BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BÀI TẬP LỚN MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2

Đề tài: “Hoàn thiện chu trình mua hàng – thanh toán

tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội”

Giảng viên hướng dẫn: Trương Văn Tú

Lớp học phần: KTHT1102_01

Nhóm: 01

Họ và tên: Ngô Thị Kim Ngân - 11217966

Trần Thị Ngọc Hà - 11217943

Dương Văn Thường - 11215617

Nguyễn Thùy Dương - 11200980

1
MỤC LỤC
Lời mở đầu ................................................................................................................................ 4
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ VÀ GIẢM THIỂU CHỨNG TỪ GIẤY
TRONG HOẠT ĐỘNG MUA SẮM – THANH TOÁN ........................................................ 6
1. Cơ sở lý luận về Chứng từ trong hoạt động mua sắm – thanh toán ......................... 6
1.1. Bản chất, vai trò của chứng từ ................................................................................. 6
1.2. Phân loại chứng từ ...................................................................................................... 7
1.3 . Nguyên tắc quản lý, quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong hoạt động
mua sắm - thanh toán ....................................................................................................... 10
2. Cơ sở pháp lý về chứng từ trong hoạt động mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ
phần Bia Sài Gòn – Hà Nội ................................................................................................ 14
2.1 Quy định về nội dung chứng từ .................................................................................. 14
2.2 Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán ...................................................... 14
2.3. Quy định về việc ký chứng từ kế toán ........................................................................ 15
2.4. Quy định về việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán ............................................. 16
2.5. Quy định về xử lý các sai phạm về chứng từ ............................................................. 16
3. Kinh nghiệm giảm thiểu chứng từ giấy ........................................................................ 18
3.1. Giảm thiểu chứng từ giấy trong xu hướng “Văn phòng không giấy” ....................... 18
3.2. Kinh nghiệm triển khai tại các doanh nghiệp............................................................ 19
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LUÂN CHUYỂN VÀ LƯU TRỮ
CHỨNG TỪ TRONG HOẠT ĐỘNG MUA SẮM – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN BIA SÀI GÒN – HÀ NỘI .......................................................................................... 22
1. Khái quát về Công ty ...................................................................................................... 22
1.1 Thông tin khái quát ..................................................................................................... 22
1.2. Khái quát chung về tình hình mua sắm – thanh toán tại Công ty giai đoạn 2022-
2023 .................................................................................................................................. 24
2. Thực trạng chu trình mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà
Nội ........................................................................................................................................ 26
2.1. Nhận yêu cầu mua hàng trong nội bộ, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đặt hàng 26
2.2. Nhận hàng và bảo quản hàng .................................................................................... 33
2.3. Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả ..................................................... 34
2.4. Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp ...................................................................... 35
3. Mô hình quản lý, quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong hoạt động mua
sắm – thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội ........................................ 37
Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm của công tác quản lý, luân chuyển và lưu trữ
chứng từ trong hoạt động mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà
Nội ............................................................................................................................................ 42
1. Ưu điểm ......................................................................................................................... 42
2. Nhược điểm.................................................................................................................... 43

2
 3. Các giải pháp giảm thiểu chứng từ giấy trong hoạt động mua sắm – thanh toán tại
Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội ............................................................................... 44
Kết luận ................................................................................................................................... 45
Danh mục tài liệu tham khảo ................................................................................................ 46

3
 Lời mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Là một quốc gia có nền kinh tế đang phát triển, Việt nam đã và đang từng
bước tiến vào hội nhập kinh tế toàn cầu. Hội nhập kinh tế quốc tế là điều kiện
thuận lợi và quan trọng cho nền kinh tế nước ta phát triển, nhưng bên cạnh đó
nền kinh tế thị trượng với những quy luật khắc nghiệt của nó cũng có những ảnh
hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp (DN) sản xuất Việt
Nam. Để nâng cao năng lực hoạt động, năng lực cạnh tranh, nhà quản trị cần sử
dụng công cụ quản lý quan trọng là hệ thống thông thông tin kế toán. Trong thời
đại 4.0 DN cần áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý đồng thời giảm thiểu
chứng từ giấy giúp việc thực hiện quản lý nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm.

Công ty cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Sài gòn (SABECO) là một
DN có quy mô lớn, hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực sản xuất. Quá trình mua
nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ diễn ra thường xuyên
và phức tạp. Để nâng cao hiệu quả quản lý, xu hướng giảm thiểu chứng từ giấy
trong chu trình mua hàng thanh toán là điều tất yếu. Chính vì vậy, nhóm chúng
em đã lựa chọn đề tài: “Giảm thiểu chứng từ giấy trong hoạt động mua hàng –
thanh toán tại công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Sài Gòn”

Nội dung bài gồm 3 phần:

Phần 1: Tổng quan về chứng từ và giảm thiểu chứng từ giấy trong hoạt động
mua sắm – thanh toán

Phần 2: Thực trạng công tác quản lý, luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong hoạt
động mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát
Sài Gòn

Phần 3: Giải pháp giảm thiểu chứng từ giấy tại Công ty Cổ phần Bia – Rượu –
Nước giải khát Sài Gòn

2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là dựa trên cơ sở những vấn đề thuộc về lý
4
luận, thông qua nghiên cứu thực tế công tác quản lý, luân chuyển và lưu trữ
chứng từ trong hoạt động mua hàng - thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia - Rượu
- Nước giải khát Sài Gòn, tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng hiện có, từ đó
rút ra những hạn chế cần được khắc phục, đề xuất các giải pháp nhằm giảm
thiểu chứng từ giấy trong chu trình mua hành - thanh toán tại Công ty Cổ phần
Bia - Rượu - Nước giải khát Sài Gòn.

5
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ VÀ GIẢM THIỂU CHỨNG
TỪ GIẤY TRONG HOẠT ĐỘNG MUA SẮM – THANH TOÁN

1. Cơ sở lý luận về Chứng từ trong hoạt động mua sắm – thanh toán

1.1. Bản chất, vai trò của chứng từ

a. Bản chất của chứng từ

Chứng từ trong hoạt động mua sắm - thanh toán là các tài liệu hợp pháp và
chứng minh về việc mua hàng và thanh toán của một doanh nghiệp. Chứng từ
này bao gồm các thông tin về đơn hàng, hóa đơn, bảng kê, phiếu thu/chi, và các
tài liệu liên quan khác.

Bản chất của chứng từ trong hoạt động mua sắm - thanh toán là chứng minh
và ghi nhận các giao dịch mua sắm và thanh toán của một doanh nghiệp. Chứng
từ đảm bảo rằng việc mua hàng và thanh toán được thực hiện theo quy trình và
tuân thủ các quy định và quy tắc tài chính của doanh nghiệp. Bản chất của
chứng từ trong hoạt động mua sắm - thanh toán tạo ra chứng từ gốc và quản lý
quy trình xử lý chứng từ. Quy trình này bao gồm việc thu thập, kiểm tra, ghi
nhận và lưu trữ các chứng từ để sử dụng trong việc kiểm toán, kiểm tra nội bộ và
các hoạt động pháp lý khác.

Bản chất của chứng từ trong hoạt động mua sắm - thanh toán là đảm bảo tính
chính xác, tin cậy và minh bạch của các giao dịch mua sắm và thanh toán trong
doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và
kiểm soát rủi ro, và cung cấp các thông tin cần thiết để đưa ra quyết định kinh
doanh thông minh và hiệu quả.

b. Vai trò của chứng từ

- Xác nhận thông tin: Chứng từ giúp xác nhận thông tin về việc mua sắm và
thanh toán. Chúng bao gồm thông tin về ngày mua hàng, ngày thanh toán,
người bán, người mua, số lượng hàng hóa và giá trị thanh toán.

6
- Chứng minh lợi ích thuế: Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc chứng
minh các khoản chi tiêu liên quan đến hoạt động mua sắm và thanh toán,
giúp doanh nghiệp chứng minh được các khoản thuế được giảm trừ hoặc
miễn thuế.

- Quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro: Chứng từ là công cụ quản lý tài chính
quan trọng giúp kiểm soát việc mua sắm và thanh toán. Chúng giúp xác định
các khoản chi phí, ghi nhận các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, kiểm
tra tính hợp lệ và chính xác của các giao dịch, và xây dựng cơ sở dữ liệu để
theo dõi và phân tích chất lượng và hiệu quả của việc mua sắm và chi tiêu.
Từ đó đảm bảo rằng tiền mặt và tài sản của doanh nghiệp được quản lý chặt
chẽ và phân bổ hợp lý.

- Chứng minh hợp đồng: Chứng từ là bằng chứng về việc mua sắm và thanh
toán dựa trên hợp đồng giữa người mua và người bán. Chúng chứng minh
rằng các bên đã thỏa thuận về các điều khoản mua hàng và thanh toán.

- Tạo điều kiện cho quy trình kiểm toán: Chứng từ cung cấp thông tin cần thiết
để thực hiện quy trình kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài. Chúng giúp xác định
tính hợp lệ của các khoản chi tiêu và chứng minh sự tuân thủ các quy định và
quy trình liên quan.

1.2. Phân loại chứng từ

a. Xử lý yêu cầu mua hàng và đặt hàng với nhà cung cấp
- Kế hoạch mua hàng : Kế hoạch mua hàng là tài liệu trung tâm trình bày chi
tiết tất cả thông tin liên quan đến việc mua hàng, mua nguyên vật liệu, thiết
bị cho một dự án, sản phẩm, dòng sản phẩm hoặc giai đoạn sản xuất.
- Yêu cầu mua hàng (bộ phận nào có nhu cầu mua thì lập gửi cho phòng mua
hàng) : Đấy là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu
cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng. Chứng từ này phản ánh các thông tin
cơ bản như: tên hàng, chủng loại, xuất xứ, chất lượng, số lượng, yêu cầu về
thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng , giá cả hàng yêu cầu về thời
7
 gian, địa điểm, phương thức giao hàng, giá cả hàng yêu cầu tuỳ theo chính
sách chi tiêu nội bộ được duyệt. Chứng từ này cần có chữ ký duyệt của
trưởng bộ phận đối với hàng được yêu cầu.
- Đề nghị báo giá (phòng mua hàng gửi sang cho các nhà cung cấp)
- Báo giá (nhà cung cấp gửi lại) : Báo giá là việc đưa ra một mức giá cho một
đối tượng nào đó. Đối tượng này có thể là một dự án, một công việc, một loại
sản phẩm,... Báo giá có thể được thể hiện bằng giao tiếp trực tiếp qua lời nói
hoặc thông qua văn bản. Với hình thức văn bản, thông thường báo giá được
thể hiện dưới dạng bảng word hoặc excel để dễ dàng cung cấp, gửi cho hệ
thống đại lý, cửa hàng và khách hàng dựa trên số lượng cụ thể để khách hàng
và đối tác có thể dễ dàng làm việc.

- Đơn đặt hàng: Thể hiện yêu cầu hàng của doanh nghiệp với người bán.
Chứng từ này do bộ phận mua hàng lập sau khi đã trải qua khâu tìm kiếm và
lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Nội dung trên đơn đặt hàng cần thể hiện
được các yêu cầu về hàng của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và thường
sẽ khớp với yêu cầu mua hàng của bộ phận có nhu cầu hàng. Đơn đặt hàng
thường được lập thành 4 liên, trong đó: Liên 1: lưu, Lên 2: cho người bán,
Liên 3: chuyển cho bộ phận nhận hàng, Liên 4: chuyển cho phòng kế toán.

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (phòng mua hàng lập giữa thống nhất giữa hai
bên) : Thông thường, sau khi đơn đặt hàng được người bán chấp nhận, doanh
nghiệp và người bán sẽ ký hợp đồng mua hàng. Hợp đồng thường lập thành 4
bản, mỗi bên giữ 2 bản (phòng Kế toán giữ 1 bản để làm căn cứ thanh toán
và 1 bản được lưu tại bộ phận mua hàng). Trường hợp doanh nghiệp có phần
mềm tích hợp hoạt động đặt hàng, nhận hàng, ghi công nợ và thanh toán thì
các dữ liệu được truyền đi và nhận về, xử lý chủ yếu qua việc truy xuất dữ
liệu trong cơ sở dữ liệu.

8
 b. Nhận hàng từ nhà cung cấp

- Phiếu nhập kho/Báo cáo nhận hàng (bộ phận kho) : được lập tại nơi nhận
hàng (kho hàng của đơn vị hay tại phân xưởng của bộ phận sử dụng hàng
hoặc một nơi nào đó theo thỏa thuận đặt hàng ban đầu) và do bộ phận nhận
hàng lập để ghi nhận các thông tin về hàng nhập thực tế (số lượng, đơn vị
tính, quy cách, mẫu mã, kích thước, chất lượng, thời gian địa điểm nhận
hàng). Chứng từ này cần có chữ ký của bên nhận hàng và bên giao hàng. Bên
nhận hàng có thể là thủ kho hoặc đại diện phân xưởng sản xuất của doanh
nghiệp ký. Chứng từ này sẽ được lập thành nhiều liên. Thông thường lập
thành 3 liên: Liên 1: lưu, Liên 2: giao cho Thủ kho hoặc bên nhận hàng, Liên
3: giao cho phòng kế toán.

c. Chấp nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả

- Hóa đơn (bộ phận kế toán) : là một loại chứng từ do chính người bán lập và
ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với khách hàng sử dụng
các dịch vụ theo quy định của luật pháp. Hành động này thường có tên gọi là
xuất hóa đơn.
d. Thanh toán với nhà cung cấp

- Đề nghị thanh toán (phòng mua hàng gửi sang cho bộ phận kế toán) : Giấy
đề nghị thanh toán là giấy dùng trong trường khi mà dùng để đề nghị thanh
toán một khoản chi phí của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp vì mục đích chung
của tập thể như là dùng vào việc mua văn phòng phẩm, mua sắm trang thiết
bị hoặc là phục vụ cho hoạt động đi công tác....

- Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) : Là chứng từ ghi nhận thông tin
thực tế chi tiền mặt ra khỏi quỹ doanh nghiệp. Các thông tin cơ bản được ghi
nhận trên phiếu chi là: người nhận tiền, đơn vị, lý do nhận tiền, số tiền nhận
(bằng số và bằng chữ). Phiếu chi do Kế toán thanh toán lập dựa trên bộ hồ sơ
mua hàng do kế toán công nợ chuyển sang. Bộ hồ sơ bao gồm: đơn đề nghị
mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu nhận hàng, hóa đơn, hợp
đồng mua bán. Sau khi lập Phiếu chi được chuyển tới cho kế toán trưởng và
9
 giám đốc doanh nghiệp ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ chi tiền
cho người nhận tiền (đại diện bên cung cấp hàng). Sau khi nhận tiền, người
nhận và thủ quỹ sẽ cùng ký vào Phiếu chi và sau đó Phiếu chi sẽ được
chuyển cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ và lập báo cáo.

- Uỷ nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) : là chứng từ dùng trong
trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản từ tài
khoản của doanh nghiệp sang tài khoản nhà cung cấp. Uỷ nhiệm chi sẽ do kế
toán thanh toán lập. Uỷ nhiệm chi sẽ có nhiều liên và được ghi các thông tin
cơ bản như: tên đơn vị chuyển tiền, tên đơn vị nhận tiền, số tài khoản, tại
ngân hàng, số tiền chuyển và nội dung thanh toán. Uỷ nhiệm chi cần có sự
phê duyệt của kế toán trưởng, chủ tài khoản của doanh nghiệp trước khi
mang ra ngân hàng để thực hiện chuyển khoản.

1.3. Nguyên tắc quản lý, quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong hoạt
động mua sắm - thanh toán

a. Tổng quan về quy trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động mua sắm -
thanh toán

- Giai đoạn nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận trong doanh nghiệp và
đặt hàng với nhà cung cấp

Bước 1 Bộ phận có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu về hàng hoá và dịch vụ
được sự phê duyệt của trưởng bộ phận. Sau đó phiếu yêu cầu này lại được
chuyển lên cấp phê duyệt cao hơn là Phòng kế hoạch để xem xét.

Bước 2 Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh đã được lập, trưởng Phòng
kế hoạch sẽ quyết định phê duyệt chấp nhận hay không phiếu yêu cầu này.

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này
vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê
chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng
không cần thiết. Mỗi một công ty có quy định khác nhau về việc phê duyệt

10
nghiệp vụ mua hàng. Do đó, để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay không
phải căn cứ vào các quy định nội bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ
mua hàng áp dụng trong doanh nghiệp.

Bước 3

Trường hợp 1: Yêu cầu mua hàng không được Ban Giám Đốc duyệt

Bộ phận mua hàng không tiến hành các bước tiếp theo để mua hàng. Quá
trình mua hàng kết thúc mà hàng không được mua

Trường hợp 2: Yêu cầu mua hàng được Ban Giám Đốc duyệt

Khi đã được phê duyệt thì việc tiếp theo là lựa chọn nhà cung cấp và lập
đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) và gửi cho nhà cung cấp đã
lựa chọn. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị
để mua hàng hoá và dịch vụ. Ở đó ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất
định.

Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan
hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký
kết hợp đồng cung ứng hàng hoá và dịch vụ nhằm đảm bảo các quyền lợi và
nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

- Giai đoạn nhận và bảo quản hàng mua

Bước 4 Nhà cung cấp chuyển hàng và phiếu giao hàng đến kho Công ty, Bộ
phận kho hàng nhận và lập Phiếu nhập kho

Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình mua
hàng và thanh toán vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ
liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ.

Bộ phận mua hàng của công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành quá
trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện
khác. Sau đó sẽ ký nhận trên phiếu giao hàng của người bán, đồng thời bộ phận
11
này cũng lập báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự
kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho để thủ kho làm
căn cứ nhận hàng ghi vào phiếu nhập kho và theo dõi trên thẻ kho và một bản
khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát
và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát một cách
chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi.

Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải được độc lập với thủ kho và phòng kế
toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh
việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ
phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.

- Giai đoạn theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp

Bước 5 Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp

Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hóa hay dịch vụ
nhận được là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng.
Do đó, kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn
của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các
khoản phải trả.

Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so
sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa
đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu
hàng đã về). Mặt khác, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại các phép
nhân và phép cộng tổng và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển
vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

- Giai đoạn thanh toán cho nhà cung cấp

Bước 6 Kế toán lập Ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi gửi Thủ quỹ

12
 Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả
lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ
nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản. Một bản được gửi cho người
được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh
toán.

Bước 7 Thủ quỹ xuất tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp và
kết thúc chu trình mua hàng

b. Nguyên tắc lưu trữ chứng từ trong chu trình mua sắm – thanh toán

- Trách nhiệm lưu trữ chứng từ:

Bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ những chứng từ như báo
giá, đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng, kế toán mua hàng…

Bộ phận kế toán lưu tất cả chứng từ gốc có dấu đỏ như: Hoá đơn GTGT,
Phiếu xuất kho do bên bán lập, các chứng từ thanh toán để làm căn cứ ghi sổ kế
toán và kê khai thuế trong kỳ.

- Nguyên tắc sắp xếp chứng từ

Các chứng từ trong cùng một lần mua được kẹp chung vào với nhau

Phiếu Chi, UNC kẹp cùng đề nghị thanh toán, Phiếu nhập kho kẹp với
Biên bản giao hàng, Phiếu xuất kho của bên bán; Hợp đồng mua hàng kẹp với
Hoá đơn…

Sắp xếp theo thời gian phát sinh chứng từ. Nếu nhiều có thể chia thành
từng tháng, nếu ít có thể chia theo quý/năm

- Thời gian lưu trữ:

Đối với chứng từ không liên quan đến số liệu trong sổ kế toán như báo
giá, đề nghị mua hàng… lưu 5 năm

13
 Đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán như: Hoá đơn
GTGT, Phiếu chi, Phiếu nhập kho… lưu 10 năm

2. Cơ sở pháp lý về chứng từ trong hoạt động mua sắm – thanh toán tại
Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội

Sabeco tuân theo các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Chế độ Kế toán
Doanh nghiệp Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính
ban hành ngày 22/12/2014; thông tư số 53/2016/TT-BTC về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC và các quy định pháp lý có liên
quan.

2.1 Quy định về nội dung chứng từ

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung:

– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ kế
toán

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ
kế toán

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng
số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và
bằng chữ;

– Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan
đến chứng từ kế toán.

2.2 Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
14
 đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập
một lần cho mỗi nghiệp vụ.

– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo
nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có
mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm
đầy đủ các nội dung quy định.

– Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa,
sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không
ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa
không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế
toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải
lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên
phải giống nhau.

– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế
toán phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về
chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp
không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì
phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu
được trong thời hạn lưu trữ.

2.3. Quy định về việc ký chứng từ kế toán

– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực
không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc
đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người
phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ KT của người khiếm thị được thực
15
 hiện theo quy định của Chính phủ.

– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người
được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ KT khi chưa ghi đủ nội
dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế
toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký
trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử
có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

2.4. Quy định về việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

– Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán

– Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự
thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật

– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm
phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế
toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm
giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp
cho đơn vị kế toán. Đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng
loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản,
ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên,
đóng dấu.

2.5. Quy định về xử lý các sai phạm về chứng từ

Cá nhân, tổ chức nào vi phạm các quy định về chứng từ kế toán thì tùy
từng hành vi, mức độ, hậu quả mà có thể bị hoặc bị xử lý hình sự.

16
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi ký chứng từ kế toán không đúng với quy
định về vị trí chữ ký của các chức danh đối với từng loại chứng từ kế
toán.

2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các
hành vi sau đây:

- Lập chứng từ kế toán không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định
của pháp luật về kế toán;

- Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các
hành vi sau đây:

- Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng
từ kế toán;

- Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách
nhiệm của người ký;

- Ký chứng từ kế toán mà không có thẩm quyền ký hoặc không được ủy

quyền ký.

4. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong
các hành vi sau đây:

- Giả mạo, khai man chứng từ kế toán;

- Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế
toán;

Cá nhân, tổ chức nào vi phạm các quy định về chứng từ kế toán thì tùy
từng hành vi, mức độ, hậu quả mà có thể bị hoặc bị xử lý hình sự.
Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường
hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài

17
 chính phát sinh;

- Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh;

- Hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng chứng từ kế toán.

5. Hình thức xử phạt bổ sung:

- Tịch thu chứng từ kế toán đối với hành vi giả mạo, khai man chứng từ
kế toán; Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ
kế toán ở mục 4 nêu trên.

- Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề kế toán đối với người hành
nghề kế toán từ 01 tháng đến 03 tháng; đình chỉ kinh doanh dịch vụ kế
toán đối với tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán từ 01 tháng đến 03 tháng
vi phạm quy định tại mục 4 nêu trên.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

Buộc phải hủy các chứng từ kế toán đã lập trùng lặp cho một nghiệp vụ
trong trường hợp lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh.

3. Kinh nghiệm giảm thiểu chứng từ giấy

3.1.Giảm thiểu chứng từ giấy trong xu hướng “Văn phòng không giấy”

“Văn phòng không giấy” là Một văn phòng mà trong đó việc dùng giấy
cho các công việc truyền thống như gởi các thông báo, điền vào các bảng mẫu
giấy tờ, và thực hiện các ghi chép hằng ngày, đã được giảm thiểu hoặc bỏ hẳn.

Hiện nay chứng từ giấy vẫn còn được dùng phổ biến vì ba lý do chính. Đầu
tiên là để đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật. Các tài liệu
dựa trên cơ sở máy tính còn chưa được quy định cụ thể nên chưa có giá trị về

18
mặt pháp lý. Thứ hai, các tài liệu được số hóa có thể sẽ bị hack hoặc nhiễm
virus nếu không được bảo mật tốt khiến tài liệu bị xóa mất, bị đánh cắp. Đặc
biệt là những tài liệu không được sao lưu. Điều này sẽ gây ra tổn thất lớn cho
doanh nghiệp. Mặc dù vậy, “Văn phòng không giấy” vẫn đem lại nhiều lợi ích
mà việc sử dụng tài liệu giấy không thể có được.

Tiết kiệm thời gian dành cho việc định vị và truy xuất các tập tin vật lý.
Các tài liệu kỹ thuật số có thể được sắp xếp và lập chỉ mục dễ dàng, giúp việc
tìm kiếm các tệp bạn cần nhanh hơn nhiều với khả năng tìm kiếm. Khi tài liệu
trở nên dễ truy cập hơn, thời gian truy xuất tệp sẽ giảm đáng kể để nhóm của
bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao
khác

Thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Nhân viên có thể
chia sẻ tệp tài liệu số mà không cần in và xem các phiên bản tài liệu đã cập nhật
và trước đây. Điều này giúp giảm thiểu các bước và tối ưu hóa quy trình làm
việc khi cùng nhau làm việc trên các tài liệu.

Cải thiện tính bảo mật của thông tin. Quyền truy cập có thể được chỉ định
và thu hồi theo cấp độ người dùng và loại tài liệu. Với cài đặt bảo mật chi tiết,
thông tin bí mật và nhạy cảm có thể được theo dõi và bảo vệ khỏi việc lạm dụng
và thay đổi trái phép. Điều này cũng làm giảm nguy cơ mất mát và trộm cắp.

Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu. Loại bỏ phần lớn thủ tục giấy tờ
giúp bạn tiết kiệm tiền mua giấy và tủ hồ sơ, cũng như các chi phí khác như
mực máy photocopy và văn phòng phẩm.

3.2.Kinh nghiệm triển khai tại các doanh nghiệp

a. Thay đổi thói quen quản lý tài liệu

Sử dụng các công cụ quét để số hóa tài liệu giấy: điều này giúp việc chia sẻ
tài liệu giấy nhanh chóng với mọi khoảng cách đồng thời giúp bảo quản và lưu
trữ tài liệu. Một số công cụ đươc sử dụng như Microfoft Office Lens,

19
CamScanner, Fast Scanner, Clear Scan.

Sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu để lưu trữ: các hệ thống quản lý tài
liệu như một tủ hồ sơ kỹ thuật số cung cấp các tính năng như bảo mật, chức
năng di động, khả năng sử dụng, chia sẻ, cộng tác và kiểm soát. Một số công cụ
thông dụng: Microsoft SharePoint, IMC.ERP, DocEye.

b. Số hóa các chức năng kinh doanh bằng phần mềm và dịch vụ

Phần mềm kế toán: giúp bạn theo dõi và giám sát tài chính doanh nghiệp của
mình một cách an toàn và dễ dàng hơn. Các phần mềm phổ biến được dùng như
Misa, Effect, Fast, Bravo, ….

Dịch vụ chữ ký điện tử: Thay vì yêu cầu chữ ký bằng văn bản trên giấy, dịch vụ
chữ ký điện tử cho phép nhân viên và khách hàng ký tài liệu bằng kỹ thuật số.
Các công cụ được sử dụng: Misa Esign, VNPT, Viettel, …

Phần mềm chấm công: AMIS, Wise Eye, Mitaco, VeriClock, … kết hợp với các
thiết bị chấm công bằng vân tay, bằng thẻ từ, nhận diện khuôn mặt giúp tổng
hợp được nhiều dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn.

c. Chuyển sang thanh toán không cần giấy tờ

Hóa đơn điện tử: giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, lưu chuyển, lưu
trữ; khắc phục rủi ro mất, hỏng cháy; tiết kiệm thời gian thu hồi khi có sai sót;
dễ dang trả cứu thông tin trên hệ thống của cơ quan thuế. Kể từ ngày 1/7/2022
Việt Nam đã bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
Thanh toán qua ngân hàng: Ủy nhiệm chi điện tử được phê duyệt bằng
chữ ký điện tử sẽ giúp DN thanh toán nhanh chóng, chính xác và an toàn.
Kê khai nộp thuế trực tuyến: với hệ thống thuế điện tử của Tổng cục thuế
đã giúp doanh nghiệp không cần kê khai thuế bằng giấy và đến tận cơ quan thuế
để nộp đã góp phần giảm thiểu chứng từ giấy, thời gian cũng như chi phí.
d. Sử dụng tính năng sao lưu và lưu trữ đám mây

20
 Các ứng dụng dựa trên đám mây là một cách thuận tiện để không cần giấy
tờ. Chúng giúp người dùng tạo, lưu và truy cập thông tin qua đám mây thay vì
dựa vào tài liệu vật lý hoặc máy chủ nội bộ. Bên cạnh đó, các ứng dụng dựa trên
đám mây bao gồm các giao thức bảo mật tích hợp và cho phép chia sẻ tệp và
cộng tác: Google Drive, Mega, OneDrive, Amazon Drive.

21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LUÂN CHUYỂN
VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ TRONG HOẠT ĐỘNG MUA SẮM – THANH
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA SÀI GÒN – HÀ NỘI

1. Khái quát về Công ty

1.1 Thông tin khái quát

Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn - Hà Nội (Saigon - Hanoi Beer Corporation)
là một thành viên của Công ty Cổ phần Bia, Rượu, Nước giải khát Sài Gòn
(Sabeco). Công ty được thành lập vào ngày 06/07/2007 với vốn điều lệ ban đầu
là 126 tỷ đồng.

- Sản phẩm

Công ty đã phát triển 13 dòng sản phẩm bao gồm bia chai Saigon Special,
bia chai Saigon Export Premium, bia chai Saigon Lager 355, bia chai 333
Premium, bia chai Saigon Chill, bia chai Lạc Việt, bia lon Saigon Gold, bia lon
Saigon Special, bia lon Saigon Export Premium, bia lon Saigon Lager, bia lon
333, bia lon Saigon Chill, và bia lon Lạc Việt.

- Thành tựu

Với hơn 148 năm lịch sử hình thành và phát triển, Bia Sài Gòn và Bia 333
vẫn đang là thương hiệu Việt dẫn đầu thị trường bia Việt Nam và đang trên
đường chinh phục các thị trường khó tính như Đức, Mỹ, Nhật và Hà Lan.
- Sơ đồ bộ máy quản lý tổ chức công ty

22
Hình 1. Sơ đồ bộ máy quản lý tổ chức công ty

- Mô hình quản trị: Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn - Hà Nội sử dụng mô hình
quản trị của công ty tổ chức theo Luật Doanh Nghiệp và Điều lệ công ty, bao
gồm các bộ phận:
- Đại hội đồng cổ đông: Cơ quan quyền lực tối cao của công ty, gồm tất cả các
cổ đông, những người có quyền thông qua các quyết định quan trọng như
việc phê duyệt báo cáo tài chính, lựa chọn Hội đồng quản trị, và thay đổi điều
lệ công ty.

23
- Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về việc điều hành
công ty theo hướng dẫn của Đại hội đồng cổ đông, ra quyết định về chiến
lược kinh doanh và giám sát hoạt động của Ban giám đốc.
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và
Ban giám đốc để bảo vệ lợi ích của cổ đông, kiểm tra các báo cáo tài chính
và thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ.
- Ban giám đốc: Ban giám đốc, do Giám đốc điều hành (CEO) dẫn dắt, chịu
trách nhiệm về việc điều hành hàng ngày của công ty, thực hiện các quyết
định của Hội đồng quản trị và quản lý các khối chuyên môn nghiệp vụ.
- Khối chuyên môn nghiệp vụ: Các khối chuyên môn nghiệp vụ bao gồm các
phòng ban hoặc nhóm chuyên trách như Hành chính - Tổng hợp, Tài chính -
Kế toán, Kế hoạch thương mại, các phân xưởng và các phòng ban.
1.2. Khái quát chung về tình hình mua sắm – thanh toán tại Công ty giai đoạn
2022-2023
NVL chính của Công ty chủ yếu là lúa mạch, hoa houblon...Những NVL
này phụ thuộc lớn vào nhóm ngành nông nghiệp và chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi
yếu tố thời tiết, mùa vụ, lúa mạch, houblon là nguồn nguyên liệu được nhập
khẩu từ nước ngoài, sự sụt giảm sản lượng do mất mùa và khó khăn trong
logistic đã tạo ra áp lực tăng giá nguyên liệu đầu vào của Công ty, từ đó gia tăng
chi phí giá vốn hàng bán và gây ảnh hưởng bất lợi đến lợi nhuận của Công ty
trong năm qua
Tình hình địa chính trị căng thẳng ở châu Âu không chỉ tạo ra một cuộc
khủng hoảng nhân đạo mà còn dẫn đến tình trạng thiếu hụt trầm trọng nguồn
cung lương thực toàn cầu. Đồng thời, giá năng lượng cũng tăng vọt do các lệnh
trừng phạt đối với Nga, gây ra lạm phát cao trên toàn cầu, từ đó làm tăng giá cả
của hàng hóa cơ bản, trong đó bao gồm nguyên vật liệu đầu vào của ngành sản
xuất (malt, vỏ lon nhôm, nhãn,... ). Bên cạnh đó, thế giới cũng phải đối mặt với
tình trạng gián đoạn chuỗi cung ứng, đặc biệt là tình trạng thiếu hụt container do
chính sách không Covid của Trung Quốc.

24
 Bất chấp những thách thức đó, SABECO đã kiểm soát được chi phí đầu
vào bằng cách mua chung một số nguyên vật liệu và mua trước các nguyên vật
liệu chính để giảm thiểu biến động giá cả. Bên cạnh đó, Ban Điều hành đã nỗ
lực đưa ra các kế hoạch kịp thời và phù hợp để đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật
liệu cho sản xuất năm 2022, không để xảy ra tình trạng thiếu hụt
Nguồn nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo về số lượng, đúng chất lượng, quy
cách, chủng loại, và tránh các hiện tượng hao hụt, mất mát, lãng phí vật liệu ở tất
cả các khâu của quá trình sản xuất.
Năm vừa qua, tổng lượng nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất và đóng gói
các sản phẩm và dịch vụ chính của Công ty trong năm:

Hình 2. NVL được sử dụng để sản xuất và đóng gói sản phẩm của Công ty trong
năm 2022
SABECO cũng ban hành các yêu cầu kỹ thuật khắt khe cho tất cả các
nguyên vật liệu đầu vào. Trong đó, các nguyên vật liệu ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm và vệ sinh an toàn thực phẩm như malt đại mạch, hoa bia, vỏ
lon, nắp lon, vỏ chai và nắp chai đềuđược mua trực tiếp từ nhà cung cấp nhằm
kiểm soát chất lượng đầu vào trước khi phân phối lại cho các nhà máy. Các
nguyên vật liệu phụ không ảnh hưởng đến chất lượng bia và vệ sinh an toàn thực
phẩm thì do các nhà máy tự mua theo danh sách nhà cung cấp, nhãn hàng và yêu
cầu kỹ thuật đã được SABECO ban hành. Các yêu cầu kỹ thuật về nguyên vật
liệu cũng được ban hành dựa trên quy định hiện hành của pháp luật và tiêu
chuẩn của Việt Nam, các thông lệ quốc tế và có sự tham khảo thông tin từ các tổ
25
chức chuyên ngành trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống trên thế giới như
European Brewery Convention (EBC), Mitteleuropäische Brautechnische
Analysenkommision (MEBAK), American Society of Brewing Chemists
(ASBC) và Deutsches Institut für Normung (DIN).

2. Thực trạng chu trình mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia Sài
Gòn – Hà Nội

2.1. Nhận yêu cầu mua hàng trong nội bộ, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và
đặt hàng

Công việc 1.1: Nhận và xử lý yêu cầu mua hàng

Hoạch định nhu cầu cung ứng NVL là một phần quan trọng trong chutrinfh mua
hàng của Công ty. Để có thể sản xuất liên tục Công ty cần phải có một kế hoạch
xuyên suốt quá trình hoạt động. Dựa vào kế hoạch này, các bộ phận có liên
quan cân đối nhu cầu NVL, KHSX sao cho tối ưu với chi phí thấp nhất để sản
xuất sản phẩm với chất lượng cao. Công ty đã áp dụng phương pháp kiểm soát
HTK theo PP lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements
planning). Việc lập kế hoạch cung ứng NVL được thực hiện 1 lần cho tháng tiếp
theo.

Hình 3.Yêu cầu về hàng hóa dịch vụ

Công việc 1.2: Xét duyệt yêu cầu mua hàng và tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp
phù hợp

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp sẽ được thực hiện ngay sau khi xác định được

26
nhu cầu NVL cần mua, thường trải qua các bước cơ bản sau:

Giai đoạn khảo sát

- Thu thập thông tin về các nhà cung cấp, xem lại hồ sơ lưu trữ về các nahf
cung cấp

- Các thông tin trên báo, tạp chí, Internet, các trung tâm thông tin

- Các thông tin có được qua các cuộc điều tra, phỏng vấn các nhà cung cấp,
người sử dụng NVL

- Xin ý kiến các chuyên gia

Giai đoạn lựa chọn

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành

- Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp

- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra những nhà cung cấp đạt yêu cầu

- Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được

Bộ phận cung ứng của Công ty đã tiếp cận, thu thập thông tin đầy đủ về nhà
cung ứng cũ và mới từ các nguồn thông tin để chỉnh lý, phân tích thông tin nhà
cung ứng khi xây dựng hồ sơ năng lực nhà cung ứng, đồng thời lưu trữ hồ sơ
thông tin nhà cung ứng để giúp cho việc đánh giá, phân tích, so sánh năng lực
nhà cung ứng được nhanh chóng tiết kiệm chi phí, thời gian cho Công ty

27
Hình 4. Đề nghị báo giá sản phẩm

28
Hình 5. Phiếu đánh giá nhà cung ứng NVL

29
Hình 6. Đánh giá nhà cung ứng

30
Công việc 1.3: Đặt hàng

Trong nội dung này, Công ty sẽ phải tổ chức lựa chọn nhà cung cấp ký kết
hợp đồng. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong cung ứng NVL và đảm
bảo lợi ích hợp lý của cả 2 bên. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy
định của pháp luật (pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, luật dân sự, luật thương
mại...)

Giai đoạn đàm phán (Thương lượng), ký kết hợp đồng

- Thống nhất tiêu chuản kỹ thuật các sản phẩm (độ bền, chất lượng sản phẩm
và phương tiện kiểm tra)

- Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời
hạn như kiểm tra lại khi có biến động giá NVL, trị giá đồng tiền

- Xác định hình thức trả tiền (như trả tiền mặt với sự giảm giá. trả vào ngày
cuối tháng...)

- Xác định điều kiện giao hàng, thời giạn giao hành, trách nhiệm của nhà cung
cấp nếu sản phẩm không đạt yêu cầu

- Hình phạt khi nhà cung cấp vi phạm hợp đồng

Giai đoạn thử nghiệm: Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết thì cần tiến
hành theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn

- Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ hợp tác lâu dài

- Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác

31
Hình 7. Đơn đặt hàng

32
Hình 8. Hợp đồng mua bán hàng hóa

2.2. Nhận hàng và bảo quản hàng

a. Kiểm nhận hàng

Khi nhận được thông tin giao hàng từ nhà cung cấp, phòng kế hoạch vật tư
tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,… và làm thủ tục bàn
giao với nhà cung cấp. Nếu kiểm tra chất lượng đầu vào và chủng loại không
đạt, phòng kế hoạch vật tư gửi thông báo tới nhà cung cấp để làm thủ tục trả
hàng.

Nếu số lượng hàng hóa không khớp, tùy theo từng trường hợp, phòng kế
hoạch vật tư xử lý như sau:
33
- Nếu số lượng hàng hóa thực tế ít hơn số lượng hàng hóa đã có trong đơn
hàng: Thông báo đến NCC bằng văn bản có xác nhận của các bên tham gia
nhập hàng. Đồng thời, kế toán xác nhận lại công nợ.

- Nếu số lượng hàng hóa thực tế nhiều hơn số lượng hàng hóa đã có trong đơn
hàng: Xin ý kiến lãnh đạo, xác nhận lại công nợ trong trường hợp lãnh đạo
đồng ý nhập phần dư.

Hình 9. Phiếu nhập kho

b. Bảo quản hàng

Phòng kế hoạch vật tư tiến hành làm các thủ tục bàn giao hàng hóa, chứng
từ liên quan cho bộ phận kho.

2.3. Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả

Công việc 3.1 chấp nhận hóa đơn mua hàng

Phòng kế toán tập hợp bộ chứng từ nhập hàng, in phiếu nhập, gửi các bộ phận
ký hoàn thiện. Đồng thời, kế toán thực hiện theo dõi, thanh toán công nợ theo

34
kế hoạch đã lên.

Công việc 3.2 ghi nhận chứng từ thanh toán tiền

Hình 10. Hóa đơn GTGT

2.4. Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp

35
Hình 11. Mẫu giấy đề nghị thanh toán

Hình 12. Mẫu ủy nhiệm chi

Hình 13. Mẫu phiếu chi

36
3. Mô hình quản lý, quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong hoạt
động mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội

Chu trình mua hàng ở Công ty CP Bia Sài Gòn – Hà Nội được khái quát
qua các bước: Đề nghị mua hàng, duyệt đề nghị mua, duyệt nhà cung cấp, tiến
hàng mua hàng và cuối cùng là thanh toán. Tuy nhiên, do đặc thù của mặt hàng
là khác nhau, chu trình chi mua hàng cũng khác nhau. Có thể phân thành hai
nhóm chi tiêu chính là:

+ Nhóm 1: NVL do Tổng công ty nhượng bán và chỉ định cung cấp

+ Nhóm 2: NVL do Công ty chủ động tìm nguồn cung ứng

a. Chu trình mua hàng đối với các nguyên liệu chính do Tổng Công ty
SABECO nhượng bán và chỉ định cung cấp bao gồm Malt, Houblon, lon nhôm,
thùng, nút và nhãn diễn ra như sau:

(1) Công ty áp dụng phương pháp dự báo định lượng để xác định kế hoạch
cung ứng NVL hàng tháng đảm bảo cho sản xuất đủ về số lượng và chất lượng.
Căn cứ vào dự báo nhu cầu NVL, kế hoạch sản xuất theo năm và cụ thể theo
từng tháng , bộ phận kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung ứng NVL cho từng tháng
được trưởng bộ phận ký duyệt rồi trình lãnh đạo Công ty phê duyệt cho mua
NVL phục vụ sản xuất

(2) Giám đốc tài chính và tổng giám đốc xem xét kế hoạch nhập NVL của bộ
phận kế hoạch, xét duyệt kế hoạch mua NVL

(3) Căn cứ vào yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận kế hoạch tiến hành đặt
mua hàng, lập đơn đặt hàng một liên

(4) Bộ phận kế hoạch sẽ tiến hành vào đặt hàng vào tuần cuối của tháng đến
Tổng Công ty để Tổng Công ty nhượng bán NVL cho công ty sản xuất theo kế
hoạch. Việc đặt hàng được tiến hành trên một phần mềm kết nối chung giữa
Tổng công ty và đơn vị. Bộ phận kế hoạch lập đơn đặt hàng trên phần mềm hệ
thống. Dữ liệu đặt hàng được chuyển trực tiếp đến Tổng công ty
37
(5) Khi NVL được chuyển đến, kèm theo là hóa đơn liên hai và phiếu giao
hàng, nhân viên phòng kế hoạch xác nhận số lượng thực tế nhập kho trên phiếu
giao hàng của Tổng công ty .

(6) Phiếu giao hàng cùng với hóa đơn được chuyển cho kế toán vật tư để lập
phiếu nhập kho một liên.

(7) Định kỳ, kế toán làm đề nghị thanh toán một liên để thanh toán cho nhà
cung cấp.

(8) Đề nghị thanh toán được trình kế toán trưởng, giám đốc tài chính và tổng
giám đốc ký duyệt.

(9) Căn cứ vào đề nghị thanh toán đã được ký duyệt, kế toán tiền gửi ngân
hàng lập ủy nhiệm chi ba liên. Ủy nhiệm chi sau khi ký và đóng dấu được đưa
tới ngân hàng để tiến hành chuyển tiền cho nhà cung cấp.

Chu trình mua NVL trên được khái quát qua lưu đồ chứng từ sau:

38
 Hình 14. Lưu đồ chu trình mua hàng đối với NVL do Tổng Công ty
SABECO cung cấp

b. Chu trình mua hàng đối với các nguyên liệu khác được Tổng Công ty
SABECO giao cho đơn vị tự thực hiện diễn ra như sau:

(1) Căn cứ vào dự báo nhu cầu NVL, kế hoạch sản xuất theo năm và cụ
thể theo từng tháng , bộ phận cung ứng sẽ tập hợp các nhu cầu NVL. Phòng kế
hoạch – thương mại sẽ tiến hành hỏi báo giá từ các nhà cung cấp được chọn.
Sau đó lập đề nghị mua hàng (1 liên) và báo giá trình lãnh đạo Công ty phê
duyệt cho mua NVL phục vụ sản xuất

(2) Kế toán trưởng, giám đốc tài chính và tổng giám đốc ký duyệt báo giá

39
của nhà cung cấp và đề nghị mua hàng.

(3) Phòng kế hoạch – thương mại căn cứ báo giá và yêu cầu mua hàng đã
được duyệt tiến hành đặt NVL, lập đơn đặt hành và chuyển đến nhà cung cấp

(4) Nhà cung cấp giao hàng cùng với phiếu giao hàng (một liên), hóa đơn
liên hai cho Phòng kế hoạch – thương mại. Căn cứ hóa đơn, phòng kế hoạch –
thương mại kiểm hàng và xác nhận số lượng thực tế nhập kho trên phiếu giao
hàng của nhà cung cấp

(5) Định kỳ, Căn cứ vào các chứng từ phiếu giao hàng của nhà cung cấp,
hóa đơn, phiếu nhập kho, báo giá, đề nghị mua hàng đã được duyệt, phòng kế
toán làm đề nghị thanh toán (một liên) trình kế toán trưởng, giám đốc tài chính
và tổng giám đốc ký duyệt.

(6) Đề nghị thanh toán được trình kế toán trưởng, giám đốc tài chính và
tổng giám đốc ký duyệt.

(7) Căn cứ vào đề nghị thanh toán đã được ký duyệt, phòng kế toán lập ủy
nhiệm chi ba liên. Ủy nhiệm chi sau khi ký và đóng dấu được đưa tới ngân hàng
để tiến hành chuyển tiền cho nhà cung cấp.

40
Chu trình mua NVL trên được khái quát qua lưu đồ chứng từ sau:

Hình 15. Lưu đồ chu trình mua hàng đối với NVL do Công ty chủ động tùm
nguồn cung ứng

41
Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm của công tác quản lý, luân chuyển và
lưu trữ chứng từ trong hoạt động mua sắm – thanh toán tại Công ty Cổ
phần Bia Sài Gòn – Hà Nội

1. Ưu điểm

Các công việc trong chu trình mua hàng thanh toán đã được thực hiện với đầy
đủ chứng từ.

Công ty lập đề nghị mua hàng theo kế hoạch cung ứng NVL giúp công ty
mua được hàng phù hợp với cho mục đích sử dụng, mua đúng số lượng và kịp
thời cho sản xuất tránh gây lãng phí do mua thừa có thể dẫn đến làm giảm chất
lượng NVL còn tốn kém chi phí lưu kho. Hoặc mua thiếu gây ảnh hưởng đến
chu trình sản xuất. Bên cạnh đó, bộ phận phê duyệt là Ban Giám đốc tách biệt
với Bộ phận đề nghị mua hàng cũng là bước để kiểm tra, kiểm soát tránh sai sót
về mặt chủng loại, số lượng. Dấu vết phê duyệt góp phần giảm tình trạng gian
lận dùng đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận.

Nhà cung cấp NVL chính cho hoạt động sản xuất là Tổng công ty nên việc
cung ứng đã được thương lượng với ban quản lý cấp cao của công ty, do đó
công ty sẽ mua được với giá cả hợp lý và không lo không đủ nguồn cung ứng.
Điều này giúp DN tiết kiệm được thời gian, chi phí khi không cần tìm kiếm, so
sánh các NCC.

Có quy định về quy trình luân chuyển chứng từ cụ thể, giúp chứng từ được
chuyển đến phòng kế toán nhanh chóng giúp hạn chế bị thất lạc chứng từ và kế
toán cũng ghi nhận các thông tin kịp thời và chính xác.

Công nợ được theo dõi trên hệ thống giúp kế toán dễ dàng theo dõi và
thanh toán đúng hạn để tận dụng đc các khoản giảm giá, chiết khấu. Công việc
42
thực hiện duyệt đề nghị thanh toán và ủy nhiệm chi trước khi thanh toán là bước
kiểm tra cuối cùng giúp Công ty thanh toán đúng số lượng hàng thực nhận,
đúng đơn giá đã thỏa thuận, tránh trả tiền trùng lắp,...

2. Nhược điểm

Công viêc đặt hàng - nhận hàng đều do Phòng Kế hoạch - Thương mại
thực hiện, đặc biệt là trong việc mua các NVL khác được Tổng công ty
SABECO giao cho thực hiện còn kiêm nhiệm luôn việc lựa chọn NCC. Điều
này có thể gây ra rủi ro nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp lựa
chọn NCC để mua hàng với chất lượng kém hơn, giá cả cao hơn. Khi nhận hàng
cũng chỉ có một bộ phận này nên khả năng rủi ro xảy ra là rất lớn.

Phiếu nhập kho cần chữ ký của người giao hàng nhưng Kế toán vật tư lại
không đồng kiểm khi nhận hàng khiến việc luân chuyển Phiếu nhập kho từ
Phòng kế toán đến người giao hàng rất tốn thời gian và công sức. Mặc dù có
hoạt kiểm tra việc nhận hàng nhưng Phòng Kế hoạch - Thương mại chỉ đối
chiếu hàng hóa với Phiếu giao hàng và Hóa đơn mà chưa có sự đối chiếu với
Đơn đặt hàng. Đây là nguyên do dẫn đến các sai sót về giao sai chủng loại hàng,
giao thiếu hoặc thừa hàng hóa. Yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng cũng không
được chuyển sang Phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ khác
có liên quan sẽ làm cho các sai sót không được phát hiện kịp thời, ảnh hưởng
lớn tới cả những hoạt động sau, gây tổn thất lớn tới công ty. Nguyên nhân một
phần là Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng chỉ được lập một liên bằng chứng từ
giấy, sau khi được Phòng Kế hoạch - Thương mại sử dụng để thực hiện việc đặt
hàng đã lưu luôn tại bộ phận. Gây ra tình trạng thiếu chứng từ để luân chuyển.
Hoạt động này đã gây ra một lỗ hổng quá lớn trong quản lý buộc DN phải khẩn
trương khắc phục ngay.

Công ty đang kết hợp cả việc sử dụng phần mềm quản lý và chứng từ giấy.
Tuy nhiên, qua phân tích có thể thấy phần mềm này chỉ mới được sử dụng để
lưu trữ, chưa thể hiện được sự kết nối chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Do

43
vậy việc luân chuyển chứng từ giấy vẫn là chủ yếu. Dù các chứng từ như Yêu
cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi đều có thể
chuyển sang chứng từ điện từ với chữ ký số nhưng vẫn chưa được thực hiện.

3. Các giải pháp giảm thiểu chứng từ giấy trong hoạt động mua sắm – thanh
toán tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội
Các giải pháp Sabeco có thể áp dụng nhằm giảm thiểu lượng chứng từ giấy phải
sử dụng bao gồm:
1. Sử dụng hệ thống số hóa: Lưu trữ và quản lý các tài liệu điện tử thay vì in
ra giấy. Hiện nay, một số công ty đã bắt đầu cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ
liệu dưới dạng số hóa cho các cá nhân, tổ chức.
2. Ký số và chứng thực điện tử: Xác thực và chứng thực các tài liệu và giao
dịch điện tử bằng cách sử dụng chữ ký số và các dịch vụ ký số.
3. Sử dụng ứng dụng di động và ví điện tử: Khuyến khích khách hàng sử
dụng ứng dụng di động của ngân hàng để thực hiện các giao dịch và thanh
toán.
4. Cung cấp hóa đơn điện tử: Thay vì in hóa đơn giấy, cung cấp hóa đơn
điện tử qua email hoặc qua các kênh trực tuyến khác.
5. Tích hợp các giải pháp có khả năng tự động hóa: áp dụng tự động hóa vào
quy trình thanh toán và mua sắm, chẳng hạn như tạo hóa đơn và ghi nhận
giao dịch tự động thông qua hệ thống ERP (Enterprise Resource
Planning).
6. Đưa ra các quy chế đảm bảo an toàn và nghiêm túc tuân thủ: Áp dụng các
biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin của khách hàng.
7. Tạo hỗ trợ cho người dùng: Hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng để họ có thể
sử dụng các giải pháp số hóa một cách hiệu quả và dễ dàng.
Những phương pháp này không chỉ giúp giảm thiểu sử dụng chứng từ giấy, mà
còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất làm việc, và bảo vệ môi
trường.

44
 Kết luận
Hệ thống thông tin kế toán và chu trình mua sắm thanh toán đều đóng vai
trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của một tổ chức diễn ra
một cách hiệu quả và minh bạch.

Hệ thống thông tin kế toán là một công cụ không thể thiếu trong việc quản
lý tài chính của một tổ chức. Nó cung cấp các thông tin cần thiết để kiểm soát
chi phí, lập dự toán và đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu. Thông
qua việc phân tích và theo dõi các chỉ số tài chính, hệ thống thông tin kế toán
giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của tổ chức, từ đó đưa ra
các quyết định kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả.

Chu trình mua sắm thanh toán là một quy trình quan trọng giúp tổ chức
kiểm soát quá trình mua hàng, từ việc lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận
hàng, và cuối cùng là thanh toán. Việc này giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, tăng
hiệu suất làm việc và giảm rủi ro liên quan đến gian lận. Qua chu trình này, tổ
chức có thể đảm bảo rằng mọi giao dịch mua sắm đều được thực hiện một cách
minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật.

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán và chu trình mua sắm thanh toán là
hai yếu tố không thể thiếu trong việc điều hành một tổ chức thành công. Chúng
không chỉ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo ra sự minh bạch và
tín nhiệm trong giao dịch kinh doanh.

45
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Nhà xuất bản trường Đại học
Kinh tế quốc dân (2021)
2. Quốc hội (2015), Luật Kế toán; Chương II: Nội dung công tác kế toán;
Mục 1. Chứng từ kế toán
https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Luat-ke-toan-
2015-2...69.aspx
3. Quốc hội (2015). Luật Kế toán số 88/2015/QH13;
4. Chính phủ (2016). Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết
một số điều của Luật Kế toán năm 2015
5. Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội (2022), Báo cáo thường niên năm
2022
https://static2.vietstock.vn/data/HNX/2022/BCTN/VN/BSH_Baocaothuo
ngnien_2022/1_bsh_2023_3_23_5df1a88_bctn2022_1.pdf
6. Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Sài Gòn (2022), Báo
cáo thường niên năm 2022
https://www.sabeco.com.vn/Data/Sites/1/media/co%20dong/bao%20cao
%20thuong%20nien/16-05-2023/2023.04.18%20-
%202022AR%20(final)%20(VN).pdf
7. Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội (2017), Thông tin tóm tắt về tổ
chức đăng ký giao dịch
http://images1.cafef.vn/download/280618/hnx-ban-cong-bo-thong-tin-
cua-ctcp-bia-sai-gon-ha-noi-bsh_3.pdf
8. Nguyễn Tài Quang (2017), Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty
cổ phần Bia Sài Gòn – Miền Trung
https://drive.google.com/file/d/1Ptkwcid3t5nCdiYuDaoWJRgNxOeGqKj
d/edit
9. Slideshare, Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn –
Hà Nội

46
10.Nguyễn Thị Mai Hòa (2016), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
Công ty CP đầu tư kinh doanh tổng hợp D&C
http://ulsa.edu.vn/uploads/file/caohoc/LU%E1%BA%ACN%20V%C4%8
2N%20CAO%20H%E1%BB%8CC%20KH%C3%93A%204/KT01016_
NguyenThiMaiHoa4C.pdf
11.What are the benefits of a paperless workplace?
https://www.hyland.com/en/resources/terminology/paperless-office
12.Tips and services to help your office go paperless
https://www.businessnewsdaily.com/10655-paperless-office.html
13.Các yêu cầu về chứng từ trong mua hàng
http://ketoanleanh.vn/cac-yeu-cau-ve-chung-tu-trong-qua-trinh-mua-hang
14.Mẫu hoá đơn mua (bán) hàng hoá dịch vụ
https://sanketoan.vn/mau-hoa-don-muaban-hang-hoa-dich-vu/danh-muc

47