BBCS 4103

INTEGRATED CASE STUDY

JANUARY SEMESTER
2020
1.0 Isu-isu utama di dalam kajian kes ini.

Merujuk kepada nota yang telah diberikan, terdapat beberapa isu utama yang dijumpai dalam
kajian kes Ilham Sdn Bhd. Isu pertama yang telah dikenalpasti berlaku adalah kesilapan
dalam kemasukan perakaunan. Nurul bingung dengan urus niaga tertentu. Sebahagian
daripada elaun penolong penyelidikan dikreditkan ke akaun syarikat. Oleh kerana itu,mereka
tidak akan mendapat upah penuh.

Isu yang kedua adalah berkaitan dengan masalah struktur organisasi.Masalah struktur
organisasi terdiri daripada kekurangan sistem kawalan dalaman. Kawalan dalaman dalam
pemprosesan cek yang tidak mencukupi biasanya mencipta kelemahan untuk kakitangan,
pelanggan dan bukan pelanggan untuk melakukan penipuan atau penyelewengan. Oleh itu
bagi mengurangkan atau menghapuskan penipuan dan penyelewengan terdapat beberapa
keperluan seperti sentiasa mempunyai audit berkesan, sistem keselamatan dan kakitangan
pengawasan bagi sentiasa mengawasi proses dan tugasan kakitangan dari masa ke semasa

Isu ketiga adalah sikap kakitangan serta kekurangan latihan dan latihan semula yang tidak
memadai. Kakitangan tidak jujur dan tidak bertanggungjawab terhadap kerja yang telah
diamanahkan. yang kurang kakitangan biasanya akan mempunyai masalah perancangan
dalam pembahagian kerja dan tugasan. Ilham Sdn Bhd mempunyai kakitangan yang tidak
cekap dan tidak berpengalaman.

2.0 Pembentangan Fakta Kes

Ilham Sdn.Bhd is a service robotics company based in Malaysia.Established in 2012 as a start

up company a robot application for illness children.Ilham Sdn Bhd is expanding towards
SME level as fully industrial corporate robotics company providing robotics products and
solutions for professional applications and domestic use.Based at the newly setup office in
klang valley area,ilham sdn bhd provides business to business (B2B) and business to
consumer(B2C) solutions through industrial R&D,prototyping and engineering services for
their industrial customers and end users.

Ilham Sdn.Bhd features a knowledgeable and strong expertise foundation in robotics

technology and innovation,not only limited to applications development,but also capabilities
in building robots for commercialization purpose.Education Robot kit and Robotic
wheelchair are among the original products of ilham sdn.bhd.As a result of the company’s
strong initiative to build commercial robots that empower humanity,ilham sdn.bhd has been
awardedI a national project to undertake development of the first ever Malaysia robot.

lham sdn.bhd is also positioning itself as a gateway to global robotics business especially in
middle East.With leading global,partners like Softbank robotics,Kinova robotics,leave a
nest,Panasonic,MJI, etc.Ilham sdn bhd is focusing on 3core areas,which are
education,healthcare and services.

2.0 Apakah kelemahan-kelemahan di dalam kawalan dalaman bank ini?

kelemahan kawalan dalaman bank.

1. kurangnya kebenaran transaksi dalam membuat kelulusan transaksi.

2. komunikasi maklumat yang tidak mencukupi antara pihak atasan dengan kakitangan.

3. Kelemahan terhadap sistem perakaunan yang digunakan oleh syarikat tersebut.

Kelemahan dalam kawalan dalaman bank berdasarkan penelitian dan juga penilaian risiko
adalah kurangnya kebenaran transaksi atau meluluskan transaksi. Kebenaran transaksi
bermaksud ia memerlukan pengurus tertentu untuk memberi kuasa meluuskan jenis transaksi
tertentu atau transaksi itu harus dianalisis dan diluluskan oleh pihak yang berkuasa yang
sesuai. Ini adalah bertujuan untuk mengurangkan risiko seperti kesilapan atau menimbulkan
niat untuk membuat penipuan dan penyelewengan.

Dalam hal ini, Cik Rose yang merupakan kakitangan kewangan dan operasi yang telah
melakukan semua kerja pentadbiran, termasuk memungut wang tunai yang diterima dari
pelanggan dan menyiapkan laporan kewangan dan penyesuaian bank tanpa ada persetujuan
pegawai atasan beliau atau pihak atasan lain. Selain daripada itu juruwang bank iaitu, Cik
Hani, Cik Fun, Sarah juga kurang mendapat kebenaran transaksi untuk semua urus niaga
seperti memproses urus niaga pengeluaran, membuka akaun bank, mengendalikan
pemindahan telegraf dan lain-lain tugas. Sebagai contoh proses kelulusan transaksi sektor
kerajaan memerlukan seseorang pegawi dilantik bagi meluluskan transaksi mengikut kepada
had-had yang tertentu. Pegawai yang berpangkat gred kewangan 29 ke atas akan diberi kuasa
untuk meluluskan transaksi yang berbeza mengikut kepada skop kerja mereka.

Kelemahan dalam kawalan dalaman bank berdasarkan maklumat dan komunikasi adalah
komunikasi yang tidak memadai antara pihak pengurusan dan juga kakitangan. Pihak
pengurusan tidak mengadakan sebarang mesyuarat tetap atau berulang dengan kakitangan
mereka untuk membincangkan sebarang masalah yang timbul dalam kerja mereka. Pihak
pengurusan juga tidak menyedari bahawa kakitangan mereka telah menderita akibat tekanan
kerja yang tinggi yang menimbulkan tekanan dan kadangkala para kakitangan perlu kembali
selepas waktu kerja harian atau bukan pada waktu kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang
diberikan.

Sebagai contoh bagi sektor kerajaan, pihak atasan akan membuat komunikasi bersama
dengan kakitangan dibawah mereka bagi membincangakan masalah yang timbul dalam kerja
mereka. Sama ada berkaitan dengan kekurangan masa atau kakitangan dan sebagainya perlu
dibawa berbincang bagi menyelesaikan masalah tersebut. Pihak atasan akan mengemukakan
cadangan bagi menyelesaikan masalah dan akan melihat kepada progress penyelesaian
tersebut sama ada ia berkesan atau sebaliknya, jika disebaliknya maka mereka akan
mencadangkan penyelesaian baru sehinggalah masalah tersebut selesai.
Sistem kawalan dalaman yang berkesan memerlukan saluran komunikasi yang berkesan
untuk memastikan semua kakitangan memahami dan mematuhi sepenuhnya dasar dan
prosedur yang memberi kesan kepada tugas dan tanggungjawab mereka dan maklumat lain
yang berkaitan mencapai kakitangan yang bersesuaian. Organisasi ini diketuai oleh individu
dominan yang tidak berpeluang memberi pendapat. Jika terdapat peristiwa-peristiwa negatif
berlaku, tindak balas utama pemimpin adalah mencari kesalahan kakitangan dan tidak
berusaha untuk belajar daripada kesilapan yang telah berlaku.

Oleh itu, para pengurus dan kakitangan memilih untuk membuat isu-isu yang tenang
sepanjang mungkin, mewujudkan budaya di mana pembelajaran tidak dinilai dan
pemeliharaan diri adalah mod yang biasa digunakan. lebih-lebih lagi, lembaga itu tidak
berkomunikasi dengan jelas; jangkaan berkenaan dengan pendedahan risiko yang boleh
diterima. pihak pengurusan perlu membuat mesyuarat dengan kakitangan membincangkan
mengenai pendedahan risiko yang boleh diterima. mengadakan mesyuarat dapat
mengurangkan beban staf atau stres tekanan kerja.

Kelemahan-kelemahan sistem kawalan dalaman yang lain adalah berkaitan dengan sistem
perakaunan yang digunakan. Ini bermaksud tiada jejak audit digunakan dalam sistem tersebut
siapa yang menyediakan, siapa yang meluluskan dan siapa yang mengambil tindakan
sedemikian. Dengan membuat jejak audit pada sistem mereka boleh melihat pegawai yang
mengambil tindakan pada sistem tersebut dan pengguna yang memasuki sistem dan
mengambil tindakan akan disimpan pada sistem untuk rujukan kepada audit pada masa akan
datang jika terjadinya penyelewengan dan juga penipuan.

Bukan setakat itu malah kekurangan pada pengaturan tugas kepada pekerja juga boleh dilihat
pada sistem bagi memantapkan lagi pemisahan tugas kepada pekerja atau memantapkan
dengan mengunakan pemantauan pegawai yang diberikuasa. Sebagai contoh terdapat jejak
audit pada sistem perakaunan pada masa kini membolehkan pegawai atasan untuk memantau
proses tugasan yang telah diambil oleh pegawai yang telah diberi tugasan untuk
melaksanakannya. Ini boleh mengelakkan error berlaku pada sistem dan mendapat maklumat
pegawai mana yang telah membuat tindakan terdahap seseuatu transaksi untuk melihat sama
ada pegawai tersebut amanah dalam melakukan tugasan atau tidak.

Penambahbaikan dan cadangan kepada Isu kritikal MCTG

Terdapat beberapa langkah yang boleh diambil untuk mengelakkan kejadian seperti penipuan
berlaku pada tempat kerja. Sebagai contoh masalah dalam bank MCTG adalah terdapat dua
kerja yang dilakukan oleh satu pekerja merupakan salah satu risiko yang besar kerana
daripada kerja tersebut mereka boleh melakukan pelan atau melihat cara bagaimana boleh
membuat manipulasi atau penipuan pada transaksi.

Salah satu cadangan bagi mengelakkan situasi penipuan terjadi adalah dengan melakukan
pemisahan tugas ataupun putaran kerja kepada semua pekerja bank tersebut. Jika pekerja
tersebut telah lama melakukan kerja yang sama berulang-ulang, maka perlu lah untuk
pegawai atasan membuat keputusan untuk membuat putaran tugasan kerja kepada pekerja
tersebut. Sebagai contoh pegawai A membuat pungutan Hasil dan Pegawai B membuat
penyesuaian Bank Akaun, Dua pegawai ini perlu dibuat putaran tugasan kerja jika mereka
telah mencapat tahap tempoh 2 atau 3 tahun bekerja. Namun dengan putaran tugasan atau
kerja tidak cukup untuk menghentikan kakitangan dari membuat penipuan tetapi dengan cara
ini ia hanyalah permulaan.

Cadangan yang kedua adalah dengan membuat surat kuasa kebenaran bagi kerja yang kritikal
seperti meluluskan pembayaran, membuat pengiraan tunai, meluluskan cek, membuat
penyesuaian penyata bank dan lain-lain. Dengan adanya surat kuasa kebenaran bagi pekerja
yang diberi kuasa bagi membuat kerja tersebut mereka akan terikat kepada surat tersebut dan
jika berlakunya penipuan seperti cek disalah guna atau suatu transaksi telah diluluskan maka
orang yang akan pertama sekali akan disiasat adalah orang yang diberi surat kuasa melakukan
kerja tersebut. Hanya pegawai tersebut yang diberi kuasa boleh membuat kerja tersebut.

Cadangan yang lain adalah penambahbaikan kepada sistem perakaunan yang digunakan
pihak bank tersebut. Jika dilihat sistem yang digunakan tidak ada jejak audit yang
membolehkan pengguna untuk melihat bila tarikh, masa dan pegawai yang terlibat dalam
sesuatu transaksi. Dengan adanya jejak audit pada sistem pihak atasan boleh melihat siapa
yang terlibat untuk sesuatu transaksi dan ini boleh memberi gambaran kepada pihak atasan
tugasan pekerja yang mempunyai potensi yang tinggi dalam membuat penyelewengan dan
penipuan. Penambahbaikan ini penting kerana bukan sahaja ia memudahkan penyiasatan
terhadap sesuatu transaksi malah ia juga memberi kemudahan kepada pihak audit dalam
membuat pemeriksaan audit dan membuat laporan.

Cadangan lain yang seterusnya adalah pihak atasan perlu lebih aktif dalam membuat
perjumpaan atau mesyuarat dengan cawangan lain bagi mengetahui masalah yang dihadapi
oleh cawangan tersebut. Salah satu tujuan perjumpaan ini adalah untuk memantau prestasi
pekerja. Sebagai contoh jika cawangan tersebut mengalami masalah walaupun kecil Pegawai
cawangan boleh meminta bantuan daripada pihak pengurusan mereka bagi membuat
perjumpaan dan melihat apa yang boleh diambil tindakan dengan masalah yang dialami.
Sebagai contoh pihak atasan boleh membuat penjadualan perjumpaan atau mesyuarat selang
4 kali setahun bagi memantau kakitangan mereka dicawangan dan juga di ibupejabat. Dan
sebelum mesyuarat ini berlangsung pegawai cawangan akan membuat mesyuarat diperingkat
cawangan bagi melihat apa isu yang boleh dibawa kepada pihak pengurusan sama ada ianya
adalah aduan ataupun cadangan bagi penambahbaikan ataupun masalah yang dihadapi oleh
kakitangan cawangan. Pegawai cawangan merupakan pegawai yang akan membawa isu
tersebut kepada pihak pengurusan tertinggi bagi melihat cadangan dan nasihat daripada
mereka.

Cadangan seterusnya adalah dengan membuat pemantauan atau monitoring terhadap pekerja.
Sebagai contoh dalam tugas kewangan harus mendapat kebenaran tepat di antara beberapa
pekerja. Ini bermakna bahawa terdapat ramai pekerja yang terlibat dalam proses kewangan
dengan pengawasan di beberapa tempat dalam proses yang kritikal. Ini bertujuan untuk
memastikan bahawa seseorang pekerja tidak boleh memanipulasi keseluruhan proses dan
meningkatkan kesedaran di kalangan pekerja bahawa seseorang bukan sahaja mencari, tetapi
menjalankan audit rawak untuk menyelaraskan urus niaga kewangan. dalam kes Cik Rose,
Dia menyediakan laporan kewangan dan melakukan perdamaian sahaja. ia adalah
kebarangkalian yang lebih tinggi bahawa dia melakukan kerja yang salah dan boleh
memanipulasi proses dengan mudah. Dengan pemantauan kakitangan juga pegawai
cawangan boleh membuat laporan kepada pihak atasan mereka untuk penilaian KPI atau
penilaiaan lain.

Salah satu cadangan lain adalah dengan membuat kursus integriti atau kursus berkaitan
dengan penyalahgunaan kuasa semasa membuat tugasan harian boleh memberi kesedaran
kepada kakitangan untuk menjalankan tugasan mereka dengan lebih jujur dan amanah kerana
kerja berkaitan dengan duit boleh mengaburi mata seseorang kakitangan. Dengan adanya
kursus ianya boleh memberi kesedaran kepada kakitangan untuk melakukan tugasan mereka
dengan lebih lancar dan amanah selaras dengan kod etika mereka iaitu memastikan keyakinan
orang ramai terhadap keselamatan dan integriti sistem perbankan dan pastikan tiada
penyalahgunaan kedudukan mereka di bank untuk kepentingan peribadi atau bagi pihak
orang lain.

Sejauh manakah sikap beretika diamalkan di organisasi ini?

Terdapat beberapa kod etika yang telah dilihat dan dipraktikan oleh kakitangan cawangan
MCTG tersebut iaitu:

1. Mempertahankan piawaian tinggi dan integriti peribadi kakitangan MCTG.

2. Memastikan keyakinan orang ramai terhadap keselamatan dan integriti sistem
perbankan.
3. Memastikan ketepatan dan integriti atau rekod dan / atau transaksi.
4. Memastikan rawatan yang adil dan saksama dalam semua urusan perniagaan bagi
pihak bank.
5. Mempertahankan standard perkhidmatan yang tinggi dalam hubungan dengan
pelanggan.
6. Mengekalkan kerahasiaan semua hubungan dan urusan antara bank dan
pelanggannya.
7. Pastikan tiada penyalahgunaan kedudukan mereka di bank untuk kepentingan peribadi
atau bagi pihak orang lain.
8. Memastikan tiada kepentingan peribadi konflik dengan kepentingan bank.
9. Memastikan tidak menyalahgunakan maklumat untuk manfaat langsung atau tidak
langsung kepentingan peribadi.
10. Memerhati dan mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan
operasi bank.

Bagi kod etika yang kedua iaitu Memastikan keyakinan orang ramai terhadap keselamatan
dan integriti sistem perbankan, kakitangan bagi cawangan MCTG perlu membuat kajian atau
siasatan mengenai 3 aduan yang telah diberikan oleh pelanggan mengenai kehilanggan duit
daripada 3 akaun yang berbeza yang berjumlah RM15,000.00. Ini adalah bertujuan bagi
menyiasat siapa yang telah membuat penyelewengan kepada sistem atau proses kewangan
tersebut. Sesudah itu Pegawai bagi cawangan perlu mengambil tindakan yang sewajarnya
bagi memantapkan lagi proses kerja yang sedia ada untuk mengelakkan penyelewengan
terjadi. Salah satu tujuan lagi adalah kerana ia melibatkan penjagaan nama baik bank
tersebut, Mana pengguna atau pelanggan hendak menggunakan perkhidmatan yang mendapat
aduan daripada pelanggan yang duit pelanggan dalam jagaan bank tersebut telah hilang.

Bagi kod etika Mempertahankan piawaian tinggi dan integriti peribadi kakitangan MCTG
dan juga kod etika ketepatan dan integriti atau rekod dan / atau transaksi, Pegawai atasan
perlu membuat kursus bagi kakitangan mereka. Ini perlu dibuat setiap beberapa tempoh bagi
memastikan tahap piawaian dan integriti kakitangan MCTG dalam keadaan tinggi. Tetapi
kursus ini memerlukan masa yang banyak dan juga memerlukan kebenaran daripada pihak
atasan bagi meluluskan peruntukan bagi mengadakan kursus tersebut. Bukan sahaja itu tetapi
kekangan kesediaan kakitangan bagi cawangan tersebut juga perlu diambil kira. Oleh itu
pegawai cawangan MCTG tersebut perlu memberi cadangan kepada pihak atasan bagi
melaksanakan kursus tersebut kerana ia telah lama tidak dilaksanakan.

Bagi kod etika yang memastikan tiada penyalahgunaan kedudukan mereka di bank untuk
kepentingan peribadi atau bagi pihak orang lain, pegawai cawangan perlu membuat putaran
tugasan bagi memastikan tiada penyalahgunaan kedudukan mereka semasa melaksanakan
kerja mereka. Putaran tugasan adalah untuk mengelakkan kakitangan daripada membuat
penyelewengan atau penipuan semasa melakukan tugasan rasmi mereka. Selain daripada itu
kursus integriti juga boleh menyedarkan kakitangan daripada membuat penyelewengan
amanah yang telah diberikan oleh pelanggan.

Rumusan

Sebagai rumusan, tugasan ini telah membincangkan latar belakang kepada syarikat MCTG
Commercial Bank dan sejarah syarikat tersebut. Selain daripada itu isu-isu utama dalam
kajian kes syarikat MCTG telah dikenalpasti seperti isu pertama kehilangan wang berjumlah
RM15,000.00, kedua adalah kekurangan pada sistem kawalan dalaman berkaitan dengan Cek
Palsu bernilai RM3,000 telah digunakan bagi memindahkan wang pelanggan bank, dan akhir
sekali isu ketiga adalah sikap kakitangan cawangan MCTG tersebut.

Dalam tugasan ini juga telah memberi perbincangan mengenai kelemahan dalam kawalan
dalaman bank MCTG, terdapat 3 kelemahan yang telah dikenalpasti iaitu pertama kurangnya
kebenaran transaksi dalam membuat kelulusan transaksi. Yang kedua adalah komunikasi
maklumat yang tidak mencukupi antara pihak atasan dengan kakitangan dan akhir sekali yang
ketiga adalah kelemahan terhadap sistem perakaunan yang digunakan oleh syarikat tersebut.

Selain daripada itu Cadangan bagi penambahbaikan telah dibentangkan bagi mengatasi isu
yang dihadapi oleh MCTG. Akhir sekali dalam tugasan ini telah membincangkan sikap etika
yang diamalkan dalam organisasi MCTG.

2,501 Patah perkataan.