PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PR-CONT-01 EMISIÓN DE NOTA DE CRÉDITO POR DEVOLUCIÓN

VERSIÓN VIGENCIA PÁGINAS FECHA DE APROBACIÓN: FECHA DE REVISIÓN:
01 05/06/2020 1 de 7 21/11/2020 20/11/2020

Documento Controlable ----------------- asignado a -------------------------------

Cambios en el Presente Documento

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Gerente Comercial
Comité de Procesos Dino Schiaffino Gerencia General
Gerente de Administration y Finanzas Enrique Pareja
Jorge Arbulú
 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE NOTA DE PR-CONT-01 01 2 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para realizar Notas de Crédito originadas por devoluciones y facturas
correspondientes.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en los aspectos comerciales, tributarios, legales y

administrativos, referente a todos los productos devueltos, desde la coordinación del recojo,
ingreso de la mercadería en Almacén Sicomex (Labofta Bolivia). y emisión de la Nota de Crédito.

3. RESPONSABILIDAD

La correcta ejecución del presente procedimiento es responsabilidad de:

- Representante de Venta.
- Administrador.
- Asistente de Almacén.
- Auxiliar Contable.
- Contador General

4. DEFINICIONES
Procedimiento: Documento que describe de manera específica la forma de realizar una
actividad. En el procedimiento se observa la interacción de documentos, personas o entes
organizativos.
Devolución: Retorno de mercadería al almacén por algún motivo distinto al cambio solicitado por
el cliente o distribuidor.
Factura de venta: Comprobante legal de venta emitido a través del sistema de emisión
electrónica desarrollado desde los sistemas del contribuyente, contando con los efectos
tributarios del tipo comprobante de pago Factura (sustenta costo, gasto, crédito fiscal para efectos
tributarios).
Período Contable: Período en el cual se medirán los resultados de sus operaciones financieras,
económicas y sociales, de ejecución presupuestal y el cumplimiento de las metas de su
programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre en la fecha indicada por el área de
contabilidad.
Nota de Crédito: Es un documento que sustenta una disminución de inventario y contable en la
transacción de compra o venta de bienes y/o servicios, para efectos logísticos, contables y
tributarios.
 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISION DE NOTA DE PR-CONT-01 01 3 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

5. FLUJOGRAMA
 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE NOTA DE PR-CONT-01 01 4 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

6. DESCRIPCIÓN

ACTIVIDADES Documento/
DESCRIPCIÓN
Registro

El Cliente solicitará al Representante de Ventas la devolución del

producto y emisión de la Nota de Crédito. El procede de lo solicitado
dependerá de lo siguiente:

 El producto devuelto por el Cliente solo debe corresponder

al 1% de la venta acumulada expresado en valor monetario
 El producto a devolver cumpla con un mes antes de su
fecha de caducidad. FR-CONT-01
6.1  El producto debe encontrarse en las condiciones físicas Comprobante
Solicitud y originales. de Devolución
Recepción de  El Cliente debe presentar perfil de buen pagador. Vs.01
Productos
Luego, el Representante de Ventas coordinará con el Cliente el
recojo del producto.

El Representante de Ventas procederá a registrar los productos en

el FR-CONT-01 Comprobante de Devolución Vs.01, una vez
registrado, el Representante de Ventas entregará al Asistente de
Almacén los productos y el FR-CONT-01 Comprobante de
Devolución Vs.01 (Original)

El Asistente de Almacén verificará el estado físico de los productos,

lote, serie, caducidad, así como el FR-CONT-01 Comprobante de
Devolución Vs.01 entregado por el Representante de Ventas.

El Asistente de Almacén actualizará el FR-ALM-01 Inventarios de

Devolución Vs.01 registrando la información del FR-CONT-01
Comprobante de Devolución Vs.01 concluido el registro, comunicará FR-CONT-01
vía correo electrónico al Auxiliar Contable que el FR-ALM-01 Comprobante
Inventarios de Devolución Vs.01 esta actualizado y entregará el de
FR-CONT-01 Comprobante de Devolución Vs.01 Devolución
Vs.01
El Auxiliar Contable indicará el número de Factura de Venta inicial, Reporte de
6.2 Entrega de
en el FR-CONT-01 Comprobante de Devolución Vs.01 Lote vs
Productos y
Así como en el FR-ALM-01 Inventarios de Devolución Vs.01 Factura
Registro de
esta información será ubicada con la ayuda del Reporte de Lote vs FR-ALM-01
Devolución
Factura. Inventarios
de
El Auxiliar Contable procederá a comunicarse con el Cliente, el cual, Devolución
indicará la Factura a la que se aplicará la Nota de Crédito. Esta Vs.01
información será registrada en FR-ALM-01 Inventarios de
Devolución Vs.01.

Registrada la factura señalada por el Cliente el Auxiliar Contable

comunicará al Contador General para que proceda a generar la
Devolución de Mercadería y Nota de Crédito.
 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE NOTA DE PR-CONT-01 01 5 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

ACTIVIDADES Documento/
DESCRIPCIÓN
Registro

Recibida la comunicación del Auxiliar Contable, el Contador General

ingresará los productos devueltos por el Cliente en el módulo de
Devolución SAP indicando el Almacén Bajas y factura de Venta FR-CONT-01
6.3 señalada por el Cliente. Comprobante
de
Registro de
Devolución
Devolución, Una vez realizado el ingreso de los productos devueltos por el Vs.01
Cliente, el Contador General informará al Asistente de Almacén,
para que este proceda al envió de los productos al Almacén
Sicomex,

Luego el Contador General procederá a la emisión de la Nota de

Crédito en SAP, generándose de forma inmediata la solicitud de
aprobación de la Nota de Crédito. Nota de
6.4 Crédito.
Emisión de Nota La Administración procederá a autorizar la Nota de Crédito, de estar
Copia de
de Crédito observado se rechazará y pasará por un proceso de evaluación. Factura
señalada por
Una vez aprobado el Contador General adjuntará a la Nota de el Cliente.
Crédito y copia de la Factura a la cual se le aplico la Nota de
Crédito.

Libro de Nota
El Contador General enviará la Nota de Crédito y copia de factura al de Crédito
Representante de Ventas para su entrega al Cliente. El Contador SAP
General entregará copia del FR-CONT-01 Comprobante de
Reporte de
Devolución Vs.01 al Asistente de Almacén para su archivo.
Facturas y
6.5 Verificación NC por
de Emisión de La Verificación de la emisión de Nota de Crédito se realizará en cliente,
Nota de Crédito. Libro de Nota de Crédito SAP así como el Reporte de Facturas y NC por sucursal,
cliente, sucursal, vendedor, línea y zona geográfica controlando lo vendedor,
facturado por ventas y lo devuelto según las notas de Crédito línea y zona
emitidas. geográfica

Cargo de
Entrega

7. CONTROLES EN EL PROCESO SAP

MEDIDA DE CONTROL RESPONSABLE

Libro de Nota de Crédito SAP Contador General

Reporte de Lote vs Factura Auxiliar Contable

Reporte de Ventas: Factura y NC por Cliente, sucursal,
Administración
vendedor, línea y zona geográfica

8. REGISTRO

RESPONSABLE DEL TIEMPO DE

CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO
REGISTRO CONSERVACIÓN

FR-CONT-01 Comprobante de Devolución Representante de Ventas 01 año

 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE NOTA DE PR-CONT-01 01 6 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

Asistente de Almacén/Auxiliar
FR-ALM-01 Inventarios de Devolución Contable
01 año
 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE NOTA DE PR-CONT-01 01 7 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

9. ANEXO

ANEXO 1: FR-CONT-01 COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN

 TÍTULO: CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE NOTA DE PR-CONT-01 01 8 de 7
CRÉDITO POR DEVOLUCION

ANEXO 2: FR-ALM-01 INVENTARIO DE DEVOLUCIÓN