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Guía de Formulación de Proyectos

ÁREA MÚSICA
COMIS IÓN BIC E N T E N ARIO - COC H ABA MBA
 ÁREA MÚSICA
COMISIÓN BICENTENAR IO - COCHA BA MBA

Guía de Formulación de Proyectos

Procesamiento didáctico
Daniel Quiroga

Diseño de cubierta e interior

Daniel Quiroga

Primera revisión
Julio 2023

Publicación del Directorio del Área Música de la Comisión Bicentenario - Cochabamba

Presidente
Emilio Aliss

Vicepresidente
Hugo Laguna

Secretario General
Daniel Quiroga

Secretario de Hacienda
Marco Antonio Aguilar Padilla

Secretario de Actas
Williams Burgoa

Vocal 1
Carlos Eduardo Sevilla

Vocal 2
Manolo Sandy Santos Roca
Índice

Presentación 02
Introducción 03
¿Cómo puede una idea convertirse en un proyecto? 03
¿Qué puede perjudicar convertir ideas en proyectos? 03
¿Qué es un proyecto? 06
¿Cuáles son las etapas y componentes de un proyecto? 07
1. Delimitación conceptual 08
a. Diagnóstico 09
b. Justificación 10
c. Población beneficiaria y localización 11
d. Objetivos 12
e. Metas 13
2. Descripción metodológica 14
a. Planificación: secuencia de actividades y tareas 15
b. Cronograma 16
c. Roles y funciones 17
3. Presupuesto 18
Anexo: Formulario para confeccionar presupuesto 19

01
Presentación

La presente Guía de formulación de proyectos pretende

facilitar al/los proyectista(s) tanto el diseño mismo de sus
proyectos culturales* (a partir de una idea germinal cual-
quiera, dirigida a atender problemáticas o necesidades
sociales) como la toma de desiciones para la adecuada
formulación de sus componentes.

En otras palabras, esta Guía de formulación de proyectos

se centra en facilitar la delimitación conceptual y el
potencial transformador de la idea que el proyectista
pretende elevar a categoría de proyecto para atender
una problemática o necesidad irresuelta dada, a partir de
un diágnóstico.

Técnicamente hablando, esta Guía de formulación de

proyectos es un conjunto comúnmente aceptado, seriado
y concatenado de herramientas y técnicas -una metod-
ología- destinadas a evitar paralogismos** y barreras con-
ceptuales y perceptuales capaces de perjudicar la plani-
ficación y dirección de las acciones que engloban un
proyecto desde su concepción hasta su evaluación.

* Aplica igualmente para proyectos sociales.

** Errores en la cadena deductiva.

02
Introducción
¿Cómo puede una idea convertirse en un proyecto?
La formulación de proyectos pertenece al área de
gestión cultural y esta última «se basa en el diseño y
puesta en marcha de proyectos que buscan
atender problemáticas y necesidades sociales a
través de la creación de bienes culturales partiendo
de la participación y el aprendizaje colectivo, con-
tinuo y abierto de un sector de la población deter-
minado»*.
Es fácil inferir que cualquier acción de gestión cultur-
al que no tome en cuenta a los actores culturales
involucrados en el área de intervención resultará en
una suerte de imposición artificial a una problemáti-
ca o necesidad real, con imprevisibles consecuen-
cias.
* Wikipedia dixit.
¿Qué puede perjudicar convertir ideas en proyectos?
• No se conoce claramente el ambiente externo al proyecto o
no se lo toma debidamente en cuenta.
• El diseño del proyecto se lleva a cabo con poca o nula partic-
ipación de los niveles operativos.
• No se ha considerado soluciones alternativas.
• La duración del proyecto es demasiado extendida.
• La programación y los procedimientos de ejecución tienen
muy poca flexibilidad.
• Los objetivos están mal definidos, son abstractos y no están
debidamente cuantificados.
• Las actividades programadas no responden a los objetivos
del proyecto.
• Los criterios de evaluación no se han trazado con claridad.
Los presupuestos no se han calculado adecuadamente ni se
• refieren a las actividades programadas.
• Las unidades ejecutoras no están claramente identificadas.
03
¿Qué es un proyecto?
En términos generales, un proyecto es:
• una serie de actividades a realizar
• en función de una necesidad irresuelta y
• un objetivo claramente definido,
• con el fin de producir determinados servicios o bienes
capaces de satisfacer dicha necesidad
• dentro de ciertos límites presupuestarios y en un perío-
do de tiempo y lugar dados, considerando los facto-
res sociopolíticos, culturales e institucionales propios
del contexto (macroambientales).
Atención: Las más de las veces un proyecto cultural invo-
lucra factores intangibles. No obstante, es posible identi-
ficar, planificar, diseñar, organizar, implementar, ejecutar
y evaluar dichos intangibles según las actividades y los
objetivos generales y específicos establecidas de
principio.
¿Cuáles son las etapas y componentes de un proyecto?
Un proyecto, al ser concreción directa de algo previa-
mente determinado, diagnosticado, planificado y
ejecutado que generará impacto en un lugar y población
dados, obedece a 3 etapas de desarrollo, cada una con
componentes específicos a observar:
1. Delimitación conceptual: ¿Qué voy a hacer?
a. Diagnóstico: ¿Cuál es el problema o necesidad?
b. Justificación: ¿Por qué es importante resolverlo?
c. Población beneficiaria y localización: ¿A quiénes se
beneficiará y dónde están ubicados?
d. Objetivos: ¿ Para qué?
e. Metas: ¿Qué lograremos concretamente?
2. Descripción metodológica: ¿Cómo lo voy a hacer?
a. Actividades: ¿Cómo lo haremos?
b. Cronograma: ¿Cómo organizar las actividades en el
tiempo?
c. Roles y funciones: ¿Qué haremos cada uno?
3. Determinación de recursos: ¿Con qué lo voy a hacer?
Todo lo que se ha pensado e imaginado debe
ajustarse de manera que el proyecto mantenga una
relación interna coherente entre los distintos compo-
nentes del mismo de manera que pueda implemen-
tarse.
04
1. Delimitación conceptual / Diágnóstico
a. Diagnóstico
El diagnóstico sistematiza toda la información conducen-
te a:
• caracterizar social y culturalmente a los beneficiarios
de un proyecto y
• a determinar con claridad el problema o necesidad a
resolver, así como sus causas.
Para conocer la situación macroambiental en la que se
inscriben los beneficiarios del proyecto así como los prob-
lemas identificados, se debe obtener información sobre:
• Factores demográficos (población total, distribución
por edades y género, densidad, distribución y situación
laboral).
• Factores económicos (actividad económica principal y
secundaria, nivel de vida, nivel de ingresos, estructura
de la fuerza laboral local).
• Factores sociales (acceso a infraestructura sanitaria, nivel
educativo, vivienda, acceso a la información, organi-
zaciones sociales locales, capacidad de intervención
participativa de la comunidad, niveles de demanda y
tipo de actividades culturales).
• Factores políticos (organizaciones políticas locales con
influencia en lo cultural).
• Factores culturales:
Vida cultural (acceso a actividades culturales, activi-
dades culturales más arraigadas, tradiciones más signifi-
cativas, preferencia de la gente).
Potencial cultural (vocación, organizaciones que
promueven actividades culturales, infraestructura y equi-
pamiento cultural).
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1. Delimitación conceptual / Justificación

b. Justificación

Este componente tiene como objetivo presentar la

argumentación o las razones que justifican la realización
del mismo. Se deberá:

• explicar la prioridad y urgencia del problema para el

que se busca solución;

• justificar por qué el proyecto formulado constituye la

solución más adecuada para resolver ese problema.

La justificación del proyecto debe basarse en razones

lógicas que respondan al diagnóstico y a las condicio-
nantes externas. Lo principal es explicitar el por qué del
proyecto y lo que sucedería con la situación de no darse
intervención sobre ella. El justificar o fundamentar un
proyecto tiene que ver con el sentido en el que se orien-
tan los esfuerzos, así como con la relación entre la
propuesta y la realidad desde la que lo abordamos.

06
1. Delimitación conceptual / Población y localización

c. Población beneficiaria y localización

Al diseñar un proyecto surge la pregunta: ¿a quiénes

está dirigido? La respuesta nos arrojará el grupo objetivo
hacia el cual desarrollaremos la propuesta; es decir, a sus
beneficiarios.

Al determinar ésta población diferenciaremos tanto a los

beneficiarios directos como a los indirectos.

También es necesario caracterizar debidamente a la

población objetivo rescatando fielmente la percepción
que esa misma población afectada tiene del problema
detectado o de la necesidad insatisfecha, de las formas
de solucionarlo y de las consecuencias de no hacerlo.

Finalmente, se debe localizar el proyecto; es decir,

determinar el emplazamiento o área donde se ubicará.
Esta localización puede hacerse a un doble nivel:

• a) Macrolocalización: la ubicación geográfica del

proyecto dentro de un entorno espacial más grande.

• b) Microocalización: un lugar o zona específica, identi-

ficado dentro de un conjunto espacial más concreto.

07
1. Delimitación conceptual / Objetivos

d. Objetivos

Una vez observada la realidad más inmediata debemos

definir el objetivo que proyectamos a futuro: el sentido
de nuestra acción sumado a los contenidos (del proyec-
to) planificados para alcanzar el propósito que de inicio
nos planteamos como logro (imagen futura).

• Objetivo general: Concretamente, éste debe relacio-

narse directamente con el problema detectado: lo
que intenta solucionarse a través del proyecto.

• Objetivos ospecíficos: una vez determinado el ¿qué?,

mediante la definición del objetivo general, debemos
responder el ¿cómo?, una pregunta que nos ayudará
a configurar los objetivos específicos de nuestro
proyecto: aquellos que nos darán las pautas de desa-
rollo mediante las cuales cumplimentaremos nuestro
objetivo general.

No es sencillo determinar objetivos generales o específi-

cos. Es aconsejable revisarlos y reformularlos antes de
darlos por establecidos. Un objetivo es un orientador de
acciones, por lo que uno mal formulado puede conver-
tirse en un factor negativo que limitará o anulará el alca-
nce y efectividad del proyecto.

08
1. Delimitación conceptual / Metas

e. Metas

Para que los objetivos no resulten ser simples declara-

ciones de intenciones y no quede claro cuáles son los
logros específicos a alcanzar con el proyecto, es necesa-
rio traducir dichos objetivos a metas.

Las metas son objetivos cuantificados: cuánto, cuándo y

dónde se realizarán éstos para poder definir claramente
las actividades e insumos necesarios para lograrlos. Por lo
tanto, las metas incluyen datos concretos sobre:

- La cantidad: ¿Cuánto se realizará?

- La calidad: ¿en qué grado y forma se alcanzará?
- El tiempo: ¿enqué plazo se alcanzará?
- El lugar: ¿dónde se realizara?

Para definir metas realistas debemos considerar:

• La correspondencia con los objetivos específicos.

• La coherencia con los recursos y el tiempo disponibles.

• La correspondencia de los objetivos específicos con el

objetivo general.

• La relación del objetivo general con el problema diag-

nosticado.

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2. Descripción metodológica / Planificación, Cronograma, Roles y funciones
a. Planificación: secuencia de actividades y tareas
La planificación del proyecto es un conjunto de proced-
imientos que usamos para alcanzar el objetivo que quer-
emos lograr, en forma flexible, propositiva, creativa,
participativa y dinámica, dándole viabilidad y sustentab-
ilidad a nuestro proyecto.
Lo que materializa la realización de un proyecto es la
ejecución secuencial e integrada de diversas activi-
dades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha
de indicar de manera precisa y concreta cuáles son las
actividades que hay que ejecutar para alcanzar las
metas y objetivos propuestos. A su vez, para cada activi-
dad deberán definirse una serie de tareas concretas que
involucran su realización. Debe explicitarse, entonces, la
forma en que se organizan,suceden, complementan y
coordinan las diferentes tareas.
b. Cronograma
Al definir las diferentes actividades y tareas de nuestros
objetivos, lo ideal ahora es acercarnos aún más al
proyecto preguntándonos ¿cuándo? de esta forma
podremos ordenarlas en el tiempo. esto nos será de
utilidad en la implementación del proyecto, evaluando
su cumplimiento o la necesidad de establecer posibles
ajustes. El diseño del cronograma permitirá estar en
permanente interacción con las actividades como un
conjunto, es decir, nos permitirá realizar un seguimiento
de cada una de ellas en sí misma y en su relación con
todas las actividades propuestas. Distinguimos en el
tiempo ciertos plazos que pueden ser de corto, mediano
y largo alcance. Esto se hace necesario para poder ver
cómo estamos llevando a cabo nuestras tareas, cuál es
el logro y grado de cumplimiento del objetivo y, por
ende, de nuestro proyecto en el tiempo presente y
cuáles serán los ajustes que deberemos realizar hoy para
el cumplimiento de mañana. Asimismo, hay que tener
claro que podemos tener algunos imprevistos que
pueden afectar las actividades que teníamos planifica-
das. Por ello, es necesario entender que lo principal será
nuestro objetivo y que las actividades que planifiquemos
ayudarán a lograrlo, pero éstas pueden tener modifica-
ciones que intentaremos siempre poner en positivo,
buscando las oportunidades y tomando las dificultades
como nuevos caminos a recorrer y no como finales antic-
ipados
c. Roles y funciones
Después de definir las actividades y las tareas, debemos
preguntarnos quiénes serán los encargados de cada
una de ellas; es decir, definiremos los responsables y las
funciones que tendrá cada integrante en nuestro equipo
de trabajo.
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3. Presupuesto / Nociones generales
Nociones generales
Debemos entender el presupuesto como la organización
y valuación de todos los recursos necesarios -desagrega-
dos en rubros/tipos de gastos- para cada una de las
etapas/actividades del proyecto y responder a estas
preguntas nos ayudará a organizar nuestro presupuesto:
• ¿Qué necesito? Es importante determinar cuales son las
necesidades de bienes y servicios (recursos en general),
dentro de cada una de las tareas a cumplir para cada
actividad del proyecto, haciendo énfasis en el análisis
de gastos y detectando todas y cada una de las necesi-
dades en cada tarea.
• ¿Cuánto necesito? Es igualmente importante determi-
nar la cantidad necesaria de cada bien y/o servicio a lo
largo del proyecto y para cada tarea.
• ¿Cuánto valen los bienes y servicios que necesito?
Debe asignarse valor a cada uno de los bienes y servicios
requeridos (cotizar el total de recursos para el proyecto)
cuidando que el monto asignado a cada item sea
vigente (precio actual) y esté de acuerdo al estándar
del mercado.
• ¿Cómo obtengo los recursos? En lo que hace a
proyectos culturales, normalmente se consideran 3
fuentes de financiación, siendo:
a) El Estado, el primer o principal financiador a través de
aquellas instituciones vinculadas con el quehacer cultur-
al a nivel nacional o subnacional.
b) Recursos propios. Todos aquellos recursos tangibles e
intangibles que aporta la institución o el grupo respons-
able del proyecto, asignándole valor a todos los recursos
existentes y, especialmente, a quellos recuersos que gen-
eralmente no implican erogación directa de dinero.
¿Cómo se valúan? Se valúan de acuerdo al precio de
mercado. Por ejemplo: un local propio, por su valor de
alquiler; maquinaria, por su alquiler o precio de venta
(más su mantenimiento); las horas de trabajo, por el
precio que se paga en otras instituciones.
c) Recursos de terceros. Son aquellos recursos en efecti-
vo, en materiales o implementos que son obtenidos a
través de personas o instituciones terceras que aportan
y/o apoyan el proyecto. Para asignarles valor (en caso
que no sea dinero), se valúan al igual que los recursos
propios.
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3. Presupuesto / Técnica por rubro o tipo de gasto
Presupuesto por rubro o tipo de gastos
A través de esta técnica se discriminan todos los gastos
necesarios para la elaboración y ejecución de un
proyecto atendiendo a las características particulares de
cada uno. A continuación, una breve descripción de la
clasificación de gastos.
Rubros o tipos de gastos
• Recursos humanos. Son todos los gastos relacionados
con los servicios personales que requiera el proyecto. Se
valúa en horas/hombre de acuerdo a aranceles profe-
sionales o media de costes en el mercado de trabajo (es
crucial calcular la totalidad de tiempo necesario -en
horas- para cada una de las actividades a desarrollar, y
por por cada uno de las personas que intervengan en el
desarrollo del proyecto).
• Equipamiento / Infraestructura / Indumentaria / Equipo
/ Instrumentos. Son todos los gastos proyectados por la
adquisición, acondicionamiento y mantenimiento de
maquinarias, herramientas, equipamiento técnico, indu-
mentaria, instrumentos e inmuebles necesarios para
cumplimentar el objetivo principal del proyecto y se los
valúa por su valor real de mercado.
• Insumos / Materiales o Gastos de producción. Son
todos los gastos periódicos relacionados con cada una
de las tareas del proyecto (talonarios de entradas, segu-
ridad, alquiler de vallas, segundaje televisivo o pases
radiales, etc.). Es importante valuarlos al detalle y con la
mayor exactitud posible, en las cantidades correctas y a
valor actualizado de mercado.
• Transporte / Comunicación. El rubro transporte detalla
todos los gastos que implica el traslado de personas,
equipamientos y materiales para cada una de las activi-
dades contempladas en el proyecto (por distancias,
cantidad de viajes y tipos de transporte, a precios de
mercado). Los gastos de comunicación se discriminan
en a) interna (entre los integrantes del proyecto: tarjetas
telefónicas, internet, etc.) y b) externa (aquella vincula-
da a los gastos de promoción y difusión de actividades
del proyecto). Toma en cuenta los gastos de impresión,
diseño, producción y distribución de materiales (diseño
de afiches, grabación de jingles, filmación y edición de
videos, etc.).
• Derechos y Servicios. Comprende el pago de Dere-
chos de Autor y Propiedad intelectual (cuyos costos de
registración están previamente determinados por el
SENAPI y, en el caso de pago de Regalías, por Socie-
dades de Gestión colectiva como ABAIEM) y de Servicios
corrientes (por ejemplo: energía eléctrica para un con-
cierto al aire libre, adquirida de ELFEC).
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3. Presupuesto / Técnica por rubro o tipo de gasto

• Gastos varios y de Administración. Son todos aquellos

gastos de organización y registro del proyecto no con-
templados en la tipificación anterior (legales, papelería,
insumos de limpieza, etc.).

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