Como se

preparar para
auditorias

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 Um dos processos mais desafiadores de uma
organização é ser auditado para as certificações
ISO. Esse processo concede à empresa um selo
de qualidade e pode abranger muitas situações
envolvendo o sistema, processos,
procedimentos e tecnologias. Mas para ser
certificado em um padrão ISO, a empresa deve
seguir um conjunto de requisitos. Esse conjunto
de requisitos garante que a empresa tenha a
capacidade e as habilidades necessárias para
fornecer serviços e produtos de acordo com um
nível mundial de qualidade.

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 O que é a ISO?
A ISO é uma norma que padroniza a qualidade de empresas em
qualquer lugar do mundo. Envolve vários tópicos que avaliam o
sistema de gestão da qualidade usado em uma empresa. Esse
padrão é baseado em vários princípios de qualidade, incluindo foco
no cliente, liderança, abordagem de processos, melhoria contínua,
entre outros.
Uma empresa que possui uma certificação ISO recebe um selo de
qualidade que garante um nível consistente de qualidade.

A ISO geralmente pode ser aplicada a

organizações de uma à um milhão de
pessoas e envolve a avaliação do Uma à 1 Para qualquer É relacionado aos
processo, não do produto em si. milhão de serviço ou processos
pessoas operação e NÃO aos produtos

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 O que é um processo de auditoria?

A auditoria é um processo de avaliação (no local),

como uma inspeção para garantir que uma empresa
esteja seguindo um conjunto de requisitos de
conformidade.
As auditorias podem ser aplicadas em toda a
empresa ou em uma função, processo ou
procedimento específico. Algumas auditorias terão
um objetivo administrativo, como auditoria de
documentos, risco ou desempenho, enquanto
outras podem se concentrar em ações corretivas.

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 Quais são os tipos de auditorias?
As auditorias são importantes para validar a certificação ISO e esses
processos podem ser divididos em duas categorias:

Auditoria interna Auditoria externa

Essas auditorias podem ser conduzidas pela própria empresa,
avaliando sua capacidade de fornecer um Sistema de Gestão da
Qualidade (SGQ) e são realizadas no local. Realizar uma
auditoria ISO internamente pode preparar sua organização para
auditorias externas.
É importante que o auditor seja independente da área que está
sendo auditada, para que ele/ela não fique comprometido com
os resultados. Isso garante a eficácia da análise e dos
resultados.
As auditorias internas são usadas principalmente para avaliar a
conformidade, a eficácia e as oportunidades de melhoria. O
foco é comparar o sistema de gestão da qualidade com os
requisitos e entender questões de não conformidade. Isso
permite que as empresas corrijam o SGQ antes que um auditor
externo avalie os processos da empresa.
Uma auditoria externa é essencialmente o mecanismo principal
para certificar as empresas. A auditoria da ISO valida muitas
questões organizacionais correlacionadas que vão além de um
simples checklist. Essas auditorias externas geralmente são
realizadas por empresas ou consultorias autorizadas por
órgãos reguladores, e são responsáveis por relatar qualquer
problema, problema, risco e lacuna de qualidade no seu SGQ. As
empresas de auditoria geralmente fornecem três maneiras de
avaliar:
No local: auditorias executadas em dias inteiros. A quantidade
de dias necessários depende de vários problemas, incluindo
tamanho, complexidade, risco e contexto da organização.
Remoto: Auditorias realizadas através de reuniões na Web ou
avaliação digital de processos usando software online.

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 Qual é o foco principal de uma auditoria?
Processo
Esse tipo de auditoria verifica se um ou mais processos estão funcionando
corretamente até seus limites. Ele avalia o fluxo da operação conforme
padrões de conformidade pré-determinados, com a intenção de medir a
eficácia das instruções.

Isso geralmente é usado para:

• Verificar se os requisitos definidos, como tempo, precisão, composição e

capacidade de resposta estão em conformidade.

• Avaliar os recursos usados (equipamentos, materiais, pessoas) para

transformar os insumos em produtos. Os métodos, procedimentos,
instruções que estão sendo seguidas e também o ambiente e as
medições envolvidas.

• Avaliar a eficácia dos controles do processo em relação a seus

procedimentos, instruções, medidas e treinamento.

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 Qual é o foco principal de uma auditoria?

Produtos
Como dissemos antes, essa avaliação não se refere à qualidade do produto,
mas se o item em si está de acordo com os requisitos de conformidade.
Essa auditoria examina um produto ou serviço específico (hardware de
fabricação, desenvolvimento de software, materiais de processamento) para
avaliar se está em conformidade com os requisitos de padrão.

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 Qual é o foco principal de uma auditoria?

Sistema
Uma auditoria que engloba todo um sistema de gerenciamento pode ser
descrita como uma atividade que verifica, analisa e avalia os elementos do
sistema. Essa atividade confronta todos os elementos e verifica se eles são
apropriados e eficazes para a finalidade e o contexto da empresa. Por último,
mas não menos importante, certifica que tudo foi desenvolvido,
documentado e implementado de acordo com os requisitos especificados.

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 Qual é o foco principal de uma auditoria?
Comece definindo sua política e objetivos de qualidade, que determinam o escopo geral
e a implementação do SGQ. Você também precisará criar processos adicionais para
melhorar o desempenho geral da empresa.
Depois que os processos e procedimentos da sua empresa estiverem estabelecidos e
em execução por um período de tempo, somente então você poderá coletar os dados
necessários para passar por uma auditoria e obter a certificação ISO. Após a emissão
do certificado, os auditores verificarão periodicamente se a empresa está mantendo
seus níveis.
Auditoria interna - Esse processo garante que os registros estejam em conformidade e
encontrem problemas, riscos e fraquezas.
Revisão gerencial - Avalia fatos sobre os processos do sistema gerencial para avaliar
decisões e recursos atribuídos.
Ações corretivas - focadas em desvendar as causas-raiz e identificar problemas e
documentar como elas foram resolvidas.
O processo de auditoria também pode avaliar indivíduos em relação à sua capacidade
de realizar atividades como na ISO 27001, que também avaliam as pessoas em relação
aos padrões de segurança e auditorias internas.

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 Tudo começa antes da auditoria, definindo
cronogramas por meio de avaliações regulares ao
longo do ano e também escolhendo o auditor
interno que possui um conjunto de competências e
experiência para planejar, gerenciar e executar um
programa de auditoria, mas primeiro:

Como se
preparar para Estabeleça objetivos: Determine os objetivos
auditorias do programa; Quais sistemas serão
avaliados? Quais KPIs serão usados? Traga
01 todos os serviços e produtos para a mesa e
defina aqueles que serão auditados. O
objetivo deve se concentrar na conformidade
dos processos ou na busca de oportunidades
de melhoria?

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 Separe os riscos e as oportunidades que
precisam ser abordados e avalie se os riscos
02 foram subestimados ou sempre estão
aparecendo. Capitalize oportunidades ou,
pelo menos, planeje o investimento para isso.

Estabeleça as funções e responsabilidades

Como se 03 que devem acompanhar o programa de
auditoria, alinhe-as com os processos que
preparar para precisam ser incluídos nas auditorias.

auditorias Programe a implementação conforme o seu

objetivo, escopo, critérios e métodos,
abrangendo todas as áreas e etapas
04 necessárias. Crie relatórios e registros de
auditoria que vinculem a conformidade às
atividades, tecnologias e fluxos de trabalho
usados pela empresa.

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 Monitore o programa de auditoria enquanto
ele esta em execução e faça as alterações
necessárias. Verifique se os cronogramas
05 estão sendo cumpridos e se as informações
foram documentadas corretamente. Avalie
se as habilidades do auditor são suficientes.
E certifique-se de corrigir e melhorar o

Como se programa de auditoria.

preparar para Revise e melhore o programa - como em

auditorias qualquer programa organizacional, a

auditoria procura maneiras de identificar
melhorias em processos. Precisamos
06 aumentar o número de auditorias em
procedimentos específicos? Estamos
auditando certos departamentos em uma
frequência adequada? Como o programa de
auditoria pode melhorar?

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 Como as auditorias são
conduzidas?
Os processos das empresas de auditoria são normalmente
conduzidos na estrutura do PDCA. Este modelo pode ser usado
para mapear o processo, juntamente com os 7 princípios de
gerenciamento da qualidade. Juntar estes 2 conceitos resume
como o processo de auditoria funciona de modo geral. Todos
esses conceitos serão conduzidos avaliando:

• Objetivos e processos necessários para entregar resultados.

• De acordo com os requisitos do cliente e as políticas
organizacionais.
• Instruções ou procedimentos de trabalho, conforme necessário,
para saída consistente do processo.

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 • Leia e compreenda todos os tópicos do padrão ISO nos quais sua
empresa ou departamento será auditado. Isso o ajudará a entender
a abordagem adotada pelos auditores externos.

!
• Dependendo do certificado ISO de que você precisa, determine qual
funcionário tem o melhor conhecimento para ajudar o auditor
externo a fazê-lo entender e avaliar melhor seu negócio. Certifique-
se de sugerir ações para a preparação com base em seus
conhecimentos e experiência.
• Reconheça que as auditorias externas exigem tempo e esforço,
portanto, verifique se seus recursos (e colaboradores) estarão

Dicas para disponíveis.

• Faça um tour pelos processos e revise os controles relevantes para
auditorias a auditoria. Identifique gaps que geram desentendimentos na
execução de atividades ou processos e consequentemente não
atendem os requisitos estabelecidos.
• Reúna todos os materiais de apoio para o processo de auditoria,
como documentos de políticas, demonstrativos financeiros,
artefatos de treinamento, comunicação e outros. Os gaps de
informações podem afetar a avaliação de auditoria. Portanto,
verifique se os dados são precisos, relevantes e completos.

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 • Crie uma comunicação para toda a organização antes da auditoria,
envie-a para as funções apropriadas na área que está sendo

!
auditada. Certifique-se de colocar o nome do auditor, a natureza da
auditoria com seus objetivos e solicite a cooperação da equipe.
• Antes do início da auditoria, organize uma reunião de entrada com
o auditor e a equipe que está sendo auditada. Comunique os
principais funcionários de cada área que está sendo auditada.
Informe a data e hora em que a auditoria começará.
• Crie uma pesquisa preliminar para a área que está sendo auditada,
a fim de enfatizar políticas e procedimentos importantes que
possam ser avaliados na área que está sendo auditada. Discuta
Dicas para
com a equipe sobre processos, riscos e documentação que podem
ser auditados.
auditorias
• Certifique-se de organizar uma conferência de saída para mostrar e
discutir o relatório de auditoria, estabelecendo objetivos adicionais
devido à auditoria e resolver os problemas remanescentes que
podem ser resolvidos ou mal compreendidos.

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 Conclusão

O processo de auditoria é importante para todos os

sistemas organizacionais, independentemente do
tamanho da empresa. A auditoria tem a função de
realizar avaliações conforme uma padronização
mundial, para que o planejamento, a execução e o
monitoramento de atividades possam garantir a
qualidade de maneira consistente e eficaz. Se você
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ferramentas do SoftExpert Suite, como gestão de ativos, gestão de projetos e gestão de processos de
negócio. As não conformidades e ações corretivas podem ser iniciadas diretamente a partir das
constatações, garantindo a robustez dos programas de auditoria. As partes interessadas podem
acompanhar o status das atividades por meio de portais intuitivos, com informações claras
atualizadas em tempo real.

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