Fecha: 16 de marzo de 2020

Ficha: 1908215
Programa: Tecnólogo en Gestión Documental
Aprendiz: Eder salgado Movilla

Desarrollo

1. Se hará una introducción a las ciencias auxiliares de la archivística

(paleografía, diplomática, sigilografía, heráldica, historia, Genealogía,
Cronología, Me tropología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación)
Respuesta:
Paleografía: Técnica que consiste en leer los documentos, inscripciones y
textos antiguos y en determinar el lugar del que proceden y el período
histórico en el que fueron escritos.
Diplomática: es la ciencia que tiene como objeto el estudio crítico del
documento, a fin de determinar su valor como testimonio histórico.
Sigilografía: se refiere al estudio de los sellos antiguos adjuntos a los
documentos como fuente de información. Se centra en el significado legal y
social de los sellos, así como en la evolución de su diseño.
Heráldica: Disciplina que describe, estudia y explica el significado de
imágenes y figuras de los escudos de armas.
Historia: la historia de los archivos se remonta al origen de la escritura,
suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de las
instituciones.
Genealogía: También se llama así al documento que registra dicho estudio,
generalmente expresado como árbol genealógico.
Cronología: Es definido como la ciencia que permite determinar el orden y
las fechas de los sucesos históricos, por lo tanto, forma parte de los estudios
de la historia.
Informática: se refiere al procesamiento automático de información
mediante dispositivos electrónicos y sistemas computacionales.
Biblioteconomía: Disciplina que estudia la organización y administración de
las bibliotecas.
Documentación: ciencia que estudia los documentos. Conjunto de
documentos que tratan sobre un mismo asunto o tema, e incluso en un
sentido más estricto, como los papeles oficiales que prueban la identidad de
alguien o acreditan alguna cosa.

2. También apropiará fundamentos o conceptos básicos del archivo, como su

significado e importancia, caracteres, elementos, características y
clasificación de los documentos de archivo, y de los archivos.

Respuesta:

 Archivo: Conjunto de documentos generados como producto de una

gestión, por lo general institucional. Una vez cumplido su trámite se
deben conservar

 Importancia de los Archivos: son importantes para las entidades, porque

los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda requerir la empresa

 Caracteres de los Documentos: aquellos principios que deben

conservarse en los documentos como parte de la legalidad, importancia y
veracidad que los identifica.
Carácter seriado: generación del documento uno a uno, y como producto de
acciones repetitivas.
Carácter de unicidad: indica que cada documento en su producción es único
y no hay ejemplares idénticos, ni publicaciones.
Carácter de objetividad: el documento debe cumplir con el objeto o con la
actividad institucional o personal para la cual fue diseñada, no debiendo dar
paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.
Integridad: el documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en
su forma interna ni externa
Interrelación: de ninguna manera un documento con carácter archivístico
cumple una función aislada de actividades registradas en otros documentos;
todo lo contario, actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los
demás

 Elementos de un Documento de Archivo: aquellas características que

hacen posible la clasificación de un documento para que este pueda ser
 archivado según sus especificaciones, Ejemplo: soporte, técnica,
estructura y contenido.

 Características de los Documentos:

Características internas: aquellas que hacen parte de la esencia del

documento y que estas implícitas en él.
Entidad productora
Orígenes funcionales
Fecha y lugar de producción
Contenido sustantivo o substancial

Características externas: aquellas características que no dependen del

cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen que este se
realice de determinada manera.
Clase
Textual
No textuales
Tipo
Forma
Formato
Cantidad

 Clasificación de los Documentos: se clasifican según la función que

cumplen y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios.
Según el soporte: se clasifican por sus características físicas y condiciones de
conservación, así: textuales, gráficos, imagen, cinta y otros soportes (discos
duros material óptico)
Según el productor o autor: se refiere a la empresa o persona que elabora el
documento y la función a la cual se destina. Se clasifican así: documento
público y documento privado.
Según su finalidad: cuando los documentos tienen una función con un
objetivo que deben cumplir, pero que considera la circunstancia que hace
que se genere la información que este soportando. Clasificación: documentos
dispositivos, documentos informativos y documentos testimoniales
Según su difusión en el tiempo: no todos los documentos tienen una
vigencia indefinida si no que han sido diseñados exclusivamente para cumplir
una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la
TRD, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los
documentos en cada fase del archivo, y su disposición final ya sea de
conservación o eliminación
Según su finalidad: los documentos se crean con el ánimo de apoyar una
gestión, a continuación, observamos su clasificación: sustantivos o
específicos, facilitativos o comunes.

 Clasificación de los Archivos: los archivos se clasifican de acuerdo al

tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir, archivo de gestión
central o histórica
Según la organización: archivo centralizado, archivo descentralizado, archivo
descentralizado con control descentralizado y archivo descentralizado con
control centralizado.
Según su uso: archivo activo, semiactivo e inactivo
Según su naturaleza: archivo público, archivo privado de interés público y
archivo privado
Según su ciclo vital: archivo de gestión, central e histórico

3. Que es Acervo documental.

Respuesta: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural (acuerdo 027 de 2006)

4. De la misma manera identificará el concepto, clases y servicios que ofrecen

otras unidades de información diferentes al archivo, como los centros de
documentación, bibliotecas y museos.
Respuesta:

 Centro de documentación: brinda información a los usuarios sobre los

bienes patrimoniales materiales e inmateriales declarados monumentos
nacionales o Bienes de Interés Cultural del ámbito Nacional (BICnal). Está
conformado por una biblioteca especializada en restauración y
arquitectura. Aquí también es posible encontrar expedientes con
información histórica, arquitectónica, de restauración y demás datos
relacionados con los BIC. Dispone de una planoteca conformada por más
de 50 mil unidades de planos y un archivo de monumentos nacionales.
Además están disponibles historias clínicas, una fototeca y videoteca. En
cuanto a publicaciones, el centro de documentación ofrece productos
 editoriales como la Bitácora del Patrimonio y material didáctico, entre
otros.

 Biblioteca: es un lugar donde podemos encontrar libros o cualquier otro

soporte de un texto, como publicaciones, revistas, documentos,
catálogos, etcétera.
Una biblioteca es un sitio donde podemos recurrir para leer, buscar
información y estudiar. En muchas bibliotecas además se ofrecen servicios
de búsqueda online, a través de Internet, y consulta de libros digitales.
Clasificación de las bibliotecas:
Bibliotecas generales de investigación
Bibliotecas nacionales.
Bibliotecas universitarias y otras bibliotecas generales de investigación.
Bibliotecas y servicios de información para parlamentarios.
Bibliotecas especializadas
Bibliotecas gubernamentales.
Bibliotecas de Ciencias Sociales.
Bibliotecas de Geografía y Mapas.
Bibliotecas de Ciencia y Tecnología.
Bibliotecas de Ciencias Biomédicas y de la Salud.
Bibliotecas de Arte.
Bibliotecas de Genealogía e Historia Local
Bibliotecas que atienden al gran público
Bibliotecas públicas.
Bibliotecas para discapacitados.
Bibliotecas para niños y adolescentes.
Bibliotecas escolares y centros de recursos.
Bibliotecas para ciegos.
Servicios bibliotecarios para poblaciones multiculturales.
Bibliotecas metropolitanas.
Bibliotecas móviles.

 Museo: es un lugar donde se guardan y exhiben colecciones de objetos de

interés artístico, cultural, científico, histórico, etc.
Clases de museos:

Museos de arte.
Museos de historia natural.
Museos arqueológicos.
Museos monográficos.
Museos históricos.
Museos de ciencia y técnica.
Los museos virtuales.
Ecomuseo.

5. Funciones archivísticas:
Respuesta:

6. Que es un archivo público, archivos privados, que es un archivo total, que

es gestión documental, que es soporte documental, tipo documental que es
un documento original.
Respuesta:

 Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público
por entidades privadas.

 Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y
declarado como tal por el legislador.
 Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.

 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información,

según los materiales empleados. Además de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros.

 Tipo documental: se derivan propiamente de cada una de las instancias o

dependencias que los generan dentro de cada institución, lo que implica
de manera práctica, que cada función produce uno o varios tipos de
documentos, ejemplo: resoluciones, memorandos, informes, cartas, entre
otros.

 Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

7. Identificar el proceso administrativo y la estructura orgánico-funcional de

la organización. Identificar las características de las unidades administrativas.
Reconocer las características de las unidades de información. Analizar
manuales de funciones, de procesos y procedimientos de la organización y
las unidades administrativas. Diferenciar funciones, tipología documental y
usuarios de las diferentes unidades administrativas.
Respuesta:
 Proceso administrativo: es un conjunto de etapas (planificación,
organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos
de una empresa u organización de la forma más eficiente posible.
Etapas:
Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la
organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la
dirección y el control.  En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al
movimiento.

 Estructura orgánico-funcional de la organización:

 Unidades administrativas:
Las principales características de la unidad de administración son las
siguientes:
Polifacética: Tiene a su cargo diferentes funciones como planificar, organizar,
dirigir, controlar, supervisar, comunicar y tomar decisiones. Todo esto se
ejecuta de acuerdo con una estructura organizacional a través de la que se
delegan funciones específicas.
Meritocrática: Quienes están a cargo, aun sin ser los dueños de la
organización, deben tener un perfil de desempeño con características de
liderazgo, como ser ejemplo de honestidad, ser comunicativo y proactivo,
tener capacidad de gerencia, poder supervisar y controlar procesos, ser
analítico, ordenado, metódico y puntual, entre otras.
Vinculante: La unidad administrativa establece relaciones entre las
diferentes áreas y cada una realiza su aporte de acuerdo con sus asignaciones
y roles, orientado a lograr un objetivo a través de procesos ordenados por
áreas de ejecución.
Tiene unidad de tiempo: Se da a lo largo de la existencia de la organización.
Todos los procesos están interrelacionados en cuanto a que ocurren
simultáneamente, pero en etapas diferentes. La gestión del tiempo es un
factor de éxito dentro de las organizaciones.
Interdisciplinaria: Explica cómo funcionan las organizaciones contemplando
el desarrollo y aplicación de normas, reglas y procedimientos que ajusten el
comportamiento de acuerdo con lo que se espera lograr.
Para ello se nutre de otras disciplinas sociales y científicas que permiten
ampliar la visión, haciéndola más orgánica, aunque manteniendo los
métodos que le permitan medir los resultados al final de la gestión.
Universal: Este proceso se da en cualquier organización de naturaleza social.
Se da igualmente en el Estado, el ejército, en las empresas, en instituciones
educativas, en negocios y comercios, y en instituciones religiosas. Las
variantes dependerán de la naturaleza u objeto de cada organización.

Características de las unidades de información:

Determinar los programas, políticas, métodos y propósitos para la
distribución y difusión de la información.
 Organizar, regir y observar las unidades de información.
 Elaborar actividades que estén para proveer y brindar las informaciones
específicas y generales según lo que requieran los usuarios.
 Utilizar los elementos para el proceso técnico de la información.
 Proveer los conocimientos necesarios para el almacenamiento de
información precisa para la evolución científica y tecnológica de la
sociedad.
 Usar eficazmente los documentos y la información con el propósito de
contribuir con el desarrollo socio-cultural de la humanidad.
 Manejar los avances en técnicas y procedimientos para el control de
información y archivos.
Manual de funciones: permiten conocer el funcionamiento interno por lo
que respecta a la descripción de tareas, ubicación y requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y
al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma
detallada las actividades de cada puesto. También son determinantes de las
responsabilidades, ayudan a la coordinación de las actividades y aumentan la
eficiencia de los empleados ya que les indican lo que deben hacer y cómo
hacerlo.

Conformación de un Manual
Los manuales se conforman de la siguiente manera:
A) Identificación:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Misión y Visión
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma
y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.
B) Índice o contenido: Relación de los capítulos y páginas correspondientes
que forman parte del documento.
C) Prólogo y/o introducción: Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.
D) Objetivos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
E) Áreas de aplicación y/o alcance: Esferas de acción que cubren los
procesos, procedimientos y/o funciones.
F) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en
los procesos, procedimientos y/o funciones.
G) políticas o normas de operación: Se incluyen los criterios o lineamientos
generales de acción que se determinan la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.
 Manual de procesos y de procedimientos: Un manual de procesos y de
procedimientos es un documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o
más unidades administrativas de una empresa. Facilitan las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, y la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
También incluyen una serie de estamentos, políticas, normas y
condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
Reúnen las normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el
reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello
en lo que se basa la gestión de la organización.

 Tipología documental: unidad documental producida por un organismo

en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una forma de
procedimiento. La tipología documental en pocas palabras son los
diferentes tipos de documentos que podemos encontrar.

8. De acuerdo con la estructura orgánico- funcional de la entidad productora

(fondo, sección, subsección, series, subseries), con el fin de clasificar los Tipos
documentales a archivar.
Respuesta:

 Fondos: constituyen la totalidad de la documentación producida o

recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Fondos cerrados: documentación de entidades desaparecidas.
Fondos abiertos: documentación de entidades administrativas vigentes.
Fondos acumulados: documentación reunida por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de
organización o conservación.
 Secciones: son subdivisiones del fondo identificadas con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la
institución que produce el fondo.
 Subsección: es una división de la sección documental (división
administrativa) en algunos casos llamados oficinas o divisiones.
 Series: es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función
 determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos
agrupados en series.
 Subseries: son una subdivisión de la serie documental. Está conformada
por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones
administrativas semejantes.

9. Que es principio de orden original y los manuales de procedimiento

Respuesta:
 Principio de orden original: es el que hace relación al orden que
conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden
en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y
diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto
determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia
especifica.

 Manual de procesos y de procedimientos: Un manual de procesos y de

procedimientos es un documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o
más unidades administrativas de una empresa. Facilitan las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, y la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
También incluyen una serie de estamentos, políticas, normas y
condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
Reúnen las normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el
reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello
en lo que se basa la gestión de la organización.

10. ¿Qué son las Agrupaciones Documentales?

Respuesta: Son el conjunto de documentos generados por una Unidad
Administrativa en el ejercicio de sus funciones, según su jerarquía origina:
Los fondos
Las secciones
Las subsecciones
Las series documentales y las subseries
Los tipos documentales.

11. Defina clasificación.

Respuesta: la clasificación documental es el conjunto de operaciones
técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para
revelar su contenido.

12. Qué implica clasificar?:

Respuesta: Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta
la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo
largo de su gestión.

13. ¿Qué se refleja con la clasificación?

Respuesta: La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal
manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a la
subdivisión que conforma la institución.

14. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada
uno de ellos?
Respuesta: Es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la
entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías
administrativas (dependencia) y archivística (series, unidades y tipos
documentales) en las cuales se refleja la institución producto de los
documentos.

15. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una

organización en la clasificación?
Respuesta: Las funciones determinan las series que corresponden a cada
agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones
reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos
encomendados a cada dependencia.
En toda institución hay funciones comunes y funciones específicas.
Las funciones comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que
sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad
(personal, contabilidad, sistema, almacén, entre otras).
Las funciones específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su
razón de ser haciéndola diferente de cualquier otra.

16. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Respuesta:
 Identificación de productores: mediante la aplicación del principio de
procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación documental,
que consiste en identificar los creadores de documentos, tanto
institucionales (fondos documentales), lo que da como resultado la
identificación de las agrupaciones documentales.
Fondos cerrados: documentación de entidades suprimidas.
Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la
información sobre el origen y evolución del organismo productor, a partir
de:
Fecha de creación.
Fecha de supresión, si es el caso.
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad.
Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones
análogas.
Organismos que heredan competencias.
Fondos acumulados: documentación reunida por una entidad en el
transcurso de su debida institucional con el fin de mejorar la organización,
la clasificación y el manejo de los documentos.

 Organigrama:
Estructura orgánica: la estructura organizacional es el conjunto de áreas y
unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales
de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos
establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de
una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque
revela:
La división de funciones ¾ los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad ¾ los canales formales de
comunicación.
La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en
cada departamento o sección.

 Cuadros de clasificación de fondos:

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la
documentación producida por una institución. En ellos se registran
jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries
 documentales. Los cuadros tendrán tantas casillas como unidades
productoras de documentos haya en cada entidad, en concordancia con el
organigrama institucional. Cada unidad productora se identificara con un
código.
Es importante anotar que el código se asigna a las dependencias, teniendo
en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad;
este puede ser numérico o alfanumérico de acuerdo con lo establecido en
cada entidad. El numérico se formara por los dígitos que representen cada
nivel jerárquico.

17. ¿Qué son Unidades Documentales?

Respuesta: Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar
constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que
conforman un expediente.

18. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental compleja y de

dos ejemplos de cada una.
Respuesta:
 La unidad documental simple: es aquella que está compuesta por un solo
tipo de documentos o sea documentos que tiene una misma función, son
generados por un mismo acto que se lleva acabo repetidas veces.
Ejemplo:
-Acta de la sesión celebrada por el comité provincial del frente popular de
Asturias (1936)
-Carta de Alejandro Castro al Duque de Riansares (1857)

 La unidad documental compuesta: es la que se conforma de distintos

tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de
distintos actos administrativos pero que son necesarios para llevar a cabo
un procedimiento administrativo, es también llamado expediente. Las
unidades documentales compuestas también son organizadas en un
orden cronológico y consecutivo, pero este orden obedece a la inserción
del documento en la unidad.
Ejemplo:
-Puede estar constituido por el Expediente laboral de un trabajador, el
cual se ha construido en base a sus papeles de identidad, sus contratos,
evaluaciones, certificados, justificaciones y memorandos, documentos
que respondiendo a diferentes tipologías han sido organizados como
 Unidad Documental, en pro de dejar respaldo de la relación laboral de la
persona con la entidad que le contrata.
-Expediente sobre la construcción de la línea A del ferrocarril de
circunvalación de Puerto Rico (1891 – 1894)

19. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Respuesta: Unidad documental simple, se origina en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarla categoría
diplomática.
Ejemplos: 
Acta
Informe
Cotización

20. Ordenación de documentos

Respuesta: Operación archivística realizada entro del proceso de
organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías
y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas. 
La ordenación es un proceso posterior a la clasificación, la cual nos permite:
 Acceso a la información
 Rápida localización del documento
 Facilita la comprensión documental 

21. Qué son los cuadros de clasificación?

Respuesta: Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de
Clasificación Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por la SDH y en el que se registran las series y
subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa
por las unidades productoras o dependencias. AGN (Acuerdo 027 de 2006).

22. Patrimonio documental. Explique el ciclo vital de los documentos y sus

etapas.
Respuesta: 
 Patrimonio documental: está conformado por todos aquellos
documentos que tienen valor histórico, artístico, científico, literario y
cultural de la nación y se conserva en archivos y bibliotecas.
 Ciclo vital de los documentos: se puede definir como las etapas
o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación
hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación
permanente.
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
b) Archivo Central. En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de conservación permanente.

23. Que son archivos primarios y secundarios, archivo permanente o inactivo,

depósito de archivo.
Respuesta:
 Valor primario: son los valores que tienen los documentos cuando se
encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en valor
administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.
 Valor secundario: también denominado histórico o permanente y se
refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el
valor acrecentado por el tiempo, y sirve como fuente para la investigación
histórica y para la acción cultural.
 Archivo permanente: Aquel al cual se transfiere la documentación del
archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del
correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
 Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función.
 Depósito de archivo: Local especialmente equipado y destinado para la
conservación de los documentos de archivo.

24. Tabla de valoración documental TVD y Tabla de retención documental

TRD.
Respuesta:
 Tabla de Retención Documental: La Tabla de Retención Documental es el
listado de las series documentales con sus correspondientes tipos
documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
 Tabla de Valoración Documental: La Tabla de Valoración Documental es
el listado de las series documentales que corresponde a fondos
acumulados, concerniente a documentación existente de épocas
anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica
para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

25. Serie y subseries, tipo documentales

Respuesta:
 Series: es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función
determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos
agrupados en series.
 Subseries: son una subdivisión de la serie documental. Está conformada
por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones
administrativas semejantes.
 Tipos documentales: Unidad documental simple, se origina en una
actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarla categoría diplomática.

26. Sistema de ordenación numérica, Sistema de ordenación alfabéticos,

Sistema de ordenación mixto, cronológicos.
Respuesta:
 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en
prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año
por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los
 libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben
ordenar cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los
apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las
letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por
ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del
personal contratado de una empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos
que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por
ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un
expediente, el número de registro de entrada o salida de la
correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más
vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de
elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el
sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para
ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia
localidad, barrio o distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y
refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante
documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un
sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias
técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.

27. Que es Documento de apoyo, Unidad de conservación

Respuesta:
 Documentos de apoyo: Son aquellos de carácter general, temporal y
solamente informativos (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, duplicados, etc.) que por la información que contienen,
inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder
de otra, no forman parte de las series documentales de las oficinas y
pueden ser eliminados tan pronto termina su vigencia administrativa o de
apoyo.
 Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de
documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las
carpetas, los legajos, los A-Z, los folders y los libros o tomos.
28. Explique que es creación y conformación de expedientes en el archivo.
Respuesta: (ACUERDO 002 DE 2014)
 Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación
documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención
documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite,
actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los
documentos que se generen durante la vigencia y prescripción de las
acciones administrativas, fiscales y legales.
 Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de
archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o
procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o
soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.

29. Que son carpetas legadoras, ganchos legajadores, foliación, Rotulo de

carpeta, desacifica y cajas, estantes.
Respuesta:

Carpetas legajadoras: Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan

para guardar los documentos en el archivador.  Vienen en tamaño oficio y
carta.  Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido y que
puede estar en posición horizontal, es decir en el borde superior opuesto al
lomo, o vertical, es decir, a un lado de la carpeta. Incluyen un gancho
legajador en la mitad de la carpeta.

Gancho legajador plástico: Es un gancho plástico que permite fijar los

documentos que se encuentran contenidos en un legajo manteniendo su
conservación y evitando deterioro por oxidación.

Foliación: es el acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1

a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que
no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias
que son resultados de tramites de carácter administrativo o técnico, que
deben ser respetados y controlados.

Rotulo de carpeta: se trata de aquella inscripción que se sitúa sobre algo

para indicar qué es, hacia donde se envía, para que sirve, etc. Puede decirse,
a nivel general, que un rotulo es una etiqueta con algún tipo de información.
La técnica de rotulación se lleva a cabo a la hora de llevar una carpeta al
archivo, bien si se trata del Archivo de cada oficina, y cuánto más si dicha
carpeta se encuentra destinada al Archivo Central de la Institución, por lo que
entre más precisa y visible sea la información reseñada en el rótulo, mucho
más fácil será el manejo y archivo de estas.

Carpeta desacificada: son a base de materia orgánica, pueden ser de tamaño

carta u oficio, incluye gancho legajador elaborado con materiales plásticos, se
utilizan para archivos de informes con alto volumen de información, son
hechos con cartulina de 300 y 600 gr.

Cajas para archivo: están diseñadas para el empaque, el transporte y el

almacenamiento de documentos, registros y archivos de oficina.

Estantes: mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.

30. Muebles para el archivo, condiciones climáticas de un archivo como

ventilación, iluminación, capacidad de almacenamiento.
Respuesta:

 Muebles para el archivo: Muebles metálicos o de madera especialmente

diseñados para organización de archivos.

Pueden ser:

 Archivadores Horizontales: Requieren carpetas colgantes con pestañas

horizontales.

 Archivador de Gavetas: Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la

figura
Características:

Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido.

Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se requiere
espacio adicional para su manejo.
La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta
indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.
En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas
las gavetas.
Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o
porta carpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Utilización: Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos
estén colocados en carpetas o fólderes.

Archivadores Verticales – Folderama: Se les denomina verticales debido a

que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que
permiten una visualización lateral de los nombres.

Características:
Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble, con
llave central para ambas puertas.
NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no
abren hacia fuera.
Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea
de archivar y localizar documentos.
Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.
Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.
Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite variar el espacio
entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y

carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para:  correspondencia,
legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc.

Características:

Se diseña e instala de acuerdo con el espacio disponible para la organización

del archivo.
Consta de varios cuerpos con varios entrepaños que permiten la organización
de las carpetas o cajas.
Los cuerpos son corredizos a través de rieles metálicos.
Se puede adaptar tanto para archivos con carpetas de pestaña vertical y
horizontal.
Ofrecen mayor comodidad por su espacio, seguridad y funcionalidad.
Permite visualizar el contenido sólo del cuerpo que se corra.

Estantería Metálica Abierta

Características:

Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm.  de ancho a los
cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las
carpetas o cajas a ubicar en ellos.
Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y
FONDOS ACUMULADOS (éstos son depósitos de archivo inactivo)
Se adaptan al espacio disponible y son movibles

 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. (ACUERDO No.037 de 2002) El

almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características tecnológicas de los soportes documentales, considerando
los siguientes aspectos:
a) Estantería. Diseño acorde con la dimensión de las unidades que
contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los
documentos. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas
sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado químicamente estable. Cada bandeja deberá
soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal. Si se dispone de módulos
compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar párales y
tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación. La balda superior
debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la
documentación. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del
piso. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar deterioros a la documentación. El cerramiento
superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material. Se debe dejar un espacio mínimo
de 20 cm. entre los muros y la estantería. El espacio de circulación entre
cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor
central mínimo de 120 cm.
b) Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes: El
diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los
documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones,
volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación y adecuada
conservación. El mobiliario utilizado debe contar con las características de
resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y
distribución consignadas en este acuerdo en el apartado referido a
Estantería. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe
generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni
en la alteración de la información en ellos contenida. c) Unidades de
conservación: Para el almacenamiento de documentos en soporte papel
se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que
garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera
considerable la conservación de los mismos. Las unidades de conservación
deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este
material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación
por contacto. La resistencia del material y el diseño adoptado para la
elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con
el peso y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble
no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. La distancia libre entre la
unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre
otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se
tendrá en cuenta lo siguiente: Las fotografías y negativos deberán
almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los
materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se
podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de
humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de
soporte. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y
 contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada
rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y
con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. Las
cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros,
deberán almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas
cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos
soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación
de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de
humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad
mayor frecuencia en el proceso. Los disquetes y los CD, entre otros,
podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u
otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o
contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá solo un disquete o CD.

 CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL

MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES: (ACUERDO No.037
de 2002)
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo deben
cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos
e iluminación, así:
a) Humedad relativa y temperatura.
Soporte de papel Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria
que no exceda los 2ºc. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación
diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos.
Fotografía Blanco y negro: Temperatura de 15º a 20º C. Para
conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C.
Humedad relativa de 40% a 50%. Para conservación permanente de
copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de
humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografía a color: Temperatura menor a 10ºC. Para su conservación
permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad
relativa de 25% a 35%
Cintas de audio: Temperatura de 10 a 18ºC. Humedad relativa de 40% a
50%.
 Medios Magnéticos: Temperatura 14 a 18ºC Humedad relativa de 40% a
50%.
Discos ópticos: Temperatura de 16 a 20ºC. Humedad relativa de 35% a
45%. Microfilm: Temperatura de 17 a 20ºC. Humedad relativa de 30% a
40%. 2.2.

b) Ventilación Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de

renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán según
las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales
del inmueble. La disposición de las unidades de conservación en los
estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.
c) Filtrado de aire: Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de
contaminantes atmosféricos.
d) Iluminación: El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux. La
radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su
incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.
La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja
intensidad colocando filtros ultravioletas. La utilización de luz
incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones
de temperatura que se deban proporcionar Los balastros no deben
estar en el interior de los depósitos. Se recomienda el empleo de
sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada.

31. Inventario documental, acuerdo 042 del 2002 y acuerdo 038 de 2002 y
sus diferencias, Transferencia documental.
Respuesta:
 Inventario documental:
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta
y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
 Diferencia entre el acuerdo 038 de 2002 y 042 de 2002.
El acuerdo 038 de 2002, se basa principalmente en las normas que se deben
establecer cuando un servidor publico se desvinculan de las funciones; el
acuerdo 042 de 2002, se basa en los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
 Transferencia documental:
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.

32. Que es un PGD y sus pasos

Respuesta: es el Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición
final1, con el fin de facilitar su uso y conservación, a su vez, especifica las
operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de la entidad.

Pasos de un PGD:
 Producción: generación de documentos hechas por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
 Recepción: conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
 Distribución: actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
 Tramite: recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta
el cumplimiento de su función administrativa.
 Organización: proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación
y descripción de los documentos de una institución.
 Consulta: acceso a un documento o grupos de documentos (acervo
documental), con el fin de conocer la información que contiene.
 Conservación: conjunto de medidas correctivas o preventivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
 Disposición final del documento: decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en la
tabla de retención documental y/o tablas de valoración documental, con
miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

33. Comité de archivo, comité de evaluador de documentos, comité del

sistema nacional de archivo, copulación documental.
Respuesta:
 Comité de archivo: es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor
en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control
de los documentos.
 Comité evaluador de documentos: El Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación es la instancia designada para asesorar al
Director General del Archivo General de la Nación sobre la valoración y
disposición final de los documentos de archivo, buscando proteger el
patrimonio documental del país y propender por su conservación
permanente. Este comité fue creado y reglamentado en el 2013, con base
en la Ley General de Archivos del año 2000. En él participan los directores
y jefes de área correspondientes a nivel nacional, un representante de los
historiadores y un archivista, cada uno designado por los órganos
correspondientes en el país.
 La Subdirección del Sistema Nacional de Archivos coordina la adopción,
ejecución y evaluación de la política archivística y promueve el uso de las
mejores prácticas en la protección del patrimonio documental
archivístico. Coordina el Sistema Nacional de Archivos, a través de la
articulación de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo
conforman, garantizando la organización y fortalecimiento de los archivos
de la administración pública.  

34. Que es Digitalización y Archivo electrónico

Respuesta:
Digitalización: Es un sistema de almacenamiento electrónico con un medio
de almacenamiento y procesamiento de la información, mediante la
indexación del documento y la conexión a bases de datos, los usuarios
pueden recuperar los documentos en cualquier momento y lugar.
Archivo electrónico: El Archivo Electrónico es una herramienta que permite
almacenar de forma electrónica los documentos de una entidad para
garantizar su disponibilidad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo.