JUNE 8, 2021

การวิเคราะห์ขอ้ มูลด้วย MICROSOFT EXCEL

เอกสารประกอบการอบรมวันที่ 1

โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม

สำนักคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ (ICIT)
 สารบัญ

หน้า
สิ่งที่ต้องรู้ก่อนทำงานกับข้อมูลบน Excel 1
การจัดเรียงข้อมูล 10
การกรองข้อมูล 14
การใช้ Conditional Formatting 17
การสร้าง Sparklines 19
การสร้าง Table และ Slicer 20
การสร้างแผนภูมิ 21
การทำงานกับ Pivot Table 25
 การใช้โปรแกรม Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล
เอกสารประกอบการอบรมฉบับนี้ใช้ได้กับ Microsoft Excel เวอร์ชั่น 2019 และ Microsoft 365
ซึ่งต่อไปนี้จะขอเรียกอย่างย่อว่า Excel เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง โดยจะใช้ Excel แบบเมนูภาษาอังกฤษ
การอ้างถึงชื่อส่วนประกอบและวัตถุใดของ Excel โดยส่วนใหญ่จะอ้างโดยใช้ชื่อภาษาอังกฤษหรือ
ภาษาไทยแบบทับศัพท์ เนื่องจากการแปลชื่อต่างๆ เป็นภาษาไทยโดยมิได้ถูกบัญญัตไิ ว้ก่อนและเป็นที่ยอมรับ
โดยทั่วไป อาจทำให้เกิดความสับสนหรือมีความเข้าใจคลาดเคลื่อนได้
เอกสารนีม้ ุ่งอธิบายเนื้อหาอันเป็นพื้นฐานและแสดงตัวอย่างประกอบเพื่อความเข้าใจ การกล่าวถึงบาง
สิ่งจึงเป็นการกล่าวถึงเฉพาะในแง่มุมที่สนใจหรือมีความเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำลังอธิบาย ซึ่งอาจไม่ครอบคลุม
ทุกเรื่องที่เกี่ยวกับสิ่งนั้น ยกตัวอย่างเช่น เมื่อกล่าวถึง Date Function อาจไม่ได้กล่าวถึงทุกฟังก์ชั่นในกลุ่มนี้
แต่จะกล่าวถึงเฉพาะที่เห็นว่าใช้บ่อยหรือที่จะนำมาประยุกต์ใช้เป็นตัวอย่างเท่านั้น
เนื้อหาการอบรม วันที่ 1
สิ่งที่ต้องรู้ก่อนทำงานกับข้อมูลบน Excel
ชนิดของข้อมูลใน Excel
ข้อมูลที่สามารถใส่ลงในเซลล์ได้โดยทั่วไปมี 5 ชนิด ดังต่อไปนี้
- ตัวอักษร (Text) คือ ข้อมูลแบบข้อความที่ไม่นำมาคำนวณ
- ตัวเลข (Number) คือ ข้อมูลตัวเลขที่นำมาใช้คำนวณ โดยมีรูปแบบของตัวเลขที่ใช้ได้ เช่น 123,
2,305.01, ฿450.0, 10%, 2.5E+04
- สูตร (Formula) คือ ข้อมูลทีป่ ระกอบด้วยเครื่องหมายคณิตศาสตร์หรือฟังก์ชัน
- วันที่ (Date) คือ ข้อมูลวันที่ประกอบด้วยวันที่ เดือน ปี คั่นด้วย – หรือ /
- เวลา (Time) คือ ข้อมูลเวลาที่ประกอบด้วยชั่วโมง นาที วินาที คั่นด้วย :
ข้อจำกัดที่ควรรู้ของ Worksheet และ Workbook
- ชื่อไฟล์รวมทั้ง Path มีความยาวได้สูงสุด 218 ตัวอักษร
- ในหนึ่ง Worksheet มีได้ 16,384 คอลัมน์ และ 1,048,576 แถว
- ในหนึ่งเซลล์บรรจุข้อมูลได้ 32,767 ตัวอักษร
- ในหนึ่ง Data Form มีจำนวนฟิลด์ได้ 32 ฟิลด์
- แสดงรายการใน drop down list เพื่อกรองข้อมูลได้ 10,000 รายการ
การเรียกชื่อเซลล์
เซลล์ (Cell) คือส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดใน Excel เพราะเป็นที่เก็บข้อมูลและสูตรการทำงานต่างๆ
ตามปกติเซลล์จะมีชื่อของตนเองโดยเรียกตามคอลัมน์ (Column) และแถว (Row) ซึ่งเป็นที่ตั้งของเซลล์นั้นๆ
เช่น เซลล์ A1 ใช้เรียกเซลล์ที่อยูใ่ นคอลัมน์ A แถวที่ 1 ดังภาพที่ 1 หากเราไม่ชอบใจชื่อดังกล่าว เราก็สามารถ
ตั้งชื่อให้กับเซลล์ได้ นอกจากตั้งชื่อเซลล์แล้วยังสามารถตั้งชื่อให้กับกลุ่มของเซลล์ได้อกี ด้วย ซึ่งจะอธิบายเรื่องนี้
ไว้ในหัวข้อ Range Name

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 1/26

 Active Cell

ภาพที่ 1 ชื่อของเซลล์ที่ถูกเรียกใช้งานอยู่ (Active Cell) จะแสดงที่กล่องชื่อ (Name Box) บนแถบสูตร (Formula Bar)

การอ้างอิงเซลล์ (Cell References)

1. การอ้างอิงเซลล์แบบ Relative
เมื่อเราทำงานกับสูตรหรือฟังก์ชั่นมักจะมีการอ้างถึงเซลล์อยู่เสมอ เช่น สูตรในเซลล์ D2 ดังภาพที่ 2
Relative

ภาพที่ 2 สูตรในเซลล์ D2 มีการอ้างอิงเซลล์ B2 และ C2 แบบ Relative

จากตัวอย่างในภาพที่ 2 หากเราคัดลอกสูตรในเซลล์ D2 ไปยังเซลล์ D3 แล้ว สูตรจะถูกเปลี่ยนเป็น
=B3+C3 โดยอัตโนมัติ เพราะสูตรต้นฉบับในเซลล์ D2 (=B2+C2) มีการอ้างอิงเซลล์แบบ Relative (การ
อ้างอิงเชิงสัมพันธ์) หมายความว่า การอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะอาศัยความสัมพันธ์ด้านตำแหน่งของเซลล์ต้นทาง
และเซลล์ปลายทางซึ่งมีทั้งในแนวแถวและแนวคอลัมน์ ในที่นี้เซลล์ปลายทางมีตำแหน่งต่างจากเซลล์ต้นทางใน
แนวแถว สูตรจึงถูกเปลี่ยนเฉพาะในแนวแถว ส่วนแนวคอลัมน์คงเดิม
2. การอ้างอิงเซลล์แบบ Absolute

Absolute

ภาพที่ 3 สูตรในเซลล์ D2 มีการอ้างอิงเซลล์ B2 และ C2 แบบ Absolute

ดังตัวอย่างในภาพที่ 3 ในเซลล์ D2 มีสูตรเป็น =$B$2+$C$2 ซึ่งเป็นการอ้างอิงเซลล์แบบ Absolute

(การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์) หมายความว่าการอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะใช้ค่าตามต้นฉบับโดยไม่สนใจตำแหน่งของ
เซลล์ในแนวทีม่ ีเครื่องหมาย $ นำหน้า ในที่นี้ ในสูตรมีการอ้างอิงเซลล์ B2 โดยมีเครือ่ งหมาย $ นำหน้าทั้งใน
แนวแถวและแนวคอลัมน์ และอ้างอิงเซลล์ C2 โดยมีเครื่องหมาย $ นำหน้าเฉพาะในแนวคอลัมน์ ดังนั้น เมื่อ
เราคัดลอกสูตรจากเซลล์ D2 ไปยังเซลล์ D3 จะได้สูตร =$B$2+$C3

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 2/26

 Range Name
ในหัวข้อนี้จะอธิบายถึงการกำหนดชื่อให้กับขอบเขตของข้อมูลหรือกลุ่มเซลล์ (Range of cells) โดย
ขอเรียกสั้นๆ ว่า Range ซึ่งถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทำให้เราใช้งาน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิง่ ขึ้น
แต่ก่อนที่จะตั้งชื่อให้กับ Range เราต้องรู้จักวิธีเลือกหรือกำหนด Range กันก่อน
การกำหนดหรือเลือก Range นั้นทำได้หลายวิธีทั้งโดยการใช้เมาส์และคียบ์ อร์ด เช่น
- ใช้ปุ่ม Shift เพื่อเลือกเซลล์ที่อยู่ติดกันหรือเชื่อมต่อกัน
- ใช้ปุ่ม Ctrl เพือ่ เลือกเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกัน
- ใช้ปุ่ม Ctrl + Shift + End เพื่อเลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่อยูต่ ิดกันหรือเชื่อมต่อกัน
- ใช้ปุ่ม F8 เพื่อเข้าสู่ Extend Mode ช่วยในการเลือกเซลล์ที่อยู่ห่างกันมาก
เราสามารถกำหนด Range ที่อยู่ต่าง Worksheet กันก็ได้ โดยใช้วิธีการเดียวกัน ซึ่งขณะที่เราทำงาน
กับหลาย Worksheet พร้อมกัน จะมีคำว่า “[Group]” แสดงอยู่ที่แถบชื่อ (Title Bar) ไว้เป็นที่สังเกตด้วย
อีกวิธีหนึ่งในการกำหนด Range คือ การใช้เครื่องมือ Go To ซึ่งเป็นวิธีการที่รวดเร็วในการกำหนด
Range ที่มีขอบเขตกว้างมาก หรือมีพื้นที่ทไี่ ม่ต่อเนื่องกันหลายช่วง เราจะเรียกใช้ Go To ได้โดยกดปุ่ม F5
หรือปุ่ม Ctrl + G หรือเลือกจาก Home → Find & Select → Go To ซึ่งจะปรากฏหน้าต่าง Dialog Box
ดังภาพที่ 4
ภายใต้หัวข้อ Reference เราสามารถป้อนชื่อเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ได้โดยมีเครื่องหมายที่ใช้ร่วมกัน
ได้แก่ “ , ” ใช้เพื่อบอกว่ามีหลายเซลล์หรือหลายกลุ่มเซลล์ “ : ” ใช้เพือ่ บอกว่าเซลล์นั้นเชื่อมต่อกัน

3
4

ภาพที่ 4 แสดง Dialog Box Go To และการกำหนด Range

ดังตัวอย่างในภาพที่ 4 แสดงให้เห็นว่า A1:D3 คือ การกำหนด Range ที่เซลล์ที่อยู่ติดกันตั้งแต่ A1 ถึง
D3 รวมกับเซลล์ที่อยู่ติดกันตั้งแต่ A6 ถึง D7 และเซลล์ A9
นอกจากนี้ ยังมีอีกเครื่องมือหนึ่งในการกำหนด Range ตามเงื่อนไขพิเศษ นั่นคือ เครื่องมือ Go To
Special โดยเรียกใช้ได้จาก Home → Find & Select → Go To Special หรือกดปุ่ม Special บน Dialog
Box Go To โดยตัวอย่างในภาพที่ 5 แสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ในการกำหนด Range โดยใช้ Go To Special
และเลือก Current Region เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดที่อยู่ต่อเนื่องกับ Active Cell

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 3/26

 2

ภาพที่ 5 แสดง Dialog Box Go To Special และผลการกำหนด Range โดยเลือก Current Region

การกำหนดชื่อเซลล์หรือกลุ่มเซลล์
การกำหนดชื่อให้เซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ (Range) จะทำให้การอ้างอิงถึงเซลล์หรือหรือกลุ่มของเซลล์
สะดวกมากขึ้น ไม่ต้องจดจำว่าข้อมูลที่เราต้องการอยู่ในเซลล์ไหน รวมทั้งช่วยให้เราเข้าใจข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น
การกำหนดชื่อทำได้ 3 วิธี
1. การกำหนดชือ่ ที่ Name Box
เราสามารถกำหนดชื่อให้กับเซล์หรือ Range ได้ โดยการเลือกเซลล์หรือ Range ที่ต้องการตั้งชื่อ แล้ว
ไปคลิกที่ Name Box จากนั้นพิมพ์ชื่อที่ต้องการลงไปแล้วกดปุ่ม Enter ตามขั้นตอนในภาพที่ 6

1
2

ภาพที่ 6 วิธีการกำหนดชื่อเซลล์โดยการพิมพ์ชื่อที่ Name Box

2. กำหนดชื่อด้วย Define Name
เมื่อเลือกเซลล์หรือ Range ที่ต้องการแล้ว ไปคลิกที่แถบเครื่องมือหรือริบบ้อน (Ribbon) ที่ชื่อ
สูตร (Formulas) คลิกเลือก Define Name จากนั้นพิมพ์ชื่อที่ต้องการในช่อง Name ของหน้าต่าง New
Name ตรวจสอบความถูกต้องในการอ้างอิงเซลล์หรือ Range ในช่อง Refers to แล้วกดปุ่ม OK ตามภาพที่ 7

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 4/26

 2

ภาพที่ 7 วิธีการกำหนดชื่อเซลล์โดยใช้คำสั่ง Define Name

3. กำหนดชื่อจากหัว/ท้ายของคอลัมน์หรือแถว
หากข้อมูลของเราอยู่ในรูปตารางที่มีหัวเรื่อง เราสามารถใช้หัวเรื่องมาตั้งเป็นชื่อของข้อมูลได้โดย
ไม่ต้องพิมพ์ชื่อเอง โดยเราต้องเลือก Range ของข้อมูลทีต่ ้องการตั้งชื่อ ซึ่งโดยปกติก็คือการเลือกข้อมูลที่มที ั้ง
ตาราง แล้วไปคลิกที่ริบบ้อน (Ribbon) ชือ่ สูตร (Formulas) คลิกเลือก Create from Selection จากนั้น
เลือก Top row หากหัวเรื่องของข้อมูลอยู่แถวบนสุดดังเช่นตัวอย่างในภาพที่ 8 หรือแล้วกดปุ่ม OK

ภาพที่ 8 วิธีการกำหนดชื่อเซลล์โดยใช้คำสั่ง Create from Selection

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 5/26

 จากนั้นคลิกทีค่ ำสั่ง Name Manger เพื่อตรวจสอบชื่อของ Range ว่าถูกต้องหรือไม่

ภาพที่ 9 แสดงหน้าต่าง Name Manger เพื่อตรวจสอบชื่อเซลล์หรือ Range

การจัดการกับค่าว่าง (Null Value)

โดยปกติข้อมูลในเซลล์จะเป็นค่าคงที่ (Constant) ชนิดต่างๆ ได้แก่ ตัวอักษร ตัวเลข วันที่ และเวลา
รวมทั้งข้อมูลทีเ่ ป็นสูตร (Formula) แต่บางครั้งข้อมูลในเซลล์ก็อาจจะเป็นค่าว่าง (Null Value หรือ Blank)
หรือกล่าวอีกอย่างได้ว่าเป็นเซลล์ว่าง (Empty Cell) ซึ่งหมายถึง เซลล์ที่ไม่มีข้อมูลใดๆ อยู่เลย ในการนำ
ข้อมูลมาใช้งาน เซลล์ว่างเหล่านี้มักจะก่อปัญหาตามมาหลายอย่าง เช่น การจัดเรียงข้อมูลที่มีเซลล์ว่างจะทำให้
ลำดับการเรียงข้อมูลผิดพลาด การคำนวณข้อมูลทีม่ ีเซลล์ว่างอาจจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ผิดหรือเกิดข้อผิดพลาด
(Error) ขึ้นได้ นอกจากนี้ยงั อาจมีปัญหาในการตีความข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น ตารางข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าใน
คอลัมน์ที่เก็บอีเมล์มีบางแถวเป็นค่าว่าง อาจทำให้เราตีความข้อมูลนั้นได้ไม่ชัดเจนว่า ลูกค้าไม่มีอีเมล์ หรือ
ลูกค้าไม่ได้ให้ขอ้ มูลนี้ไว้
ข้อมูลที่เราจะนำมาวิเคราะห์ควรจะเป็นข้อมูลที่มคี วามถูกต้อง และอยู่ในรูปแบบที่เราสามารถนำไปใช้
ได้อย่างสะดวก ตัวอย่างเช่น ข้อมูลหมู่โลหิตไม่ควรจะมีคา่ อื่นนอกจาก A B AB และ O หรือข้อมูลที่อยู่ของ
ลูกค้าอาจจะเก็บจังหวัดแยกออกจากข้อมูลบ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ หากเราต้องการวิเคราะห์ข้อมูลใน
ภาพของจังหวัด เป็นต้น ที่สำคัญพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้มีเซลล์ว่างในข้อมูลของเรา แต่หากหลีกเลี่ยงไม่ได้ เรา
ก็ต้องมีวิธีตรวจสอบและจัดการกับค่าว่างในขณะที่ใช้งาน
การตรวจสอบข้อมูลว่าในเซลล์ใดบ้างที่ไม่มขี ้อมูลหรือเป็นค่าว่างนั้นมีอยู่หลายวิธี ธีที่จะแนะนำในการ
อบรมนีค้ ือ การใช้คำสั่ง Go To Special และการใช้ฟังก์ชั่น ISBLANK นอกจากนี้จะแนะนำวิธีการจัดการกับ
ค่าว่างโดยใช้ฟังก์ชั่น IF และฟังก์ชั่น N
เราจะใช้ Go To Special เพื่อให้ Excel เลือกทุกเซลล์ทมี่ ีค่าว่างใน Range ที่เราสนใจให้ โดยกดปุ่ม
F5 หรือ Ctrl + G เลือก Blanks แล้วกดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ตามภาพที่ 10

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 6/26

 2

3
1

ภาพที่ 10 การใช้คำสั่ง Go To Special เพื่อหาเซลล๋ที่มีค่าว่าง

เราใช้ฟังก์ชั่น ISBLANK ในการตรวจสอบว่าค่าที่อยูใ่ นเซลล์ที่เราสนใจนั้นเป็นค่าว่างหรือไม่ โดยมี
ขั้นตอนตามภาพที่ 11 ผลลัพธ์ที่ได้จากฟังก์ชั่น ISBLANK จะมีค่าเป็น Boolean หรือ Logical Value ซึ่งจะมี
ค่าที่เป็นได้สองค่า ได้แก่ จริง (TRUE) หรือเท็จ (FALSE) หากมีการนำ Logical Value มาใช้ในการคำนวณ
Excel จะตีค่า TRUE เป็น 1 และ FALSE เป็น 0

ภาพที่ 11 การใช้ฟังก์ชั่น ISBLANK ตรวจสอบค่าในเซลล๋

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 7/26

 เราจะใช้ฟังก์ชั่น IF ในการจัดการกับค่าว่างในเซลล์ โดยกำหนดว่าหากในเซลล์เป็นค่าว่างจะให้ใช้ค่า
อะไรแทน ตามตัวอย่างในภาพที่ 12
2

ภาพที่ 12 การใช้ฟังก์ชั่น IF จัดการกับค่าว่าง

จากภาพที่ 12 ในคอลัมน์ H เราใช้ฟังก์ชั่น ISBLANK โดยไม่ระบุค่าใดให้กับ Argument ตัวที่ 2
[value_if_true] โดยจะเห็นว่า ฟังก์ขั่นให้ผลลัพธ์เป็น 0 ในกรณีที่เซลล์นั้นเป็นค่าว่าง ส่วนในคอลัมน์ I เราใช้
ฟังก์ชั่น ISBLANK โดยระบุค่า “” (Empty String) ให้กับ [value_if_true] ซึ่งจะเห็นว่า ฟังก์ชั่นให้ผลลัพธ์
เป็น “” ในกรณีที่เซลล์เป็นค่าว่าง ทั้งนี้ Empty String นัน้ ไม่ใช่ค่าว่างแม้ว่าสายตาเราจะมองไม่เห็นตัวอักขระ
ใดเลยก็ตาม เราจะตรวจสอบเซลล์ที่มี Empty String ด้วยฟังก์ชั่น ISBLANK และ ISTEXT เพื่อดูผลลัพธ์ว่า
Empty String เป็นค่าว่างหรือไม่ ก่อนอื่นเราจะ Copy ค่าในคอลัมน์ I มาวางในคอลัมน์ J โดยวางเฉพาะค่าใน
เซลล์ ด้วยคำสั่ง Paste by Value ตามภาพที่ 13

1
3

ภาพที่ 13 การ Copy และ Paste by Values

เราจะใช้ฟังก์ชั่น ISBLANK เพื่อตรวจสอบว่า Empty String เป็นค่าว่างหรือไม่ และใช้ฟังก์ชั่น
ISTEXT เพื่อตรวจสอบว่า Empty String เป็นข้อความ (Text) หรือไม่ ตามขั้นตอนในภาพที่ 14 ซึ่งจะพบว่า
ฟังก์ชั่น ISBLANK ให้ผลลัพธ์เป็น FALSE ส่วน ISTEXT ให้ผลลัพธ์เป็น TRUE เราจึงสรุปได้ว่า Empty String
นัน้ เป็นข้อความและไม่ใช่คา่ ว่าง

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 8/26

 1

3
2

ภาพที่ 14 การใช้ฟังก์ชั่น ISBLANK และ ISTEXT ตรวจสอบ Empty String

นอกจากนี้เราสามารถใช้ฟังก์ชัน N ซึ่งจะเปลี่ยนค่าว่าง และ Empty String ให้เป็น 0 ได้ตามขั้นตอน

ในภาพที่ 15

2
3

ภาพที่ 15 การใช้ฟังก์ชั่น N เพื่อเปลี่ยน Null และ Empty String เป็น 0

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 9/26

การจัดเรียงข้อมูล
การจัดเรียงข้อมูลถือเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้เราใช้ข้อมูลได้อย่างสะดวกมากยิง่ ขึ้น
การจัดเรียงข้อมูลสามารถเรียงจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย และจัดเรียงได้ทั้งในแนวคอลัมน์ (จากบนลง
ล่าง) หรือในแนวแถว (จากซ้ายไปขวา)
เมื่อไรที่เราต้องทำการจัดเรียงข้อมูล ?
- เมื่อต้องการจัดอันดับข้อมูล (Ranking) หรืออันดับสูงสุด (Top) เช่น TOP 10, Top 5
- เมือ่ ต้องการค้นหาข้อมูล เช่น ต้องการค้นหาข้อมูลจากชื่อ
- เมือ่ ต้องการตรวจสอบข้อมูล เช่น มีข้อมูลซ้ำกันหรือไม่, มีข้อมูลที่ข้าม/ขาดหายไปหรือไม่
การจัดเรียงข้อมูลตามหนึ่งคอลัมน์
เป็นการจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดตามข้อมูลในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง โดยต้องคลิกเลือกที่คอลัมน์ที่ใช้ใน
การจัดเรียง แล้วคลิกที่ปุ่ม เมื่อต้องการเรียงจากน้อยไปมาก หรือคลิกทีป่ ุ่ม เมื่อต้องการเรียงจาก
มากไปน้อย ดังขั้นตอนในภาพที่ 16

ภาพที่ 16 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามหนึ่งคอลัมน์จากน้อยไปมาก

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 10/26

 การจัดเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์
เป็นการจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดตามข้อมูลในคอลัมน์แรกที่ระบุก่อน กรณีทขี่ ้อมูลในคอลัมน์แรกซ้ำกัน
ค่อยจัดเรียงตามข้อมูลในคอลัมน์ที่ระบุถัดมาตามลำดับ โดยต้องคลิกเมาส์ในบริเวณข้อมูลก่อน (คลิกที่คอลัมน์
ใดก็ได้) ดังขั้นตอนในภาพที่ 17

5
6

ภาพที่ 17 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์จากน้อยไปมาก

กรณีที่ข้อมูลมีหัวเรื่อง เมื่อจะทำการจัดเรียงข้อมูล เราต้องระบุว่า ข้อมูลนี้มีหัวเรื่อง โดยการคลิกทำ

เครื่องหมาย  ที่หน้าข้อความ My data has headers ดังภาพที่ 18

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 11/26

 ภาพที่ 18 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์จากน้อยไปมาก แบบมีหัวเรื่อง

การจัดเรียงข้อมูลใน Excel นอกจากจะเรียงตามค่าของข้อมูล (Values) แล้ว เรายังสามารถจัดเรียง

ข้อมูลตามสีของเซลล์ สีของตัวอักษร หรือไอคอนในเซลล์ได้อีกด้วย ดังแสดงในภาพที่ 19

2
3
4

5 6

ภาพที่ 19 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์/หัวเรื่อง “จังหวัด” โดยเรียงตามสีของเซลล์

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 12/26

 การจัดเรียงข้อมูลในแนวแถว (จากซ้ายไปขวา) สามารถทำได้ในทำนองเดียวกันกับในแนวคอลัมน์
(จากบนลงล่าง) ทุกประการ ดังตัวอย่างในภาพที่ 20

1
2

ภาพที่ 20 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามแถว (จากซ้าย-ไปขวา)

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 13/26

การกรองข้อมูล
เมื่อเราต้องการทำงานกับข้อมูลหรือวิเคราะห์ข้อมูลเฉพาะกลุ่ม เราสามารถทำการกรองข้อมูลตาม
เงื่อนไขที่ต้องการได้

4
5

ภาพที่ 21 แสดงการกรองข้อมูล โดยเลือกค่าของข้อมูลในเซลล์

กรณีที่ต้องการยกเลิกการกรอง สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังภาพที่ 22

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 14/26

 1
หรือ กดปุ่ ม

ภาพที่ 22 แสดงการยกเลิกการกรองข้อมูล

การกรองข้อมูลที่เป็นตัวอักษรนัน้ นอกจากการระบุเงื่อนไขเป็นค่าของข้อมูลในเซลล์ ดังภาพที่ 11

แล้ว เรายังสามารถระบุเงื่อนไขแบบกว้างๆ ได้อีกหลายลักษณะ ดังตัวอย่างในภาพที่ 13 นอกจากนี้ เรายัง
สามารถระบุเงื่อนไขได้หลายเงื่อนไข โดยใช้ “And” หรือ “Or” ในการเชื่อมระหว่างเงื่อนไข กรณีใช้ And จะ
กรองข้อมูลที่เป็นจริงตามเงื่อนไขทั้งหมด ส่วนกรณีใช้ Or จะกรองข้อมูลที่เป็นจริงตามเงื่อนใดเงื่อนไขหนึ่ง

2
4 5

ภาพที่ 23 การกรองข้อมูลที่เป็นตัวอักษรโดยระบุเงื่อนไขว่า อักษรขึ้นต้นตัวที่ 2 ต้องเป็น “ร”

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 15/26

 กรณีที่ข้อมูลในเซลล์เป็นตัวเลข Excel จะเปลี่ยนเครื่องมือกรองข้อมูลให้เหมาะสมกับการระบุเงื่อนไข
ที่เป็นตัวเลข ดังภาพที่ 24 โดยสามารถระบุเงื่อนไขได้โดยวิธีการทำนองเดียวกันกับข้อมูลที่เป็นตัวอักษร

ภาพที่ 24 การกรองข้อมูลที่เป็นตัวเลขโดยระบุเงื่อนไขว่า ต้องมีค่ามากกว่า 3.0

กรณีที่ข้อมูลในเซลล์มีการจัดรูปแบบด้วยสี Excel จะเปลี่ยนเครื่องมือกรองข้อมูลให้เหมาะสมกับการ

ระบุเงื่อนไขที่เป็นสี ดังภาพที่ 25 แสดงให้เห็นการกรองข้อมูลตามสีพื้นหลัง และภาพที่ 26 แสดงให้เห็นการ
กรองข้อมูลตามสีของตัวอักษร
1

ภาพที่ 25 การกรองข้อมูลตามสีพื้นหลังของเซลล์

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 16/26

 1
2

ภาพที่ 25 การกรองข้อมูลตามสีตวั อักษรในเซลล์

การใช้ Conditional Formatting

การจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการจะช่วยให้เรามองเห็นข้อมูลบางอย่างได้เด่นชัดขึ้น ทำให้
การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น เราสามารถเรียกใช้เครื่องมือนี้ได้จาก Home Ribbon
ตัวอย่างแรก เราจะใช้ Conditional Formatting ช่วยหาข้อมูลที่มคี ่าซ้ำกัน ดังขั้นตอนในภาพที่ 26

ภาพที่ 26 การใช้ Conditional Formatting ช่วยหาข้อมูลที่ซ้ำกัน

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 17/26

 หากเราต้องการจัดรูปแบบข้อมูลด้วยเงื่อนไขที่ซับซ้อน เราอาจต้องสร้างกฏการตรวจสอบเงื่อนไขเอง
ดังตัวอย่างในภาพที่ 27 ในกรณีนี้ เราต้องการให้ Excel ช่วยแสดงข้อมูลของนักศึกษาที่มีเกรดเฉลี่ยมากกว่า
3.0 และมีคะแนนคณิตศาสตร์สูงกว่าค่าเฉลี่ย โดยให้ทำการเน้นข้อมูลทั้งแถว
1

5
6

ภาพที่ 27 การใช้ Conditional Formatting โดยใช้ Formula ตรวจสอบเงื่อนไข

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 18/26

การสร้าง Sparklines
Sparklines เป็นแผนภูมิขนาดเล็กที่วางในเซลล์ได้ เรามักจะใช้เพื่อดูแนวโน้มของข้อมูล การสร้าง
Sparklines สามารถทำได้โดยเรียกใช้จาก Insert Ribbon หรือจากเครื่องมือ Quick Analysis ก็ได้ ดัง
ขั้นตอนการสร้างในภาพที่ 28 และภาพที่ 29 ตามลำดับ

5
6

ภาพที่ 28 การสร้าง Sparklines จาก Insert Ribbon

3
4

ภาพที่ 29 การสร้าง Sparklines จาก Quick Analysis

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 19/26

การสร้าง Table และ Slicer
Table เป็นตารางที่เก็บข้อมูลในลักษณะของฐานข้อมูล เมื่อมีการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขข้อมูล Excel จะ
รับรู้ข้อมูลเหล่านั้นเข้าเป็นส่วนหนึ่งของตารางโดยอัตโนมัติ มีเครื่องมือจัดการรูปแบบตารางและจัดการข้อมูล
ในตารางที่สามารถเรียกใช้ได้สะดวกยิ่งขึ้น
เราสามารถสร้าง Table ได้โดยใช้เรียกใช้คำสั่ง Table จาก Insert Ribbon หรือคำสั่ง Format as
Table จาก Home Ribbon ก็ได้ ดังภาพที่ 30 ซึ่งแสดงขั้นตอนการสร้าง Table จาก Insert Ribbon

ภาพที่ 30 การสร้าง Table จาก Insert Ribbon

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 20/26

 Slicer เป็นเครื่องมือกรองข้อมูลที่ใช้งานกับ Table ช่วยให้ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการกรองข้อมูลได้อย่าง
รวดเร็ว และกรองข้อมูลหลายเงื่อนไขพร้อมกันได้ การสร้าง Slicer สามารถทำได้ทั้งจาก Insert Ribbon และ
จาก Table Design Ribbon ซึ่งเป็น Ribbon เฉพาะของ Table ภาพที่ 31 จะแสดงขั้นตอนการสร้าง
Slicer จาก Table Design Ribbon
2

1
4

ภาพที่ 31 การสร้าง Slicer จาก Insert Ribbon

การสร้างแผนภูมิ (Chart)
แผนภูมิหรือ Chart เป็นการนำข้อมูลตัวเลขมาแสดงเป็นภาพ ทำให้เรามองเห็นภาพรวมของข้อมูลได้
ชัดเจนขึ้น เข้าใจลักษณะของข้อมูลได้ง่ายขึ้น เราสามารถสร้าง Chart ได้ทั้งจากคำสั่งบน Insert Ribbon
และจาก Quick Analysis ก่อนจะสร้าง Chart หากข้อมูลของเราไม่ได้เป็น Table เราควรจะเลือก Range
ของข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้สร้าง Chart เสียก่อน เพื่อให้ Excel วิเคราะห์และนำเสนอรูปแบบของ Chart ที่
เหมาะสมกับข้อมูลของเราให้เลือก แต่หากข้อมูลของเราเป็น Table อยูแ่ ล้ว Excel จะรู้ขอบเขตของข้อมูลอยู่
แล้ว จึงวิเคราะห์และนำเสนอรูปแบบของ Chart ที่เหมาะสมกับข้อมูลของเราได้เลย
รูปแบบของ Chart ที่เราจะเลือกสร้าง ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งานของเรา สำหรับการอบรม
ครั้งนี้ ข้อมูลตัวอย่างที่ใช้เป็นข้อมูลเกรดเฉลี่ยและคะแนนรายวิชาของนักเรียนกลุ่มหนึ่งจำนวน 20 ราย โดย
จะนำข้อมูลนี้มาสร้าง Chart เป็น 2 รูปแบบ แบบแรกจะสร้าง Stacked Bar Chart เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล
คะแนนได้ทั้งรายวิชาและภาพรวมได้พร้อมกัน ส่วนแบบที่สองจะสร้าง Scatter Chart เพื่อวิเคราะลักษณะ
ของข้อมูลคะแนนรายวิชาตามตัวแปรหรือปัจจัยทีเ่ ราสนใจศึกษา

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 21/26

 ในกรณีตัวอย่างนี้ เราจะเลือก Stacked Bar Chart ซึ่งเหมาะกับการแสดงข้อมูลที่มีจำนวนแถวหลาย
มากกว่า Stacked Column Chart ซึ่งเหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนหลายคอลัมน์ ขั้นตอนการสร้าง Chart เป็น
ดังภาพที่ 32
2

ภาพที่ 32 การสร้าง Stacked Bar Chart จาก Insert Ribbon

หลังจากสร้าง Chart แล้ว เราสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบและการจัดวางส่วนประกอบต่างๆ ได้โดยใช้
เครื่องมือจาก Chart Design Ribbon ที่จะปรากฎขึ้นมาเมื่อเราคลิกที่ Chart ในที่นี้เราจะทำการปรับเปลี่ยน
ข้อมูลที่จะแสดงใน Chart โดยนำเอาข้อมูลเกรดเฉลี่ยออกจาก Chart ตามภาพที่ 33

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 22/26

 1

ภาพที่ 33 การปรับแต่งแหล่งข้อมูลของ Chart

สำหรับการสร้าง Scatter Chart จะใช้วิธีสร้างจากเครื่องมือ Quick Analysis ดังภาพที่ 34

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 23/26

 2

ภาพที่ 34 การสร้าง Scatter Chart จาก Quick Analysis

เราจะปรับแต่ง Chart โดยเพิ่ม Trend Line เข้าไปใน Chart เพื่อช่วยให้เห็นแนวโน้มของข้อมูลที่เรา

สนใจ ดังขั้นตอนตามภาพที่ 35

2 1

ภาพที่ 35 การเพิ่ม Trend Line ใน Chart

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 24/26

การทำงานกับ Pivot Table
Pivot Table เป็นตารางที่เราสามารถปรับเปลี่ยนมุมมองของข้อมูลเชิงสรุปได้อย่างรวดเร็ว และ
สามารถปรับแต่งการแสดงผลของตารางได้ การสร้าง Pivot Table ทำได้ทั้งจาก Insert Ribbon จาก Table
Design Ribbon ของ Table และจากเครือ่ งมือ Quick Analysis
หากข้อมูลที่เราจะสร้างไม่ได้เป็น Table เราควรจะเลือก Range ของข้อมูลก่อนที่จะเรียกคำสั่งสร้าง
Pivot Table ภาพที่ 36 แสดงวิธีการสร้าง Pivot Table จาก Insert Ribbon

1
3

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 25/26

 10

7
9

12 11

14

13

ภาพที่ 36 การสร้างและปรับแต่ง Pivot Table

การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หน้า 26/26

 JUNE 9, 2021

การวิเคราะห์ขอ้ มูลด้วย MICROSOFT EXCEL

เอกสารประกอบการอบรมวันที่ 2

โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม

สำนักคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ (ICIT)
 สารบัญ

หน้า
การใช้เครื่องมือจัดการข้อมูล Data Tools 1
การใช้ Data Form 6
การตรวจสอบข้อมูลด้วย Data Validation 8
การสรุปรวมข้อมูล (Consolidate) 10
การใช้เครื่องมือ What-if-Analysis 10
 การใชโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะหขอมูล
เอกสารประกอบการอบรมฉบับนีใ้ ชไดกับ Microsoft Excel เวอรชั่น 2013 2019 และ Microsoft
365 ซึ่งตอไปนี้จะขอเรียกอยางยอวา Excel เพื่อความสะดวกในการอางอิง โดยจะใช Excel แบบเมนู
ภาษาอังกฤษ
เนื้อหาการอบรม วันที่ 2
การใชเครื่องมือจัดการขอมูล Data Tools
Data Tools เปนกลุมเครือ่ งมืออำนวยความสะดวกที่ใชในการจัดการขอมูล สามารถเรียกใชจาก
Data Ribbon สำหรับเครื่องมือที่จะแนะนำในการอบรมหลักสูตรนี้ มีดังนี้
Text to Columns
Text to Columns เปนเครื่องมือที่ใชแยกขอมูลในเซลลหนึ่งไปไวที่เซลลอื่นในแนวคอลัมน การแยก
ขอมูลนี้จะใชวธิ ีการกำหนดความยาวของตัวอักษรหรือจะแยกโดยใชตัวคั่น (Delimiters) ก็ได ขั้นตอนการใช
งาน Text to Columns ทั้งสองวิธี เปนดังภาพที่ 1 และภาพที่ 2 ตามลำดับ

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 1/14

 5

ภาพที่ 1 การใชคำสั่ง Text to Columns แบบกำหนดความกวาง

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 2/14

 1

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 3/14

 7

ภาพที่ 2 การใชคำสั่ง Text to Columns แบบใชตัวคั่น

Flash Fill
Flash Fill เปนเครื่องมือที่ใชในการเติมขอมูลใหโดยอัตโนมัติตามตนแบบที่เรากำหนดให โดยขอมูลที่
จะเติมดวย Flash Fill ตองเปนขอมูลที่อยูติดกันหรือตอเนื่องกับเซลลตนแบบและอยูในคอลัมนเดียวกัน ดัง
ขั้นตอนในภาพที่ 3
2

ภาพที่ 3 การใชคำสั่ง Flash Fill เติมขอมูล

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 4/14

 Remove Duplicates
Remove Duplicates เปนเครื่องมือที่ใชในการกำจัดขอมูลทีซ่ ้ำซอนกัน โดยขอมูลทีซ่ ้ำจะถูกลบออก
จากขอมูลที่มีอยู ดังขั้นตอนในภาพที่ 4

4
5

ภาพที่ 4 การใชคำสั่ง Flash Fill เติมขอมูลตามรูปแบบที่กำหนดให

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 5/14

การใช Data Form
Data Form เปนเครื่องมือที่ใชในการแสดงและจัดการกับขอมูลในแตละแถว โดยนำขอมูลในแตละ
คอลัมนมาจัดวางเรียงกันใหดูงายและปรับแกไดอยางสะดวก เหมาะสมกับการเพิ่ม/ลบ/แกไขขอมูลที่มีปริมาณ
มาก (มีพื้นที่ขอ มูลกวาง) ในการใชงานครั้งแรก เราจะยังไมมีเครื่องมือนี้ใน Toolbar ดังนั้น เราจะทำการเพิ่ม
คำสั่งเขามาไวใน Quick Access Toolbar (ดานบนสุดของหนาจอ) ตามขั้นตอนในภาพที่ 5 จากนั้นเราจะ
สามารถเรียกใชคำสั่ง Form ไดจาก Quick Access Toolbar และเรียกใชงานไดตามขั้นตอนในภาพที่ 6

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 6/14

 6

7
8

ภาพที่ 5 การเพิ่มคำสั่ง Form เขาไปใน Quick Access Toolbar

1
2

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 7/14

 4

ภาพที่ 6 การเรียกใชคำสั่ง Form จาก Quick Access Toolbar

การตรวจสอบขอมูลดวย Data Validation

Data Validation เปนเครื่องมือที่ใชในการตรวจสอบขอมูลใน Worksheet ตามเงื่อนไขที่เรากำหนด
การตรวจสอบนี้จะทำงานในขณะที่เรากรอกขอมูลลงในเซลล ซึ่งจะชวยใหขอมูลของเรามีความถูกตองมาก
ยิ่งขึ้น ขั้นตอนการใช Data Validation เปนดังภาพที่ 7

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 8/14

 7

8
5

9
6

10

12

11

13

15
14

ภาพที่ 7 การใช Data Validation

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 9/14

การสรุปรวมขอมูล (Consolidate)
เปนเครื่องมือสำหรับใชในการสรุปผลขอมูลที่มีลักษณะคลายกัน ซึ่งแยกเก็บไวคนละที่ ขั้นตอนการใช
งานเปนดังภาพที่ 8
2

3 4

6
7

ภาพที่ 8 การใช Consolidate สรุปขอมูลรวมกัน

การใชเครื่องมือ What-if-Analysis
เปนเครื่องมือวิเคราะหขอมูลในแนวคิด “ถาเหตุเปนอยางนี้ ผลจะเปนอยางไร” ภายในมีเครื่องมือ 3
ชิ้น ไดแก
• Data Table แสดงผลลัพธจากสูตรที่แปรผันตามคาของตัวแปรในสูตร
• Goal Seek หาคาของตัวแปรในสูตรที่ทำใหไดผลลัพธตามคาที่กำหนด
• Scenarios เปรียบเทียบผลลัพธจากสูตรที่คำนวณตามคาของตัวแปรในสูตรที่ตางกันในแตละชุด
โดยกำหนดเปนสถานการณจำลอง

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 10/14

 ขั้นตอนการทำงานของ Data Table เปนดังภาพที่ 9
2

ภาพที่ 9 การวิเคราะหขอมูลดวย Data Table

ขั้นตอนการทำงานของ Goal Seek เปนดังภาพที่ 10

3
2

ภาพที่ 10 การวิเคราะหขอมูลดวย Goal Seek

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 11/14

 จากตัวอยางเดียวกันในเรื่องการใช Goal Seek เราจะพบวา Goal Seek นั้นมีขอจำกัดที่เราสามารถ
วิเคราะหขอมูลไดจากตัวแปรเดียว ถาหากเราตองการวิเคราะหหลายตัวแปรพรอมกัน เราควรจะใชเครื่องมือ
Solver ที่เหมาะสมกับการแกไขปญหาทีซ่ บั ซอนไดมากกวา หากไมพบเครื่องมือ Solver สามารถไปเพิ่มจาก
Add-in เขามาอยูที่ Data Ribbon กอน ขัน้ ตอนในการใชงาน Solver เปนดังภาพที่ 11

2 3

ภาพที่ 11 การวิเคราะหขอมูลดวย Solver

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 12/14

 อีกตัวอยางหนึ่ง เราจะใช scenario Manager ในการเปรียบเทียบผลลัพธจากการคำนวณยอดเงินใน
การซื้อรถเงินผอน ดังขั้นตอนในภาพที่ 12

3
4

8
6

10

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 13/14

 12

11

ภาพที่ 12 การวิเคราะหขอมูลดวย Scenario

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 14/14

 JUNE 10, 2021

การวิเคราะห์ขอ้ มูลด้วย MICROSOFT EXCEL

เอกสารประกอบการอบรมวันที่ 3

โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม

สำนักคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ (ICIT)
 สารบัญ

หน้า
โครงสร้างสูตรและข้อจำกัดของสูตร 1
วิธีการตรวจสอบความถูกต้องของสูตร 3
 การใชโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะหขอมูล
เอกสารประกอบการอบรมฉบับนีใ้ ชไดกับ Microsoft Excel เวอรชั่น 2013 2019 และ Microsoft
365 ซึ่งตอไปนี้จะขอเรียกอยางยอวา Excel เพื่อความสะดวกในการอางอิง โดยจะใช Excel แบบเมนู
ภาษาอังกฤษ
เนื้อหาการอบรม วันที่ 3
โครงสรางสูตรและขอจำกัดของสูตร
สูตร (Formula) จะตองขึ้นตนดวยเครื่องหมาย = และตามดวยถูกตัวดำเนินการ (Operand) และตัว
ดำเนินการ (Operator) หรือตามดวยชื่อฟงกชั่น ตัวดำเนินการจะเปนคาคงที่หรือชื่อเซลลก็ได การประมวลผล
สูตรจะทำตามระดับความสำคัญของตัวดำเนินการและตามตำแหนงจากซายไปขวา ตัวดำเนินการมีดังตอไปนี้
ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร
ใชสำหรับการคำนวณขอมูล ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
+ บวก (Addition) =10+2
- ลบ (Subtraction) =10-2
- ตัวเลขลบ (Negation) =-10
* คูณ (Multiplication) =10*2
/ หาร (Division) =10/2
% เปอรเซ็นต (Percentage) =10%
^ ยกกำลัง (Exponentiation) =10^2
ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ
ใชในการเปรียบเทียบคาของขอมูล และใหผลลัพธเปนคาตรรกะ (Logical Value) ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
= เทากับ (Equal to) =10=2
> มากกวา (Greater than) =10>2
< นอยกวา (Less than) =10<2
>= มากกวาหรือเทากับ (Greater than or equal to) =10>=2
<= นอยกวาหรือเทากับ (Less than or equal to) =10<=2
<> ไมเทากับ (Not equal to) =10<>2
ตัวดำเนินการขอความ
ใชในการประมวลผลขอความ ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
& (Ampersand) เชื่อมตอ =“Hello ” & “World”

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 1/3

 ตัวดำเนินการอางอิง
ใชในการอางอิงเซลลหรือ Range ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
: (Colon) อางอิงชวงเซลลที่ตอ เนื่องกัน (Range) A1:E8
, (Comma) อางอิงเซลลหลายชวง (Union) A1:C3,C5:E8
(Space) อางอิงเซลลทซี่ ้ำกันในชวงเซลลที่ระบุ (Intersection) A1:C3 B2:E8

ระดับความสำคัญของตัวดำเนินการ
การประมวลผลจะพิจารณาระดับความสำคัญจากมากไปนอยตามลำดับ ดังนี้
ตัวดำเนินการ ระดับ
: Range 1st
Space Intersection 2nd
, Union 3rd
- Negation 4th
% Percentage 5th
^ Exponentiation 6th
* และ / Multiplication and division 7th
+ และ - Addition and Subtraction 8th
& Concatenation 9th
= > < >= <= <> Comparison 10th
ถาตองการบังคับใหประมวลผลตัวดำเนินการใดกอนใหใสในวงเล็บ () เชน =5^(9/3)

ขอจำกัดที่ควรรูเกี่ยวกับสูตรและการคำนวณ
- มีความยาวของตัวอักษรในสูตรได 8,192 ตัวอักษร
- ในหนึ่ง Function มีจำนวน Argument ได 255 ตัว
- มีจำนวนฟงกชั่นซอนกันได 64 ชั้น
- รองรับจำนวนหลักของตัวเลขรวมทศนิยม (Number Precision) ได 15 หลัก
- วันที่เริ่มตนที่ใชในการคำนวณได คือ 1 มกราคม ค.ศ. 1900 (หรือ 1 มกราคม ค.ศ. 1904 กรณีที่
ระบบปฏิบัติการใช 1904 date system)
- วันที่สุดทายที่ใชในการคำนวณได คือ 31 ธันวาคม ค.ศ. 9999

การสรางสูตรซอนสูตร
การสรางสูตรซอนสูตรใหสรางตามลำดับการประมวลผล โดยสูตรทีถ่ ูกประมวลผลกอนจะอยูชั้นใน
สูตรที่ถูกประมวลผลทีหลังจะอยูชั้นนอกออกมา เครื่องหมาย = จะใสเฉพาะสูตรที่อยูชั้นนอกสุด ตัวอยางเชน
=B2*(IF(C2>D2,C2,D2))

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 2/3

 ขอผิดพลาดในสูตรและฟงกชั่น
- ##### เซลลแสดงผลไดไมหมด
- #DIV/0! ตัวหารมีคาเปน 0
- #VALUE! ใชตัวดำเนินการผิดประเภท
- #NAME? ไมมีชื่อนั้นในสูตร (พิมพผิด/ลืมใสเครื่องหมาย/ลบชื่อเซลลไปแลว)
- #N/A ไมสามารถคำนวณคาได มักเกิดจากใส Argument ใหฟงกชั่นไมถูกตอง
- #REF! ไมพบเซลลที่อางถึง เซลลอาจถูกลบไป หรือถูกเขียนทับ
- #NUM! มีขอผิดพลาดเกี่ยวกับตัวเลขในสูตร เชน ใสเลขลบใหกับฟงกชั่นที่รับเลขบวก
หรือผลลัพธมคี ามากหรือนอยเกินไป แสดงผลไมได
- #NULL! ไมใสเครื่องหมายคั่นระหวางชวงเซลลที่อางอิง (ชวงที่ไมมีเซลลที่ซ้ำกัน)

แนวปฏิบัติที่ดีในการสรางสูตร
แนวปฎิบัติที่ดีในการสรางสูตรใหมีคำนวณไดอยางรวดเร็วและลดความผิดพลาดใหนอยที่สุด มีดังนี้
- พิมพสูตรหรือฟงกชั่นดวยตัวอักษรพิมพเล็กเสมอ ถาพิมพถูกสูตรจะเปนตัวพิมพใหญเอง
- ถามีสวนของสูตรที่ถูกคำนวณซ้ำหลายครั้ง ใหตั้งชื่อสวนที่คำนวณซ้ำเปนสูตรเก็บไวใชอางอิง
- หลีกเลี่ยงการใชคาคงที่ในสูตร ถามีคาคงทีค่ วรตั้งชื่อไวใชอางอิง หรือเก็บคาในเซลล
- หลีกเลี่ยงการสรางสูตรเอง ถามีฟงกชั่นสำเร็จรูปใหใชฟงกชั่น
- ถามีสูตรใดที่คำนวณแลวไดผลลัพธที่มีคาไมเปลี่ยนแปลงเลย ใหเปลี่ยนจากสูตรเปนคานั้นเลย

วิธีการตรวจสอบความถูกตองของสูตร
เราจะใชเครื่องมือภายใตกลุม Formula Auditing ที่อยูใน Formula Ribbon ในการตรวจสอบโดยมี
การใชงานเครื่องมือแตละตัวดังนี้
- ใช Error Checking ตรวจหาขอผิดพลาด
- ถาสูตรมีการคำนวณซับซอนใช Evaluate Formula ตรวจสอบทีละขั้นตอน
- ตรวจสอบที่มาของสูตรโดยใช Trace Precedents
- ตรวจสอบการถูกอางอิงโดยใช Trace Dependents
- แสดงสูตรทั้ง Worksheet ดวย Show Formulas
- ตรวจสอบหลายสูตรพรอมกันดวย Watch Window

การอางอิงแบบวงกลม (Circular Reference)

Circular Reference จะเกิดเมื่อมีการอางอิงถึงตัวเอง เชน เซลล A2 มีสตู ร =A5*A4 สวนเซลล A5
มีสูตร =sum(A2:A4) เราสามารถตรวจสอบวามีการอางอิงในลักษณะนี้อยูใน Worksheet หรือไมดวย
เครื่องมือ Circular References ซึ่งในกลุม คำสั่งเดียวกับ Error Checking โดยหากตรวจพบจะมีลูกศรแสดงที่
ความเชื่อมโยงใหเราดู เพื่อเขาไปแกไข

การวิเคราะหขอมูลดวย Microsoft Excel โดย ณิชาพร ชื่อสุธรรม หนา 3/3