmiah yang Grobogan berupa manual/paper base dan
berjudul “SISTEM PENGELOLAAN ARSIP elektronik yaitu pada Computer
RADIOGRAF DI INSTALASI RADIOLOGI Radiography (CR). Untuk manual atau
RSUD DR. R. SOEDJATI SOEMODIARDJO paper base, radiograf dan hasil bacaan di
PURWODADI KABUPATEN cetak dan ditaruh didalam amplop lalu
GROBOGAN”. disimpan pada rak. Sedangkan untuk
penyimpanan arsip pada CR tidak
METODE permanen atau tetap melainkan akan
terhapus dengan sendirinya jika
Jenis penelitian ini merupakan jenis penyimpanan sudah melebihi kapasitas
penelitian kualitatif deskriptif dengan penyimpanan.
pendekatan observasi. Subyek pada penelitian
ini adalah tiga orang Radiografer dan dua Pemberian nomor foto rontgen pada
orang petugas Administrasi yang ada di pasien di Instalasi Radiologi RSUD Dr.
Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati R. Soedjati Soemodiardjo Purwodadi
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten Kabupaten Grobogan, menggunakan
Grobogan. Metode pengumpulan dengan cara system penomoran secara unit atau
observasi, Focuss Group Dicussion (FGD). menggunakan nomor foto lama bagi
Pengolahan dan analisis data dengan cara pasien yang sudah pernah melakukan
pengumpulan data, reduksi data, penyajian pemeriksaaan sebelumnya. Alasannya
data dan kesimpulan. adalah untuk memudahkan dalam
pengarsipan dan memudahkan dalam
HASIL mengecek identitas atau data pasien pada
CR. Namun dalam menggunakan system
Hasil dari penelitian ini berdasarkan observasi penomoran secara unit masih mengalami
dan Focuss Group Discussion (FGD) bersama kesulitan seperti pemberian nomor baru
Radiografer dan Staff Administrasi tentang pada pasien lama yang disebabkan oleh
Sistem Pengelolaan Arsip Radiograf di petugas yang tidak mengecek kembali
Instalasi Radiologi RSUD Dr. R Soedjati identitas pasien
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten Dalam menata arsip radiograf
Grobogan. Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
1. Sistem Pengelolaan Arsip Radiograf di Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
Instalasi Radiologi RSUD Dr. R Soedjati Grobogan menggunakan system
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten penjajaran angka akhir atau Terminal
Grobogan Digit Filling (TDF). Alasan digunakan
Berdasarkan hasil pengamatan penulis system penjajaran tersebut karena lebih
di Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. mudah untuk mencari radiograf
dibandingkan menggunakan system menghapus secara otomatis data yang
penjajaran angka langsung dan angka tersimpan jika sudah melebihi kapasitas
tengah. Namun dalam penerapannya penyimpanan.
terkadang masih mengalami kesulitan Di Instalasi Radiologi RSUD Dr. R.
seperti radiograf terselip atau pada saat Soedjati Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
menata arsip di rak, radiograf tidak Grobogan tidak ada SOP untuk system
tersimpan sesuai dengan nomor atau pengarsipan khususnya tentang menata arsip
angka akhir dari nomor foto rontgen. (system penjajaran TDF). Selain itu, juga
Selain itu juga belum ada SOP tentang tidak ada petugas khusus untuk menata arsip,
pengarsipan radiograf di Instalasi tugas tersebut dilakukan oleh radiografer atau
Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati staff administrasi.
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten Tempat untuk menyimpan keseluruhan
Grobogan. radiograf menggunakan rak terbuka (Open
Shelf File) dan diberi penyekat sebagi
Untuk penyimpanan arsip radiograf pemisah antar radiograf yang memiliki nomor
disimpan selama 2 tahun karena tidak foto dengan angka terakhir yang berbeda.
adanya tempat untuk menyimpan Penggunaan rak terbuka memudahkan petugas
radiograf. untuk menemukan radiograf, dan harganya
yang lebih murah.
Berdasarkan hasil penelitian di Instalasi
PEMBAHASAN Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
Berdasarkan hasil pengamatan penulis di
Grobogan, system penomoran yang digunakan
Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
untuk membuat nomor foto rontgen yaitu
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
system penomoran secara unit. Menurut
Grobogan, pengorganisasian arsip atau asas
penulis cara ini akan lebih mudah untuk
penyimpanan yang digunakan adalah asas
mengecek identitas atau data pasien pada CR
desentralisasi, dimana arsip radiograf
dan lebih menghemat amplop radiograf.
disimpan bersamaan dengan ruangan
Menurut Depkes RI Tahun 2016 tentang
administrasi.
pedoman penyelenggaraan rekam medis
Menurut penulis sendiri Menurut penulis rumah sakit, dari tiga system pemberian
sendiri, digunakannnya asas desentralisasi nomor tersebut, lebih dianjurkan untuk
sudah tepat, Karena arsip radiograf disimpan menggunakan system pemberian nomor
di Instalasi radiologi sendiri. Hal ini secara unit (Unit Numbering System). Dengan
memudahkan petugas bila melakukan cara tersebut, maka pasien akan memiliki satu
pengambilan foto dan dapat mempersingkat nomor foto rontgen yang terkumpul dalam
waktu. Hal ini sesuai dengan kelebihan dari satu berkas.
penggunaan asas desentralisasi menurut Berdasarkan hasil penelitian di Instalasi
(Amsyah, 2003) sebagai berikut: Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
a. Mudah memperoleh surat atau warkat Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
yang diperlukan. Grobogan System penjajaran yang digunakan
b. Waktu dan tenaga lebih hemat ada dalam menata arsip adalah menggunakan
dilokasi unit atau bagian. sistem penjajaran TDF (Terminal Digit
c. System dan metode dapat disesuaikan Filling). Menurut penulis dipilihnya system
dengan kegiatan masing masing. penjajaran TDF adalah pilihan yang tepat,
Di Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. karena pada saat mencari radiograf petugas
Soedjati Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten akan fokus pada angka akhir nomor foto
Grobogan tidak ada penyimpanan arsip rontgen sehingga lebih mudah untuk
radiograf pada Computed Radiography (CR). menemukan.
Hal ini dikarenakan software pada CR akan
Menurut Depkes RI Tahun 2016 tentang Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
pedoman penyelenggaraan rekam medis Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
rumah sakit, jika dilihat dari kekurangan dan Grobogan masih mengalami beberapa
kelebihan yang dimiliki oleh setiap system masalah atau kesulitan seperti petugas
penjajaran yang ada, maka penggunaan memberikan nomor baru. Hal tersebut
system penjajaran TDF adalah yang paling diakibatkan adanya kurang koordinasi antar
tepat karena lebih banyak kelebihan sesama petugas dan terkadang jika pasien
dibandingkan dengan kekurangnnya. tidak membawa foto lama, petugas mencari
pemusnahan arsip radiograf yang sudah identitas pasien dibuku register dan ini akan
habis masa penyimpanannya (2 tahun) yaitu membutuhkan waktu yang lama untuk
dengan cara di bakar. mengecek identitas pasien.
Untuk penyimpananya sendiri menurut Berdasarkan hasil penelitian di Instalasi
Permenkes Nomor Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
medis, penyimpanan berkas pasien disimpan Grobogan menggunakan system penjajaran
selama lima tahun, namun di Instalasi angka akhir atau TDF, tidak menutup
Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati kemungkinan terjadinya kesulitan dalam
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten menemukan radiograf. Kesalahan yang sering
Grobogan hanya dilakukan selama dua tahun. terjadi adalah radiograf tidak disimpan sesuai
Alasannya adalah tidak tersedianya ruangan dengan angka terakhir dari nomor foto akibat
khusus untuk penyimpanan radiograf. dari banyaknya radiograf yang harus
Berdasarkan hasil penelitian di Instalasi disimpan. Selain itu juga kurangnya
Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati koordinasi antar sesama petugas dan
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten kurangnya pengetahuan petugas yang belum
Grobogan, system penomoran pada pasien berpengalaman dalam system ini.
menggunakan system penomoran unit. System Menurut (Amsyah, 2005), kekurangan
penomoran secara unit berarti setiap pasien penggunaan system penjajaran angka akhir
yang datang ke rumah sakit pada saat pertama atau TDF yaitu membutuhkan pelatihan
kali dan seterusnya akan mendapatkan nomor petugas. Sehingga dalam system ini petugas
yang sama dan tidak mendapatkan nomor yang berpengalaman lebih dianjurkan dalam
baru. mengambil tugas pengambilan foto.
Menurut Depkes RI Tahun 2016 tentang Dari hasil penelitian di Instalasi Radiologi
pedoman penyelenggaraan rekam medis RSUD Dr. R. Soedjati Soemodiardjo
rumah sakit, dari tiga system pemberian Purwodadi Kabupaten Grobogan, untuk
nomor tersebut, lebih dianjurkan untuk mengatasi kesulitan atau hambatan diperoleh
menggunakan system pemberian nomor cara sebagai berikut:
secara unit (Unit Numbering System). a. Harus ada/ tersediaya petugas khusus yang
Menurut penulis dipilihnya system terlatih untuk menata dan melakukan
penomoran unit pilihan yang baik, karena pengambilan arsip radiograf
menggunakan nomor foto lama untuk b. Selalu mengecek identitas pasien apakah
pemeriksaan yang dilakukan sebelumnya dan pasien sudah pernah melakukan
seterusnya, maka semua hasil pemeriksaan pemeriksaan sebelumnya atau belum.
pasien dari pemeriksaan yang lama sampai c. Antar sesama petugas harus saling
yang baru terkumpul menjadi satu. Hal ini koordinasi agar tidak terjadi kesalahan
memudahkan petugas ataupun dokter dalam dalam pemberian nomor foto dan dalam
membandingkan hasil pemeriksaan dari menata arsip radiograf
pasien. Selain itu juga menghemat dalam d. Harus ada / dilakukannya pelatihan khusus
pennggunaan amplop radiograf. petugas arsip untuk menata arsip.
Walaupun penggunaan system penomoran
unit lebih baik dari yang lain, akan tetapi di
KESIMPULAN penyimpanan arsip pada Computed
Radiography (CR) atau pada Flashdisk
1. Di Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. dan Compact Disk, dibuatkannya kartu
Soedjati Soemodiardjo Purwodadi pengambilan foto untuk pasien, adanya
Kabupaten Grobogan, menggunakan dua pelatihan khusus pada petugas untuk
system dalam mengelola arsip radiograf. menata arsip, dibuatkannya SOP tentang
Pertama menggunakn system penomoran system pengarsipan.
pada pasien secara unit. Alasan
digunakannya system penomoran secara Untuk menindaklanjuti apa yang telah
unit untuk memudahkan petugas maupun dilakukan, maka dapat diberi saran
dokter untuk mengecek dan sebagai berikut:
membandingkan hasil pemeriksaan 1. Seharusnya agar tidak ada lagi terjadi
pasien yang melakukan pemeriksaan kesalahan atau kekeliruan maka harus
sebelumnya dan setelahnya dalam satu ada petugas khusus untuk menata dan
berkas dan untuk memudahkan dalam menyimpan arsip radiograf dan
mencari identitas atau data pasien pada dilakukannya pelatihan khusus pada
CR. Kedua menggunakan system petugas untuk menata arsip
penjajaran TDF atau angka akhir. Alasan
digunaknnya system ini adalah 2. Sebaiknya dibuatkan SOP tentang system
dibandingkan dengan kekurangan, pengarsipan
kelebihan yang dimiliki dari penggunaan
3. Sebaiknya penyimpanan radiograf pada
system tersebut lebih banyak seperti
Computer Radiography dilakukan
memudahkan petugas dalam mencari
dengan memback-up data arsip radiograf
radiograf pada rak, karena petugas hanya
pada Compact Disk (CD) atau pada
focus pada nomor akhir dari nomor foto
Flashdisk.
rontgen.
2. Kesulitan yang dihadapi pada
DAFTAR PUSTAKA
penggunaan system pengarsipan di
Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten
Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia
Grobogan adalah pemberian nomor baru
Departemen Kesehatan Republik Indonesia
pada pasien lama (satu pasien
Tahun 2006. Tentang Pedoman
mendapatkan beberapa nomor foto
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
rontgen yang berbeda), Dalam menata
Medis Rumah Sakit
arsip masih terjadi kekeliruan atau tidak
Hariri, Ahmad, DiplRad, ST, CDT, MM.
konsisten, tidak ada penyimpanan arsip
2018. Sukses Akreditasi Radiologi
pada Computed Radiography (CR) atau
SNARS Edisi 1 “PARIPURNA”:
pada Flashdisk dan Compact Disk, belum
Pustaka Ibnu Sokhibi
adanya kartu pengambilan foto untuk
Martika, Yasinta. 2016. Karya Tulis Ilmiah,
pasien dan belum ada SOP tentang
Sistem Pengelolaan Pengarsipan
system pengarsipan di Instalasi Radiologi
Radiograf di Instalasi Radiologi
RSUD Dr. R. Soedjati Soemodiardjo
RSUD Kabupaten Kudus. Jurusan
Purwodadi Kabupaten Grobogan
TekniknRadiodiagnostik dan
3. Solusi untuk mengatasi kesulitan yang Radioterapi Poltekkese Semarang
dialami oleh petugas radiologi dari Peraturan Menteri Kesehatan Republik
system pengarsipan yang digunakan di Indonesia No. 4 Tahun 2018 tentang
Instalasi Radiologi RSUD Dr. R. Soedjati Kewajiban Rumah Sakit dan
Soemodiardjo Purwodadi Kabupaten kewajiban Pasien
Grobogan adalah dilakukannya
Peratuaran Menteri Kesehatan Nomor 147
Tahun 2010 Tentang Perijinan Rumah
Sakit
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.
28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
Sularso Mulyono, Partono, Kuswantoro Agus.
2011. Manajemen Kearsipan.
Semarang: UNNES Press
Sugianto, Zaenal. 2013. Sistem Informasi
Pelayanan Radiologi di RSUD
Tugurejo Kota Semarang. Jurnal
Ilmiah Kesehatan. Universitas Dian
Nuswantoro : Semarang
Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen
Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media

You might also like