Practice activity - Case Study

Case Incident 1: Lessons for “Undercover Bosses”

I. Bài làm
Câu 1 : Những điều gì mà các nhà quản lý có thể học được bằng cách đi dạo xung
quanh và tiếp xúc hàng ngày với nhân viên mà họ có thể không học được khi xem
dữ liệu và báo cáo.
- Người quản lý có thể học hỏi được nhiều điều từ việc thực hiện các hoạt động của
MBWA và từ cách tương tác hàng ngày của họ với nhân viên. Một số điểm chính họ có
thể học được bằng cách đi bộ xung quanh và gặp mặt trực tiếp:
+ Thử thách, khó khăn trong công việc: Bằng cách trực tiếp quan sát và nói chuyện với
nhân viên, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn những thách thức, khó khăn mà nhân viên gặp
phải trong công việc hàng ngày.
+ Kỹ năng và khả năng: Việc tiếp xúc trực tiếp với nhân viên cho phép người quản lý
hình dung được kỹ năng và khả năng của từng cá nhân. Họ có thể nhận ra những khía
cạnh độc đáo và những đóng góp độc đáo mà mỗi nhân viên mang lại cho tổ chức. Điều
này giúp họ tận dụng tối đa tài năng của mình và phát triển các chiến lược phát triển nhân
viên phù hợp.
+ Văn hóa tổ chức và các mối quan hệ: Việc tiếp xúc trực tiếp với nhân viên có thể giúp
nhà quản lý hiểu rõ hơn về văn hóa tổ chức và mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ
chức.
+ Ý tưởng cải tiến: Khi tiếp xúc trực tiếp với nhân viên, người quản lý có thể tiếp thu
những ý tưởng mới, cải tiến từ những người trực tiếp tham gia vào công việc hàng ngày
của họ.
+ Động lực và tinh thần làm việc: Thông qua tiếp xúc trực tiếp, người quản lý có thể hiểu
được động lực và tinh thần làm việc của nhân viên. Họ có thể thấy được sự nhiệt tình,
cam kết và hài lòng của nhân viên, điều này có thể giúp họ tạo ra một môi trường làm
việc tích cực và khuyến khích nhân viên phát triển.
Câu 2:
* Là một nhân viên, bạn có đánh giá cao việc cấp trên của bạn thường xuyên dành
thời gian cho công nhân không?
- Tôi rất đánh giá cao việc cấp trên của tôi thường xuyên dành thời gian cho công nhân.
+ Thứ nhất, sự tương tác thường xuyên này tạo cơ hội cho chúng tôi trao đổi ý kiến, đóng
góp ý tưởng và chia sẻ thông tin. Điều này có thể làm tăng tinh thần làm việc và cam kết
của nhân viên đối với mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức.
+ Thứ hai, khi cấp trên dành thời gian lắng nghe và hiểu sâu hơn về khả năng và nhu cầu
của từng cá nhân, họ có thể tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, tương thích hơn với năng
lực của mỗi người. Điều này giúp tối ưu hóa sự phát triển cá nhân và tận dụng tối đa tiềm
năng của mỗi nhân viên.
+ Thứ ba, sự tương tác thường xuyên giữa cấp trên và nhân viên có thể tạo nên một cảm
giác đoàn kết và lòng trung thành với tổ chức. Chúng tôi cảm thấy mình không chỉ là
những con số trong bảng biểu mức độ hiệu suất mà là một phần quan trọng của cộng
đồng làm việc.
+ Cuối cùng, việc cấp trên dành thời gian cho công nhân cũng có thể tạo ra sự động viên
và niềm tin. Khi chúng tôi thấy rằng cấp trên quan tâm đến sự phát triển và hạnh phúc
của chúng tôi, chúng tôi có xu hướng làm việc với tinh thần tích cực hơn và đóng góp
mạnh mẽ hơn cho tổ chức.
- Bên cạnh đó còn những bất cập đó là:
+ Sự thiếu công bằng: Nếu việc tương tác chủ yếu diễn ra với một số nhân viên hoặc
nhóm nhất định, có thể tạo ra sự thiếu công bằng trong tổ chức. Cảm giác rằng có sự
ưu ái hoặc phân biệt đối xử có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của những người
không được quan tâm tới.
+ Xâm phạm quyền riêng tư khi quản lí quá tập trung vào việc giám sát: Quá mức tương
tác hoặc can thiệp vào cuộc sống cá nhân của nhân viên có thể được coi là xâm phạm sự
riêng tư và tạo ra cảm giác không thoải mái.
- Tóm lại, sự tương tác thường xuyên giữa cấp trên và nhân viên là một yếu tố quan trọng
trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực và thành công và tối rất đồng ý với
điều đó, tuy nhiên quản lí cần thực hiện nó một cách tinh tế để không gây ra những tình
huống xấu ảnh hưởng đến kết quả làm việc.
* Làm thế nào để biết các giám đốc điều hành hàng đầu thường xuyên tương tác với
nhân viên trực tiếp ảnh hưởng đến thái độ của bạn đối với tổ chức?
- Dưới đây là cách bạn có thể biết liệu các giám đốc điều hành hàng đầu thường xuyên
tương tác với nhân viên trực tiếp và ảnh hưởng đến thái độ của bạn:
+ Theo dõi thời gian và tương tác: Để đánh giá mức độ tương tác của giám đốc điều hành
với nhân viên, bạn có thể chú ý đến lịch trình và thói quen làm việc của họ. Xem liệu họ
có thường xuyên tổ chức cuộc họp, họp gặp cá nhân, hoặc gửi email/tin nhắn cho nhân
viên không? Các cuộc tương tác này thường diễn ra đều đặn hay chỉ xuất hiện khi có sự
cần thiết?
+ Sự tham gia trong cuộc họp và tương tác: Ngoài việc xem xét lịch trình, bạn cũng nên
xem xét cách giám đốc điều hành tham gia trong các cuộc họp và tương tác. Họ có trao
đổi ý kiến, lắng nghe và đặt câu hỏi để tương tác một cách tích cực với nhân viên không?
+ Thông tin và tương tác trực tiếp với nhân viên: Bạn có được cung cấp thông tin từ các
cuộc họp giữa cấp trên và nhân viên không? Các thông báo, chính sách và mục tiêu của tổ
chức có được truyền đạt thông qua các cuộc tương tác này? Nếu có, điều này có thể cho
thấy sự cố gắng của giám đốc điều hành để giữ liên kết với nhân viên.
+ Đánh giá thái độ của đồng nghiệp: Thảo luận với đồng nghiệp khác về cảm nhận của họ
về mức độ tương tác giữa giám đốc điều hành và nhân viên. Họ có cảm thấy rằng giám
đốc điều hành thường xuyên lắng nghe và ủng hộ họ không? Ý kiến của đồng nghiệp có
thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn.
+ Sự thay đổi trong tổ chức: Nếu bạn thấy tổ chức thường xuyên điều chỉnh chính sách,
quy trình hoặc thực hiện các thay đổi để phản ánh ý kiến và nhu cầu của nhân viên, điều
này có thể là một dấu hiệu tích cực. Điều này thường xảy ra khi cấp trên thường xuyên
tương tác và lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên.
+ Tương tác tích cực và thường xuyên giữa cấp trên và nhân viên có thể góp phần tạo nên
một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy tinh thần đoàn kết trong tổ chức. Nếu bạn
cảm thấy rằng điều này đang diễn ra trong tổ chức của bạn, đó có thể là dấu hiệu tích cực
về sự cam kết của cấp trên trong việc tạo điều kiện làm việc tốt cho tất cả nhân viên.
Câu 3:
* Có bất kỳ mối nguy hiểm nào trong việc sử dụng chiến lược quản lý bằng cách đi
vòng quanh không?
- Dựa vào đề bài ta có thể thấy được ba vấn đề quan trọng ảnh hưởng xấu đến việc quản
lí:
+ Thứ nhất là các nhà quản lí đã dành hết thời gian của mình để quan sát lực lượng lao
động mà quên đi nhiệm vụ cốt lõi của mình là điều phối và lập kế hoạch chiến lược. Điều
này ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lí tổ chức là giảm hiệu suất, hiệu quả của công ti
+ Thứ hai, quản lý dựa trên ấn tượng chủ quan thu thập được bằng cách đi vòng quanh đi
ngược lại với cách tiếp cận dựa trên nghiên cứu và dữ liệu để đưa ra các quyết định quản
lý. Việc quản lí dựa trên dữ liệu của công ti tuy không mang lại tính thực tế như MBWA
nhưng nó mang lại cái nhìn tổng quan hơn, rộng hơn khi đối mặt với những tình huống
thực tế, những giới hạn hằng ngày mà nhân viên đối mặt.
+ Thứ ba, cũng có thể những giám đốc điều hành đi lang thang sẽ bị coi là những kẻ xâm
nhập và giám sát. Nếu sử dụng MBWA không tinh tế, MBWA sẽ có thể tạo môt áp lực ,
cảm giác kiểm soát của quản lí đến nhân viên. Không một nhân viên nào có cảm giác
thoải mái khi bị một người khác giám sát, họ sẽ cảm thấy bị mất sự tự do, áp lực trong
công việc từ đó có thể mắc lỗi nhiều hơn so với thường ngày, làm giảm hiệu suất của
công việc
- Ngoài những tác hại ở đề bài, MBWA còn có thể có những hậu quả như sau:
+ Rối loạn công việc và hiệu suất: MBWA có thể gây rối và làm mất tập trung của nhân
viên. Khi nhân viên thấy quản lý đi qua một cách ngẫu hứng, họ có thể không cảm thấy
thoải mái và không đảm bảo về tiến trình công việc của mình. Điều này có thể làm giảm
hiệu suất và sự tập trung của nhân viên.
+ Không công bằng và ưu tiên không đúng đắn: Nếu quản lý sử dụng MBWA một cách
không công bằng và không công tâm, có thể dẫn đến sự ưu tiên không đúng đắn. Một số
nhân viên có thể nhận được sự quan tâm và ưu tiên nhiều hơn so với những người khác,
dẫn đến việc không công bằng trong quản lý
+ Thiếu chiều sâu và sự hiểu biết: MBWA thường tập trung vào gặp gỡ và tương tác ngắn
gọn với nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc thiếu sự hiểu biết sâu về công việc và sự
phát triển của nhân viên. Quản lý có thể không có đủ thông tin để đánh giá mức độ thành
công và nhu cầu hỗ trợ của nhân viên.
* Chiến lược này có thể khiến nhân viên cảm thấy họ đang bị theo dõi không?
- Như đã trình bày ở trên, sử dụng MBWA không tinh tế có thể làm cho nhân viên cảm
thấy họ đang bị theo dõi. Khi quản lý di chuyển quanh tổ chức và tương tác quá nhiều với
nhân viên, nhân viên có thể cảm thấy áp lực và sự kiểm soát từ phía quản lý. Điều này có
thể làm mất đi sự tự do và mất lòng tin của nhân viên.
* Hành động nào của các nhà quản lý có thể giảm thiểu những lo ngại này?
- Để tránh tình nhân viên cảm thấy áp lực khi áp dụng MBWA, quản lý cần sử dụng
MBWA một cách cân nhắc và đồng thời tạo một môi trường làm việc đồng lòng và tin
tưởng. Họ cần thể hiện rõ rằng mục đích của việc sử dụng MBWA là để hỗ trợ và tương
tác với nhân viên, chứ không phải để kiểm soát và theo dõi.
- Việc thiết lập một môi trường làm việc cởi mở, trong đó nhân viên được khuyến khích
chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình, cũng quan trọng. Điều này giúp xây dựng sự tin
tưởng và tăng cường mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên
- Lắng nghe và tôn trọng: Các nhà quản lý nên lắng nghe và tôn trọng ý kiến và ý tưởng
của nhân viên. Họ cần tạo điều kiện cho nhân viên cảm thấy tự do và thoải mái để chia sẻ
suy nghĩ của mình mà không sợ bị đánh giá hoặc phê phán.
- Cung cấp hỗ trợ và phản hồi: Các nhà quản lý nên sẵn sàng cung cấp hỗ trợ và phản hồi
cho nhân viên. Điều này giúp tăng cường mối quan hệ và tạo lòng tin giữa quản lý và
nhân viên.
- Đảm bảo sự công bằng: Các nhà quản lý nên đảm bảo rằng việc sử dụng MBWA được
thực hiện một cách công bằng và không ưu tiên một nhóm nhân viên nào. Họ nên tặng sự
quan tâm và thời gian cho tất cả nhân viên trong tổ chức
- Giao tiếp rõ ràng: Các nhà quản lý nên giao tiếp rõ ràng về mục đích và mong muốn từ
việc sử dụng MBWA. Điều này giúp xây dựng lòng tin và loại bỏ những lo ngại không
cần thiết.
II. Tổng kết:
- Việc áp dụng MBWA vào quản lí là đúng đắn và có nhiều lợi ích cho việc đưa ra quyết
định. Tuy nhiên MBWA cũng có những điểm xấu đối với các nhà quản lí khi áp dụng nó
một cách không tinh tế hoặc quá lạm dụng. Các nhà quản lí nên cân bằng giữa việc sử
dụng MBWA và tiếp cânh dựa trên cơ sở dữ liệu để có thể ra quyết định đúng đắng nhất.