MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ASRAMA

BIL 3/TAHUN 2021

TARIKH : 28 Oktober 2021 (Khamis)

MASA : 9.00 pagi
TEMPAT : Bilik Mesyuarat Agenda, SMA Mahmudiah

KEHADIRAN:
1. En. Mazelin bin Ali (PENGETUA)
2. Ustaz Baliyat Amimi (GPK PENTADBIRAN)
3. En. Azmi bin Tahir (GPK HAL EHWAL MURID)
4. En. Zainuddin bin Wahid (GPK KO-KURIKULUM)
5. En. Zulkifli bin Mamat (KETUA WARDEN)
6. En. Hanapi bin Abd. Rahman (WARDEN ASPURA)
7. En. Mohd Firdaus bin Alias (WARDEN ASPURA)
8. Pn. Hazeyhan binti Hamzah (WARDEN ASPURI)
9. Pn. Rafeah binti Mohamed (WARDEN ASPURI)
10. Pn. Kamariah binti Ali (WARDEN ASPURI)
11. Pn. Nor Hijanah binti Mohamad (WARDEN ASPURI)
12. Pn. Arwina Syazwani binti Ghazali (WARDEN ASPURI)
13. Pn. Zarifah binti Ahmad (PENYELIA ASRAMA)
14. Pn. Maimazaitulakwa binti Mohd Rashid (PENYELIA ASRAMA)

AGENDA 1: UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI

1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab, Al-fatihah dan ucapan syukur ke
hadrat Allah SWT kerana dapat bersemuka dalam mesyuarat kali ini. Seterusnya
pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli jawatankuasa asrama ke Mesyuarat
Pengurusan Asrama bil 3/ tahun 2021 serta mengucapkan terima kasih kepada semua
yang hadir.

1.2 Pengerusi memaklumkan kepada ahli mesyuarat berkenaan dengan pelaksanaan Pelan
Peoperasian Sekolah Fasa 3 di peringkat SMA Mahmudiah. Seramai 15 pelajar tingkatan 5
menginap di asrama, seterusnya pada dua minggu selepas pengoperasi sekolah, semua
pelajar tingkatan 5 mendaftar di asrama SMA Mahmudiah.

1.3 Kapasiti asrama yang dibenarkan Bagi pengoperasian Pelan Pembangunan Fasa 4
bagi sekolah dan asrama pada 8 November 2021 ialah 480.

1.4 Tarikh kemasukkan pendaftaran ke asrama bagi tingkatan 3 dan 4 ialah 7

November 2021, bagi tingkatan 1 dan 2 pada 13 November 2021.

1.5 Isu yang akan dibincangkan ialah:

Status penghuni asrama tingkatan 5
 Cadangan dikekalkan sebagai keistimewaan dalam mengikuti kelas tambahan
 Pengoperasian sekolah dan asrama bagi tingkatan 1,2,3 dan 4
 99.29% warga GEM telah lengkap menerima suntikan vaksin
 Pengurusan kendiri ujian Covid- menubuhkan jawatankuasa penubuhan ujian
kendiri covid.
 Mendapatkan kebenaran ibu bapa untuk melakukan saringan kendiri Covid-19
kepada penghuni asrama
 Ujian kendiri – dilaksanakan di Blok B. Alasan: Berhampiran dengan bilik isolasi
 Taklimat pengoperasian sekolah kepada ibu bapa tingkatan 3 dan 4
1.6 Pengerusi memaklumkan kepada semua ahli mesyuarat tentang peranan guru dan warden
dalam memastikan keselamatan semua penghuni asrama. Penekanan dalam
meningkatkan tahap keselamatan dan disiplin asrama perlu dititikberatkan. Penekanan
utama harus diberikan terhadap pematuhan SOP Pengurusan dan Pengoperasian Sekolah
Dalam Norma Baharu. Selain itu, pematuhan ini perlulah juga merujuk kepada buku
pengurusan asrama harian. Peraturan asrama dalam norma baharu perlu diberi perhatian
dan diperketatkan semula. Para pelajar perlu diberi peringatan yang berterusan agar terus
mematuhi SOP yang ditetapkan.

1.7 Pengerusi turut memaklumkan tentang isu solat jumaat di kalangan pelajar asrama
di mana mengikut peraturan yang dikuatkuasakan di bawah Jabatan Hal Ehwal
Agama Terengganu di mana solat Jumaat tidak dibenarkan diadakan di kalangan
pelajar asrama merujuk kepada situasi semasa COVID-19.
Tindakan : Makluman

AGENDA 2: MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU & MAKLUM BALAS

2.1 Minit Mesyuarat Pengurusan Asrama Bil 2/2021 bertarikh 12 April 2021 dibentangkan
untuk diteliti dan diambil tindakan oleh semua ahli mesyuarat. Mesyuarat sebulat suara
menerima dan mengesahkan Minit Mesyuarat Pengurusan Bil 2/2021 tanpa sebarang
pindaan.

Aspura; 140
Aspuri ; 280

Masalah- atap bocor d aspuri

Proses pembaikkan bermula minggu depan
Taklimat ibu bapa
Penghuni asrama yang menolak tinggal di asrama boleh mengisi borang keluar asrama bermula 31
Oktober 2021.
Senarai pelajar ting 3 dan ting 4 yang diterima masuk dikeluarkan selewat-lewatnya pada

Persiapan kemasukan pelajar tingkatan 1,2,3 dan 4. Semua warden diminta bersedia dalam segala
aspek. Teguran hasil pemantauan perlu ditambahbaik dari semasa ke semasa
Stor pelupusan
Tempat pembakaran sampah
Label penjarakan
Lebihan loker di bilik prep

Sebelum pembukaan sekolah, libat urus pengiperasian sekolah, gotong royong asrama pada 1
November 2021
Para warden dan penyelia dicadangkan untuk menyenaraikan tempat-tempat yang erlu diberi
perhatian . untuk mewujudkan suanana asram yang benar-nbenar kondusif. Conoth: longkang
dibersihkan, peralatan seperti klorin ( penyelia).

Blok-blok asrama termasuklah tempat amapaian dan tempat pelupusan dan blok kiuarters guru
Bahasa Arab prelu diberi perhatian.

Runput-rumput dan pokok kecil di kaii bukit dibersihkan.

Pengurusan asrama perlu menyediakan peralatan yang mencukupi pada hari tersebut.

Bilangan penghuni aspura dan aspuri perlu dimuktamadkan. Dengan mengambil kira hasrat
pengurusan sekolah terhadap pelajar-pelajar tingkatan 5.
2
Pelaksanaan ujian kendiri covid-19 bersedia untuk dilaksanakan pada hari pendaftaran
kemasukkan.

Peraturan penggunaan telefon dan peranti elektronik ditampal di seluruh kelas.

Semua pelajar terlibat dengan proses penggiliran termasuk pelajar tingkatan 5.

Memperkasakan disiplin
Pengisian dan aktiviti asrama:

Mesyuarat berakhir pada jam 11.00 pagi

Tindakan : Makluman

AGENDA 3 : PENGURUSAN ASRAMA

3.1 Pendaftaran Pelajar Asrama

Ketua warden mengucapkan terima kasih kepada semua warden dan penyelia asrama
yang terlibat dalam pendaftaran asrama 2021. Kedudukan pelajar asrama

Asrama Putera Asrama Puteri

Tingkatan 1 19 47
Tingkatan 2 49 58
Tingkatan 3 36 69
Tingkatan 4 26 33
Tingkatan 5 29 47
JUMLAH 159 294

3.2 Kebenaran Balik Bermalam

Dalam kes-kes kecemasan, para pelajar dibenarkan untuk pulang bermalam sekiranya
terdapat masalah kesihatan. Persoalan yang dibangkitkan ialah implimentasi pelaksanaan
untuk mengasingkan pelajar yang dibenarkan pulang ke rumah. Kekangan yang dihadapi
ialah dari segi tempat dan bilik pengasingan. Mesyuarat memutuskan pihak asrama perlu
menyediakan bilik kuarantin untuk mengasingkan pelajar-pelajar yang balik bermalam
atas kes-kes yang tertentu. Pengasingan juga mengambil kira penggunakan tempat-tempat
khas seperti bilik belajar, meja makan dan tandas.
Tindakan: makluman

3.3 SOP Berbuka Puasa Sepanjang Bulan Ramadhan

Bagi berbuka puasa dan sahur di kalangan pelajar asrama, mesyuarat memutuskan untuk
menggunakan bilik tempat belajar bagi tempat tambahan ruang makan untuk pelajar
aspura. Bagi aspuri pula, tambahan 2 kanopi untuk menampung ruang makan di kalangan
pelajar aspuri. Penyelia asrama memaklumkan berkenaan dengan menu berbuka puasa
sepanjang Ramadhan. Perubahan cadangan menu yang dibuat perlulah diteliti semula oleh
penyelia agar masih memenuhi kriteria penyediaan makanan yang telah dipersetujui di
peringkat awal penyerahan tender asrama.
Tindakan: makluman

3.4 Pelaksanaan Solat Terawih dan Solat Berjemaah

3
 Mesyuarat memutuskan solat terawih bagi aspura diadakan di Dewan Tok Fakeh
manakala Surau Al-Mutaqqin bagi pelajar aspuri. Jadual pengurusan solat terawih
melibatkan jadual bertugas imam dan imamah perlu disediakan.
Tindakan: makluman

AGENDA 4 : HAL-HAL LAIN

4.1 Tuan PK HEM memaklumkan kepada ahli mesyuarat supaya mengambil berat dan
perhatian berkenaan dengan status penjagaan ibu bapa/penjaga di kalangan pelajar asrama.
Tindakan: Penyelia Asrama

4.2 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang menjayakan mesyuarat ini
dengan pandangan dan cadangan yang baik dan mengharapkan kerjasama sepenuhnya daripada
jawatankuasa asrama bagi meningkatkan kecemerlangan asrama bagi tahun 2021.

Mesyuarat diakhiri dengan tasbih Kafarah dan Surah al-Asr pada pukul 11.00 pagi.

Disediakan oleh, Disemak oleh,

................................................... .............................................
(ARWINA SYAZWANI BINTI GHAZALI) (EN. ZULKIFLI BIN MAMAT)
Warden Asrama Ketua Warden
SMA Mahmudiah, Kuala Berang SMA Mahmudiah, Kuala Berang
Terengganu Terengganu

Disahkan oleh,

...................................................
(EN. AZMI BIN TAHIR)
Penolong Kanan HEM
SMA Mahmudiah, Kuala Berang
Terengganu

4
 MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ASRAMA
BIL 1/TAHUN 2021

TARIKH : 8 Mac 2021 (Isnin)

MASA : 9.00 pagi
TEMPAT : Bilik Telus Minda, SMA Mahmudiah

Muka surat PARA PERKARA TINDAKAN MAKLUM BALAS

Penambahan ruang
berbuka puasa di
SOP Berbuka Puasa
Kawasan luar dewan
Sepanjang Bulan
1 3.3 makan dengan Dilaksanakan
Ramadhan
penambahan 2 buah
kanopi kepada
pelajar aspuri.
Pematuhan
Pelaksanaan Solat penjarakan dan SOP
Terawih dan Solat pelaksanaan solat di
2 3.4 Dilaksanakan
Berjemaah surau Al-Muttaqin
dengan menampal
tanda penjarakkan.