Administración de los

Servicios de Arquitectura
Unidad 2. Labores generales de
administración de servicios en
arquitectura
 Presentación de la unidad.......................................................................... 3
Objetivos...................................................................................................... 4
2. Labores generales de administración de servicios en
arquitectura................................................................................................. 5
2.1. Levantamiento de actas................................................................. 6
2.2. Tramitación de garantías................................................................ 8
2.3. Cumplimiento de normas.................................................................. 10
2.4. Manejo de anticipos......................................................................... 12
Temario 2.5. Control de cuentas…………………………………………………….............. 13
2.6. Control de flujo de fondos…………………………………………………… 14
2.7. Control de costos y presupuestos…………………………………………. 15
2.8. Aplicación de sanciones y descuentos…………………………………… 16
2.9. Archivo de obra……………………………………………………………………….. 17
Para saber más........................................................................................... 18
Cierre de la unidad.................................................................................... 19
Fuentes de consulta.................................................................................... 20
Presentación de la
unidad

¡Bienvenido a la unidad 2!

Una vez comprendidos los documentos propios de la obra durante la semana 1,

entenderás sobre la forma en que se controlan los recursos financieros y el
tiempo en los servicios de arquitectura.

¡Éxito en esta semana!

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Objetivos

Al término de esta unidad lograrás:

• Identificar las principales labores del área administrativa dentro de un proyecto

arquitectónico.
• Conocer los documentos esenciales para la administración de un proyecto
arquitectónico.

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2. Labores generales de administración
de servicios en arquitectura

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en

documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos
son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública la forma externa
de dichos actos para que el GP pueda llevar a cabo todas las responsabilidades enlistadas anteriormente
y con esto conseguir un correcto control, deberá apoyarse de los siguientes documentos administrativos
con apoyo de los departamentos que conforman a una empresa.

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2.1. Levantamiento
de actas

Levantamientos de actas:

Las actas administrativas son la forma que tienen las empresas de poder amonestar a los trabajadores
que han incurrido en alguna falta o práctica desafortunada en el ejercicio de sus labores. Se integran a su
expediente a fin de estar en posibilidad de efectuar una rescisión de contrato de trabajo o bien para
aplicar la sanción que corresponda según la falta que se haya cometido.

6
2.1. Levantamiento
de actas

Ejemplo de Acta administrativa

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2.2. Tramitación
de garantías

Una garantía es un contrato mediante el cual se

pretende dotar de una mayor seguridad al
cumplimiento del pago de una deuda. Las garantías
son muy importantes para los consumidores.
Permiten tener la certeza de que, en caso de vicios
o defectos que afecten el correcto funcionamiento
del producto, los responsables se harán cargo de su
reparación para que el producto vuelva a reunir las
condiciones óptimas de uso.
Son responsables del otorgamiento y cumplimiento
de la garantía legal los productores, importadores,
distribuidores y vendedores del producto.
En caso de que el producto deba trasladarse a
fábrica o taller para su reparación, los gastos de
flete y seguro o cualquier otro que demande el
transporte quedan a cargo del responsable de la
garantía.
En este caso, el Gerente de proyecto (GP) por ser
responsable de garantizar que el servicio o
producto ofrecido al cliente sea el óptimo deberá
conocer acerca de este trámite.

8
2.2. Tramitación
de garantías

Ejemplo de una Garantía

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2.3. Cumplimiento
de normas

Existen normas de conducta y reglamentos en cada reunión e incluso en cada interacción de personas. En
las empresas, en particular, las reglas son fundamentales. Aunque muchas veces las normas empresariales
son sobreentendidas, lo correcto es hacerlas explícitas y establecerlas y documentarlas en un reglamento
interior de trabajo.

La normatividad empresarial es el conjunto de reglas que determinan el funcionamiento de la empresa,

regula el comportamiento del capital humano y da a conocer reglas explícitas para convivir en un
ambiente de respeto y cordialidad para que las tareas de cada persona se puedan desarrollar de la mejor
manera. Las normas variarán según el tipo de empresa, teniendo en cuenta la actividad a la que se
dedique. No es lo mismo si se trata de una empresa de construcción o de una empresa de recursos
humanos. Las normas se modifican teniendo en cuenta diferentes factores: el tipo de empresa, la
actividad principal de la misma, el riesgo de los trabajadores, la cantidad de personas involucradas, etc.

10
2.3. Cumplimiento
de normas

Importancia de la normatividad empresarial

Tener definida la normatividad empresarial y comunicar las normas de manera formal, haciéndolas
explícitas a todos los involucrados en la empresa tiene varias ventajas:
Protegen al empresario y a la empresa ya que cuando algún miembro de la empresa comete una falta, no
se debe tomar una decisión individual, sino que simplemente se aplica la norma.
El empresario ahorra tiempo ya que muchas de sus decisiones se tomarán teniendo en cuenta el
reglamento de la empresa.

Favorece un ambiente laboral más justo ya que las reglas son universales dentro de la empresa y así se
evitan los favoritismos.
Reduce los problemas interpersonales entre los empleados ya que se aplican las mismas normas a todos.

El Gerente de proyecto (GP) deberá tener el conocimiento para que puedan ser cumplidas, sin embargo,
como parte de la organización, el área legal es la directamente encargada.

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 2.4. Manejo
de anticipos

Un Anticipo es el pago o el cobro de una operación comercial en un momento anterior a la entrega de la

mercancía o a la prestación del servicio. Es decir, el anticipo se produce antes que la realización de la
operación principal.
Tipos de anticipo

Por la cantidad pagada

Anticipo parcial: El anticipo supone una parte del total de la operación principal. Si la operación
principal son 1.000 unidades monetarias, un anticipo parcial sería, por ejemplo, de 100 unidades
monetarias.
Anticipo total: El anticipo supone el total de la operación principal. Siguiendo el ejemplo anterior, el
anticipo total sería de 1.000 unidades monetarias, coincidiendo con la operación principal.
Por quien realiza el anticipo
Anticipo de clientes: Suponiendo una empresa A, el anticipo de clientes se produce cuando la
empresa A realiza una venta a un cliente y este le paga una parte de forma anticipada. Para el
cliente, este anticipo será un anticipo a proveedores.
Anticipo a proveedores: Suponiendo una empresa A, el anticipo a proveedores se produce cuando
la empresa A realiza una compra a un proveedor y la empresa A le paga una parte de forma
anticipada. Para el proveedor, este anticipo será un anticipo de clientes

El GP deberá tener conocimiento como parte de su control, sin embargo, el área contable es la
responsable de la gestión de estos movimientos con previa autorización de él o la GP.

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 2.5. Control de
cuentas

Para gestionar adecuadamente una empresa, es esencial conocer los recursos de los que se dispone en
cada momento. En este sentido, el control de cuentas consiste básicamente en determinar el estado
financiero de la empresa y administrar las operaciones económicas de la misma a partir de esta
información. De ejercer este control se encargan los responsables de la contabilidad del negocio, que
gestionan las cuentas de la empresa y los movimientos que se realizan en las mismas.
La actividad de control de cuentas se puede dividir en dos procesos fundamentales: La supervisión de los
activos y pasivos de la empresa, y la creación de asientos contables. Por un lado, se ha de comprobar que
los movimientos en las cuentas y el saldo disponible sean los planeados. Por otro, se ha de llevar un
seguimiento de todas las operaciones (compras, ventas, ingresos, gastos, nóminas, seguros, etc.). Ambos
procesos están estrechamente relacionados, ya que si no se está al tanto de las operaciones de la
empresa es imposible asegurar que los movimientos de las cuentas sean los esperados.
Este proceso es fundamental para el funcionamiento de cualquier organización, ya que permite gestionar
adecuadamente sus recursos económicos, tomar decisiones fundamentadas y asegurar que la operativa y
cuentas del negocio funcionan dentro de la legalidad.
Todo esto lo debe conocer el GP y lo lleva a cabo el Área contable de la organización.

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2.6. Control de
flujo de fondos

El flujo de fondos es la cantidad de dinero, en efectivo y en crédito, fluyendo dentro y fuera de un

negocio. Un flujo de fondos positivo es más dinero entrando que saliendo y un flujo negativo es menos
entrando que el necesario para cubrir los gastos del negocio.

El GP deberá tener en consideración la cantidad de dinero con la que se dispone para poder tomar
decisiones, el área que lo apoya en esta información es el área contable.

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2.7. Control de costos
y presupuestos

Estos conceptos suelen confundirse, pero un presupuesto se define como una serie de previsiones que se
formulan como una herramienta de planificación y brindan un curso de acción para un control eficiente de
costos, gastos y recursos dentro de una empresa o proyecto.
Ante ello, un presupuesto operativo o presupuesto de funcionamiento, por ejemplo, es un documento que
detalla todas las partidas de ingresos, costos y gastos de un negocio u organización para un período
determinado de tiempo futuro, generalmente un año.
En tanto que el proceso de estimar costos de un producto o servicio, como insumo de un presupuesto, se
le llama “costeo.”
Los costos son históricos, corresponden a partidas que ya se ejecutaron en el desenvolvimiento de las
actividades cotidianas como salarios, materias primas, materiales, traslados, entre otras. Las empresas
hacen uso del costeo para hacer estimaciones de los costos a futuro, partiendo de la información
histórica.
Los presupuestos son escalables, pueden estar limitados a la estimación de simples cuantías como la
nómina o los materiales y van aumentando su alcance por partidas y áreas medulares del negocio hasta el
presupuesto maestro.
De igual forma el área contable es responsable de esta gestión y es informada al Gerente de proyecto
quien tiene la responsabilidad de conocerlo para los proyectos a futuro y para conocer con lo que
dispone.

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 2.8. Aplicación de
sanciones y descuentos

Debido a que la empresa ofrece algún producto o

servicio, en base a normas establecidas ya sea
internas o apegadas al marco normativo legal, tiene
la facultad de aplicar sanciones.
Las sanciones administrativas pueden ir
acompañadas de medidas resarcitorias destinadas
a reparar el daño causado. Asimismo, mediante
acuerdo motivado podrán adoptarse medidas
provisionales destinadas a asegurar la eficacia de la
resolución final que pueda recaer.
Por tal motivo al aplicarse una sanción también
puede aplicarse sanciones en descuentos
económicos como parte de las medidas
resarcitorias para compensar el daño hecho.
Por ejemplo, si alguien robo algún objeto de valor.

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2.9. Archivo de obra

Parte de las responsabilidades de un GP es que conozca y tenga un archivo de obra para contar con toda
la documentación necesaria, para evitar extravíos y tener un respaldo de la gestión que se hace o hizo de
la obra.
Un archivo de obra incluye documentación variada como son:
• Planos. Son todos los planos elaborados para la obra (incluyendo modificaciones en caso de
haberlas).
• Memorias de cálculo o algún otro tipo de dictamen técnico.
• Bitácora de obra.
• Contratos. Es importante que cuente con al menos una copia de todos los contratos celebrados para
poder ejecutar la obra.
• Presupuestos. Debe contar con el presupuesto firmado y autorizado por el cliente o por el usuario.
• Oficios o documentación adicional. Si recibió algún tipo de archivo o memorándum también es
importante que se conserve.
• Trámites. Copia de la gestión de algún tipo de tramite
En muchas ocasiones al tiempo de haber terminado obras se sigue pidiendo documentación o se siguen
elaborando trámites y para ello es necesario contar con todos los elementos necesarios para que GP esté
al día.

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Para saber más

Para saber más sobre los temas vistos en esta unidad revisa el siguiente material:

•En el siguiente video conocerás un poco más acerca del reglamento de construcción de la CDMX
Reglamentos de construcción reglamento de construcción del DF Título 1ero - YouTube

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Cierre de la unidad

Con base en lo estudiado dentro de esta unidad y, retomado lo visto anteriormente,

lograste comprender de una mejor manera, la importancia que tiene dentro de un
proyecto arquitectónico la labor administrativa, ya que, como te pudiste dar cuenta,
los documentos que se manejan en la oficina, son fundamentales para lograr la
correcta ejecución y concluir cualquier obra, sin ser perjudicada o bien, tener retrasos
importantes por desconocimiento de los instrumentos requeridos por ley en todo
proyecto.

¡El éxito es la suma de pequeños esfuerzos que se repiten cada día!

¡Felicidades!
Has concluido la unidad 2, continúa esforzándote.

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Fuentes de consulta

• BBVA (2020), Control de cuentas en tu negocio herramientas que te ayudarán, recuperado de

https://www.bbva.es/finanzas-vistazo/ef/empresas/control-de-cuentas.html

• Dillon Teutli (2019), Normatividad empresarial, recuperado de

https://ddireccionlegal.com/normatividad-empresarial/

• Econopedia (2020), Anticipo, recuperado de https://economipedia.com/definiciones/anticipo.html

• Fernández A. (s/f), El proceso administrativo, Herrero Hnos., México

• Münch L., (2017) Fundamentos de Administración, casos y prácticas de gestión, México, Editorial Trillas

• Münch L. (2019), Fundamentos de Gestión empresarial: La clave de la competitividad, 3ª Ed, México,

Editorial Trillas

• Planos constructivos (16 nov 2017). Reglamentos de construcción reglamento de construcción del DF
Título 1ero [Video]. YouTube. Reglamentos de construcción reglamento de construcción del DF Título
1ero – YouTube

• Shopify (s/f), Enciclopedia de negocios para empresas, recuperado de

https://es.shopify.com/enciclopedia/flujo-de-fondos

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