Project DPRO – RESUMO DAS FERRAMENTAS
Ferramenta Descrição
Levantamento de informações sobre as
necessidades do projeto, entendimento
01 de cenários do público-alvo do projeto,
Plano de coleta de dados
revelando o perfil do grupo e quais são as
necessidades mais comuns e prioritárias.
02 Análise das partes interessadas no
Diagrama de Venn Projeto (beneficiários, parceiros,
departamentos, etc).
Utiliza os resultados do diagrama de Venn
03 (ou outras ferramentas de mapeamento
Matriz de análise das de influência) para identificar, elaborar e
comunicar os interesses, capacidades e
partes interessadas
ações potenciais das partes interessadas
no projeto
Ferramenta de análise de dados, cuja
04
finalidade é identificar um problema
Árvore de Problemas
central, os efeitos e causas deste
problema.
Ferramenta para identificar os objetivos
05
do projeto, a partir de uma imagem
Árvore de Objetivos
espelhada da árvore de problemas.
06 Ferramenta para identificar as atividades
Árvore de que serão incluídas no escopo do projeto.
Soluções/Alternativas
07
Ferramenta analítica utilizada para
Quadro Lógico (ou matriz planejar, monitorar e avaliar projetos.
lógica, ou marco lógico)
Mapeia o processo por meio do qual um
projeto precisa ser investigado, a fim de
08
garantir que ele tenha o apoio (interno e
Portas de Decisões
externo) necessário para que o projeto
finalmente seja aprovado.
09
Gerenciamento e Monitorar os pressupostos do projeto.
Priorização de Riscos
10
Envolver as partes interessadas certas no
Estratégia de envolvimento momento certo
de partes interessadas
11
Mapa de etapas do projeto Entender como será essa estrutura de
planejamento e organizar esta etapa
As próximas 05 ferramentas (EAP, Diagrama de Rede, Estimativa de recursos e Gráfico de Gantt) podem e devem ser usadas em conjunto, uma após a outra.
Observação:
Aplicação (quando uso?)
Identificação e Definição, entretanto, suas
informações são resgatadas ao longo de todo
projeto.
Identificação e Definição
Pode ser usado em um DRP, ou na análise de
partes interessadas de um projeto já em curso
(em execução)
Identificação e Definição
Aprofundar e detalhar informações colhidas a
partir do Diagrama de Venn, ou simplesmente
para a análise de partes interessadas de um
projeto em curso (em execução).
Identificação e Definição
Durante processos de diagnóstico rápido
participativo (DRP), para um projeto específico
ou para um planejamento participativo
(priorização).
Identificação e Definição
É elaborado após a Árvore de Objetivos, para
sintetizar as atividades, produtos/resultados,
objetivo e impacto do projeto. Deve ser
revisitado na fase de planejamento do projeto.
Identificação e Definição
Deve ser utilizado sempre que processos
necessitam de aprovação interna, externa, da
comunidade, etc.
Configuração e Aprovação
Configuração e Aprovação
Configuração e Aprovação, mas precisa ser
resgatada e detalhada na fase de Planejamento.
Informação útil Para lembrar...
O projeto pode não possuir muitos recursos
dedicados ao desenvolvimento de
atividades, portanto é importante
identificar quais dados são relevantes para
o momento e que podem ser coletados.
Pode-se utilizar o processo de tarjetas para
mapear os parceiros e influência, sempre a
partir da ótica de um grupo determinado.
Pode ser feito a partir do Diagrama de Venn
Deve ser elaborado em grupo, podendo-se utilizar
tarjetas (Post-it).
Deve ser elaborada a partir da árvore de
problemas.
Deve ser elaborada a partir da árvore de
objetivos.
Pode (e deve) ser elaborada a partir da
árvore de alternativas.
Criar dentro da instituição um mapa identificando
em qual etapa, quando e quem deve aprovar e
assinar, além disso, não se esqueça de coletar
assinaturas e qualquer meio de verificação que
esteja aprovando a passagem de uma etapa para
outra.
1. Identificação dos Riscos; 2. Avaliação e
Priorização dos riscos; 3. Planejamento de
resposta ao risco e 4. Monitoramento e controle
dos riscos
É importante envolver as partes interessadas
durante todo o desenvolvimento do projeto.
Este mapa será revisado na fase de planejamento
 É uma decomposição hierárquica do
trabalho de um projeto. É a principal
12 ferramenta que os gerentes de projetos
EAP – Estrutura utilizam para planejar o escopo dos Planejamento do Projeto Pode ser feito de forma gráfica, ou de forma
Analítica do Projeto projetos. Geralmente é feito de Para dividir os grupos de atividades em pacotes. identada
forma descentralizada – por cada
(WBS) responsável ou
equipe de campo.

Lista de atividades que registre todas as

atividades dentro do escopo do projeto (ou
dentro do escopo de um pacote de trabalho Planejamento do Projeto É importante sinalizar quais são as relações
13 específico do projeto). Permite colocar as A partir da EAP (modelo gráfico), com um de dependência (a atividade X só pode
Diagrama em Rede atividades na sequência em que serão simples giro de 90º sentido horário ocorrer depois da atividade Y).
executadas, ainda sem a preocupação de
quanto tempo dura cada atividade.

Identificar com a equipe do projeto o que é

14 Orçamento baseado em atividades
Planejamento após o desenho da EAP e a
necessário para realizar cada atividade e
Estimativa de recursos construção do diagrama de rede
quanto isso custará.

Planejamento do Projeto
15 Revisar o diagrama de rede e definir a Uma vez estimados os tempos, é possível
Deve ser feita com base no Diagrama em
Estimativa de tempo estimativa de tempo para cada atividade. definir qual o caminho crítico do projeto.
Rede

O caminho crítico será sempre aquele

O caminho crítico é a série de tarefas que Planejamento do Projeto caminho de atividades onde não há folgas,
16 determina o tempo mínimo necessário para Deve ser feita com base na Estimativa de ou seja, onde uma atividade não pode
Caminho Crítico concluir as atividades do projeto. Tempo. atrasar, pois comprometeria o tempo do
projeto como um todo.

17 Com base na estimativa gerada através das Pode ser elaborado utilizando o MS Project,
Gráfico Gantt etapas anteriores, a equipe do projeto
Planejamento do Projeto outros aplicativos apropriados, ou em uma
(Desenvolvimento do pode, agora, desenvolver um cronograma planilha Excel.
cronograma) do projeto.

Permite organizar, planejar e alocar

O uso do Resumo de Avaliação pode ser útil
esforços para os processos de avaliação que
18 para descrever a frequência e o objetivo das
acontecerão durante ou após a execução Planejamento do Projeto
Resumo da avaliação avaliações dentro do seu projeto.
do projeto.

Assegurar que as comunicações sejam

explícitas, claras e completas, para que o Planejamento do Projeto
19 público não tenha dificuldade para Pode ser feito em uma planilha Excel ou
O plano de comunicação deve ser elaborado
Plano de Comunicação entender o que foi comunicado e, em para o projeto como um todo, ou para um documento Word.
particular, que ações precisam tomar, conjunto de atividades.
(caso haja alguma).

Identifica os papéis e
responsabilidades para as várias
atividades do projeto. Definir e Planejamento do Projeto
distinguir tipos de relacionamento, Além da definição RECI geral do projeto, Pode ser feito em uma planilha Excel ou
20 também é indicada para definir papéis em níveis
clarear os papéis, responsabilidades, documento Word.
Matriz RACI mais detalhados, entre equipes que executam
direitos e comunicações. Pode ser
um conjunto de atividades.
denominada RACI (onde o A é
indicação de Aprovador)

Definir quais partes dos impactos e

dos objetivos do projeto se deseja
É importante deixar claro que a essência da
21 manter, e estabelecer disposições
matriz deve estar alinhada a que tipo de
para a participação das partes Planejamento do Projeto
Matriz de planejamento de transição o projeto pretende (Encerramento,
interessadas, transferência de
transição extensão, expansão ou redesenho).
ativos, investimentos em
capacitação.

A análise do valor agregado é feita logo após

É uma forma de unir escopo,
22 a construção do orçamento do projeto, mas
orçamento e tempo em uma única Implementação do Projeto é preenchida mensalmente conforme os
ferramenta.
Análise de valor agregado custos das atividades acontecem.

Identificar problemas do projeto e

contribuir para a resolução dos
problemas do projeto. Também é um
23 processo que permite resgate de Há um modelo de Registro de Problemas (em
Registro de Problemas aprendizados ao final do projeto. Implementação do Projeto e Encerramento do Excel) disponível no material do curso.
Projeto Complementar com as lições aprendidas, que são
(Gerenciamento de Deve se optar por formas
colaborativas de registro de analisadas na fase de Encerramento do projeto.
Problemas) problemas (utilizar o DropBox ou
Google Docs).

24
Controlar e medir o progresso,
Tabela de monitoramento desempenho e impacto do projeto, a
de indicadores partir do sistema de informação
(indicadores).
Estabelecer um sistema de
gerenciamento de controle de mudança
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integrado para ajudar os gerentes de
Mapeamento dos
projetos a manter o controle dos
Processos de Mudança projetos desde o início até sua
conclusão.
Validar pontos relevantes de como esse
encerramento acontecerá e como
26
manter os benefícios do projeto após a
Plano de sustentabilidade
sua conclusão.
Processo de avaliação simplificado,
realizado com a equipe do projeto para
coletar percepções baseadas nos
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acontecimentos ocorridos durante a vida
Revisão após ação do projeto.
O plano deve ser abrangente, não se limite.
Deve ser inserido o cronograma de atividades,
reuniões, eventos, recursos humanos, recursos
Implementação do Projeto materiais, recursos financeiros, inventários,
estoques, prazos de relatórios e outros
elementos que estejam ligados ao alcance dos
resultados.
Pode-se utilizar um desenho em fluxograma
Implementação do Projeto para o mapeamento, ou outro formato (ver
conjunto de slides do curso)
Garantir que todos os elementos estejam no
lugar para que a organização parceira,
instituição governamental ou comunidade possa
Encerramento do Projeto
continuar o trabalho feito após o encerramento
do projeto.
Realizar a revisão após ação pode permitir
chegar a conclusões sobre o projeto de maneira
mais rápida e simplificada. Porém, não substitui
Encerramento do Projeto
as avaliações do projeto.