SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN PENDIDIKAN IPS (HIMAPIS)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS LAMPUNG
2020

Administrasi merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam menyokong
kehidupan dan keberlangsungan sebuah organisasi. Pengelolaan administrasi meliputi
sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, kerapihan, kebersihan dan keamanan
sekretariat sebagai rumah bagi semua kalangan pengurus dan menjadi salah satu faktor
yang mempengaruhi rasa kehidupan sebuah organisasi. Demi kerapihan administrasi,
kebersihan, dan keamanan sekretariat Himapis FKIP Unila maka diperlukan sebuah sistem
yang mengatur manajemen administrasi tersebut. Kerapihan administrasi tersebut menjadi
tanggung jawab Sekretaris Umum dan Wakil Sekretaris Umum serta dibantu oleh 2 orang
Staf Kesekretariatan (yang disebut Sek Team). Selanjutnya untuk kerapihan, kebersihan,
dan keamanan sekretariat Himapis FKIP Unila menjadi tanggung jawab semua pengurus
Himapis FKIP Unila yang dikelola oleh Sek Team. Berikut ini adalah Sistem Pengendalian
Internal Administrasi Himapis FKIP Unila Periode 2020.

Pengelolaan Sistem Administrasi Himapis FKIP Unila

A. Pembagian Tugas Sek Team

Dalam menjalankan tugasnya, Sek Team yang terdiri dari empat anggota yaitu:
Sekretaris Umum : Anggi Ayuningtiyas Pendidikan Geografi 2018
Wakil Sekretaris Umum : Inggi Eltariant Pendidikan PKn 2018
Staf Kesekretariatan I : Salwa Ghina Fasya Pendidikan Ekonomi 2019
Staf Kesekretariatan II : Ayu Sofiana Pendidikan PKn 2019
Melakukan komunikasi dan saling koordinasi terkait dengan pengelolaan administrasi
kesekretariatan Himapis FKIP Unila. Pembagian tugas Sek Team meliputi:

a. Sekretaris Umum bertugas :

1. Bersama dengan Sek Team membuat atau memperbaharui Sistem Pengedalian
Internal Administrasi (SPIA).
2. Bersama Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum dalam menetapkan SPIA.
3. Membantu menjaga kesolidan internal Himapis FKIP Unila.
4. Menangani masalah internal Sek Team.
5. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi kesekretariatan Himapis
FKIP Unila.
6. Memberikan job desc yang jelas kepada Wakil Sekretaris Umum dan Staf
Kesektertariatan.
7. Bersama Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum mengadakan evaluasi kerja.
8. Berkoordinasi dengan Staf Kesekretariatan I mengenai pengarsipan surat
keluar.
9. Membuat database Himapis FKIP Unila.
 10. Mengumpulkan Renstra dan LPJ.
11. Membuat matrikulasi jadwal agenda setiap bidang Himapis FKIP Unila.

b. Wakil Sekretaris Umum bertugas:

1. Membantu menjaga kesolidan internal Himpis FKIP Unila.
2. Membantu Sekretaris Umum untuk mengelola ketertiban administrasi
kesekretariatan Himapis FKIP Unila.
3. Melakukan koordinasi dengan Staf Kesekretariatan II mengenai pengarsipan
surat masuk.
4. Membantu Sekretaris Umum membuat database Himapis FKIP Unila.
5. Membantu Sekretaris Umum dalam pengumpulan Renstra dan LPJ.
6. Bersama Staf Kesekretariatan II memperdayakan perpustakaan Himapis FKIP
Unila.
7. Berkoordinasi dengan Sekretaris Bidang dan Sekretaris Pelaksana terkait
administrasi kegiatan yang meliputi surat-menyurat, proposal kegiatan dan
laporan pertanggungjawaban kegiatan.
8. Berkoordinasi dengan Staf Kesekretariatan I mengenai tanggung jawab
terhadap keuangan kesekretariatan.
9. Membantu Sekretaris Umum membuat matrikulasi jadwal agenda setiap bidang
Himapis Fkip Unila.
10. Mensosialisasikan SPIA kepada presidium Himapis FKIP Unila
11. Membuat presensi rapat presidium inti, rapat pimpinan, dan rapat bidang satu
kepengurusan

c. Staf Kesekretariatan I bertugas:

1. Bertangung jawab terhadap peminjaman inventaris Himapis.
2. Membuat daftar harga:
a. Peminjaman barang inventaris Himapis FKIP Unila.
b. Percetakan Himapis FKIP Unila.
3. Membuat peraturan terhadap peminjaman barang inventaris.
4. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan surat masuk berkoordinasi dengan
akil Sekretaris Umum.
5. Bertanggung jawab terhadap keuangan kesekretariatan dengan koordinasi
Wakil Sekretaris Umum.
6. Membuat data inventaris barang Himapis Fkip Unila.

d. Staf Kesekretariatan II, bertugas:

1. Membantu Sekretaris Umum dan Wakil Sekretaris Umum berkaitan dengan
masalah internal kesekretariatan Himapis Fkip Unila.
2. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan surat keluar berkoordinasi dengan
Sekretaris Umum.
3. Membuat jadwal piket sekret Pengurus Himapis FKIP Unila.
4. Membuat aturan penggunaan sekret Himapis FKIP Unila.
 5. Mengelola papan agenda divisi dan papan informasi.
6. Membantu Wakil Sekretaris Umum memperdayakan perpustakaan Himapis
FKIP Unila.
7. Menulis dan mengingatkan kegiatan Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum
pada papan agenda ketum waketum.

B. Pengelolaan Surat
1. Surat Masuk
a) Surat masuk merupakan surat yang datang dari personal/lembaga/instansi lain baik
internal maupun eksternal kampus yang ditujukan kepada Himapis FKIP Unila.
b) Surat masuk yang telah diterima oleh Sek Team, selanjutnya disampaikan kepada
yang dituju dan ditulis tanggal surat tersebut masuk ke Himapis Fkip Unila,
kemudian diarsipkan.
c) Surat masuk sebelum dibukukan diletakkan di tempat yang telah disediakan
kemudian dicatat di papan agenda ketum waketum. Apabila pengurus lainnya
membaca sebaiknya setelah dibaca dikembalikan pada tempat semula sehingga surat
tersebut tidak tercecer sebelum dibukukan.
d) Setiap surat masuk dicatat pada buku besar atau buku agenda surat masuk.
e) Setelah selesai dicatat, surat tersebut dimasukkan ke file box/clip file surat masuk.
f) Berikut ini format pencatatan surat masuk:
No dan Tgl
Surat Hari dan Instansi
Tgl
No Masuk Tgl Perihal Kegiatan yang Ket
No. Tgl. Kegiatan dituju
.
Surat Surat

g) Alur Surat masuk secara umum dipetakan sebagai berikut:

Alur Surat Masuk Himapis FKIP Unila :

Kotak surat → Sek Team →Penyampaian kepada yang di tuju →Arsip

Note : Demi kerapian dan keamanan, surat yang masuk tidak diperkenankan
untuk dibuka sebelum diketahui oleh Sek Team.

2. Surat Keluar
a) Surat keluar merupakan surat yang ditujukan untuk pihak internal dan eksternal
kampus. Klasifikasi surat keluar:
1) Surat atas nama Ketua Umum
2) Surat atas nama Sekretaris Umum dan Ketua Umum
 3) Surat atas nama Panitia Pelaksana dan Ketua Umum.
4) Surat atas nama Ketua Umum dan Bidang
b) Ketentuan surat adalah sebagai berikut:
1) Kop surat
a. Kop surat terletak di dalam header
b. Logo Unila terletak di sebelah kiri
c. Logo Himapis Fkip Unila terletak di sebelah kanan
d. Nama Himapis Fkip Unila terletak diantara logo Unila dan logo Himapis
Fkip Unila, ditulis dengan menggunakan huruf kapital, font Times New
Roman ukuran 14 pt, bercetak tebal, dan posisi center.
e. Alamat Himapis Fkip Unila terletak di bawah nama Himapis Fkip Unila,
ditulis dengan menggunakan font Times New Roman ukuran 10 pt, bercetak
tebal, dan posisi center.

2) Surat dibuat di kertas HVS ukuran F4, Font Times New Roman ukuran 12 pt,
spasi 1,0 , margin berukuran kanan 2 cm, kiri 2 cm, atas 4 cm, dan bawah 3 cm,
pengetikan rata kanan kiri (justify), dan disertakan footer .

c) Untuk pengeluaran surat harus berkoordinasi langsung dengan Sekretaris Umum atau
Wakil Sekretaris Umum.
d) Setiap surat keluar harus dibuat dua rangkap, yang satu dikirim kepada
personal/lembaga/instansi yang dituju dan yang satu digunakan sebagai arsip Himapis
FKIP Unila.
e) Surat yang keluar kemudian dicatat dalam buku besar atau buku agenda surat keluar.
f) Setelah selesai dicatat, surat tersebut dimasukkan ke box file/clip file surat keluar.
g) Berikut merupakan format pencatat surat keluar:

Nomor dan Tgl

Surat Hari dan Instansi
Tgl.
No Tgl Perihal Kegiatan yang Ket
Keluar No. Tgl. Kegiatan mengirim
Surat Surat

h) Alur surat keluar secara umum dipetakan sebagai berikut:

Alur Surat Keluar Himapis FKIP Unila :

Presidium/Panitia kegiatan → Penomoran → Pencatatan → Penggandaan →

Pengarsipan
i) Format Penomoran Surat Keluar
1) Penomoran Surat
Penomoran surat dibuat secara standar/baku.

Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum:

XXX/*/ Ketum/HIMAPIS/FKIP/UL/BB/TTTT

Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum:

XXX/*/Sekum/HIMAPIS/FKIP/UL/BB/TTTT

Surat yang dikeluarkan oleh Bidang tanpa kepanitiaan:

XXX/*/Bidang/HIMAPIS/FKIP/UL/BB/TTTT

Surat yang dikeluarkan oleh Bidang dengan kepanitiaan:

XXX/*/PanPel-xxx/Bidang/HIMAPIS/FKIP/UL/BB/TTTT

Surat yang dikelurkan oleh Panitia Kegiatan Bersama:

XXX/*/PanPel-xxx/HIMAPIS/FKIP/UL/BB/TTTT

Keterangan:

XXX : Nomor urut pengeluaran surat

* : Kode Surat

KTTP : Ketetapan (pembeda antara surat dan sertifikat)

a. A : Surat untuk di internal Unila (dalam lingkungan Unila).

b. B : Surat untuk di luar Unila (di luar lingkungan Unila).
c. C : Surat Ketetapan atau surat yang dikeluarkan oleh Ketua
Umum Himapis FKIP Unila, sertifikat, piagam, dsb.

PanPel-xxx: Kepanitian dalam kegiatan bersama atau panitia pelaksana

program kerja setiap bidang.

Ketum : Yang mengeluarkan surat (Ketua Umum)

 Sekum : Yang mengeluarkan surat (Sekretaris Umum)

Bidang : Yang mengeluarkan surat adalah Bidang.

Untuk Bidang diganti dengan:

a. BPOK : untuk Bidang BPOK

b. Kestari : untuk Bidang Kesekretariatan
c. KRHN : untuk Bidang Kerohanian
d. Pend : untuk Bidang Pendidikan
e. Danus : untuk Bidang Dana dan Usaha
f. Mikat : untuk Bidang Minat dan Bakat
g. Sosmas : untuk Bidang Sosial Mayarakat
h. MC : untuk Bidang Media Center
i. Pnapel : untuk Panitia Pelaksana Kegiatan
HIMAPIS : Singkatan dari Himpunan Mahasiswa Pendidikan IPS

FKIP : Singkatan dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

UL : Singkatan dari Universitas Lampung

BB : Bulan dikeluarkannya surat (menggunakan angka Romawi)

TTTT : Tahun dikeluarkannya surat

2) Format Penomoran Surat

a. Untuk penomoran surat keluar setiap kegiatan dimulai dari nomor 001 dan
seterusnya. Surat untuk kode A dan kode B apabila dalam satu panitia
kegiatan atau panitia program kerja bidang dipisah penomoran suratnya.
Walaupun surat tersebut sama misalnya untuk peminjaman peralatan,
permohonan dana, undangan, dan sebagainya.
b. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum terpisah dari surat yang
lainnya dengan format penomoran khusus dimulai dari 001 (satu) dan
seterusnya sampai akhir kepengurusan.
c. Surat yang dikeluarkan oleh Bidang harus berurutan dimulai dari 001 (satu)
dan seterusnya dalam panitia pelaksana program kerja. Sama halnya dengan
poin a) di atas apabila surat tersebut kode A atau kode B, penomoran surat
harus dipisah. (Masing-masing Bidang).
d. Untuk semua poin di atas pengeluaran surat harus diketahui oleh Sek Team
untuk kerapihan dalam pengarsipan surat-menyurat.

3) Lampiran
Lampiran diisikan sesuai dengan apa yang akan dilampirkan bersama surat
keluar dalam satuan (lembar, berkas, proposal, eksemplar, dsb).

4) Perihal
 Perihal diisikan sesuai dengan maksud surat keluar tersebut (misal: undangan,
permohonan kerjasama,dll) dalam format bold, dan digaris bawahi.

5) Alamat surat
Diletakkan tepat di bawah huruf pertama dari isian kata perihal, berjarak 1 spasi
dari perihal.

a. Jika alamat yang dituju jelas maka dituliskan dengan lengkap.Misalnya:

Kepada
Kepala Departemen Pendidikan
di
Jln. Pramuka No.10 Bandar Lampung

b. Jika alamat yang diketahui tidak diketahui maka cukup menuliskan daerah
(kabupaten/kotamadya) surat yang akan dituju.Misalnya:

Kepada
Ketua Badan Informasi Geospasial
di
Jakarta

6) Salam Pembuka
Terletak satu garis dengan alamat surat yang dituju dan berjarak dua spasi dari
alamat tujuan. Salam pembuka menggunakan Assalamualaikum Wr Wb
dengan format penulisan Italic dan Bold. Kecuali, instansi/lembaga yang jelas
ketidakmuslimannya cukup menggunakan “Dengan hormat”dan format tulisan
Bold.

7) Isi Surat
Berjarak satu spasi dari salam pembuka. Isi surat harus jelas, singkat, padat,
komunikatif serta dimulai dengan tahmid dan shalawat, yang masing-masing
berjarak 1 spasi.

8) Salam Penutup
Berjarak satu spasi dari isi surat. Untuk muslim adalah Wassalamualaikum Wr
Wb dengan format tulisan Italic dan Bold. Kecuali, instansi/lembaga yang jelas
ketidak muslimannya cukup menggunakan “Hormat Kami” dan format tulisan
Bold.

9) Nama daerah tempat dikeluarkan tanggal surat dan pihak yang

mengeluarkan
Berjarak satu spasi dari surat penutup, dengan ketentuan
 1. Nama kota diletakkan pada sisi kanan bawah surat dilanjutkan dengan
tanggal surat dengan dibatasi koma.
2. Pihak yang mengeluarkan diletakkan disisi bawah nama kota dan tanggal
surat.

10) Pengesahan
a. Untuk surat keluar yang dibuat oleh HIMAPIS secara umum
ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum.
b. Jarak antara amanah dengan nama adalah 3 spasi. NPM dituliskan di bawah
nama.Nama orang dan NPM berformat Bold.
c. Untuk yang berkepentingan adalah Bidang/Badan maka yang
menandatangani adalah Ketua Bidang/Badan dan Sekretaris Bidang/Badan
yang diketahui oleh Ketua Umum HIMAPIS.
d. Untuk surat kegiatan yang menggunakan kepanitiaan ditandatangani oleh
Ketua dan Sekretaris Pelaksana yang diketahui oleh Ketua
Umum(HIMAPIS).
e. Untuk Laporan pertanggung jawaban akhir tahun yang menandatangani
adalah Kabid dan Sekbid, diketahui oleh Ketua Umum HIMAPIS.
f. Surat peminjaman tempat yang dikeluarkan secara umum oleh HIMAPIS,
ditandatangani oleh Ketua Umum, Sekretaris Umum dan diketahui oleh
Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni.
g. Surat peminjaman tempat yang dikeluarkan bidang, ditandatangani oleh
Ketua Bidang, Ketua Umum dan diketahui oleh Wakil Dekan Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni.
h. Surat peminjaman tempat yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana
Kegiatan ditandatangani oleh Ketua Umum, Ketua Pelaksana,Sekretaris
Pelaksana, dan diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan
Alumni.
i. Untuk setiap surat keluar harus disertakan tanggal keluar surat. Berikut
contoh pengesahan surat

1) Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

2) Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum

Atau

Bandarlampung, …………

Ketua Umum, Sekretaris Umum,

Novita Sari Anggi Ayuningtiyas

NPM 1813031004 NPM 1813034021

Menyetujui,

a.n. Dekan FKIP Unila

Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan

c) Surat atas nama kepanitiaan
dan Alumni,
 Atau

Bandarlampung, ……..

Ketua Umum, Ketua Pelaksana,

Novita Sari xxxxxxxxxxxxxxx

NPM 1813031004 NPM 0000000000

C. Pengelolaan Sistem Pengarsipan Data

Sistem pengarsipan data harus dilakukan secara berkesinambungan.

a) Dokumen yang diarsipkan

Data-data organisasi terdiri dari:
1. Database pengurus
2. Database Anggota Bidang dan Baramuda
3. Data inventaris barang
4. Data program kerja
5. Data surat-menyurat
6. Dokumetasi kegiatan
7. Data arsip kegiatan

b) Format Penulisan Database

Database dibuat di kertas HVS ukuran F4 dengan font Times New Roman ukuran
12, spasi 1,5, orientasi penulisan landscape dengan margins (atas 4 cm, bawah 3
cm, kiri 3 cm, kanan 3 cm), pengetikan rata tengah, disertakan kop Himapis dan
footer sebagai berikut:
c) Format penulisan renstra
Renstra dibuat di kertas HVS ukuran F4 (Folio atau legal) dengan font Times New
Roman ukuran 12, spasi 1,15, orientasi penulisan landscape dengan margins (atas 4
cm, bawah 3 cm, kiri 3 cm, kanan 3 cm), pengetikan rata kiri, penulisan judul besar
dan nama program kerja ditulis dengan cetak tebal, disertakan kop Himapis FKIP
Unila dan footer.

d) Bentuk pengarsipan
1. Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy/printout).
2. Dalam bentuk softcopy (CD/DVD, flash disk, dan sebagainya), diusahakan
dalam bentuk hard disk agar dapat tahan lama.
3. Untuk poin a) nomor 1 s.d 5 menjadi tanggung jawab Sek Team
4. Sedangkan poin a) nomor 6 dan 7 menjadi tanggung jawab Bidang dan panitia
pelaksana, tetapi dapat berkoordinasi dengan Sekretaris Umum dan Wakil
Sekretaris Umum.
5. Pengelolaan arsip dalam bentuk hardcopy
1) Semua arsip disimpan di dalam map sesuai jenis arsip masing-masing. Setiap
map diberi nama dengan jelas dan sesuai dengan isinya.
2) Untuk arsip surat keluar dan surat masuk, disimpan di dalam map tersendiri
setelah dicatat pada buku agenda surat.

6. Pengelolaan arsip dalam komputer/laptop

1) Semua arsip disimpan dalam satu folder pada folder Bidang masing-masing.
Setiap file diberi nama dengan jelas dan sesuai dengan isinya.
2) Untuk arsip kegiatan bersama, dibuat folder tersendiri dalam folder Kegiatan
Himapis Fkip Unila. Setiap surat keluar disimpan dalam folder tersendiri
dalam folder nama kegiatan. Setelah selesai kegiatan seluruh data disimpan
dalam bentuk hard disk.
3) Masing-masing Bidang membuat folder untuk surat keluar. Untuk arsip surat
keluar Bidang disimpan di folder surat Bidang masing-masing. Untuk
pemberian nama file yang dikeluarkan oleh Bidang, Sekretaris Umum, atau
Panitia Kegiatan disesuaikan dengan nomor surat yang dikeluarkan dari
masing-masing surat. Contoh: Surat undangan, peminjaman tempat, dan lain-
lain.
4) Pada setiap akhir bulan, setiap bidang memberikan laporan pengarsipan
dokumen kepada Sek Team.
D. Pengelolaan Sistem Pengarsipan Barang
Barang-barang inventaris Himapis Fkip Unila adalah semua barang yang memiliki
identitas yaitu telah diberi label di sekret Himapis Fkip Unila. Barang-barang
inventaris Himapis Fkip Unila dibedakan menjadi enam jenis, yaitu:
1. Barang ATK (Alat Tulis Kantor) adalah barang inventaris yang digunakan untuk
keperluan kesekretariatan seperti alat tulis, penggaris, gunting, dan lain-lain.
2. Barang Konsumsi adalah barang inventaris yang digunakan untuk keperluan
konsumsi seperti gelas, piring, nampan, dan lain-lain.
3. Barang Bidang adalah barang inventaris yang dimiliki oleh bidang di Himapis Fkip
Unila.
4. Barang Dokumen adalah barang inventaris untuk keperluan arsip.
5. Barang Elektronik adalah barang inventaris yang penggunaannya berhubungan atau
memerlukan listrik atau batu baterai sebagai sumber energi seperti LCD, Sound
System dan Printer.
6. Barang Sekret adalah barang inventaris yang tidak termasuk ke lima macam barang
di atas seperti buku, banner, cermin, palu dan lain-lain.

1) Pelabelan Barang.
Adapun pelabelan barang inventaris Himasakta Fkip Unila adalah sebagai berikut :

*/XX/TTTT/Himapis/JJJJ

Keterangan:

* : Kode barang

a. A : Untuk barang berukuran Kecil.

b. B : Untuk barang berukuran sedang.
c. C : Untuk barang berukuran Besar.
XX : Nomor urut barang

TTTT : Menyatakan tahun saat penginventarisan barang

Himapis : Singkatan dari Himpunan Mahasiswa Pendidikan IPS

JJJJ : Jenis barang

Untuk jenis barang Bidang, diganti dengan:

a. BPOK : untuk Bidang BPOK

b. Pend : untuk Bidang Pendidikan
c. Khrn : untuk Bidang kerohanian
d. Sosmas : untuk Bidang Sosial dan Hubungan Masyarakat
e. Danus : untuk Bidang Dana dan Usaha
f. Mikat : untuk Bidang Minat dan Bakat
 g. MC : untuk Bidang Media Center
h. Kesek : untuk Bidang Kesekretariatan

2) Format Pelabelan Barang

Adapun format pelabelan barang inventaris Himapis Fkip Unila adalah sebagai
berikut:
a) Untuk penomoran barang dimulai dari nomor 01 dan seterusnya. Barang untuk
kode A, kode B, maupun kode C apabila dalam satu macam barang, maka
dipisah penomoran barangnya.
b) Untuk penomoran barang dengan macam barang yang berbeda penomorannya
dipisah dimulai dari 01 dan seterusnya.
c) Untuk kode barang, pengkategorian kode barang termasuk kode A, B atau C
melalui pengukuran dan penglihatan biasa. Barang berkode A, jika barang
tersebut memiliki ukuran panjang kurang dari 10 cm dan lebar kurang dari 15
cm. Barang berkode B, jika barang tersebut memiliki ukuran panjang antara 10
cm-100 cm dan lebar antara 15 cm-150 cm. Sedangkan barang berkode C jika
barang memiliki panjang lebih dari 100 cm dan lebih dari 150 cm.
d) Untuk semua poin di atas, pelabelan barang harus dilakukan oleh Sek Team
untuk kerapihan dalam inventaris barang.

E. Pengelolaan Fisik Kesekretariatan

Peraturan Kesekretariatan Himapis Fkip Unila 2020:

I. Penggunaan
1. Penggunaan Sekret
a. Konfirmasi kepada Sek Team melalui Sekretaris Umum Info: 082280209687
(Anggi Ayuningtiyas) apabila akan menggunakan sekret.
b. Setiap pengguna sekret wajib menjaga keutuhan, kebersihan, kerapihan dan
keamanan sekret.
c. Mengembalikan barang yang digunakan pada tempat semula.
d. Dilarang menempel informasi selain di papan informasi.
e. Dilarang menitipkan barang pribadi yang dapat mengganggu administrasi.

2. Penggunaan Papan Agenda Bidang, Ketum Waketum, dan Infomasi

a. Setiap pengurus berhak menggunakan space papan informasi melalui
konfirmasi dengan Staf Kesekretariatan II.
b. Dilarang menggunakan space yang bukan bagiannya tanpa izin.
c. Dilarang menuliskan hal-hal yang tidak sepatutnya.

3. Setiap poin pelanggaran pada nomor ‘1’ dan ‘2’ akan diberikan teguran keras serta
dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp 5.000 dan piket pada hari tersebut.
 II. Peminjaman Barang Inventaris
1. Setiap peminjam wajib mengisi “Buku Peminjaman Barang” dan menghubungi
Sek Team melalui Staf Kesekretariatan I Info: 0895382286155 (Salwa Ghina
Fasya)
2. Biaya peminjaman barang dihitung per-hari dengan ketentuan harga masing-
masing barang dengan waktu peminjaman maksimal 3 hari
3. Apabila ingin memperpanjang waktu peminjaman, maka harus konfirmasi ke Sek
Crew melalui Staf Kesekretariatan I Info: 0895382286155 (Salwa Ghina Fasya)
4. Peminjam yang merusak atau menghilangkan barang pinjaman wajib mengganti
barang tersebut atau membayar sejumlah uang seharga barang tersebut dengan
ketentuan :
a. Untuk pengurus Himapis Fkip Unila yang merusak atau menghilangkan
barang dengan harga barang < Rp 100.000maka biaya penggantian
ditanggung 100% oleh pihak yang merusak barang tersebut, bila kerusakan
barang > Rp 100.000 maka biaya penggantian ditanggung 75% oleh pihak
yang merusak barang tersebut.
b. Untuk pihak eksternal himapis Fkip Unila yang merusak atau menghilangkan
barang maka harus mengganti 100%.

III. Piket Sekret

1. Setiap pengurus wajib melaksanakan piket pada hari yang telah dijadwalkan.
2. Piket sekret antara lain: menyapu (ruangan, teras, dan halaman sekret), dan
merapikan barang-barang sekret.
3. Piket sekret dilaksanakan dalam rentang waktu yang ditentukan, yaitu pukul
08.00 – 17.00 WIB.
4. Apabila terdapat poin di atas yang tidak dilaksanakan maka dikenakan sanksi
berupa denda Rp 3.000/bidang dan Rp 2.000/orang untuk Presti dan Abid yang
piket pada hari tersebut.
5. Pembayaran denda maksimal 3x24 jam setelah tugas piket berakhir pada hari
tersebut, jika melanggar dikenakan denda 2x denda yang telah ditetapkan.
6. Alur pembayaran dari Kabid/Sekbid ke Staf Kesekretariatan I untuk bidang dan
berlaku juga untuk presti.

IV. Alur Koordinasi Sek Crew

Staff Kesekretariatan 2

Sekretaris Umum Wakil Sekretaris Umum

Staff Kesekretariatan 1
F. Sistematika Penulisan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
1. Proposal Kegiatan
HALAMAN SAMPUL

JUDUL KEGIATAN

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan (Alasan-alasan diadakan kegiatan dan hal-hal yang
mendukung kegiatan tersebut)
B. Tujuan Kegiatan
C. Dasar Kegiatan (muatan yuridis)
D. Luaran Kegiatan

II. PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiaatan
C. Waktu dan Tempat Kegiatan
D. Peserta Kegiatan (Sasaran, Target jumlah peserta)
E. Susunan Kepanitiaan (Nama, Program Studi, dan NPM)
F. Jadwal Kegiatan Kegiatan

III. ESTIMASI ANGGARAN DANA

A. Anggaran Dana
B. Sumber Dana (Perincian dana dan asal dana kegiatan tersebut)
C. Rekapitulasi Anggaran Dana ( total pemasukan – total pengeluaran)
D. Laporan Penggunaan Dana

i. Dana yang diterima ( sebutkan perinciannya)

ii. Alokasi Penggunaan Dana (serinci mungkin berkaitan dengan jenis
penggunaan dana, sumber dana, dan total dana)

Format :

A. Anggaran Dana

Uraian Harga Satuan

No. Vol** Satuan Jumlah Biaya (Rp)
* (Rp)

Total
 Keterangan: * Uraian adalah Jenis barang yang akan dibelanjakan

** Vol adalah besaran/ jumlah barang yang akan

dibelanjakan

B. Sumber Dana
a. Dana kemahasiswaan
b. Donatur
c. Kontribusi Peserta +
Jumlah

C. Rekapitulasi Anggaran Dana

a. Jumlah Pemasukan
b. Jumlah Pengeluaran
___________________________________+

Total

D. Laporan Penggunaan Dana

1. Dana yang diterima
a. Dana kemahasiswaan
b. Donator
c. Registrasi peserta ____________ +
Jumlah

2. Alokasi Penggunaan Dana

IV. PENUTUP
A. Uraian Penutup
B. Lembar Pengesahan

Contoh Format Lembar Pengesahan Proposal ke Dalam :

1. Judul Kegiatan
2. Ketua Pelaksana
a. Nama
b. NPM
c. Lembaga
d. Fakultas
3. Waktu Pelaksanaan
4. Biaya Total Kegiatan
a) Dana Kemahasiswaan
b) Kontribusi Peserta
c) Donatur +
Jumlah

Tempat,
Tanggal.............

Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,

Nama..................... Nama.......................

NPM..................... NPM......................

Menyetujui,

Ketua Jurusan, Ketua Lembaga,

Nama..................... Nama.......................

NIP..................... NPM......................
 Ketua DPM FKIP Unila, Gubernur Mahasiswa

FKIP Unila,

Nama..................... Nama.......................

NPM..................... NPM......................

Mengetahui,

a.n. Dekan FKIP Unila

Wakil Dekan Bidang

Kemahasiswaan dan Alumni,

Nama.....................

NIP.....................

Format lembar pengesahan proposal dan laporan pertanggungjawaban kegiatan (ke luar
lingkup Unila)

1. Judul Kegiatan
2. Ketua Pelaksana
a. Nama
b. NPM
c. Lembaga
d. Fakultas
3. Waktu Pelaksanaan
4. BiayaTotal Kegiatan
a. Dana Kemahasiswaan
b. Kontribusi Peserta
c. Donatur +
Jumlah
 Tempat, Tanggal.............

Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,

Nama………….. Nama……………….

NPM…………… NPM………………..

Menyetujui,

Ketua Jurusan, Ketua Lembaga,

Nama…………. Nama………………

NIP………….. NIP………………

Ketua DPM FKIP Unila, Gubernur Mahasiswa

FKIP Unila,

Nama…………. Nama…………….

NPM………….. NPM……………..

Mengetahui,

a.n. Rektor Unila a.n. Dekan FKIP Unila

Wakil Rektor Bidang Wakil Dekan Bidang

Kemahasiswaan dan Alumni, Kemahasiswaan dan Alumni,

Nama……… Nama………
 NIP……… NIP…………

2. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

HALAMAN SAMPUL

JUDUL KEGIATAN

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang (alasan-alasan diadakan kegiatan dan hal-hal yang mendukung
kegiatan tersebut)
B. Tujuan Kegiatan
C. Dasar Kegiatan (muatan yuridis)
D. Luaran Kegiatan

II.PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
C. Waktu dan Tempat Kegiatan
D. Peserta Kegiatan (realisasi jumlah peserta)
E. Susunan Kepanitiaan (Nama, Program Studi, dan NPM)
F. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

III.REALISASI ANGGARAN DANA

A. Alokasi Dana (rincian jelas masing-masing seksi kepanitiaan)
B. Sumber Dana (perincian dana kegiatan berdasarkan asal dana tersebut)
C. Rekapitulasi Anggaran Dana (Total pemasukan – Total Pengeluaran)
D. Laporan Penggunaan Dana
1. Dana yang diterima ( sebutkan perinciannya)
2. Alokasi Penggunaan Dana (serinci mungkin berkaitan dengan jenis
penggunaan dana, sumber dana, dan total dana)
Format :
 A. Anggaran Dana

Harga Satuan Jumlah Biaya

No. Uraian* Vol** Satuan
(Rp) (Rp)

Total

Keterangan: * Uraian adalah Jenis barang yang telah dibelanjakan

** Vol adalah besaran/ jumlah barang yang telah dibelanjakan

B. Sumber Dana
a. Dana kemahasiswaan
b. Donatur
c. Kontribusi Peserta +
Jumlah

C. Rekapitulasi Anggaran Dana

a. Jumlah Pemasukan
b. Jumlah Pengeluaran +
Total

D. Laporan Penggunaan Dana

Dana yang diterima

a. Dana Kemahasiswaan
b. Donatur
c. Registrasi Peserta +
Jumlah

2. Alokasi Penggunaan Dana

Sumber Dana

Jenis Dana Total

No Donatur Registrasi
Penggunaan Kemahasiswaan (Rp)
(Rp) Peserta (Rp)
(Rp)

Jumlah
IV. HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN
A. Deskripsi hasil Kegiatan
B. Evaluasi hasil Kegiatan

V. PENUTUP
A. Uraian Penutup
B. Lembar Pengesahan
Contoh Format Lembar Pengesahan :

1. Judul Kegiatan
2. Ketua Pelaksana
a. Nama
b. NPM
c. Lembaga
d. Fakultas
3. Waktu Pelaksanaan
4. BiayaTotal Kegiatan
a) Dana Kemahasiswaan
b) Kontribusi Peserta
c) Donatur +
Jumlah

Tempat, Tanggal........

Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,

Nama..................... Nama.......................

NPM..................... NPM......................

Menyetujui,

Ketua Jurusan, Ketua Lembaga,

Nama..................... Nama.......................

NIP..................... NPM......................
 Ketua DPM FKIP Unila, Gubernur Mahasiswa FKIP
Unila,

Nama..................... Nama.......................

NPM..................... NPM......................

Mengetahui,

a.n. Dekan FKIP Unila

Wakil Dekan Bidang

Kemahasiswaan dan Alumni,

Nama.....................

NIP.....................

LAMPIRAN :

 Foto-foto dan video Kegiatan

 Presensi Peserta
 Presensi Panitia
 Nota/Kuitansi Kegiatan
 Surat Undangan

3. Format Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun

A. Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum

JUDUL

I. PENDAHULUAN
 II. VISI MISI

III. ANALISIS SWOT

A. Dinamika Internal
B. Dinamika Eksternal

IV. KONDISI INTERNAL

V. KONDISI EKSTERNAL
VI. PAPARAN KERJA
a. Rencana Strategis Bidang
b. Realisasi Progam Kerja

VII. REKOMENDASI

VIII. PENUTUP

Tempat, tanggal……..

Ketua Umum Himapis, Wakil Ketua Umum Himapis

Novita Sari Riyanto

NPM 1813031004 NPM 1813034022

B. Sekretaris umum dan wakil sekretaris umum

JUDUL

I. PENDAHULUAN

II. GAMBARAN UMUM KESEKRETARIATAN

III. FAKTOR PENDUKUNG DAN FAKTOR PENGHAMBAT

 IV. KONDISI ABID

V. RENCANA DAN REALISASI PROGRAM KERJA

A. Program Kerja Matrik
B. Program Kerja Non Matrik

VI. REKOMENDASI

VII. PENUTUP

Tempat, tanggal………

Sekertaris Umum, Wakil Sekertaris Umum,

Anggi Ayuningtiyas Inggi Eltariant

NPM 1813021005 NPM 1813032029

Mengetahui,

Ketua Umum Himapis,

 Novita Sari

NPM 1813031004

LAMPIRAN

I. LEMBAR KENDALI SURAT MASUK

II. SURAT MASUK
III. SPIA
a. Pengelolaan Surat
b. Pengelolaan Sistem Pengarsipan Data
c. Pengelolaan Fisik Kesekretariatan
d. Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
e. Presensi Rapat Kegiatan
IV. DAFTAR INVENTARIS

C. Bendahara umum dan wakil bendahara umum

JUDUL

I. PENDAHULUAN

II. GAMBARAN UMUM KEUANGAN

III. KINERJA

IV. REKOMENDASI

V. PENUTUP
Tempat, tanggal……..

Bendahara Umum, Wakil Bendahara Umum,

Mia Octavia Pina Andriyani

NPM 1813033032 NPM 1813031003

 Mengetahui,

Ketua Umum Himasakta,

Novita Sari

NPM 1813031004

LAMPIRAN

1. LAPORAN UANG KAS

2. BUKU HUTANG
3. BUKU PEMASUKAN DANA
4. SPIK
5. RINCIAN DANA PERBULAN
6. NOTA

D. Bidang
JUDUL

I. PENDAHULUAN

II. KONDISI INTERNAL DAN EKSTERNAL

A. Kondisi Internal
B. Kondisi Eksternal

III.KONDISI BARAMUDA (KHUSUS BPOK)

IV. PAPARAN KERJA
A. Rencana Strategis Divisi
B. Realisasi Progam Kerja

V. REKOMENDASI
VI. PENUTUP

Tempat, tanggal…..

Ketua Bidang, Sekretaris Bidang,

 Nama Nama

NPM NPM

Mengetahui,

Ketua Umum Himapis,

Novita Sari

NPM 1813031004

LAMPIRAN

1. DATABASE ANGGOTA BIDANG

2. DATABASE BARAMUDA
3. DAFTAR KEAKTIFAN ANGGOTA BIDANG
4. DAFTAR KEAKTIFAN BARAMUDA
5. PRESENSI KEGIATAN
6. FOTO KEGIATAN
7. SERTIFIKAT / PAMFLET KEGIATAN
8. PRESENSI RAPAT BIDANG
9. SURAT KELUAR

Note:

o Hal-hal yang belum tercantum pada peraturan ini akan diatur kemudian.

Ditetapkan di : Bandarlampung

Tanggal : 10 Mei 2020

Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum,

Anggi Ayuningtiyas Inggi Eltariant

NPM 1813034021 NPM 1813032029

Mengetahui,
Ketua Umum Himasakta,

Novita Sari

NPM 1813031004