CODIGO PR-017-SIG

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES VERSIÓN 4

CORRECTIVAS, PREVENTIVAS, DE
FECHA 15/05/2023
MEJORA Y SALIDAS NO CONFORME
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Emitido por:
Revisado por: Aprobado por:
LORENA FONG
LUZ DAYAN BARROS MARIELA VERGARA
MENCO
Coordinador SIG Gerente General
Analista SIG
Fecha:15/05/2023 Fecha: 15/05/2023 Fecha: 15/03/2023

1 OBJETIVO

Definir las actividades, los responsables y los controles requeridos para la identificación, análisis y cierre de las
acciones correctivas, preventivas, de mejora, y salidas no conforme, eliminar las causas de no conformidades
reales y potenciales con el fin de abordar riesgos y oportunidades y prevenir que vuelvan a ocurrir.

2 ALCANCE

Desde la identificación, análisis, determinación de causas, evaluación, implementación del plan de acción de
los posibles hallazgos: No conformidades, observaciones, oportunidades de mejora y salida No conforme, y su
seguimiento hasta la revisión de la eficacia de las acciones tomadas para evitar su ocurrencia o repetición en
pro de la mejora continua.

Aplica para la totalidad del Sistema Integrado de Gestión (Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión
de la, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de Gestión de Control y Seguridad –
BASC, SMS).

3 RESPONSABLES

– Coordinador de SIG
– Analista de SIG
– Líderes de procesos

4 DEFINICIONES

• Acción correctiva1: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
• Acción preventiva2: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
Estas acciones gestionan los riesgos identificados y evaluados en el mapa de riesgos de cada proceso
teniendo en cuenta la política de Administración de riesgo.
• Acción de Mejora: son las acciones que gestionan las oportunidades de mejora y observaciones
identificadas por las diferentes fuentes de hallazgo, y las oportunidades identificadas en la Matriz de
contexto y DOFA.
• Corrección3: Acción para eliminar una no conformidad detectada.
• Eficacia4: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.
• NC - No conformidad5: Incumplimiento de un requisito.

1 NTC ISO 9000:2015, 3.12.2

2 Ibid., 3.12.1
3 Ibid., 3.12.3
4 Ibid.,3.7.11
5 Ibid., 3.6.9
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• Oportunidad de mejora: Situación conforme que denota la oportunidad de aumentar la capacidad de

cumplir los requisitos o mejorar un proceso de la institución.
• Observación: aspecto de un requisito que podría mejorarse.
• Requisito6: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
• Riesgo7: Es la combinación entre las consecuencias de un evento y la probabilidad que ocurra.
• Salida No conforme8: son salidas del proceso que no cumple con sus requisitos.

5 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS O INSTALACIONES UTILIZADAS

• Computador
• Oficinas administrativas

5.2 ESCENARIOS Y ACTIVACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento se activa al identificar una situación no deseable real, potencial que repercuta en el
desarrollo normal de las actividades del Grupo Aeroportuario del Caribe S.A.S. Asimismo, cuando se
identifiquen oportunidades y observaciones que representen mejora de un proceso, y cuando se actualice la
matriz DOFA y Mapa de riesgos, teniendo en cuenta que de aquí surgen las acciones para abordar riesgos y
oportunidades.

5.3 FUENTES DE INFORMACIÓN

• Normas NTC - ISO 9000: 2015

• Normas NTC - ISO 9001:2015
• Norma NTC - ISO 14001:2015
• Norma NTC – 45001:2018
• Decreto 1072 del 2015
• Norma BASC

5.4 SECUENCIA DE ACTUACIONES Y RESPONSABILIDADES

5.4.1 IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES, Y/O OPORTUNIDADES DE

MEJORA: Una vez se identifiquen incumplimientos, posibles incumplimiento y/o oportunidades de
mejora durante: Auditorías internas y externas, Autocontrol, medición de satisfacción, PQRS, Producto,
servicio o Salida No conforme, Inspección de Seguridad y Salud en el trabajo, Inspección Ambiental,
Riesgo, Matriz DOFA, tendencia de indicadores, revisión por la dirección, Simulacros, Manejo del
cambio y otros, se informa mediante acta, correo electrónico, informe de auditoría al Líder del Proceso
y/o al Analista de SIG para proceder al reporte.

5.4.2 DILIGENCIAMIENTO FO-160-SIG: identificadas los hallazgos mencionados en el ítem anterior, el líder
de proceso diligencia el formato FO-160-SIG TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS–

6 Ibid., 3.6.4
7
Ibid., 3.7.9
8
ISO 9001 2015, 8.7.1
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PREVENTIVAS Y DE MEJORA, registrando: fecha de identificación del hallazgo, tipo de acción, fuente
de hallazgo, descripción del hallazgo, tratamiento, análisis de causas para las acciones correctivas y
preventivas, plan de acción, y fecha de definición de la acción

El código es asignado por el Analista del SIG y/o Coordinador SIG teniendo en cuenta lo siguiente:
o Acción Correctiva en el Proceso de OPERACIONES: CÓDIGO= OPE-AC-001-2018
o Acción Preventiva en el Proceso de OPERACIONES CÓDIGO= OPE-AP-001-2018
o Acción de Mejora en el Proceso de OPERACIONES CÓDIGO= OPE-AM-001-2018

5.4.3 DILIGENCIAMIENTO FO-405-SIG (cuando aplique): el SIG es el encargado de la identificación de

salidas No conforme, al momento de detectar observaciones en el informe de cumplimiento de
indicadores que envía la interventoría mensualmente, las cuales son canalizadas a los procesos
involucrados. El análisis de la Salida No conforme lo realiza el líder del proceso responsable del
tratamiento de la observación, el seguimiento al cierre lo realiza el SIG antes de recibir el próximo
informe de cumplimiento de indicadores.

5.4.4 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: se describe en palabras sencillas la NC real, potencial o la

oportunidad de mejora identificada. Se deben incluir los numerales de norma, requisitos legales y toda
información que permita describir el hallazgo, la evidencia y pruebas que demuestran el incumplimiento
de los requisitos que generan la No conformidad.

5.4.5 DEFINIR EL TRATAMIENTO: en caso de que el hallazgo identificado requiere una corrección
inmediata, se define la fecha, nombre y cargo del responsable de la ejecución de corrección realizada.
Aplica para las No conformidades.

5.4.6 ANÁLISIS DE CAUSA: se deben identificar las causas que generaron el hallazgo por medio de los
métodos de análisis de causa sugeridos: 5 por qué?, espina de pescado y 6M, con el fin de hallar la
causa raíz y evitar la ocurrencia o recurrencia del hallazgo.
Este análisis de causa no aplica para las acciones de Mejora
Descripción de los métodos de Análisis de Causa:

• Los 5 ¿Por qué?: este método consiste en responder cinco veces de manera anidada el porqué de
la generación del hallazgo, con el fin de extraer las causas principales del mismo. Es importante que
el ejercicio se complete, pues en la marcha se puede detectar la causa raíz.

• Método de la espina de pescado o Ishikawa: es un diagrama de causa-efecto, que se puede utilizar

para identificar la/las causa/s potenciales (o reales) de un problema. Se analizan las siguientes
variables para identificar la causa raíz: Mano de obra, Maquina, Medio ambiente, Materiales – Materia
prima, Mediciones

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Gráfico 1. Diagrama-general-de-causa-efecto – 6 M

5.4.7 PLAN DE ACCIÓN: por la causa (s) identificadas se debe establecerse un plan de acción que le de
gestión, y se definen responsables y fecha programada.

5.4.8 REVISAR EL PLAN DE ACCIÓN: el líder de proceso envía por medio magnético al área del SIG el
FO-160-SIG TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS – PREVENTIVA DE MEJORA
completamente diligenciado; el Analista del SIG y/o Coordinador SIG, revisa las actividades
propuestas del plan de acción y realiza los ajustes pertinentes.

5.4.9 SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN: el seguimiento a las acciones levantadas lo realiza el Analista de SIG
y/o Coordinador de SIG dos veces al mes, en el cual solicitan a los procesos evidencias de cierre de
las acciones que están vencidas o próximas a vencer por medio de correo electrónico. Una vez se
envíen, estas se validan con el fin de determinar si les dan cierre a los planes de acción establecidos
y si se ejecutaron en las fechas propuestas, con esta información se procede a diligenciar la parte de
seguimiento de la FO-160-SIG TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS – PREVENTIVA DE
MEJORA, plasmando la fecha en que se está haciendo seguimiento y dejando claro en evidencia la
fecha del soporte, con el fin de diligenciar la fecha ejecutada de los planes de acción.
El SIG diligencia el FO-412-SIG como herramienta donde consolida todas las acciones generadas en
el año por los procesos, su seguimiento, cierre y eficacia.
5.4.10 CIERRE DE LA ACCIÓN: el cierre de la acción es realizado por el Analista de SIG y/o Coordinador
de SIG y se realiza el día en que se esté haciendo seguimiento y se evidencien todas las actividades
ejecutadas, en este se establece además el resultado obtenido.

5.4.11 MEDICIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES: el Analista de SIG y/o el Coordinador de SIG debe
verificar anualmente la eficacia de las acciones, esto se realiza verificando que en ese lapso de tiempo
no se hayan generado acciones del mismo tipo, y se debe hacer la trazabilidad de cumplimiento de
aquellas acciones que se limitaron a solicitudes a otros procesos. Por ejemplo: si el proceso de IT
solicitó a SST que se le realizará reinducción en peligros y riesgos, a los Analista SIG debe validar en
los seguimientos de proceso para cierre de acciones, que la capacitación efectivamente se haya
realizado y haya sido eficaz. Si finalmente la acción, resulta no eficaz, se debe documentar una nueva
acción correctiva donde se identifique nuevas causas y planes de acción.

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5.5 FLUJOGRAMA

5.5.1 Tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

LIDER DE PROCESO COORDINADOR – ANALISTA SIG

INICIO

5.4.1IDENTIFICACIÓN LAS
5.4.8 REVISAR EL PLAN DE
NO CONFORMIDADES, Y ACCIÓN
OPORTUNIDADES DE
MEJORAS

5.4.9 SEGUIMIENTO A LA
5.4.2DILIGENCIAMIENTO ACCIÓN
FO-160-SIG
FO-160

5.4.4 DESCRIPCIÓN DEL 5.4.10 CIERRE DE LA

HALLAZGO ACCIÓN

5.4.5 DEFINIR EL 5.4.11 MEDICIÓN DE LA

TRATAMIENTO EFICACIA DE LAS
ACCIONES

5.4.6 ANÁLISIS DE CAUSA

FIN

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5.5.2 Tratamiento de Salidas No conforme

COORDINADOR-ANALISTA SIG LÍDER DEL PROCESO
INICIO

IDENTIFICACIÓN LA SALIDA
NO CONFORME

DILIGENCIAMIENTO FO- ANÁLISIS DE LA SALIDA NO

FO-405-SIG
405-SIG CONFORME

TRATAMIENTO DE LA
SALIDA NO CONFORME

SEGUIMIENTO AL PLAN DE
ACCIÓN

CIERRE DE LA SALIDA NO
CONFORME

FIN

5.6 RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES APLICADOS EN EL AEROPUERTO

• PR-015-SIG PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

• IN-010-SIG INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE MAPAS DE RIESGOS

5.7 PUNTOS IMPORTANTES DEL PROCEDIMIENTO

• Si se presenta el caso que el Líder del Proceso no está de acuerdo con el hallazgo informado; esta
situación se escala al representante por la dirección y sí no hay un acuerdo, por último, el Gerente
General es quien tiene la decisión final.
• .

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• El Analista SIG solicita a través de correos electrónicos a los líderes de proceso las evidencias de las
actividades ejecutadas de acuerdo a la programación, en el caso que una actividad requiera
reprogramación se debe informar los motivos por los cuales no se ejecutó dentro del tiempo programado,
y asignar la nueva fecha. En el formato FO 160 SIG TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS
PREVENTIVAS DE MEJORAS se debe justificar la causa de reprogramación.
• Cuando alguna de las actividades planeadas no se ejecute por decisión de la Gerencia General o de la
Dirección del proceso, dicha acción se cierra como no eficaz, dejando la justificación en las
observaciones del formato y no se debe levantar una nueva acción
• Para las acciones con planes compartidos entre procesos deben ser concertadas entre las partes.
• Los procesos deben por iniciativa propia identificar acciones de mejoras y que estas apunten a la
optimización del proceso y realizar el registro de la acción de mejora en el formato destinado para tal fin
y documentarla en el SIG Si los líderes de proceso identifican incumplimientos, posibles
incumplimientos y/o oportunidades de mejora a otro proceso, esta debe ser reportada en el formato
FO160SIG y en la fuente de hallazgo como Otra y ser documentada en el SIG; para luego ser enviada
al proceso que se le identifico la No conformidad.
• Se documentan acciones de mejora, para abordar las oportunidades identificadas en la matriz DOFA de
cada proceso.
• Los hallazgos identificados en auditorias y visitas de seguimiento, técnicas y de inspección, u otros
mecanismos por parte de las entidades: Aerocivil, Superintendencia de Transporte, Secretaria de Salud,
Ministerio de Trabajo, Secretaria de Tránsito, Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA,
Corporación Autónoma Regional del Atlántico - CRA, Agencia Nacional de Infraestructura – ANI,
Interventoría del Proyecto y Contraloría, no se documentan como acciones en el formato FO-160-SIG;
el tratamiento para estos hallazgos lo define la entidad correspondiente o se realiza a través de oficios
de respuesta, correos electrónicos, formatos externos, informes, entre otros medios, y su seguimiento y
cierre estará a cargo de la Dirección o Coordinación que atiende la auditoria o visita.
6. REGISTROS DEL DOCUMENTO
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO
FO-160-SIG TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS - PREVENTIVAS - DE MEJORA
FO-405-SIG IDENTIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE SALIDAS NO CONFORME

7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA MODIFICACIÓN

0 09/08/2018
1 10/02/2020
2 18/03/2021
3 18/05/2022
4 15/05/2023
Primera emisión del documento
Se realizan ajustes en el procedimiento teniendo en cuenta los
cambios en las normas en su versión 2015, y cambios que
optimizan el seguimiento, cierre y medición de la eficacia de las
acciones.
Se agregó tratamiento de Salidas No conforme.
Se modifica punto 5.4.11 se evaluará la eficacia anualmente y el
punto 5.7 se agregaron dos puntos importantes.
En el numeral 5.7 se agregaron puntos importantes.
Se actualiza las fuentes de información el cambio del cargo
Auxiliar, Se elimina punto importante que trata del COVID 19

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