The Effect of Differences in the Application of SOPs for Office in the

Government and the Private Sector

Pengaruh Perbedaan dalam Penerapan SOP kantor di Pemerintahan dan

Swasta

By:
Rifansyah Adhi Utomo
Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung

ABSTRACT
Standard Operational Procedure is a collection of written instructions in the form of a
document that has been determined, in which there are various processes of organizing organizational
activities, which include aspects of work time, authorized parties to do it, as well as aspects of how or
steps employees in completing their work. Standard Operating Procedures are used in various types
and types of organizations in the world, including private companies, government institutions, and
universities as a guide that is used as a reference for carrying out a job.
In this study aims to determine the differences in the application of SOPs in the government
and private spheres and the perceived impact of the existence of the SOP.
The results of the study revealed that SOPs in government in the implementation process
were more oriented to the process of performance rather than performance results. Whereas SOP in the
private sector is more oriented towards performance results rather than process performance.

Keyword: Standard Operating Procedure (SOP), Application of SOP, Government and private SOPs

ABSTRAK
Standar Operasional Prosedur adalah kumpulan instruksi-instruksi tertulis berupa dokumen
yang sudah ditetapkan, didalamnya terdapat berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
yang meliputi aspek waktu pekerjaan, pihak yang berwenang untuk mengerjakannya, serta aspek
bagaimana cara atau langkah pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Standar Operasional
Prosedur digunakan di berbagai macam dan jenis organisasi di dunia, diantaranya yaitu perusahaan
swasta, institusi pemerintahan, dan universitas sebagai pedoman yang dijadikan acuan untuk
melaksanakan suatu pekerjaan.
Pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perbedaan penerapan SOP di lingkup
pemerintahan dan swasta serta dampak yang dirasakan dengan adanya SOP tersebut.
Hasil penelitian mengungkapkan bahwa SOP di pemerintahan dalam proses pelaksanaannya
lebih berorientasi pada proses kinerja daripada hasil kinerja. Sedangkan SOP di swasta lebih
berorientasi kepada hasil kinerja daripada proses kinerja.

Katakunci: Standar Operasional Prosedur (SOP), Penerapan SOP, SOP di pemerinta dan swasta.
1. LATAR BELAKANG

Standard Operating Procedure (SOP) yaitu prosedur penting tentang aktivitas

kerja yang harus ada dalam sebuah perusahaan untuk membantu menjalankan
aktivitas. (Setiawati, 2015). Standard Operating Procedure (SOP) menjelaskan peran
dan tugas setiap karyawan, seperti siapa penanggung jawab dan pelaksananya, waktu
pelaksanaannya, bagaimana proses pekerjaannya, dokumen yang harus ada, serta
pihak yang berwenang dalam memberikan persetujuan (Setiawati, 2015). Saat
prosedur kerja telah ditetapkan dan diterapkan oleh seluruh anggota perusahaan
didalam lingkungan kerja, maka produktifitas kerja akan meningkat serta hasil yang
diharapkan bisa tercapai. Oleh karena itu, SOP merupakan suatu hal yang sangat
penting dan wajib dimiliki di dalam sebuah perusahaan. Bagian-bagian seperti
departemen atau divisi serta bidang pekerjaan karyawan harus diperhatikan SOPnya.

2. KAJIAN LITERATUR

2.1 Standar Operasional Prosedur

Menurut (Moekijat, 2008) Standard Operating Procedure adalah urutan

langkah-langkah dalam suatu pekerjaan, dengan memperhatikan aspek tempat
pekerjaannya, cara-cara yang akan digunakannya, bagaimana melakukannya,
bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa SOP dapat didefinisikan
sebagai alur kerja yang dibuat didalam sebuah organisasi atau perusahaan secara
sistematis yang bertujuan agar suatu pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan
benar.

2.1.1 Prinsip-prinsip Standar Operasional Prosedur

Prinsip-prinsip SOP menurut (Moekijat, 2008) hendaklah:

1. Sederhana, sehingga dapat memudahkan pengawasan kerja.

2. Memanfaatkan spesialisasi dengan sebaik-baiknya.
3. Berusaha mengurangi aktivitas kerja yang dirasa tidak perlu.
4. Mencegah adanya rintangan dan hambatan dalam pelaksanaan kerja pegawai.
5. Meminimalisir kekembaran (duplikasi), terutama dalam pekerjaan yang
berhubungan dengan data-data dan formulir.
6. Meminimalisir pengecualian dalam peraturan.
7. Mencegah pemeriksaan kerja yang dirasa tidak perlu
8. Memberikan pengawasan secara berkala terhadap pekerjaan yang dilakukan.
9. Menggunakan sarana kantor dengan efektif dan effisien.
10. Mempergunakan urutan pekerjaan dengan baik.
 11. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus berorientasi mengacu pada tujuan
danhasil yang akan dicapai serta dampaknya bagi perusahaan dan pegawai.
12. Pekerjaan yang menyangkut tata usaha harus diselesaikan seminimum
mungkin..
13. Mempergunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya.

Prinsip-prinsip SOP dari penjelasan diatas hendaklah sederhana,

meminimalisir kegiatan yang tidak perlu, memanfaatkan sarana dan prasarana kantor
dengan sebaik-baiknya serta memudahkan dalam pengawasan.

2.1.2 Manfaat SOP

Sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran penting dalam suatu
organisasi, terutama untuk dijadikan pedoman bagaimana anggota organisasi harus
melakukan pekerjaannya.  Ada beberapa manfaat SOP, diantaranya yaitu:

1. SOP dapat dijadikan sebagai standarisasi perusahaan.

2. Membantu karyawan agar lebih mandiri dengan adanya pedoman kerja dan
tidak tergantung dari intervensi manajemen.
3. Dapat meningkatkan pertanggungjawaban atas kinerja anggota.
4. Berfungsi untuk membuat ukuran standar kerja yang dapat menjadi acuan
untuk evaluasi kinerja.
5. Sebagai alat untuk adaptasi pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan,
terutama jika terdapat perubahan teknis kerja.
6. Meminimalisir agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja.
7. Membantu pekerjaan dapat diselesaikan dengan konsisten

Dari kesimpulan di atas, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan SOP tidak

hanya berlaku bagi pegawai perusahaan saja, tetapi berlaku bagi semua anggota yang
ada di perusahaan seperti pimpinan, ketua departemen dan yang lainnya agar alur
kerja perusahaan jelas dan terstruktur dengan baik.

2.2 SOP Administrasi Pemerintahan

Dalam lingkup pemerintahan terdapat SOP yang sudah ditetapkan untuk

memperjelas alur kerja atau struktur masing-masing jenis pekerjaannya, salah satunya
yaitu SOP Administrasi Pemerintahan, SOP Administrasi Pemerintahan berfokus
pada alur kerja yang menyangkut bidang administrasi saja seperti surat menyurat, alur
birokrasi dan lain sebagainya serta dilakukan oleh banyak orang dalam
pengerjaannya. Tentu saja di dalam pemerintahan tidak hanya terdapat satu SOP saja,
melainkan setiap departemen memiliki SOP tersendiri seperti SOP Alur Birokrasi,
SOP Pengajuan Surat Desa dan yang lainnya
 2.2.1 Pengertian SOP Administrasi Pemerintahan

Berdasarkan Permenpan No. 35 Tahun 2012, disebutkan bahwa SOP

Administrasi Pemerintahan adalah sebagai berikut:
1. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah
SOP yang terdapat dalam proses pelaksanaan administrasi pemerintahan yang
berlandaskan dari peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan sumber daya yang berkaitan
dengan proses administrasi dengan dilakukan oleh pihak yang memiliki
wewenang di dalam pemerintahan;
3. SOP administratif yaitu prosedur yang bersifat umum dan tidak terlalu rinci
dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang atau pelaksana dengan
dengan peran atau jabatan yang lebih dari satu;
4. SOP teknis adalah prosedur yang sangat rinci dan sangat jelas dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa SOP Administrasi

Pemerintahan yaitu SOP yang hanya ditetapkan di lingkup pemerintahan bagian
administrasi saja dengan bersifat umum dan tidak dijelaskan alur kerja secara rinci.

2.2.2 Pengertian SOP Perusahaan Swasta

Pengertian SOP dalam perusahaan adalah Panduan yang digunakan untuk
memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra,
2015)

Dari kesimpulan diatas dijelaskan bahwa SOP di perusahaan hamper mirip

dengan SOP di pemerintahan, tetapi SOP di perusahaan lebih menekankan kepada
hasil yang akan diperoleh daripada prosesnya.

3. METODOLOGI

Metode yang dilakukan dalam pembuatan karya tulis ini yaitu metode
penelitian deskriptif, dimana hal utama yang menjadi pembahasan karya tulis ini
yaitu tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam perusahaan dan juga dalam
pemerintahan. Fakta yang terdapat dalam pembahasan karya ilmiah ini yaitu adanya
perbedaan penerapan SOP dalam perusahaan dan pemerintahan, lalu adanya
perbedaan dalam pembuatan SOP terhadap jenis aktivitas pekerjaannya serta adanya
kesamaan yaitu sama-sama diperlukan dalam sebuah organisasi pemerintah maupun
swasta agar kinerja organisasi lebih efektif dan effisien serta dapat meningkatkan
produktivitas kinerja organisasi.

4. PEMBAHASAN
 Dalam pembahasan terkait SOP di pemerintahan dan di swasta akan
dijelaskan secara rinci mengenai perbedaan SOP di pemerintahan dan di swasta, lalu
menjelaskan dampak SOP terhadap kinerja anggota organisasi, penjelasan tentang
cara pembuatan dan penerapan SOP di pemerintahan ataupun swasta serta contoh
SOP di pemerintahan dan di swasta.

4.1 Perbedaan SOP di pemerintahan dan di swasta

Perbedaan antara SOP yang digunakan swasta dan SOP yang digunakan
pemerintah terletak pada beberapa hal sebagai berikut:

Pemerintahan
Mencamtumkan tenggat waktu
Flowchart/alur lebih panjang
Terdapat banyak tahapan
Unsur pelaksana lebih banyak
Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
Prosedur tidak dijelaskan secara rinci
Kegiatan yang dilakukan bersifat
operasional
Terdapat dokumen dalam tiap tahapan
Swasta/Perusahaan
Tidak mencamtumkan batas waktu
Flowchart/proses lebih sederhana
Tahapan yang digunakan lebih sedikit
Unsur pelaksana lebih sedikit
Pelaksana menjadi satu dengan kegiatan
Prosedur dijelaskan secara rinci
Kegiatan yang dilakukan bersifat teknis
Tidak semua tahapan menggunakan
dokumen

Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa SOP di swasta lebih ringkas dan
sederhana daripada SOP yang terdapat di pemerintahan.

4.2 Dampak SOP terhadap kinerja organisasi

SOP sebagai pedoman kegiatan adalah menjadi pedoman kegiatan-kegiatan

organisasi, baik secara operasional maupun administratif. Sebagai pedoman kegiatan,
SOP harus berperan dalam proses kerja yang dapat membuat pegawai menjadi lebih
efektif dan effisien dalam bekerja sesuai dengan kebutuhan organisasi dan dalam
kondisi apapun. Dengan diterapkannya SOP di setiap department atau divisi yang
jelas akan membawa kemudahan bagi organisasi untuk melakukan pengawasan serta
penilaian kinerja sehingga dengan diterapkannya SOP akan membangun suasana dan
situasi kerja yang lebih baik bagi karyawan yang akan berakibat pada kinerja
karyawan yang baik.
Berdasarkan survey yang tertera di beberapa artikel terkait pengaruh SOP
terhadap kinerja pegawai diketahui bahwa SOP yang baik akan berpengaruh baik
terhadap kinerja pegawai perusahaan atau pemerintahan, terutama dalam pekerjaan
yang berhubungan dengan administrasi, keuangan, pengelolaan sumber daya serta
pekerjaan lain yang bersifat teknis dan operasional.
Tetapi sebaliknya jika SOP yang ditetapkan tidak relevan dengan jenis
pekerjaan atau kurang dimengerti oleh anggota perusahaan maka akan berpengaruh
buruk terhadap kinerja organisasi sehingga menyebabkan pekerjaan menjadi
terhambat dan menurunkan produktifitas anggota organisasi.

4.3 Cara pembuatan SOP

Secara umum untuk membuat SOP ada 4 langkah, yaitu.

1. Membentuk Tim Penyusun Standar Operasional Prosedur

Setiap SOP memiliki format yang berbeda, penentuan tim khusus dalam
organisasi yang dipercaya untuk menyusun SOP sebaiknya disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing pihak dengan menyesuaikan jenis pekerjaannya. Jika
sudah ditetapkan sebuah tim untuk menyusun SOP, maka tugas yang pertama yaitu
mengumpulkan data, lalu tugas-tugas selanjutnya yaitu:
1) melakukan Pengamatan,
2) evaluasi proses berjalan,
3) analisis prosedur,
4) benchmark,
5) focus group discussion, hingga
6) pencetakan dokumen SOP

Selain itu, tetapkan juga batas jangka waktunya.

2. Menentukan Perencanaan Kegiatan Tim Penyusun SOP Perusahaan

Selanjutnya yaitu membagi ranah kerja sesuai kesepakatan yang telah disepakati
serta memberikan tenggat waktu atas pekerjaan tersebut. Contohnya yaitu.

3. Menyusun SOP

Pada tahap ini bisa dibuat sub langkah-langkah sebagai berikut:

 Menetapkan Prosedur Kerja

 Setelah tim penyusun SOP membuat perencanaan kegiatan, maka langkah
berikutnya adalah menjalankan rencana tersebut. Hal yang harus dilakukan pertama
yaitu melakukan pengamatan dengan detail terhadap proses kerja perusahaan. Setiap
anggota dalam tim khusus akan membuat daftar rincian mengenai proses alur kerja
yang ada saat ini. Lalu melakukan evaluasi terhadap urutan proses yang telah dibuat
tersebut dan langkah selanjutnya adalah menuliskan prosedur-prosedur tersebut dari
awal hingga akhir proses.

 Menetapkan Format SOP

Setelah langkah penetapan prosedur kerja selesai. Langkah selanjutnya adalah
menentukan format atau bentuk Standar Operasional Prosedur yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Sedangkan dalam menetapkan format SOP diharuskan
terdapat elemen-elemen seperti:

1) Bagian Utama
o Tujuan
o Ruang Lingkup
o Tanggung Jawab
o Ketentuan/kebijakan
o Definisi
o Referensi
o Peralatan
o Peringatan
o Prosedur
o Lampiran

2) Bagian Header dan Footer

o Judul
o Nama Pembuat atau Penyusun
o Tanggal Berlaku
o Nomor Dokumen SOP
o Nomor Revisi
o Nomor Halaman
o Pengesahan

3) Menyusun Draft SOP

Untuk menyusun draft SOP, perlu memperhatikan kondisi perusahaan,
draft awal SOP ini kemudian di diskusikan bersama dengan seluruh
elemen satuan kerja yang terlibat.

4. Validasi SOP

Ada 3 tahap validasi SOP, yaitu.

 1) Uji Coba Penerapan SOP
Setelah penyusunan draft SOP, langkah selanjutnya yaitu uji coba
penerapan SOP, tujuannya yaitu untuk mengetahui resiko dan dampaknya
terhadap perusahaan sehingga dapat mengetahui alur kerja yang
seharusnya ditambahkan atau perlu untuk dihilangkan.

2) Evaluasi Uji Coba Penerapan SOP

Setelah di uji coba, selanjutnya yaitu melakukan evaluasi berdasarkan
data-data yang diperoleh dari hasil uji coba yang bertujuan untuk
mengetahui kesalahan dan kelemahan yang perlu diperbaiki

3) Pengesahan Dokumen SOP

Draft SOP yang sudah di evaluasi selanjutnya ditetapkan menjad dokumen
SOP untuk dicetak sebagai SOP resmi yang disahkan oleh pimpinan
perusahaan yang berwenang.

4.4.4 Contoh Penerapan SOP di Perusahaan dan Pemerintahan

Adapun contoh format penerapan SOP di swasta yaitu.

 Dalam gambar tersebut menjelaskan tentang SOP Stock Opname di
perusahaan retail, terdapat kolom-kolom keterangan SOP, kolom judul SOP, kolom
utama SOP serta kolom pengesahan SOP. Contoh tersebut dapat diimplementasikan
dalam jenis pekerjaan yang cocok yaitu Pramuniaga. Sedangkan untuk contoh format
penerapan SOP di pemerintahan yaitu.

Dalam gambar tersebut dapat dijelaskan bahwa dalam SOP pemerintahan

tidak terlalu dijelaskan prosedur kerja secara rinci serta terdapat alur kerja yang
panjang, tetapi hanya poin-poin tertentu saja yang dicantumkan.

5. KESIMPULAN

Kesimpulan yang didapat mengenai perbedaan SOP di pemerintahan dan di

swasta yaitu terletak dalam proses penerapannya. Dalam SOP swasta dijelaskan alur
kerja yang rinci sedangkan di pemerintahan hanya dijelaskan secara umum saja.
Tetapi terdapat juga kesamaan, terutama dalam tujuan dibuatnya SOP di
pemerintahan ataupun swasta, yaitu sama-sama bertujuan untuk meningkatkan kinerja
pegawai agar lebih efektif dan effisien serta produktivitas dapat meningkat.

DAFTAR PUSTAKA

Kemenpan RI. (2012). Permenpan dan RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
Jakarta: Kemenpan RI

Moekijat. 2008. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Sailendra, Annie. 2015. Langkah Praktis dalam Membuat SOP. Yogyakarta: Trans
Idea Publishing.

Setiawati, Wiwien. 2015. Penyususnan Standard Operating Prosedur (SOP) Pada

PT Sketsa Cipta Graha di Surabaya. Agora Vol.3, No.1.
http://studentjournal.petra.ac.id/index.php/manajemenbisnis/article/view/
2906.
LAMPIRAN