Proceso de produccion de espectaculos escénicos pips lesb aidan neste capitulo se analizan las cuatro etapas clave que integran la produccion de un espectaculo. Desde una perspectiva practica éstas liza el productor ejecutivo en cada una de ellas: 1) Preproduccién. Planeacion, definicion, integraciér 2) Producci6n. Ensayos y realizacion (puesta en es Montaje. Ensayos técnicos y generales. = 3) Operacion/Circulacion. Comercializacion ( 4) Posproduccion. Desmontaje, cierre adminis Convierta en un espectaculo o, dicho de © de una partitura se transformen en u a las ideas, las imagenes y los suenios s ala metodologia, estrategias, pl an¢ buen aprovechamiento de los equipamiento, ; Si partimos de que ca de produccién se disena d Particulares que implie; desarrollo de} proc . Y planos, el produetg Bua produccion de acuerdo con I Tne oa logica que permite 1 proyecto hasta convertir- 131MARISA DE LEON gculo; esto puede ocurrir en semanas de oe intensiyo ° se en un especta Juso, afios de proceso creativo, artistico, técnico Y financie a tomar meses 0, ee as productor ejecutivo, es fundamental definir Jas hi Desde Ia Pets pajoinvolucrados durante cada una de las etapa mor de los equipos sient Gane y Grego Navarro proponen en Gestion, Pro ae py elcuadro Actividades por departamento 0 equipo de ec me east para ofrecer una guia mas amplia de las responsaby aa = eee en las diferentes etapas de trabajo. ee aepanneaie tiene su propia dinamica y necesidades particulg espacio, infraestructuray de tiempo para desarrollar su parte en el proceso cién, sin embargo, cada una de las areas cumple con un ciclo que culmina: tacion publica del espectaculo. Es oportuno citar al maestro Alejandro Lun escensgrafo y catedrético, quien, desde el punto de vista del escendgrafe zar las etapas y el desarrollo de las actividades que supone realizar un pro) Lectura y analisis de la obra, la investigacién del autor, su época y ocurre la historia; el levantamiento del teatro o teatros en los que la cad, ya que précticamente ninguno dispone de planos actwalizado lizados); las juntas de avenimiento con el director y asistencia a la cion de varias opciones (dibujos, maquetas o presentaciones tidas con el director, el productor y otras personas teatrales; el d Planos, maquetas, especificaciones y presupuestos necesatios p iluminarlo y ejecutar los movimientos de mecanica teatré ‘Tuccién, la asistencia a los ensayos y, finalmente, el montaj de los ensayos técnicos y supervis ‘estuarioy a utileia siguen un camino parale! Supervision de la realizacion de cada pieza 76 4 Teresa Valentin, Y¥ Gres ease anexg 10: 16 y Alslandeo Luna, pe nace POE “pllembre de 2993. 132ESPECTACULOS ESCENTCOS } ada al escenario del teatro 0 espacio escénico para el montaje o preparacion Iscnee rs dei,incluye simulténeamente la planeacion definicion yfnancia aod asi como el proceso de ensayos, la construccién escenografica y la jos elementos escénicos. Durante esta fase, se concretan todos los detalles y requisitos artisticos, técnicos, tructurales y financieros que conlleva el proyecto; se invita y contrata a los parti- infer coordina el trabajo de los equipos de disefo y realizacién para que todos ee necesarios estén listos en la fecha y el momento previstos, y en el lugar iejeado, con la calidad esperada y dentro del presupuesto asignado, Es en el plan de srabajo, el cronograma y los calendarios”” donde se deben establecer las actividades especificas que Se realizaran y el periodo de tiempo que se destinara a cada una en la produccion, asi como en cada una de las etapas subsecuentes. del espe iento del realizacion del pre] Actividades del productor ejecutivo en la preproduccion Algunas de las actividades y consideraciones importantes para el productor ejecutivo durante la preproduccion son: * Coordinar las reuniones individuales con los colaboradores, para definir las condi- ciones especificas de participacién, con- tratacion y remuneracion. En estas sesio- nes de trabajo se establecen reglas, asi como el proceso de trabajo. El productor | ejecutivo presenta propuestas de forma- 10s organizativos y financieros, para que | d los participantes conozcan el sistema y las politicas de trabajo y de comunica- cion que regiran el proyecto, * Participar en las reuniones del director con el equipo creativo (disenador Para definir estilos, tecnicas y mal utilizar, Es importante solicitar a lo Schadores precision en la d en las especificaciones de sus pF (medidas, peso, volumen, estilo, época, ete.) con134 wartsa DE LEON ivo no pierda de vista las di J equipo creativo ni ime trata de que € ejecutivo recto. * voy preuPHEs eee colaborsdores @oHbeE Tie aaa para el « Enlas primeras ee cuestiones como el concepto estético, los teq trabajando. Se ecesidades operativas, procedimientos y estrategias q tos técnicos 3 vaueetitiaa de materiales y objetos originales Por opei Se considera brie Se determina si la escenografia, decorados 9 ¢| Drictias g aon estables o desmontables y practicables pata realizar cae artistica del director, disertadores y productor. Se a¢ u tiones financieras codes : ’ « En cuanto al espacio escénico, el productor ejecutivo investiga las condi operacion y solicta la ficha técnica del teatro y 7 na esi tribuye entre los diseftadores para | En clerta oc que puedan trabajar y adaptar sus propuestas de acuerdo con las me- didas, dimensiones y condiciones grafia para garan especificas del espacio. Es impor- | miento; sin embal tante definir las condiciones de realizar la esce trabajo del personal técnico con el cual el jefe de Tesponsable del teatro, sobre todo Une carta respo cuando existe la presencia de sin- dicatos.”® En ocasiones, se puede considerar la posibilidad de que el equipo tecnico del teatro realice la escenografia y otros elementos de Ja produccion. * Junto con el director, el productor ejecutivo recibe de lo ‘as preliminares 0 anteproyectos de escenografia, €Om: (planta, cortes laterales, d ibujos por seccién), maqt con planos, dibujos y bocetos a vent a waa imagen, campafia publicitaria, etc.; ademas de ne Se utlizaran, las cantidades y las din la aprobacion definitiva del director y, en ral que €n este punto el Proyecto este s diseniadores, quienes optaran por “lo ide;ESPECTACULOS ESCENICOS se recomienda que la versi6n definitiva de los disenos sea firmada por el coma es enttega || director y el productor ejecutivo con el fin de evitar controyersias responsable, e posteriores: . Enesta etapa se elabora la primera versién del presupuesto general de produccién, a partir de que se cuenta con la informacion proporcionada por cada departa- vrento y se concreta la duracién del proceso de cotizacién de cada elemento, el material y la mano de obra. Es importante definir cuales elementos se compraran, cusles se rentaran y cudles se realizaran, reciclaran o construiran. > + Como ya se menciono en el capitulo 5, el productor ejecutivo debera procurar de dos a tres cotizaciones por escrito con diferentes proveedores, solicitando el ma- yor detalle posible en cuanto a la descripcién del producto o servicio, medidas, volumen, fechas de entrega, forma de pago, etc., asi como comparar materiales y comprarlos por medidas estandares, aprovechar elementos que ya existan en la industria especializada 0 en bodegas, considerar dias de proteccién para la entrega de los materiales, asi como tener presente el precio unitario, descuentos por mayoreo, variaciones de estilo, tiempos de pedido y entrega, inclusion de: transporte, etcétera. Es de gran ayuda conseguir muestras o fotografias de los materiales y objetos requeridos, con el fin de que los disefadores tengan opciones para escoger. Junto con el director seleccionaran los pro es con los que se trabajar. dip s * Durante esta etapa el productor diseria la produccién y ada cumentos de trabajo que se utilizaran. * Se llevan a cabo las gestiones formales, a través de: con el teatro donde se realizara el evento para o y el desmontaje del espectaculo, asi como las bilidades técnicas y de infraestructura, asp * Simulténeamente, el productor ejecutivo imy del proyecto; es decir, la contrataci Co, realizadores y otros servicios), 08 y condiciones para cada una d Teferente a contratos), También : Tegistros necesarios (derechos d so del teatro, autorizaciones determinara la viabilidad * Algunas de las obligaciomes! ‘amente o a travésmarisa DE LEON Ia Sociedad de Gestion 0 ni la utilizacion de _ Tramitar ante Ia 50% ‘ica, partituras, canciones, etcétera), ro registrado SEES fiscales. i - Estar al tanto dé es © la delegacion politica correspondiente. ~ Gestionar dl permzacion de la Tesoreria de la Federacicn, = eA ese de pago de impuestos correspondiente, i de los sindicatos y asociaciones involucradas, 5 ae Jas cuotas tabuladas de los Se ~ Conocer las formas de pago de regalias. * - El productor ejecutivo transcribe, en sus formatos de trabajo de: pitulos anteriores, la informacion generada durante la preprodue puesto, esquema de viabilidad, flujos de efectivo, estado de cu n ma, planes y agenda de trabajo, ficha técnica del espectaculo teatro, planos, libreto, etc., para poder organizar su carpeta - Una vez que el presupuesto ha quedado definido con todo d tealicen los ajustes necesarios, y se reconsideren ciertas | fiadores para avanzar a la siguiente etapa. Es recome ejecutivo tramite la apertura de una cuenta bancaria de c la administracion del presupuesto y hacer los pagos ~ Durante la preproduccién, el productor ejecutivo deb del trabajo que realice el departamento de P encargarse él mismo de gestionar los Tecursos y cinadores, | caso de que existan posibili . He (ue existan posibilidades o p a 'Uctor ejecutivo inici lesde Tias pay cand i Ta organizar la gir, ‘ a, artisticas, oe ee 136ESPECTACULOS ESCENICOS aE EES mriones de trabajo a A ‘ 4g de estas actividades y consideraciones durante el proceso de una produccion ‘Ademas te que el productor ejecutivo convoque, en acuerdo con el director, a reu- “6 Cae del equipo creativo, con cierta periodicidad, con el fin de evaluar los iones de rioridades a resolver. Es muy importante que el productor ejecutivo tome ~ vances ae Jas decisiones que afectan a la produccién y al elenco, ademas de darle el nat correspondiente a cada una, En estas sesiones es fundamental contar con .ESPECTACULOS ESCENICOS ros impactos de los programas, todo ello en funcion del mejoramiento de las condicio- nes de vida de sus poblaciones beneficiarias.* rasta la definicion més sencilla: “una serie de procedimientos destinados a com- char sise han obtenido los objetivos propuestos’.*’ Utiizaremos esta tiltima para la Pr uacion del proceso de produccién de un espectaculo escénico La evaluacién de un proyecto escénico puede servir pa « Saber si nuestra propuesta es eficaz y eficiente. + Detectar problemas durante la ejecucién del proyecto para rectifcar. « Sistematizar las experiencias para crear y revisar metodologias + Crear informacién y materiales de difusion para futuros pro * Tomar mejores decisiones en adelante. espectaculo escénico, se utilizara la evaluacién de los resultados, 1 pues ésta se aplica al momento de cierre o finalizacian del prayect conocer, precisamente, cuales fueron los resultados alcanzados. A hacer una evaluacién de la eficacia, de la eficiencia y del i Ahora bien, para realizar la evaluacion, es necesa se debe llevar a cabo y los criterios que operaran, nary en su caso disenar los medios, métodos, indi to de operaciones para lograt elb (grupo, compania, institucién, e Para los planes futuros. En todo momento el pr directa o indirecta, Lol ‘oevaluacion cons ejecutivo, en su Taunique los sist Y estratégicosMARISA DE LEON herramientas como el cronograma, el peared ¥ ott0s documentos ’ ram 10 de ee y controlar las acciones y el proceso de trabaj regis isto indispensable reaizacion que han intervenido en el vrovect, Hof fibuyendo en la planificacion de la propia evaluactén y en Hay que considerar que cada proyecto es oa el a a los dem las caracteristicas de la evaluaci6n y la naturaleza del analisis que se py dependerin nuevamente del nivel de gestion y del modelo de prod el grupo, la compariia o la organizacién gestora, asi on de las p disciplina artistica en cuestién. Sin embargo lo que si es comin es | Juar cada una de las etapas, de manera que la evaluaci6n final sea evaluaciones parciales que ofrezcan un diagnéstico de la situa mar decisiones oportunamente, corregir eventuales distorsion lineamientos, politicas de trabajo y futuras acciones. Asimismo, las evaluaciones tienen un cardcter temporal y través de su aplicacion y anadlisis que se pueden reconocer como aprender sobre las formas correctas de hacer las ¢o: Perlencia que se adquiere, lo importante es el aprendizaje q ‘mejorar el desempenio y los procedimientos, es decir lo mismo sentido, la objetividad, la honestidad y la confi mentales para que las evaluaciones tengan un fin pi cue se utilicen para la evaluacion deben precisa | de las acciones emprendidas Criterios de evaluacion®® * Coherencia: entre lo que se busca lacion y concrecign d i e los objetivo: * Temporalidad: que se requ Y fidelidad de log * Eficiencia: Analisis de 4 relacion con los rectaESPECTACULOS ESCENTCOS ermiten asegurar que los servicios alcancen los estandares de cali- « Calidad: P ca Dlecidos en los procesos, los resultados y los productos dad previamente esta obtenidos, + Impacto: calc involuntarios y los al lado a través de los efectos provocados tanto intencionales como Jcances del proyecto a nivel social y cultural. Factores a evaluar > cumplimiento de objetivos (razones que han permitido o impedido alcanzatlos).. « Acopio de la informacion. (criterios, métodos, acceso, organizacién, procesamiento). « Presentacion y contenido del proyecto ante patrocinadores e instancias involucradas, « seleccion y contratacion de los equipos de trabajo (competencia, integracin, dis- ponibilidad, puntualidad, cumplimiento, aportaciones). “8 « Recaudacién y administracion de todo tipo de recursos (humanos, econémi técnicos, infraestructurales). 2, « Politicas y técnicas de comunicacion (efectividad en la interlocucion inte externa), ah G * Sistemas de trabajo (herramientas, equipos, materiales, espi acio innovaciones). 35 + Cumplimiento y aprovecharmiento del tiempo (planes de tral chas limite). * Capacidad de adaptacion al contexto del proyecto (polit socioeconémicas, condiciones internas y externas fa * Relacion y entre los participantes e involucrados (con\ lacion, trabajo en equipo). * Proceso y ejecucion del trabajo (tareas, acciones, ¢ * Control, verificacion y seguimiento del pr * Registro (recoleccion, seleccién, ordenan * Resultados cualitativos y cuantitativos. — * Cumplimiento de metas y expectativas * Impacto y posicionamiento (efe comunidad artistica, social € * Nuevas oportunidades ( de los resultados obiwARISA DE LEON La evaluacion permite reconocer + Acciones exitosas y las deficientes. « Desemperio individual y colectivo. ; + Percepcion de los hechos que cada uno tiene, +» Avances realizados. + Logtos alcanzados + Resultados obtenidos. + Recursos empleados. * Carencias, deficiencias y demoras. + Quejas y necesidades prioritarias. + indices de satisfaccion y descontento. * Respuestas de los destinatarios. + Beneficios obtenidos. * Escenarios a futuro. Técnicas y herramientas de evaluacion + Definicion de parametros de opinion. * Reuniones de trabajo por equipos y grupales. + RevisiGu y calificacion del desarrollo del pro * Bases de datos. * Redaccion de bitécora, memoria y reporte: * Presentacion de informes, * Realizacion de encuestas y entrevista + Pruebas para saber si se est proce * Elaboracion de estadisticas y g * Seguimiento de los efectos, * Grupos de enfoque y reuni Indicadores * Numero de funcionESPECTACULOS ESCENICOS cion de patrocinadores convyocados y participantes. « Rela : » Donativos conseguidos. « Comparacion de ingresos y egresos, ganancias y pérdidas. on « Avances realizados. a «+ Logros aleanzados. «+ Resultados obtenidos. « Recursos empleados. + Carencias, deficiencias y demoras. + Quejas, sugerencias y necesidades prioritarias. Las evaluaciones permiten descubrir cudles de los esfuerzos y a requieren ajustes en el futuro y cuales deben ser sustituidos parte final de un proceso, pero al mismo tiempo, las evaluacio proyectos por venti 2 Asillegamos al final del ciclo de vida de un proyecto, de un suemio en un espectaculo para el disfrute de muchos. Bajar el telon le nueva etapa para el espectaculo y seria ideal continuar d ennueyos horizontes a través de la presentacion de div de giras