SELECCIÓN DE PERSONAL

I. DEFINICION

“El organigrama es una representacion grafica de la estructura organizacional de una

institucion, donde se refleja en forma esquematica las unidades que las componen, su
relacion organica, sus niveles jerarquicos y canales formales de comunicación y asesoria”.
Chiavenato (2007)

Los organigramas son la representacion grafica de la estuctura de una organización, es

donde se pone manifiesto la relacion formal existente entre las diversas unidades que la
integran, sus principales funciones, los canales de supervision y la autoridad relativa de cada
carg. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a traves de los cuales se
fija la posicion, la accion y la rasponsabilidad de cada servicio. (P. Senge 2004)

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias

administrativas para análisis teóricos y la acción práctica.

Es un gráfico sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de

organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de
supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.
"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una
organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente

El organigrama revela: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de
autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento - áreas, los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la
empresa en cada departamento o área de la misma."

Según el concepto de organigrama, esta muestra:

- Un elemento (figuras)
- La estructura de la organización
- Los aspectos más importantes de la organización
- Las funciones - Las relaciones entre las unidades estructurales
- Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
- Las comunicaciones y sus vías
- Las vías de supervisión
- Los niveles y los estratos jerárquicos
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
- Las unidades de categoría especial.

II. LA DIVISIÓN DEL TRABAJO

Estos mismos criterios servirán, además, para organizar los departamentos. Las
organizaciones jerárquicas están centralizadas y se estructuran por niveles, mientras que las
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no jerárquicas tienen una estructura descentralizada y flexible; utilizan para su
funcionamiento las técnicas más modernas en comunicación y tratamiento de la información.

Las organizaciones flexibles y con pocos niveles jerárquicos parecen estar mejor preparadas
para un mundo tan cambiante como el actual. En este punto, hay que tener en cuenta
factores psicológicos, ya que cuanto más fácil sea modificar una organización, más estable
será después su permanencia. En estos casos, se habla de organizaciones dinámicamente
estables, las cuales tienen vocación de permanencia y están orientadas al futuro.

Las diferentes formas de organización únicamente serán indicativas para las empresas, ya
que es la propia organización la que establece el modelo y no la que se adapta a él. Por
esto, aunque las personas son siempre más importantes que la organización, la mejor opción
es disponer tanto de buenos profesionales como de una organización eficaz. La
representación gráfica de una organización se denomina organigrama. Este organigrama
refleja de un modo parcial la organización, ya que no incluye normas de funcionamiento,
métodos de trabajo, descripciones de puestos, etc. El organigrama puede ser vertical,
horizontal o circular.

III. NIVELES ORGANIZACIONALES

Si examinamos las distintas tareas que se realizan en una empresa y las diferenciamos
según la responsabilidad que conllevan, se verá que están estructuradas en tres grados o
niveles: el directivo, el ejecutivo y el operativo. Dirigir supone tomar decisiones para lograr
unos fines determinados. Toda empresa puede dirigirse de forma centralizada o
descentralizada.

Se considera que una dirección es centralizada cuando es la máxima jerarquía quien adopta
todas las decisiones; esto es habitual en empresas pequeñas. Por su parte, la dirección
descentralizada se caracteriza por la delegación de autoridad y responsabilidad a las
diferentes unidades en las que se estructura la organización, con el fin de alcanzar mejor sus
objetivos. En la dirección descentralizada no todas las decisiones se adoptan en el nivel
directivo, sino que también se toman decisiones en el nivel ejecutivo, e incluso en el
operativo, aunque en cada uno de ellos estas decisiones son de distinto orden.

III.1. Nivel directivo: Se adoptan decisiones que afectan a toda la empresa y tienen
trascendencia a largo plazo. Medidas como determinar los productos que se elaboran,
las fábricas que se construyen o los acuerdos estratégicos nacionales o internacionales
son algunas de ellas. En este nivel, se encuentran los directores de las diversas áreas
funcionales de la empresa; esto es: director general, director de marketing, director de
producción y, por último, director de financiación.

III.2. Nivel ejecutivo o intermedio: se integran los distintos jefes o mandos intermedios. En
él se toman decisiones de tipo técnico, relativas al cumplimiento de los planes y
programas diseñados para alcanzar los fines generales. Así, el jefe de ventas
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seleccionará a los vendedores, determinará su tarea, establecerá los sistemas de
remuneración y formación, supervisará la coordinación con la dirección de marketing,
etcétera.

III.3. Nivel operativo: también se abordan cuestiones (normalmente más sencillas)

relacionadas con el desarrollo de sus tareas específicas. Por ejemplo, un vendedor se
ocupará de visitar a los clientes actuales y potenciales, de recibir los pedidos, de
gestionar los cobros, del seguimiento de los impagados, etcétera.

IV.DIVISIÓN FUNCIONAL, ÁREAS, DEPARTAMENTOS

La división funcional sucede cuando se establece una estructura basada en la
especialización por conjuntos de funciones y tareas relacionadas entre sí o por distintos
procesos dentro de cada nivel. Esta división se realizará según las diferentes áreas
funcionales.
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V. REQUISITOS QUE DEBEN REUNIR LOS ORGANIGRAMAS

 Precision o Exactitud: En los organigramas, los organos de la dependencia y sus

interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos,destacando sus niveles
jerarquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. Debe reflejar
verazmente la estructura de la organización que representa.
 Vigencia o Realidad:Debe representar la estructura jerarquica existente en la empresa,
en el momento de prepararlo y no la del instante de la creacion de la empresa .Es
importante que reflejen la situacion presente y por ello sean constantemente
actualizados.
 Uniformidad:Para facilitar la interpretacion de un organigrama, referido a cualquier
dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente el empleo de las lineas y
figuras utilizadas en el diseño.
 Comprensibilidad: La representacion grafica debe ser facil de leer.
 Sencillez:La representacion debe estar integrada unicamente por los elementos
indispensables para facilitar la informacion que pretende dar.

VI.APLICACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
organización, sus relaciones, las caracteristicas de la dependencia o entidad y sus funciones
basicas, en otras.De donde se infiere que los organigramas tienen las siguientes
aplicaciones:

 Para la ciencia de la administracion: Sirve de asistencia y orientacion de todas las

unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus
caracteristicasgraficas y actualizaciones.
 Para el area de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura asi como velar
por su permanente revision y actualizacion la cual se da a conocer toda la compañía a
traves de los manuales de organización.
 Para el area de administracion del personal: El analisis de personal requiere de este
instrumento para los estudios de descripcion y analisis de cargos,los planes de
administracion de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementacion , seguimiento y actualizacion de todos los sistemas de personal.
 De forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización ,
comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos.

VII. VENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

El uso de los organigramas ofrese varias ventajas presisas entre las que sobresalen la
siguientes:
 Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad .Por cuanto la toma de datos
para su elaboracion obliga a una investigacion meticulosa .
 Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
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 Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, y sus puntos fuertes o debiles
 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de informacion
al publico acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
 Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
 Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a las
organizaciones.
 Posibilidad de reviciones de los puestos de trabajo.
 Estudio de anomalias existentes según los principios generales de organización.
 Posibilidad de trazar un ploan de correccion de esas anomalias en una vision de
conjunto de toda organización empresarial.

VIII. DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

No obstante las multiples ventajas que ofrese el uso de los organigramas, al usarlos no
se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

 Ellosmuestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas
relaciones informales significativas y las relaciones de informacion.
 No señala el grado de autoridad dispone a distintos niveles, aunque seria posible
construirloson lineas de diferentes intencidades para indicar diferentes grados de
autoridad esta en realidad ni se puede someter a esta forma de medicion.
 Con frecuencia indican la organización tal como deberia ser o como era, mas bien como
es en realidad.
 Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es
dinamica y permiten que los organogramas se vuelvan obsoletos.
 Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

IX. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organización lo

constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y
grupos se producen, el internar la representacion grafica de dichas relaciones , dinamicas
y subjetivas, forzaria a que los organigramas se tornaran complejos, de aquí que una de
las limitaciones de estos es que expresan unicamente las relaciones formales entre los
organos que integran las dependencias o entidades.

Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y

mucho menos las relaciones de comunicación que existe entre los diversos organos que
componen la dependencia. Al plasmar tan solola estructura formal de la dependencia
pueden los organigramas presentar informacion incompleta en cuanto a la realidad, por lo
que resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un analisis
minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de informacion en instrumentos
complementarios.
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X. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

 Organigramas Funcionales: Incluyen en el diagrama de organización, además de las

unidades y sus interrelaciones, las principales funciones, representan los contenidos de
cada unidad.

 Organigramas de personal: Son los que en las unidades representadas se indican su

dominación(Cargo), nombre del jefe de área, el número de puestos existentes y
requeridos.

 Organigrama Vertical. En este organigrama cada puesto subordinado a otro se

representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la
comunicación de responsabilidad y autoridad; de cada cuadro del segundo nivel se
sacan líneas a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Este organigrama
es muy usado, por lo mismo, fácilmente comprendido, aparte indica de forma objetiva las
jerarquías del personal; considerando esto como las ventajas de este organigrama. Ya al
mirar la desventaja; se produce el llamado “efecto de triangulación” porque, después de
dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacerse
organigramas muy alargados.

 Organigrama Horizontal. Representa los mismos elementos del organigrama anterior y

en la misma forma solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y
haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

 Organigrama Mixto. En este tipo de organigramas usted puede mezclar tres tipos de
organigramas (Vertical, Horizontal) en uno solo, cada empresa, cada organización utiliza
este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tiene
bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se
encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los
cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar
este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la
organización.

 Organigrama Circular. Formado por un cuadro central, que corresponde a la autoridad

máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos cada uno de los
cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los
jefes inmediatos y se les liga con líneas continuas o punteadas que representan los
canales de comunicación, autoridad y responsabilidad existentes entre los órganos (o
cargos).
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 Organigrama de Bloque: son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura,
permiten que aparezcan unidades en los últimos niveles jerárquicos.

TRABAJO INDIVIDUAL:
A partir de las definiciones descriptivas de los tipos de organigramas busque ejemplos y
dibújelos a continuación