目 录

1、 集团公司档案管理网络图 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙

1
2、 档案管理制度 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙

∙∙ 2

1. 集团公司档案管理办法 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
2
2. 档案分类与档号编制规定 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
13

3. 二级公司档案管理的补充规定 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 23

4. 投资管理档案管理规定 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
29
5. 营销贸易类档案管理规定 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
31
6. 财务档案管理规定 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
35

7. 图书、报刊、音像资料、软件管理规定 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 40

三、档案管理工作职责与整理规范 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 42

1. 集团公司档案管理员工作职责 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 42
2. 二级公司档案管理岗位工作职责 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 43

3. 集团公司职能部门兼职档案管理岗位工作职责 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 44

4. 档案整理工作规范 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
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4、 附录 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙

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1. 中华人民共和国档案法 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙
57
2. 上海市档案条例 ∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙

∙ 60
 集团公 司档 案管 理网 络图

分管副总裁

总经理办公室

档 案 室

各
分、
董 监 各 党 子
事 事 职 群 公
会 会 能 组 司
部 织
门

兼
职
董 监 兼 党 档
事 事 职 群 案
会 会 档 组 员
办 负 案 织
公 责 员 负
室 人 责
人

1
 中国 高科 集团 股份 有限 公司 档案 管理 办法

为加强集团公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提
高档案管理水平，特制定本管理办法。

第 1章 总 则

第一条 为了加强集团公司档案管理，有效地保护和利用档案，为集团公司的经
营和发展服务，进而带动集团公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档
案法》及其实施办法，结合本集团公司实际情况，制定本管理办法。
第二条 集团公司的档案管理分为集团公司和二级公司两部分。集团公司的档案
是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保
存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级公
司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形
成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的
历史记录。
根据集团公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作
为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理
类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案
类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。各二级公司参照执行。
第三条 集团公司及二级公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的
方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护集团公司及
二级公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展集团公司的事业服务。
第四条 集团公司和二级公司的档案工作是集团公司及二级公司各项管理工作
的重要组成部分，纳入集团公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职
能、人员编制和经费适应整个集团公司档案工作发展的需求。

第 2章 管理体制与职责

第五条 集团公司应设置专人专岗负责档案管理工作，二级公司可参考总部，
根据公司自身的情况设立专岗对档案进行管理。
集团公司的档案工作在主管副总裁的领导下，实行档案工作集中统一管理。总裁
办是集团公司档案工作的行政管理部门，对档案工作实行统一管理，统筹规划、组织
协调、统一制度；同时又是收集、保管集团公司档案和提供利用服务的职能部门，并对
各部门立卷归档工作进行指导和监督。
二级公司的档案工作在主管总经理的领导下，实行档案工作集中统一管理。其方
法可参考集团公司执行。
第六条 集团公司及二级公司均应明确一名公司领导分管本公司档案工作，在
各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内
的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整
理好的档案移交档案室。
第七条 本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各
类档案为：
（一）总裁办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、
声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。
（二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档
案由人力资源部负责该档案的保管和利用。
（三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、
积累、整理和归类。
（四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集
积累、整理和归类。
（五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和
归类。
（六）法务部负责监督类中法律事务档案的收集、积累、整理和归类。
（七）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和归类。
注：监事会、党群工作档案由监事会、党群组织负责人收集、积累、整理和归类。
二级公司可参照总部的责任办法，制定公司内部各部门档案管理职责。
第八条 归档时间
（一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料
收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。
（二）科研或产品项目：对于形成周期不长的课题研究或产品研制，可按项目结
束时间归档；也可按工作阶段归档，是指当一项科技、生产活动按其工作程序完成一
个阶段后，即将该阶段形成的科技文件归档。
（三）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件
材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。设备档案应保证
该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。
（四）基建项目：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档
工作。工程项目验收结束后 6 个月内移交档案室。
（五）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底
前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。
（六）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将
其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。
（七）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集
整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。
（八）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要
数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交档案室归档。
（九）二级公司当年的文件资料于次年由二级公司自行归档并留本公司提供利用，
在后年的第一季度内上缴集团公司。
第九条 为完善集团公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档
案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。
本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗
位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。各部门、各二级公司必须认真贯彻
执行，不得违反。

第三章 档案管理队伍建设及培训

第十条 根据集团公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，集团公司应配备
-3-
具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各公司档案管理人员在上岗前
须经过档案岗位培训。培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民
共和国档案法实施办法》
、《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性 文
件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。以上各部门及各公司档案管理人员在培
训结束时均须参加档案管理业务知识考核，并通过考核，方具备上岗资格。
第十一条 集团公司及二级公司档案管理人员在职称及福利待遇上享受与其他管
理人员同等的待遇。

第四章 文件材料的形成与归档

第十二条 文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入集团公司经营管理、基
本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作
时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责
作为各部门季度或年度考核的依据之一。
第十三条 为了加强对公司设备管理，将固定资产中设备建档范围定为单位价值在
2 万元以上（含 2 万元）的设备要立卷归档。

第十四条 凡集团公司的员工在经营管理、外事、以及党政管理等各项工作中形成的
具有保存价值的文件材料，在下一年度内均应向档案管理部门移交入库归档，上一年
度的档案资料任何人不得私自占有。
第十五条 集团公司员工在工作变动和离退休时，必须将属于归档范围（上述第十
四条）的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。
第十六条 文件材料一般归档一份，重要的或经常使用的可归档数份。
第十七条 归档要求
（1） 归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限（保

管期限分永久、长期〈25~50 年〉、短期 〈10~15 年〉三种），填写移交清单，履行交接手

续；
（二）归档的文件资料须制成材料优良、符合规定、字迹线条和图像清晰，手稿须用
碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订应符合档案保护的要求；
（三）归档的文件资料应是原件（文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整）。
（四）档案的装具采用国家标准的科技档案卷皮、卷夹、卷盒和表式。会计档案按照
会计档案的凭证、帐册、报表分类组卷,采用会计凭证、帐册盒。

第 5章 档案的保管及库房管理

第十八条 集团公司各类档案由总部档案室库房集中统一保管。二级公司按规定未
到移交期的各类档案由二级公司集中统一保管。保持归档文件的完整、系统、准确的反
映集团公司及二级公司各项经营管理活动的面貌，符合统一规范。
第十九条 集团公司及二级公司档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接
收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管。

-4-
 第二十条 对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物 ,发现霉变、破损等情
况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。
第二十一条 档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。
第二十二条 为确保档案的安全和有效提供利用，集团公司实行档案库房与办公室、
阅览室三分开；档案库房须保持适宜的温、湿度，同时必须具备防火、防盗、防光、防虫
等应急安全措施。二级公司应参照总部的标准，配备相应的档案管理硬件设施，确保
档案管理工作顺利开展。
第二十三条 严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。
第二十四条 档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。 档案
库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。

第 6章 档案的密级设定与保密

第二十五条 集团公司的档案分为内部级和保密级二大类；保密级档案的密级由
低到高依次分为：秘密级、机密级、绝密级。按国家有关规定，保密期限原则上为 15 年
以内。具有一定密级的档案在超过保密时效后，自动解密——密级下调一个等级。
第二十六条 档案密级的设定由各归档部门经理与档案管理员协商决定，并报主
管副总裁审核。
第二十七条 密级档案的查阅、借阅需经指定负责人批准后方可办理查阅、借阅手续
与利用目的无关的密级档案资料不得查阅、借阅。
第二十八条 销毁档案文件,必须严格履行批准手续。销毁时要严格检查、严格控制销
毁现场，防止失密、泄密。
第二十九条 未经公司领导批准，不得多制和摘抄密级档案。
第三十条 确定秘密级以上的档案，必须严格保管。
第三十一条 密级档案要经常查对，发现丢失要及时报告有关部门处理。
第三十二条 对故意遗失档案或故意泄密者，必须依法追究责任。

第 7章 档案的借阅与利用

第三十三条 集团公司内部级档案资料向所有员工开放，提供档案信息的利用，为
公司经营发展服务。需要查阅时应向总裁办档案管理人员办理查阅手续，查阅本部门
内部级档案填写档案借阅登记表；查阅相关部门内部级档案，还需填写借阅申请单，
详见档案借阅审批流程。
第三十四条 档案查阅完毕，须及时归还，档案的借阅期限一般为一周，若有特殊
原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理需借手续。档案管理人员应及时催缴，
以免档案材料遗失。
第三十五条 不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。非档案管
理人员不得随意进入档案库房，档案管理人员不得将档案带到室外，不得和外人谈论
库内情况。二级公司内部级档案向所有该公司员工开放，手续可参照上述办法执行。
第三十六条 保密档案的借阅规定
（一）凡借阅行为应在档案阅览室进行，任何人未经允许不得将保密档案带出档案
-5-
室外。如有特殊情况需借出档案库房，必须在借阅手续中注明。
（二）集团公司各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。具体程序为：填写
借阅申请单，经本部门经理签字并报分管领导批准后，向档案管理人员办理查阅手续
并查阅。
（三）查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十六条第二点的手
续外，还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。查阅财务、
投资类的保密档案以及其他绝密级的档案必须统一经总裁批准。
（四）摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制，应在查阅申请单中复制栏
内加以说明（批准程序同上），并由档案管理人员负责操作，在复制件上加盖“集团
公司档案室”的标识章后，方为有效。
（五）二级公司保密档案的查阅、复制办法可参照集团公司的规定执行。
第三十七条 外单位来集团公司调阅档案，必须持组织介绍信，写明查阅内容，
由相关部门经理签字并经集团公司行政副总批准后，方可查阅。
第三十八条 党委档案只限党委领导查阅，其他部门不得调阅。外单位需调阅须经
党委书记批准。
第三十九条 借阅人员必须爱护好档案。
（一）查阅档案的人员，必须爱护档案材料，维护档案的完整、清洁并注意摘录或
复制材料的安全和保密。
（二）档案管理人员对调阅的档案材料，必须做到手续清楚，归还时详细检查，如
有损坏、拆散、失窃等情况，应及时向总裁办领导汇报追查处理。
第四十条 档案管理人员应严格遵守本制度以及其他档案相关制度。如有违反，
将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚；情节严重的，将赔偿经济损失，辞退
直至追究法律责任。
第四十一条 凡单位或个人赠给总部的档案，集团公司按有关规定给予表彰和奖
励外，该单位或个人还享有该档案的无偿优先利用权。

第 8章 档案的统计

第四十二条 档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。
第四十三条 档案数量统计：
（一）对本公司案卷按档案的门类分别进行数量统计；
（二）对档案破损情况进行统计；
（三）按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。
第四十四条 档案利用效果统计：
（一）档案借阅人次、卷次统计；
（二）档案利用社会效果、经济效果统计。

第 9章 档案的鉴定与销毁

第四十五条 档案库房的档案鉴定、销毁工作由集团公司主管副总裁组织档案管理
部门和有关业务部门组成工作小组实施，鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严
”的原则。
第四十六条 档案库房销毁的档案，指己过保管期限案卷，经过鉴定确认无保存价
值的档案材料。
-6-
 第四十七条 档案需销毁时，应由档案管理人员提出初步书面意见，经工作小组提
出鉴定销毁意见，由档案管理人员负责编制销毁清单，经主管领导审批后执行。
第四十八条 对批准销毁的档案，只能化为纸浆或焚毁，不能出卖或作其他用途。
第四十九条 销毁档案时，应派两人监销。销毁后，监销人员应在销毁清单上注明
“已销”字样和销毁日期及销毁方式，并签名以示负责。
第五十条 销毁清单应一式两份，一份交档案室归档，一份交上级主管领导。

第 10章 奖 惩

第五十一条 对于在档案的收集、保管、提供利用和档案编研、管理等方面做出显著
成绩的部门或个人，每年年底组织专项评比工作，由档案管理部门汇总材料报请集团
公司领导给予表彰和奖励。
第五十二条 各部门、各二级公司的档案工作列入对部门、公司负责人、兼职档案管
理员的绩效考核内容。
第五十三条 有下列行为之一者，由集团公司档案管理部门、相关主管部门责令限
期整改，并视不同情节，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员报请集团公司领
导给予行政处分；构成犯罪的，提请司法机关追究其刑事责任。
（1） 损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（2） 涂改、伪造档案的；

（3） 擅自出卖或转让档案的；

（4） 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国的；

（5） 将职务活动中形成的应归档的文件、资料占为己有，拒不归档或不
按规定期限向档案管理部门移交档案的；
（六）将具有一定密级的公司内部档案文件内容对外泄密，甚至造成集团公司损失
的。

第 11章 经 费

第五十四条 集团公司及各公司档案工作的经费，纳入集团公司财务管理的年度计
划中，保证档案工作的正常开展。
第五十五条 各门类档案的归档所需经费从各相关业务的经费中支出。
第五十六条 档案人员培训经费由人力资源部教育经费中支出。

第 12章 验 收

第五十七条 集团公司在每年年底对总部及各二级公司当年的档案管理工作进行验
收。验收主要从以下几个方面进行：
（一）档案管理工作的领导负责制以及专人专岗的推行落实情况；
-7-
 （二）根据制定的档案管理岗位职责，对集团公司和各公司的档案管理情况进行评
定；
（三）检查集团公司及各公司档案管理制度的制定情况，是否达到制度配套、齐全；
（四）档案归档的落实情况：
1．完整、齐全度：

主要按照相关档案及其二、三级类目的归档范围进行检查，看归档文件是否按照归
档范围进行归档，以及是否有所缺损，并如何解决。
2．归档档案的质量：

（1）文件、案卷的装订的质量：
每份文件是否已去除所有金属装订物，纸张是否折叠整齐，页面是否清楚、无污等。
（2）卷内文件目录的质量：
每一卷档案是否均备有卷内文件目录，目录编写是否清楚，有无遗漏卷内文件，目
录中档号是否与文件上的档号相一致等。
（3）卷内页码的质量：
每卷档案是否均编有流水页码，每页的页码是否清晰无误等。
（4）档号的质量：
每份文件是否均编有相对应的独立且唯一的档号。档号的编制是否符合档号编制
规范的要求，以及档号的书写是否清晰可辨等。
一般完整的验收程序如下：
首先，由集团公司及各二级公司主要档案管理人员向集团公司提交档案管理年度总
结报告，请求对集团公司及各二级公司的档案工作进行评审验收。集团公司接受报告
后，组成一个验收组，由主管档案工作的领导和在集团公司中形成各项档案的现行工
作负责人员组成。随后，即召开验收工作会。其验收过程为：首先验收组听主要档案管
理人员对于当年档案工作的情况小结，然后，验收组根据上述验收准则进行认真、细
致的检查（检查可采用抽样形式）。档案人员对于在检查中发现的问题应及时进行记
录，并于验收工作结束后立即实行整改。
在验收组对集团公司或各二级公司的档案工作进行了较为全面的审查后，由验
收组对该项工作作出最后的评审验收结论，并在集团公司内部以简报形式向各部门及
各二级公司通报该次档案工作的验收情况。至此。归档档案验收工作告一段落。

第 13章 附 则

第五十八条 本实施办法适用于中国高科集团股份有限公司总部及各二级公司的档
案工作。
第五十九条 各二级公司可根据本办法，结合公司实际情况，制定相应档案工作
制度报该公司总经理办公室备案。
第六十条 本实施办法由集团公司总裁办负责解释。

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附件：
1．档案借阅审批流程

2．档案查阅申请单

3．档案借阅登记表

附件 1

档案借 阅审 批流 程

1．内部级综合档案借阅（复制）流程

本部门档案
档案管理员 复制
部门经理签字
申请人
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 相关部门 相关部门经理签字
档案

加盖标识章确认

2．密级档案借阅（复制）流程

部门经理签字 分管副总裁
本部门 财务、投资及

档案 绝密档案

申请人 总裁 档案管理员 复制

相关部门 财务、投资及

档案 部门经理签字 分管副总裁 绝密档案

相关部门经理签字 分管副总裁

加盖标识章确认

附件 2

中国高 科集 团股 份有 限公 司档 案借 阅申 请单

借阅 时间
部门
借阅人 借阅
目的
文件 文件
名称 密级
是否 复制

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 出借 分数
部门意见： 分管领导意见：

相关部门意见： 相关部门分管领导意见：

总裁意见： 档案管理员签字：

备注：

注：1．借阅本部门密级档案，需分管领导签字；
2．借阅相关部门密级档案，另需经相关部门经理及相关部门的分管领导签字；
3．借阅财务、投资类密级档案以及其他类绝密级档案需总裁签字。

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 档 案 借 阅 登 记 表 附件 3

序 档 号 文 件 名 称 密级 借阅日期 到期日期 归还日期 借阅者 复制

号 份数

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 档案分类与档号编制规定

1、 总则
1. 为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。
2. 本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各二级公司档案的分类整理、组织案卷、排架管理。
3. 集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。
4. 根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十六个一级类目，即党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、
基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。
5. 档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。
2、 集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限
1. 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：

一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限

代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号

13
0 党群工作类 1 党务工作 1. 上级党组织颁发的属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、 长期—短期
通报
2. 上级党组织颁发的非本公司主管业务的文件 短期
3. 上级党组织召开的要贯彻执行的重要会议文件 长期—短期
4. 上级党组织对本公司领导任免的通知等文件 永久
5. 本公司党委会议记录 永久

本公司党委会议纪要 长期
6. 本公司党委制度的文件：有关方针政策、法规性的 长期

一般事务性的 短期
7. 本公司党委向上级报送的请示、报告、汇报等和上级批复文件材料 长期
8. 本公司党组织对二级公司进行工作检查形成的主要文件材料 长期—短期
9. 本公司党委主要领导在大会上的重要讲话 长期
10. 本公司召开的党代表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、开幕闭幕词、会议代表
名单
长期
讲话、提案、讨论文件、小组记录、参考资料 短期
11. 本公司党员、党组织情况年度统计报表 永久
12. 基层关于改选、增补党支部成员的请示、报告和集团公司党组织的批复 长期
13. 本公司党组织工作总结、调查研究、大事记 永久—长期
14. 本公司党员组织关系介绍信及存根 长期
15. 本公司党员党费收据等材料 短期
16. 上级有关纪检和违纪案件审理工作指示、规定、办法、通知、通报等 长期
一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号

14
0 党群工作类 1 党务工作 17. 本公司纪委会会议记录 长期
18. 本公司关于纪检和案件复查工作意见、规定、通知、计划、总结、报告等 长期
19. 本公司关于违纪案件调查报告、会议记录、处理意见和上级处分决定等 永久—长期
20. 上级有关监察工作的指示、规定、通知、通报 长期
21. 本公司关于监察举报及有关调查、处理材料 长期—短期
2 工会工作 1. 上级有关工会工作的指示、决议、规定、条例、制度、办法等 长期—短期
2. 本公司工会会议记录 永久
3. 本公司工会年度工作计划、总结、报告等材料 长期
4. 本公司关于工会改选请示、报告及上级批复 永久
5. 本公司工会关于经费开支、提取各项基金等规定、办法、通知 长期—短期
6. 本公司工会关于职工疗、休养办法、生活困难补助规定等通知 长期—短期
3 共青团工作 1. 团工作计划、总结、评优申报材料及批复 长期
2. 组织建设，团员大会，团组织活动，团员、团费管理等 长期—短期
1 决策类 1 董事会 1. 董事会会议文件 长期
2. 董事会的往来文件、信函 长期—短期
3. 执董会会议文件 长期
2 股东大会 1. 股东大会会议文件 永久
2 监督类 1 监事会 1. 监事会会议文件 长期
2. 监事会往来文件、信函 短期
2 法律事务 1. 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等 长期
2. 诉状、答辩状、代理词等 长期
3. 证据材料 长期
4. 授权委托书 长期
5. 重大法律事务的请示、报告 长期
6. 审核公司重大合同、经营行为出具的法律意见 长期
7. 工作计划、总结等 长期—短期
8. 合同、协议等 长期—短期
3 审计管理 1. 政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等 长期
2. 本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知 长期—短期
3. 本公司年度财务情况审计报告 永久
4. 本公司关于财经违纪的专题报告 长期—短期
5. 本公司领导任期主要经济指标审计材料 长期
6. 本公司领导离任经济责任审计报告 长期
7. 二级公司年度经营审计材料 长期
一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号

15
3 行政管理类 1 行政事务 1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 长期—短期
2. 外来文件中的非本公司主管业务的文件 短期
3. 本公司、二级公司关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件 永久
4. 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等） 永久—长期
5. 行政各项日常工作的计划、报告、总结、通知等 短期
6. 公司内部刊物 长期—短期
2 劳动人事 1. 政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等 长期
2. 本公司领导干部任免文件 永久
3. 每年的员工名册 永久
4. 本公司薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等 长期
5. 本公司组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料 长期
6. 本公司、二级公司关于员工处分、撤消处分请示报告及批复 长期
7. 本公司关于员工培训材料、员工信息、员工考核材料 长期—短期
8. 本公司关于员工医疗费补贴、劳保待遇、工伤护理疗养费等规定、办法、通知 长期
3 资产管理 1. 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的 永久—长期

( 设 备 除 外 ) 短期
一般的
2. 固定资产登记表、清单等 短期
3. 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料 至设备报废
4 后勤管理 1. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等 短期
2. 本公司用印单及重要文件的复印件 长期—短期
3. 有关行政管理方面的合同、协议 短期
5 信息管理 1. 本公司信息中心软件开发标准 短期
2. 本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等） 长期
3. 各类信息数据(若以磁盘、光盘形式保存则归入 14 类电子档案) 永久—长期
6 上市管理 1 上市文件 1. 股票发行的申报材料及相关内部文件 长期
2 证券业务 1. 内部职工股股利 长期
2. 股利分配 长期
3. 筹资再融资 长期
3 信息披露 1. 公司历年来发布的季报、中报、年报、公告 长期
4 其它 1. 管理部门行文、审计署审计等 长期
4 经营管理类 1 经营决策 1. 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 长期
2. 总裁办公会议纪要 长期
3. 其它重要会议纪要 长期
4. 各部门工作计划 短期

16
 一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号
4 经营管理类 2 财务管理 1 资金管理 1. 政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指 长期—短期
示、通知等
2. 本公司关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度、办法、通知等 长期—短期
3. 本公司财务工作计划、预算、编制说明、总结 长期—短期
4. 本公司关于提取各类基金、控制社会集团购买力的规定、办法及通知 长期—短期
5. 本公司有关外汇管理、收入支出办法等有关问题的意见、规定及申请使用外汇的来往文书 长期—短期
6. 本公司有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等 长期—短期
7. 本公司有关税收、税收工作的意见、通知 长期—短期
8. 经济合同及协议书 长期—短期
9. 资金借款合同、协议等 长期
10. 资金担保合同、协议等 长期
11. 银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有关票据的复印件 长期
12. 互保单位基本资料 短期
2 成本管理 1. 成本定额管理文件 短期
2. 成本分析文件材料 短期
3. 其它 短期
3 经济核算 1. 经济核算及其依据材料 短期
2. 经济活动分析文件材料 短期
3. 有关经济核算的组织机构与规章制度等 长期
3 投资管理 1 投资管理 1. 公司有关投资协议、章程 长期
2. 股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告 长期
3. 集团公司资产管理相关文件 长期
4. 二级公司经营责任书等 长期
5. 二级公司经营情况有关资料 长期
2 项目管理 1. 项目可行性研究报告、合同、协议等 长期
2. 项目资料、介绍等 短期
3 清欠帐款管理 1. 疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等 长期
2. 疑难应收款各类统计表 短期
4 清企管理 1. 企业注销方面的申请与批复文件 长期
(按企业设置) 2. 有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等 长期
3. 清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等） 长期
4 物资管理 1 物资供应 1. 物资政策及货源状况的调查材料 短期
2. 物资供应计划。物资申请或采购计划。 短期

17
 一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号
4 经营管理类 4 物资管理 1 物资供应 3. 物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。 长期—短期
2 仓库保管 1. 存货管理文件材料。 长期
2. 验收入库文件。 短期
3. 物资发放凭证。 短期
3 废旧物资管理 1. 废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。 短期
5 其它 短期
5 营销贸易类 1 产品销售 1 市场-销售 1. 市场调查报告及调查所得材料等。 长期
(按产品设置) 2. 市场预测方面的报告、计划、分析等 长期
3. 产品销售计划及其编制依据材料 长期
4. 有关销售策略以及考核等文件材料 长期
5. 产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表 长期
6. 产品广告、样本、展销等宣传材料 短期
7. 产品销售及发运记录、台帐、统计表。 短期
8. 产品销售服务文件材料。 短期
2 用户档案 1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) 长期
(按用户设置) 2. 产品购销合同、协议 长期
3. 售后服务文件材料 长期
4. 其它 长期—短期
2 经营贸易 按项目设置 1. 售货确认书或有关销售的合同、协议 长期
2. 货物发票、运单、装箱单、提单、保险单 长期
3. 进出口贸易的各类单证 长期
4. 客户资料(包括客户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) 长期
5. 其它 短期
3 商标管理 1. 商标设计文件 永久
2. 商标报批和注册文件 永久
3. 商标管理和应用文件 永久—长期
6 生产管理类 1 安全与能源 1. 安全生产的法规、计划和条例及教育材料。 长期—短期
2. 工伤事故处理文件材料。 长期
3. 能源管理制度与标准、计划、执行及培训等文件 长期—短期
2 质量管理 1. 质量计划、质量管理制度 长期
2. 质量管理教育材料及质量管理活动文件 短期
3. 各类质量达标、认证文件(如：ISO、GMP 文件等) 长期
4. 标准化管理工作，各种标准化档案。(如：国家、行业、企业内部标准等) 长期

18
 一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号
6 生产管理类 3 科技管理 1. 技术发展的计划文件。 长期
2. 技术引进项目管理文件。 长期
3. 技术协作项目计划、协议等 长期
4. 技术改造文件。 长期
5. 科技成果管理(包含技术服务或转让或推广生产)。 长期
4 其它 1. 科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报告等。 长期—短期
2. 各种计量检测工作。 短期
3. 环境保护检测与控制，污染治理等。 短期

7 产品类 1 产品 1 前期准备阶段 1. 调查研究、计划决策文件及产品设计和工艺准备方面文件。 长期

(按产品种类设) 2 试制、试验 1. 产品试制文件。 长期
阶段 2. 产品试验文件。 长期
3. 产品鉴定文件。 长期
3 正式生产阶段 1. 产品批生产记录 长期—短期
2. 产品批检验记录 长期—短期
3. 生产(QA)控制记录 长期—短期
4 评优 1. 产品评优从申报直至批准的全过程文件 长期—短期
原辅包材 按材料种类 1. 包括批检验记录、物料供应厂商资质证明 短期
2
设置
科学技术类 按研究课题 1 科研准备阶段 1. 课题选择、开题论证、课题评审等文件 长期—短期
8
设置 2 试验研究阶段 1. 科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报 长期—短期
告等。
3 总结鉴定阶段 1. 科研报告、鉴定会议记录、经专家签证的科研成果鉴定书等文件 长期—短期
4 成果和奖励 1. 成果专利和奖励申报与审批材料，专利证书，获取经济效益和社会效益的证明文件等。 长期—短期
申报阶段
5 推广应用阶段 1. 课题推广应用计划，应用效果调查，反馈信息及改进意见等。 长期—短期
9 设备仪器类 1 办公设备 按设备种类设 1. 购置、验收、调试文件 长期
2. 使用维修文件 长期
(按设备性质设置) 3. 旧设备处理文件 长期
2 生产设备 按设备种类设 1. 购置、验收、调试阶段相关文件 长期
2. 使用维修阶段产生文件 长期
3. 更新改造阶段文件 长期
4. 旧设备处理文件 长期
3 科研设备 按设备种类设 归档范围同生产设备 长期

4 其它 按设备种类设 如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等） 长期

19
 一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号
10 基本建设类 按项目设置 1 立项阶段 1. 立项阶段文件（项目申报、地质勘探、使用土地、动拆迁、工程申照、招投标及项目监理方面 永久—长期
的合同、协议、报告等文件）。
2 设计阶段 2. 设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和设计合同、设计计算书及说明书、工程概 永久—短期
算等）
3 施工阶段 3. 施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合同、协议、预决算、竣工图、施工技术资 永久—短期
料、技术管理资料、施工管理资料；工艺设备安装工程等）
4 竣工阶段 4. 竣工阶段文件（初验文件材料、试生产文件材料、竣工验收文件、审计文件、声像材料等） 永久—长期
5 其它 短期
11 会计档案类 1 凭证 1. 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等 15 年
其中：涉及外事和入股的会计凭证 永久

2 帐簿 1. 现金和银行存款日记帐 25 年
2. 明细帐 15 年
3. 总帐 15 年
4. 固定资产台帐（卡片） 固定资产报废
清理后保存 5 年
5. 辅助帐册、备查薄 15 年
6. 涉及外事和入股的帐册 永久
3 报表 1. 月、季度会计报表（包括文字分析） 3年
2. 年度会计报表（包括文字分析） 永久
4 其它 1. 会计移交清单 15 年
2. 会计档案保管清册 永久
3. 会计档案销毁清单 25 年
4. 银行余额调节表 5年
5. 银行对帐单 5年
12 员工档案类 1 在职员工档案 参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行 永久
2 退休员工档案
永久
3 其它
永久
13 实物档案类 1 证书 反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等
2 奖状
国家级 永久
3 奖杯(牌)
上海市、部级 长期
4 其它
区、局级 短期
14 声像档案类 1 照片 反映本公司主要职能活动的照片 永久—长期

20
 一级类 目 二级类 目 三级类 目 归 档 范 围 保管期限
代 名 称 代 名 称 代 名 称
号 号 号
14 声像档案类 2 录音带 反映本公司主要职能活动的录音带 永久—长期
3 录像带 反映本公司主要职能活动的录像带 永久—长期
4 其它 永久—长期
15 电子档案类 1 磁带 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带 永久—长期
2 磁盘 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘 永久—长期
3 光盘 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘 永久—长期
4 其它 永久—长期

2. 档号的组成
本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。
3. 编号格式和示例
1) 按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于0~4类和6类，可增设三级类目。 例如：
X • X • XXXX — XX / XX 1• 1 • 2001 — 1 / 8
卷内流水号 卷内流水号
案卷流水号 案卷流水号
年份（用四位表示） 年份（用四位表示）
二级类目 二级类目（董事会）
一级类目 一级类目（决策类）
上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。
2) 按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于第11类和第15类。 例如：
X • X • XXXX — XX 11 • 1 • 1996 — 62

案卷/实体流水号 案卷流水号
年份（用四位表示） 年份（用四位表示）
二级类目 二级类目（凭证）
一级类目 一级类目（会计档案类）
上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。

3) 按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于5类及7~10类。 例1：
21
X • X • X — XX / XX 7• 1 • 3 • 3 — 12 / 09
卷内流水号
卷内流水号 案卷流水号
案卷流水号 阶段代号（正式生产阶段）
三级类目 产品代号
二级类目 二级类目（产品）
一级类目 一级类目（产品类）
上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。
例2： 例3（特例）：
5• 1 • 2 • 1 — 3 卷内流水号 10 • 3 • 4 — 04 / 236
案卷流水号 总流水号
用户代号 阶段流水号
三级类目（用户档案） 三级类目（阶段代号）
二级类目（产品销售 ） 二级类目（项目代号）
一级类目（经营管理类） 一级类目（基本建设类）
上例表示：本公司营销贸易类产品销售中用户档案第1个用户第1卷内第3份。 上例表示：本公司基本建设类中第3个项目竣工阶段的第4卷，它是该项目案
卷
的第236卷。
4) 实物档案类 5) 声像档案类
XX • X • X — XX X• X— X / XX

实物流水号 卷内流水号
所属类目号 案卷流水号
二级类目 二级类目
一级类目 一级类目
注：所属类目号可为0~10类。 注：14.2、14.3类无卷内流水号。14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。
6) 人事管理类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。

附：分类方案一览表

22
 分类方案一览表
1 党务工作

0 党群工作类 2 工会工作

3 共青团工作

1 决策类 1 董事会

2 股东大会

1 监事会

2 监督类 2 法律事务

3 审计管理

1 行政事务

2 劳动人事

3 行政管理类 3 资产管理

4 后勤管理

5 信息管理

6 上市管理

1 经营决策

2 财务管理

4 经营管理类 3 投资管理

4 物资管理

5 其它

1 产品销售

5 营销贸易类 2 经营贸易

3 商标管理

1 安全与能源

6 生产管理类 2 质量管理
23
 3 科技管理

4 其它

7 产品类 1 产品（按产品种类设置）

2 原辅包材（按材料种类设）

8 科学技术类 —————— 按研究课题设置

1 办公设备

9 设备仪器类 2 生产设备

3 科研设备

4 其它

10 基本建设类 ————— 按工程项目设置

1 凭证

11 会计档案类 2 帐簿

3 报表

4 其它

1 在职员工档案

12 员工档案类 2 退休员工档案

3 其它

1 证书

13 实物档案类 2 奖状

3 奖杯、奖牌

4 其它

1 照片

14 声像档案类 2 录音带

3 录像带

4 其它
24
 1 磁带

15 电子档案类 2 磁盘

3 光盘

4 其它

25
 二级 公司 档案 管理 的补 充规 定

为了加强集团公司对二级公司档案管理，有效地保护和利用档案，为二级公司的经
营和发展服务，进而带动整个集团公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和
国档案法》的有关规定及集团公司的实际情况，决定对集团公司系统内的档案进行集
中归口管理。现将集中归口管理的具体办法规定如下。
一、二级公司档案的收集 二级公司档案由二级公司专职或兼职档案管理员按照《中
国高科集团股份有限公司档案管理办法》
、
《档案整理工作规范》并结合各公司的实际 情
况，进行收集、整理、分类、装订、编目。
二、级公司档案的留用期限 收集整理好的档案在二级公司保管利用一年。具体保管
留用时间规定如下：当年的文件资料于次年由二级公司自行进行归档并留本公司提供
利用，在后年的第一季度内上缴集团公司，（例如 2001 年的文件资料，在 2002 年内

进行归档利用，于 2003 年第一季度内上缴）。

在二级公司自行留用的一年中，各公司档案管理员负责对本公司档案进行管理并做
好提供相应的利用服务工作。
三、二级公司档案的上缴 二级公司的档案在归档保管留用一年后，应集中上缴到
集团公司，由集团公司总裁办档案管理人员负责进行专业管理并提供服务利用。二级
公司档案管理员负责本公司档案的上缴工作。
四、 二级公司档案的移交 移交过程中须填写移交清单（并附案卷目录和卷内文件
目录），并由二级公司总经理、档案管理员及集团公司总裁办主任、档案管理员分别签
字确认。移交清单一式两份，二级公司和集团公司各存一份。
为了形成统一的计算机条目，方便日后在网上进行登记和查找，二级公司档案管理
员应按照集团公司的规定，事先编写电子版的案卷目录和卷内目录，并在每年归档的
同时将电子版的目录报送一份至集团公司档案管理员处保存。
五、 档案的借阅利用 二级公司档案移交完成后，由集团公司档案管理员及时将
档案资料统一编号上架或存放于档案箱中，并及时将目录登记到公司内网中，提供利
用。
二级公司需要查阅上缴至集团公司档案室档案，应向二级公司档案管理员提出申
请，经本公司分管领导同意后到集团公司查阅；复制档案应在申请中注明。查阅绝密
级文件除上述手续外，另需经集团公司分管副总裁批准。
六、二级公司档案的销毁 二级公司档案在保存期满后，由集团公司档案管理员提
出销毁请求，并会同二级公司档案管理员对期满档案进行价值鉴定，提出鉴定销毁意
见，列出销毁清单，经二级公司总经理、集团公司相关业务部门审查同意，报集团公
司分管领导批准后予以销毁。
销毁过程必须由二级公司领导、档案管理员与集团公司总裁办主任、档案管理员同
时在场监销，并在销毁清单上签字确认；销毁清单一式两份，二级公司保存一份，集
团公司保存一份并作为文书档案永久保存。

七、关、停、并、转公司档案的处置

1、二级公司一经批准歇业，其档案全部交集团公司保管；
26
 2、二级公司暂时停止经营的，其档案全部交集团公司保管；待其恢复经营时，

按照上述规定纳入正常管理；
3、二级公司进行资产重组或转制，其档案按转制后的企业控股情况决定档案的去留

归属。

八、附则

1、本规定适用于各二级公司的档案管理，具体纳入管理范围的二级公司名册由集团

公司确定。
3、本规定由集团公司总裁办负责解释。

附件：
1. 档案移交清单

2. 二级公司档案借阅申请单

3. 二级公司档案销毁审批单

4. 二级公司档案销毁清册

27
 附件 1

档案移交清单

公司名称：

序号 一级类目 案 卷 数 卷内文件件数 备 注

二级公司领导 集团公司总裁办领导

移交人 接收人 移交日期

28
 附件 2

二级公 司档 案借 阅申 请单

借阅公司 借阅时间

借阅部门 借 阅 人

文件名称 文件密级

是否外借 复制份数

二级公司 二级公司
分管领导 档案员

集团公司
分管领导

备注：

注：1．借阅一般档案，需二级公司领导签字；
2．借阅绝密级档案，另需经集团公司领导签字；

29
 附件 3

二级公 司档 案销 毁审 批单

公司名称：

序号 一级类目 案 卷 数 卷内文件件数 备 注

集团公司领导意见

集团公司相关业务部门 二级公司领导意见
领导意见
集团公司档案员 二级公司档案员

30
 附件 4

二级 公司 档案 销毁 清册

公司名称：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　销毁日期：

序 归档案卷号 案　卷　题　名 页 保管期 密 备注

号 数 限 级

二级公司领导：　　　　　　　　　　　　　　　 集团公司总裁办主任：
31
二级公司档案员：　　　　　　　　　　　　　　 集团公司档案员：

投资 管理 档案 管理 规定

根据《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》，特制定本《投资管理档案管理规
定》 。
第 1条 范围 ：投资管理档案是指企业在投资管理、项目管理、清欠帐款管理、清企管理
活动中直接形成的，具有保存和利用价值的各类文件。
第 2条 管理部门： 集团公司投资管理档案实行统一领导、归口管理的原则。由总裁办
公室专职档案管理员负责档案业务的监督指导和归口管理，确保投资管理档案
的安全和利用。投资管理部落实专人负责集团公司在各项经济投资以及企业经
营管理活动中直接形成的文件的积累、分类、整理和定期的归档工作，确保投资
管理档案的准确、完整。
第三条 归档：
1．归档范围：

表1
序 类 别 序 类 别 序 类 别 内 容 保管期限
号 号 号
4 经营管理 3 投资管理 1 投资管理 1. 公司有关投资协议、章程 长期
2. 股权变更、转让协议、中介机 长期
构的审计评估报告
3. 集团公司资产管理相关文件 长期
4. 二级公司经营责任书等 长期
5. 二级公司经营情况有关资料 长期
2 项目管理 1. 项目可行性研究报告、合同、 长期
协议等
2. 项目资料、介绍等 短期
3 清欠帐款 1. 疑难应收款的管理制度、办 长期
管理 法、操作程序等
2. 疑难应收款各类统计表 短期
4 清企管理 1. 企业注销方面的申请与批复 长期
(按企业设置) 文件
2. 有关企业清算的决议、清算 长期
报告及相关的审计报告、财
务报表等
3. 清企各类资料（如：企业证 长期
照、公司及财务公章、会计凭
证、帐簿等）

2．时间：投资管理档案实行年度归档，由投资管理部兼职档案员在次年五月底前

完成上年度投资管理档案的分类、整理等归档工作，编写移交清单（见附件）和年度
说明。如未能按时完成，需说明理由，并尽快完成整理工作。
32
 3．要求：归档的投资管理档案必须准确、完整、齐全，并经投资管理部领导审查认

可；档案纸质优良（符合国家标准或统一格式），幅面整洁，文字、图表、数据清晰无
损，无擅自涂改现象；确保质量。
4．移交：投资管理部兼职档案员在完成年度归档工作后编写移交清单，经总裁办

公室档案管理人员检查核对后，双方签字，各存一份。填写归档说明，其中内容包括
归档工作情况、档案检查结论和归档认定的结论意见等。
5．留用：如遇应归档的文件中有部分因工作需要仍需留用，应由部门归档人员向

总裁办公室档案管理员说明，在移交归档完毕后以借阅档案方式借出，并按档案借阅
规定办妥借阅手续。
第四条 分类：
表2
一 级 类 目 二 级 类 目 三 级 类 目 备 注
代 号 名 称 代 号 名 称 代 号 名 称
4 经营管理类 3 投资管理 1 投资管理
2 项目管理 按项目设置
3 清欠帐款管理
4 清企管理 按企业设置

第五条 编号：
公司总部投资管理档案的档号由一级类号、二级类号、三级类号、短线、案卷流水号
和斜线、卷内流水号组成。
编号格式和示例：
4 · 3 · 2 · 2002 — 2 / 3

卷内流水号
斜线
案卷流水号
用户代号
三级类目
二级类目
一级类目
上例表示：投资管理档案中 2002 年项目管理档案的第 2 卷内第 3 份。
第六条 密级 ：按《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》执行。投资管理档案密
级在归档时由投资管理部总经理与档案管理员协商决定，并报主管副总裁核
准。
第七条 利 用： 投资管理档案的查阅利用参照《中国高科集团股份有限公司档案管理
办法》执行。
第八条 鉴定与销毁 ：投资管理档案凡保存期满，需鉴定后作销毁处理。由投资管理
部与总裁办公室成立鉴定小组，对保存期满的投资管理档案进行鉴定，确认
无保存价值的档案应列出销毁清单，并报集团公司领导批准同意，最后由总
裁办公室协同投资管理部共同监销。

33
附件：移交清单

营销贸 易类 档案 管理 规定

根据《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》，特制定本《营销贸易类档案管理
规定》 。
第一条 范围 ：营销贸易类档案是指企业在产品销售、经营贸易、商标管理等活动中直
接形成的，具有保存和利用价值的各类文件。
第二条 管理部门： 集团公司营销贸易类档案实行统一领导、归口管理的原则。由总裁
办公室专职档案管理员负责档案业务的监督指导和归口管理，确保投资管理
档案的安全和利用。贸易部、销售部落实专人负责集团公司在各项产品销售以
及进出口贸易等活动中直接形成的文件的积累、分类、整理和定期的归档工作
确保营销贸易类档案的准确、完整。
第三条 收 集： 营销贸易类档案的形成部门应做好日常的收集工作。针对具体的产品
销售、用户、贸易项目及商标，采取一一对应的方式设立文件夹或文件盒，进
行随时收集。
第四条 整理： 当一个项目结束后，应在 2 个月内完成项目文件的整理工作。对于非
针对具体项目的文件，如制度、规定、用户文件等，当年形成文件应于次年年
进行分类整理。
第五条 归档：
1．归档范围：

表1
序 类 别 序 类 别 内 容 保管期限
号 号
1 产品销售 1 市场-销售 1. 市场调查报告及调查所得材料等。 长期
(按产品设置) 2. 市场预测方面的报告、计划、分析等 长期
3. 产品销售计划及其编制依据材料 长期
4. 有关销售策略以及考核等文件材料 长期
5. 产品销售合同、协议的履约管理台 长期
帐、统计表
6. 产品广告、样本、展销等宣传材料 短期
7. 产品销售及发运记录、台帐、统计表。 短期
8. 产品销售服务文件材料。 短期
2 用户档案 1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、 长期
(按用户设置) 履约情况及往来重要信函等)
2. 产品购销合同、协议 长期
3. 售后服务文件材料 长期
4. 其它 长期—短期

34
 2 经营贸易 按项目设置 1. 售货确认书或有关销售的合同、协 长期
议
2. 货物发票、运单、装箱单、提单、保险 长期
单
3. 进出口贸易的各类单证 长期
序 类 别 序 类 别 内 容 保管期限
号 号
2 经营贸易 按项目设置 4. 客户资料(包括客户联系方式、资信、 长期
履约情况及往来重要信函等)
5. 其它 短期
3 商标管理 1. 商标设计文件 永久
2. 商标报批和注册文件 永久
3. 商标管理和应用文件 永久—长期

2．时间：营销贸易类档案实行年度归档，由形成营销贸易类档案的部门兼职档案员

在次年五月底前将整理好的营销贸易类文件移交给档案室。如未能按时完成，需说明
理由，并尽快完成整理工作。
3．要求：归档的营销贸易类档案必须准确、完整、齐全，并经营销贸易类档案形成部

门领导审查认可；档案纸质优良（符合国家标准或统一格式），幅面整洁，文字、图
表、数据清晰无损，无擅自涂改现象；确保质量。
4．移交：形成营销贸易类档案的部门兼职档案员在完成年度归档工作后编写移交清

单，经总裁办公室档案管理人员检查核对后，双方签字，各存一份。填写归档说明，
其中内容包括归档工作情况、档案检查结论和归档认定的结论意见等。
5．留用：如遇应归档的文件中有部分因工作需要仍需留用，应由部门归档人员向总

裁办公室档案管理员说明，在移交归档完毕后以借阅档案方式借出，并按档案借阅规
定办妥借阅手续。
第六条 分类：
表2
一 级 类 目 二 级 类 目 三 级 类 目 备 注
代 号 名 称 代 号 名 称 代 号 名 称
5 营销贸易类档案 1 产品销售 1 市场-销售 按产品设置
2 用户档案 按用户设置
2 经营贸易 按项目设置
3 商标管理 按商标设

第七条 编号：
公司总部营销贸易类档案的档号由一级类号、二级类号、三级类号、短线、案卷流水
号和斜线、卷内流水号组成。
编号格式和示例：
5 · 1 · 2 · 6 — 2 / 3

卷内流水号
斜线
35
 案卷流水号
用户代号
三级类目
二级类目
一级类目

上例表示：营销贸易类档案中产品销售类用户档案的第 6 家用户的第 2 卷内第 3 份。

第六条 密级 ：按《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》执行。营销贸易类档案
密级在归档时由档案形成部门的总经理与档案管理员协商决定，并报主管副
总裁核准。
第七条 利 用： 营销贸易类档案的查阅利用参照《中国高科集团股份有限公司档案管
理办法》执行。
第八条 鉴定与销毁 ：营销贸易类档案凡保存期满，需鉴定后作销毁处理。由档案形
成部门与总裁办公室成立鉴定小组，对保存期满的营销贸易类档案进行鉴定，
确认无保存价值的档案应列出销毁清单，并报集团公司领导批准同意，最后
由总裁办公室协同档案形成部门共同监销。

附件：移交清单

36
 移 交 清 单

移交部门： 接收部门：

序 文件编号 责任者 文 件 材 料 题 名 日期 页 备注

号 数

37
移交人： 接收人： 移交日期：

财务档 案管 理规 定

根据《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》，特制定本《财务档案管理规定》 。
第1条 范围： 会计凭证、会计帐册、会计报表、电子计算机记帐的磁盘、光盘、报税资料
辅助帐册、财务分析、验资报告、评估报告、审计报告、相关合同，以及其他有关
的凭据和文字说明，均属会计档案管理的范围。
第2条 管理部门： 由集团公司总裁办档案室负责会计档案的归口管理，并负责指导
与监督该项工作。
第3条 要求： 凡归档的会计档案必须是连续、完整、准确的历史真实资料。会计档案实
行年度归档制，归档前必须装订、分类、编号，凡有密级的会计档案，应在每
册封面的右上角加盖标识章。
第4条 装订 ：当月的会计凭证，应在次月的中下旬，由专人负责，根据会计凭证的
编号，进行序号复核（包括凭证附件），在认定没有遗漏后，再把该月有关
的会计资料，如：会计科目汇总表等，一齐装订成若干册并编号加盖个人印
章（包括盖骑缝章）；银行存款余额调节表、银行存款对帐单，按月单独装订
成册并编号加盖个人印章（包括盖骑缝章）。为了查阅和复制方便，会计凭证
应采用三角装订法装订，明细帐应采用订书法装订。会计报表、报税资料、财务
分析，以及其他相关的文字说明，可按年度装订，亦可按季度装订。
第5条 保存 ：会计凭证必须以标准的会计凭证盒存放，且应将凭证盒上内容填写完
整。报表、银行余额调节表、银行对帐单等也要盒装，并在脊背上标明盒内存放
文件。帐簿可不必盒装。除有形资料外，每月在计算机中处理的主要会计资料
包括：记帐凭证、明细帐、报表等，应该在该月份会计工作结束后，用磁盘做
备份保存，由会计电算化主管负责监督执行，档案管理岗负责保护，信息管
理中心负责备份资料的可靠性。
每年在计算机中处理的全部会计资料应该在该年份会计工作结束后（以外部审
计确为准），应当保存打印出的纸质帐册、报表等（年度），同时还要用光盘
形式作永久保存，一式二份，异地存放，采用标准包装盒存放（主管会计负
责）。

第六条 分类： 集团公司会计档案主要分四个属类，其类目名称和类号列表如下：

38
 一级类目 二级类目
代号 名称 类号 名称
11 会计档案类 1 凭证
2 账簿
3 报表
4 其他

第七条 编号 ：集团公司会计档案的档号由一级类目代号、二级类目代号、年份、点、短
线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。必要时可以增加三级类号。
编号格式和示例
11 · 2 · 1998 —— 2 / 3

卷内流水号
斜线
案卷流水号
短线
年份（用四位表示）
二级类目（账簿）
一级类目（会计档案）
上例表示：会计档案 1998 年账簿类第 2 卷内第 3 份。
第八条 登记 ：凡已装订与编号的会计凭证、会计帐册、会计报表、电子计算机记帐的
磁盘光盘等，均需在“ 年会计档案移交清册”上进行登记。
第九条 归档（库） ：所有已入档但未入库的会计资料，一般情况在财务部存放二年
（亦可酌情而定），过了规定时间后全部移交档案室（库）保管。移交清单为
“ 年会计档案移交清册”，一式二份，经移交部门（人）、接收部门
（人）签字后，明确资料保管责任。（注：移交时需将会计档案移交清册的电
子文件一并移交档案室。）
第十条 密级： 按《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》执行。会计档案的密级
的设定由财务部总经理与档案管理员协商决定，并报主管副总裁核准。
第十一条 查阅 ： 按《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》执行。
第十二条 保管期限： （见会计档案保管期限表）
第十三 条 处理 ：会计档案保存期满后，需要作销毁处理；在处理之前，由档案管理
部门与财务部协商列出销毁档案的清单，报集团公司领导、公司董事会和财税
机关批准，具体由财务部和档案管理部门共同派人监销。

附件：
1．会计档案保管期限表
2．会计档案目录
3. 会计档案移交清册

39
 会计 档案 保管 期限 表

序号 档案名称 保管期限 备注

一、会计凭证类

1 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等 15 年

其中：涉及外事和入股的会计凭证 永久 与公司并存

二、会计帐册类

2 现金和银行存款日记帐 25 年

3 明细帐 15 年

4 总帐 15 年

5 固定资产台帐（卡片） 固定资产报废清理后保存 5 年

6 辅助帐册、备查薄 15 年

7 涉及外事和入股的帐册 永久 与公司并存

三、会计报表类

8 月、季度会计报表 3年 包括文字分析

9 年度会计报表 永久 包括文字分析

四、其它类

10 会计移交清册 15 年

11 会计档案保管清册 永久 与公司并存

12 会计档案销毁清单 25 年

13 银行余额调节表 5年

40
14 银行对帐单 5年

41
 会 计 档 案 目 录

单位： 页次：

档 案号 类 别 卷 （册 袋） 标 题 起止时间 凭证编号 卷内张数 保管期限 备 注

42
 会 计 档 案 移 交 清 册

单位： 页次：

顺序号 类 别 卷 （册 袋） 标 题 起止时间 凭证编号 卷内张数 保管期限 备 注

43
 图书 、报 刊、 音像 资料 、软 件管 理规 定

为加强管理，节约费用，实现集团公司资源共享，特制定本管理规定。
1、 定义：本规定所指的图书、报刊、音像资料、软件，是指集团公司本部各部门为

开展经营管理业务工作所必须的各类专业图书及相关资料。
2、 分类：图书（专业书籍、辞书、技术资料等）

报刊（专业杂志、订阅的报纸、刊物等）
音像资料（录像、录音等声像资料）
电脑软件（专业工作软件）
3、 申请：员工确因工作需要，需申请购买图书、报刊、音像资料、软件的，应事先

到总裁办公室档案室领取并填妥《图书资料购买申请单》 。
4、 审批：申购费用在年度行政费用预算内的，由部门总经理审核同意后即可购买；

申购费用在年度行政费用预算外的，由部门总经理初核后，经集团公司领
导批准同意，方可购买。
5、 采购：图书、音像资料、软件由申请部门自行购买；报刊由总裁办公室统一向邮
局或其他发行机构订阅。
6、 登记：图书、音像资料、软件购进后，由购买部门到总裁办公室档案室办理登记

与借用手续。（外部机构赠予或参加会议获得的图书、报刊、音像资料、
软件等按相同方法处理）。
7、 报销：图书、音像资料、软件登记后，费用按照集团公司“行政费用使用管理报

销流程”的规定报销。
8、 借阅：

（1）图书、音像资料：使用部门填写“图书资料借阅单”，经部门总经理批准后，向
总裁办公室档案室借阅。
（2）电脑软件：购进后，由信息管理中心负责安全性验收并刻录复制盘两份。一份复
制盘由使用部门办理借用手续后借出，另一份复制盘由信息管理中心负责保存，
正版软件交由总裁办公室档案室存档。
（3）报刊：当月报刊由订阅部门自行保管，过期报刊交总裁办公室档案室保管处理 ；

集团公司订阅的公共报刊放在集团公司固定阅览处，由总裁办公室前台接待统
一保管。
9、 归还：凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件所有权归集团公司，员

工使用完毕或调离集团公司时应及时归还总裁办公室。
44
10、保管：使用人、保管人应妥善保管集团公司图书、报刊、音像资料、软件；总裁

办公室档案室负责对集团公司图书、报刊、音像资料、软件进行登记、整
理、分类、清查、盘点，同时编制目录供员工借阅查询。
十一、赔偿：因个人原因造成集团公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的，由
个人照价赔偿。
本规定由集团公司总裁办公室负责解释，以前类似的管理制度同时废止。

集团 公司 档案 管理 员工 作职 责

集团公司档案管理员的主要工作职责是：

45
(1) 贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法规以及相应的规章、制度，组织制

定集团公司档案工作的规章、制度以及档案管理实施办法，并对执行情况实施监
督、检查和考核。
(2) 热爱档案事业、刻苦学习档案业务和科学文化知识，不断提高业务水平和工作能

力。
(3) 负责编制集团公司档案工作发展规划和年度工作要点，经主管副总裁批准后组织

实施，并对实施情况进行监督、检查和考核。
(4) 负责对集团公司各部门档案的收集、立卷归档等工作进行业务指导、协调有关档案

工作问题，并定期及时接收、保管好集团公司、二级公司档案。
(5) 档案分类要科学，内容保持有机联系，保管期限准确，便于保管利用。

(6) 负责集团公司档案室房全部档案的保管和提供利用。热情、耐心接待查档人员，坚

持查档规定，做到调卷迅速、准确、不断提高工作效率。
(7) 认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案安全。严禁非工作人员随意进入档

案库房。
(8) 负责承办上级交办的其他与档案业务相关的工作任务。

46
 二级 公司 档案 管理 岗位 工作 职责

二级公司档案管理岗位的主要工作职责是：
(1) 贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法规以及相应的规章、制度，可参考

集团公司制度组织制定各公司档案工作的规章、制度以及档案管理实施办法，并
对执行情况实施监督、检查和考核。
(2) 刻苦学习档案业务和科学文化知识，不断提高业务水平和工作能力。

(3) 负责编制各公司档案工作发展规划和年度工作要点，经主管副经理批准后组织实

施，并对实施情况进行监督、检查和考核。
(4) 负责对各公司各部门档案的收集、立卷归档等工作进行业务指导、协调有关档案工

作问题。
(5) 档案分类要科学，内容保持有机联系，保管期限准确，便于保管利用。

(6) 负责公司全部档案的保管和提供利用，及定期向集团公司移交。

(7) 认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案安全。

(8) 负责承办上级交办的其他与档案业务相关的工作任务。

47
 集团公 司职 能部 门兼 职档 案管 理岗 位工 作职 责

集团公司职能部门兼职档案管理岗位的工作职责：
(1) 贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，以及

《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性文件。
(2) 贯彻执行集团公司《档案管理实施办法》和年度工作计划。

(3) 在平时工作中注意本部门在业务工作中形成的各项文件的搜集工作，并做好文件

的预立卷。
(4) 积极配合集团公司档案管理员的工作，及时进行归档移交。

(5) 负责承办上级交办的其他与档案业务相关的工作任务。

(6) 认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保文件的安全。

48
 档案整理工作规范

一、档案整理工作含义
档案整理工作，就是指按照一定的原则和方法，对档案进行系统的分类、排列和
科学编目，使之系统化、条理化的一项工作。
二、档案整理工作步骤
1. 区分全宗。就是将文件按不同的形成者区分开来，一个单位形成的文件集中起来整

理，不同单位形成的文件不能彼此混淆。
2. 全宗内档案的分类。就是把一个单位的全部档案，按照来源、时间、内容和形式等方

面的联系，进行分类、排列。
3. 组合案卷（立卷）。是把经过分类后的档案组合成案卷的工作。

4. 案卷排列与编号。即确定案卷排列的顺序，按排列顺序，逐卷编制案卷号。

5. 编制案卷目录。即按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间

和页数等逐项登记，形成一本名册，即为案卷目录。它固定了案卷排列顺序。
三、档案整理工作的原则和要求
总体原则和要求：档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保
持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用。
1. 档案整理工作要保持文件之间的历史联系。

文件之间的历史联系，就是指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，
包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。
1）文件在来源上的联系。

文件在内部组织机构上的联系，即文件来自各个不同的组织机构，同一内部机构形
成的档案，反映了本机构全部工作活动，保持文件在组织机构方面的联系，能够较好
地反映机关各部门工作活动情况，便于工作较顺利地进行。
2）文件在时间上的联系。
49
 即按照文件形成过程所具有的自然的先后顺序整理档案。应在保持来源联系的情况
下，考虑文件在时间上的联系。
3）文件在内容上的联系。

文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。
即按照文件所反映的问题，分门别类整理档案。在立卷过程中，文件之间的内容联系
往往是最密切的一种联系。
4）文件在形式上的联系。

即按照文件的种类、载体、记录方式等的异同整理档案。
应善于根据文件的不同情况，找出文件之间最紧密的联系，要在保持来源联系的前
提下，善于将其它各种联系紧密地结合起来，使档案的整理达到最佳状态。
2. 档案整理工作要充分利用原有基础。

所谓原有基础：是指利用前人整理的工作基础和档案形成时的自然基础，而不是轻
易、随便地拆散原有体系整理档案。即对于已整理出一套基本体系的档案，不宜拆散重
新整理。同一部门的文件相对集中，不宜与其它部门混在一起整理；同一个阶段形成
的文件，先后自然有序，不宜拆乱整理。
3. 档案整理工作必须便于档案的保管和利用。

这是档案整理工作的出发点和目的，也是检验档案整理工作质量的标准。若保持文
件之间某种联系不便与档案的保管和利用，就应当适当地调整，以适应档案保管和利
用的需要。但应视具体情况，恰当地组合，在相应的范围内要求保持文件最优化的联
系。
四、全宗
1. 全宗的定义

全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。
一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位，一个立档单位形成的档案构
成一个全宗。
2. 构成全宗的三个条件

1）行政方面 可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文。

2）财务方面 是一个会计单位或经济合算单位，自己可以编制预算或财务计划。

3）组织人事方面 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
五、全宗内档案的分类
1. 公司档案一般按：年度——问题的分类方法进行分类。

年度——问题分类法，就是将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按
问题分类、排列起来。
2. 对于部分较为特殊的大类其分类方法也大不相同：

产品类按产品种类分类；科研类按研究课题分类；设备仪器按设备性质分类；基
50
本建设按工程项目分类。
具体分类方案见新修订的《档案分类与档号编制规定》 。
六、立卷
1. 立卷定义

立卷又称组卷。是把经过分类后的档案组合成案卷的工作。
2. 立卷工作的内容

包括：组合案卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列和编号、编制卷内文件目录、案卷
封面的编目和案卷的封装。
3. 案卷的组合

1）基本要求：按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，通常考虑和

区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用。
2）管理文件材料的立卷方法

 按问题（题名）立卷
“问题”是指文件内容反映的问题。按问题特征进行立卷，就是将反映同一事件、人

物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷，不同内容的文件分别组卷。
 按时间立卷
“时间”是指文件形成的时间或文件内容针对的时间。按时间特征进行立卷，就是

将属于同一时期（如：同一年度或同一季度、同一月份，或上半年、下半年等）的
文件组合为案卷。
 适用于文件内容针对时间性较强，时间界限分明的文件。如：年度工作计划、总结、
会议记录、统计报表等。
 适用于同一问题数量较多的文件，可按时期将问题分得更细一些。
 适用于不按年度分类整理的历史档案。
 按责任者（作者）立卷
“责任者”是指制发文件的机关、单位或个人。按责任者立卷，就是把形成于同一责

任者的文件组合在一起。按责任者特征立卷时，卷内文件都是发送到本机关的，都
是本机关的收文。
 按文种（名称）立卷
“文种”是指文件表明的文种。如：命令、指示、决议、会议记录、计划、合同等。按文

种立卷，就是把文件种类名称相同的文件组合在一起。但按文种特征立卷，还要具
体分析文件的内容、性质、保存价值，而不能单纯地根据文件的种类名称而立。
 按地区立卷
“地区”是指文件内容涉及的地区。按地区特征立卷，就是将内容涉及同一地区的

文件组合在一起立卷。多用于下属机关的来文。
 按收发文机关立卷
按收发文立卷就是将本机关与某机关之间，双方就某一问题或几个问题进行工作
51
 联系而形成的来往文件组合在一起进行立卷。如：“某某局与部属单位关于技术引
进问题的来往文书”。
在实际工作中，单独使用一种方法立成的案卷比较少，往往是几种特征结合使用，
一般多选用二三个特征结合起来组卷。应是每个案卷都具有自己的特点，避免卷与卷
之间界限分不清楚。此外要注意不打乱文件材料在形成过程中已有的联系。比如，同一
问题的请示与批复，来文与复文，规定与补充规定等，组卷是尽力维护其历史面貌和
形成基础，不要硬性拆开。
3）科技文件材料的立卷方法

 按结构组卷
是指以科技文件材料所反映事物的内部结构为依据进行组卷。适用于机械产品和
设备仪器的技术图纸部分。若图纸较少，可组成一卷，图纸多，则可按产品或设备的
部件、组建为单位，分别组成数卷。
 按子项组卷
是指按基建工程子项进行组卷。适用于基本建设工程文件材料。
 按工序或阶段组卷
是指按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。如，科研工作中形成的文件
材料，可按科研阶段组卷。
 按专业组卷
是指按文件材料内容所反映的专业性质进行组卷。如，建筑工程项目的文件材料，
分别按建筑、结构、照明、采暖等专业组成。
科技文件材料组卷是，首先要找准一个主要的组卷方法作为立卷的依据，再结
合运用其它组卷方法进行立卷。组卷时应注意以下几个问题：
第1， 当产品发展为系列产品或变型产品时，相互间的文件材料应避免重复保存。
如以基型产品的文件材料为基础，使其完整成套。其它系列产品或变型产品，
则不必求全，只保存本身专用的文件材料，另外编制文件材料的配套明细
表或目录即可。
第2， 当产品或设备采用标准、通用图和借用图时，不必都复制全套图纸组卷。只
要在文件材料目录中注明这些图纸的名称、图号即可。
第3， 产品和设备经过改进、革新、改造，建设项目经过维修、改建、扩建等，会形
成若干新的文件材料。新材料应单独立卷，不要拆散原已组好的案卷。
4）会计文件材料的组卷

会计文件材料的组卷方法，应按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法
进行，大体方法是：
 会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成若干册，一册
的厚度不得超过 3 厘米，加封面和脊背。
 会计帐本，基本上是一本帐一卷。
 会计报表，年报、季报、月报要分别装订成卷。
七、卷内文件整理
卷内文件的整理工作主要包括：卷内文件的系统排列和编号，填写卷内文件目录
和备考表。
52
1. 卷内文件的系统排列和编号

卷内文件的排列方法有多种，通常多按时间的先后次序及责任者、问题、文件重要
程度排列。按责任者或通信特征组成的卷，其中又包括多个问题的，可先按问题的重
要程度排列，然后在每个问题的文件中，再按时间的先后顺序或问题之间的联系排列。
无论采用何种方式排列，都必须保证来往文书的问题和复文、正文和附件，同一份文
件的印制件与定稿，不同种文字的文本，均应分别集中在一起连续排列。排列顺序是：
上级文件在前，本企业和所属单位文件在后；正文在前，附件在后，印制件 /正文在前，
定稿在后；批复在前，请示在后；重要文件的历次修改稿依次排列在正本之后；案件
材料，按审理顺序排列，案件审理结果放在最前面。
技术图纸的排列。机械产品和设备图纸，一般按结构隶书关系排列；基建工程图
纸，一般按总体和局部关系结合专业排列；图文混合的案卷，一般文字排在前，图纸
排在后。
卷内文件材料排列后，文字材料逐页编制流水号，左装订的案卷，正面在右上角
编页号，背面在左上角编页号，每页有字迹的纸张均应编号。照片、图纸的页号编在背
面。折叠页只在正面右或左上角编页号。一张纸上贴了几小张文件，每小张编一个页号
装订后，在每一份文件的左上角加盖档号章。
2. 编制卷内文件目录和备考表

卷内文件目录是揭示卷内文件的内容和成分的目录表，放在卷首。卷内目录的填
写内容有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
1）卷内文件目录各项内容的填写：

 顺序号，即件号，按卷内文件排列次序依次填写。
 文号，就是原文件的发文字号。
 责任者，填制发文件的机关、单位或个人。
 题名，填写原文件的标题，对于原标题不能确切反映原文件内容或原文件无标题
的文件，在填写时应根据文件内容补拟后填写 。
 日期，填文件的成文日期。
 页号，填每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止两个页号，页号间以短横
隔开。例如：62-98
 备注，作必要说明之用。一份文件的不同稿本，只填一个顺序号，重要的草稿、修
改稿可以分别各占一行登记。
科技档案卷内已有图纸目录或文件目录，若适用，则应按原目录编制目录；若不
适用，则重新编制目录。
全部案卷均应逐卷填写卷内文件目录。可将每卷的卷内文件目录复印后装订成册，
作为一种检索工具来使用。
卷内备考表放在案卷末尾，又称卷末备考表，用来保护文件，说明卷内情况，便
于管理人员和利用者了解案卷有关情况。
2）卷内备考表内容的填写：

 本卷情况说明，由立卷人填写必要的情况说明。如卷内文件份数、总页数、缺损情况
和原因。有关卷内文件材料的佐证或其它说明材料的卷号、照片、录音的保管单位号
等。日后卷内文件有所变动或其它新的需要说明的事项，如文件损坏、移出、补充销
53
 毁等，由档案管理人员随时注明，并签名、标注日期。
 立卷人，由负责立卷者签名。
 检查人，由案卷质量审核者签名。
 立卷时间，填完成立卷的年月日。
八、填写案卷封面
案卷封面一般包括下列内容：全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、
保管期限、档号。
1. 案卷封面各项内容的填写及要求：

1）全宗名称，是指立档单位的名称，必须用全称或通用的简称。

2）类目名称，是指全宗文件内文件分类方案的第一级类目的名称。

3）案卷题名，又称案卷标题，是对卷内全部文件的主要内容与成分的概括揭示。

拟写案卷题名应注意以下三个方面：
 政治上正确
符合有关的政策，准确反映党和国家有关方针政策的精神。
 文字表达准确、简练
要用简练的文字全面、准确、具体地揭示卷内文件的内容和成分，既要避免过
于抽象笼统，又要防止具体罗列文件标题。一般不超过 45 个字。
 题名基本结构力求完整，并使排列顺序统一
案卷题名一般应标出卷内文件的作者（责任者）、问题、文种（名称）三个基
本部分，必要使还应加上地区、时间或通信者，排列的顺序通常是：
（地区）责任者（通信者）—（时间）—（地区）问题—文种（名称）
例如：×× 厅对所属单位 1999 年 财务决算 的批复
（责任者） （时间） （问题） （文种）
4）编制单位，填本企业全称及 1 至 2 家卷内主要责任者全称。

5）编制日期，指卷内文件中最早一份文件的年月和最晚一份文件的年月，以阿拉伯

数字填写，日期间以短横隔开。例如：2002.1.5—2002.6.8

6）保管期限，指立卷时对卷内文件所划定的保管期限（短期、长期或永久）。

会计档案封面上加盖的档号章中的保管期限应根据所划定的保管期限填 5 年、15

年、25 年或永久。

7）密级，指立卷时对卷内文件所划定的密级。

8）档号，每本目录中的案卷顺序号，简称案卷号或卷号。

案卷卷盒盒面、卷脊的各项内容也应填写清楚。
54
2. 科技档案案卷题名拟写

一般由三部分组成：项目名称或代号—案卷针对内容—卷内文件材料名称。
1）项目名称或代号，指卷内科技文件材料所属工程、产品、课题或设备等的名称或其

代号。
2）案卷针对内容，指卷内科技文件材料的内容，如结构、性质、阶段等。

3）卷内文件材料名称，如图纸、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。

九、案卷的装订
一般案卷均应装订成册，对于某些特殊珍贵的手稿、照片等，不便于装订时，可
采用卷盒、卷袋、相册等保管，在卷盒、卷袋上填写同于案卷封皮的各项。对于不装订的
案卷，按照规定，卷内文件应逐件用细线装订。案卷装订的做法和要求是：
1. 案卷装订前，应去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，以防日后锈蚀文

件材料。
2. 对于破损的文件材料要进行必要修补裱糊，对未留装订线位置或装订线上有字迹的

文件材料要用无字白纸加边托裱。
3. 大张文件要折叠，使长短不齐的文件右下沿齐整。

4. 文件装订前应沿左下角对齐。

5. 采用三孔一线装订法，装订位置在左侧中部，距订口边 15 毫米，订线长度为 150

毫米。
6. 装订时应使用线绳勒紧结牢，结头要打在背面。装订时，不要有倒置、脱漏的张页，

不要压住字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。
*注：图纸一般采用散装，无须装订，折叠成 A4 纸大小后放入卷盒保存。

十、案卷的系统排列
案卷的系统排列就是根据一定的方法，确定全宗内各个案卷的先后次序和安放位
置，保持案卷与案卷之间一定联系，系统反映立档单位的活动，常用的排列方法有：
1. 按案卷所反映的工作上的联系排列

即将有密切工作联系的案卷排放在一起，一般先排综合性案卷，后排各职能部门
案卷；先排本机关案卷，后排外机关案卷；先排上级机关来文案卷，后排下级机关来
文案卷。
2. 按案卷所反映的一定问题排列

即把有关同一问题的案卷排在一起，反映同一问题的案卷，可按案卷内容的重要
性质或形成文件的先后排列，保持案卷之间问题方面的联系。
3. 按案卷所属的起止日期（时间）排列
55
 即按照案卷起止时间的先后排列案卷。开始时间在前的案卷排在前，开始日期在
后的案卷排在后。若开始日期相同，以终止日期在前的案卷排在前。
十一、案卷排架方法
1. 案卷排架的基本要求

1）遵循企业档案分类的基本原则，反映出企业档案的整体面貌。

2）应充分考虑案卷保管的实用性要求，尽量减少占用柜架和库房面积。

3）应满足查询利用企业档案的系统性和有效性要求。

2. 按大类分年度（或专题）的排架方法。

依据企业档案分类方案，首先按大类顺序排列，每一大类内再分年度（或专题）
排列，案卷顺序号按大类流水编号。每个大类后需预留空架或空箱。
十二、编制案卷分类目录
1. 案卷分类目录定义

所谓案卷目录，以企业档案分类设置的大类为基本单元，有一个大类就建立一个
分类目录。企业档案案卷分类目录是依据档案的排架顺序进行流水登记，是以案卷为
登记单位，顺序号实质就是案卷顺序号。它能固定案卷之间的排架顺序，便于案卷的
检索查询和提供利用服务。
2. 案卷分类目录填写

1）顺序号，即案卷顺序号。

2）归档时间，是指档案部门接收档案的实际时间，按年、月、日填写。

3）案卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、保管期限，都按照案卷封面已有的内容

填写。
4）份数、页数，按照案卷备考表已注明的文件份数和文件总页数填写。

5）备注，填写案卷的变更情况（移交或销毁）和其它需说明的问题。

3. 案卷分类目录编制

在完成案卷分类目录的填写后，应在各类分类目录前填加两页，第 1 页是大类的

编制说明，第 2 页是分类案卷目录索引（即大类内，各二级类目分类统计），然后紧
跟相应的分类案卷目录，加上封面、封底后采用三孔一线装订法，装订成册。

附件：

56
 1. 卷内目录

2. 案卷分类目录

3. 分类案卷目录索引

卷 内 目 录
案卷编号：
序 文 件 责 任 者 文 件 材 料 题 名 日 页 备
号 编 号
期 次 注

57
58
 企 业 档 案 案 卷 分 类 目 录
第 页
分 归档时间 案 卷 题 名 档 号 份 页 编 制 密 保管 备 注
类顺
序号 年 月 日 数 数 单 位 日 期 级 期限

59
 年（ ） 类 案 卷 目 录 索 引

顺 序 一 级 二 级 案 卷 号 库 房 所 在 案 卷 数 量
号
类 目 类 目 箱 号 页 号 永 久 长 期 短 期 小 计 长 度

合 计

60
 第 类 案 卷 目 录 索 引

顺 序 一 级 二 级 案 卷 号 库 房 所 在 案 卷 数 量
号
类 目 类 目 箱 号 页 号 永 久 长 期 短 期 小 计 长 度

61
合 计

62
 中华 人民 共和 国档 案法

1987 年 9 月 5 日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过
根据 1996 年 7 月 5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议
《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正

目 录
第一章 总 则
第二章 档案机构及其职责
第三章 档案的管理
第四章 档案的利用和公布
第五章 法律责任
第六章 附则

第一章 总 则
第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现
代化建设服务，制定本法。
第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、
经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等
不同形式的历史记录。
第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发
展计划。
第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的
利用。

第二章 档案机构及其职责
第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协
调，统一制度，监督和指导。
县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政
区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行
监督和指导。
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位
的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、
收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
在档案的收集，整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人由各级人足政府给予奖
励。

第三章 档案的管理
第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案
工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
63
 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。
第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律
和行政法规的规定，由上述单位自行管理。
档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。
第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学
的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案
管理的现代化。
第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政
法规的规定办理。
第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档
案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案
所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，
国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者
征购。
前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位
或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，
严禁卖给或者赠送给外国人。
向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。
第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。
国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。
档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。
第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私
自携运出境。

第四章 档案的利用和公布
第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、
技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到
期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，
报国务院批准施行。
档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。
中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。
第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和
其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事
业单位和其他组织保存的档案。
利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。
第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对
其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见、档案馆应当维护他们的合法权益。
第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者
有关机关同意，任何组织和个人无权公布。
集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定；不得损
害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑
出版档案材料，在不同范围内发行。

64
第五章 法律责任
第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直
接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）违反第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档
案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管
理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规
定征购所出卖或者赠送的档案。
第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并
将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章 附 则
第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。
第二十七条 本法自 1988 年 1 月 1 日起施行。

上海市 档案 条例

　 1995 年 6 月 16 日上海市芽十届人民代表大会常务委员会第十丸次会议通过
根据 1997 年 12 月 10 日上海市第十届人民代表大会常务委员会第四十次会议《关于修改<上海
市档案条例>的决定》修正）

第一章 总 则
第一条 为了加强档案事业的建设，有效地保护和利用档案，为国民经济和社会发展服务，根
据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本市实际情况，制定本条例。
第二条 本条例适用于本市的法人、其他组织以及个人。国家另有规定的除外。
第三条 本条例所称档案，是指法人、其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、
宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。
第四条 本市各级人民政府领导本行政区域的档案事业，应当把档案事业的建设列入本地区国
民经济和社会发展计划，重视档案宣传教育，根据档案事业发展的需要，保证档案机构、人员编制
和经费的落实。
第五条 市和区、县设置档案行政管理部门。
市档案行政管理部门是本市档案事业的行政主管部门，负责本条例的实施，对本市的档案事
业依法实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
65
 区、县档案行政管理部门主管本区、县的档案事业，对本区、县的档案工作实行监督和指导，业
务上受市档案行政管理部门的监督和指导。
第六条 市和区、县其他行政部门应当按照各自的管辖范围，负责本系统的档案工作，业务上
受同级档案行政管理部门的监督和指导。
法人和其他组织应当加强对档案工作的管理，为档案工作提供必须的条件，保障档案工作正
常开展。
第七条 档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和
保守国家秘密的原则。

第二章 档案机构
第八条 地方国家档案馆包括具有公共性质的综合档案馆和专门档案馆。
综合档案馆是按行政区域设置的，收集和永久保管多种门类的档案并向社会提供利用的机构。
专门档案馆是收集和永久保管特定领域或者特殊载体的档案并向社会提供利用的机构。
第九条 部门档案馆是收集和长期保管本部门及其所属单位形成的档案并在一定范围内提供利
用的机构。
第十条 综合档案馆的设置，由同级人民政府批准；专门档案馆和部门档案馆的设置，经市
档案行政管理部门审核后，由市人民政府批准。
企业事业组织设置档案馆的，应当报市档案行政管理部门备案。
第十一条 乡、镇人民政府分管档案工作的机构管理本机关的档案，并对本乡、镇其他组织的档
案工作实行监督和指导。
乡、镇人民政府应当配备工作人员从事档案工作。
第十二条 法人和其他组织的档案机构管理本组织的档案，指导文书部门和业务部门文件材料
的收集、立卷和归档工作，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。
法人和其他组织配备的档案工作人员，应当保持相对稳定。
第十三条 市级行政部门的档案机构可以制订本系统专业档案工作的业务标准和技术规范，经
市档案行政管理部门审核同意后实施。
第十四条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，取得岗位资格证书。
第十五条 从事档案鉴定、评估中介业务的人员，应当经市档案行政管理部门资质认定。

第三章 档案管理
第十六条 法人和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料，由文书部门或者业务部门
收集齐全并立卷，定期交档案机构集中管理。
国家和本市档案行政管理部门规定应当归档的材料，不得拒绝归档或者据为己有。
第十七条 涉及行政区划变动，法人和其他组织的建立、变更和撤销，重点建设工程和重大科
学技术研究项目的批准，以及市或者区、县有重大影响的活动，有关部门应当按照规定期限向市或
者区、县档案行政管理部门提供信息。
第十八条 反映本行政区域重大的政治、经济、科学、技 术、文化、宗教等活动的档案，是重点收
集和保管的档案。
重点收集和保管的档案的具体范围，由市或者区、县档案行政管理部门确定，并通知有关的法
人、其他组织或者个人。
第十九条 保管属于重点收集和保管的档案的法人、其他组织或者个人，应当自接到通知之日
起六十日内向市或者区、县档案行政管理部门登记。登记后情况发生变化的，应当自变化之日起六
十日内向原登记部门更改或者撤销登记。
市或者区、县档案行政管理部门接受登记后，应当将登记认定情况通知相关的档案馆和档案保
管者。
第二十条 法人和其他组织的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目的验收、
66
鉴定，应当由该组织的档案机构以及按照规定有接收该档案任务的档案馆对项目档案进行验收。
市或者区、县的重点建设工程和重大科学技术研究项目的验收、鉴定，必须由市或者区、县档案
行政管理部门、项目主管部门的档案机构以及按照规定有接收该档案任务的档案馆对项目档案进行
验收。
未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收、鉴定。
第二十一条 国家机关、国有企业事业组织和国家所有的其他组织的档案归国家所有，列入国
有资产管理的范围。
非国家所有的组织的档案归该组织所有，国家和本市另有规定的除外。
个人在非职务活动中形成的档案或者以继承、受赠等合法方式获得的档案归个人所有。
第二十二条 综台档案馆收集档案范围的规定，由市档案行政管理部门制订并公布实施。
专门档案馆和部门档案馆收集档案范围的规定，由市专业主管部门制订，经市档案行政管理
部门审核同意后实施。
企业事业组织档案馆收集档案范围的规定，由本组织制订，经市档案行政管理部门审核同意
后实施。
第二十三条 法人和其他组织应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：
（一）列入市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满二十年，向市综合档案馆移交；
（二）列入区、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向区、县综合档案馆移
交；
（三）列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起满六个月，向专门档案馆移交；
（四）列入部门档案馆或者企业事业组织档案馆收集范围的档案，于形成之日的次年六月三
十日前向部门档案馆或者企业事业组织档案馆移交。
需要延长档案移交期限的，应当经市或者区、县档案行政管理部门同意。
第二十四条 部门档案馆中列为永久保管的档案，在本馆保管满三十年，应当向市综合档案馆
移交。国家另有规定的除外。
第二十五条 档案馆和其他档案机构应当建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的专门库
房和设施，采用现代先进技术设备，按照国家和本市的规定接收、整理、保管档案，防止档案的破
损、褪色、霉变和散失。
禁止擅自销毁档案。
第二十六条 因保管条件恶劣，可能导致档案不安全或者严重损毁的，可以按照下列规定处理：
（一）列入档案馆收集范围的档案，经市或者区、县档案行政管理部门检查和同意，由有关档
案馆提前接收入馆；
（二）其他档案，由档案行政管理部门督促档案保管者改善保管条件或者在征得其同意后由
综合档案馆代为保管或者收购，其中涉及国家利益和安全的非国家所有的档案，经市档案行政管
理部门批准，可以由综合档案馆征购。
第二十七条 鼓励法人、其他组织以及个人向综合档案馆捐赠、寄存其所有的档案。
向国家捐赠重要或者珍贵档案的，市或者区、县人民政府应当给予奖励。
第二十八条 国家所有的档案，任何组织和个人不得赠送、交换、出售。国家另有规定的除外。
非国家所有的档案或者其复制件，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出售；向国家档案
馆以外的任何组织或者个人赠送、交换、出售的，必须经市或者区、县主管部门同意，并经市或者区、
县档案行政管理部门批准。
赠送、交换、出售非国家所有的档案或者赠送、交换、出售档案复制件，必须遵守国家保密规定，
不得损害国家、集体或者其他公民的利益。
第二十九条 法人和其他组织需要携带、运输、邮寄档案或者其复制件出境的，必须经市主管部
门同意并经市档案行政管理部门批准。
个人需要携带、运输、邮寄档案或者其复制件出境的，应当提前一个月向所在地的区、县档案行
政管理部门申报，经同意后，由市档案行政管理部门审批。
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 第三十条 法人，其他组织以及个人对档案界定及进馆档案范围有异议的，按照管辖范围，由
市或者区、县档案行政管理部门作出决定，书面通知当事人。

第四章 档案的利用和公布
第三十一条 国家档案馆应当按照国家规定，分期分批向社会开放档案，并定期公布开放档案
的目录。
第三十二条 法人、其他组织以及个人凭身份证、工作证或者介绍信等合法证明，可以利用已
经开放的档案。
外国组织或者个人利用本市已经开放的档案，应当经市有关主管部门介绍和有关档案馆同意。
第三十三条 法人、其他组织以及个人利用档案馆未开放的档案或者其他组织保存的档案，应
当经有关档案馆或者有关组织同意，并应当遵守国家保密规定，不得擅自抄录、复制档案或者泄露
档案内容。
第三十四条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需要向社会提供利用，应当征得
寄存者的同意。
第三十五条 档案馆和其他档案机构应当为档案的利用创造条件，提供服务。
因国家或者公共利益需要利用档案的，档案馆和其他档案机构应当提供。
第三十六条 利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。
第三十七条 向社会公布档案，可以通过报纸、刊物、图书、电台、电视台等媒介，采取刊印、陈
列、展览、宣读、播放等形式。
第三十八条 档案馆保管的档案，由档案馆公布。必要时应当征得形成档案的组织的同意，或
者报请其主管部门批准后公布。
国家机关、社会团体和国有企业事业组织保管的档案，由保管档案的组织公布，重要的档案应
当经其主管机关批准后公布。
其他组织和个人的档案，由档案所有者公布，法律、法规规定应当报经市或者区、县档案行政
管理部门批准的除外。
向社会公布档案，应当遵守国家保密规定，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，任何组
织和个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。
第三十九条 档案馆和其他档案机构提供利用重要、珍贵的档案，应当用缩微品或者其他形式
的复制件代替原件。档案复制件载有档案收藏组织法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案
原件同等效力。
第四十条 档案馆和其他档案机构应当加强对档案的研究整理。档案馆和有条件的其他档案机
构应当编辑出版档案史料。
第四十一条 市和区、县综合档案馆应当建立档案信息网络，为公民、法人和其他组织提供服务。
专门档案馆、部门档案馆、企业事业组织档案馆以及其他档案机构，应当定期向市或者区、县综
合档案馆报送档案目录。国家另有规定的除外。
第四十二条 档案馆提供档案利用应当按照国家和本市的规定收取费用。
组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第五章 法律责任
第四十三条 有以下行为之一的，由市或者区、县档案行政管理部门或者有关组织对直接责任
人给予行政处分：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出售、赠送、交换档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
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 （六）擅自泄露档案内容的；
（七）擅自设置地方国家档案馆和部门档案馆的：
（八）拒不按照规定对档案统一管理的；
（九）未经资质认定从事档案鉴定、评估中介业务的；
（十）拒绝向档案机构移交应当归档的材料或者应当进馆的档案的；
（十一）拒绝接收应当归档的材料或者应当进馆的档案的；
（十二）逾期末办理档案登记、变更手续的；
（十三）对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科学技术研究项目进行
竣工验收、鉴定的；
（十四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（十五）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第四十四条 在利用档案馆的档案中有前条第一项、第二项、第三项违法行为的，由市或者区、
县档案行政管理部门给予警告，对组织可以并处一千元以上十万元以下的罚款，对个人可以并处
一百元以上一万元以下的罚款。
企业事业组织或者个人有前条第四项、第五项违法行为的，由市或者区、县档案行政管理部门
给予警告，对组织可以并处一千元以上十万元以下的罚款，对个人可以并处一百元以上一万元以
下的罚款；有违法所得的，没收违法所得，并可以依法征购所出售或者赠送的档案。
第四十五条 有本条例第四十三条、第四十四条所列行为造成档案损失的，还应当赔偿损失；
其中，造成国家所有的档案损失的，由市或者区、县档案行政管理部门责令直接责任人赔偿损失。
第四十六条 擅自携带、运输、邮寄档案或者其复制件出境的，由海关按照《中华人民共和国海
关法》的有关规定给予处罚。依法没收的档案或者其复制件应当移交市档案行政管理部门。
第四十七条 有本条例第四十三条、第四十四条、第四十六条所列行为构成犯罪的，依法追究刑
事责任。
第四十八条 对有关组织或者个人给予行政处罚时，应当出具处罚决定书。
收缴罚款应当出具市财政部门统一制发的收据。罚款上缴国库。
第四十九条 当事人对市和区、县档案行政管理部门的具体行政行为不服的，可以依法申请行
政复议或者向人民法院提起行政诉讼。
当事人逾期不申请复议、不提起诉讼又不履行的，市或者区、县档案行政管理部门可以依照《中
华人民共和国行政诉讼法》的规定，申请人民法院强制执行。
第五十条 档案行政管理人员进行执法监督检查时，应当出示市档案行政管理部门统一印制的
档案执法监督检查证。
妨碍档案行政管理人员依法执行公务，违反《中华人民共和国治安管理处罚条例》的，由公安
部门依法处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第五十一条 档案行政管理人员徇私舞弊、索贿受贿、玩忽职守的，由所在的档案行政管理部门
给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章 附 则
第五十二条 本条例具体应用问题，由市档案行政管理部门解释。
第五十三条 本条例自 1995 年 10 月 1 日起施行。

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