PENGURUSAN

PEROLEHAN
DAN BAYARAN

JABATAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT

INSTITUT AMINUDDIN BAKI CAWANGAN SARAWAK
2
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN SEKOLAH

OBJEKTIF: Menjelaskan definisi, prinsip dan

01 tatacara berkaitan pengurusan
perolehan dan bayaran.

Menerapkan kefahaman tentang tanggung

02 jawab pengurus sekolah dalam
pengurusan perolehan dan bayaran.

Meningkatkan kompetensi dalam proses merancang,

03 mengawal dan melaksanakan perolehan dan bayaran
mengikut pekeliling yang berkuatkuasa.
SKOP KANDUNGAN

ngg
ung02
Definisi Ta ab rus
jaw ngu h
01 tu k
Pe kola
Se en ran
B ya 03
isi Ba
e fin
Prinsip D
Perolehan 01 k
e
um n
n
N Do yara
Tatacara
A
02 06
Perolehan
YA R Ba
B A 04
PEROLEHAN
a ra
a tac ran
05 T ya
Tanggungjawab
03 Kaedah
Ba
Perolehan
05
Pengurus
Sekolah 04

Kategori
Perolehan PENGURUSAN
CEK
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN SEKOLAH

PENGURUSAN
PEROLEHAN
PENGURUSAN PEROLEHAN

Definisi Perolehan
merupakan satu
urusan permintaan
terhadap bekalan/
perkhidmatan/ kerja
dalam pasaran
mengikut keperluan
jabatan pada suatu
kemungkinan harga.
PENGURUSAN PEROLEHAN Aka
unta
Awa biliti
Perolehan itu hendaklah dipelawa, m
diproses dan dipertimbangkan dengan Perolehan hendaklah dilaksanakan
adil dan saksama.
01 secara bertanggungjawab mengikut
d an dasar dan peraturan yang ditetapkan.
dil ma
A sa
k
sa
Diur
05 02 seca uskan
ra te
lus
PRINSIP
PEROLEHAN
Perolehan hendaklah memberi Dasar, peraturan dan proses
peluang terbuka kepada semua perolehan yang dilaksanakan
pihak yang layak bersaing. hendaklah jelas, diketahui dan
difahami.
Sa in
g
terb an
04 03 Nila
uka i fae
terb dah
a ik
Perolehan hendaklah memberi pulangan
terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
PENGURUSAN PEROLEHAN
ü Mematuhi undang-undang dan peraturan yang sedang
berkuatkuasa.
MEMATUHI ü KELULUSAN KETUA PTJ
1 PERATURAN - Perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi
setiap jenis item
- Perolehan harta modal
ü Perolehan peralatan ICT perlu mendapat kelulusan
teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
MEMBUAT
2 PERANCANGAN § Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA)
ü Meneliti perancangan tahunan
TANGGUNG dan perancangan awal perolehan.
JAWAB ü Menyemak prestasi perolehan
PENGURUS yang telah dilaksanaka.
SEKOLAH ü Memastikan perolehan yang
KAJIAN dilaksanakan tidak dipecah kecil.
3 PASARAN
v Best value for money dengan kualiti terbaik,
harga munasabah dan berpatutan [AP 169.1]

v Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti,

harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang
TERATUR &
4 SEMPURNA
berkaitan.

v Melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna.

PENGURUSAN PEROLEHAN

A BEKALAN Perolehan barangan dan

peralatan bagi sesuatu aktiviti
atau program.

KATEGORI Khidmat manusia atau

PEROLEHAN B PERKHIDMATAN kepakaran/kemahiran untuk
melaksanakan dan menyiapkan
sesuatu kerja tertentu.

Melibatkan pembinaan dan

C KERJA penyelenggaraan fizikal yang
juga merangkumi kerja
mekanikal dan elektrikal.
BEKALAN PERKHIDMATAN KERJA
PENGURUSAN PEROLEHAN
KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN

1 PANJAR WANG Ialah sejumlah wang yang membolehkan

Pengurus Sekolah membuat pembayaran
RUNCIT (PWR)
kecil yang SEGERA.

Ditafsirkan sebagai perolehan daripada mana-

mana pembekal yang melibatkan jumlah
perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000 @
RM50,000 bagi Kerja Requisition.
PEMBELIAN
TERUS(PT) 2
Sebut Harga A – Nilai perolehan tahunan

3 SEBUT
HARGA (SH)
melebihi RM50,000 hingga RM500,000.
Sebut Harga B – Nilai perolehan tahunan
melebihi RM20,000 hingga RM50,000.

4
Bekalan/ perkhidmatan yang terdapat di
KONTRAK ç
dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli
terus daripada pembekal kontrak pusat. PUSAT (KP)
PENGURUSAN PEROLEHAN

1 PANJAR WANG RUNCIT

(Rujukan: AP & TPPKWS)
TATACARA q Pastikan perolehan adalah bagi pembayaran KECIL yang
PEROLEHAN SEGERA dan perbelanjaan runcit – AP3(e)
PWR
q Perlu mendapatkan kebenaran daripada Pengurus Sekolah
terlebih dahulu untuk memastikan baki peruntukan yang
berkaitan adalah mencukupi supaya rekupmen dapat dibuat –
TPPKWS 7.4.3(a)

q Perbelanjaan adalah tidak melebihi RM200 bagi setiap bil/resit.

Had maksimum wang Dana Arahan ini tidak menghalang bil/resit yang lebih besar jumlahnya
Pusingan jika keadaan PRAKTIKAL dan BERFAEDAH – TPPKWS 7.4.3(b)
- Sekolah Menengah: RM700
- Sekolah Rendah: RM500
q Dokumen sokongan berupa bil/resit perlu disahkan oleh
Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Panitia – TPPKWS 7.4.3(c)
PENGURUSAN PEROLEHAN

2 TATACARA
PEROLEHAN
JENIS PEMBELIAN TERUS

PEMBELIAN
TERUS
A BEKALAN /
PERKHIDMATAN

B KERJA-KERJA
REQUISITION

LANTIKAN TERUS
C PEROLEHAN
KERJA
PENGURUSAN PEROLEHAN

JENIS PEMBELIAN TERUS

(Rujukan: PPP PK2.1 Para 5)
A. BEKALAN / PERKHIDMATAN

q Ditafsir sebagai perolehan bekalan/ perkhidmatan SETIAP JENIS ITEM yang

melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000 atau sesuatu kontrak.

q Terdapat pengecualian daripada tatacara perolehan di mana pembelian terus boleh

sehingga RM50,000 dengan TERMA tertentu. Antaranya ialah:
PPP PK7.1 – Pakej Penganjuran Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan
PPP PK7.2 – Kemudahan Latihan Secara Pakej
PPP PK7.6 – Peralatan ICT & Rangkaian Internet
PPP PK7.11 – Pembelian Buku Luar Negeri
PPP PK7.12 – Pembelian Surat Khabar & Majalah Tempatan

q Kajian pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga

(3) tawaran harga daripada pembekal tempatan.
PENGURUSAN PEROLEHAN

JENIS PEMBELIAN TERUS

B. KERJA-KERJA REQUISITION (Rujukan: PPP PK2.1 Para 5)

❑ Had nilai menggunakan Jadual Kadar Harga adalah sehingga RM50,000

sahaja.

❑ Dilaksanakan secara undian atau pusingan kerja dalam kalangan

kontraktor bangunan/awam GRED G1 yang berdaftar dengan CIDB dan
mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) serta Sijil Perolehan
Kerja Kerajaan (SPKK).

C. LANTIKAN TERUS PEROLEHAN KERJA (Rujukan: PPP PK2.1 Para 6)

❑ Perolehan Kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 boleh

dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor GRED G1 yang
berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja
Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB).
PENGURUSAN PEROLEHAN

JENIS-JENIS SEBUT HARGA

TATACARA 3
PEROLEHAN (Rujukan: PPP PK2.1 Para 5 & Para 7)

SEBUT SEBUT HARGA A

HARGA
i. Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan
yang melebihi RM50,000
sehingga RM500,000 dan
Perolehan Kerja yang bernilai
melebihi RM20,000 sehingga
RM500,000.
ii. Pelawaan kepada sekurang-
kurangnya lima (5) pembuat/
pembekal/ kontraktor tempatan.
iii. Pamer pemberitahuan/ notis 7
hari.
SEBUT HARGA B
i. Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan
yang melebihi RM20,000
sehingga RM50,000.
ii. Pelawaan kepada sekurang-
kurangnya tiga (3) pembuat/
pembekal/ kontraktor tempatan.
iii. Pamer pemberitahuan/ notis 3
hari.
PENGURUSAN PEROLEHAN

4 KONTRAK PUSAT (KP)

TATACARA JENIS
PEROLEHAN
KONTRAK PUSAT
01 KONTRAK PUSAT
(Rujukan: PPP PK2.1 &
02
Diwujudkan oleh TPPKWS) Perolehan di kalangan
Perbendaharaan bagi Panel Pembekal atau
item Barangan Siap/ kontraktor yang
Perkhidmatan Guna dilantik oleh
Sama. Perbendaharaan.
Harga adalah KONTRAK KONTRAK Harga adalah
mengikut Harga PUSAT PANEL berdasarkan Harga
Kontrak yang BERPUSAT Tawaran di
ditetapkan. kalangan panel.
PENGURUSAN PEROLEHAN

SENARAI ITEM
KONTRAK PUSAT
(Rujukan: PPP PK2
Lampiran 2.0 Jadual 1)
PENGURUSAN PEROLEHAN

SENARAI ITEM
KONTRAK PANEL
BERPUSAT
(Rujukan: PPP PK2
Lampiran 2.1 Jadual 1 & 2)
PENGURUSAN PEROLEHAN
PROSES PEROLEHAN Keluarkan Pesanan
PEMBELIAN TERUS Sekolah kepada
pembekal
Terima Bil/ Invois
daripada pembekal

01 03

+ Bayaran

02 04
Nota Minta dari Ketua Terima barang
Bidang/ Pegawai pesanan daripada
Berkaitan dengan pembekal
kelulusan Pengurus
Sekolah
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN SEKOLAH

PENGURUSAN
BAYARAN
PENGURUSAN BAYARAN

Definisi
Pembayaran
adalah proses
menyelesaikan
tanggungan
melalui penjelasan
bil dan invois
daripada
Kumpulan Wang
Sekolah.
PENGURUSAN BAYARAN

Bertanggungjawab atas AP102 Peruntukan

perbelanjaan yang tidak (a)(vii) mencukupi
dibenarkan WS 01 TP
PK 5.2 PKW
TP .1 (a) .1( S
5.2 a)

AP92(b)(i) AP102(a)
TANGGUNG (v)
JAWAB
PENGURUS

5.2.1 S
TPPK (c)
Pembayaran yang sah serta

W
Pembayaran kepada

(d)
5.2.1

TPPK
SEKOLAH
disokong dengan dokumen
WS
penerima yang sah
yang lengkap
TPPKWS
AP99(a) 5.2.1(b) 3 AP103(a)

Semua bil dijelaskan

dalam tempoh 14 hari
 BENTUK
BAYARAN
KUMPULAN TUNAI CEK AGIHAN
BERPALANG KEPADA
WANG PELAJAR
SEKOLAH Bayaran secara Bayaran
Wang tunai diagihkan
tunai menggunakan Cek
menggunakan Berpalang untuk aktiviti yang
PWR telah diluluskan
kepada penerima
1 2 3
Bagaimana pula
cara untuk
membuat
bayaran kepada
penerima yang
tiada akaun
bank?
Jika penerima bayaran tiada
akaun bank, suatu cek
perintah yang tidak dipalang
boleh dikeluarkan atas nama
penerima.

Dibelakang cek hendaklah

ditandatangan beserta nama jawatan
Pengurus Sekolah dan dicatatkan
nombor kad pengenalan penerima
cek.
Nama dan nombor kad pengenalan pembawa
cek perlu dicatatkan dibelakang cek dan
disahkan oleh salah seorang Pegawai Pengesah
(Kuasa Tetap AK52) seperti berikut:-
 TATACARA BAYARAN

Penyimpanan Baucar
Sedia Baucar Bayaran setelah terima 1 8 Bayaran
bil/ invois/ tuntutan lengkap

Baucar Bayaran dicetak 2

salinan
2 7 Cap TELAH BAYAR

Kuasa memperaku Baucar

Bayaran di sekolah 3 6 Kehilangan bil/ invois/
Pesanan Sekolah Asal

Dokumen Sokongan Asal

yang lengkap
4 5 Bayaran bukan atas nama
Pegawai Kerajaan

14
DOKUMEN BAYARAN
Baucar dicetak dalam dua (2) salinan.

a) Salinan ASAL disimpan bersama dokumen

sokongan.

b) Salinan PENDUA dihantar kepada pembekal

bersama cek bayaran.
Kuasa memperaku baucar bayaran
sekolah.
a) Kurang daripada Dua (2) orang pegawai
nilai yang diberi kuasa
RM10,000.00
b) RM10,000.00 dan Tiga (3) orang pegawai
ke atas yang diberi kuasa

Bagaimanapun, tandatangan Pengurus Sekolah adalah WAJIB.

Setiap baucar bayaran perlu disertakan dokumen
sokongan ASAL yang lengkap, iaitu:-

a) Bil/ Invois asal

b) Pesanan Sekolah (ASAL) yang telah dilengkapkan
c) Nota Minta yang lengkap
d) Kertas kerja/ dokumen sokongan berkaitan
 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama
pegawai kerajaan (kecuali berkenaan gaji,
pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian)

AP99 (b)
Sekiranya bil/ invois/ Pesanan Sekolah asal
hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap
salinan fotokopi bil/ invois/ Pesanan Sekolah
(salinan peniga) dan diperakukan oleh Pengurus
Sekolah seperti berikut:-
Selepas pembayaran dilakukan, baucar
bayaran dan semua dokumen sokongan
hendaklah dicap “TELAH BAYAR” bagi
mengelakkan pembayaran dua kali.
 Baucar Bayaran yang telah dibayar
hendaklah disusun dan difailkan mengikut
turutan nombor siri dan diasingkan mengikut
kumpulan wang.
 AKTIVITI 1: Semakan
(KUMPULAN) Dokumen
Perolehan dan
Bayaran
Aktiviti 1: Semakan Dokumen Perolehan dan Bayaran
ARAHAN TUGASAN:

1. Peserta berada dalam kumpulan yang ditetapkan.

2. Setiap kumpulan diberikan dokumen perolehan dan bayaran yang berbeza.
3. Setiap kumpulan dikehendaki mengenal pasti kesilapan yang terdapat pada
dokumen yang diberikan.
Kumpulan 1 & 6: Kertas Kerja
Kumpulan 2: Nota Minta
Kumpulan 3: Pesanan Sekolah
Kumpulan 4: Invois
Kumpulan 5: Baucar bayaran dan Cek
4. Perbincangan kumpulan diberi tempoh selama 10 minit. Wakil setiap kumpulan
diminta untuk membentangkan hasil perbincangan.
 SESI
PEMBENTANGAN
KUMPULAN
 [BEST PRACTISES]
tuliskan nama pegawai yang
memohon nota minta

perihal perlu lengkap dengan perincian barang

wajib dipalang
garisan ini perlu rapat dengan ayat terakhir

Tandatangan oleh Pengurus Sekolah shj

punca peruntukan AP 177.1 tandatangan ringkas

mengikut nota minta

tarikh semasa

dipenuhkan oleh pembekal dan disertakan bersama nota penghantaran(jika ada) dan invois

[BEST PRACTISES]
tandatangan penerima oleh pegawai
yang memohon nota minta
 PENGURUSAN CEK

Bolehkah cek
dikeluarkan
tanpa sebarang
dokumen?
 !!
IN G N
T US A
N
PE UR
N G EK
PE C Cek sekolah TIDAK BOLEH dikeluarkan
TANPA baucar bayaran dan dokumen
sokongan LENGKAP yang telah disahkan.
 Butiran pada cek hendaklah ditulis
dengan jelas menggunakan dakwat kekal.
Keratan cek juga perlu dilengkapkan
dengan maklumat seperti yang terdapat
pada cek.
Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek
hendaklah dibatalkan dan dikepilkan
bersama-sama keratan cek. Cek yang
baharu dikeluarkan bagi menggantikan
cek yang dibatalkan.
Kuasa menandatangan cek sekolah
a) Kurang daripada nilai Dua (2) orang pegawai yang
RM10,000.00 diberi kuasa
b) RM10,000.00 dan ke Tiga (3) orang pegawai yang
atas diberi kuasa

Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa

melalui Kuasa Tetap (Borang AK52)

Pengurus Sekolah
& Penolong Kanan (Pentadbiran) /
Penolong Kanan (HEM) /
Penolong Kanan (Kokurikulum)
Tempoh sah laku cek sekolah adalah
selama tiga bulan.

Sah 3 bulan
sahaja
 Cek Tamat Tempoh/ Rosak

Untuk pembayaran semula, satu

baucar bayaran perlu disediakan
Rekod ke dan hanya resit asal pembatalan
dalam Daftar cek dikepilkan sebagai dokumen
Cek Batal. sokongan.

1 2 3 4
Batalkan cek Keluarkan resit Cek gantian tidak
tamat tempoh sebagai terimaan dikeluarkan sehingga
laku @ rosak kepada akhir tahun diambilkira
SLIDESMANIA.COM

peruntukan yang sebagai Akaun Belum

Bayar (ABB).
asal.
 Penggantian cek hilang
(masih dalam tempoh sah laku)

01 03
Dapatkan surat
pengesahan kehilangan Jika cek belum
cek daripada penerima. ditunaikan, tindakan
menyediakn cek gantian
boleh diambil.

Semak penyata bank

Memaklumkan pihak bulan berkenaan bagi
bank untuk menahan memastikan cek yang
pembayaran & dapatkan hilang tidak ditunaikan
pengesahan status cek sehingga tarikh arahan
menahan pembayaran.
02 04
RUMUSAN
PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN
(Rajah RCBILNK)

Kertas Kerja

Kajian Pesanan
Nota Minta Invois
Pasaran Sekolah

*Resit Cek Baucar

Bayaran
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN SEKOLAH

PEMATUHAN PERATURAN 1
TANGGUNGJAWAB
PENGURUS
SEKOLAH DALAM PERANCANGAN PEROLEHAN 2
PENGURUSAN
PEROLEHAN DAN
BAYARAN PROSEDUR PEMBAYARAN 3

KAWALAN PEMANTAUAN
4
DAN PENILAIAN

37
 ar n t
le
n g s I h ave 1 thing
3 th i I wou
3-2-1
ld ch
ange

2 thing Reflection
s I fo
und
inter
estin
g
 Sekian
Terima kasih