Form. PM. 9.3.

1/F1
Rev. 0

UNDANGAN DAN AGENDA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Kepada Yth : ................................................................................

Bagian : ................................................................................

Mohon dapat menghadiri rapat tinjauan manajemen yang akan dilaksanakan pada :
Hari / Tanggal : Kamis, 01 November 2018
Waktu : 09.00 WIB - Selesai
Tempat : Kampus A SMK PGRI 2 Lahat
Agenda : Tinjauan Manajemen SMK PGRI 2 Lahat

1. Pembukaan
2. Laporan status penerapan oleh Management Representative
2.1. Hasil pelaksanaan audit sistem manajemen mutu
2.2. Umpan balik pelanggan
2.3. Kinerja proses dan kesesuaian mutu pelayanan pendidikan
2.4. Hasil evaluasi sasaran mutu
2.5. Status tindakan perbaikan dan pencegahan
2.6. Tindakan tindak lanjut dari tinjauan manajemen terdahulu
2.7. Perubahan-perubahan yang dapat berpengaruh terhadap perbaikan sistem manajemen mutu
2.8. Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan

3. Pembahasan oleh Kepala Sekolah

3.1. Identifikasi prioritas masalah dan rekomendasi tindakan perbaikan / pencegahan
3.2. Evaluasi pencapaian kebijakan mutu dan sasaran mutu
3.3. Pembahasan sistem manajemen mutu
3.4. Evaluasi dan kesimpulan rekomendasi tindakan perbaikan/ pencegahan

4. Rangkuman oleh Management Representative

5. Penutup

Demikian, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Lahat, 21 September 2018

Disetujui oleh, Dibuat oleh,

Rusminah, SH.M.Si Lili Apriani, S.Pd

Kepala Sekolah Management Representative
 Form. PM. 9.3.1/F2
Rev. 0

BAHAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Rapat Tinjauan Manajemen

Hari : Kamis
Tanggal : 01 November 2018

Bahan Rapat : 1. Review Penerapan iso 9001:2015 di SMK PGRI 2 Lahat

2. Hasil Audit Internal pada tanggal 22 -29 Oktober 2018
3. Laporan Pencapaian Sasaran Mutu
4. Keluhan Pelanggan
5. Status Tindakan Perbaiakn dan Pencegahan
6. Rekomendasi Perbaikan

Lahat, 01 November 2018

Lili Apriani, S.Pd

Management Representative
 DAFTAR HADIR
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN ISO 900 : 2015
SMK PGRI 2 LAHAT

Hari/Tanggal : Kamis, 01 November 2018

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

1 Rusminah, SH.M.Si Kepala Sekolah 1.

2 Lili Apriani, S.Pd Waka Kurikulum/MR 2.

3 Yuly Vistiawaty, S.Pd Waka Kesiswaan 3.

4 Firdaus Firmansyah, ST Waka Sapras/Humas 4.

5 Heri Kurniawan, S.Pd Staf Kurikulum 5.

6 Yeni Lestari, S.Ag Staf Kesiswaan 6.

7 Sistrawati,S.Pd Staf Kesiswaan 7.

8 Purwaningsih, S.Kom Operator 8.

9 Rutmanudin Kepala TU 9.

10 Suamarihadi Saputra Bendahara 10.

11 Faniaty, A.Ma Staf TU 11.

12 Rita Erianti Staf TU 12.

13 Citra Aprilia Staf Perpustakaan 13.

14 Betaria, S.Pd Staf TU 14.

15 Rizka Apriana, S.Pd Kepala Perpustakaan 15.

16 Rico Irwandi. S.Com Staf Kesiswaan 16.

17 Danu Priyadi Staf Kesiswaan 17.

18 Rindo Rumboko Staf TU 18.

19 Fredi Harianto Staf Keamanan 19

Lahat, 22 November 2018

_______________________
MR (Koordinator Audit Internal)
 Form. PM. 9.3.1/F3
Rev. 0

HASIL RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Rapat Tinjauan Manajemen berlangsung pada :

Hari / Tanggal : Kamis, 01 November 2018

Waktu : 09.00 WIB - Selesai
Tempat : Kampus A SMK PGRI 2 Lahat
Agenda : Terlampir dalam undangan dan agenda rapat tinjauan manajemen

No. Subjek Uraian Hasil Pembahasan

 1 Review Penerapan ISO 9001-
2015 SMK PGRI 2 Lahat
Secara keseluruhan, Sistem
Manajemen Mutu SMK PGRI 2
Lahat sudah mulai berjalan dengan
prosedur internal yang sudah di
terapkan. Pemantapan penerapan
sudah di lakukan dan pembenahan
sistem dokumentasi mulai di
sesuaikan dengan manual dan
prosedur mutu ISO 9001:2015.
Namun belum semua elemen
mengerti dan mampu menjalankan
prosedur yang ada secara spontan
terutama Guru. Laporan efektivitas
KBM belum dianggap sebagai
kewajiban.
Penerapan Sistem Manajemen
Mutu di SMK PGRI 2 Lahat harus
tetap di sosialisasikan secara terus
menerus agar efektifitas penerapan
Sisttem Manajemen Mutu dapat
berjalan lebih baik. Konsultasi,
pelatihan, dan peningkatan
kompetensi staf dan guru mengenai
sistem manajemen ISO 9001:2015
sangat di perlukan. Untuk itu, akan
tetap di cari pemecahan masalah
dalam peningkatan kompetensi staf
mengenai sistem manajemen ISO
9001:2015.

 2  Hasil Audit Internal
Dari Audit Internal yang telah di
laksanakan pada tanggal 22 – 29
oktober 2018, terdapat beberapa
poin yang menjadi temuan antara
lain belum terhitungnya sasaran
mutu yang ada pada setiap bagian.
Secara lengkap, temuan di bagian
kurikulum adalah :
a. Belum semua sasaran mutu
di hitung
pencapaiannya,seperti daya
serap siswa.
Bagian Humas:
a. Belum bisa menunjukkan
bukti penelusuran tamatan
Bagian Sarpras :
a. Sasaran mutu belum di
hitung.
Bagian TU :
a. Inventaris barang belem
selesai dilakukan.
b. Data alumni yang sudah
bekerja belum dibuat
c. Tidak ada pengarsipan
penghargaan untuk siswa
Hasil temuan pada audit internal
ISO 9001:2015 SMK PGRI 2 Lahat
harus segera di tindaklanjuti dalam
waktu singkat oleh setiap bagian.
Khusus pada bagian TU yang
merupakan pusat administrasi,
harus terus di lakukan pemantauan
kinerja. Program kerja yang telah di
buat seharusnya dijalankan
sebagaimana mestinya. Kerja sama
antara Wali kelas, gUru mapel, staf
TU harusnya lebih ditingkatkan lagi.
Kinerja masing – masing bagian
terutama pada bagian TU di
harapkan lebih meningkat.

Kaprog:
a. Belum adanya pengajuan
untuk sarana dan
prasarana yang diperluka
b. Belum dibuat pengajuan
kebutuhan guru dan
 pegawai
c. belum dibuat kebutuhan
sumber daya

Wali Kelas:
a. Masih ada wali kelas yang
belum menjalankan
program wali kelas yang
sudah dibuat
Guru Mata Pelajaran:
b. Masih ada beberapa guru
yang belum membuat
sasaran mutu dan program
kerja serta penghitungan
pencapaiannya.
c. Masih ada beberapa guru
yang sudah membuat
sasaran mutu tetapi
pencapaiannya belum
dihitung.

3 Laporan Pencapaian Sasaran
Mutu
Pencapaian sasaran mutu SMK
PGRI 2 Lahat tahun 2018 adalah
sebagai berikut :
1. Kepuasan Pelanggan
a. Tingkat kepuasan peserta
didik minimal 85%.
(Tercapai dengan Tingkat
Kepuasan 91%)
b. Tingkat Kepuasan Orang
Tua Siswa Minimal 85%
(Tercapat dengan Tingkat
Kepuasan 85%)
c. Tingkat Kepuasan
Pengguna Kompetensi
Keahlian dan Alumni
(DU/DI) Minimal 85%
(Tercapainya dengan
Tingkat Kepuasan 98,97%)
2. Pengajaran
a. Setiap Guru memiliki
Perangkat Pembelajaran
sesuai dengan mata diklat
yang diajarkan
(Tercapai, dibuktikan
dengan adanya checklist
pengumpulan Perangkat
Pembelajaran dari Bagian
Kurikulum)
3. Manajemen
a. Penempatan Staf dan Guru
Mengajar dengan
kompetensi terlaksana
minimal 80%
(Tercapai dengan
Kesesuaian Kompetensi
Staf Pegawai 92%)
b. Audit Internal 1 kali dalam 1
tahun
(Tercapai)
4. Pengembangan SDM
a. Staf yang mengikuti Diklat
Kompetensi dan Profesi
Pada Tahun 2018 Minimal
20%
(Tercapai dengan Angka
Untuk diklat peningkatan
kompetensi telah dibahas
sebelumnya. Ketidakpastian tentang
kelangsungan sistem manajemen
ISO 9001:2015 telah berpengaruh
terhadap pelaksanaan sistem
tersebut di SMK PGRI 2 Lahat.
Selain itu, belum ada anggaran
untuk diklat peningkatan audit
internal.
Nilai Rata-rata dari ujian nasional
terjadi karena perubahan sistem
dari LJK menjadi CBT. Penurunan
nilai siswa terjadi dihampir semua
sekolah. Namun demikian, hal ini
harus ditindaklanjuti dengan
pemberian materi dan pendalaman
soal bagi siswa sejak dini. Untuk itu,
dalam evaluasi belajar selanjutnya
akan dibiasakan dalam bentuk soal
pilihan ganda.
Ketercapaian 5 tropi dapat
dianggap memuaskan mengingat
tahun 2018 belum berakhir.
Hasil ketercapaian dari sasaran
mutu sekolah akan ditetapkan pada
desember 2018.
 22%)
5. Lulusan
a. Tingkat Kelulusan Siswa
Tahun Diklat 2017/2018
100%
b. Tingkat Kelulusan Uji
Kompetensi Produktif
Tahun Diklat 2017/2018
minimal 98%
c. Nilai Rata-rata Produktif
tahun Diklat 2017/2018
minimal 70%
(Tercapai dengan angka
86,37%)
d. Nilai Rata-rata Normatif
Bahasa Indonesia Tahun
Diklat 2017/2018 minimal
70
(Tidak Tercapai dengan
Angka 50,43)
e. Nilai Rata-rata Adaptif
Matematika Tahun Diklat
2017/2018 minimal 70
(Tidak Tercapai dengan
Angka 32,39)
f. Nilai Rata-rata Adaptif
Tahun Diklat Tahun
2017/2018 minimal 70
(Tidak Tercapai dengan
Angka 36,74
g. Keterserapan Lulusan
Tahun 2017/2018 minimal
70%
(Belum Tercapai, sampai
dengan Oktober 2018,
Keterserapan Lulusan
Tahun Diklat 2017/2018
Tecatat 48,72%)
6. Prestasi Peserta Diklat/Siswa
a. Perolehan Prestasi Siswa
Melalui Kegiatan
Ekstrakulikuler adalah 10
Tropi per-Tahun.
(Belum Tercapai, sampai
dengan Oktober 2018
tercatat SMK PGRI 2 Lahat
Memperoleh 5 Tropi)
b. Meraih Juara Di Bidang
Akademik Pada Tahun
2018 Minimal Tingkat
Kabupaten
(Belum Tercapai)

 4 Keluhan Pelanggan Sampai dengan November 2018, a. Terkait keluhan pelanggan

terdapat keluhan pelanggan antara yang berasal dari DU/DI
lain : kepala sekolah telah
a. Keluhan tanggal Mei 2018 menegaskan kepada Waka
Pelanggan : DU/DI Hubungan
Nama : Bengkel Lantra Masayarakat/Industri untuk
Alamat : Lahat memberikan pembinaan
Keluhan : kepada siswa terkait
Kurangnya kreatifitas siswa kreastifitas. Hal ini telah
prakrin. ditanggapi dengan
b. Keluhan tanggal 7 Agustus memberikan pembinaan
2018 terkait kreatifitas didunia
Pelanggan : Orang Tua usaha dari industri saat
 Siswa pengkondisian akhir. Untuk
Nama : Sukila prakrin 2019, pembinaan
Alamat : Ds. Tanjung saat pengkondisian awal
Payang harus memberikan materi
Keluhan : terkait kreatifitas, motovasi,
Mohon diperbaiki kondisi dan semangat kerja.
meja dan dibangunkan Keluhan ini dianggap
mushola untuk sholat selesai dengan memberikan
c. Keluhan Tanggal 1 umpan balik dan ucapan
September 2018 terima kasih terhadap saran
Pelanggan : Ghinaa Luthfi yang telah diberikan oleh
Alamat : Ds. Muara DU/DI.
Siban b. Terhadap keluhan yang
Keluhan : diajukan oleh orang tua
Wifi diarea kampus tidak siswa mengenai kondisi
dapat diakses. meja kursi serta mushola
ini, kepala sekolah telah
merekomendasika WK.
Sarana prasarana untuk
mengajukan proposal meja
dan kursi keyayasan PGRI
Kabupaten Lahat serta
menyediakan ruang Sholat.
WK sarana prasarana telah
mengajukan surat
permintaaan bantuan meja
dan kursi kepada pihak
Yayasan PGRI Kabupaten
Lahat, namun sampai saat
ini belum ada tanggapan.
Akan tetapi, kursi yang
rusak telah digantikan
dengan kursi yang layak
pakai. Mengenai mushola,
wk. Sarpras dan staf telah
menyediakan sebuah
ruangan dibelakang UKS
untuk dipakai sebangai
ruang Shalat, ruang
tersebut telah dilengkapi
dengan alat alat shalat,
buku hadist, al-quran, dan
sebuah kipas angin.
c. Tidak berfungsinya jaringan
internet diarea kampus B
disebabkan oleh adanya
pemasangan jalur optik oleh
pihan Telkom. Namun
setelah jalur optik tersebut
selesai, pihak sarpras telah
mengaktifkan kembali area
Hotspot dengan kecepatan
jaringan yang lebih baik.
Diharapkan pada siswa
dapat memanfaatkan area
Hotspot tersebut dengan
bijak.

 5 Status Tindakan Perbaikan  Rekomendasi perbaikan yang

dikeluarkan saat ini berjumlah 59
CORRECTIVE ACTION REQUEST
(internal) dan 4 CORRECTIVE
ACTION REQUEST (eksternal).
Rekomendasi perbaikan tersebut
telah diberikan kepada masing
masing pihak yang bersangkutan
 untuk ditindaklanjuti.
Sampai dengan sekarang, terdapat
7 CAR internal yang belum dapat
dilaksanakan.
Adapun CAR tersebut adalah :
a. CAR-51 : daya serap pada
sasaran mutu belum
dihitung
b. CAR-52 : Belum dapat
menunjukkan bukti
penelusuran alumni tahun
2017/2018.
c. CAR-53 : Belum semua
sasaran mutu yang dibuat
oleh wali kelas dihitung
pencapaiannya dan
sebagian kecil dari program
belum dijalankan.misalnya
kunjungan kerumah siswa
yang bermasalah.
d. CAR-54 : Belum semua
sasaram mutu yang dibuat
kaprog dihitung
pencapaiannya.
Belum adanya pengajuan
kebutuhan pegawai,
permohonan sarana
prasarana dan kebutuhan
sumber daya pada tahun
pelajaran 2017/2018.
e. CAR-55 : Belum dihitung
pencapaian sasaran mutu
pada kepala tata usaha
f. CAR-56 : masih ada
beberapa guru mata
pelajaran belum
menghitung pencapaian
sasaran mutu.
g. CAR-57: Tidak dapat
menunjukkan bukti analisis
hasil pencapaian sasaran
mutu. Tidak ada berita
serah terima barang, dan
tidak dapat menunjukkan
perawatan dan perbaikan
peralatan.
6  Rekomendasi Perbaikan 1. Heri Kurniawan, S.Pd
Berkaitan dengan area
hotspot, sebaiknya di
lakukan pembatasan waktu
karena selama ini banyak
siswa yang tidak pulang
sampai waktu maghrib
hanya untuk mendapatkan
sinyal wifi.
2. Firdaus Firmansyah,ST
Keterangan dari pihak kurikulum :
CAR-051 belum dapat diselesaikan
karena keterlambatan beberapa wali
kelas dalam pengumpula Leger.
Keterangan dari pihak Humas :
Belum ada ksempatan untuk
melakukan penyebaran angket
penelusuaran alumni ke DU/DI.
Belum mengerti cara menghitung
pencapaian sasaran mutu.
Belum ada waktu untuk melakukan
kunjungan kerumah-rumah siswa
yang bermasalah.
Ada beberapa kaprog,wali kelas,
dan guru mata pelajaran yang
belum mengerti cara menghitung
pencapaian sasaran mutu.
Belum dibuat untuk pengajuan
kebutuhan pegawai, sarana
prasarana, dan kebutuhan sumber
daya tahun pelajaran 2017/2018
Keterangan dari pihak MR :
Sampai dengan saat ini,
kesimpangsiuran akan
kelangsungan program ISO yang
dijalankan SMK PGRI 2 Lahat
membuat program diklat
peningkatan kompetensi audit
internal tidak berjalan. Disamping
itu, sampai dengan saat ini tidak
ada anggaran untuk mengundang
narasumber atau mengirimkan staf
untuk mengikuti diklat peningkatan
kompetensi audit internal. Berkaitan
dengan permasalahan yang ada,
kepala sekolah meminta semua
CAR yang belum tuntas untuk
segera ditindaklanjuti, sedangkan
kegiatan yang berkaittan dengan
anggaran akan dimasukkan dalam
RAB mendatang.
Untuk pembatasan waktu megenai
area hotspot, segera di buat SOP
Pengaktifan Area Hotspot yang di
sepakati hanya aktif selama jam
operasional sekolah berlangsung.
Mengenai rendahnya konsistensi
para pegawai, guru, kaprog, dan
kabeng, kepala sekolah
menetapkan pembuatan kontrak
kerja dan surat penyataan
 Masih Rendahnya kesanggupan dalam melaksanakan
kosistensi pegawai, guru, program ISO 9001:2015.
kaprog, dan kabeng Pembuatan isi kontrak kerja dan
mengenai program Sistem surat penyataan akan dibahas
Manajemen Mutu ISO dalam rapat top manajemen
9001:2015 tetap menjadi bersama wakil kepala sekolah pada
dasar yang menghambat bulan Desember 2018.
pelaksanaan dan kerja
sama. Untuk itu harap
dilakukan pemecahan
masalah
3. Rudi Harianto, A.Md
Masih ada beberapa siswa
tidak epektif dalam
mengikuti Kegiatan Belajar
Mengajar (KBM)
dikarenakan adanya
program Fullday, masih

Lahat, November 2018

Disetujui oleh, Dibuat oleh,

` Rusminah, SH.,M.Si Lili Apriani, S.Pd

Kepala Sekolah Management Representative