LES TECHNIQUES ADMINISTRATIVES

Objectifs du cours
Ce cours de techniques administratives vise à donner aux étudiants de
master 1 des outils techniques des méthodes en vue de les aider à bien rédiger
des documents administratifs qui respectent les normes. Cela suppose une
connaissance de la langue française, une maitrise des techniques de rédaction
administrative. A la fin de ce cours, les étudiants devraient être capable de :
- Rédiger correctement une lettre de motivation, accompagner un CV.
- Faire efficacement un compte rendu de réunions et missions et de
tout autres activités.
- Rédiger parfaitement une note de service et d’information.
CHAPITRE 1 : LA REDACTION D’UNE LETTRE DE MOTIVATION

INTRODUCTION
Si vous envisagez obtenir un emploi, une vacation la lettre de motivation est
sans doute l’élément décisif qui vous permet d’être retenu à un poste ou
compétissent plusieurs candidats ayant le même profil. Dans ce cas il faut
attirer l’attention de l’auditeur en quelques lignes et lui donner le désir de vous
rencontrer grâce à une lettre courte, sincère, percutante, tonique.
I/ LA REDACTION DE LA LETTRE
1/ LE TRAVAIL PREPARATOIRE
Avant d’écrire sa lettre, il serait sage de s’informer sur l’entreprise (ses
prestations, sa taille, sa situation géographique, sa réputation, ses difficultés…)
peut être aussi faudrait-il chercher à connaitre le nom et la fonction du
destinataire de la lettre. Votre lettre étant votre premier contact avec votre
recruteur, elle doit tout de suite l’impressionner en étant soigner, organisée et
valorisante.
2/ LA METHODE DE REDACTION ET LA PRESENTATION MATERIELLE DE
LA LETTRE
a/ La méthode
Par méthode nous pensons à comment composer sa lettre. Elle doit obéir aux
points ou à la démarche suivante :
- elle doit être concise, précise et claire ;
- elle doit être organisée en paragraphes (4) ;
- il ne faut pas parler uniquement de soi mais aussi de l’entreprise (ses
points forts)
- il faut veiller à l’orthographe et à la grammaire car une lettre truffée
de fautes va sans doute irriter le recruteur.
b/ La présentation matérielle de la lettre (voir support)

II/ QUELQUES TYPES DE LETTRES DE MOTIVATION ET LEUR STRUCTURE

1/ LA REPONSE A UNE PETITE ANNONCE
Ce type de lettre est la réponse à de petites annonces publiées par des
entreprises ou cabinets de recrutement. Elles ont l’avantage de définir les
profils recherchés et les conditions offerts aux candidats.
EXEMPLES D’ANNONCE

Société Etoile d’Afrique, située à Bangui recrute des gestionnaires ayant un

BAC +3, organisé, rigoureux ayant un sens du contact. Une maitrise des outils
informatiques est nécessaire. Merci d’adresser une lettre de motivation au
directeur des ressources humaines(DRH).

La rédaction d’une telle lettre est simplifiée car le profil du candidat est
présenté. La lettre s’organise comme suit en quatre paragraphes :
- Dans le premier paragraphe, il reprend certains détails de l’annonce
(éléments du profil) et indique également la source de l’annonce.
- Dans le deuxième paragraphe, il met l’accent sur les données de
votre profil (formation, expérience, qualité personnelle…). C’est à ce
niveau que vous faites ressortir les rapports entre votre profil et celui
du candidat recherché.
- Le troisième paragraphe annonce votre CV et votre proposition de
rencontrer l’employeur.
- Le quatrième paragraphe se rapporte à la formule finale dite formule
de politesse.
 2/ LA CANDIDATURE SPONTANEE
Ici le principe est simple. C’est vous qui proposez vos services à une entreprise.
Celle-ci n’a peut-être pas de poste vacant au moment où vous lui écrivez ou elle
recrute mais ne fait pas appel aux annonces pour des raisons suivantes :
- Le poste à pouvoir ne fait pas l’objet d’une campagne de
recrutement ;
- L’entreprise ne souhaite pas que ses concurrents sachent qu’elle
recrute.
L’entreprise dispose d’un vivier de candidatures spontanées dans lequel elle
peut puiser pour trouver le candidat souhaité. Ce vivier de candidature
s’appelle « le marché caché »

** structure de la candidature spontanée

La démarche est un peu différente puisque vous ne savez pas précisément quel
genre de candidat peut intéresser l’entreprise. Dans ce cas votre lettre doit
seulement expliquer qui vous êtes et en quoi vous pouvez être une valeur sure
pour l’entreprise.
La structure de la lettre se présente comme suite :
- Dans le premier paragraphe, le candidat exprime la raison pour
laquelle il a choisi de contacter cette entreprise. C’est ici on montre
qu’on est informé sur l’entreprise.
- Dans le deuxième paragraphe, il faut mettre en relief vos points forts
en fonction des activités de l’entreprise et du poste que vous visez.
- Dans le troisième paragraphe, vous annoncez votre CV et vous
suscitez un entretien
- Dans le quatrième paragraphe, vous prenez congés de votre
recruteur par une formule finale.
3/ LA LETTRE DE STAGE
Elle consiste à adresser une à une structure non pas pour être embaucher mais
dans le but de faire connaissance avec le monde du travail.
On distingue plusieurs types de stage :
- Le stage pour la mise en pratique des connaissances ;
- Le stage d’observation
 - Le stage de perfectionnement ou de renforcement de ses
compétences ;
- Le stage de mise à niveau.
En ce qui nous concerne il s’agira de voir comment rédiger une lettre de stage
pour la mise en pratique de ses compétences théoriques. Ce type de lettre se
présente comme suite :
- Dans le premier paragraphe, le candidat indique les études suivies, le
diplôme préparé et le motif du stage. Il faut éventuellement indiquer
la durée du stage.
- Dans le deuxième paragraphe, le candidat explique la raison qui l’a
poussé à choisir l’entreprise, le lien entre son activité (l’entreprise) et
ses études. S’il y a déjà une expérience de stage il doit en parler dans
ce paragraphe. C’est à ce niveau qu’il doit montrer sa bonne volonté
pour qu’il soit recruté car bien souvent le stagiaire est une charge
pour un service puisqu’on doit l’informer et lui expliquer certaines
choses.
- Dans le troisième paragraphe, vous annoncez votre CV.
- Dans le quatrième paragraphe, vous terminez par une formule finale
dite formule de politesse.
CHAPRITE 2 : QUELQUES NOTES SUR LE CV
Document important CV retrace le parcours du candidat (scolaire, académique,
professionnelle…). C’est l’élément clé de la recherche d’emploi dont la bonne
présentation peut augmenter les chances d’être recruté.
Ce cours va montrer les rubriques et la présentation du CV.
I/ LES RUBRIQUES DU CV.
1/ L’ETAT CIVIL
Il doit composer les éléments essentiels
- Noms et prénoms (sans être précédé par Mr ou Mme)
- Date de naissance (suivie de l’Age)
- Situation matrimoniale (célibataire, marié, divorcé, veuf)
- Contact téléphonique et adresse électronique.
2/ LA FORMATION
Dans cette partie, le candidat indique les études suivant (diplôme obtenu,
année d’obtention)
3/ L’EXPERIENCE PROFESSIONNELE
Cette rubrique est nécessaire lorsque le candidat a une expérience
professionnelle. Elle permet d’exposer vos compétences dans un type de poste
occupé.
4/ LES CONNAISSANCES LINGUISTIQUES ET INFORMATQUES
Dans cette partie le candidat peut indiquer les langues étrangères qu’il parle
couramment.
5/ VOS CENTRES D’INTERET
Ici le candidat indique ses activités extra académiques ou professionnelles
(loisirs, sport, lecture, voyage, music…)
6/ LA PHOTO
A droite en haut, de préférence couleur.
7/ LA DATE
Le CV doit être daté pour montrer au recruteur qu’il est actualisé ou récent en
bas à droit.
II/ LA PRESENTATION DU CV
Le CV comporte deux styles de présentation en générale.
1/ LA FORME CHRONOLOGIQUE
Elle consiste à présenter son parcours (formation, expérience) du plus ancien
au plus récent.
Exemple :
2004-2005 : CEPE
2009-2010 : BEPC
2014-2015 : BAC
2017-2018 : LICENCE
2/ LA FORME ANTI CHRONOLOGIQUE
C’est le style qui conseillé. Il consiste à partir du plus récent au moins récent. Il
a l’avantage de mettre l’accent sur cet est récent dans votre parcours.
Exemple : (exemple 1 inversé).
CHAPITRE 3 : LE COMPTE RENDU
De plus en plus ce document est réclamé à des personnes exerçant des
responsabilités chargées de diffuser des informations à d’autres personnes.
Pour définir, c’est la retransmission fidèle des propos, des décisions, de
résolutions prises au cours d’une réunion, d’une séance de travail ou de toute
activité. On parle de compte rendu de réunion, de séance de travail, de
conférence ou même de mission.
I/ LES CARACTERISTIQUES DU COMPTE RENDU
C’est un travail de synthèse. Il exige de son rédacteur certaines dispositions
suivantes :
- Une part importante d’objectivité ;
- L’élimination d’une quelconque implication personnelle ;
- Une qualité d’écoute indispensable ;
- La fidélité dans la transmission des propos tenus.
Ces caractéristiques sont importantes parce que le compte rendu est un
document qui fait foi et qui engage la responsabilité des uns et des autres.
II/ LES OBJECTIFS DU COMPTE RENDU
On peut les classer au nombre de cinq :
1/ POUR LES ABSENTS
Toute réunion ne réunissant pas tout le monde, le compte rendu est donc faire
pour ceux qui étaient absents.
2/ POUR RAVIVER LA MEMOIRE DES PARTICIPANTS
Apres une réunion, il est possible d’oublier certaines décisions à cause d’un
défaut de mémoire. C’est dans ce cas que le compte rendu est important pour
raviver la mémoire.
3/ POUR FOURNIR UN OUTIL DE TRAVAIL
C’est un outil de travail parce qu’il permet à chacun d’être imprégner de toute
décision prise dans le d’une réunion de travail par exemple.
4/ POUR CREER UNE MEMOIRE ECRITE
On parle de mémoire écrite parce que le compte rendu peut servir de boussole
pour des expériences futures.
 5/ POUR RENFORCER LA COHESION INTERNE
Le compte rendu peut renforcer la cohésion dans un service entre les membres
ou le personnel. Il peut leur permettre de regarder dans la même direction.
III/ COMMENT PRESENTER LE COMPTE RENDU
1/ LA STRUCURE FORMELLE
Dès la première page, le compte rendu doit faire ressortir les informations
utiles suivantes :
- Le titre du compte rendu (compte rendu de la réunion de service du
20 octobre 2018) ;
- Le lieu de la rencontre (salle de conférence, bureau du chef de
service…) ;
- L’heure de début et de fin de la réunion ;
- L’ordre du jour ou le thème de la conférence ;
- Les noms et prénoms des participants, des absents, des excusés (si
possible ou nécessaire.)
2/ LA REDACTION DU COMPTE RENDU
A/ Introduction
Elle précise où, quand et pourquoi la réunion ou la rencontre s’est tenue.
Exemple : le samedi 20 octobre 2018 de 10h30 à 13h40 s’est tenue dans la salle
de conférence de l’UNESCO sis à Abidjan une réunion de service de gestion
humanitaire de ladite institution. Etaient présents, absents, excusés les
personnes dont les noms figurent en annexe.
B/ Développement
Il consiste à développer l’ordre du jour de la réunion ou du thème de la
conférence présentée. Pour y arriver, il faut se servir des temps du passé (passé
composé, passé simple, plus que parfait). Le rédacteur doit être plus précis
possible et passer d’un point à un autre par des transitions subtiles et
élégantes.
Exemple : prenant le premier la parole, le secrétaire de séance a remercié tous
les participants pour leur présence. Il informa l’assistance des points à l’ordre
du jour et pria chacun de veiller à ce que la réunion se déroule dans une belle
atmosphère avant de passer la parole au président de séance…
 C/ CONCLUSION
Cette partie (brève) se termine toujours par une formule qui indique
l’épuisement ou l’ordre du jour ainsi que la levée de la séance.
Exemple : L’ordre du jour étant épuisé, la séance fut par le président après
avoir remercier les participants pour leur présence.
CHAPITRE 4 : LA NOTE DE SERVICE
INTRODUCTION
C’est un document administratif sous d’un ordre à exécuter qui sert à faire
passer une information au sein d’un service. Le but est de mettre tout le
monde au même niveau d’information en vue de pousser à l’action.
I/ LES RUBRIQUES DE LA NOTE DE SERVICE
1/ L’EMETTEUR
C’est celui qui émet la note. Il indique son nom et prénom et sa fonction (M.
Koffi Jean, chef de service gestion humanitaire)
2/ LE/LES DESTINATAIRES
Ce sont ceux à qui la note est destinée. Exemple : A tout le personnel de
service gestion humanitaire.
3/ LE TITRE ET LE NUMERO DE LA NOTE
Exemple : Note de note 0248 (numéro d’ordre)
4/ LE LIEU ET LA DATE D’EMISSION
5/ L’OBJET
Exemple : Réhabilitation du service gestion humanitaire
6/ LA SIGNATURE
Elle est obligatoire parce qu’elle certifie de sincérité et la crédibilité de la note.
II/ LE CORPS DE LA NOTE
Sur une page maximum elle se structure autour des points suivants :
1/ LE TON
Il est direct, injonctif mais courtois. L’émetteur cherche à faire passer
l’information en usant d’un ton qui convient.
2/ LE STYLE D’ECRITURE
Concise, précise, la note doit se limiter à l’essentiel. Le vocabulaire doit être
précis et le ton verbal doit pousser à l’action.
Exemple : il est demandé….. ; Vous êtes prié de…. chacun doit prendre toutes
les dispositions possibles….